Бланк путевого листа грузового автомобиля П-4 (повременная)

Содержание

Путевые листы автомобилей в 2020 году: бланки

Бланки путевых листов 2020 года

По какой форме оформлять путевые листы после 01.01.2020 организациям и индивидуальным предпринимателям для легковых и грузовых автомобилей?

Организация или ИП вправе использовать самостоятельно разработанные бланки путевых листов либо бланки, утвержденные Госкомстатом или отраслевыми ведомствами и доработанные с учетом действующих требований законодательства. В любом случае, формы путевых листов организации необходимо закрепить в своей Учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Реквизиты путевых листов в 2020 году

В самостоятельно разработанных бланках путевых листов на легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи должны быть обязательные реквизиты, которые предусмотрены установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, а именно:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Кроме того, укажите в нем обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ):

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

Также на путевом листе можно разместить дополнительные реквизиты, которые отражают особенности вашей деятельности (п. 8 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

  • дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния;
  • подпись, Ф.И.О. контролера.

Бланки путевых листов в 2020 году

Утвержденные унифицированные путевые листы можно скачать бесплатно можно скачать в данном списке:

    Путевой лист автобусаПутевой лист автобуса необщего пользованияПутевой лист грузового автомобиля 4-ППутевой лист грузового автомобиля 4-СПутевой лист легкового автомобиляПутевой лист таксиПутевой лист специального автомобиляПутевой лист строительной машиныПутевой лист трактора

При этом вы также можете скачать уже доработанные основные бланки путевых листов на 2020 год со всеми обязательными реквизитами:

    Бланк путевого листа легкового автомобиля (с учетом медицинского и технического осмотра).Бланк путевого листа грузового авто (с учетом медицинского и технического осмотра)

Также образец заполнения путевого листа легкового авто вы можете скачать по ссылке. Или можете посмотреть на немного другой вариант оформления (тоже верный)

Ре­естр пу­те­вых ли­стов: бланк 2020

Организации и ИП, которые оказывают транспортные услуги, должны в 2020 году регистрировать свои путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Этот журнал учета движения путевых листов иногда также называют реестром путевых листов.

    Скачать реестр путевых листов: бланк 2020 года (скачать

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Вы здесь:

Предприятия, имеющие грузовой автотранспорт, при его использовании обязаны заполнять путевой лист транспортного средства. Он должен быть при водителе во время поездки вместе с другими необходимыми документами. Существует две формы данных документов, которые применяются авто перевозчиками.

Порядок применения путевого листа

Законодательство не устанавливает обязательной формы путевого листа, поэтому предприятия могут самостоятельно разрабатывать его, соблюдая обязательные требования к бухгалтерским документов и правила Минтранса РФ.

Росстат утвердил две его разновидности – типовая межотраслевая форма 4 п, применяемая при повременной оплате работы машины, и форма 4 с, используемая при сдельной. Фирмы могут в своей деятельности применять обе эти формы.

При осуществлении доставки груза используется первая форма путевого листа 4 п, которая также включает еще два отрывных талона. Они являются основанием при выставлении счетов контрагентам на оплату за услуги.

Путевой лист автомобиля выписывается ответственными в компании должностными лицами, фиксируется в журнале регистрации. В нем должны сделать отметки механик, медик, заправщик, и в ходе выполнения задания, сам водитель, а также представители стороны заказчика. При транспортировке грузов сторонним организациям, к нему может прикладывается товарно транспортная накладная.

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля

Заполнение основной части

На документе проставляется штамп компании, его дата и номер, при необходимости, серия. Заносятся данные об организации-собственнике автомобиля (арендаторе) — наименование, адрес, телефон, код регистрации в статистике (ОКПО).

Далее заполняются, если это предусмотрено правилами предприятия, коды режима работы, колонны, бригады.

Ниже указывается марка автомобиля, его гаражный идентификатор, государственный номер. Здесь же записывается Ф.И.О. работника и его табельный номер, а также реквизиты водительского удостоверения, класс водителя.

Если организация занимается регулируемой деятельностью по перевозке грузов, то на автомобиль она должна в соответствующих графах указывать данные лицензионной карточки.

Дальше заполняется информация о марках, государственных номерах используемых прицепов, а также личная информация сопровождающих лиц.

В таблице «Работа водителя и автомобиля» диспетчер проставляет ожидаемые время и даты отправки и возвращения, а механик записывает показание спидометра в начале и конце дня, фактическое время выезда из гаража и возвращения машины.

В табличке «Движение горючего» диспетчер указывает заправляемый вид топлива, применяемые при расчете коэффициенты (зимнее время, поездки в городе и т. д.), заправщик заносит данные о количестве залитого топлива, при возврате — сколько литров сдано. Механик в данном разделе отражает информацию о произведенных замерах горючего в баке, а также работе специализированного оборудования.

