Пошаговая инструкция по подготовке к инвентаризации

Содержание

Инвентаризация: пошаговая инструкция

Нормативная база

Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств

Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;

при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;

при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

при ликвидации или реорганизации организации.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии

Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:

представители администрации организации;

работники бухгалтерской службы (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);

другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).

Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.

В комиссию должны входить как минимум два человека.

Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.

После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.

Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием “до инвентаризации на “__” __________ 201_ г.”, что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц

Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны.

Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств

Инвентаризационная комиссия определяет:

наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);

виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, финансовые вложения), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);

состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 – 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета

После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:

по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);

по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);

по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);

по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);

по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.

С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 “Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией”, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации

Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).

После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.

После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.

Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Выявлена недостача

В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. “б” п. 28 Положения по бухучету N 34н).

Проводки будут такие.

Проводка

Операция

Д 94 – К 10 (41, 43)

Списана стоимость утраченного имущества

Д 20 (25, 26, 44) – К 94

Списана недостача в пределах норм естественной убыли

Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. “б” п. 28 Положения по бухучету N 34н):

если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;

  • если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, – списывается в прочие расходы.
  • Проводка

    Операция

    Д 94 – К 01 (10, 41, 43, 50)

    Списана стоимость утраченного имущества

    Стоимость недостач отнесена на виновных лиц

    Стоимость недостач взыскана с виновного лица

    Сверхнормативная недостача списана в расходы

    Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

    Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.

    Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

    или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

    или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

    Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

    Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):

    или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;

    или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

    Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.

    Выявлены излишки имущества

    Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:

    Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:

    или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);

    или отчетом независимого оценщика.

    Проводка в бухгалтерском учете будет такая:

    Проводка

    Операция

    Д 01 (10, 41, 43, 50) – К 91

    Отражены излишки, выявленные при инвентаризации

    Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
    ООО «РАЙТ ВЭЙС»

    Электронный журнал «Практик»

    You are using an outdated browser.
    Please upgrade your browser to improve your experience.

    Электронный журнал «Практик»
    Информационный портал по бухгалтерской, налоговой и юридической тематике при поддержке аудиторской фирмы «РАЙТ ВЭЙС» на основе опыта и практики.
    Аудиторские, консалтинговые и юридические услуги.

    г. Москва, ул.Плющиха, д.53/25, стр. 1, пом.VIII(5)
    8 903 625 98 61 Заказать звонок
    ten321@rambler.ru

    • Вы здесь:
    • Главная
    • Пошаговые инструкции. Просто о сложном
    • Инвентаризация: пошаговая инструкция

    ПРЕДЛОЖЕНИЕ РЕКЛАМОДАТЕЛЯМ

    ООО «РАЙТ ВЭЙС». Аудиторские и консалтинговые услуги предлагает:

    • При заключении договора об абонентском обслуживании первая письменная консультация любой сложности — бесплатно;
    • При заключении договора на аудит — консультирование бесплатно;
    • Скидка от 10 до 20% от суммы договора с предыдущим подрядчиком по аудиту;
    • АудитОнлайн от 30 тыс. руб. Подробнее

    Телефон: 8 903 625 98 61, Электронная почта: ten321@rambler.ru

    Инвентаризация: пошаговая инструкция

    Как провести инвентаризацию? Предлагаем вашему вниманию пошаговую инструкцию проведения этого ключевого мероприятия.

    Подготовка и проведение инвентаризации требует соблюдения положений Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – закон о бухучете), а также Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, далее – положение № 34н).

    Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, далее – методические указания по инвентаризации).

    Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены Госкомстатом (постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, от 27.03.2000 № 26).

    Использование этих нормативно-правовых актов позволит правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию и соблюсти все требования действующего законодательства.

    Инвентаризация. Периодичность проведения

    Инвентаризацию необходимо проводить (п. 3 ст. 11 закона о бухучете, п. 27 положения № 34н):

    • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, исключая имущество, инвентаризация которого проводилась, начиная с 1 октября отчетного года. Инвентаризацию основных средств (ОС) допускается проводить раз в три года;
    • при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация того имущества, которое было доверено этому лицу;
    • при выявлении фактов хищения или порчи имущества;
    • если имели место стихийного бедствие, пожар, иная чрезвычайная ситуация;
    • при ликвидации или реорганизации.

