Как самому создать электронный архив документов: пошаговая инструкция

Содержание

Электронный архив предприятия: как это делается

Для большинства предприятий целесообразным решением проблемы организации работы с крупными объемами документов является создание электронного архива. Реализация этого проекта требует значительных инвестиций и высокой компетенции.

Для большинства предприятий целесообразным решением проблемы организации работы с крупными объемами документов является создание электронного архива. Реализация этого проекта требует значительных инвестиций и высокой компетенции.

Внедрение информационных технологий во все сферы человеческой деятельности ознаменовалось не только очевидным ростом эффективности, но и высветило уже давно требующие решения проблемы, которые связаны с устаревшими технологиями организации хозяйственных и производственных процессов на предприятиях. К таким проблемам относится и парадоксальная на первый взгляд проблема неуклонного роста объемов бумажных документов.

Данная проблема типична практически для всех предприятий, независимо от их рода деятельности, формы собственности и отраслевой принадлежности. Если для промышленных предприятий и научно-исследовательских учреждений наиболее свойственны большие объемы конструкторской, технической и технологической документации, то наличие организационно-распорядительной документации, бухгалтерской отчетности и документов по кадровому учету характерно для любого предприятия. Часть этой документации хранится с «докомпьютерной эры», другая часть образовалась в результате существующей ныне системы учета и отчетности, которая предписывает хранить документацию в архивах в течение определенного срока.

Каждому предприятию приходится решать проблемы упорядочения документов: их брошюруют в тома и папки, внедряют системы картотек. Но даже при наличии организованной системы хранения документов ни их сохранность, ни тем более быстрый поиск и оперативное получение доступа к требуемому документу не гарантируется. Все чаще из-за сложности доступа к бумажным архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев отдельных исполнителей и целых подразделений.

Целесообразным для большинства предприятий решением проблемы организации работы с крупными объемами документов является перевод востребованной части (а лучше — всей) документации предприятия в электронный вид и создание электронного архива. Именно электронные архивы становятся необходимыми условиями эффективной информационной поддержки работы предприятия в XXI веке.

Профессиональная система управления электронным архивом интегрируется в действующую информационную систему предприятия (например, ERP-систему). В дальнейшем электронный архив может стать единой основой всех информационных систем предприятия (ERP, CRM, CAD/CAM и др.).

Технология создания электронного архива документов предусматривает три этапа работы.

Экспертиза и массовое сканирование

Каждому проекту предшествует экспертиза архивов и документных потоков предприятия. Это позволяет исключить значительные затраты за счет правильного выбора стратегии создания и наполнения электронного архива предприятия.

Документация переводится в электронный вид с использованием массового сканирования. В результате создаются точные электронные копии (электронные образы) документов со всеми артефактами (резолюции, визы, подписи, печати, штампы и т. д.). Для сканирования отдельных листов и расшитых документов применяются протяжные скоростные документные сканеры, обладающие производительностью в несколько сотен страниц в минуту. Хорошие сканеры способны перевести в электронный вид десятки тысяч листов в смену и работать с проблемными (ветхими, поврежденными, недостаточно контрастными) документами. Для сканирования крупноформатных документов, нерасшитых дел и других сброшюрованных документов, а также книг и альбомов используются так называемые планетарные (или иначе — книжные) сканеры. В планетарных сканерах документ неподвижен и расположен лицевой стороной вверх на значительном удалении от оптической системы и сканирующего элемента. При таком методе оцифровки, кроме высокого качества сканирования, достигается высокая сохранность документов, поскольку отсутствует контакт сканирующих элементов с оригиналами.

Индексация документов

Далее электронные документы подвергаются индексации по различным информационным полям (таким, например, как тип, название, номер, дата создания и др.).

При всей кажущейся простоте процесс индексации документов довольно сложен как с организационной, так и с технологической точки зрения. В случае необходимости обработки больших документальных массивов автоматическое распознавание специальными программами применяется крайне редко, поскольку процент ошибок достаточно велик. Часто на практике при индексации требуется обеспечить не более одного ошибочного символа на тысячу введенных, что является недостижимой пока точностью для подобных систем. Поэтому, как правило, отсканированные материалы поэтапно обрабатываются специально обученными сотрудниками.

При необходимости электронная форма может быть дополнительно обработана: тексты распознаются, а графика (чертежи, схемы и т. п.) преобразуется в векторное представление. Это весьма актуально для научно-исследовательских и проектных организаций, ряда промышленных предприятий, так как позволяет создать на основе электронного документа математическую модель и затем использовать ее в инструментальных средах или системах автоматизированного проектирования.

Наполнение электронного архива

Наконец после перевода документов в электронный вид они заносятся в электронный архив. Процедура его дальнейшего наполнения в значительной степени зависит от специфики предприятия.

Создавать самостоятельно или заказать?

Для многих предприятий вопрос о создании и использовании электронного архива уже не стоит. Он решается положительно, потому что дальнейшее использование только бумажной документации становится препятствием развитию, снижает эффективность работы подразделений, вносит недопустимо большие временные, человеческие и материальные затраты.

Другой вопрос — создавать его собственными силами или поручить выполнение этой ответственной задачи специализированному исполнителю? Однозначного ответа на этот вопрос нет, все зависит от ряда объективных факторов, среди которых следует отметить:

  • специфику создаваемого электронного архива (общий объем, типы и форматы документов, дистанционная распределенность архива, вопросы авторизации и разграничения прав доступа и др.);
  • особенности дальнейшего сопровождения созданного архива (интенсивность текущего документооборота на предприятии, средний темп пополнения электронного архива новыми документами, стыковка электронного архива с другими информационными системами предприятия и др.);
  • наличие на предприятии административных, материальных и кадровых возможностей для ведения всех работ по созданию электронного архива собственными силами и ряд других определяющих факторов.

Для многих предприятий самостоятельное создание электронного архива может оказаться непозволительной роскошью: реальные затраты на перевод документации в электронный вид собственными силами могут оказаться в несколько раз больше планируемых затрат, и не исключено, что эту работу не удастся выполнить в намеченный срок.

В приведенной ниже таблице дан примерный экономический расчет реального проекта создания электронного архива объемом 11 млн. документов формата А4, включающего расшивку сброшюрованных документов, их перевод в электронный вид, индексацию по дате создания и номеру, исчерпывающую верификацию.