Далее заправщик, механик, диспетчер расписываются в предусмотренных для них графах.

В таблице «Задание водителю» ответственное лицо указывает название и адрес места работы автомобиля, время, количество ездок, выставляет литраж необходимой заправки, делает отметку о проверке водительских прав и после этого подписывает путевой лист.

Ниже инспектор по предрейсовому медосмотру ставит свой допуск.

Механик после проверки исправности передает в пользование автомобиль водителю, это отражается соответствующими подписями, так же как и при возвращении. Если при выполнении задания что-то случилось, например, авария, то заполняются особые отметки.

Заполнение отрывного талона

При расчете талон отрывается и передается вместе документами на оплату контрагенту. Для предприятия-исполнителя остается оборотная сторона путевки, на которой аналогичные записи делает заказчик. Здесь отражается время прибытия и убытия машины, приложенные документы и их количество и другое. Эти данные заказчик подтверждает подписью ответственного лица и своей печатью.

В разделе «Таксировка» диспетчер просчитывает расход топлива с учетом действующих норм, проставляя далее в таблицах время работы, километраж, перевезенный тоннаж и т. д.

При необходимости делается расчет зарплаты шоферу.

Во время выполнения задания могут возникать простои, информация о них фиксируется в соответствующем разделе.

Диспетчер или бухгалтер на обороте путевого листа так же как и в отрывной части производит расчет оплаты за услуги по доставке.

Документ подписывает руководитель структурного подразделения или организации.

Нюансы

Фирмами при грузовых перевозках для собственных нужд чаще всего используется межотраслевая форма путевого листа 4 с.

Бланк путевого листа

Скачать бланк путевого листа для грузового автомобиля по форме 4-П.

Путевой лист образец заполнения скачать в формате Excel.

Вам также может понадобиться

Путевой лист грузового авто по форме 4-М.

Бланк путевого листа для легкового авто по форме №3.

Заполняем новый путевой лист грузового автомобиля

Все российские компании и частные предприниматели, эксплуатирующие транспортные средства, обязаны вести путевые листы. Грузовой транспорт не исключение. «Путевка» — документ, подтверждающий произведенные расходы на эксплуатацию и содержание автомобиля, расход горючего. Заполненный бланк является основанием для начисления заработной платы водителю.

Для каждого типа транспортного средства разработаны и утверждены индивидуальные бланки унифицированной формы (Постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78). По закону № 402-ФЗ от 06.12.2011, применять утвержденные формы не обязательно, организация вправе самостоятельно разработать и утвердить бланк с учетом особой специфики деятельности предприятия. На практике подавляющее большинство учреждений и ИП пользуются унифицированными формами.

Для грузовиков действуют две формы путевки, утвержденные Госкомстатом: № 4-С (ОКУД 0345004) и № 4-П (ОКУД 0345005). Путевые листы грузового автомобиля (бланк 2020) формы №4-С используются организациями, в которых начисления заработной платы водителям производится сдельно, а форма 4-П — для повременной оплаты. Не исключено применение обоих бланков в одном учреждении. Актуальные бланки:

Еще предлагаем скачать бланк путевого листа для грузового автомобиля по формам 4-П и 4-С.

Форма № 4-П

Форма № 4-С

Новые правила заполнения

Ранее законодатели закрепили перечень обязательных реквизитов, без которых документ могут признать ничтожным. К тому же соответствующими распоряжениями отменено обязательное проставление гербовой или круглой печати фирмы на путевке, если в уставе бюджетной организации не предусмотрено использование печати.

Если в документе не будут прописаны все обязательные реквизиты, то сотрудники ГИБДД вправе оштрафовать собственника авто и водителя. Налоговики также не примут документ в качестве подтверждения расходов, пересчитают налоговую базу и выпишут штраф.

Информация, обязательная к заполнению в бланке путевки грузового автомобиля 2020 года:

  1. Название и номер документа, дата формирования (выписки). Следует строго соблюдать хронологический порядок при нумерации путевок.
  2. Период действия документа, то есть срок, на который он выписан, но не более одного рейса или рабочей смены.
  1. Полные реквизиты собственника транспортного средства, включая ОГРН (ОГРНИП — для частников).
  2. Данные водителя авто: Ф.И.О. и номер действующего водительского удостоверения.
  3. Информация о транспорте: госномер, марка.
  4. Данные одометра перед выездом и по возвращению в гараж.
  1. Точная дата и время начала рейса и возвращения в гараж.
  2. Подпись, Ф.И.О. и должность ответственного работника, который снял и записал показания одометра, дату и время.
  3. Дата и время медицинского осмотра водителя перед выездом и по возвращению.
  4. Подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который провел осмотр. При наличии проставляется штамп, но он стал необязательным с 01.03.2019. Достаточно только подписи медработника.
  5. Информация о прохождении технического осмотра перед выездом в рейс в формате ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты.
  1. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр автомобиля (механик, контролер, мастер).

