Директор организации сменил фамилию: уведомляем налоговую

Содержание

Смена фамилии директора ООО: порядок действий

Директор ООО имеет право от имени организации действовать без доверенности, подписывает договоры с контрагентами и финансовые документы. Как и все сотрудники, директор вправе изменить фамилию в связи с замужеством или по иным причинам.

Какой порядок смены фамилии генерального директора ООО, какие документы следует менять, нужно ли уведомлять внебюджетные фонды и налоговый орган?

Правовое регулирование смены фамилии директора

В силу требований Закона о государственной регистрации юрлиц № 129-ФЗ сведения об изменении фамилии руководителя должны быть зарегистрированы в ЕГРЮЛ (п. л.ч. 1 ст. 5).

Названым законом установлена обязанность организации в 3-дневный срок после смены фамилии директора подать заявление об изменении сведений в ЕГРЮЛ (ч. 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ).

Важно! В случае смены паспортных данных руководителя обязанность по уведомлению налогового органа не возникает!

Заявление об изменении сведений в ЕГРЮЛ в случае смены паспортных данных директора необходимо подать, если руководитель является иностранным гражданином.

Фамилия по смыслу пункта «л» части 1 статьи 5 Закона № 129-ФЗ не относится к паспортным данным, и о её изменении юридическое лицо обязано уведомить налоговый орган.

Какие документы менять при смене фамилии директора ООО

ДокументПримечания
ПаспортВ течение 30 дней после наступления факта
Трудовая книжкаВносится новая фамилия, прежняя перечёркивается
Личная карточка Т-2
График отпусковВносятся поправки в документ
Книга учёта трудовых книжек
Трудовой договорСоставляется дополнительное соглашение к договору
Выписка из ЕГРЮЛВносится запись в ЕГРЮЛ и выдается новая выписка
Учредительные документыДокументы меняются, если в них указаны сведения о ФИО директора, либо директор является учредителем
Бухгалтерские документы
Банковские документыДля получения платежных документов, оформления доверенностей.

Для подтверждения новых паспортных данных и подписи необходимо лично явиться в банк

Кого уведомлять о смене фамилии директора

Кого уведомлятьПримечание
Налоговый органДля внесения записи о перемене персональных данных лица, правомочного действовать без доверенности, в ЕГРЮЛ
ПФРОбязанность работодателя сообщить изменение персональных данных застрахованного лица
БанкиДля осуществления банковских операций по расчётному счёту, получения платёжных документов, заработной платы и т. д.
КонтрагентыВо избежание недоразумений оповестить контрагентов письмом о смене фамилии директора

Налоговый орган

В ЕГРЮЛ содержатся сведения о гражданине – физическом лице, имеющем право действовать от имени организации без доверенности. Поскольку в ООО таким лицом является директор, то в реестр вносятся его персональные данные, в том числе новая фамилия.

Запись об изменении сведений о юридическом лице в ЕГРЮЛ вносятся ИФНС на основании представленного заявления формы Р14001. Форму заявления можно скачать на сайте ФНС .

В том случае, если директор одновременно является учредителем общества, то необходимо также внести изменения в учредительные документы и подать в ИФНС заявление формы Р13001 о внесении исправлений в учредительные документы, подпись директора в заявлении удостоверяется у нотариуса. Оплате подлежит госпошлина в размере 800 руб.

В течение 5 рабочих дней инспекцией вносится запись в ЕГРЮЛ об изменении сведений, и выдаётся выписка с новыми данными.

Организация не обязана уведомлять отдел ПФ РФ о смене фамилии директора, поскольку об этом сообщает инспекция по месту нахождения общества в течение 5 рабочих дней с момента внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ.

Между тем в силу требований закона № 27-ФЗ страхователи обязаны сообщать об изменении персональных данных застрахованных лиц, и это требование распространяется на всех сотрудников.

Для получения СНИЛС с новой фамилией директор заполняет заявление формы АДВ-2. В течение 14 календарных дней организация передаёт заявление в территориальный орган ПФ РФ для получения нового страхового свидетельства.

Банки

О смене фамилии руководителя необходимо известить банк, чтобы избежать приостановлений операций по расчётным счетам и задержки выплаты заработной платы, расчётов с партнёрами и внебюджетными фондами.

Для этого руководителю следует обратиться в банковское учреждение, в котором открыты расчётные счета организации, представить паспорт с новой фамилией и удостоверить образец новой подписи.

Банковская карточка с образцами подписей и оттиска печати будет заменена. Обязанность по предоставлению организацией новой карточки в связи со сменой фамилии лица, указанного в карточке, установлена Инструкцией Банка России № 28-и. Новую карточку можно оформить непосредственно в банке, представив паспорт с новой фамилией.

Законодательством не установлен срок уведомления банка об изменении фамилии, между тем в договоре с банком может быть предусмотрен пункт, обязывающий клиента уведомить о таких изменениях.

Контрагенты

В договоры, заключаемые с контрагентами, обычно включается пункт об уведомлении другой стороны договора об изменении реквизитов.

Чтобы избежать возможных недоразумений, следует уведомить контрагентов о смене фамилии руководителя официальным письмом, отправив его почтой, факсимильной связью или электронной почтой.

