Положение о представительских расходах: образец 2020

Содержание

Приказ о представительских расходах

Приказ о представительских расходах является первичным документом, необходимым для надлежащего оформления бухгалтерской отчетности организации. Предприятие может выдать работнику наличные денежные средства для осуществления текущих хозяйственных затрат. Такие расходы строго регламентированы законодательством РФ и не должны осуществляться произвольно.

Правовое обоснование

Большое внимание налоговых служб уделяется расходам компаний на организацию деловых переговоров, именуемым как представительские. Такие затраты позволяют бизнес-субъектам уменьшать налогооблагаемую базу, поэтому должны быть:

  • фактически обоснованы;
  • надлежащим образом оформлены.

Ст. 264 Налогового кодекса РФ допускает осуществление представительских расходов на прием и на организацию сервиса для:

  • доверенных лиц контрагентов;
  • работников самой компании, если они участвуют в переговорах;
  • участников заседаний руководящих органов компании.

Расходы могут покрывать:

  • организацию банкетов, фуршетов и иных подобных мероприятий;
  • транспортные услуги;
  • услуги переводчиков, если таковых нет в штате компании.

В качестве представительских налоговые службы не примут затраты, произведенные компанией на лечение, развлечения и организацию отдыха.

Чтобы контролирующими органами были подтверждены расходы по ведению переговоров, а налоговая база бесспорно уменьшена, налогоплательщику необходимо:

  • находиться на общей системе налогообложения;
  • учитывать только затраты, которые не превышают 4 процента от суммы, направленной работодателем на оплату труда в том же отчетном периоде.

Согласно Письму Министерства финансов РФ от 13.11.2007 №03-03-06/1/807 оформление затрат на деловые встречи и переговоры осуществляется на основании подтверждающих эти расходы документов, основным из которых является Приказ о представительских расходах.

Структура документа

Распоряжение составляется на официальном бланке компании. Официально утвержденной структуры приказа не существует. Однако практика показывает, что в качестве неотъемлемых элементов в распоряжение о представительских расходах необходимо включать:

  • фирменное наименование налогоплательщика;
  • название приказа (например, «Приказ об организации мероприятия по проведению деловых переговоров с ООО «ААА», «Приказ об организации банкета совета директоров» и т.д.);
  • порядковый номер документа;
  • дату и место вынесения распоряжения;
  • цель документа (не должна совпадать с его названием, например: «для согласования условий контакта», «для выработки стратегии развития бизнеса» и т.д.);
  • ФИО и должность сотрудников, которым поручается представление интересов компании;
  • название мероприятия (может совпадать с названием приказа) и место его проведения;
  • лимит затрат, выделенный на данное мероприятие (в виде таблицы);

  • срок составления отчета о потраченных суммах и иной сопутствующей документации;
  • ФИО и должность лица, контролирующего исполнение распоряжения.
  • Приказ о представительских расходах подписывает руководитель организации либо лицо, имеющее полномочия для вынесения подобных распоряжений. В ознакомлении с приказом расписываются ответственные за исполнение должностные лица. Если их более 3-х, подписи целесообразно проставлять на отдельном листе, тогда составляется лист ознакомления с приказом.

    Сроки составления документов

    К распоряжению по затратам всегда прилагаются дополнительные подтверждающие документы, которые оформляются как до вынесения приказа, так и после него. Это могут быть:

    • сметы расходов;
    • подробные программы мероприятий;
    • документы, подтверждающие суммы затрат (например, договоры об оказании транспортных или кейтеринговых услуг, чеки, квитанции и т.д.);
    • отчеты;
    • акты принятия затрат руководителем.

    Зачастую сметы расходов оформляются в организациях заранее, на основе общего бизнес-плана по проведению гостевых мероприятий. Для согласования предстоящих затрат, как правило, в начале года, составляется общий приказ об утверждении представительских затрат (или о нормировании) расходов на год, полгода или месяц.

    Срок вынесения приказа о представительских расходах в законах РФ не определяется. Согласно общим требованиям кадрового делопроизводства соответствующие распоряжения лучше оформлять не позднее чем за три рабочих дня. Однако, если на организацию мероприятия необходимо больше времени, приказ стоит подписать заранее.

    Первичные документы, которые отражают точные суммы расходов, оформляются в процессе организации мероприятий. Они прилагаются к отчетам, которые необходимы бухгалтерской службе для учета денежных средств, выданных сотрудникам на организацию мероприятий.