Проект планировалось осуществлять собственными силами. Продолжительность первоначально оценивалась в два года. Тот же объем работ удалось выполнить в течение одного года благодаря привлечению специализированного подрядчика. При этом стоимость проекта оказалась почти в два раза ниже — 577 тыс. долл.

Экономический расчет проекта создания электронного архива

Для обработки накопленных массивов бумажной документации и последующего создания электронного архива весомые преимущества имеет привлечение профессионального исполнителя, имеющего необходимую инфраструктуру и опыт. Если речь идет именно о проекте по массовому преобразованию в электронный вид уже накопленных документов (объемы дальнейшей оцифровки сравнительно невелики), передача его исполнения на аутсорсинг снимет проблемы оплаты персонала и расходы на его обучение, закупку дорогостоящей техники сканирования, аренду рабочих помещений и последующее использование оборудования массового ввода.

Кроме того, в процессе самостоятельного выполнения работ по проекту может обнаружиться множество дополнительных статей расхода, которые не были предусмотрены или казались малозначительными (обучение персонала, оборудование рабочих мест, пусконаладочные работы, высокий процент брака в начале работы, приобретение аксессуаров и расходных материалов, дополнительные работы по подготовке к поточному сканированию: переборка, расшивка, нумерация и т. п., а также работы по собственно сканированию). Это приводит к превышению запланированной суммы без гарантий получения качественных результатов. В случае же с внешним подрядчиком оплачивается лишь конечный результат, а риск минимизируется.

Создавать большой электронный архив собственными силами нерационально с учетом всех упомянутых статей расходов. Это требует значительных стартовых капиталовложений, знания различных технологий и практического опыта. Своими силами имеет смысл пополнять созданный электронный архив и то, если прирост объема документов относительно невелик — до 10 тыс. листов в квартал. В любом случае для принятия взвешенного решения о том, создавать электронный архив самостоятельно или заказать его создание партнеру, обладающему богатым опытом реализации подобных работ, следует провести тщательную экспертизу объемов, трудоемкости и стоимости проекта.

Владимир Слепко — координатор маркетинговых программ корпорации «Электронный архив», VSlepko@elar.ru Сергей Хахамов — заместитель директора по маркетингу корпорации «Электронный архив», Shahamov@elar.ru

Эффективность и цвет

В то время как многие специалисты рассматривают черный и белый цвета в качестве «классических» для дизайна деловых документов, новые данные показывают, что в бизнесе это может привести к потере клиентов. Так считает Анжела Райт, всемирно признанный психолог, изучающая вопросы воздействия цвета на человека.

В очередном отчете из серии, издаваемой OKI Printing Solutions совместно с Райт, отмечается, что цветовая психология является мощной формой коммуникации, которая основывается на скрытых инстинктах и всегда имеет место. Например, хорошая порция зеленого в дизайне документа успокоит его получателя. Красный листок, напротив, вызовет ощущение трепета. Агентства, выставляющие счета, используют красный цвет, чтобы повлиять на отклик получателей. Практика свидетельствует, что этот прием срабатывает: красные счета оплачиваются на 80% быстрее других.

Известно также, что цветные документы в среднем получают на 60-70% больше откликов, чем черно-белые. Однако результат будет зависеть от способа использования цветов. Простое включение, например, красного и желтого в черно-белый документ — без обдумывания конкретного тона или яркости цвета — снижает положительный эффект. Использование многих цветов только ради цвета зачастую оказывается вовсе непродуктивным.

Гармония — это самое важное

Научно доказан факт, что люди реагируют не на один какой-либо цвет, а на их сочетания. Одной из наиболее распространенных ошибок в бизнесе является то, что компании не используют корпоративные цвета для создания важных документов. Исследователи считают, что цвета логотипа фирмы должны быть отправной точкой для каждого проекта в графическом дизайне. Если каждый цвет, который предполагается использовать в документе, соответствует цвету из логотипа, это даст уверенность, что документ в целом будет гармоничным, послужит расширению и укреплению корпоративных ценностей, и что в нем нет разнонаправленных маркетинговых сообщений.

Большинство людей полагают, что черный и белый являются нейтральными, в то время как на самом деле добавление черного может оказаться весьма губительным для документа, составленного в теплых, богатых цветах. Даже серый может быть «правильным» тоном, а может оказывать негативный эффект на картину в целом, несмотря на то, что сам по себе он ничего не «говорит». Возможно, это происходит в силу традиций: люди начинают процесс творчества с карандаша и бумаги — рисуют черным по белому фону. В большинстве случаев черный текст на белой основе является оптимальным сочетанием, но это не значит, что так будет всегда.

Как бы то ни было, если компании, заботящиеся о своем корпоративном имидже, уделят немного внимания выбору совместимых цветов для печатных бизнес-коммуникаций, это, безусловно, пойдет на пользу их бизнесу.

Светлана Москалева, директор по маркетингу OKI Printing Solutions по России, smoskaleva@oki.ru

Преимущества электронного архива

Существующий опыт показал, что преимущества электронного архива документации перед архивом бумажным достаточно многочисленны и убедительны.

  1. Оперативность в работе с документами. Электронный архив позволяет принципиально решить проблему оперативного доступа к документам (а точнее, к их электронным образам). Вся информация в архиве четко структурирована — поиск необходимого документа, его копирование, распечатка занимают секунды. Эффективность использования документов многократно повышается за счет таких удобств электронного архива, как возможности быстрого создания и последующего анализа подборок документов по тому или иному заданному признаку, создания тематических отчетов, сортировки документов по хронологии и т. д.
  2. Надежность и долговечность. Все цифровые документы не разрушаются, не ухудшают своих пользовательских качеств со временем. Электронная копия на оптических носителях может храниться практически вечно. В профессиональных архивных накопителях используются высококачественные диски, их производители дают следующие гарантии: для DVD-RAM — 30 лет, UDO — 50 лет, DVD-R — 100 лет; кроме того, реальная смена поколений носителей происходит раньше истечения гарантийного срока, и информация переписывается на новые носители, тогда как ветхие и поврежденные бумажные документы, находящиеся в активной эксплуатации в течение десятилетий, неминуемо приходят в негодность. Вместе с тем система электронного архива позволяет решить очень важную для бумажного архива проблему целостности документации и защищает данные от несанкционированного доступа: исключаются удаление по неосторожности или по злому умыслу, фальсификация или неумышленная модификация.
  3. Многопользовательский режим и дистанционный доступ. Эффективность работы с электронными документами повышается на порядок — электронный архив предоставляет возможность нескольким сотрудникам работать с одними и теми же документами одновременно (в том числе сотрудникам филиалов), что абсолютно невозможно при использовании бумажного архива, в котором в конкретный момент времени каждый документ доступен только одному пользователю.

