Образец заполнения командировочного удостоверения

Содержание

Командировочное удостоверение. Бланк и образец заполнения формы Т-10

Сотрудник, направляемый в командировку, обязательно должен быть снабжен основным командировочным документом — командировочным удостоверением. Оно подтверждает тот факт, что работник организации был направлен в служебную поездку, а также свидетельствует о прибытии к месту назначения, и после выполнения возложенных функций, своевременном отбытии обратно.

Этот документ заполняется по стандартной унифицированной форме Т-10 и является необходимым документом для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки. На их основании бухгалтер предприятия может списать командировочные затраты, в том числе суточные и за счет них уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.

Внимание! С 2015 года оформление служебного командировочного удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014), но по-прежнему рекомендовано к применению.

Кто оформляет командировочное удостоверение

Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.

Порядок оформления Т-10

Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.

Часть 1

Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать код ОКПО (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.

Часть 2

Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).

Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

Часть 3

Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.

В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).

Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.

Действия сотрудника после командировки

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения

Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.

Как заполнить командировочное удостоверение, образец 2017 года

С 2015 года использование командировочных удостоверений формально больше не требуется. Тогда встает вопрос, имеет ли смысл использовать эту форму дальше или целесообразнее будет использовать какие-либо другие документы, чтобы правильно оформить выбытие и прибытие сотрудника. Поэтому следует разобраться в этой проблеме, во избежание возможных претензий со стороны налоговиков.

Командировка и командировочные расходы

Командировкой считается рабочая поездка сотрудника, оформленная приказом по установленной форме, в другой географический пункт. Стоит отметить, что понятие командировки относится только к тем работникам, которые большую часть времени трудятся на стационарном месте работы, а если смысл работы сводится к постоянным разъездам, это не будет считаться командировкой.

Первым и последним днями командировки считаются день отбытия и приезда транспорта (автобуса, теплохода или другого), на котором перемещается командированный сотрудник.

В процессе поездки сотрудник несет определенные расходы. Согласно Трудовому Кодексу организация должна компенсировать их ему. К ним относятся проезд, оплата проживания, суточные, сотовая связь, оплата визы и прочие.

Закон не ограничивает размер суточных, но малый бизнес обычно обходится суммой семьсот рублей, так как все что выше этой суммы облагается НДФЛ. Если этот лимит превышен, то расчет налога ведется на ближайшую дату выдачи сотруднику зарплаты и перед этим должен быть учрежден авансовый отчет. Это связано с тем, что работник во время командировки мог потратить как больше выданной подотчет суммы, так и не до конца ее израсходовать.

До отмены удостоверений процедура оформления рабочей поездки выглядела так:

  1. Создавалось служебное задание (Т-10а) с основными параметрами (цель, место, даты).
  2. На его основании руководитель оформлял приказ, которым подчиненному предписывалось отправляться к месту выполнения задания.
  3. Затем выдавалось командировочное удостоверение, по которому бухгалтер выделял деньги подотчет.
  4. По возвращении работник отчитывался за деньги с помощью авансового отчета (сдается в течение 3 дней по прибытии) и подтверждающих расходы квитанций. А за проделанную работу с помощью отчета о командировке и записей о прибытии-выбытии в удостоверении.

По сути многие параметры дублируются в этих формах, что вероятно послужило причиной для их упразднения.

Как заполнить командировочное удостоверение: образец

Командировочное удостоверение представляет собой первичный документ с общей информацией о перемещениях командировочного лица, удостоверенный соответствующими должностными лицами. Начиная с 1 апреля 2004 оно заполнялось по форме Т-10. Но с 8 января 2015 правительство избавило бизнес от необходимости использовать эту форму в документообороте. Вместе с ним были отменены и служебное задание и отчет о командировках. Отныне командировочное удостоверение больше не может использоваться для подтверждения командировочных расходов.

Тем не менее, если на то есть причины, то организация может продолжать ее использовать. Это нужно прописать в соответствующем внутреннем акте предприятия. Например, в распространенном «Положении о командировках». Также организация может изменять реквизиты в этой форме в случае необходимости.