    После проведения соответствующих встреч и переговоров отвечающие за мероприятия сотрудники и работодатель подписывают акт о представительских расходах, в котором отражаются:

    • выполненные должностными лицами работы, оказанные услуги по организации мероприятий;
    • фактические затраты по каждой категории.

    Ошибки при заполнении приказа

    Наиболее часто встречаются ситуации, когда приказ о представительских расходах составляется без документов, фактически подтверждающих затраты (чеки, квитанции, сметы и прочее). В этом случае при уменьшении компанией налогооблагаемой базы на суммы таких расходов налоговый орган произведет доначисление обязательных платежей. Неуплата доначисленных налогов приведет к взысканию с организации пеней и штрафов.

    Приказ о представительских расходах не стоит путать с приказом об оплате услуг представителей.

    Последний содержит требование руководителя произвести расчет с гражданами, не входящими в штат работников и привлеченными по гражданско-правовому договору об оказании услуг для представления интересов компании в судах или органах власти.

    Сроки хранения

    Сроки хранения учетных данных компании регламентированы в Приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 (№558). Приказы о представительских расходах можно отнести к документам, затрагивающим вопросы основной деятельности. Они должны храниться на предприятии постоянно. Подтверждающие исполнение приказа о представительских расходах документы (отчеты, акты сотрудников, первичная документация) необходимо хранить в компании в течение 5 лет с момента их составления.

    Как правильно документально оформить представительские расходы в 2020 году

    Какие это мероприятия

    По общему правилу, к представительским расходам относят затраты на официальный прием и обслуживание представителей других организаций или членов совета директоров, владельцев бизнеса.

    Документальное оформление в 2020 году представительских расходов продолжает оставаться необходимостью. В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:

    1. Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
    2. Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.

    Налоговый учет

    При налогообложении представительские расходы можно учитывать.

    Так, по налогу на прибыль их берут в пределах норматива – 4% расходов на оплату труда. Норматив считают нарастающим итогом с начала года. Поэтому расходы, не уложившиеся в норматив в текущем квартале, можно учесть в следующих.

    НДС принимают к вычету только по тем представительским расходам, которые учтены для налога на прибыль. При увеличении учитываемой суммы расходов в следующем квартале можно допринять НДС к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

    Общепринятые разрешенные затраты на представительство

    Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют (п. 2 ст. 264 НК РФ):

    1. Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят и траты на алкогольные напитки.
    2. Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
    3. Услуги и затраты на буфет.
    4. Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.

    НК РФ не уточняет перечень алкозатрат. Поэтому их можно учесть без применения дополнительных лимитов, но с учетом общих ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов.

    Стоп-затраты

    При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:

    1. Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
    2. Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
    3. Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.

    Считается, что такие расходы не относятся к деловой встрече; до или после официального приема – значения не имеет тоже (письмо Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

    Документальное оформление в 2020 году

    Сразу скажем, что конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ не установлен. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформлять первичными учетными документами. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ и ст. 313 НК РФ).

    Чтобы подтвердить представительские расходы, для налогообложения необходимо оформление документов первичного учета. Сюда входят все накладные и акты.

    Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

    1. Место и дата проведения мероприятия.
    2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
    3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
    4. Величина затрат на проведение события.

    Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.

    Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

    1. Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны быть ясно отражены цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
    2. Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

    Представленные далее образцы этих обязательных документов демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы в 2020 году. Их можно использовать на любом предприятии России.

    Представительские расходы на командировку

    К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты на:

    • официальный прием и/или обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
    • транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и/или заседания руководящего органа и обратно;
    • оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.

    К представительским расходам так же не относят расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

    Чтобы обосновать представительские расходы в командировке, достаточно двух документов:

    1. Отчета о представительских расходах, который утвердил руководитель организации.
    2. Авансового отчета.

    К этим отчетам сотрудник прикладывает первичные документы. Например, кассовые чеки, акты и прочее. Такие требования содержат письма ФНС России от 8 мая 2014 № ГД-4-3/8852, Минфина от 10 апреля 2014 № 03-03-РЗ/16288.

    Какие делать проводки

    В бухучете представительские расходы в полном объеме списывают на затраты по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). Проводки должны быть следующие:

      Дт 26 (44) – Кт 60 (71): списаны представительские расходы Дт 19 – Кт 60 (71): учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо Дт 68 – Кт 19: вычет НДС по представительским расходам Дт 91 – Кт 19: по итогам года списан НДС по сверхнормативным расходам

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Составляем положение о представительских расходах – образец

    Положение о представительских расходах – образец этого документа вы можете скачать на нашем портале – является важнейшим локальным нормативным актом в фирмах, которые регулярно проводят различные официальные мероприятия. В чём заключается специфика его составления?

