Образец заявления на изменение персональных данных

Содержание

Как заполнить заявление на обработку и на другие операции с персональными данными работника: образцы документов

Основы правового регулирования в сфере персональных данных заложены в профильном Федеральном законе «О персональных данных». В сфере трудовых отношений его дополняет Трудовой кодекс и ряд нормативных актов, регулирующих вопросы налоговой отчетности, взаимодействия предприятий и учреждений с фондами социально страхования, профсоюзами и другими структурами.

Основополагающий тезис у документов общий – любые манипуляции с персональными данными сотрудников работодатель может проводить только с их согласия, которой лучше выразить на бумаге.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67 . Это быстро и бесплатно !

Обратите внимание, что действующая нормативно-правовая база допускает ряд случаев, когда согласие работника на обработку его персональных данных не нужно, а также позволяет урегулировать значительную часть нюансов работы с личной информацией сотрудников с помощью коллективного договора и внутренней документации предприятия. Но полностью исключить личные обращения о согласии и прочем, зачастую, не удается.

Выделим четыре вида заявлений, касающихся работы с личной информацией:

  1. На обработку – пишется при приеме на работу или соискателем для участия в формировании кадрового резерва.
  2. На внесение изменений – в случае изменений в предоставленной ранее информации.
  3. На передачу информации сторонним структурам – потребуется в случаях, когда запрос на информацию о сотруднике поступил из учреждений, не имеющих полномочий на их автоматическое получение, например, запрос банка по поводу выдачи кредита.
  4. Об отзыве согласия на обработку – используется достаточно редко, но формально работник имеет право отозвать свое согласие в любой момент. Условия отзыва зачастую оговариваются в форме первого из упомянутых заявлений.

Подробнее о положении о защите персональных данных работника узнайте в этом материале.

Как показывает практика, предприятия не часто сталкиваются с отзывом разрешения на обработку, а разрешение на передачу информации третьим лицам, если таковая потребность возникает регулярно, часто вносится в текст первичного согласия на обработку. Поэтому остановимся самых распространенных видах заявлений: на согласие и на внесение изменений

Форма заявления на обработку должна содержать:

  • «шапка»;
  • информация о субъекте;
  • законодательное основание;
  • информацию о получателе разрешения;
  • цель обработки;
  • перечень обрабатываемых данных;
  • указание действий и способ обработки;
  • срок действия согласия;
  • способ отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
  • подпись субъекта и дата.

Форма заявления на внесение изменений несколько проще, и отражает конкретные перемены:

  • «шапка»;
  • информация об изменениях в персональных данных;
  • приложения;
  • подпись, дата.

Закон «О персональных данных» не регламентирует точные сроки, в которые работник должен уведомить работодателя о переменах в личной информации.

Разумно установить соответствующий срок внутренним документом или закрепить в коллективном договоре.

Пошаговая инструкция

  1. «Шапка» – в правом верхнем углу указывается должность и ФИО руководителя или уполномоченного должностного лица (генеральному директору Иванову ИИ), и ФИО и должность работника или контактные данные соискателя (менеджера Петрова). Чуть ниже по центру: «Заявление о согласии на обработку персональных данных».
  2. Информация о субъекте – кроме ФИО обязательно указывается адрес, номер и серия паспорта, дата его получения и орган выдавший документ.

Например: «Я, Петров Петр Петрович (обязательно полностью), проживающий по адресу…».