Порядок оформления смены фамилии

После регистрации брака в органе ЗАГС или получения свидетельства о перемене имени участники общества проводят внеочередное собрание, на котором решается вопрос о новом назначении директора на занимаемую им должность с указанием новой фамилии. Результаты собрания оформляются протоколом.

В том случае, если у общества единственный участник и учредитель, собрание не проводится. Учредителем принимается решение о назначении директора на должность с новым именем, и издаётся приказ об изменении персональных данных руководителя общества.

Порядок действий при смене персональных данных

Для внесения изменений директор должен обратиться в кадровую службу предприятия с заявлением о внесении изменений в документы и представить паспорт с новой фамилией , а также документ, на основании которого произошла перемена персональных данных.

ДействиеПримечание
Шаг 1 – издание приказаНа основании свидетельства о заключении (расторжении) брака, перемены имени или иного документа издаётся приказ о внесении изменений в его персональные данные
Шаг 2 – внесение изменений в учётные кадровые документыВносятся соответствующие изменения путем перечеркивания прежней фамилии и внесением новой в трудовую книжку и иные документы
Шаг 3 – внесение изменений в бухгалтерские документыВ связи с автоматизированным ведением бухгалтерии при смене фамилии автоматически изменятся данные в лицевом счёте, карточке учёта доходов физлиц и уплаты НДФЛ, карточке учёта сумм страховых взносов в ПФ РФ
Шаг 4 – уведомление налогового органаВ течение 3-х рабочих дней организация обязана уведомить ИФНС о смене фамилии директора
Шаг 5 – внесение изменений в ЕГРЮЛВ налоговый орган подаётся заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ.

В течение 5 рабочих дней в ЕГРЮЛ вносится соответствующая запись и выдаётся выписка из ЕГРЮЛ с новыми данными

Шаг 6 – уведомление ПФ РФДля учёта застрахованного лица необходимо сообщить о перемене его персональных данных в ПФ РФ
Шаг 7 – переоформление банковских документовДля оформления новых документов и удостоверения подписи необходимо лично руководителю подать заявление в банк с приложением необходимых документов
Шаг 8 – уведомление контрагентовВо избежание недоразумений сообщить контрагентам о перемене личных данных директора

Важно! При внесении новой фамилии, на внутренней стороне обложки трудовой книжки или вкладыша производится запись с указанием документа, на основании которого изменена фамилия, заверяется печатью организации.

Административная ответственность

Частью 3 статьи 14.25 КоАП РФ за непредставление организацией сведений, если их представление предусмотрено НК РФ, установлена административная ответственность в виде штрафа в размере 5 000 руб.

Директор фирмы сменил фамилию: вносим изменения в документы

Чиркова Е. Ю., консультант по налогам и сборам отдела налогов и права
ЗАО «НКГ «2К Аудит – Деловые консультации»

Если работник поменял фамилию, его новые данные нужно указать в бухгалтерских и кадровых документах турфирмы. Если фамилию меняет директор, то об этом необходимо уведомить налоговую инспекцию, органы Пенсионного фонда РФ, банк и деловых партнеров фирмы. Кроме того, потребуется внести изменения в учредительные документы компании.

Вносим изменения в учетные и бухгалтерские документы

Согласно пункту 2 статьи 19 Гражданского кодекса РФ, любой гражданин РФ, достигший 14 лет, вправе изменить имя, фамилию и отчество. Причем фамилия может быть изменена как на основании актов гражданского состояния (заключение/расторжение брака и т. д.), так и по желанию лица.

Прежде всего директору следует обратиться в кадровую службу турфирмы с письменным заявлением (оно составляется в произвольной форме). К нему нужно приложить копию нового паспорта, а также документы, подтверждающие основание смены фамилии. Это может быть свидетельство о регистрации или расторжении брака, об изменении фамилии и т. п. Оригиналы этих документов придется представить кадровикам.

Если процедура смены фамилии затягивается (документы для получения нового паспорта поданы, а сам паспорт еще не готов), директор сможет подать работодателю заявление только после получения нового паспорта.

И в этом случае тот факт, что, допустим, информацию о смене фамилии гражданин знает уже давно, роли не играет. Основной фактор – фактическое получение нового паспорта с новой фамилией.

Получив от директора заявление, работникам кадровой службы турфирмы необходимо подготовить и отметить в журнале регистрации приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные директора. Причем с таким приказом следует ознакомить под роспись самого директора, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии.

Изменения в трудовой книжке

Далее вносятся изменения в трудовую книжку: прежняя фамилия зачеркивается одной чертой и вписывается новая (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Такое зачеркивание выполняется на титульном листе трудовой книжки, а на внутренней стороне обложки дается ссылка на соответствующие документы, которая заверяется подписью уполномоченного лица и печатью турфирмы или отдела кадров.

Изменения в иные документы

Затем изменения вносятся в трудовой договор, личную карточку работника, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, график отпусков.

Правда, порядок исправления учетных документов законодательством не закреплен.

По нашему мнению, такие исправления необходимо вносить в общеустановленном порядке: зачеркнуть старые сведения (причем так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое), а сверху или сбоку вписать новые.