    В чём сущность представительских расходов и их учета?

    Рассматриваемая категория расходов в соответствии с подп. 22 п. 1, а также п. 2 ст. 264 НК РФ может быть представлена:

    • затратами на организацию официального приема тех или иных лиц (например, в формате делового обеда);
    • транспортными расходами в рамках представительских мероприятий;
    • предоставлением буфетных услуг в процессе официального мероприятия;
    • оплатой услуг внештатного специалиста, осуществляющего перевод устных переговоров (или документов) сторон, участвующих в официальном мероприятии,
    • прочими затратами.

    Представительские расходы входят в число тех, что относятся к производственным или же связанным с реализацией. Их можно использовать для уменьшения налоговой базы при исчислении налога на прибыль — в размере, который не превышает 4% от расходов на оплату труда в соответствующем налоговом периоде. К расходам на оплату труда относятся, в частности:

    • зарплата (состоящая из окладов, премий, иных выплат по договору);
    • отчисления в государственные фонды;
    • отпускные.

    Полный перечень расходов на оплату труда отражен в положениях ст. 255 НК РФ.

    В бухгалтерском учете представительские расходы не выделяются в отдельную категорию издержек. Отражение данных расходов в регистрах осуществляется в соответствии с ПБУ 10/99 как расходов по обычным видам хозяйственной деятельности.

    При этом расходы по обычным видам деятельности должны подразделяться:

    • на материальные затраты;
    • расходы, которые связаны с оплатой труда;
    • социальные отчисления;
    • амортизационные отчисления;
    • прочие затраты.

    Исходя из экономического смысла представительских расходов, таковые в бухучете следует учитывать как прочие затраты. Их перечень организация устанавливает самостоятельно (п. 8 ПБУ 10/99).

    Совершение представительских расходов в целях уменьшения налоговой базы должно быть документально подтверждено. Изучим то, каким образом может решаться эта задача.

    Документальное подтверждение представительских расходов

    Отметим, что ранее Минфин (письмо от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807) рекомендовал предприятиям применять в целях подтверждения представительских расходов такие документы, как:

    • приказ или распоряжение руководителя фирмы об осуществлении представительских расходов;
    • смета соответствующих расходов;
    • отчет об осуществлении представительских расходов.

    Также Минфин в указанном письме рекомендовал удостоверять корректность цифр в отчете первичкой.

    В более свежем письме от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 Минфин значительно сократил указанный перечень, разрешая фирмам подтверждать представительские расходы только отчетом и первичкой.

    При этом в письме ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 приводится мнение, что в целях подтверждения расходов достаточно (не считая первички) любых документов, которые удовлетворяют критериям ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

    На практике же в целях минимизации налоговых рисков в комплект подтверждающих представительские расходы документов фирмы чаще всего включают именно те, что утверждены приказом от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807, а также дополняют их:

    • актами о списании расходов;
    • программами официальных мероприятий;
    • договорами со сторонними хозяйствующими субъектами на оказание услуг в целях проведения официальных мероприятий.

    В случае если официальные мероприятия проводятся регулярно, порядок их проведения имеет смысл регламентировать внутрикорпоративным положением о представительских расходах. Порядок его применения не рассматривается Минфином и ФНС: использование этого приложения предусмотрено только отраслевыми правовыми актами (такими как приказ РЖД от 26.02.2006 № 46). Но на практике многие организации применяют данный источник.

    Изучим его специфику подробнее.

    Положение о представительских расходах: структура документа

    Документ может быть представлен следующими основными разделами (блоками):

    1. Содержащим общие положения о документе, его предназначении.

    2. Устанавливающим термины и понятия, используемые в документе.

    3. Раскрывающим цель осуществления учитываемых расходов.

    4. Устанавливающим территорию, места проведения официальных мероприятий.

    5. Устанавливающим перечень субъектов, которые могут выполнять ведущую роль в проведении соответствующих мероприятий.

    6. Устанавливающим перечень представительских расходов — в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ.

    7. Устанавливающим порядок применения соответствующих расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы, также с учетом положений НК РФ.

    8. Определяющим перечни документов, используемых предприятием в целях учета представительских расходов и формирования отчетности по ним.

    9. Устанавливающим нормативы (или лимиты) по основным представительским расходам.

    10. Устанавливающим порядок определения величины расходов, по которым не установлены соответствующие нормативы или лимиты.