  • Законодательное основание – согласно ст.9 Федерального закона «О персональных данных» даю разрешение на обработку моих персональных данных.
  • Информация о получателе разрешения – ООО «Василек», г. Москва, ул. Красная Пресня, д. 78, в лице генерального директора Иванова И.И, действующего на основании устава.
  • Цель обработки персональных данных – оформление трудовых отношений, начисление заработной платы, обеспечения социальной защиты и другие, предусмотренные Трудовым кодексом.
  • Перечень персональных данных – ФИО, паспортные данные, номер свидетельства государственного пенсионного страхования, дата рождения, информация об образовании и другие конкретные категории данных, необходимых работодателю.
  • Перечень действий с данными и способ обработки – сбор, систематизация, хранение, обезличивание, передача третьим лицам (если таковая необходима и работник согласен). Способ – автоматизированный или неавтоматизированный.
  • Срок действия – с момента заключения трудового договора, согласно законодательству РФ. Если хотите указать более конкретные сроки, учтите, что и после увольнения сотрудника его личное дело подлежит хранению и последующей передаче в архив.
  • Способ отзыва, если иное не установлено федеральным законом – можно ограничиться этой цитатой из закона, можно сформулировать условия отзыва, например, по письменному заявлению работника.
  • Подпись субъекта и дата ставится внизу бланка.
    • Скачать бланк заявления на обработку персональных данных работника
    • Скачать образец о согласии работника на обработку персональных данных

    Подробнее о документах о персональных данных работников читайте тут.

    Алгоритм составления

    1. «Шапка» – в правом верхнем углу аналогично вышеприведенному примеру.
    2. Информация об изменениях в персональных данных – Прошу внести изменения, например, в связи с вступлением в брак и сменой фамилии, сменой места жительства, рождением ребенка, присвоением группы инвалидности и в прочих случаях изменения данных, которые зафиксированы в личном деле сотрудника.
    3. Приложения – перечислите копии документов, предложенных к заявлению (свидетельства о браке и паспорта на новую фамилию, страницы паспорта с новой пропиской, свидетельство о рождении ребенка и так далее).
    4. Подпись, дата.

    Заявление на изменение персональных данных будет основанием для внесения корректив в кадровую и бухгалтерскую документацию, трудовую книжку и прочие. Само обращение хранится в личном деле сотрудника вместе с копиями и прочими документами.

    Законодательная база РФ в сфере работы с информацией в последние годы значительно расширилась и распространилась на области, ранее не подпадавшие под ее требования. Заявления сотрудников – только часть комплекса документов, который необходим большинству компаний для соблюдения установленных норм. Ошибки и нарушения в данной отрасли подпадают под санкции Кодекса об административных правонарушениях.

    Полезное видео

    Из видео узнаете, когда необходимо согласие на обработку персональных данных и как его составить:

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    +7 (800) 350-22-67 Это быстро и бесплатно !

    Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

    Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

    В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

    Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

    Ситуация первая: смена фамилии

    Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

    Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

    В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

    Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

    Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

    После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ. Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

    Как оформить кадровые документы при изменении личных данных работника

    В организациях персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Как правильно оформить кадровую документацию при изменении личных данных? Это вопрос часто встает перед работниками кадровых подразделений.

    Екатерина РОЩУПКИНА, эксперт Национального союза кадровиков

    У кадровиков часто возникает вопрос: нужно ли при изменении персональных данных работника (допустим, фамилии) оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору? На сегодняшний день однозначного ответа законодательство дать не может. Однако, следуя логике действующих в данный момент законов и норм, можно придти к выводу, что в таком дополнительном соглашении нет необходимости. Да, фамилия, имя, отчество работника (как и его адрес и паспортные данные) – обязательные сведения, которые должны быть указаны в трудовом договоре, согласно нормам ст. 57 ТК РФ. Однако это не условия (обязательные или дополнительные), перечисляющиеся в трудовом договоре, на которые работник и работодатель соглашаются, а сведения. Эти сведения приводятся в трудовом договоре на основании соответствующих документов. Ведь условием трудового договора не может быть закреплено, что по пятницам фамилия у работника будет Иванов, а по понедельникам – Сидоров. Фамилия указывается в соответствии с документами работника Иванова, и, как бы сильно он не хотел быть Сидоровым, до тех пор, пока фамилия не изменится в его документах, сведения в договоре останутся прежними. В соответствии с ч. 3 ст. 57 ТК РФ, если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) обязательные или дополнительные условия, это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в его текст, а недостающие условия определяются приложением либо отдельным соглашением сторон, которые заключаются в письменной форме и являются неотъемлемой частью трудового договора. Аналогичное положение установлено статьей 72 ТК РФ, согласно которой дополнительное соглашение в письменной форме составляется при изменении условий трудового договора. О сведениях в этой статье не упоминается. Таким образом, изменившиеся личные данные просто вносятся в экземпляры трудовых договоров (старые сведения зачеркиваются, новые – дописываются, как в личной карточке работника формы № Т-2). Основанием все так же является приказ о внесении изменений в учетные документы.