Выдачей данного документа командированному могут заниматься разные сотрудники (кадровик, бухгалтер, секретарь, менеджер и другие). Руководителю имеет смысл назначить приказом ответственного за выдачу удостоверения. Лучше, если это будет сотрудник, заинтересованный в получении данных из удостоверения. Например, кадровик, который ведет учет рабочего времени.

Заполненная форма выглядит следующим образом:

В первой части отражаются следующие подробности:

  • название и некоторые реквизиты организации
  • город и организация, куда направляется работник
  • ФИО командировочного, серия и номер паспорта, должность, подразделение, где он трудится и цель его поездки
  • с какого числа начинается и заканчивается командировка, а также ее общая продолжительность
  • ОКПО – это номер, присваиваемый организации Росстатом
  • ОКУД – код данной формы в классификаторе бухгалтерской документации
  • номер документа это номер записи в журнале и дата этой записи
  • табельный номер – этот уникальный номер выделяется каждому работнику и после его увольнения нигде больше не используется

Возможны случаи, когда служащего отправляют сразу в несколько мест, но в шапке формы предусмотрена строка только для одного пункта назначения. В такой ситуации нужно самостоятельно добавить необходимое количество строк в форме для каждой организации. Это можно было делать еще до отмены командировочных удостоверений, ведь согласно ФЗ о бухучете и письмам Роструда изменять первичку по необходимости является правом фирмы.

Во второй части (на оборотной стороне) формы ставятся отметки с датами о выбытии-прибытии работника с соответствующими подписями отправляющей и принимающей сторон.

Документ может также заверяться печатью (если она используется).

В случае если будут допущены ошибки в командировочном удостоверении, это будет внутренним делом организации. Контролирующие органы больше не вправе спрашивать этот документ.

Как оформить командировку без применения командировочного удостоверения

В текущий момент для оформления командировки достаточно только приказа руководителя (Т-9) и авансового отчета по прибытии (форма N АО-1).

В случае, если организация решила больше не пользоваться упраздненными формами, то нужно зафиксировать отказ от командировочных удостоверений. Из локального акта, каким может быть «Положение о командировках», следует убрать все упоминания об этих формах. И соответственно прописать, что теперь для всех этих целей используется приказ о направлении служащего в командировку. Но так как в приказе нет строки о цели поездки, то организацией следует самостоятельно разработать и утвердить модифицированную форму Т-9, где будет предусмотрена эта особенность (для большинства первичных документов это допустимо).

Также в локальном акте нужно зафиксировать размер суточных, порядок признания и возмещения расходов. В том числе и как должна подтверждаться поездка работника на своей машине.

Информация о выбытии сотрудника в рабочую поездку ранее упоминалась в специальном журнале, где была особая графа для номера удостоверения. Теперь там можно ставить прочерк или не заполнять вовсе.

Как подтверждать расходы в 2017 году

Служебную поездку нужно подтверждать проездными билетами (например, авиабилеты, билеты на поезд и прочие) к пункту назначения и обратно. Если работник их потерял, то следует обратиться в транспортную компанию для получения копии. Также нужны все чеки и квитанции на гостиницу, съем квартиры, оплату связи и остальные расходы.

В случае когда служащий отправился в командировку на своем авто, то по приезду обратно ему нужно подать служебную записку с датами прибытия-выбытия и подтверждающие документы (кассовые чеки на ГСМ, парковочная квитанция, путевой лист и прочее).

Обоснование расходов для целей налогообложения

В настоящее время нужны только соответствующие квитанции и авансовый отчет для подтверждения расходов. Если нет квитанций, то придется на эти суммы начислить НДФЛ. Что касается командировочных удостоверений, то суды и раньше признавали, что они не нужны, так как нет такого требования в Налоговом Кодексе.

По страховым взносам ситуация аналогичная. Если есть все чеки, то они не начисляются. До 2015 удостоверение требовалось прилагать к авансовому отчету и могли возникнуть сложности, если его нет.

При расчете базы по налогу на прибыль командировочные признаются расходами, связанными с производством и реализацией. Эти расходы принимаются к учету на дату принятия авансового отчета. До 2015 года удостоверения были нужны для включения командировочных в состав расходов.