    Инвентаризация. «Дорожная карта»

    Вот необходимые этапы инвентаризации:

    Шаг № 1. Создаем инвентаризационную комиссию.

    Шаг № 2. Получаем актуальные приходные и расходные документы.

    Шаг № 3. Получаем расписки материально ответственных лиц.

    Шаг № 4. Проводим проверку и факт документального подтверждения наличия, состояния и оценки активов и обязательств.

    Шаг № 5. Проводим сверку данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета.

    Шаг № 6. Обобщаем результаты инвентаризации.

    Шаг № 7. Утверждаем результаты инвентаризации.

    Шаг № 8. Отражение результаты инвентаризации в учете.

    Шаг № 1. Как создать инвентаризационную комиссию

    Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 методических указаний по инвентаризации).

    Унифицированная форма данного приказа (форма № ИНВ-22) утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

    В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Как правило, членами комиссии являются:

    • представители администрации организации;
    • работники бухгалтерской службы (например, главбух, заместитель главбуха, бухгалтеры участков);
    • прочие специалисты – работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб.

    Внимание: материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии. В то же время их присутствие при проверке фактического наличия имущества обязательно.

    В комиссии должно быть как минимум два человека.

    В приказе, помимо состава инвентаризационной комиссии, должны быть указаны сроки и причины для проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.

    Приказ утверждается генеральным директором, после чего документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.

    Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме № ИНВ-23 (п. 2.3 методических указаний по инвентаризации).

    Шаг 2. Получаем актуальные приходные и расходные документы

    До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии необходимо получить актуальные, последние на день проведения инвентаризации приходные и расходные документы.

    Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием «до инвентаризации на “__” __________ 201_ г.». Это является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 методических указаний по инвентаризации).

    Шаг 3. Получаем расписки материально ответственных лиц

    Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки. Этот документ подтверждает, что:

    • к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии;
    • все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны.

    Шаг № 4. Проводим проверку и факт документального подтверждения наличия, состояния и оценки активов и обязательств

    Инвентаризационная комиссия определяет:

    • наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);
    • виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, финансовые вложения), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 методических указаний по инвентаризации);
    • состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 методических указаний по инвентаризации).

    Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты).

    После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 – 2.11 методических указаний по инвентаризации).

    Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета

    Полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.

    Случается, что в ходе инвентаризации выявляются излишки или недостача. В таком случае оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Сличительная ведомость составляется лишь по тому имуществу, по которому выявлены отклонения от учетных данных.

    Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:

    • по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма № ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма № ИНВ-18);
    • по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3), Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма № ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма № ИНВ-19);
    • по Расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма № ИНВ-11);
    • по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма № ИНВ-15);
    • по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма № ИНВ-16);
    • по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17).

    Шаг № 6. Обобщаем результаты инвентаризации

    На заседании по итогам инвентаризации комиссия:

    • анализирует выявленные расхождения;
    • предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 методических указаний по инвентаризации).

    Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

    Если по итогам инвентаризации расхождения не выявлены, то этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

    Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации, применяя

    С этой целью может применяться унифицированная форма № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» (утв. постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 № 26). В ней отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 методических указаний по инвентаризации).

    Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

    Шаг № 7. Утверждаем результаты инвентаризации

    Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

    К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).

    После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 методических указаний по инвентаризации).

    Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.

    После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

    Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации

    Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 закона о бухучете).

    В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 методических указаний по инвентаризации).

    При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.

    Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

    По итогам инвентаризации выявлена недостача

    В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 закона о бухучете).

    Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (подп. «б» п. 28 положения № 34н). Проводки будут такими:

    Дебет 94 Кредит 10 (41, 43)

    – списана стоимость утраченного имущества;

    Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 94

    – списана недостача в пределах норм естественной убыли.

    Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т. п.) (подп. «б» п. 28 положения № 34н) или взыскивается с виновного лица (если таковое лицо установлено), или списывается в прочие расходы (если виновное лицо не установлено).

    Дебет 94 Кредит 01 (10, 41, 43, 50)

    – списана стоимость утраченного имущества;

    Дебет 73 (76) Кредит 94

    – стоимость недостач отнесена на виновных лиц;

    Дебет 50 (51, 70) Кредит 73 (76)

    стоимость недостач взыскана с виновного лица;

    Дебет 91 Кредит 94

    сверхнормативная недостача списана в расходы.

    Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

    Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т. п.) зависит от ситуации.

    Ситуация 1: установлено лицо, виновное в возникновении недостачи

    В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

    • или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);
    • или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

    Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

    Ситуация 2 Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено

    Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (подп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):

    • или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;
    • или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

    Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.

    Если в результате инвентаризации выявлены излишки

    Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:

    Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:

    • или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);
    • или отчетом независимого оценщика.

    Проводка в бухгалтерском учете будет такая:

    Дебет 01 (10, 41, 43, 50) Кредит 91

    – отражены излишки, выявленные при инвентаризации.

    Отдел Аудита ООО “РАЙТ ВЭЙС”

    Как правильно провести инвентаризацию: практические рекомендации

    Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации. Эта статья поможет вспомнить существенные моменты и предотвратить или исправить возможные ошибки.

    Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

    Инвентаризация — это обязательная ежегодная процедура для всех без исключения предприятий. Главная цель – проверка соответствия данных бухгалтерского учета фактическому положению. Но не все организации понимают важность проведения инвентаризации, превращая ее в формальность. Однако, только в ходе данной процедуры можно выявить излишки или недостачи имущества, установить фактическое состояние объектов, упорядочить имущественные отношения, оценить действительность отраженной в учете задолженности, выявить возможность снижения затрат, откорректировать учет, и, что самое главное, минимизировать налоговые риски.

    Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно:

    • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
    • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
    • при смене материально ответственных лиц;
    • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
    • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
    • при реорганизации или ликвидации организации;
    • других случаях, предусмотренных законодательством.

    Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости.

    Основные средства проверять необходимо раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н. )

    Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить проведение инвентаризации. Для этого ему необходимо определить количество данных мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой из них (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).

    Что необходимо проверить при инвентаризации?

    Инвентаризации подлежит все имущество и все виды финансовых обязательств, независимо от его местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по его подразделениям.

    В обязательном порядке необходимо проверить:

    • нематериальные активы;
    • основные средства;
    • финансовые вложения;
    • товарно-материальные ценности;
    • незавершенное производство и расходы будущих периодов;
    • денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
    • расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
    • резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
    • активы и обязательства компании.

    Обратите внимание, проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т д.).

    Порядок проведения инвентаризации

    Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального Закона № 402-ФЗ).

    Комментирует Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету, Контур.Школа: «Не обязательные случаи проведения инвентаризации фиксируют в учетной политике. Укажите случаи, сроки, состав инвентаризационной комиссии. Случаи, когда инвентаризация обязательна по закону, в учетной политике фиксировать не нужно » .

    Основные этапы проведения инвентаризации:

    1. Подготовительный этап:

    • подготовка приказа о проведении инвентаризации;
    • формирование инвентаризационной комиссии;
    • определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
    • получение расписок от материально ответственных лиц и т д.
    • распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.

    Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В них же содержатся формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 27.03.2000).

    2. Взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

    3. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

    4. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

    Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:

    • Во-первых, инвентаризация должна быть закончена до подписания отчетности и сдачи ее в налоговую инспекцию.
    • Во-вторых, записи по исправлению ошибок датируются датой окончания инвентаризации либо 31 декабря отчетного года.

    Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.

    Выявлены излишки имущества

    Зачастую, при инвентаризации выявляются «лишние» материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершённые в процессе ранее проводимых контрольных и учётных мероприятий.

    В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов), что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).

    Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».

    В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб.

    Бухгалтер делает следующую проводку:

    Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов

    Организация, в ходе проведения ежегодной инвентаризации, выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 рублей. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:

    Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов

    Кроме этого, необходимо установить причины возникновения излишков и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

    Если материалы или товары, выявленные в ходе инвентаризации — неликвидны, а, проще говоря, испорчены, или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, товары, вышедшие из моды и т.п., то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.

    В налоговом же учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ).

    Ответственность за непроведение инвентаризации

    Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Однако, инспекция может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ). Правда, для этого ей придется самой найти расхождения учетных данных с реальными. Хоть это и не просто сделать за предыдущие периоды, но ничего невозможного нет.