    Данная позиция подтверждается решением Суда Еврейской автономной области, в котором истица в качестве одного из аргументов для восстановления на работе привела такой факт: при изменении фамилии с ней не заключили дополнительное соглашение к трудовому договору. Однако суд не принял это обстоятельство во внимание, поскольку работодателем был издан приказ о внесении изменений и все данные в учетных документах были своевременно исправлены. В публикуемом кассационном определении фрагменты, непосредственно касающиеся обсуждаемой ситуации, выделены курсивом.

    Персональные (личные) данные – любые сведения, относящиеся к определенному или определяемому посредством такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», к ним относятся фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, информация о семейном, социальном и имущественном положении, образовании, профессии, доходах и т.д.

    В жизни работников организации могут происходить различные события – заключение брака, рождение детей, смена места жительства или регистрации, получение образования или повышение квалификации и др. Происходящее в результате изменение личных сведений может существенно повлиять на карьерный рост, социальные и пенсионные отчисления, поэтому обо всех подобных случаях сотрудники должны сообщать в кадровую службу своевременно. Чаще всего меняются:

    • фамилия (при изменении актов гражданского состояния – заключении или расторжении брака);
    • место жительства (при переезде или смене регистрации);
    • сведения об образовании (при поступлении и окончании учебных заведений);
    • паспортные данные (по достижении 20 и 45 лет либо при смене паспорта).

    При изменении анкетно-биографических данных работники кадровых служб чаще всего допускают следующие ошибки:

    • Изменения в учетные данные работника вносятся на основании ненадлежащих документов.
    • Не соблюдаются технические требования к внесению изменений.
    • Не указываются основания для внесения изменений (отсутствует ссылка на соответствующий документ).

    Прежде всего в кадровую службу организации должен обратиться сам работник, а уже затем специалист отразит изменения в его учетных документах. Общий порядок внесения каких-либо новых сведений о работнике представляет собой последовательность действий, которые мы и рассмотрим.

    На этом этапе работник организации должен представить работодателю письменное заявление с просьбой о внесении изменений в учетные документы и копии подтверждающих документов. Кроме того, ему необходимо заменить свидетельство о присвоении ИНН и медицинский полис. Бланк заявления о внесении изменений в кадровые учетные документы представлен в приложении 1.

    Все остальные действия выполняет уже работник кадровой службы. Прежде всего следует издать приказ (в произвольной форме) на основании представленных сотрудником документов и его письменного заявления о необходимости внести изменения в его учетные документы. Этот приказ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов по личному составу, а затем ознакомить с ним под рос­пись самого сотрудника, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии. Пример приказа об изменении личных данных в кадровых учетных документах представлен в приложении 2.

    Необходимые изменения следует внести в личную карточку работника (форма № Т-2), а также указать реквизиты документов-оснований. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой и сверху вписать новые. Здесь же работник кадровой службы должен поставить свою подпись и дату внесения изменений. Документы-основания, согласно которым эти изменения были сделаны, можно указать в разделе Х «Дополнительные сведения» личной карточки.

    Теперь можно приступать к изменению данных в трудовой книжке. Согласно п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а также п. 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности сотрудника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Для этого одной чертой (по линейке шариковой ручкой или чернилами) зачеркивается прежняя запись (ее неверная или утратившая актуальность часть), после чего (как правило, выше, на свободном месте) записываются новые сведения. Ссылки на наименование соответствующего документа, его номер и дату делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (работника службы (отдела) кадров с соответствующими полномочиями) и печатью организации. Внесение изменений (исправлений) в записи о полученном работником новом образовании (профессии, специальности) производится путем дополнения ранее совершенных записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее совершенных записей. Такие изменения (исправления) также делаются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Нельзя забывать и о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, где также имеются личные данные работника. Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке представлен в приложении 3.