Кроме того, системное ведение архива включает сохранение всех промежуточных версий документов после внесения каждого изменения, без возможности уничтожения версий (только исключение из доступа). Электронный архив имеет средства восстановления данных после сбоев. Немаловажное качество — безопасность данных: профессиональная архивная система, во-первых, предоставляет доступ к документам строго в соответствии с политикой безопасности, а во-вторых, ведет подробный протокол работы с архивом.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Создаем электронный архив: как провести оцифровку технической документации

Удобство создания единого электронного архива технической документации на крупном промышленном предприятии сложно переоценить, ведь документы в бумажном виде можно потерять или испортить из-за частого использования. Но как создается электронный архив, как оцифровать архивы, которые накапливались годами, и что обязательно нужно учитывать — об этом и многом другом рассказал руководитель направления по работе с ТЭК и промышленностью корпорации ЭЛАР Иваненко Максим Анатольевич.

ЖГИ Максим Анатольевич, расскажите, пожалуйста, что представляет собой электронный архив технической документации?

Максим Иваненко В прежние времена электронный архив воспринимался как некий набор данных, к которым редко кто обращается. Но сегодня это понятие приобрело расширенное значение: это «живая» система, в которой можно найти всю необходимую информацию (документ, скан-образ, CAD-файл и пр.).

Сейчас каждая компания обладает производственными системами, многие проекты и документы создаются в электронном виде, ведь гораздо удобнее работать и хранить большие массивы данных в таком формате. Но не все документы являются электронными. И практически ни в одной из компаний документы и данные не собираются в централизованный ресурс.

Именно электронный архив — это та система, которая объединяет технические документы всех типов и видов, привязанные к производственным системам и системам документооборота. Интерес собственников крупных промышленных предприятиях в том, что с помощью архива можно сделать прозрачными и эффективными все процессы производства, строительства и обслуживания объектов.

ЖГИ А какие преимущества электронных технических архивов?

Максим Иваненко Во-первых, бумажные документы — это риск утери информации, подверженность воздействию воды и огня. Известно много случаев, когда из-за пожара предприятие теряло научное наследие и эксплуатационную документацию. Электронные архивы защищают от подобных инцидентов.

Во-вторых, в крупных компаниях часто технические архивы расположены не в одном месте, а в разных помещениях на гигантских площадях предприятий. Разумеется, в данном случае неудобно работать. Также бывают ситуации, когда часть документов находится у определенных лиц — инженеров или руководителей групп, и если эти сотрудники решают сменить место работы, такие документы могут быть утеряны. Благодаря электронным архивам документы всегда остаются и хранятся в компании с защитой и контролем — кто и когда к ним обращался.

А в итоге мы приходим к главной задаче электронного архива — консолидации всей информации, от первого приказа и до последнего документа, в едином хранилище, и организации доступа из всех производственных систем в соответствии с правами сотрудников.

ЖГИ Как хранятся данные из электронных архивов и как их обезопасить?

Максим Иваненко Ничего необычного — как правило, архив разворачивается на серверах с дублированием и бэкапированием. Если же говорить про длительную сохранность, то современные технологии позволяют хранить такую информацию на оптических дисках. Это практически вечный вид носителей, не зависящий от электроснабжения. Мы его используем в том случае, если заказчику понадобился не только стандартный порядок хранения документации, но и альтернативный — специальные оптические стойки часто располагают в удаленных филиалах как страховую копию.

ЖГИ Крупное предприятие — это десятки и сотни тысяч страниц документов. Как проходит процесс оцифровки таких массивных архивов?

Максим Иваненко При необходимости мы со своим промышленным оборудованием выезжаем на предприятие, либо же по желанию заказчика изымаем документы и сканируем в своих производственных центрах.

Перед началом проекта всегда проводится экспертиза, чтобы определить, какие нужны трудозатраты, какое количество людей и сканеров потребуется. На этом этапе определяется техническое задание для сканирования и индексирования. Именно благодаря индексированию (извлечению данных) мы создаем базу, по которой впоследствии документы можно искать. Индексирование проходит в наших центрах с использованием программ извлечения данных и операторов, отвечающих за рукописный и плохо читаемый текст. И последний этап — это сдача проекта и возвращение архивных документов в том виде, в котором они были получены. Кстати, именно оцифровка порой помогает заказчику навести порядок в своих архивах — часто при сканировании мы одновременно упорядочиваем документы и проводим архивную обработку.

И еще, у нас в штате более 350 профессиональных сканеров и 5000 операторов индексирования, так что можем выполнять оцифровку технических архивов любого масштаба.

Бумажные архивы не вписываются в современные стандарты работы предприятий, не обеспечивают оперативность и удобство доступа к информации

ЖГИ Насколько российские предприниматели понимают необходимость создания электронных архивов и готовы ли вкладывать инвестиции в них?

Максим Иваненко Все преимущества, которые мы обсудили, и все риски можно экономически обосновать, в денежном эквиваленте. И когда заказчики видят разумный срок окупаемости, они начинают внедрять данный процесс. Мы, естественно, как эксперты, предоставляем свои рекомендации — к примеру, каким образом просчитать окупаемость. Однако финальный расчет ROI и решение всегда остаются за клиентами.

ЖГИ Нельзя не обсудить тему импортозамещения. Отдают ли заказчики приоритет российскому программному обеспечению? Какие функции и интеграции критически важны для таких проектов?

Максим Иваненко Данный вопрос сугубо индивидуален. Скажем, если заказчиком является государственное предприятие — предпочтение отдается отечественному софту. Коммерческие компании больше сосредоточены на финансовой составляющей.

Если у компании отсутствует «зависимость» от определенного поставщика или группы продуктов, тогда в большинстве случаев выбираются отечественные системы, ведь их стоимость гораздо ниже при аналогичном наборе функций. Когда мы говорим про электронные архивы, то это, естественно, системы класса ECM.