    Советуем посмотреть запись вебинара «Как провести и оформить инвентаризацию в бухгалтерском и налоговом учете». Лектор на практических примерах покажет, как сделать корректировки в бухгалтерском учете, если при инвентаризации выявлены излишки или недостача. А также разберет наиболее спорные и вызывающие трудности вопросы, возникающие при проведении инвентаризации.

    Как провести инвентаризацию и документально ее оформить

    Частота проведения инвентаризации самостоятельно устанавливается организацией в учетной политике и графике проведения инвентаризаций. Документальное оформление инвентаризации и ее результатов осуществляется комиссией по инвентаризации, главным бухгалтером и руководителем организации.

    С чего начать инвентаризацию

    Инвентаризация – это пересчет и сверка имеющихся у организации активов и обязательств. Она проводится каждый год до сдачи годовой бухгалтерской отчетности. Существуют случаи, когда необходимо проведение незапланированной инвентаризации. К ним можно отнести факты краж, смены материально ответственных лиц, стихийные бедствия и др. Оформление инвентаризации происходит до осуществления процедуры ревизии.

    Инвентаризация на предприятии начинается с приказа руководителя. Он может быть издан в свободной форме или с использованием утвержденной Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» формы № ИНВ-22. Причина инвентаризации в приказе зависит от ситуации, вызвавшей ревизию. Например, в качестве причины могут быть указаны следующие формулировки:

    • смена материально ответственного лица;
    • переоценка имущества;
    • ликвидация (реорганизация) предприятия;
    • плановая инвентаризация (в случае, когда проводится ежегодная инвентаризация) и другие.

    Как провести инвентаризацию и документально ее оформить

    Порядок осуществления инвентаризации установлен Методическими указаниями. Инвентаризация имеет четкую последовательность проведения.

    До принятия приказа об инвентаризации утверждается комиссия по инвентаризации, действующая на постоянной основе. Она включает в себя специалистов из различных структурных подразделений организации: администрации, бухгалтерии, производственного отдела и других. В документах по инвентаризации (приказе) обязательно указывается состав комиссии.

    Помимо постоянно действующей комиссии по инвентаризации могут создаваться рабочие комиссии по инвентаризации. Необходимость их появления может быть вызвана большим объемом работ. Важно помнить, что в комиссию не входят материально ответственные лица.

    В последующем принимается приказ руководителя о начале инвентаризации. Приказ является одним из документов для проведения инвентаризации.

    До начала инвентаризации комиссия должна располагать отчетами о движении материальных ценностей или последними приходными и расходными документами. Материально ответственные лица своими расписками подтверждают, что эти документы находятся в бухгалтерии либо переданы в распоряжение комиссии, а все ценности оприходованы либо списаны в расход. Расписки материально ответственных лиц относятся к инвентаризационным документам.

    Процедура инвентаризации проводится в присутствии материально ответственного лица. Результаты инвентаризации фиксируются документально. В Методических указаниях по инвентаризации содержатся формы инвентаризационных описей (актов инвентаризации). В описях указываются наименования объектов инвентаризации, их количество, измеряемое в натуральных показателях (штуки, метры, килограммы и т.д.). Утвержденные формы документов, оформляемых при инвентаризации, позволяют правильно зафиксировать ход инвентаризации и ее результаты.

    По результатам проведения ревизии могут быть выявлены отклонения от данных учета. В таком случае оформляется сличительная ведомость. Она демонстрирует расхождения результатов инвентаризации и данных бухгалтерского учета при оформлении инвентаризации. Выявленные излишки приходуются по рыночной стоимости, недостачи и порчи списываются в пределах норм естественной убыли или относятся на виновных лиц (сверх норм естественной убыли). При невозможности установить виновное лицо недостача относится на операционные расходы.

    Отразить результаты ревизии необходимо в ведомости учета результатов. В ней указываются все выявленные факты недостачи, излишков, порчи и пр. Несоответствия учетных данных и фактического наличия имущества и обязательств фиксируются в бухгалтерском учете в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина № 34 от 29.07.1998). Результаты ревизии фиксируются в отчетности в том месяце, в котором она окончена. В годовом бухгалтерском балансе отражаются итоги ежегодной инвентаризации.