    11. Устанавливающим перечни сотрудников, отвечающих за решение тех или иных задач в рамках учета представительских расходов и формирования отчетности по ним.

    12. Устанавливающим перечни сотрудников, отвечающих непосредственно за проведение официальных мероприятий.

    13. Устанавливающим порядок взаимодействия сотрудников, которые отвечают за проведение соответствующих мероприятий, учет и отчетность по ним.

    14. Устанавливающим порядок учета расходов в рамках представительских мероприятий и формирования отчетности по ним.

    15. Устанавливающим порядок осуществления расчетов по расходам в рамках официальных мероприятий.

    16. Устанавливающим порядок взаимодействия фирмы с внештатными специалистами, подрядчиками, контрагентами в рамках проведения официальных мероприятий.

    В случае если фирма утверждает положение о представительских расходах, то документы для их подтверждения должны будут составляться на основе форм, принятых в качестве приложений к этому положению.

    Как они могут выглядеть?

    Приложения к положению о представительских расходах

    Соответствующими приложениями могут быть:

    • форма приказа или распоряжения руководителя фирмы об организации официального мероприятия, предполагающего осуществление представительских расходов;
    • типовые формы договоров с внештатными специалистами, подрядчиками, контрагентами на оказание услуг, которые необходимы в целях проведения тех или иных официальных мероприятий.
    • форма сметы представительских расходов;
    • форма отчета об осуществлении соответствующих расходов;
    • форма акта о списании расходов;
    • типовые программы проведения тех или иных официальных мероприятий;

    Положение может быть утверждено:

    • в качестве самостоятельного локального нормативного акта;
    • в качестве приложения к учетной политике предприятия.

    Ознакомиться с образцом положения о представительских расходах вы можете на нашем портале:

    Итоги

    Представительские расходы могут использоваться организацией в целях уменьшения налоговой базы в размере, не превышающем 4% от расходов по оплате труда (которые определяются в соответствии с положениями ст. 255 НК РФ). Перечень представительских расходов утвержден в подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. В бухгалтерском учете данные расходы не выделяются в отдельную категорию, но классифицируются как прочие расходы в числе тех, что относятся к обычным видам деятельности.

    Порядок осуществления представительских расходов, их учета и формирования отчетности по ним может утверждаться в отдельном внутрикорпоративном положении. Оно может быть самостоятельным локальным актом или же частью учетной политики компании.

    Узнать больше об учете представительских расходов вы можете в статьях:

    Представительские расходы: документы, к которым не придерутся налоговики

    Чтобы понять, какие именно расходы можно отнести к представительским, обратимся к п. 2 ст. 264 НК РФ. В нем дано определение и приведен исчерпывающий (закрытый) перечень представительских расходов.

    Итак, к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. Это расходы на:

    • проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также для официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
    • транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
    • буфетное обслуживание во время переговоров;
    • оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

    К представительским не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

    Понятие представительских расходов используется только для целей налогообложения. В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются как расходы по обычным видам деятельности по дебету затратных счетов 20, 26, 44 в корреспонденции со счетами раздела «Расчеты» (60, 71, 76). Они не нормируются и включаются в расходы в сумме фактически произведенных затрат.

    Несмотря на развернутое определение представительских расходов в НК РФ, на практике возникают вопросы при квалификации некоторых расходов в качестве представительских.

    Рассмотрим более детально факторы, влияющие на признание расходов представительскими.

    Официальный прием и обслуживание

    Прежде всего, следует определить, что именно можно считать официальным приемом и обслуживанием, НК данные понятия не раскрывает. Поэтому только в соответствии с приказом руководителя, планом встречи или другими документами можно обосновать, что встреча носила официальный и деловой характер.

    Например, случайная встреча двух руководителей и их совместный ужин не будут носить официальный характер. А вот если эта встреча планировалась, и на ее проведение по приказу руководителя были выделены определенные денежные средства, а после проведения руководитель представил отчет о проведенных переговорах и потраченных суммах, можно говорить об официальной встрече.

    Место и время проведения переговоров

    Часто налоговики пытаются отказать в признании представительских расходов из-за места проведения переговоров. Разногласия здесь вызваны вот чем: с одной стороны, в НК РФ прямо закреплено, что место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Но, в то же время, предусмотрено ограничение, согласно которому расходы на организацию развлечений и отдыха не являются представительскими (абз.2 п.2 ст.264 НК РФ). Поэтому очень часто, по мнению проверяющих, встречи в барах, кафе или ресторанах носят личный, неофициальный характер.