И конечно же, напротив исправления необходимо сделать запись «Исправленному верить», поставить число и подпись.

Уведомляем об изменении фамилии директора налоговиков

В ЕГРЮЛ содержится информация о лице (в том числе его фамилия), которое имеет право действовать от имени организации без доверенности. Это следует из подпункта «л» пункта 1 статьи 5 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Таким лицом как раз является директор компании (п. 1, подп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Из этого следует, что, если директор турфирмы сменил фамилию, соответствующие изменения должны быть внесены в ЕГРЮЛ.

Сведения в реестр вносят налоговые органы (п. 1 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 сентября 2004 г. № 506). Следовательно, заявление с просьбой внести изменения в ЕГРЮЛ турфирме нужно представить именно в налоговую инспекцию.

В налоговую подается заявление о внесении в ЕГРЮЛ изменений в сведения о юридическим лице по форме № Р14001, лист Б «Сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица» и лист Д «Сведения об участниках юридического лица – физических лицах» данной формы.

Подать сведения в налоговую инспекцию компания обязана в течение трех рабочих дней с момента, когда директор получит новый паспорт (п. 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ).

Если турфирма пропустит срок, директор как лицо, осуществляющее руководство компанией, будет привлечен к административной ответственности. С него взыщут штраф в размере 5000 руб. (ч. 3 ст. 14.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

А если директор является еще и учредителем компании, сведения о смене фамилии необходимо внести и в учредительные документы.

В налоговую инспекцию необходимо представить следующий комплект документов (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ):

1. Заявление о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица по форме № Р13001, утвержденной постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 439 (заполняются первые три страницы).

2. Решение о внесении изменений в учредительные документы организации.

3. Изменения, вносимые в учредительные документы юридического лица.

4. Документ об уплате государственной пошлины за регистрацию вносимых изменений. Размер пошлины составляет 800 руб. (подп. 3 п. 1 ст. 333.33 Налогового кодекса РФ).

Во всех указанных документах подпись директора должна быть нотариально заверена. Законодательно не закреплено, старой или новой фамилией должен подписываться директор. Но, как рекомендуют налоговики на местах, подписываться все же лучше старой фамилией, ведь именно она указана в Едином государственном реестре юридических лиц.

В течение пяти дней с момента получения заявления налоговая инспекция должна внести изменения в учредительные документы компании (п. 2 ст. 19 Закона № 129-ФЗ). После этого она получит свидетельство о государственной регистрации изменений, а также зарегистрированную новую редакцию устава (изменений к уставу) и выписку, подтверждающую зарегистрированные изменения.

Уведомляем об изменении фамилии ПФР

Согласно пункту 19 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц (утверждены постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 438), при смене фамилии руководителем или иным лицом, имеющим право действовать от имени организации без доверенности, фирма не обязана уведомлять об этом внебюджетные фонды.

Обязанности по информированию органов ПФР возложены на налоговую инспекцию по местонахождению турфирмы.

Однако работодателю все равно придется обратиться в свое территориальное отделение ПФР, ведь в лицевой счет застрахованного лица необходимо внести информацию о смене фамилии (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Причем такое обращение должно быть инициировано самим работником (директором) путем подачи работодателю заявления об обмене страхового свидетельства (по форме АДВ-2, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п).

Получив такое заявление, компания-работодатель должна в двухнедельный срок передать заявление об обмене страхового свидетельства в территориальный орган ПФР вместе с описью необходимых документов.

А вот дальше работники фонда на основании полученных документов в течение месяца отражают все изменения в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица.

А также они выдают новое страховое свидетельство с тем же номером индивидуального лицевого счета. Об этом сказано в пункте 4 статьи 7 Закона № 27-ФЗ.

Уведомляем об изменении фамилии банки

Право первой подписи на документах организации имеет руководитель. Поэтому в случае, когда директор изменил фамилию, обязательно нужно заменить банковскую карточку с образцами подписей и оттиска печати. Это следует из пункта 7.14 инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

Для этого турфирме необходимо представить в банк:

– банковскую карточку, в которой указана новая фамилия генерального директора (п. 7.12, 7.13 инструкции № 28-И);

–новый паспорт директора.

Надо сказать, что сроки подачи в банк данных документов законодательством не установлены. Поэтому руководствоваться в такой ситуации можно только договором, заключенным с банком.

Уведомляем об изменении фамилии партнеров

Конечно же, о смене фамилии руководителя нужно не забыть известить всех контрагентов турфирмы. Ведь именно директор подписывает все договоры фирмы и выступает первым лицом (представителем) компании. Сделать это можно в свободной форме, направив в адрес контрагентов информационные письма, оформленные на фирменном бланке туристической компании за подписью директора.

Причем такую обязанность могут закреплять и сами договоры с партнерами, включающие пункт, согласно которому при изменении реквизитов у одной из сторон договора она обязана уведомить другие стороны.

Обычно даже оговаривается срок для такого извещения, а за нарушение данного условия или срока зачастую предусматриваются штрафы.