    В соответствии с Инструкцией по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан Российской Фе­де­рации, утв. Приказом министра обороны РФ от 19.11.2007 № 500, а также Методически­ми рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ, для военнообязанного работника кадровик должен внести изменения и в документы по воинскому учету.

    При изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, работники, осуществляющие воинский учет в организациях, заполняют и вручают такому сотруднику под личную расписку в журнале учета листков сообщений и корешков к ним листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, по форме, установленной в Приложении № 1 к Порядку сообщения организациями об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, в военные комиссариаты, представленному в Приложении № 13 методических рекомендаций (далее – Порядок). Сведения об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, направляются организациями в двухнедельный срок в военный комиссариат по месту жительства (месту пребывания) граждан. Бланк сообщения об изменении сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, представлен в Приложении № 4 к Порядку.

    В соответствии с п. 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н, при изменении работником фамилии, имени или отчества сотрудник кадровой службы должен подать в территориальный орган ПФР заявление об обмене страхового свидетельства. Образец соответствующего заявления представлен в формах № АДВ-2 и № АДВ-6, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. Согласно п. 14 Инструкции, новое свидетельство выдается работодателем работнику в течение недели после его получения. Для подтверждения получения нового свидетельства сотрудник должен расписаться в сопроводительной ведомости.

    Далее, согласно п. 17 Инструкции, в течение месяца после получения свидетельства страхователь должен возвратить сопроводительную ведомость в территориальный орган ПФР.

    Если личные данные изменяются у руководителя/директора организации, то сотруднику кадровой службы понадобится предпринять дополнительные действия. Если руководитель организации является ее учредителем, то кадровик должен совместно с юристом внести изменения в учредительные документы и устав организации.

    Затем необходимо уведомить об изменении личных данных (фамилии/имени) налоговую инспекцию по месту регистрации организации. Для этого организация обязана подать соответствующие сведения в ЕГРЮЛ в течение 3 рабочих дней с момента, когда директор получит новый паспорт (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

    При необходимости следует сообщить об изменениях в территориальные отделения по месту регистрации ПФР, ФОМС, ФСС.

    Так как право первой подписи на документах организации имеет ее руководитель, необходимо обязательно заменить банковскую карточку с образцами подписей и оттиска печати. Это следует из пункта 7.14 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

    Согласие работника на обработку персональных данных: бланк на 2020 год

    Рекомендуем:

    Суть охраны персональных данных в 2020 году

    Обработка персональных данных – это любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием или без использования средств автоматизации, с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (статья 3 Закона).

    В силу п. 1 ст. 6, ст. 9 Закона о персональных данных обработка персональных данных осуществляется с согласия работника.

    Поскольку в случае возникновения спора доказать получение согласия работника на обработку его персональных данных должен работодатель (ч. 3 ст. 9 Закона о персональных данных), лучше оформить такое согласие письменно.

    Если у работодателя уже есть согласие работника на обработку персональных данных, то получать новый документ на 2019-2020 год не нужно.

    Что должно содержать письменное согласие 2019-2020

    Согласие работника на обработку персональных данных должно включать (ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных):

    1. фамилию, имя, отчество, адрес работника, реквизиты документа, удостоверяющего его личность, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе;
    2. при получении согласия от представителя работника – его фамилию, имя, отчество, адрес, реквизиты документа, удостоверяющего его личность, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия представителя;
    3. наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя;
    4. цель обработки персональных данных;
    5. перечень персональных данных, которые подлежат обработке;
    6. фамилию, имя, отчество и адрес лица или наименование организации, осуществляющих обработку персональных данных по поручению работодателя, если она поручена такому лицу или организации;
    7. перечень действий с персональными данными, на совершение которых работником дано согласие, общее описание способов их обработки;
    8. срок, в течение которого действует согласие работника на обработку его персональных данных, и способ отзыва согласия;
    9. подпись работника.

    Образец согласия работника на 2019-2020 год

    Важно сказать, что унифицированной формы согласия нет, поэтому его можно составить в произвольной форме.