Все расходы на поездку должны быть обоснованы экономически. Для этого достаточно, чтобы цель поездки, указанная в приказе, была направлена на получение дохода. Налоговики до 2015 года сами признавали, что в этом плане приказ и командировочное удостоверение по сути дублируют друг друга.

Таким образом, закон однозначно позволяет обойтись без командировочных удостоверений. И это серьезно упрощает документооборот, особенно для малого бизнеса. Но для более крупных предприятий может быть полезным сохранить эту форму для более полного контроля над перемещениями персонала.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Унифицированная форма № Т-10 – бланк и образец

Унифицированная форма Т-10 может использоваться организациями в случае направления своих сотрудников в командировку. Как оформить удостоверение на командировку и правильно заполнить этот бланк, вы узнаете из нашей статьи.

Правила оформления сотрудника в командировку: формы Т-10 и Т-10а

С 2015 года применение командировочных удостоверений и служебных заданий не является обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Достаточными будут действия по оформлению распоряжения (приказа) руководителя о направлении в служебную поездку и предоставлению работником авансового отчета о командировке, которым будут подтверждены даты фактического пребывания в ней.

Однако организация вправе оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, если считает это нужным.

Рассмотрим алгоритм действий по оформлению полного пакета документов на командировку на примере. Менеджера отдела закупок ООО «Виват» Сафонова К. Е. (компания находится в Тамбове) требуется отправить в командировку в Курск в ООО «Яров» для обсуждения сделки по закупке необходимых для производства материалов. На месте он должен познакомиться с поставщиком, оценить его возможности и мощности, чтобы в дальнейшем была обеспечена бесперебойная поставка нужного сырья. Задание на командировку также оформляют в виде документа — для этого можно воспользоваться унифицированной формой Т-10а.

Оформлением командировки обычно занимается кадровая служба (или сотрудник, отвечающий за кадровые вопросы). Делает она это на основании приказа о направлении в командировку. В качестве бланка удостоверения на командировку используется форма Т-10. Кадровик заполняет лицевую сторону формы, где указывает Ф. И. О. командируемого, его должность, место командировки и документ-основание (приказ) для оформления командировочного удостоверения.

Оформленное удостоверение на командировку нужно передать менеджеру Сафонову К. Е. и сделать на оборотной стороне бланка отметку о дате его выбытия из компании ООО «Виват». Отметка о выбытии заверяется штампом (печатью).

Что касается оборотной стороны бланка, то она будет заполняться уже в ходе командировки. По прибытии в ООО «Яров» нужно будет сделать отметку: принимающая сторона укажет дату прибытия и поставит штамп (печать). По окончании командировки на оборотной стороне формы там же сделают еще одну отметку, где приведут дату убытия из ООО «Яров», и эта отметка также будет заверена штампом (печатью).

Если в удостоверении на командировку у сотрудника стоит задача посетить несколько организаций, то отметка о прибытии и выбытии делается в каждой из них.

По возвращении из командировки менеджер Сафонов К. Е. сдаст в бухгалтерскую службу удостоверение на командировку, заполненный бланк служебного задания с отметкой руководителя подразделения о его выполнении и авансовый отчет со всеми документами, подтверждающими произведенные им расходы.

Само командировочное удостоверение подтверждением расходов не будет. Подробнее об этом читайте в материале «Расходы на проезд в командировку нельзя подтвердить командировочным удостоверением».

Где скачать бланк удостоверения на командировку

Бланк удостоверения на командировку имеет унифицированную форму Т-10, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации» от 05.01.2004 № 1. Скачать этот бланк можно на нашем ресурсе.

Поскольку форма командировочного удостоверения не является обязательной к применению, ее на усмотрение организации можно дополнять теми реквизитами, которые она сочтет нужными для этого документа.

О том, могут ли иметь место такие расходы, как суточные, при однодневных командировках, читайте в статье «При однодневных командировках не выплачивайте суточные» .