Интеграции — важнейший момент. Как я уже сказал вначале, электронный архив собирает воедино документы из разных прикладных систем, параллельно освобождая их от тяжелого массива файлов, тормозящего работу. Чтобы избежать дублирования (сохранения файлов и в системе, и в архиве) — необходима интеграция, благодаря которой документ автоматически попадает в электронный архив, сохранив все признаки из соответствующей системы. Она же (интеграция) позволяет просматривать документ из интерфейса прикладных систем.

Число связей зависит от количества систем, поставляющих документы. Безусловно, идеальный электронный архив — это интеграция каждой системы, которая участвует в техническом и электронном документообороте. Тогда все данные связаны, и, скажем, из письма в СЭД с упоминанием строения можно тут же получить доступ к архиву документов по этому объекту. Но некоторые клиенты делают одну-две интеграции, загружая остальные документы вручную.

ЖГИ Максим Анатольевич, скажите, пожалуйста, какие документы чаще всего оцифровывают?

Максим Иваненко Заказчики оцифровывают то, что больше всего востребовано, к чему обращаются сотрудники или подрядчики, — конструкторскую, проектно-сметную, эксплуатационную, геологическую документацию. Также, как правило, сканируют документы, которые могут быть повреждены или утеряны вследствие постоянного использования. Многие эти документы пылятся в архивах «мертвым грузом», поскольку у заказчика порой не хватает времени и сил провести архивную обработку и рассортировку. Такие архивы разумно оцифровать и структурировать электронные копии. Зачастую это дешевле, чем привести в порядок бумажные документы.

ЖГИ В какие сроки выполняется процесс создания электронного архива?

Максим Иваненко Если речь идет только об оцифровке, то сроки зависят исключительно от количества документов. Все оборудование и штат у нас в наличии — не надо ничего докупать и тратить время на обучение.

Участок сканирования больших технических архивов может включать до 100 широкоформатных и планетарных сканеров.

Если же подразумевается система — внедрение может занять от полугода, зависит от количества интеграций и размеров организационной структуры. Чем «старше» и масштабнее компания, тем длительнее срок этих работ, поскольку создание консолидированной системы для всего предприятия подразумевает не только организационные изменения в компании, но и разные работы, которые раньше не планировались — например, наведение порядка в структуре хранения бумаг и создание регламента пользования электронным архивом. Необходимо переписывать регламент сдачи документа в архив, его штрихкодирования, а это занимает какое-то время. К тому же внедрение электронной системы оптимизирует штат, поскольку нужно меньше архивных работников.

ЖГИ В каких регионах работает ЭЛАР и есть ли гарантия на ваши проекты?

Максим Иваненко ЭЛАР работает по всей территории России. У нас есть стационарные центры в нескольких регионах, а также мобильные бригады, готовые приехать в любую точку на карте — например, на месторождения, расположенные вдалеке от городов. Мы предоставляем год гарантии на свои проекты и в течение этого времени исправляем все возможные ошибки, которые могут возникнуть в процессе эксплуатации системы и электронного ресурса.

ЖГИ С какими трудностями приходится сталкиваться при внедрении?

Максим Иваненко Иногда людям бывает сложно настроиться на использование чего-то нового, поэтому всегда нужно проводить обучение пользователей и администраторов, чтобы они могли самостоятельно настраивать систему. Если мы параллельно поставляли сканеры и создавали участки текущего сканирования — обучаем клиентов работе с техникой. Обучение проводится централизованно — как стационарно, так и в дистанционном формате.

ЖГИ Приходилось ли ЭЛАР работать с секретными документами? Если да, то каковы особенности ведения таких работ?

Максим Иваненко Эти задачи возникают часто. Для таких случаев существуют определенные регламенты: во-первых, оформляются допуски на сотрудников, во-вторых — нужны лицензии ФСБ и ФСТЭК, в-третьих — соблюдается комплекс жестких организационных правил. А чтобы заказчик был уверен в безопасности информации при транспортировке и индексировании, применяем уникальный метод — разделяем изображение на маленькие фрагменты с единичной информацией. Целые документы и данные можно увидеть только на территории заказчика. Естественно, система, где это все будет храниться, сертифицируется. Такой опыт имеется.

ЖГИ Расскажите вкратце о примерах работ вашей компании?

Максим Иваненко За 26 лет выполненных проектов по техническим архивам множество — «Газпром», «Лукойл-ГУГР», «Транснефтьстрой», ВТЗ, «Русгидро», «Росатом», Курчатовский институт и т.д.

Один из последних примеров — работа с Объединенной металлургической компанией (ОМК). На этом предприятии мы в 2017 году закончили первый этап внедрения системы электронного архива технических документов на нашей собственной ECM-платформе ЭЛАР «Контекст». Реализовано хранение больших объемов технической документации в соответствии со структурой изделий и связями объектов. Также реализован прием и учет архивных документов по описи — в электронном и отсканированном виде, в бумажном — с автоматизацией оцифровки.

Один из базовых интерфейсов электронного архива ТД ОМК на базе российской ECM-платформы ЭЛАР «Контекст» — быстрый поиск и навигация по структуре изделий

В результате внедрения проекта на предприятии начали централизованно сдавать документы в единый технический архив, а пользователи, в свою очередь, получили возможность просмотра и копирования любого архивного документа с рабочих мест.

ВАЖНО!
Корпорация ЭЛАР реализует проекты по созданию электронных архивов предприятий, финансовых организаций, органов власти и их структурных подразделений, с учетом специфики деятельности и документооборота. Данное решение позволяет отказаться от объемных бумажных архивов, сэкономить время сотрудников при работе с документами, открыть оперативный доступ всем уполномоченным лицам и группам лиц в соответствии с их правами, автоматизировать контроль исполнения и учета документов. При этом гарантируется сохранность электронных копий документов, хранящихся в архиве. Следовательно, у организации появляется возможность эффективно управлять документацией на всех стадиях ее жизненного цикла.

Архив электронных документов: с чего начать?