    Приведем образцы письменного согласия с учетом требований законодательства по состоянию на 2019-2020 год.

    _________________
    ___________
    от ________________
    паспорт серия _____ № ______
    выдан «__» ____________ г. _________________________
    зарегистрированной(го) по адресу: __________________
    ___ _______________________________

    СОГЛАСИЕ НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

    Настоящим я, ______________________________, представляю Работодателю (оператору)
    _______ (ОГРН _____________, ИНН __________), зарегистрированному по адресу: ___________________________________________, свои персональные данные в целях обеспечения соблюдения трудового законодательства и иных нормативно-правовых актов при содействии в трудоустройстве, обучении и продвижении по работе, обеспечения личной моей безопасности, текущей трудовой деятельности, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

    Моими персональными данными является любая информация, относящаяся ко мне как к физическому лицу (субъекту персональных данных), указанная в трудовом договоре, личной карточке работника (унифицированная форма Т-2), трудовой книжке и полученная в течение срока действия настоящего трудового договора, в том числе: мои фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, гражданство, документы, удостоверяющие личность, идентификационный номер налогоплательщика, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, адреса фактического места проживания и регистрации по местожительству, почтовые и электронные адреса, номера телефонов, фотографии, сведения об образовании, профессии, специальности и квалификации, семейном положении и составе семьи, сведения об имущественном положении, доходах, задолженности, занимаемых ранее должностях и стаже работы, воинской обязанности; сведения о трудовом договоре и его исполнении (занимаемые должности, существенные условия труда, сведения об аттестации, повышении квалификации и профессиональной переподготовке, поощрениях и наказаниях, видах и периодах отпуска, временной нетрудоспособности, социальных льготах, командировании, рабочем времени и пр.), а также о других договорах (индивидуальной, коллективной материальной ответственности, ученических, оказания услуг и т. п.), заключаемых при исполнении трудового договора.

    Своей волей и в своих интересах выражаю согласие на осуществление Работодателем (оператором) любых действий в отношении моих персональных данных, которые необходимы или желаемы для достижения указанных целей, в том числе выражаю согласие на обработку без ограничения моих персональных данных, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в т. ч. передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных при автоматизированной и без использования средств автоматизации обработке; запись на электронные носители и их хранение; передачу Работодателем (оператором) по своему усмотрению данных и соответствующих документов, содержащих персональные данные, третьим лицам: налоговым органам, в отделения Пенсионного фонда, Фонда социального страхования, Фонда обязательного медицинского страхования, банку _______________ в рамках зарплатного проекта; хранение моих персональных данных в течение 75 лет, содержащихся в документах, образующихся в деятельности Работодателя (оператора), согласно части 1 статьи 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также при осуществлении любых иных действий с моими персональными данными, указанными в трудовом договоре и полученными в течение срока действия трудового договора, в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ и Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

    Настоящее согласие на обработку персональных данных действует с момента представления бессрочно и может быть отозвано мной при представлении Работодателю (оператору) заявления в простой письменной форме в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

    Обязуюсь сообщать об изменении местожительства, контактных телефонов, паспортных, документных и иных персональных данных. Об ответственности за достоверность представленных персональных сведений предупрежден(а).

    «__» ________ _____ г._________________________

    СОГЛАСИЕ

    на обработку персональных данных

    Чижов Андрей Николаевич
    Я, ———————————————————————–,
    (фамилия, имя, отчество полностью)
    в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных”, в целях:

    • обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
    • заключения и регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений;
    • отражения информации в кадровых документах;
    • начисления заработной платы;
    • исчисления и уплаты предусмотренных законодательством РФ налогов, сборов и взносов на обязательное социальное и пенсионное страхование;
    • представления работодателем установленной законодательством отчетности в отношении физических лиц, в том числе сведений персонифицированного учета в Пенсионный фонд РФ, сведений подоходного налога в ФНС России, сведений в ФСС РФ;
    • предоставления сведений в кредитную организацию для оформления банковской карты и перечисления на нее заработной платы;
    • предоставления сведений третьим лицам для оформления полиса ДМС;
    • предоставления налоговых вычетов;
    • обеспечения моей безопасности;
    • контроля количества и качества выполняемой мной работы;
    • обеспечения сохранности имущества работодателя