Также на нашем сайте можно скачать образец заполнения формы Т-10 и использовать его в качестве шаблона для оформления собственных документов.

Итоги

С 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным атрибутом служебной поездки. Но многие работодатели предпочитают его оформлять, продолжая использовать для этого унифицированную форму Т-10.

Бланк командировочного удостоверения. Образец 2019 года

Работник, который находится в командировке, должен иметь при себе официальный документ, подтверждающий тот факт, что человек совершает рабочую поездку. Именно таким документом и является командировочное удостоверение.

Скачать:

Что это такое

Главное назначение данного документа заключается в подтверждении того, что сотрудник действительно прибыл в указанное место, а после выполнения необходимых действий, вовремя выехал обратно.

Стоит отметить, раньше командировочное удостоверение считалось обязательным документом. Но в 2015 году это правило было отменено. В 2019 году правила остались неизменными, а это значит, оформление данного документа не является обязательной процедурой. Однако многие юристы все-таки рекомендуют оформлять командировочный документ по своей инициативе. Благодаря этому компания получает определенные преимущества. Например, компании будет намного проще доказать в ФНС свои расходы. Чтобы использовать данное удостоверение, в учетной политики компании должно быть закреплено соответствующее положение.

Для оформления данного документа необходимо заполнить унифицированную форму № Т-10. Бланк заполняется в одном экземпляре. После того, как отдел кадров получает приказ о направлении сотрудника в командировку, его работники приступают к оформлению формы Т-10. Здесь указываются подробные характеристики поездки, проставляются подписи и печать.

Какие документы оформляются командированному работнику?

  1. Приказ о командировке. Здесь указываются цель и место поездки. Ознакомившись с приказом, командированный должен письменно подтвердить свое согласие на поездку. Если он против такой командировки, пишется отказ.
  2. Если для поездки в командировку будет использоваться личное или служебное транспортное средство, понадобится оформить путевой лист.
  3. Авансовый отчет, в котором будут фиксироваться все служебные расходы.
  4. Выдаются денежные средства.

Кроме этого, выполняются определенные действия, направленные на учет командированных работников. Для этого информация о поездке вносится:

  • в табель учета рабочего времени;
  • в журнал учета работников.

(Видео: “Командировка – как оформить: Приказ, Служебное задание и Командировочное удостоверение”)

Для чего требовалось командировочное

Когда фирма посылает сотрудника в другой город, или даже страну, ее руководители желают быть уверенными, что в этой поездке сотрудник выполнит обязательства, возложенные на него. Именно поэтому работник обязан был получить на руки командировочное удостоверение. При выезде в нем ставилась соответствующая отметка. По прибытии на место этот документ предъявлялся, чтобы получить печать и подпись. Именно это и становилось основным доказательством того, что сотрудник компании выехал из родного города, и прибыл в пункт назначения.

Также не исключена вероятность того, что правоохранителей заинтересует цель, с которой иногородний гражданин временно проживает не по адресу своей регистрации. Достаточно предъявить документ, подтверждающий факт командировочной поездки, все вопросы будут сняты.

Подтверждение и возмещение расходов

При помощи командировочного удостоверения сотрудник имел возможность доказать, что его затраты были совершены исключительно в служебных целях. Естественно, компания их должна была компенсировать. Однако сегодня, когда удостоверение можно не оформлять, многие задаются вопросом, как доказать командировочные затраты?

Ответ прост − проездные билеты, чеки, квитанции и другие официальные документы, подтверждающие расходы. Если командировочная поездка осуществляется на машине, здесь используется служебная записка. Этот документ заполняется в свободной форме. Здесь отмечаются даты поездок и переездов, гостиницы и другие организации, которые посещал командированный, количество и стоимость использованного топлива, дополнительные расходы, которые работодатель обязан покрыть.