    Какие документы нужны для проведения инвентаризации

    Обязательными документами, необходимыми для осуществления процедуры инвентаризации, являются:

    • приказ руководителя о начале инвентаризации;
    • расписки материально ответственных лиц;
    • сличительные ведомости, отражающие различия сведений об имуществе и обязательствах организации, выявленных в ходе инвентаризации, и сведений бухгалтерского учета;
    • ведомость учета результатов ревизии. Она отражает результаты инвентаризации и является итоговым документом по инвентаризации.

    Инструкции по инвентаризации

    Во время проведения инвентаризации аптека не должна производить никаких движений с товаром (оприходование, перемещение, торговля).

    Подготовка к инвентаризации

    Для начала формируем документ инвентаризации (на одном из компьютеров). Для этого нажимаем кнопку Склад и выбираем Инвентаризация товаров на складе.

    Нажимаем кнопку Добавить для создания нового документа инвентаризации.

    Выбираем тот склад, по которому хотим провести инвентаризацию.

    Теперь необходимо документ заполнить учетными количествами, т.е. тем списком препаратов, что числятся в программе.

    Документ заполнился теми остатками (учетными количествами, что числятся по программе).Обращаем внимание на суммы по учёту.

    Данные суммы необходимо сравнить с суммами, которые сформируются в товарном отчете. Так как есть вероятность расхождения учётного остатка товара с товарным отчетом. Для этого формируем товарный отчет на дату документа инвентаризации.

    Теперь сравниваем суммы в товарном отчете и в документе инвентаризации.

    Если эти суммы совпадают, то всё хорошо, можно проводить инвентаризацию.

    Если же эти суммы не совпадают, то звоним в ТП Фарватер, чтобы мы помогли вам выровнять эти суммы.

    Проведение инвентаризации

    Теперь можно приступить непосредственно к самой инвентаризации.

    Напомним!! Если инвентаризация проводится на нескольких компьютерах, то документ инвентаризации необходимо создать на каждом компьютере свой.

    После окончания инвентаризации необходимо результаты с каждого компьютера объединить в одну итоговую ведомость.

    Для начала формируем документ инвентаризации (на одном из компьютеров).

    Выбираем тот склад, по которому хотим провести инвентаризацию.

    Теперь можем сканировать препараты. Если препарат в программе есть, то подсветится та строчка, что соответствует данному препарату.

    Если данного препарата больше 1 штуки, можете либо несколько раз его просканировать, либо 2 раза щёлкнуть левой кнопкой мыши на поле с количеством товара и указать сколько его фактически у вас есть.

    Если количество товара по учету совпадёт с количеством товара, которое вы выше указали, то строка с товаром будет выглядеть так:

    Если препарата в программе больше, а по факту нет, что строка будет выглядеть так:

    Если же у нас фактически товара больше, чем по учёту в программе, строка будет выглядеть так:

    Если вдруг при добавлении препарата выйдет такое вот окно

    то необходимо будет поставить галочку Больше не спрашивать после чего нажать Да.

    Создание итоговой ведомости (при инвентаризации на нескольких ПК)

    Во время инвентаризации периодически нужно записывать документ, дабы если какая-то проблема возникнет, у вас сохранился ближайший документ.

    После проведения инвентаризации в списке инвентаризаций у вас появится три документа инвентаризации. По одному с каждого ПК.

    Теперь, чтобы завершить проведение учёта, нам необходимо создать итоговую ведомость, в которую мы загрузим данные из документов 1, 2 и 3. (Ссыпаем все таблетки в одну кучу)

    Нажимаем кнопку Добавить для создания нового документа инвентаризации.

    Выбираем тот склад, по которому хотим провести инвентаризацию.

    Теперь необходимо документ заполнить учетными количествами, т.е. тем списком препаратов,что числятся в программе.


    После заполнения документа учётными количествами в поле Комментарий называем документ Итоговая ведомость. Нажимаем Записать.

    Далее нам нужно в итоговую ведомость добавить данные из первого документа. Для этого нажимаем Заполнить –> Заполнить результат из документа.

    Выбираем первый документ. Щелкаем левой кнопкой мыши по нему, либо нажимаем Enter.

    И данные из этого документа загрузятся в итоговую ведомость.


    Теперь в итоговую ведомость добавить данные из второго документа. Для этого нажимаем Заполнить –> Заполнить результат из документа.

    Выбираем второй документ. Щелкаем левой кнопкой мыши по нему, либо нажимаем Enter.