    Однако арбитражные суды в спорах подобного рода нередко встают на сторону налогоплательщиков, и признают правомерным учет затрат на аренду помещений для проведения деловой встречи. Если организация представила документы об отсутствии у нее помещений, пригодных для приема делегаций потенциальных клиентов, ведения переговоров и заключения сделок.

    Время проведения приема и переговоров НК РФ не ограничено. Значит, при соблюдении прочих условий понятию официального приема будет соответствовать и ужин, организованный для представителей других организаций во внерабочее время.

    Если переговоры оказались безрезультатными

    При проверках налоговые органы требуют для обоснования представительских расходов представить какой-либо документ, указывающий на положительный результат переговоров: договор, протокол о намерениях и т.п. А если таких документов нет, то налоговики считают, что представительские расходы необоснованны.

    Между тем, Налоговый кодекс РФ подобных условий не выдвигает и никак не увязывает признание представительских расходов с положительным результатом встречи.

    Если деловая встреча не принесла ожидаемых результатов, к примеру, не подписан долгожданный для организации контракт, то признать расходы для целей налогообложения прибыли, по нашему мнению, также можно. Ведь целью переговоров может быть просто установление хороших отношений с партнерами. К тому же, НК не содержит прямого требования о положительных результатах встречи.

    Во избежание разногласий с налоговыми органами целесообразно составить отчет или протокол, в котором будет указано, что вопросы обсуждались, но соглашение не достигнуто.

    Транспорт

    Пунктом 2 ст.264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относится транспортное обеспечение доставки официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

    Под действие этого пункта не подпадает оплата стоимости проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором состоится официальное мероприятие. На основании данной нормы к представительским расходам относится оплата проезда прибывших приглашенных лиц к месту проведения официального мероприятия, например, от места нахождения принимающей организации или от гостиницы.

    Проживание

    Что касается расходов на проживание представителей других организаций, то специалисты фискальных органов считают, что данные расходы учесть для целей налогообложения прибыли нельзя. Это связано с тем, что согласно ст.264 НК РФ, под приемом понимается исключительно завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие. Оплата же проживания гостей выходит за рамки этого понятия. Оспорить этот довод сложно, но иногда такие попытки оказываются успешными.

    Норматив представительских расходов при расчете налога на прибыль

    Согласно п.2 ст.264 НК РФ, представительские расходы принимаются для целей налогового учета в составе прочих расходов в пределах 4% от расходов на оплату труда,понесенных за отчетный (налоговый) период.

    Поскольку доходы и расходы при исчислении налогооблагаемой прибыли учитываются нарастающим итогом в течение года, бухгалтеру нужно ежемесячно или ежеквартально пересчитывать сумму расходов, укладывающихся в норматив.

    Особенности документального оформления представительских расходов

    При отсутствии документального подтверждения указанные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли, как не соответствующие принципам признания расходов согласно п.1 ст.252 НК РФ. В отношении представительских расходов такими документами могут являться:

    • приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
    • смета представительских расходов;
    • отчет о представительских расходах по проведенным мероприятиям;
    • иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

    При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами:

    • в случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные этому лицу соответствующими организациями. Например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказания услуг) и т. д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм;
    • при заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будут служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами.

    Приказ на проведение расходов

    Если расходы по приему контрагентов возникают нечасто, руководитель может издавать приказ в отношении каждого проводимого мероприятия. В приказе, как правило, отражаются суть мероприятия (переговоры, деловая встреча), срок проведения, участники встречи, предельная сумма расходов, ответственный за проведение мероприятия и расходование выделенных денежных средств.

    Общество с ограниченной ответственностью «ПРОФИЛЬ»

    Г.Челябинск 20 ноября 2018 г.

    О проведении официального приема представителей компании «Алмаз»

    В целях поддержания взаимовыгодного сотрудничества и укрепления деловых связей

    • Провести официальный прием представителей компании «Алмаз» в период с ноября по декабрь 2018 года.
    • Ответственным за организацию встречи и приема назначить заместителя директора Иванова П. И.
    • Главному бухгалтеру Петровой О. П. разработать и представить на утверждение смету предстоящих расходов.
    • Коммерческому директору Сидорову Н. К. подготовить проекты дополнительных соглашений с ООО «Алмаз».
    • Ответственным за составление финансового отчета о произведенных затратах назначить Иванова П. И. Срок предоставления — 3 рабочих дня со дня окончания приема.
    • Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

    ООО «Профиль» А. А. Кудрявцев

    Как видно, в данном документе ясно прослеживается цель проведения приема представителей компании-партнера.