Если директор турфирмы поменял фамилию, прежде всего ему нужно проинформировать об этом свою кадровую службу. Такую информацию кадровикам следует представить письменно – в виде заявления, составленного в произвольной форме. После этого новую фамилию работника отразят в трудовом договоре с ним, трудовой книжке, других документах турфирмы. Но помимо этого соответствующие изменения должны быть внесены в ЕГРЮЛ, придется заменить банковскую карточку, а также проинформировать о смене фамилии руководителя контрагентов турфирмы.

Директор фирмы сменил фамилию: вносим изменения в документы

Если работник поменял фамилию, его новые данные нужно указать в бухгалтерских и кадровых документах турфирмы. Если фамилию меняет директор, то об этом необходимо уведомить налоговую инспекцию, органы Пенсионного фонда РФ, банк и деловых партнеров фирмы. Кроме того, потребуется внести изменения в учредительные документы компании.

Вносим изменения в учетные и бухгалтерские документы
Согласно пункту 2 статьи 19 Гражданского кодекса РФ, любой гражданин РФ, достигший 14 лет, вправе изменить имя, фамилию и отчество. Причем фамилия может быть изменена как на основании актов гражданского состояния (заключение/расторжение брака и т. д.), так и по желанию лица.

Прежде всего директору следует обратиться в кадровую службу турфирмы с письменным заявлением (оно составляется в произвольной форме). К нему нужно приложить копию нового паспорта, а также документы, подтверждающие основание смены фамилии. Это может быть свидетельство о регистрации или расторжении брака, об изменении фамилии и т. п. Оригиналы этих документов придется представить кадровикам.

Если процедура смены фамилии затягивается (документы для получения нового паспорта поданы, а сам паспорт еще не готов), директор сможет подать работодателю заявление только после получения нового паспорта.

И в этом случае тот факт, что, допустим, информацию о смене фамилии гражданин знает уже давно, роли не играет. Основной фактор – фактическое получение нового паспорта с новой фамилией.

Получив от директора заявление, работникам кадровой службы турфирмы необходимо подготовить и отметить в журнале регистрации приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные директора. Причем с таким приказом следует ознакомить под роспись самого директора, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии.

Изменения в трудовой книжке
Далее вносятся изменения в трудовую книжку: прежняя фамилия зачеркивается одной чертой и вписывается новая (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Такое зачеркивание выполняется на титульном листе трудовой книжки, а на внутренней стороне обложки дается ссылка на соответствующие документы, которая заверяется подписью уполномоченного лица и печатью турфирмы или отдела кадров.

Изменения в иные документы
Затем изменения вносятся в трудовой договор, личную карточку работника, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, график отпусков.

Правда, порядок исправления учетных документов законодательством не закреплен.

По нашему мнению, такие исправления необходимо вносить в общеустановленном порядке: зачеркнуть старые сведения (причем так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое), а сверху или сбоку вписать новые.

И конечно же, напротив исправления необходимо сделать запись «Исправленному верить», поставить число и подпись.

Уведомляем об изменении фамилии директора налоговиков
В ЕГРЮЛ содержится информация о лице (в том числе его фамилия), которое имеет право действовать от имени организации без доверенности. Это следует из подпункта «л» пункта 1 статьи 5 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Таким лицом как раз является директор компании (п. 1, подп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Из этого следует, что, если директор турфирмы сменил фамилию, соответствующие изменения должны быть внесены в ЕГРЮЛ.

Сведения в реестр вносят налоговые органы (п. 1 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 сентября 2004 г. № 506). Следовательно, заявление с просьбой внести изменения в ЕГРЮЛ турфирме нужно представить именно в налоговую инспекцию.

В налоговую подается заявление о внесении в ЕГРЮЛ изменений в сведения о юридическом лице по форме № Р14001, лист Б «Сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица» и лист Д «Сведения об участниках юридического лица – физических лицах» данной формы.

А если директор является еще и учредителем компании, сведения о смене фамилии необходимо внести и в учредительные документы.

В налоговую инспекцию необходимо представить следующий комплект документов (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ):

1. Заявление о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица по форме № Р13001, утвержденной постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 439 (заполняются первые три страницы).

2. Решение о внесении изменений в учредительные документы организации.

3. Изменения, вносимые в учредительные документы юридического лица.

4. Документ об уплате государственной пошлины за регистрацию вносимых изменений. Размер пошлины составляет 800 руб. (подп. 3 п. 1 ст. 333.33 Налогового кодекса РФ).

Во всех указанных документах подпись директора должна быть нотариально заверена. Законодательно не закреплено, старой или новой фамилией должен подписываться директор. Но, как рекомендуют налоговики на местах, подписываться все же лучше старой фамилией, ведь именно она указана в Едином государственном реестре юридических лиц.

В течение пяти дней с момента получения заявления налоговая инспекция должна внести изменения в учредительные документы компании (п. 2 ст. 19 Закона № 129-ФЗ). После этого она получит свидетельство о государственной регистрации изменений, а также зарегистрированную новую редакцию устава (изменений к уставу) и выписку, подтверждающую зарегистрированные изменения.

Уведомляем об изменении фамилии ПФР
Согласно пункту 19 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц (утверждены постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 438), при смене фамилии руководителем или иным лицом, имеющим право действовать от имени организации без доверенности, фирма не обязана уведомлять об этом внебюджетные фонды.