    И данные уже из двух документов загрузятся в итоговую ведомость.

    Аналогично поступаем и с третьим документом. Для этого нажимаем Заполнить –> Заполнить результат из документа.

    Выбираем третий документ. Щелкаем левой кнопкой мыши по нему, либо нажимаем Enter.

    Всё, наша итоговая ведомость заполнилась данными из трёх документов. Можем нажать кнопку Записать.

    Создание итоговой ведомости (при инвентаризации на одном ПК)

    Если вы проводите инвентаризацию на одном компьютере, то у вас после сканирования последнего препарата ведомость будет выглядеть так, как выглядит итоговая ведомость объединенная из других документов.

    Списание и оприходование товара

    После того, как у вас появилась итоговая заполненная ведомость, ДО СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА СПИСАНИЯ И ОПРИХОДОВАНИЯ вы можете еще отредактировать данные инвентаризации(ну вдруг нашли какой-нибудь товар, которого не хватало и наоборот).
    НО РЕДАКТИРОВАТЬ данные нужно уже в ИТОГОВОЙ ВЕДОМОСТИ.

    Если во время инвентаризации вы просканируете товар, которого нет в программе, но он присутствует в аптеке, в инвентаризации он добавится отдельной строкой.

    Если вам необходимо распечатать какие-либо документы (например сличительную ведомость), чтобы увидеть чего не хватает, чего избыток, в итоговой ведомости нажимаете кнопку Печать и печатаете, что вам нужно.

    Списывание товара. Для списывания товара в итоговой ведомости нажимаем кнопку Ввести на основании и выбираем Списание товаров.

    Открылся документ списания товаров. Где мы видим, лишние товары в программе, которых не обнаружили в аптеке физически. Их нужно обязательно списать.

    Для списания нам необходимо выбрать основание списания. Для этого нажимаем на точечки в поле Основание и выбираем основание Инвентаризация.

    Перед проведение документа списания его нужно сначала записать. Нажимаем кнопку Записать.

    Мы это сделали для того, чтобы у нас в документе встали суммы, цены и присвоился номер документа списания.

    После чего нажимаем Провести и закрыть. Окно документа списания закрылось, товар списалсяи мы возвращаемся обратно в документ инвентаризации.

    Оприходование товара. Аналогично списыванию, делаем оприходование товара. В итоговой ведомости нажимаем кнопку Ввести на основании и выбираем Оприходование товаров.

    У нас открылся документ Оприходование товаров.

    При желании, или если так требует руководство, можно будет вручную прописать основание оприходования товара в поле Основание.

    Так как у вас есть товар, которого в программе не числился на остатках, его нужно оприходовать. Для этого необходимо указать его розничную цену и сумму.

    Теперь товар, который был физически, но не числился в программе мы можем оприходовать нажав Провести и закрыть.

    Документы списания и оприходования вы можете найти в верхней строке меню на вкладке Склад.

    Если вам необходимо распечатать какие-либо документы по списанию или оприходованию, заходите в эти документы, нажимаете кнопку Печать и печатаете то, что вам нужно.

    Как подготовиться и провести инвентаризацию

    Инвентаризация – составная часть учетной политики предприятия, важное управленческое и организационное мероприятие.

    Проведение инвентаризации регулируемая процедура. Специально разработаны Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств и утверждены приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. Организация сама определяет в каком порядке будет проводиться инвентаризация, исключение составляет проведение инвентаризации в обязательном порядке.

    П.1.5 ст. 1 Методических указаний перечислены обязательные случаи проведения инвентаризационных мероприятий:

    • когда имущество передается в аренду, выкупается, продается, если государственное или муниципальное унитарное предприятие преобразовывается;
    • перед формированием годового бухгалтерского отчета;
    • если происходит смена материально-ответственного лица;
    • если выявлены факты хищений или порчи;
    • при чрезвычайных ситуациях (пожар, потоп);
    • при ликвидации или реорганизации предприятия.

    Определение 2

    Методика проведения инвентаризации является обязательным приложением к приказу об учетной политике. Сюда входят графики проведения плановых инвентаризаций, их сроки, перечисляются объекты проверок. Инвентаризация считается завершенной, а результаты проверки действительными только в том случае, когда все этапы выполнены, а процедуры соблюдены.