    В компаниях, где представительские мероприятия осуществляются часто, руководитель обычно не составляет отдельный приказ на каждое из них, а утверждает положение о представительских расходах. В этом документе содержится порядок реализации представительских мероприятий, порядок использования денежных средств на представительские цели, документального подтверждения и контроля за их расходованием, а также круг лиц, ответственных за представительские функции.

    Смета на представительские расходы

    Если приказом или положением о представительских расходах не определяются размеры допустимых трат, составляется смета представительских расходов. В ней можно установить годовой или месячный бюджет представительских расходов либо предельные расходы на конкретное мероприятие.

    Отчет о представительских расходах по проведенным мероприятиям

    Отчет по результатам представительских мероприятий подтверждает факт их проведения и реализацию намеченных целей. В данном документе, как правило, указываются цель мероприятия, участники, достигнутые результаты, а также сумма расходов. В документе достаточно подробно описываются проведенные представительские мероприятия. Он может содержать регламент, включающий полное расписание мероприятий, в том числе обеды и ужины. Отчет должен давать полное представление о тематике вопросов, обсужденных с гостями — представителями фирм-партнеров, покупателей, потенциальных контрагентов.

    Директор ООО «Профит»

    Отчет о проведении деловых переговоров с представителями ООО «Алмаз»

    20 ноября 2018 года прошли деловые переговоры между представителями нашей компании ООО «Профит» и ООО «Алмаз». В переговорах участвовали:

    — от ООО «Профит» — заместитель директора Петров И. А.

    — от ООО «Алмаз» — коммерческий директор Смирнов А. А.

    В результате проведенной встречи достигнута договоренность о подписании контракта на 2011 год.

    Расходы на проведение переговоров составили:

    • транспортные расходы (проезд от гостиницы, где остановился представитель ООО «Алмаз», до ресторана и обратно) — 1 000 руб.;
    • ужин — 5 000 руб.;
    • выдана сувенирная продукция (плакат — 1 шт., ручки — 10 шт., календари — 3 шт.) на общую сумму 4 000 руб.

    Итого: 10 000 руб. согласно ранее утвержденной смете от 10 октября 2018 года.

    Ответственный за организацию

    и проведение переговоров Петров И.А.

    На основании предоставленного отчета и авансового отчета в бухгалтерском учете будет отражено:

    Д26, 44 К71 — 1 000 руб. — учтены расходы на проезд представителей;

    Д26, 44 К71 — 5 000 руб. — учтены расходы на ужин;

    Д26, 44 К10 — 4 000 руб. — списана сувенирная продукция;

    Д91 К68 — начислен НДС с безвозмездно переданной сувенирной продукции.

    При расчете налога на прибыль налогооблагаемая база будет уменьшена на сумму, затраченную на проезд и ужин, т. е на 6 000 руб., но не более 4 % от расходов на оплату труда.

    Примерная форма положения о представительских расходах (подготовлено экспертами компании “Гарант”)

    [ организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия ]

    [ подпись, Ф. И. О., должность руководителя, утвердившего положение ]

    [ число, месяц, год ]

    Положение о представительских расходах

    1. Общие положения

    1.1. Настоящее положение определяет порядок формирования и расходования средств, выделяемых на представительские расходы организации, порядок проведения представительских мероприятий и предоставление отчетности по ним.

    1.2. Основной целью проведения представительских мероприятий является либо проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта, либо установление взаимного сотрудничества по основной деятельности организации.

    1.3. Представительские расходы – это расходы организации на официальный прием и (или) обслуживание представителей приглашенных организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации, независимо от места проведения указанных мероприятий.

    2. Виды представительских расходов

    2.1. Организация самостоятельно определяет время, место, бюджет и порядок проведения представительских мероприятий.

    2.2. Расходование средств на проведении представительских мероприятий может производиться по следующим направлениям:

    2.2.1. расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей приглашенных организаций, участвующих в переговорах, а также официальных лиц организации, участвующих в переговорах;

    2.2.2. транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

    2.2.3. буфетное обслуживание во время переговоров;

    2.2.4. оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

    3. Финансирование представительских расходов

    3.1. Источником формирования представительских расходов являются доходы, полученные организацией от предпринимательской деятельности.

    3.2. Представительские расходы по источнику финансирования относятся на расходы организации, связанные с уставной деятельностью.

    3.3. Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода не могут превышать 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

    3.4. Контроль за соблюдением предельных размеров представительских расходов осуществляется бухгалтерской службой организации.