Составляется документ всегда в единственном экземпляре. Заполненный бланк заверяет руководитель, ставится круглая печать (при наличии). Готовую путевку передают водителю. По окончании рейса (выполнения задания) водитель передает документ ответственному лицу бюджетной организации под подпись. Выписывать новый лист не следует, пока водитель не отчитается по предыдущему.

Ниже вы найдете готовый образец заполнения путевого листа грузового автомобиля 2020.

Особенности учета и хранения документации

Учитывать путевки следует в журнале регистрации путевок. Форму бланка можно разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике. Либо использовать унифицированную документацию по форме № 8 (ОКУД 0345008), утвержденную Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.

Порядок заполнения журнала учета путевок основан на хронологической регистрации всех выписанных бланков в организации. Отдельным приказом закрепите ответственного за составление журнала. Если в бюджетной организации используется собственная форма журнала, то следует утвердить и порядок его заполнения. Ответственное лицо следует ознакомить с данным порядком под подпись.

Храните путевки и регистрационные журналы не менее 5 лет — такие требования прописаны в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. За отсутствие документации налоговики могут оштрафовать на 200 рублей за каждый документ.

Ответственность и штрафные санкции

За правильность, достоверность и полноту сведений, указанных в документации, ответственность несет руководитель, а также ответственные сотрудники. Верно составленная путевка — это не только основание для списания расходов, но и подтверждение того, что ТС исправно, водитель имеет право управлять машиной, прошел медосмотр и прочее.

Сотрудник ГИБДД за непредоставленный или неверно составленный путевой лист выпишет штраф в размере от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ). А если сотрудники ФНС обнаружат значительные ошибки в заполнении путевок, то исключат произведенные расходы по ним, пересчитают базу налога на прибыль и выпишут штраф. Также, если не предоставить документы на камеральную проверку в ФНС, организации грозит штраф — 200 рублей за каждый документ.

Путевой лист грузового автомобиля: для чего он применяется, виды, образец заполнения 2019 года

Работа многих субъектов бизнеса связана с использованием в их деятельности транспортных средств. Законодательством устанавливается, что использование автотранспорта, независимо будь то собственного или привлеченного по договорам аренды, требует специального документального оформления. Рассмотрим каким образом составляется путевой лист грузового автомобиля в 2019 году.

Для чего необходимо составлять путевые листы

Если компания использует транспортные средства, то она должна организовать правильный учет показателей его работы.

Это необходимо не только для осуществления планирования затрат на его эксплуатацию, обоснованности налоговых расходов, но и для обеспечения безопасности машин как для работников компании, так и для третьих лиц.

Для этих целей субъекты могут разрабатывать и применять путевые листы, в которых отражается время работы транспорта, километраж, время простоев, количество перевезенного груза и т.д. Существуют рекомендованные Росстатом формы документов, которые подразделяются на два вида — 4-С и 4-П.

В путевом листе производятся отметки всех ответственных лиц, отвечающих за его безопасность, о допуске как самого автомобиля, так и водителя к работе. В данном бланке заправщик отражает количество топлива выданного на данную машину, а расчетчик определяет плановый и фактический его расход.

Путевой лист может оформляться на каждый день, а при необходимости на рабочую смену. При осуществлении перевозок груза и пассажиров, путевой лист является одним из наиважнейших документов.

Виды путевых листов для грузовых автомобилей

В зависимости от того, какие используются показатели для осуществления учета работы автомобиля, выделяют две разновидности путевых листов – 4-С и 4-П.

Форма 4-П

Путевой лист 4-П применяется в случаях, когда происходит учет работы транспорта на основании фиксации времени его эксплуатации. Этот документ заполняется, когда за использование автомобиля плата рассчитывается исходя из повременных расценок.

К примеру, когда транспортное средство осуществляет перевозку грузов, а оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения автомобиля в работе. Однако, при его применении существует ограничение. Такой путевой лист может оформляться, если за день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения.

Форма 4-С

Используется для оформления работы транспортных средств чаще всего именно данная форма 4-С. Она позволяет учесть сдельные показатели применения автомобиля.

Такой путевой лист применяют перевозчики, которые взимают плату за тонна-километры.