Как заполняется командировочное удостоверение в 2019 году

Титульный лист двустороннего бланка Т-10 предназначен для указания информации о компании, работнике и поездке. Оборотная сторона предназначена для проставления отметок − печатей и подписей теми копаниями, которые должен посетить командированный сотрудник. Условно этот документ можно разделить на несколько частей:

  1. На лицевой стороне необходимо написать полное наименование организации, которая выписывает документ своему сотруднику. Здесь обязательно нужно указать правовой статус компании, например, ЗАО, ООО, ИП и др.
  2. Вторая часть посвящена персональным данным работника. Сюда нужно внести не только его ФИО, но и паспортные данные, должность, название подразделения или отдела, табельный номер, место прибытия, цель, период командировки. Все эти данные можно взять из приказа.
  3. Третьей частью считается оборотная сторона. Сюда вносятся данные не только о компаниях, но и о городах, в которых пришлось побывать сотруднику за время рабочей поездки. Чтобы в документе проставлялись соответствующие отметки, работник должен предъявлять его во всех организациях, которые он посещает по служебной необходимости. Здесь заполняются графы: «Прибыл в» и «Выбыл из» уполномоченными сотрудниками. В бланке содержится множество таких пунктов, ведь командированному часто приходится за одну поездку посещать с деловым визитом несколько организаций.

По возвращению работник обязан представить заполненный командировочный документ в отдел кадров. Ответственный сотрудник вносит сюда данные о прибытии. После этого удостоверение передается в бухгалтерию, которая и осуществляет расчет потраченных средств. Если наличных было потрачено больше, чем сотрудник получил перед поездкой, недостача ему компенсируется. Если у командированного остались излишки, он сдает их в кассу.

Содержание:

  • название самого документа;
  • название компании, которая отправляет сотрудника в командировку;
  • дата оформления удостоверения;
  • данные командированного сотрудника;
  • цель осуществления служебной поездки;
  • планируемая продолжительность данной поездки;
  • должность и ФИО лиц, которые занимались оформлением документа;
  • печати организации и подписи ответственных лиц.

Командировочное удостоверение: бланк, образец заполнения

Мало кто из нас не ездил в командировку. Все начинается с оформления командировочного удостоверения, которое во время поездки, а особенно на другом предприятии, является нашим основным документом после паспорта.

О том, как это правильно делается, и пойдет речь в этой статье.

Что такое командировочное удостоверение?

Командировочное удостоверение является документальным подтверждением того, что сотрудник данной организации находится в командировке. Оно отражает всю информацию, касающуюся служебной поездки. С его помощью можно узнать, сколько времени пробыл в командировке сотрудник и какую сумму денег он получил на командировочные расходы.

Если сотрудник в течение одной командировки посетил несколько мест, то в удостоверении необходимо сделать соответствующие отметки о прибытии и убытии из каждого пункта. Они необходимы для того, чтобы в бухгалтерии смогли посчитать реальное время пребывания работника в дороге и в командировке на предприятиях.

Командировочное удостоверение оформляется на специальном бланке №Т10. Его наличие при командировке обязательно, также как и приказ формы №Т9. Достаточно часто работнику выдается приложение к удостоверению формы №Т10а, включающее служебное задание. После приезда сотрудника из командировки он должен отчитаться по затраченным финансовым средствам, для чего требуется оформить авансовый отчет по форме АО1.

Кем и кому выписывается документ для командировки?

Выписать данный документ может любое подразделение организации, где непосредственно работает командируемый сотрудник, но в случае наличия службы персонала наилучшим вариантом будет, если именно она оформит это удостоверение. Основным условием является подпись руководителя предприятия, а также его печать.

По возвращению из командировки работник организации сдает служащему бухгалтерии командировочное удостоверение, прикрепляя к нему все финансовые отчеты, в том числе транспортные, и после этого будет произведен расчет расходов. Суточные расходы в каждой организации разные, но не могут быть ниже установленного уровня.

Здесь вы можете посмотреть образец приказа о дисциплинарном взыскании за опоздание или другие проступки.

Как заполняется и для чего нужен образец договора субаренды нежилого помещения — читайте в этой статье.

Структура документа

Командировочное удостоверение содержит в себе следующую информацию:

  • название предприятия в соответствии с учредительными документами;
  • дата заполнения документа и его номер;
  • данные сотрудника, направляемого на другое предприятие, а именно, ФИО, табельный номер, занимаемая им должность, а также служба или подразделение;
  • местонахождение предприятия, которое следует посетить;
  • цель поездки, которая переносится из служебного задания;
  • продолжительность командировки в днях;
  • данные документа, удостоверяющего личность сотрудника, направляемого в командировку;
  • подпись директора предприятия.