    4. Порядок использования и учета средств на представительские расходы

    4.1. Принимая решение о проведении официального приема (встречи), руководитель организации издает приказ о направлении приглашения на деловую встречу, содержащий в обязательном порядке цель прибытия представителей приглашенной организации.

    4.2. В бухгалтерскую службу организации представляется программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, количества приглашенных лиц и со стороны организации, и со стороны приглашенных.

    4.3. Также в бухгалтерию должна представляться утвержденная руководителем организации смета представительских расходов, составленная на основании применяемых в организации норм расходования средств на отдельные виды представительских расходов.

    4.4. После утверждения сметы представительских расходов лицу, ответственному за проведение мероприятия, в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.

    4.5. В течение трех дней с момента окончания мероприятия ответственный за его проведение составляет отчет о произведенных представительских расходах с приложением к нему первичных расходных документов и вносит в кассу неизрасходованные денежные средства.

    4.6. Отчет о произведенных представительских расходах представляется в комиссию для проведения проверки правомерности списания представительских расходов.

    4.7. Расходы, связанные с оборудованием места проведения мероприятий, к представительским расходам не относятся. Приобретенные материальные ценности подлежат приходу и отражаются в бухгалтерском учете организации.

    4.8. Порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы устанавливается приказом по организации.

    4.9. Состав и суммы расходов, относимых на уменьшение налогооблагаемой базы для исчисления налога на прибыль, определяются в соответствии с действующим налоговым законодательством РФ.

    4.10. Иные расходы, связанные с проведением представительских мероприятий, осуществляются за счет средств, остающихся в распоряжении организации после налогообложения.

    Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

    Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

    Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

    Примерная форма положения о представительских расходах

    Разработана: Компания “Гарант”, январь 2008 г.

    Регламент использования работниками организации представительских средств (примерный образец)

    Тип документа: Разное

    Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

    Размер файла документа: 22,7 кб

    Бланк документа

    Скачать образец документа

    1. Общие положения

    Настоящий Регламент (далее – Регламент) регулирует порядок использования работниками ОАО “Фрегат” (далее – Предприятие) средств на представительские нужды.

    Регламент разработан в соответствии и на основании следующих нормативных актов:

    – Налоговый кодекс РФ от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 26.11.2008, с изм. от 17.03.2009);

    – Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (ред. от 03.11.2006);

    – Приказ Минфина России от 06.10.2008 N 106н “Об утверждении Положений по бухгалтерскому учету” (ред. от 11.03.2009) (с Положением по бухгалтерскому учету “Учетная политика организации” (ПБУ 1/2008), Положением по бухгалтерскому учету “Изменения оценочных значений” (ПБУ 21/2008));

    – Положение по бухгалтерскому учету ПБУ 10/99 “Расходы организации”, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н (ред. от 27.11.2006);

    – Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 07.05.2009);

    – Устав ОАО “Фрегат”.

    2. Термины и определения

    Представительские расходы – это расходы Предприятия, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.

    Документально подтвержденные расходы – это затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

    Обычай делового оборота – это сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе.

    3. Состав представительских расходов

    3.1. Представительские расходы представляют собой планируемые и целевые расходы.

    3.2. К представительским расходам Предприятия относятся расходы на:

    – официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) Предприятия, независимо от места проведения указанных мероприятий;

    – проведение официального приема (завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие) для указанных лиц, а также официальных лиц Предприятия, участвующих в переговорах;

    – транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

    – буфетное обслуживание во время переговоров;

    – оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате Предприятия, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

    3.3. Не могут быть признаны представительскими расходы на:

    – организацию развлечений и корпоративных мероприятий;

    – организацию отдыха сотрудников;

    – профилактику или лечение заболеваний сотрудников Предприятия;

    – покупку сувениров и подарков;

    – обед в казино или пансионате;

    – расходы по проживанию в гостиницах представителей других фирм, прибывших для ведения переговоров;

    – расходы по приобретению проездных билетов для представителей других фирм, участвующих в переговорах;

    – затраты на проведение праздничных мероприятий и юбилеев.

    4. Перечень лиц, имеющих право получать средства

    в подотчет на представительские расходы

    Право получать наличные денежные средства в подотчет на представительские нужды имеют следующие должностные лица Предприятия:

    – генеральный директор Предприятия;

    – первые заместители генерального директора Предприятия;

    – руководители структурных подразделений;

    – работники коммерческой службы Предприятия (отдела маркетинга, отдела рекламы, отдела сбыта);

    – работники, назначенные ответственными за проведение официального представительского мероприятия приказом генерального директора или письменным распоряжением руководителя структурного подразделения Предприятия;

    – секретарь генерального директора Предприятия.