Путевой лист грузового автомобиля бланк 2019 скачать бесплатно

Скачать бланк путевого листа грузового автомобиля по форме 4-П в формате Excel.

Скачать бланк путевого листа грузового автомобиля по форме 4-C в формате Excel.

Образец заполнения формы 4-С в формате Excel.

Образец заполнения формы 4-П в формате Excel.

Образец заполнения путевого листа в 2019 году

По форме 4-П

Лицевая сторона

Такой путевой лист используется, если водителю начисляется зарплата согласно почасовой системы оплаты. Он предназначен только для двух рейсов, и для их фиксации на бланке находятся два отрывных купона, которые оформляются и передаются заказчикам.

Заполнение бланка необходимо начинать с верхней части. В правом углу проставляется штамп компании. Далее, необходимо указать серию и номер документа, и дату когда он составлялся.

На строке далее указываются данные об организации. По новым правилам здесь теперь необходимо кроме наименования, адреса и телефона также вписывать номер ОГРН. Справа в таблице нужно поставить код ОКПО.

В графах левой части бланка записываются данные об автомобиле и водителе. Сюда необходимо внести марку машины, ее гаражный и госномер, Ф.И.О. водителя и данные его водительского удостоверения. Следом располагаются графы, где можно указать данные о прицепах, работающих вместе с машиной — их марку, госномер и гаражный.

В следующую таблицу записывается задание водителю — название компании, в чье распоряжение он поступает, время прибытия и отъезда, количество часов работы и рейсов. Всего можно внести сведения о двух маршрутах.

Под таблицей диспетчер указывает количество топлива, которое нужно заправить в автомобиль, и подписью подтверждает допуск к рейсу. Ниже отметку о допуске делает врач.

Справа сведения в таблицы вносит диспетчер. В верхней он должен проставить данные о дне, месяце, часах и минутах по графику, километраж по спидометру, фактические показатели времени. Эти показатели нужно указать как о выезде, так и о возвращении.

В следующей таблице проставляются данные о движении горючего. Здесь необходимо записать его название, сколько было заправлено, остаток в баке при выезде и возвращении в гараж. Также здесь могут указываться данные о времени работы спецоборудования и двигателя в холостую.

Под табличкой подтверждающие подписи ставят заправщик, механик и диспетчер.

Далее поочередно ставят подписи о приеме и сдаче транспортного средства механик и водитель.

В нижней части расположены два отрезных купона. С этой стороны бланка их заполняет собственник транспорта. Здесь проставляются сведения о путевом листе, к которому они выписываются, показатели для расчета и их тарифные ставки. Внизу отрывного талона подводится стоимость оказанных услуг, после чего подписи ставят расчетчик и ответственное лицо.

Оборотная сторона

Оборотная сторона частично заполняется заказчиком перевозки. Она состоит из двух частей, заполнение каждой производится аналогично.

Сначала нужно указать название заказчика, дату и время прибытия и убытия, показатели спидометра в этот момент. Затем нужно проставить сведения о накладных, по которым перевозились грузы, количество рейсов, пункты маршрута.

Если были простои на линии, то их нужно занести в специальную таблицу, указав причины и даты начала и завершения.

В таблицу в нижней части заносятся показатели, используемые для расчета работы, и подводится общая стоимость по заказчику.

Под каждым расчетом ставят подписи расчетчик и лицо, отвечавшее за получение услуги.

Ниже находится вторая сторона отрезных талонов. Здесь данные также вносит заказчик услуги. Сюда нужно внести название владельца автомобиля, его марку и госномер, название заказчика, дату и время прибытия и убытия автомобиля, показания спидометра в каждый из этих моментов.

Ниже дублируются сведения о накладных. В завершение необходимо подвести итог числу накладных, числу рейсов, указать был ли задействован экспедитор при поездке.

По форме 4-С

Лицевая сторона

Этот путевой лист должен применяться при использовании сдельных показателей работы.

Несмотря на нововведения, они не потребовали изменения формы старого бланка. Его заполнение начинается с верхней части. В левом углу нужно поставить штампик организации, далее посередине записывается серия, номер документа и дата его оформления.

На следующей строке записываются сведения о компании. Помимо названия, адреса и контактного телефона, здесь также нужно записывать и номер ОГРН. Справа в таблицу вносится номер ОКПО.

Далее нужно занести сведения в левый блок граф. Здесь указываются марка автомобиля, госзнак и гаражный номер, Ф.И.О. водителя, его табельный номер и сведения о водительском удостоверении.

Далее расположены 4 блока граф, в которых можно проставить сведения о прицепах — марку, госномер, гаражный номер.

Далее можно записать сведения о лицах, которые находятся в поездке вместе с автомобилем.