    даю согласие Обществу с ограниченной ответственностью “Полигон-2” (ООО “Полигон-2”), расположенному по адресу: г. Москва, ул. Веселая, д. 11, на автоматизированную, а также без использования средств автоматизации обработку моих персональных данных, а именно на сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

    Перечень моих персональных данных, на обработку которых я даю согласие:

    • фамилия, имя, отчество;
    • пол, возраст;
    • дата и место рождения;
    • паспортные данные;
    • адрес регистрации по месту жительства и адрес фактического проживания;
    • номер телефона (домашний, мобильный);
    • данные документов об образовании, квалификации, профессиональной подготовке, сведения о повышении квалификации;
    • семейное положение, сведения о составе семьи, которые могут понадобиться работодателю для предоставления мне льгот, предусмотренных трудовым и налоговым законодательством;
    • отношение к воинской обязанности;
    • сведения о трудовом стаже, предыдущих местах работы, доходах с предыдущих мест работы;
    • СНИЛС;
    • ИНН;
    • информация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к моей трудовой деятельности в ООО “Полигон-2”;
    • сведения о доходах в ООО “Полигон-2”;
    • сведения о деловых и иных личных качествах, носящих оценочный характер.

    Настоящее согласие действует со дня его подписания до дня отзыва в письменной форме.

    В каких документах содержаться персональные данные

    К документам, которые содержат персональные данные сотрудника, в том числе относят:

    • анкету, которую соискатель заполняет при приеме на работу;
    • копию паспорта;
    • трудовую книжку или ее копию, сведения о трудовом стаже, предыдущих местах работы;
    • копии свидетельств о заключении брака, рождении детей;
    • документы воинского учета;
    • справку о доходах и суммах налога физлица с предыдущего места работы;
    • документы об образовании и квалификации сотрудника;
    • документ о регистрации в системе персучета или карточку СНИЛС;
    • трудовой договор;
    • приказы по личному составу и их копии.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Изменение персональных данных сотрудника. Порядок внесения изменений в кадровые документы.

    Ярослава Заруева,
    профессиональный консультант в области управления персоналом, трудовых отношений и трудового права, организационного развития.
    Создатель онлайн-курса «Эффективный HR».
    Ведущая профессиональной группы «HRанитель»
    Сайт: www.zarueva.ru

    Работник сообщил работодателю об изменении своих личных данных. Что следует делать работодателю?

    В процессе взаимодействия с работником работодатель обрабатывает данные, которые предоставляет ему работник для оформления трудовых отношений и произведения различных операций по администрированию трудовых отношений и его трудовой деятельности. Предоставляемые работодателю данные самим работником согласно ст. 3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ являются «персональными данными»:

    Персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

    Вся документация в рамках кадрового делопроизводства и многие бухгалтерские документы по расчетам с персоналом содержат персональные данные работников. И эта информация должна быть актуальна, т.е. персональные данные работников должны соответствовать всем данным подлинников документов, имеющихся у работника.

    В жизни каждого человека происходят различные события, мы переезжаем (меняем адрес регистрации или фактического места жительства), меняем паспорта ( по достижении возраста, при утере, при смене фамилии по замужеству или иной причине и т.п.). Все эти изменения должны отражаться в документации работодателя по каждому из штатных работников компании для возможности полной идентификации работника.

    Случаи изменения персональных данных сотрудника:
    — смена имени, фамилии, отчества сотрудника (при изменении актов гражданского состояния — заключении или расторжении брака или смене ФИО по личным обстоятельствам);
    — изменение паспортных данных (по достижении 20 и 45 лет либо при смене паспорта);
    — изменение адреса прописки или фактического адреса сотрудника;
    — сведение об образовании(поступление или окончание образовательного учреждения).
    — изменение семейного положения;
    — изменение состояния здоровья (ограничения по здоровью).

    Какие документы работодателя содержат персональные данные работников?