Электронный документооборот развивается стремительными темпами, и пользователи становятся все более подкованными в области его применения. Но если создание электронного документа у них не вызывает вопросов, то в части хранения остается масса пробелов. Давайте разберемся, как следует создавать документы в электронном виде и как организовать архив электронных документов, чтобы их без проблем можно было открыть и прочесть спустя N-ное количество лет.

Создание электронного документа от А до Я

Рассмотрим два распространенных способа, как создать электронный документ:

  1. Создаем электронный оригинал. В этом случае под рукой у нас должно быть подходящее программное обеспечение, поддерживающее нужный пользователю формат. Например, текстовые файлы создаются в привычных нам текстовых редакторах в таких форматах, как .doc, .txt, .rtf и др.
  2. Создаем электронную копию с бумажного носителя. Чтобы перевести в электронный вид бумажный документ, нужно его отсканировать. На выходе мы получаем скан – электронное изображение, которое можно открыть в любом графическом редакторе и программах, поддерживающих форматы .tiff, .jpeg, .png и др.

Создание электронного документа – это первый шаг на пути к безбумажному будущему, и с ним у большинства из нас никаких проблем не возникает. Второй шаг – правильное хранение документов, созданных с помощью средств компьютерной обработки информации, и здесь уже существует ряд сложностей.

Архив электронных документов: для чего он нужен?

Впервые о необходимости архива электронных документов государственные деятели заговорили в 2010 году. Еще тогда на заседании, посвященном перспективам развития архивного дела, глава Администрации Президента Сергей Нарышкин отметил, что прием электронных документов на хранение должен стать одним из приоритетных векторов в развитии архивного дела.

С тех пор прошло чуть менее 5 лет, однако ситуация с долговременной сохранностью электронных документов (далее – ЭД) остается весьма спорной. Многие эксперты рынка ЭДО сходятся во мнении, что основная причина, тормозящая развитие электронных архивов, – невозможность быстрого переоснащения текущих бумажных. Это требует серьезных финансовых, кадровых, временных и других ресурсов.

Задачи, которые решает архив электронных документов

  1. Теоретически в архиве может сохраняться юридическая значимость ЭД. Это значит, что документы будут иметь свою доказательную силу в течение долгосрочного периода времени и к ним можно будет обращаться в случае проверок.
  2. В электронном архиве, в отличие от бумажного, быстрее и проще найти искомую информацию. Если сейчас, обращаясь в архив за справкой, мы можем потратить до нескольких дней, то в «архиве будущего» поиск данных сокращается до считанных минут, а то и секунд.
  3. В коммерческих организациях, таких как банки или страховые, создание электронного архива документов позволяет не только сократить количество бумаги, тем самым уменьшив финансовые издержки, но и ускорить обслуживание клиентов, повысив их лояльность. Кроме того, в архиве электронных документов исключены потери. Для коммерческих структур, равно как и для государственных учреждений, это является ценным аргументом.

Разумеется, для хранения электронных документов требуются определенные условия, исключающие несанкционированный доступ к информации, обеспечивающие читабельность документов на протяжении всего периода хранения и т.д. Если спустя много лет к документу обратятся, при нем должны сохраниться: данные, позволяющие установить дату создания, отправления или получения; информация об электронной подписи, назначении ЭД и его происхождении.

При этом не стоит забывать, что у ряда ЭД сроки хранения четко обозначены в законе. Для ознакомления с ними рекомендуем прочитать статью Ивана Агапова.

Архив электронных документов в организациях

Обладая определенными знаниями и имея необходимое техническое оснащение, компании могут сами организовать у себя электронные архивы.

В 2013 году при поддержке Федерального архивного агентства были выпущены Рекомендации, касающиеся в том числе и создания электронных архивов в организациях. В данных рекомендациях ЭД приравнивается к единице учета и, прежде чем поступить на архивное хранение, он должен пройти через несколько этапов:

  • регистрацию в информационной системе (далее – ИС) организации,
  • включение в состав электронного дела,
  • переконвертацию в нужный формат (в данном случае PDF/A-1),
  • запаковывание в ZIP-архив вместе со всеми метаданными.

Согласно все тем же Рекомендациям в частный архив электронных документов могут быть переданы только документы, срок хранения которых превышает 10 лет. Электронные документы с разрешенным сроком хранения меньше 10 лет можно беспрепятственно хранить в ИС.

Есть ли будущее у архива электронных документов?

Хочется надеяться, что есть. Во всяком случае уже сейчас можно утверждать, что определенные попытки в сторону организации архивов ЭД предпринимаются, и их немало. Тем не менее со стороны государства никаких законодательных инициатив пока не последовало. И в этом, наверное, заключается основная причина затянувшегося перехода на долгосрочное хранение электронных документов.

В СМИ, однако, время от времени проскальзывают оптимистичные новости. Так, в октябре 2014 года в прессе появилось сообщение ИТ-журналиста Андрея Колесова о том, что существуют некие планы по созданию федеральной государственной информационной системы «Электронный архив», и якобы Минкомсвязи РФ даже разработало проект закона в части обеспечения хранения электронных документов. Какие очертания примут в итоге эти планы неизвестно, остается только ждать.

Автор: Герасимова Евгения, PR-специалист Synerdocs

Правила архивирования документов в организации

Каждая компания в процессе функционирования вынуждена подготавливать огромное количество документов. Они имеют отношение к выбранному режиму налогообложения, наемным работникам или сотрудничеству с основными контрагентами. Чтобы каждый сотрудник предприятия смог найти нужную документацию, требуется ее грамотное и структурированное хранение. Многие документы должны находиться в фирме больше 75 лет, так как они содержат информацию о сотрудниках предприятия. Поэтому требуется грамотное архивирование документов в организации. Если компания является крупной, то целесообразно создавать собственный полноценный архив. Но в мелких организациях бумаги хранятся просто в отдельном шкафу.

Правила архивирования

Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.

Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела. Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет.

Нюансы создания архива

В крупных компаниях образуется во время ведения деятельности огромное количество документов, поэтому они хранятся в отдельном помещении, называемом архивом. Он представлен отдельным структурным подразделением, а также во время его создания издается руководством специальное Положение, являющееся локальным нормативным актом фирмы.

Именно в этом Положении приводятся основные правила архивирования документов в организации, а также указывается ответственность должностных лиц, занимающихся данным процессом, за разные выявляемые нарушения.

Правила процесса

Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:

  • документация передается в архив только по описи;
  • если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
  • каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
  • если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.