Правый блок граф заполняет диспетчер. Он записывает данные о запланированных дне, месяце, часах и минутах работы, показания спидометра, фактические данные о выезде. Все эти показатели указываются сначала на момент выезда из гаража, а затем на возвращение.

Далее идет таблица со сведения о движении горючего. Здесь нужно проставить марку горючего, сколько его было в баке при выезде и возвращении, сколько заправлено. Для корректного расчета расхода здесь также можно указать время, в течение которого двигатель работал на холостом ходу, либо было задействовано спецоборудование.

Под данными о движении горючего проставляют свои подписи заправщик, механик и диспетчер, подтверждая внесенные данные.

Следующая таблица занимает всю ширину документа. Здесь нужно указать куда отправляется автомобиль, время погрузки и разгрузки, название груза, километраж и тоннаж поездки и другие данные. Если планируется несколько рейсов за рабочий день, их все можно указать здесь в разных строках.

Нижняя часть предназначена для проставления подписей ответственными лицами. В левой части диспетчер указывает сколько нужно залить топлива автомобиль, подтверждает готовность автомобиля и водителя к работе. Ниже допуск к поездке ставит штатный медик.

Далее, посередине листа отметку об исправности автомобиля проставляет механик. Он и водитель поочередно ставят подписи о приеме и передаче автомобиля при отъезде из гаража и при возвращении.

В правой части есть пустые графы для прочих отметок ответственных лиц организации.

Оборотная сторона

Далее заполняется оборотная часть. В верхней части располагается таблица, в которую вносится процесс выполнения задания.

Здесь должно быть указано:

  • Пункты погрузки-разгрузки;
  • Дата, часы и минуты погрузки и разгрузки;
  • Сведения о работе прицепа;
  • Данные о товарных документах, по которым перевозились грузы;
  • Сведения и подпись ответственного лица от отправителя или получателя.

Если за день было выполнено несколько рейсов, то каждый нужно вносить в таблицу отдельной строкой.

Далее подписи о сдаче и приеме путевки ставят водитель и диспетчер.

Следующая таблица заполняется в случае, если по время рабочего дня были простои. Указываются причина, время начала и окончания, подпись ответственного лица.

Последняя таблица на этой стороне обобщает сведения о работе автомобиля и может использоваться для начисления зарплаты.

  • Данные о расходе горючего по норме и факту;
  • Сведения о времени работы автомобиля и прицепа, с расшифровкой;
  • Число рейсов и общий километраж;
  • Тоннаж перевезенных грузов;
  • Код начисления и сумма оплаты труда.

Под таблицей ставится подпись ответственного лица.

Порядок хранения документа

Хранение путевых листов регламентируется сразу несколькими документами — приказом Минтранса №152 и приказом Минкультуры №558. При этом в сведениях этих документов есть некоторая несогласованность.

Так, приказ Минтранса устанавливает, что хранить бланки путевой необходимо минимально 5 лет. Организация по своему желанию может продлить этот период на любой срок.

А вот в приказе Минкультуры указано, что срок хранения путевки составляет 5 лет, но при условии, что в течение этого времени она была проверена контролирующими органами.

Отсюда следует, что если в течение 5 лет данная область не подвергалась проверкам, то уничтожать документы компания не вправе. Отдельно в приказе упомянуто, что если путевка является единственным документом, который может подтвердить вредность труда работника, то срок ее хранения должен составлять минимум 75 лет.

Ответственность и штрафные санкции

За неправильное оформление либо отсутствие путевого листа штраф могут налагать как ФНС, так и сотрудники ДПС.

Санкции за отсутствие у водителя документа указаны в КОАП. Поскольку за свой транспорт отвечает сам водитель, то за езду без путевки на него может быть выписан штраф 500 рублей.

Кроме этого, к ответственности могут привлечь должностное лицо компании, поскольку оно не обеспечило водителя документом. За это выписывается штраф в 20 тысяч руб. Если же наказание налагается непосредственно на организацию, то размер штрафа будет установлен в размере 100 тысяч руб.

Также штраф может быть выписан за неверное оформление бланка путевки. Если на нем нет отметки о проведении медосмотра, то выписывается штраф 30 тысяч руб. на саму компанию, и 5 тысяч руб. – на ответственное лицо. Такой же размер санкций накладывается и если не были соблюдены правила техосмотра.

В Кодексе оговаривается, что предприниматели несут равную с фирмами ответственность за нарушения с путевыми листами.

Помимо штрафов от ДПС, наличие путевых листов в составе документации компании будет проверять и налоговый орган. Их отсутствие либо потеря будет считаться нарушением правил учета доходов и расходов, с наложением штрафа в 10 тысяч руб.