    Персональные данные работника содержатся в следующих документах работодателя:
    — трудовой книжке;
    — личной карточке работника (Т2);
    — трудовом договоре;
    — лицевом счете работника;
    — иных кадровых и бухгалтерских документах, содержащих персональные данные работника.

    Что следует делать работодателю?

    В соответствии с п. 1 «Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, при изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

    В соответствии с п. 9 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

    а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

    б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

    Согласно п. 26 Правил изменение данных записей производится работодателем по последнему месту работы.

    Законодательство не обязывает работодателя вносить изменения в трудовой договор при изменении персональных данных работника. Однако такие изменения, по мнению некоторых экспертов, рекомендуется отражать в дополнительном соглашении к трудовому договору.

    Каков порядок внесения изменений в кадровые документы?

    В ситуации, когда изменяются персональные данные работника, НЕОБХОДИМО издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные. Все изменения вносятся только на основании приказа.

    Первым шагом внесения изменений становится заявление работника с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные этого работника. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг.
    Непосредственно с личным заявлением работнику необходимо предъявить работодателю подлинники документов, которые подтверждают измененные персональные данные работника.

    Вторым шагом следует издание приказа.
    Наименование приказа может звучать следующим образом — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника». Конечно, допустимы иные формулировки, но необходимо помнить, что данный приказ будет основанием для внесения изменений в документы работника, содержащие персональные данные, поэтому стоит отразить эту цель непосредственно в наименовании приказа.

    Формулировки в приказе.
    Распространенная ошибка, которую допускает работодатель, это формулировка вроде «С такого-то числа считать Иванову А.И. Филипповой А.И. в связи с регистрацией брака…»

    Это неграмотно с юридической точки зрения. Филипповой Иванова считается на основании свидетельства о регистрации ее брака, например, а не на основании приказа работодателя.

    Еще одной распространенной ошибкой в формулировках приказа является формулировка – «С такого-то числа внести изменения в персональные данные работника….».

    Изменение персональных данных физического лица, коим является ваш работник, закреплено как полномочие специальных государственных органов, но никак не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных физического лица, выданных специальными государственными органами вашему работнику.

    В отношении необходимости заключать дополнительное соглашение к трудовому договору работника в связи с изменением персональных данных работника существует два мнения, которые высказывают эксперты.

    Первая: Не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных.

    Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия.

    Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям.
    Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…».

    Аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя.

    Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.

    Однако существует и другая точка зрения. Считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.

    Пока мною не встречалась информация о том, что ГИТ штрафует за составление дополнительного соглашения к трудовому договору в случае изменения персональных данных работника.

    При составлении дополнительного соглашения можно использовать следующую формулировку: «В связи с изменением персональных данных работника стороны определили, что трудовой договор заключен с (Ф.И.О. работника) в соответствии с паспортом серии ____ № ________, выдан __.__._____ ОВД ___________района г. ______________».

    Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов в установленном порядке.

    С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, обязательно знакомят под роспись всех заинтересованных лиц:

    — непосредственно самого работника,
    — соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии работодателя.

    Далее, на основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы, содержащие персональные данные работникам, полномочными работниками работодателя по работе с персональными данными работника.

    Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.

    Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

    — изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;

    — указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;

    — одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;

    — ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

    Некоторые эксперты считают, что записи об изменении фамилии надлежит делать не только на основании свидетельства, но и одновременно на основании паспорта.

    На практике новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой, под зачеркнутой, над зачеркнутой, в зависимости от наличия свободного места.

    Изменение сведений о работнике в личной карточке (Т2) работника.

    Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку Т2.

    Например, работница вышла замуж и изменила фамилию.
    Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию на бумажном носители личной карточки Т2.

    Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения.

    Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ № 115116 от 10.08.2005г.». Данную запись здесь же ответственный работник заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.
    Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.

    Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».

    Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки Т2 из электронной системы данных работодателя с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений.

    При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены страниц.

    В случае заключения дополнительного соглашения к действующему трудовому договору работника об изменении персональных данных, дополнительное соглашение оформляется совершенно аналогичным образом, как и иные дополнительные соглашения к трудовым договорам сторон трудового договора.