А также они выдают новое страховое свидетельство с тем же номером индивидуального лицевого счета. Об этом сказано в пункте 4 статьи 7 Закона № 27-ФЗ.

Уведомляем об изменении фамилии банки
Право первой подписи на документах организации имеет руководитель. Поэтому в случае, когда директор изменил фамилию, обязательно нужно заменить банковскую карточку с образцами подписей и оттиска печати. Это следует из пункта 7.14 инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

Для этого турфирме необходимо представить в банк:
– банковскую карточку, в которой указана новая фамилия генерального директора (п. 7.12, 7.13 инструкции № 28-И);
–новый паспорт директора.

Надо сказать, что сроки подачи в банк данных документов законодательством не установлены. Поэтому руководствоваться в такой ситуации можно только договором, заключенным с банком.

Уведомляем об изменении фамилии партнеров
Конечно же, о смене фамилии руководителя нужно не забыть известить всех контрагентов турфирмы. Ведь именно директор подписывает все договоры фирмы и выступает первым лицом (представителем) компании. Сделать это можно в свободной форме, направив в адрес контрагентов информационные письма, оформленные на фирменном бланке туристической компании за подписью директора.

Причем такую обязанность могут закреплять и сами договоры с партнерами, включающие пункт, согласно которому при изменении реквизитов у одной из сторон договора она обязана уведомить другие стороны.

Обычно даже оговаривается срок для такого извещения, а за нарушение данного условия или срока зачастую предусматриваются штрафы.

Как уведомить ИФНС о смене директора компании

Правила уведомления налоговиков

Фамилия, имя, отчество и должность лица, которое вправе действовать от имени компании без доверенности, а также его паспортные данные и ИНН (при наличии) содержатся в ЕГРЮЛ подп. «л» п. 1 ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ) . И если такие сведения меняются, то фирма обязана уведомить об этом ИФНС.

Исключение предусмотрено для изменившихся паспортных данных директора — гражданина РФ, о них сообщать не нужн о п. 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ ; п. 7.1 Требований к оформлению документов, утв. Приказом ФНС от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@ (далее — Требования) . Поскольку эти сведения и так поступят в налоговый орган в рамках межведомственного обмена от миграционной служб ы п. 4 ст. 5 Закона № 129-ФЗ . А если изменились паспортные данные руководителя — иностранного гражданина, то заявление в налоговую все же придется подат ь Письмо ФНС от 31.01.2014 № СА-4-14/1645 (п. 14.2.05.85 приложения № 1) (далее — приложение № 1) .

Срок для уведомления — 3 рабочих дня начиная со дня, следующего за днем вступления нового директора в должност ь п. 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ . Свои полномочия директор получает после избрания его общим собранием участников (акционеров) либо советом директоров или после назначения его на эту должность единственным участнико м п. 1 ст. 40 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ ; п. 3 ст. 69 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ . Поэтому указанный срок считается со дня, следующего за днем, когда было оформлено соответствующее решение (протокол) о назначении, либо со дня, определенного как день вступления руководителя в должность, если он установлен отдельно.

За неподачу заявления по форме № Р14001 в срок новоиспеченному директору могут вынести предупреждение или оштрафовать его на 5000 руб. ч. 3 ст. 14.25 КоАП РФ Вместе с тем, если 3 рабочих дня, отведенные на уведомление ИФНС о смене руководителя, истекли более года назад, привлечь к ответственности проверяющие уже никого не смогу т ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ .

Уведомить налоговиков необходимо, подав заявление по форме № Р14001 приложение № 6 к Приказу ФНС от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@ ; п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ . Иногда налоговики просят приложить к нему копии документов, на основании которых новый руководитель назначается на свою должность. Но для организаций не установлена обязанность представлять их в инспекци ю п. 14.2.05.6 приложения № 1 . Кстати, именно из них проверяющие узнают, уложилась компания в трехдневный срок или нет и, как следствие, есть основания для привлечения директора к административной ответственности или нет.

Если новый директор уже назначен, то он и будет заявителем, который должен подписать заявление, подтвердив тем самым достоверность указанных в нем сведени й п. 1.3 ст. 9 Закона № 129-ФЗ .

Общие требования к оформлению заявления

Форма заявления очень большая. Но подать в налоговую вам нужно будет только некоторые страницы. Это титульный лист, два листа К и лист Р. И даже если конкретный лист формы многостраничный, в заявление нужно будет включить только те страницы листа, которые заполнен ы п. 1.11 Требований . Когда вы полностью соберете форму из нужных страниц, надо будет проставить на них сквозную нумераци ю п. 1.12 Требований .

Заявление можно заполнить на компьютере или вручную, но при этом текстовая информация должна быть указана заглавными печатными буквам и п. 1.1 Требований . ИФНС обрабатывает такие заявления машинным способом, поэтому иной вариант заполнения может привести к некорректному распознаванию сведений.