Путевой лист грузового автомобиля в бухучете (бланк)

Обязательно ли нужно составлять путевые листы на грузовой автомобиль

Оформление данных документов — процедура, обязательная для фирм, которые оказывают услуги в сфере перевозок на различных типах городского транспорта и на автомобилях: соответствующие предписания содержит п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Отметим также, что в соответствии с подп. 2.1.1. п. 2.1 ст. 2 Правил дорожного движения российские водители, находящиеся в дороге, обязаны иметь с собой в кабине путевые листы грузовых автомобилей — на тот случай, если полицейские будут проверять документы.

Для чего нужны путевые листы бухгалтерам

Путевой лист грузового автомобиля может потребоваться компании не только в силу требований закона. Он также используется в бухгалтерии — как первичный документ.

Используя сведения, фиксируемые в путевых листах грузовых автомобилей, бухгалтеры:

  • начисляют зарплату работающим в фирме водителям, исходя из объема выполненной ими работы;
  • списывают расходы фирмы на ГСМ, уменьшая на них налоговую базу по прибыли или УСН-налогу;
  • при необходимости компенсируют расходы на бензин сотрудникам, использующим личный автомобиль в работе.

В персональные обязанности бухгалтера может входить обеспечение хранения путевых листов грузовых автомобилей, в ряде случаев — ведение специализированного журнала учета соответствующих документов.

Подробнее о том, как организуется хранение и учет путевых листов, читайте в статьях:

Основные типы бланков путевого листа грузового автомобиля (формы 4-П, 4-С)

В качестве бланка путевого листа грузового автомобиля можно взять форму 4-П, введенную в документооборот постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Путевой лист грузового автомобиля, составленный на основе этой формы, применяется для начисления бухгалтерией зарплаты водителю в рамках повременного тарифа. Как правило, этот документ нужен в тех случаях, когда водитель грузовика выполняет работу для 1–2 заказчиков за смену.

Также можно задействовать утвержденный Госкомстатом в отмеченном выше постановлении бланк путевого листа формы 4-С. Применяется он для компенсации услуг водителя в порядке сдельного выполнения работы, связанной с перевозками.

Оба бланка путевых листов грузовых автомобилей, утвержденные Госкомстатом, не являются обязательными для использования. Допускается самостоятельная разработка форм таких бланков. Однако обе формы — и 4-П, и 4-С — создавались с учетом включения в них реквизитов, обязательных для путевых листов грузовых автомобилей, и поэтому удобны для применения.

Об оформлении документа, утверждающего выбранную форму бланка, читайте здесь.

Перечень обязательных реквизитов путевого листа содержит приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152. На протяжении 2017-2019 годов он менялся не однажды.

В начале 2017 года в его текст были внесены следующие изменения (приказ Минтранса России от 18.01.2017 № 17), вступившие в силу с 26.02.2017:

  • в заголовочной части путевого листа больше не требуется проставлять печать или штамп владельца транспортного средства;
  • обязательным стало указание в путевом листе даты и времени проведения предрейсовой (или предсменной) проверки технического состояния транспортного средства уполномоченным на это техническим специалистом с удостоверением этой записи подписью проверяющего (с ее расшифровкой).

С 15.12.2017 обязательно указание основного регистрационного номера юрлица или ИП (приказ Минтранса от 07.11.2017 № 476).

С 01.03.2019 не требуется заверять штампами дату и время выезда ТС и показания одометра, а также отметки о медосмотре водителя (приказ Минтранса 21.12.2018 № 467).

Однако эти изменения не требуют доработки унифицированных бланков, поскольку:

  • Штамп или печать в заголовочной части на месте, отмеченном как предназначенное для их проставления, можно просто не ставить.
  • Место для записи о том, что автомобиль технически исправен, в бланке предусмотрено и содержит поля для подписи ответственного лица (механика) и ее расшифровки. Нужно только дополнительно проставлять здесь же дату и время осмотра.
  • ОГРН можно вписать к сведениям об организации.
  • Штампы в отметках о дате и времени выезда и о медосмотре тоже можно не проставлять.

Таким образом, несмотря на изменение требований к обязательным для отражения реквизитам, оба бланка можно продолжать использовать без доработки.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять ПЛ на месяц нельзя.

Где можно бесплатно скачать путевой лист грузового автомобиля по форме 4-С

Скачать путевой лист грузового автомобиля (бланки форм 4-С или 4-П) можно на нашем сайте:

Где можно ознакомиться с образцом заполнения путевого листа грузового автомобиля 2019-2020 годов

Увидеть и скачать образцы заполнения путевых листов грузового автомобиля (их заполнение на бланках форм 4-П и 4-С имеет определенные нюансы) вы также можете на нашем сайте:

Итоги

Путевой лист грузового автомобиля допустимо оформлять на бланке, разработанном самостоятельно, утвердив его в учетной политике компании. Обязательным условием оформления документа является учет требований Минтранса, утвержденных в приказе от 18.09.2008 № 152.