На оборотной стороне бланка формы №Т10 имеются данные, касающиеся всей информации о прибытии и убытии из мест командировки с соответствующими датами. Также здесь указывается название предприятия, на которое был командирован работник, и его адрес.

В каждом из этих мест необходимо заверить все данные у главного бухгалтера или уполномоченного лица, в том числе начальника отдела кадров и поставить печать организации. Если эти требования не соблюсти, то по приезду обратно на свое постоянное место работы может возникнуть немало вопросов, а вашу командировку могут просто не принять.

Правила заполнения удостоверения командируемого сотрудника

  1. Первым делом заполняется вся информация, касающаяся служащего предприятия. Кроме ФИО, которое следует указать полностью, проставляется табельный номер и занимаемая должность в соответствии с приказом.
  2. При записи паспортных данных необходимо их тщательно перепроверить. Даже при незначительной ошибке у вас могут возникнуть трудности при оформлении документов в месте командировки.
  3. При заполнении информации, касающейся продолжительности поездки, необходимо прописью поставить число календарных дней, не беря в расчет время, которое пребывает сотрудник в дороге.
  4. Затем необходимо указать две даты, а именно с какого числа и по какое работник находится в командировке.
  5. После этого в документ заносятся паспортные данные отправляемого в поездку сотрудника.

Когда документ будет полностью заполнен, на нем ставится печать руководителя предприятия и выдается направляемому в другую организацию работнику. Заполнение данного документа возможно как от руки, так и с помощью компьютерной техники.

В случае совершения ошибки при заполнении формы №Т10, необходимо произвести зачеркивание неверной информации и указание над ней корректных данных. В местах каждого исправления должна стоять подпись уполномоченного лица.

Подпись отправляемого служащего на документе говорит о его ознакомлении с приказом. Некоторые категории сотрудников могут быть отправлены в командировку только с их письменного согласия, к ним относятся:

  • женщины с детьми, возраст которых не достиг 3 лет;
  • лица, имеющие детей инвалидов;
  • отцы, которые воспитывают своих детей в одиночку;
  • лица, воспитывающие детей в возрасте до 5 лет в одиночку;
  • опекуны несовершеннолетних детей;
  • лица, которые в данное время осуществляют уход за больным членом семьи согласно медицинским показаниям.

Для того чтобы отправить одного из таких сотрудников, необходимо в поле «Основание» сделать сноску на заявление о согласии с командировкой, оформленное в письменной форме.

Основные ошибки, допускаемые при оформлении удостоверения

Очень важно правильно, без ошибок оформить данный документ. Лучше будет несколько раз перепроверить все данные, особенно паспортные и сроки поездки. Если вы допустили ошибку при написании фамилии, то возможны проблемы при заселении с сотрудниками гостиницы, которые вправе отказать в размещении. Также и сроки вашей командировки должны совпадать с указанными данными на бланке.

Все отметки должны быть сделаны в соответствующие интервалы времени. Но если случилось так, что сроки были смещены, вам потребуется иметь документы, подтверждающие наличие причины.

Если вы забудете отметиться в отделе кадров любой из организаций, то рискуете тем, что ваш отчет не примут на вашем месте работы, а деньги, потраченные на командировку, придется вернуть с зарплаты. Вот почему следует тщательно подходить к оформлению командировочного удостоверения и порой перепроверять все данные, указанные в нем.

Материал о документальном оформлении командировки сотрудника

На видео — все правила и нормы составления документов, необходимых при командировании:

Как заполнить командировочное удостоверение — образец

Когда человек устраивается на работу в организацию, велика вероятность того, что его будут отправлять в служебные поездки. Факт пребывания сотрудника в деловой поездке подтверждает командировочное удостоверение.