    Этапы проведения инвентаризации

    Этап 1 Подготовка к проведению инвентаризации:

    • приказ по форме № ИПВ-22 «О проведении инвентаризации»;
    • определение сроков и проверяемых объектов;
    • формирование состава комиссии по инвентаризации;
    • разработка регламента;
    • выведение в учете остатков материально-технических запасов.

    Этап 2 Проведение инвентаризации

    • составление описей путем взвешивания, пересчета, обмера;
    • оформление описей по фактическому результату.

    Этап 3 Мероприятия сравнительно-аналитического характера

    • сравнение данных описей и бухгалтерских регистров;
    • выявление причин отклонений, если такие выявлены.

    Этап 4 Заключение

    • оформление документов;
    • внесение результатов проверки в регистры бухучета;
    • приказ об утверждении результатов инвентаризации.

    Подготовительная стадия

    На этапе подготовки к инвентаризации руководитель издает приказ, регистрируемый в Журнале учета и контроля за 10 дней до наступления срока инвентаризации.

    Затем происходит формирование состава инвентаризационной комиссии. Комиссия может быть:

    • действующей на постоянной основе;
    • рабочей;
    • разовой.

    Комиссии, которые действуют постоянно, проводят проверки в межинвентаризационный период. Рабочие комиссии создаются, когда предстоит большой объем работ или нужно охватить территориально разобщенные объекты. Такая комиссия утверждается на весь отчетный год, на нее возлагаются обязанности по проведению разовых инвентаризаций. Разовые комиссии создаются при необходимости контрольной проверки или инвентаризации выборочного плана. Состав комиссии утверждает руководитель.

    Состав комиссии, которая действует постоянно, персонально утверждается руководителем в приказе об инвентаризации. Здесь же перечисляется имущество, которое необходимо подготовить к проверке. В приказе должна быть указана причина проверки, определен порядок проведения инвентаризации, сроки, назначен председатель комиссии.

    Комиссия проверяет наличие имущества и обязательств коллегиально. Если какой-то член комиссии отсутствует, проверка может быть признана несостоявшейся.

    До начала инвентаризации необходимо составить представление об организации деятельности складов, контрольно-пропускной системы. Комиссия проверяет:

    • есть ли охрана объекта, пожарная сигнализация;
    • есть ли договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности;
    • соответствуют ли должности лица, отвечающие материально за имущество, перечню должностей и работ;
    • создаются ли материально-ответственным лицом условия, обеспечивающие сохранность материальных ценностей. Есть ла запираемые склады, шкафы, сейфы. Оснащены ли места хранения измерительными приборами;
    • налажен ли контроль за порядком вывоза ценностей;
    • где хранятся материальные ценности, не принадлежащие организации;
    • есть ли приказы о комиссиях.

    Руководитель организации должен обеспечить членов комиссии всем необходимым для проведения инвентаризации. Предоставить приборы, тару, инвентарь для того, чтобы проверка была точной и объективной.

    Бухгалтерия должна подготовить инвентаризационные описи по всем объектам и подразделениям, не заполняя графу «По данным бухгалтерского учета», в 2 экземплярах. В описях материально-ответственные лица заполняют графу «Фактическое наличие» и указывают дату заполнения. Материальные ценности подготавливаются к учету, приходные и расходные документы готовятся к предъявлению. Комиссия осуществляет пломбировку помещений с материальными ценностями, проверяет исправность измерительных приборов, поучает отчет о движении товаров и денег. Члены инвентаризационной комиссии должны убедиться в том, что все приходные и расходные документы находятся в бухгалтерии, поступившие материальные ценности приняты к учету, а выбывшие списаны. Если в организации нет материально-ответственного лица, за все несет ответственность руководитель.

    Разработка внутренних документов – важный этап в подготовке к инвентаризации. Это могут быть правила, инструкции, распоряжения, которые регламентируют работу членов комиссии на каждой стадии инвентаризационного процесса. В этих документах прописывается методология, учитывающая специфические особенности фирмы. Здесь же прописан порядок получения подтверждений данных учета у контрагентов организации – поставщиков, покупателей, банков. Описана процедура решения вопросов по претензиям к работе комиссии. Определены формы первичных учетных документов, в которых отражаются результаты инвентаризации.

    Председатель комиссии ставит визу на приходные и расходные документы, указывая «до инвентаризации на (дата)».