Скачать бланк путевого листа для грузового автомобиля в 2019 году

Каждый выезд грузового транспортного средства из гаража организации должен сопровождаться получением «путевки». Таким образом, водитель получает на руки документ, в который внесены все данные о предстоящей поездке. На основании его составляется маршрут, которого водитель обязательно должен придерживаться в дороге.

Обязательно ли нужно составлять путевые листы на грузовой автомобиль?

Закон обязывает шоферов всегда иметь «путевку» на руках. Нередко сотрудники ГИБДД, кроме остальных документов, проверяют и наличие путевого листа. По их требованию водитель обязан предоставить лист для проверки. Естественно, действующим считается тот путевой лист, который оформлен должным образом.

При помощи путевого листа ведется учет маршрута. Также он позволяет рассчитать пробег грузового транспортного средства. Кроме этого, здесь отмечается информация о том, как работал водитель. Сколько времени он провел в дороге, когда выехал из гаража, когда поставил в него машину. Благодаря этой информации шоферу начисляется зарплата. Отсюда можно сделать вывод, путевой лист, который должен быть у водителя в дороге, считается не менее важным документом, чем удостоверение водителя, техпаспорт, ТТН.

«Путевки» используются не только в специальных фирмах, которые занимаются грузовыми перевозками. Данный документ должен заполняться в любой организации, которая имеет свой автопарк служебных машин. Здесь разница состоит лишь в том, что автотранспортные организации обязаны применять специально предназначенный бланк. Остальным фирмам разрешается, опираясь на внутренние приказы, самостоятельно разрабатывать форму «путевки».

Для чего нужен путевой лист грузового автомобиля

Ко многим документам строгой отчетности, которые обязательно должны находиться в бухгалтерии организации, относятся и путевые листы. Как известно, без первичного документа бухгалтерия не имеет права списывать средства и отображать различные хозяйственные операции.

В тот день, когда автомобиль выезжает из гаража, диспетчер оформляет путевой лист. Непосредственно перед выездом водитель получает его на руки. По окончании рабочей смены водителю необходимо сдать «путевку». Если этого не сделать, водитель не сможет получить ее на следующий день, соответственно, не будет иметь права выезжать из гаража.

Не стоит забывать, грузовой автомобиль требует больших затрат. К примеру, на каждые сто километров МАЗу 5516 необходимо около 30 л дизельного топлива. Тягачам иностранных производителей понадобится еще больше. Сюда можно добавить замену масла, смену дорогостоящих шин, другое техническое обслуживание. В итоге компания тратит достаточно крупные суммы, которые должны быть официально списаны. Сделать это позволяет именно путевой лист.

(Видео: “Оформление путевого листа”)

Кроме списания ГСМ, документ позволяет бухгалтерским работникам насчитывать шоферу зарплату. Естественно, он должен быть сам заинтересован в получении «путевки». Если по каким-то причинам она не будет получена, при расчете зарплаты этот рейс не будет учитываться.

Виды путевых листов для грузовых автомобилей

Конечно, разработать бланк для составления путевого листа можно и самостоятельно. Однако многие фирмы применяют для этих целей стандартную форму, которая является удобной и привычной для многих организаций. Независимо от этого бланк должен содержать перечень основных данных:

  • название документа;
  • дату оформления;
  • наименование компании, которая составляет путевку;
  • описание хозяйственной операции;
  • должности сотрудников, которые являются ответственными за оформление;
  • подпись шофера, осуществляющего хозяйственную операцию.

Для грузовых автомобилей используется три вида путевых листов:

Форма № 4-м

Данный бланк используется в том случае, когда грузовая перевозка имеет междугородний характер. Лицевая сторона документа имеет красную полосу, которая свидетельствует о том, что совершается междугородняя перевозка.

Форма № 4-п

Форма получила название «повременная». Для начисления оплаты за работу используются повременные тарифы. Может использоваться при одновременной работе с двумя заказчиками.

Документ оформляется при перевозках, по которым оплата осуществляется по сдельным расценкам единых тарифов. Кроме прочей информации, здесь указываются данные о компании, в чьей собственности находится грузовое транспортное средство.