В командировочном удостоверении содержится информация, которая касается трудовой поездки, а именно:

  1. куда направляется сотрудник;
  2. длительность поездки;
  3. цель командировки;
  4. сумма, которою получит работник за командировку.

Бывают случаи, когда работник во время командировки посещает несколько мест.

Как тогда заполняется бланк?

В этом случае в удостоверении делается несколько отметок о дате прибытия и отбытия из каждого пункта.

Благодаря этому бухгалтеру будет намного легче подсчитать реальное время длительности поездки.

Кем и кому выписывается документ для командировки?

Согласно законам удостоверение должно оформляться только в одном экземпляре на специальном бланке, известном как № Т-10. Это удостоверение выдается работнику, который отправляется в служебную поездку.

Выписываться удостоверение может:

  1. сотрудниками подразделения организации, в которой работает работник;
  2. сотрудниками кадровой службы фирмы.

На командировочном удостоверении должна быть:

  1. личная подпись руководителя организации;
  2. печать предприятия.

На предприятиях, где сотрудник будет пребывать в деловой поездке, в командировочном удостоверении делаются соответствующие отметки, которые подтверждают факт его прибытия и выполнения поставленных задач.

После возвращения работника с деловой поездки, он обязан предоставить в отдел бухгалтерии:

  1. командировочное удостоверение;
  2. отчеты о финансовых расходах во время служебной поездки.

Образец заполненного командировочного удостоверения

Современный образец удостоверения (№ Т-10) чиновники утвердили 5.01.2004 года.

Кадровик обязан также быть хорошо ознакомлен с образцом формы № Т-10 прежде чем начинать заполнять его.

Скачать бланк формы № Т-10, пример заполнения и журнал учета командировочных в формате Word вы можете ниже.

Форма № Т-10 содержит следующие поля:

  1. в правом верхнем углу указана дата утверждения бланка;
  2. код формы по ОКУД;
  3. дальше посередине бланка указывается наименование предприятия, направляющего работника в командировку;
  4. в бланке дальше вписывается номер удостоверения и дату оформления;
  5. следующим этапом заполнения является внесения личных данных командируемого сотрудника:
  • полное ФИО;
  • его табельный номер;
  • название подразделения, в котором он трудится;
  • занимая должность.
  1. в следующей строке бланка записывается цель и длительность командировки;
  2. в последней строке указывается фамилия директора организации и ставится его подпись;
  3. на обратной стороне формы удостоверения содержится подробная информация о выбытии и прибытии командированного сотрудника.

Во время оформления бланка очень часто допускаются ошибки, поэтому кадровик должен знать, как их исправлять.

Что содержит командировочное удостоверение?

Как известно, все юридические документы имеют определенную структуру. Это также касается командировочного удостоверения.

Данный документ должен содержать следующие сведения:

  1. название организации, которая отправляет в командировку работника;
  2. дату, когда заполняется удостоверение;
  3. номер регистрации этого документа;
  4. информация о работнике:
  • его ФИО;
  • занимаемая должность;
  • личный табельный номер.
  1. местонахождение организации, куда планируется деловая поездка;
  2. служебные задания работника во время командировки;
  3. длительность служебной поездки;
  4. информация из документов, подтверждающих личность работника;
  5. личная подпись руководителя организации, сотрудника которой направляют в командировку.

На обратной стороне такого удостоверения указываются сведения о:

  1. прибытии, а также убытии из мест трудовой поездки;
  2. месте нахождения предприятия, куда планируется командировка.

Во всех местах служебной поездки сотрудник обязан поставить:

  1. отметку на удостоверении у главного бухгалтера организации и руководителя отдела кадров;
  2. на обратной стороне командировочного удостоверения печать фирмы.

Тот факт, что командировочное удостоверение имеет специальную структуру, означает, что сотрудник, заполняющий этот документ, обязан знать порядок заполнения бланка по форме № Т-10.

Каков порядок заполнения формы № Т-10?