Более того, на практике встречались случаи, когда налоговики отказывали в регистрации, поскольку в форме использовались строчные буквы, а не заглавны е Постановление 13 ААС от 08.04.2015 № 13АП-1054/2015 ; Письмо ФНС от 08.10.2015 № ГД-4-14/17525@ (п. 1.1.1 приложения № 1) .

Такая же ситуация может сложиться, если вы решите заполнить заявление вручную синей ручкой, а не черно й п. 14.2.05.63 приложения № 1; п. 1.1 Требований .

Если текст перетекает с одной строки на другую и при этом слово заканчивается на последней ячейке строки, то на следующей строке первую ячейку необходимо оставить пусто й подп. «в» п. 1.9 Требований .

ОБЩЕСТВОСОГРАНИЧЕННОЙОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«АВТОМАТИКАМ»

А если какое-то слово не умещается в строке целиком, то можно либо указать его полностью на новой строке, либо указать часть слова на одной строке, вторую часть — на другой без учета правил перенос а подп. «а», «б» п. 1.9 Требований .

ПУБЛИЧНОЕАКЦИОНЕРНОЕОБЩЕСТВО
«КАЛЕЙДОСКОП»

ПУБЛИЧНОЕАКЦИОНЕРНОЕОБЩЕСТВО«КАЛЕЙДОС
КОП»

На титульном листе заявления указывается ОГРН, ИНН, полное наименование организации, а также код причины представления заявления. Вы ставите код «1», который означает изменение сведений о компании. Поле, расположенное ниже, не заполняете (оно для тех, кому нужно внести изменения в ЕГРЮЛ в связи с ошибкой, обнаруженной в ранее поданных документа х) п. 7.3 Требований .

Сведения о новом и старом директоре организации (лист К)

Лист К заполняется отдельно на каждого директора — вновь назначенного и бывшег о п. 7.15 Требований . В форме эти листы могут идти друг за другом в любой последовательности.

Лист К на нового директора займет 2 страницы. Нужно в разделе 1 проставить код «1», что соответствует возложению на директора полномочий, и далее заполнить раздел 3 «Сведения, подлежащие внесению в ЕГРЮЛ». Здесь, в частности, указываются ф. и. о. новоиспеченного руководителя, ИНН (отчество и ИНН — при наличии), дата и место рождения, а также данные документа, удостоверяющего личност ь пп. 7.15.3, 2.9.1— 2.9.3, 2.9.5 Требований . В графе 3.5.1 «Вид документа» нужно отметить код. К примеру, паспорт РФ обозначается кодо м «21» приложение № 3 к Требованиям . Кстати, серия и номер этого документа должны быть указаны в заявлении с пробелами так же, как и в самом паспорт е п. 1.8 Требований .

Смена паспортных данных учредителя и директора ООО

Плановая замена паспорта или внеочередная (при утере, смене фамилии, имени или отчества)

Паспорт российского гражданина — основной документ, подтверждающий его личность. Как и любой другой документ, он имеет срок действия. Законодательно действие паспорта заканчивается, когда его владельцу исполняется 20 или 45 лет. Документ, полученный после 45-летнего возраста, бессрочен и действует на протяжении всей жизни его владельца.

При смене фамилии генерального директора, имени или отчества, а также при достижении вышеуказанного возраста ему, как и любому другому гражданину Российской Федерации, необходимо получить новый документ, удостоверяющий личность. Испорченный, украденный или утерянный паспорт необходимо в кратчайшие сроки восстановить.

Такие изменения, как состояние в браке, рождение детей, изменение места прописки и так далее, вписываются в документ без его замены.

При изменении паспортных данных гендиректора, учредителя предприятия или предпринимателя без образования юридического лица новые паспортные данные должны быть внесены в единый государственный реестр. Раньше эта обязанность возникала у самого предпринимателя, учредителя, руководителя. Требовалось заполнить форму Р14001, заверить у нотариуса подпись в форме-заявлении, передать документ в налоговую службу. Теперь работники ФМС обязаны передавать все изменения паспортных данных в налоговую инспекцию. А ФНС самостоятельно вносит изменения в госреестр.

ВАЖНО! Закон предусматривает внесение измененных паспортных данных в единый госреестр только для граждан РФ. Граждане других государств обязаны подавать заявление в форме Р14001 с заверенной нотариально подписью в ФНС, как и прежде.

Возникли сомнения в ходе документального оформления той или иной процедуры, связанной с деятельностью организации? На нашем форуме можно уточнить любые моменты. Здесь, например, помогут разобраться, когда и как требуется обновление Решения учредителя.

Получение выписки из ЕГРЮЛ с внесенными изменениями о генеральном директоре

От даты выдачи паспорта до внесения изменений паспортных данных директора в государственный реестр может пройти до 15 рабочих дней. Связано это с тем, что документообмен между службами ФНС и ФМС может затянуться. Обратившись после этого срока с заявлением в ФНС о выдаче выписки из ЕГРЮЛ и получив ее на руки, вы сможете увидеть и проверить сделанные изменения.

Но иногда для бесперебойного ведения бизнеса требуется ускорить срок внесения изменений в ЕГРЮЛ. В этом случае можно написать заявления в свободной форме в ФНС и ФМС о передаче и внесении новых паспортных данных в ЕГРЮЛ или заполнить форму-заявление Р14001. Такие обращения в контролирующие органы ускорят процесс обновления данных, и ваш бизнес не пострадает.