Образец заполнения путевого листа по форме 4-П

Лицевая сторона

  • дата заполнения и название документа;
  • наименование, адрес, режим работы фирмы, ее контактные данные;
  • информация о ТС. Здесь должны присутствовать госномер, марка ТС, его гаражный номер, другая информация;
  • данные шофера, перевозящего груз. Сюда заносятся ФИО, серия и номер удостоверения водителя;
  • дата выезда ТС, время его работы, количество намотанных километров, время заезда в гараж;
  • топливная информация: полученный объем, его расходы и остаток;
  • конкретная задача, которая ставится перед шофером в этом рейсе, а именно, адрес доставки груза;
  • подпись шофера и ответственных лиц, к которым относятся медработник, проводивший осмотр шофера, диспетчер, контролер и механик, проверяющий исправность автомобиля.

Оборотная сторона

Сюда вносится информация о процессе выполнения задания. Указывается не только дата выезда и прибытия в пункт назначения, но и данные спидометра, название получателя груза, штук ТТН, сколько ходок было сделано, маршрут. Особое внимание стоит уделить дополнительной информации:

  • если имелся простой, указывается его причина и время;
  • есть ли разница между нормой и фактически истраченным топливом;
  • на сколько время поездки было отклонено от запланированного.

Скачать бланк и образец по форме 4-П

Образец заполнения путевого листа по форме 4-С

Лицевая сторона

Указывается дата составления документа, а также го название. Кроме этого, понадобится вписать код по ОКПО, название фирмы и ее контактные данные. Внесите информацию об автомобиле, его номер, марку и другую информацию. Если подразумевается использование прицепа, укажите сведения и о нем. Информация о шофере также является необходимой при оформлении «путевки». Ниже имеется таблица, которую также нужно заполнить:

  • подробная информация, связанная с работой ТС и шофера;
  • показатели, связанные с движением горючего: получение, расходы, остаток;
  • время прибытия, адрес места прибытия и название компании-получателя груза, другие задания, которые выполняет водитель.

Также здесь ставятся отметки:

  • диспетчером о выдаче топлива и задания;
  • медработником, подтверждающего допуск шофера к поездке;
  • механиком, проверившим техническую исправность ТС;
  • шофером, который подтверждает выполнение задания и сдачу машины.

Кроме этого, в бланке имеется специальный блок, предназначенный для дополнительных отметок. Сюда заносятся данные о ремонте, ДТП или других непредвиденных ситуациях, которые могли нарушить маршрут.

Оборотная сторона

Предназначена для указания последовательности выполнения задач, которые ставятся перед шофером. По сути, именно здесь и прописывается маршрут, которого он должен придерживаться. Также здесь должна прописываться дополнительная информация:

  • места, где будет происходить погрузка и выгрузка груза;
  • время и дата выезда и прибытия;
  • номер ТТН или другого сопроводительного документа;
  • название компаний, как отправителя, так и получателя, подписи их ответственных сотрудников.

Также ниже вы сможете увидеть специальные графы, предназначенные для отметок о том, были ли на маршруте простои, их продолжительность и причины. Если водитель израсходовал больше топлива или задержался на существенное время, эта информация не позволит возложить на него вину.

Оборотная сторона бланка имеет вторую часть, которая предназначена для информации о том, как водитель отработал:

  • сколько расходовал горючего;
  • общее время работы шофера и машины;
  • время, потраченное на погрузку/выгрузку, дорогу, простои;
  • общий пробег и количество поездок;
  • объем доставленного за смену груза;
  • размер зарплаты, начисляемой шоферу за смену.

Скачать бланк и образец по форме 4-С

Прядок хранения документа

Путевой лист попадает в категорию первичной документации, которую необходимо хранить в организации в течение определенного периода времени. Как правило, такие документы хранятся на протяжении пяти лет. Однако если рассматривать «путевки», здесь имеются некоторые нюансы, из-за которых на многих предприятиях возникают проблемы.

Да, срок хранения «путевки» для автомобилей с повышенной грузоподъемностью составляет пять лет. Однако нужно помнить, если за этот период органы контроля не проводили проверки, нельзя уничтожать эти документы. Кроме этого, если работа является опасной, вредной и тяжелой, это дает водителю право на получение льготной пенсии. Нередко именно путевой лист является единственным подтверждением данного факта. В таких ситуациях хранить его необходимо не менее 75 лет.

По прибытию, шофер сдает «путевку» бухгалтеру. Она может храниться прямо здесь, или сдаваться в архив организации. Учитывая все особенности, здесь лист хранится до того времени, пока не наступить время его списывать. Как правило, храниться такие документы должны в отдельном помещении, которое оснащено глухими шкафами или специальными стеллажами. Чтобы бумажные документы не портились при длительном хранении, окна завешивают плотными шторами. Для этих целей многие организации оборудуют для архива подвальные помещения.

Ссылка на основную публикацию