От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.

Цель процесса

Архивирование документов в организации требуется для оптимизации всей документации, а также для ее грамотного хранения. При наличии хорошо структурированного архива любой сотрудник фирмы при необходимости сможет найти разные документы, имеющие отношение к персоналу, разным приказам или контрагентам.

Все чаще фирмы переходят на электронный документооборот, поэтому все документы хранятся в компьютере, для чего формируется электронная версия архива. Но при этом учитывается, что документы обладают юридической силой только при наличии бумажного формата, поэтому электронное хранение документов выступает только дополнением стандартному архиву.

Процедура архивирования

Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:

  • первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
  • при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
  • производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
  • ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
  • производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
  • разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
  • если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
  • на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
  • формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
  • делаются каталоги дел, распределенных по типу;
  • все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.

Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.

Особенности составления номенклатуры

Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.

При составлении номенклатуры дел указываются следующие сведения:

  • индекс конкретного дела, представленный присвоенным условным номером, причем первая часть данного номера является кодом отдела, откуда были получены документы;
  • наименование дела;
  • число бумаг, хранящихся в папке;
  • срок, в течение которого должны храниться данные документы на основании требований законодательства;
  • разные примечания, которые оставляются ответственным лицом, например, можно указать, что у конкретного дела имеется дополнительно электронная версия.

В маленьких организациях, где в архив ежегодно передается не слишком много документов, номенклатура дел может не составляться.

Правила издания «Положения об архиве»

В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, в котором в течение длительного периода времени хранится огромное количество дел и документов. При этом в организации работает специалист, занимающийся исключительно архивированием документов. Чтобы его работа была четко регламентирована, руководители компаний часто издают и закрепляют специальное «Положение об архиве». К правилам его использования относится:

  • указывается, какие именно работы должны выполняться ответственным лицом;
  • приводятся правила передачи документов из разных подразделений в архив;
  • перечисляются правила оформления описи и номенклатуры дел;
  • вносится информация о правильной подготовке бумаг, которые переносятся в архив;
  • указывается, что назначенный работник должен заниматься сверкой состава документов, а также их оформлением.

Если сотрудник архива устанавливает, что в документации имеются какие-либо нарушения, то бумаги отправляются на доработку в соответствующий отдел компании. Если ошибки или недочеты отсутствуют, то бумаги принимаются к сшиву. Если информация читается с трудом, то делается копия документа.

Требования к архиву

В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства. В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц. Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:

  • помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
  • в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
  • размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;
  • устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
  • между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
  • длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
  • дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.

В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.

Как правильно подготавливаются дела?

Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:

  • первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
  • производится описание документов и непосредственного дела;
  • проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
  • при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.

Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.

Нюансы работы с запросами

Архивирование кадровых документов и других бумаг, формирующихся в процессе работы организации, выполняется ответственным работником, получающим за свою деятельность определенную зарплату. Если у руководителя или других сотрудников компании возникнет необходимость в изучении каких-либо документов, имеющихся в архиве, то они должны обратиться со специальным запросом к назначенному лицу.

Информация из архива выдается в виде архивной справки, копии или выписки. Справка представлена документом, в который включается архивная информация о запрашиваемом предмете.

Архивная копия представлена воспроизведением текста или рисунка с какого-либо документа, хранящегося в архиве. Дополнительно на ней приводятся поисковые данные.

Выписка дословно воспроизводит только некоторую часть документации. Для этого сотрудник, составляющий запрос, должен указать, по какому именно вопросу требуется получить сведения.

Заключение

Многие документы, создаваемые в процессе работы компании, должны храниться в течение длительного периода времени. Для создания оптимальных условий создается в фирме архив, представленный отдельным структурным подразделением. Дополнительно назначается ответственное лицо, занимающееся приемкой документацией в архив. Этот же специалист реагирует на запросы других работников и руководителей.

При архивировании документации должны учитываться некоторые правила и требования, позволяющие грамотно структурировать бумаги, а также обеспечивать им идеальные условия хранения.

Как организовать электронный архив документов

Избавить бухгалтера от «документальных» забот может электронная система хранения документов. Как организовать электронный архив документов?

Куда же подевался договор из синей папки, стоящей на верхней полке в правом углу?» Готовы поспорить, что вам не раз приходилось задаваться похожим вопросом. А все потому, что сотрудникам бухгалтерии зачастую приходится выполнять функции архивариусов. Избавить их от «документальных» забот может электронная система хранения документов.

Дубль два

Реальное движение финансов и ТМЦ чаще всего происходит именно на основании бумажных оригиналов, которые имеют безоговорочное преимущество перед «цифровыми» копиями. Тем не менее по статистике 85 процентов таких документов впоследствии сканируются, чтобы информация не потерялась, а электронные, напротив, распечатываются. Из-за того, что документы хранятся в разных формах и, как следствие, в разных местах, возникает проблема «двойственности» архива документов. В принципе ничего страшного в этом нет, но только в те периоды, когда документы «пылятся» на полках и покоятся в электронных папках. Настоящая карусель начинается при сдаче отчетности, при камеральных и выездных проверках, реструктуризации компании и прочих значительных событиях. Бухгалтерам порой требуется расшить комплект бумаг, сделать ксерокопию, заново сброшюровать. При этом у каждого подразделения, как правило, свое хранилище документов. В итоге, чтобы получить необходимую «первичку», касающуюся одного договора или проекта, необходимо обращаться к различным системам и их архивам.

Согласитесь, гораздо удобнее, когда все документы хранятся в едином архиве. Существует специальное программное обеспечение, которое позволяет содержать все бухгалтерские документы в одном месте. При этом каждый уполномоченный сотрудник может иметь к нему доступ и быстро найти нужный экземпляр как в электронном виде, так и распечатать его бумажный вариант со всеми подписями и печатями.

Правда, сразу стоит заметить, что такой продукт в первую очередь подходит крупным компаниям или организациям, которые имеют несколько удаленных подразделений. Логично, что для фирм, состоящих из нескольких человек, достаточно «по старинке» сканировать документы и хранить их на общедоступном сервере.