    5. Документальное оформление представительских расходов

    5.1. При организации представительских мероприятий руководитель структурного подразделения, проводящего данное мероприятие:

    – издает письменное распоряжение о назначении ответственного за его проведение и о разработке сметы расходов;

    – издает письменное распоряжение о направлении приглашений на мероприятие, содержащее в обязательном порядке цель прибытия представителей сторонней организации. Такой целью могут быть либо проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта, либо установление взаимного сотрудничества по основной деятельности организации;

    – утверждает программу встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных.

    5.2. Для получения денежных средств на представительские нужды сотрудник, назначенный ответственным за официальное мероприятие:

    – составляет смету затрат на представительские мероприятия;

    – визирует смету затрат у вышестоящего руководителя и главного бухгалтера Предприятия;

    – в установленном на Предприятии порядке подписывает завизированную смету у генерального директора Предприятия.

    После утверждения сметы подотчетному лицу в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.

    5.3. После проведения официального представительского мероприятия сотрудник, назначенный ответственным за мероприятие, должен в 3-дневный срок предоставить в бухгалтерию отчет о расходах на проведение деловой встречи и акт на списание представительских расходов (авансовый отчет) с оправдательными документами.

    5.4. Из подотчета денежные суммы, выданные на представительские расходы, списываются по истечении срока, на который они выданы, при представлении документов, подтверждающих осуществленные расходы.

    5.5. В первичных учетных документах, подтверждающих фактически произведенные затраты на проведение представительских мероприятий, должны быть указаны:

    – дата и место проведения делового представительского мероприятия;

    – Ф.И.О. приглашенных лиц;

    – Ф.И.О. участников мероприятия со стороны организации;

    – конкретное назначение расходов;

    5.6. По каждому случаю приема делегации или проведения другого официального представительского мероприятия необходимо составление исполнительной сметы или акта. Документ “Исполнительная смета” должен содержать такие реквизиты, как дата, место и программа проведения деловых встреч, список участвующих лиц с обеих сторон, величина расходов.

    5.7. Все произведенные расходы должны быть обоснованы приложенными к исполнительной смете правильно оформленными первичными документами.

    5.8. Произвольно составленные документы не могут служить оправдательными документами, подтверждающими расходование средств.

    6. Нормы отдельных видов представительских расходов

    6.1. Общий годовой фонд расходов на представительские мероприятия Предприятия устанавливается в размере, не превышающем 4% от расходов Предприятия на оплату труда за этот период.

    6.2. Устанавливаются следующие нормы отдельных видов представительских расходов:

    6.3. Расходы на обслуживание иностранных делегаций автомобильным транспортом предусматриваются в сметах расходов из расчета почасовой оплаты по ставкам оплаты предприятий, предоставляющих услуги такси.

    6.4. При составе делегаций свыше 5 человек количество сопровождающих лиц и переводчиков, обслуживающих делегацию, должно определяться из расчета 1 переводчик или сопровождающий не менее чем на 5 членов делегации.

    6.5. Во время обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия, связанного с официальным приемом иностранных делегаций, количество участников со стороны Предприятия не должно превышать количество участников со стороны иностранных делегаций.

    7. Общее планирование представительских расходов

    7.1. Организует разработку годового бюджета представительских расходов главный бухгалтер Предприятия.

    7.2. Ежегодно, не позднее 20 ноября, руководители структурных подразделений Предприятия и секретарь генерального директора готовят примерные сметы затрат на представительские нужды в течение года и передают их в бухгалтерию.

    7.3. Главный бухгалтер оформляет годовой бюджет представительских расходов и передает на утверждение генеральному директору Предприятия.

    8. Контроль за правомочностью списания средств

    на представительские расходы

    8.1. Контроль за правомочностью списания средств на представительские нужды осуществляет комиссия (приложение 1 ) в составе:

    – генеральный директор Предприятия (председатель комиссии);

    – главный бухгалтер Предприятия;

    – начальник административно-хозяйственной службы Предприятия.

    Указанный документ может быть разработан с учетом специфики конкретной организации.

    Сроки деятельности и полномочия комиссии по проверке правомерности списания средств на представительские нужды утверждают приказом генерального директора.

    8.2. Подтверждением правомочности списания средств на представительские расходы является акт о списании, оформленный надлежащим образом (приложение 2 ).

    Указанный документ может быть разработан с учетом специфики конкретной организации.

    Ссылка на основную публикацию