Сотрудник, который оформляет командировочное удостоверение, обязан придерживаться следующего порядка его заполнения:

  1. В первую очередь указать информацию о командируемом сотруднике:
  • полное ФИО;
  • табельный номер;
  • должность, которою он занимает.
  1. Перепроверить правильность написания паспортных данных. Если будут допущены даже незначительные ошибки, это может осложнить оформление в месте командировки.
  2. Указывать число командировочных дней прописью. Стоит отметить, что время, которое будет потрачено сотрудником на дорогу к месту командировки, не берется в расчет продолжительности поездки.
  3. В удостоверении должен быть указан день:
  • начала командировки;
  • завершения поездки.
  1. В последнюю очередь заполняются паспортные данные командируемого сотрудника.

Когда процесс заполнения удостоверения будет завершен, на нем ставится печать директора предприятия, на котором трудится командируемый сотрудник.

Заполнить бланк № Т-10 разрешается:

  1. от руки;
  2. используя компьютерную технику.

Если при заполнении удостоверения были допущены ошибки:

  1. неправильную информацию зачеркнуть;
  2. указать сверху верные сведения;
  3. в местах исправления поставить личную подпись кадровика.

Основные ошибки, допускаемые при оформлении удостоверения

Бланк по форме № Т-10, как и любой другой документ, должен быть оформлен без ошибок.

После заполнения этого документа уполномоченное лицо обязано тщательно перепроверить:

  1. ФИО и паспортные данные командируемого сотрудника;
  2. сроки служебной поездки.

Если в удостоверении при заполнении вышеперечисленных данных будут допущены ошибки, у командируемого сотрудника могут возникнуть проблемы с заселением в гостиницу и выполнением заданий на предприятии, куда он был направлен.

Однако нередки случаи, когда сроки поездки смещаются. Как быть в этом случае? Неужели переписывать удостоверение?

Командируемому работнику достаточно будет предоставить документы, объясняющие причину смещения сроков деловой поездки.

На месте командировки сотрудник обязан отметиться в отделе кадров.

Если он не сделает этого, то:

  1. может получить отказ о приеме отчета о проделанной работе во время командировки;
  2. от него потребуют компенсировать своему работодателю все расходы, связанные с деловой поездкой.

Избежать вышеперечисленных последствий удастся только, если выполнять все правила оформления бланков по форме № Т-10.

Материал о документальном оформлении командировки сотрудника

В Интернете вы найдете много полезных материалов, в которых содержится информация о правилах заполнения бланка удостоверения.

Немало важней информации на эту тему удастся почерпнуть из видеороликов, которые создаются сотрудниками различных учебных центров.

Проанализировав множество подобных материалов, сделаем вывод, что из них кадровики узнают о том:

  1. как правильно нужно заполнять командировочное удостоверение;
  2. как заполняется бланк, когда сотрудник должен посетить во время командировки несколько предприятий;
  3. как рассчитывать длительность служебной поездки;
  4. как оплачивается трудовая поездка;
  5. кого можно отправлять в командировку;
  6. какие категории населения имеют право отказаться от служебной поездки по личным обстоятельствам;
  7. как исправить ошибки, допущенные во время заполнения формы № Т-10;
  8. что сделать работнику в местах командировки, чтобы получить оплату за выполненные задания во время служебной поездки.

Как показывает практика, на некоторых предприятиях очень часто сотрудников отправляют в служебные поездки.

Неужели работник кадровой службы вручную заполняет каждое командировочное удостоверение?

Конечно, нет. Такие организации используют программы, которые помогают автоматизировать заполнение бланков.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную?

Ускоряется процесс заполнения командировочных бланков с помощью автоматизации. Для автоматизации процесса заполнения бланков используется программа КЛАСС365.

Эта утилита имеет много полезных возможностей:

  1. автоматизировать заполнение типовых бланков;
  2. печатать документы, на которых изображена подпись и печать;
  3. создавать новые бланки с логотипом и реквизитами вашего предприятия;
  4. составлять различные предложения коммерческого характера;
  5. делать рассылку документов по электронной почте;
  6. выгружать бланки в таком формате:
  • PDF;
  • CSV;
  • Excel.

Программа поможет уполномоченному лицу сэкономить драгоценное время, которое он сможет потратить на выполнение других задач.

Ссылка на основную публикацию