    Если объекты проверки находятся не на одном складе, инвентаризация должна быть одновременной на всех складах при контроле поступления и выбытия в ходе инвентаризации, лучше всего приостановить эти действия на период проверки.

    Если на склад поступают товарно-материальные ценности, они принимаются в присутствии членов комиссии и заносятся в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается, когда поставлен товар, кем, номер приходного документа, название товара, количество, цена и сумма. Член комиссии ставит пометку на документе «После инвентаризации».

    Если инвентаризационный процесс длится долго, то товарно-материальные ценности могут отпускаться по назначению в присутствии кого-то из членов комиссии с записью в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». В документах по расходу ставится отметка за подписью председателя комиссии.

    Если инвентаризация длится несколько дней, то после окончания каждого дня работы помещения опечатываются. При перерывах в работе комиссии описи хранятся в сейфах в закрытых помещениях.

    Основной этап инвентаризации

    По окончании подготовительных работ осуществляется опись имущества и обязательств. Получают товарный отчет со всеми документами, отчет о движении денежных средств, расписку от материально-ответственного лица. Члены комиссии производят пересчет, взвешивание, обмер и составляют инвентаризационные описи.

    При проверке используется сплошной метод. Работа трудоемкая, можно проводить инвентаризацию упрощенно, это позволено по нормативным документам. Если упаковка поставщика не имеет повреждений, количество товара учитывается по данным на упаковке или на основании накладных и счет-фактур. В обязательном порядке делается проверка материальных запасов выборочно. Если результаты говорят о расхождениях, проводят полную проверку.

    Если проверяется большое количество весовых товаров, то член комиссии и материально-ответственное лицо по отдельности фиксируют данные в ведомости отвесов. После взвешивания данные сопоставляются, выверенный итог вносится в опись. Акты обмеров, расчеты технического характера, ведомости отвесов являются приложением к результатам проверки.

    После проверки наличия по факту материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Опись – первичный документ, акт – фиксирует результат проверки. Формы описей и актов утверждены постановлением Госкомстата России № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

    Описи и акты заполняются от руки или в компьютерном варианте. На каждой странице проставляется число наименований материальных ценностей и их количество, указывается денежная оценка каждого вида имущества и обязательств на основе данных первичных документов учета и регистров.

    Рисунок 1. Формы инвентаризационных описей и актов

    Ошибки могут быть исправлены по согласованию с председателем и членами комиссии с одной стороны, материально-ответственными лицами с другой. В описях и актах нельзя оставлять незаполненные строки. На последней странице ставится отметка о том, что цены проверены и итоги подсчитаны, проставляются подписи, проводивших инвентаризацию. Также свои подписи ставят и материально-ответственные лица, подтверждающие то, что проверка проводилась в их присутствии, и претензий к членам комиссии они не имеют.

    Если инвентаризация проводилась по причине смены материально-ответственных лиц, то работник, принявший на хранение имущество, расписывается в его получении. На имущество, которое арендуется, получено для переработки составляются отдельные описи.

    Уже после проведения инвентаризации могут обнаружится ошибочные записи, необходимо немедленно заявить об этом факте председателю комиссии еще до того, как склады откроют. Комиссия проведет проверку, внесет исправления, если это необходимо в установленном порядке.

    Если выявлены несовпадения инвентаризационных данных с данными бухучета, составляются сличительные ведомости типовых форм № ИНВ -18 и № ИНВ-19. Прежде чем составлять такие ведомости, бухгалтерия еще раз должна удостоверится в правильности всех подсчетов. Расхождения заносятся в акт инвентаризации (проект) с приложением бухгалтерской справки с возможными вариантами списания недостач: пожар, затопление, кража. Составляя сличительные ведомости необходимо помнить о пересортице и суммовых разницах в результате этого явления, списании потерь в пределах норм естественной убыли. Суммы излишков и недостач в сличительных ведомостях вносят на основании данных бухучета.

    Результаты инвентаризации оформляются в единых регистрах. Имущество, не принадлежащее предприятию, имеет отдельную документацию. Руководителю организации предоставляется справка о проведении инвентаризации с приложением копий инвентаризационных описей. Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией формы № ИНВ-26 составляется в конце года по данным всех инвентаризаций.

    Ссылка на основную публикацию