Успешный опыт

Как же на деле работает электронный архив? В ходе мероприятия эксперты поделились своим опытом внедрения данной системы хранения. Так, Наталья Журба, менеджер по маркетингу, обрисовала проблемы, с которыми сталкивалась компания до того, как появилось единое хранилище документов, и поведала также, что изменилось после внедрения новой системы.

Это территориально разбросанная компания, имеющая много филиалов и дочерних предприятий. В удаленных бизнес-единицах ежедневно формируются сотни документов, которые регистрируются в системе бухгалтерского учета. По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, подбираются в хронологическом порядке и брошюруются.

Компания крупная, а потому довольно часто возникает необходимость собрать бумаги с удаленных филиалов, сделать подборку документов для налоговой инспекции или сформировать комплект по какому-то одному проекту. При этом бухгалтерии приходится «расшить» папку с «первичкой», сделать ксерокопию нужного экземпляра, а затем вернуть его на место и заново сброшюровать. Работа довольно трудоемкая, поскольку зачастую обнаруживаются ошибки в оформлении: одни экземпляры приходится переделывать, другие вовсе не находятся из-за того, что менеджеры или руководители проектов вовремя не донесли их в бухгалтерию.

При этом, например, по запросу инспекции компания обязана подготовить необходимые документы в течение десяти дней. Как успеть сформировать подборку для проверки и заверить каждый экземпляр за такой короткий срок? Тут вспоминается ситуация, которая произошла с ОАО «Дальсвязь», когда организации необходимо было представить для проверки 14 миллионов документв за пять дней (на момент действия прежних норм НК РФ).

Уложиться в установленные сроки довольно сложно, особенно если учесть, что у компании большие объемы реализации и сложная система управления. А ведь готовить документы приходится не только во время камеральных и выездных проверок, но и для возмещения НДС или привлечения кредитной линии в банке.

Поэтому руководство компании приняло решение внедрить систему единого электронного архива первичной бухгалтерской документации.

Разберемся, как была выстроена работа с новой системой. В первую очередь документы вносятся в единую базу – они оцифровываются (сканируются). Теоретически организация ввода документов в систему может быть как централизованной (в канцелярии, в общем отделе, создается регистрационный участок), так и распределенной по подразделениям (сотрудники, работающие с входящими/исходящими документами – руководитель проекта, бухгалтер, работник склада, юрист и т. д., самостоятельно сканируют текущие документы и обрабатывают их).

Поскольку в компании имеет место географически разрозненная структура подразделений, то используют второй вариант – распределенную систему ввода документов. Сканирование «первички» происходит на складах, терминалах и т. д., то есть сразу на местах. Затем образы документов проверяет ответственный бухгалтер и загружает их в единый электронный архив. В результате происходит консолидация документов центрального офиса и всех территориально распределенных филиалов в одном месте.

Новое решение позволило структурировать документопоток в рамках холдинга и обеспечить сотрудникам оперативный доступ к оригиналам документов и быстрое формирование необходимых подборок.

Что касается «первички», то с помощью современного электронного решения, например, удалось свести к минимуму возможности отказа в предоставлении налогового вычета по НДС из-за отсутствия первичного учетного документа, так как найти вовремя нужный счет-фактуру теперь быстрее и проще. В электронном архиве сохраняется так называемая «история» – помимо «работающих» документов, в базе находятся и ошибочные документы, внесенные изменения, правки, пометки и т. д.

Ручной труд бухгалтеров минимален – не надо расшивать, ксерокопировать, отвлекать сотрудников других подразделений и привлекать сторонних людей. Достаточно просто сформировать в электронном архиве подборку документов по заданному критерию и распечатать образы.

От частного – к общему

Хотелось бы отметить, что руководство компаний зачастую с пониманием относится к созданию специальных систем и архивов, которые облегчали бы работу с документами, поэтому старается по возможности автоматизировать некоторые процессы. Однако, как правило, каждая внедренная система предполагает свой архив – как электронный, так и бумажный. Получается, что у каждого подразделения индивидуальное хранилище. В итоге, чтобы получить документы, касающиеся одного договора или проекта, необходимо обращаться к различным системам и их архивам. Отсюда появился термин – «лоскутная» автоматизация. Такие разнородные системы потом приходится как-то связывать между собой, а это не всегда удается. Получается, что «цифровое» решение, которое призвано упростить работу сотрудников, имеется, но реального облегчения не приносит.

Внедрение единого электронного архива – процесс, конечно, трудоемкий и займет определенное время. Однако он поможет выстроить эффективный документооборот и облегчить задачу подбора документов по заданным критериям.

Дарья Сахарова, эксперт журнала “Расчет”

Как самому создать электронный архив документов: пошаговая инструкция

Создание электронного архива документов состоит в решении двух основных задачах:

Поставка программного обеспечения (и при необходимости оборудования)

Наполнение электронного архива электронными документами (полученными например путем сканирования бумажных документов) и их атрибутивное описание

Чем более полным будет атрибутивное описание документов, тем будет проще найти нужный документ.

Стоимость создания электронного архива документов

Стоимость зависит от следующих основных факторов:

Количество пользователей электронного архива документов

Предполагаемое максимальное количество документов в электронном архиве

Eсли же вы доверите нам также сканирование и ввод документов в систему, то на стоимость будут влиять также:

Количество документов и общее количество страниц

Требования к файлам скан копий документов (цветность, количество dpi, формат файла)

Сшиты ли страницы документов и можно ли их расшивать

Какими атрибутами нужно описывать документы в системе

Типовая схема организации электронного архива

Примеры стоимости типовых проектов

1. Электронный архив бухгалтерских документов небольшой компании

Предположим бухгалтерский архив небольшой компании занимает один шкаф и распределен по 40 папкам типа “Корона”.

Если предположить, что в среднем в каждой папке находится 220 страниц, а каждый документ состоит в среднем из 3 страниц, то получим, следующие исходные данные:

Общее количество страниц: 8800.

Общее количество документов: 2933.

Предполагаемое количество пользователей системы: 5 человека (бухгалтер, директор и 3 специалиста).

Стоимость создания такого бухгалтерского электронного архива, включая анализ, поставку и установку ПО, обучение составит 70 000 руб.

Сканирование документов и их ввод в систему, с проведением работ на территории Заказчика, составит 71000 руб.

Общая сумма составит 141 000 руб.

Срок проведения работ не более одного месяца.