Иначе возможны неприятности. Например, до момента внесения изменений в ЕГРЮЛ вы не сможете воспользоваться услугами банка. А полученные в этот промежуток времени выписки для контрагентов и торгов будут иметь неактуальные сведения.

Что делать, если данные нового паспорта не были внесены в ЕГРЮЛ или внесены с ошибками?

Если прошло достаточно времени, а в новой выписке из ЕГРЮЛ указаны данные старого паспорта или произведены изменения с ошибкой, то вам потребуется обратиться в налоговую службу с просьбой исправить допущенную ошибку.

Вы можете воспользоваться все той же формой Р14001, отметив в разд. 2 стр. 1, что она подается в связи с исправлениями ошибочных данных, а можете обратиться в налоговую службу с заявлением произвольного формата. К такому заявлению необходимо будет приложить копию паспорта.

Итоги

В настоящее время между службами ФМС и ФНС налажен документообмен, и теперь не требуется при получении нового паспорта заполнять форму Р14001, тратиться на нотариуса. Все изменения в ЕГРЮЛ при перемене паспортных данных директора или учредителя предприятия будут внесены без вашего участия. Но иногда для ускорения процесса нужно обратиться в налоговые органы с соответствующим заявлением.

О том, как правильно составляются должностные инструкции для руководителей, узнайте из статьи «Должностная инструкция генерального директора ООО — образец-2020».

Как происходит смена паспортных данных генерального директора ООО или учредителя: образец письма и решения при смене фамилии

Управление большинством организаций осуществляют единоличные руководители.

Обычно их должность именуется «генеральный директор» (поскольку в крупных фирмах могут быть и коммерческие, и исполнительные директора, осуществляющие не общее руководство, а управление деятельностью общества в конкретных узких сферах).

И в число сведений, подлежащих включению в Единый госреестр (ЕГРЮЛ), входит и информация о паспортных данных такого лица. Она необходима, поскольку позволяет точно идентифицировать конкретное лицо, осуществляющее управление. Но как быть в случае, если паспортные данные изменились?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Общие действия по оформлению и регистрации изменений в паспортных данных

Следует помнить, что в 2011 году в ФЗ «О государственной регистрации ЮЛ и ИП» внесены изменения.

Теперь изменения, касающиеся имени, отчества, фамилии и других паспортных данных как учредителей (участников), так и руководства организаций должны вноситься регистрирующими органами (ФНС) самостоятельно на основании данных, полученных от ФМС.

Ранее закон предусматривал обязанность в трехдневный срок уведомить ФНС в установленной форме.

Однако следует помнить: несмотря на прошедшее время и сроки, установленные новыми нормами, данные обновляются очень медленно. Даже спустя несколько месяцев информация может быть не изменена.

Именно поэтому, если произошла смена паспортных данных генерального директора, до сих пор существует необходимость уведомлять ФНС и вносить изменения в ЕГРЮЛ самому руководству организаций. Необходимость эта связана с тем, что если срочно требуется выписка из ЕГРЮЛ (для суда или иных целей) – в ней могут оказаться старые данные.

В каких случаях производятся изменения в документах?

По закону, данные паспорта могут измениться в следующих случаях:

  1. Был выдан новый документ после утраты или приведения в негодность старого.
  2. Произошла замена паспорта по возрасту. Граждане РФ обязаны менять паспорта дважды – в 20 и в 45 лет. Маловероятно, чтобы человек успел стать директором до того, как ему исполнится двадцать, но вот множество руководителей младше сорока пяти – это реальность.
  3. Произошло изменение фамилии, имени или отчества. Смена фамилии учредителя ООО и директора ООО обычно происходит со вступлением в брак и чаще всего у женщин. Однако, во-первых, женщин-директоров уже достаточно много, и немало из них выходят замуж в тот период, когда занимают руководящую должность.

Во-вторых, семейное законодательство разрешает сменить фамилию (или принять двойную) и мужу. Что же до остальных частей полного имени (то есть собственно имени и отчества), то и они могут быть изменены по желанию гражданина путём регистрации изменений в ЗАГС.
Изменился пол. Эта ситуация выглядит экзотичной, однако достаточно вероятна. Иногда хирургическая коррекция пола является единственным выходом для человека — транссексуала. Операции такого типа проводятся не слишком часто, однако регулярно.

По закону? после того, как произошла смена пола, гражданин обязан сменить и документы. Соответственно, он получит новый паспорт с новым указанием пола, а также обычно новым именем.
Обнаружились ошибки или неточности в паспорте. К сожалению, ошибки паспортистов – достаточно распространённая вещь, и в итоге гражданин Казаков может быть записан в паспорте Козаковым.

Часто такого рода ошибки вскрываются лишь в спорных ситуациях (например, связанных с наследованием имущества или установлением родства), и тогда гражданину может потребоваться уточнение данных паспорта.

Поскольку же нормы законодательства не допускают исправлений или подчисток паспорта, человек должен получить новый документ – который соответственно будет иметь новый номер и серию (каждый бланк паспорта уникален).