    Аналогичные рекомендации по внесению изменений в документы работника, оформляемые работодателем, можно дать по поводу изменения и других сведений о работнике.

    Заявление на смену личных данных по карте Совесть

    Срок действия карты рассрочки Совесть устанавливается тарифами и составляет максимальный период до 5 лет. За такой длительный промежуток времени у пользователя беспроцентной кредитки могут измениться персональные данные. Согласно действующему законодательству, клиент должен уведомить «КИВИ Банк» и заполнить на Совесть официальном сайте заявление на смену личных данных.

    Когда может потребоваться изменение данных

    Под персональными данными понимается любая личностная информация, относящаяся к физическому лицу и передаваемая банкам, веб-сайтам и другим компаниям. Это может быть:

    • фамилия, имя, отчество;
    • дата рождения;
    • место рождения;
    • место прописки и проживания;
    • почтовый адрес;
    • мобильный телефон;
    • профиль в социальных сетях и др.

    За неправильное использование, сбор, хранение, передачу и небезопасную защиту сведений предусмотрена административная ответственность.

    За нарушения ФЗ №152 «О персональных данных» накладывается штраф как на оператора, осуществляющего обработку информации, так и на клиента.

    Изменение персональных данных по карте Совесть необходимо в таких случаях:

    • при смене фамилии, имени или отчества;
    • при смене паспорта или внесении новой записи в него;
    • при замене контактного номера телефона.

    Как изменить личные данные

    Чтобы изменить первоначально указанные сведения по активированной клиентом карте, необходимо обратиться в службу поддержки и выслать заявление в онлайн-чате. Заявку установленного банком образца можно скачать с официального сайта. Для этого требуется:

    1. Зайти на главную страницу веб-ресурса.
    2. В нижней части экрана найти пункт «Документы», нажать на него.
    3. Из общего списка выбрать раздел «Заявления», найти пункт «Заявление на изменение персональных данных».
    4. Открыть документ через pdf и скачать на компьютер.

    Заявление оформляется в случае, если изменились сведения в паспорте и адрес регистрации. Образец можно распечатать и заполнить его печатными буквами ручкой черного или синего цвета либо скачать, оформить на компьютере, затем поставить подпись. На бланке пользователь указывает:

    1. Фамилию, имя, отчество.
    2. Мобильный номер телефона.
    3. Номер карточки Совесть.
    4. Семейное положение.
    5. Новые данные паспорта (серию, номер, дату выдачи, код подразделения, орган выдачи).
    6. Новый адрес регистрации.
    7. Контактную информацию (телефон, e-mail).

    Пользователь активированной карты открывает онлайн-чат на сайте финансовой компании, направляет в техническую службу заполненный бланк и прикладывает копии или фотографии следующих документов:

    1. Паспорт гражданина РФ (2 и 3 страницы с последним местом регистрации и информацией о выданных паспортах).
    2. Свидетельство о браке или разводе.
    3. Справка о смене имени.
    4. Иные бумаги, подтверждающие изменения персональных данных.

    Если клиент получил карту Совесть, еще не активировал ее, но поменял номер телефона, заявку с обновленной информацией высылают на почтовый адрес финансового учреждения: help@sovest.ru.

    Некоторые держатели кредитных карточек подают заполненный образец лично в отделениях «КИВИ Банка».

    Изменить номер телефона, привязанного к платежному средству, можно в мобильном приложении или в «Личном кабинете» пользователя. Чтобы обновить контакты, требуется зайти во вкладку «Моя карта», найти раздел «Профиль». При отсутствии доступа в индивидуальный аккаунт, зарегистрированный при выпуске карты, лучше позвонить по бесплатному номеру горячей линии:

    • 8 800 510 2014 — на территории России;
    • +7 495 510 2014 — для жителей Москвы.

    При общении по телефону и в чате пользователь не должен забывать о мерах безопасности. Протоколы веб-ресурса должны быть защищенными. Третьим лицам подробную информацию о себе не передают.

    Ссылка на основную публикацию