2. Электронный архив проектно-сметной документации

Предположим в организации есть бумажный архив проектных и сметных документов на 100 проектов каждый из которых состоит в среднем из 10 томов/разделов.

Каждый том состоит из примерно 10 страниц формата А4 и 10 страниц от А3 до А0 форматов.

Итого мы получим 20 000 разноформатных страниц.

Предполагаемое количество пользователей системы: 20 человек.

Стоимость создания такого электронного архива проектно-сметных документов, включая анализ, поставку, установку ПО и обучение составит 299 000 руб.

Сканирование документов на территории Заказчика и их ввод в систему с описанием на уровне тома/раздела составит примерно 680 000 руб.

Общая сумма составит 979 000 руб.

Срок проведения работ 3 месяца.

Закажите эту услугу со скидкой!

Для детального обсуждения условий сотрудничества, получения консультации и оформления заказа на любую из наших услуг:

  • позвоните по номеру +7 (495) 646-26-77
  • вышлите на e-mail: inf@redocs.ru

Почему стоит доверить создание электронного архива документов нам

1. КОНКУРЕНТОСПОСОБНЫЕ ЦЕНЫ

Редокс ведет открытую ценовую политику. Вы можете узнать все наши цены на сайте и они не будут зависеть от платежеспособности клиента.
Мы поддерживать свои цены минимальными, настолько, насколько это возможно. Для этого мы стараемся сокращать свои непроизводственные расходы: не тратим лишние средства на рекламу, менеджеров по продажам, выставки, конференции и красивые буклеты.

Мы видим свою задачу в том, чтобы клиент быстро получал отдачу от наших решений. А это возможно только в том случае, если затраты наших клиентов будут экономически обоснованы.

Наличие собственного центра обработки данных в Нижнем Новгороде позволяет также предложить очень хорошие условия для проектов, которые можно выполнять на нашей территории.

2. ОПЫТ

Мы давно на рынке и имеем реально большой опыт.Устоявшийся коллектив специалистов со средним опытом работы в индустрии 5-8 лет.Сотни выполненных проектов, миллионы отсканированных листов, существенный парк профессионального оборудования, собственные программные разработки и уникальные технологии.

3. НАДЕЖНОСТЬ

Наша компания дорожит своей репутацией и гордится отсутствием нареканий к нашей работе. Мы не поступаемся качеством ради сиюминутной выгоды и не берем проекты, которые не сможем сделать.

4. СОБСТВЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Имея собственные программные разработки и готовые решения мы готовы гибко подойти к любой проблеме и реализовать даже нетривиальные задачи.

Дополнительные возможности

Доработка под нужды заказчика. Чем больше в организации документов и процессов с ними связанных, тем больше возникает требований к дополнительным функциям электронного архива документов и интеграционным возможностям.

Мы можем довольно легко подстроить систему под нужды заказчика и в этом видим одно из основных наших преимуществ. Это значительно отличает нас от конкурентов.

Внедрение. Важно не только создать электронный архив документов и научить им пользоваться, но и выстроить процесс работы с системой каждого сотрудника. Мы можем разработать технологию работы с системой, изложить её в виде технологических инструкции для каждого подразделения и провести внедрение.

Доверив внедрение нам вы получите гарантию, того, что все процессы будут выстроены оптимально и не будет структурных ошибок, устранить которые будет труднее по мере наполнения системы.

Сопровождение. Мы никогда не бросаем наших заказчиков, а продолжаем помогать и отвечать на вопросы. Мы всегда готовы оказать техническую поддержку.

Консалтинг. Если у вас возникают вопросы по созданию электронного архива, или у вас стоит нетривиальная задача, связанная с обработкой документов или вводом данных, просто наберите наш номер и мы поможем всем, чем сможем.

Программное обеспечение для создания электронных архивов

При создании электронных архивов документов мы можем использовать практически любое представленное на рынке специализированное ПО.

Для большинства проектов мы применяем собственные разработки:

Систему электронного архива документов E-Arch

Облачную систему управления документами Nextdoc

Система E-Arch уже более 9 лет на рынке. Это наше отечественное зарегистрированное программное обеспечение, в которое мы вложили весь наш опыт и все наши наработки. Его универсальность и гибкость позволяют нам реализовывать на его базе практически любой тип электронного архива.

Построено оно по классической клиент-серверной архитектуре.

Более подробно о E-arch вы можете узнать на сайте www.e-arch.ru

Облачная система управления документами Nextdoc – наша новая разработка. Nextdoc – является платформой, на базе которой можно решать большой круг задач, в том числе задачу создания облачного электронного архива документов.

Более подробно о NextDoc вы можете узнать на сайте www.nextdoc.ru

Типовые этапы создания электронного архива

Ниже указаны возможные этапы комплексного подхода.

Вы можете заказать все работы в комплексе, а можете заказать лишь необходимые вам услуги, выполнив остальные самостоятельно.

1. АНАЛИЗ БУМАЖНОГО АРХИВА

Включает анализ текущего положения дел и определение требований к вашему будущему электронному архиву.
В результате анализа вы получите документ, содержащий характеристики вашего текущего бумажного архива, структуру будущего электронного архива, стоимость и сроки выполнения работ.

Внимание. Анализ бесплатен для компаний находящихся в Москве и ближнем Подмосковье.

2. ПОДБОР ВАРИАНТОВ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ОБОРУДОВАНИЯ.

Все организации разные, процессы внутри организации и задачи тоже разные. Поэтому мы подбираем и предлагаем различные варианта как оборудования, так и программного обеспечения для построения электронного архива. Это позволит вам получить решение, которые будет оптимальным не только сейчас, но и останется таким на года.

3. ПОСТАВКА И НАСТРОЙКА ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ.

На этом этапе, мы поможем вам с поставкой как системного, так и специализированного программного обеспечения для создания электронного архива документов.

4. ПЕРЕВОД ДОКУМЕНТОВ ЭЛЕКТРОННЫЙ ВИД (СКАНИРОВАНИЕ) И ВВОД ИХ В ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ.

На этом этапе мы можем провести сканирование всех ваших документов или только часть докуцментов и ввести их в систему. Мы можем это выполнить приехав к вам со своим оборудованием или забрав ваши документы в наш специализированный центр обработки информации. Конфиденциальность ваших данных мы полностью гарантируем.

Ссылка на основную публикацию