Итак, произошла смена фамилии генерального директора ООО, порядок действий будет следующим.

Протокол собрания участников

После того, как произошло изменение паспортных данных учредителя ООО, необходимо начать процедуру внесения изменений в ЕГРЮЛ.

Первым шагом будет принятие решения единственным участником (учредителем) или же общим собранием.

Общее собрание проводится по тем же правилам, что и в случае смены генерального директора.

Поскольку изменение данных паспорта вряд ли совпадёт с очередным собранием, решение придётся принимать внеочередному.

Собрание рассматривает вопрос и принимает решение путём голосования или заочного опроса. В последнем случае участники обмениваются документами по почте, с помощью телефонограмм или электронной переписки – любым способом, допускаемым уставом и иными внутренними документами организации.

Главное требование здесь – чтобы способ связи надёжно идентифицировал источник, откуда исходит документ.

Решение собрания (очного или заочного) оформляется путём составления протокола, в котором содержатся следующие сведения:

  • дата, время и место проведения собрания;
  • состав участников, полномочных принимать решения;
  • вопрос, поставленный на голосование;
  • результаты голосования по вопросу и суть принятого решения;
  • подписи участников.

Решение единоличного учредителя

В том случае, если у фирмы единственный учредитель и участник, собрание не проводится.

В этом случае он сам принимает решение и оформляет его в письменном виде, заверяя своей подписью.

Какие конкретно вопросы должны ставиться перед собранием?

Надо отметить, что с того момента, как у действующего директора изменились данные паспорта, с точки зрения закона он должен рассматриваться как новый субъект.

В этом случае общее собрание или единственный участник должны принимать решение о новом назначении уже действующего генерального директора повторно на ту же должность.

Соответственно и вопрос будет ставиться именно так: «Назначить Иванова Ивана Ивановича, паспорт серии … номер …, генеральным директором общества …».

Что делать, если поменялись:

  • фамилия директора;
    Хотя ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» в п. 5 ст. 5 не требует уведомлять регистрирующий орган в трёхдневный срок, на практике лучше уведомлять налоговую о том, что паспорт директора изменился. В противном случае могут возникнуть проблемы с оформлением документации в ИФНС, а также в отношениях с контрагентами.
  • адрес;
    Генеральный директор может сменить не только имя, отчество или фамилию, но и адрес регистрации. Нужно ли в этом вносить изменения в ЕГРЮЛ, если произошла смена адреса учредителя ООО?

Нет. В этом случае от руководства общества никаких действий не требуется, поскольку:

паспорт остаётся тот же самый, и в нём лишь проставляется новый штамп о регистрации по месту жительства;
все данные о проживании гражданина регистрируются в ФМС РФ. Уже сама эта организация должна связаться с налоговой службой и при необходимости передать сведения.

Однако если позднее регистрируется изменение каких-либо иных сведений, в форме Р14001 потребуется указать и новое место прописки директора.

Какие органы необходимо уведомить?

Весь пакет документов подается в регистрирующий орган по месту нахождения организации. Этим органом может быть как обычная ИФНС, так и специализированная, занимающаяся только регистрацией юридических лиц. Последний вариант сейчас практикуется во многих субъектах РФ, чтобы разгрузить районные налоговые инспекции.

Однако мы рекомендуем уведомить об изменениях, касающихся имени, контрагентов по договорам, заключенным фирмой. Это позволит избежать недопонимания и вопросов о том, почему новые документы будут подписаны не тем лицом, что ранее.

Какие документы подать?

Для регистрации изменений потребуется следующий пакет документов:

  1. Заявление по установленной форме. Если информация о директоре внесена в устав (например, он является и участником общества), то вам потребуется форма Р13001. Если же в уставе паспортных данных нет – то форма Р14001.
  2. Если изменения вносятся в устав – документ об оплате пошлины. Если же директор не является участником и никак не упомянут в уставе – пошлина не требуется.
  3. Решение единственного участника или протокол собрания.
  4. Решение о создании общества.
  5. Приказ о назначении директора.

Все эти документы подаются в ИФНС, где происходила регистрация фирмы. Подавать документы должен сам директор, либо лицо, действующее от его имени на основании доверенности.

Форма 14001

Заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ подаётся по одной из типовых форм, установленных правительством РФ.

Обычно смена фамилии директора и учредителя отражаются в форме Р14001.

Эта форма хоть и была введена ещё в 2002 году, однако сами налоговики рекомендуют пользоваться теми образцами, бланки которых либо выдаются в самой ИФНС, либо которые можно скачать с официального сайта налоговой.

И форма 14001, и 13001 должны быть заверены нотариусом. Для этого перед тем, как обращаться в ИФНС, сначала нужно обратиться именно к нему.

При себе потребуется иметь тот же пакет документов (за исключением квитанции об оплате пошлины – нотариусу она ни к чему). Заверение должно быть оплачено.

Как можно заметить, хотя с 2012 года уже не обязательно уведомлять ИФНС самой организации, однако лучше всё же это сделать. Сама по себе процедура не слишком сложна и затратна, однако позволяет избежать многих трудностей в будущем.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Ссылка на основную публикацию