Служебная записка о простое: образец

Содержание

Служебная записка. Образец написания

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

    Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

    • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
    • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
    • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
    • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
    • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

    Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

    В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

    Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

    Образец служебной записки: «Довожу до вашего сведения….»

    Мне по должности приходится ежедневно составлять различные документы. Важно свободно ориентироваться в существующих разновидностях строгих и произвольных форм, а также, иметь представление о том, как написать тот или иной документ, какие данные указать и какие сведения в нем изложить.

    Образец служебной записки можно легко найти в интернете и при составлении воспользоваться таким примером.

    Поскольку причин для написания документу может быть немало, важно правильно написать документ и изложить суть вопроса в простой, лаконичной и понятной форме.

    О некоторых особенностях составления формы служебной записки «Довожу до вашего сведения…» сегодня будет рассказано в моей заметке.

    Нюансы и особенности оформления деловой корреспонденции

    Пример написания любого документа сегодня можно найти в Сети, при составлении официального обращения, необходимо основываться на главных правилах и рекомендациях по составлению деловой корреспонденции.

    Основным требованием является то, что в документе недолжно быть личного мнения гражданина, а также, различных приукрашиваний, текста с эмоциональной окрашенностью, угроз.

    Крайне важна грамотность составления обращения, не допускается использование просторечий и разговорных выражений. Рапорты и служебные записки составляются по специальным шаблонам и имеют, обычно, следующую структуру:

    • данные о составителе и получателе документа;
    • краткое изложение сути вопроса;
    • подпись исполнителя и дата обращения.

    С учетом того, при каких обстоятельствах будет подан документ, в форму добавляются некоторые дополнительные элементы. О том, как пишется служебная записка, подробнее будет рассказано дальше.

    В каких ситуациях составляется служебная записка

    Адресуется данный документ руководителю предприятия или конкретного отдела. Обычно, документ используется для улучшения производственного процесса или при необходимости урегулировать сложную ситуацию в коллективе.

    Иными словами, обращаясь к служебной записке, работник пользуется своего способом вертикальной коммуникации, когда нужная информация от работника поступают напрямую руководителю.

    Основная цель написания такого документа заключается в том, чтобы привлечь внимание начальства к проблеме и побудить его предпринять необходимые действия для ее разрешения. При определенных обстоятельствах, записка составляется и подается по инстанции, исключительно в информативных целях.

    Документ является строго внутренним и за пределы компании не выходит. Несколько слов стоит сказать о цели написания документа. На самом деле, основания для составления «служебки» могут быть различными:

    1. Чтобы снять с себя ответственность о совершенном нарушении со стороны подчиненных. При поступлении такого документа, начальник не сможет предъявить претензии к гражданину в будущем.
    2. Для получения защиты. Если работник испытывает на себе несправедливость и придирчивое отношение со стороны вышестоящего персонала, то можно использовать данную форму обращения для урегулирования вопроса мирным путем. Если этого сделать не удастся, то следующая инстанция – это суд, где служебная записка может стать дополнительным доказательством.
    3. С целью исправления ситуация, связанных с нарушением производственного процесса и подлежащих урегулированию.
    4. Для повышения эффективности труда.

    С учетом оснований и целей составления такой документации, различаются и виды служебных записок.

    Какие виды служебных записок бывают

    Несмотря на то, что классификация таких форм весьма проста, иногда возникает недопонимание, какой вид документа использовать для конкретной ситуации. В частности, выделим наиболее известные разновидности записок:

    1. По содержанию документы бывают: информативные, отчетные и инициативные.
    2. С учетом адресата: внутренние и внешние.
    3. Различаются документы исходя из изложенных в них фактах.

    Учитывают приведенную классификацию, стоит выбирать подходящий формат документа и составлять записку по имеющемуся примеру.

    Кто может стать автором «служебки»

    Формально, составить такой документ может любой сотрудник, однако здесь требуется четко соблюдать субординацию. Иными словами, перешагивать через голову непосредственного начальника не стоит, а нужно подавать записку именно ему.

    В свою очередь, руководитель отдела или подразделения должен направить документ уже гендиректору, если решить вопросы по обращению он самостоятельно не может. Исключением в этом случае является начальник подразделения, который вправе сразу обратиться к вышестоящему руководству.

    Подав обращение, гражданину не следует ждать письменного ответа, поскольку главной реакций не поступивший документ является наложение резолюции от начальника.

    Заключение

    Написание служебной записки встречается на крупных предприятиях, где работает немало людей и сложно уследить за ситуацией на местах. Такой подход позволяет руководству предприятия быть в курсе событий и своевременно предпринять необходимые меры по разрешению сложных, а порой и конфликтных ситуаций.

    При составлении обращения важно учитывать различные нюансы и требования, которые предъявляют действующие стандарты. Лишь в этом случае документ будет иметь значимость.

    Особенности написания служебной записки на все случаи жизни: образец

    Довольно большой процент населения связан с работой в организациях различной величины и характера деятельности. В процессе выполнения обязанностей служащим регулярно требуется связь с начальством для решения тех или иных вопросов.

    Поскольку с данным видом деловой переписки может столкнуться каждый, рассмотрим подробнее основные вопросы: когда и как оформляется служебная записка, какие различия в составлении официальной бумаги для руководства?

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

    В каких случаях пишется служебная записка?

    Служебная записка — один из элементов внутреннего документооборота. С ее помощью сотрудники компании могут решать производственные вопросы и ситуации максимально быстро и эффективно.

    Служебная записка оформляется для решения деловых задач и вопросов, связанных с работой определенного сотрудника или целого отдела. При этом решение вопроса может зависеть как от другого сотрудника компании, так и от совершенно иного структурного подразделения.

    Основное отличие служебной записки от докладной в том, что она используется в деловом общении между сотрудниками или структурными подразделениями, имеющими равный статус в организации. Иными словами, нет прямого подчинения.

    Составление служебной записки несет с собой дополнительную пользу. Данный документ доказывает, что сотрудник, составивший его, указал о проблеме, расположенной в зоне его ответственности.

    Если специалист не в состоянии сам разобраться с возникшей проблемой, он может составить служебную записку и вынести вопрос на рассмотрение прочими специалистами. В таком случае он сможет снять с себя ответственность за некачественное или несвоевременное рассмотрение задачи.

    В некоторых случаях, на основании служебной записки составляется приказ необходимости совершения того или иного действия.

    Кроме служебных, бывают еще и объяснительные записки, о которых вы можете прочесть в этой статье.

    Что должен содержать текст документа?

    Хотя точной формы заполнения упомянутого делового письма не определено, можно определить несколько основных моментов, обязательных для обозначения в документе. В список реквизитов входят:

    1. Шапка, где прописываются данные получателя, такие как ФИО и должность.
    2. Наименование официальной бумаги.
    3. Дата написания и номер.
    4. Заголовок, из которого сразу понятен предмет переписки.
    5. «Тело» документа, где первоначально описывается имеющаяся ситуация, после чего составитель обозначает свою просьбу.
    6. Должность работника, составившего официальное послание, его подпись и полные ФИО автора.

    Часто текст записки начинается со слов “Довожу до вашего сведения…”, после чего идет уже основная информация. Но это не является обязательным правилом.

    Как правильно составить и написать?

    Началом документа должны выступать данные организации и составителя официального письма. Само название документа пишется посередине. Основной текст должен начинаться ниже и с красной строки. Как мы упомянули ранее, суть проблемы передается в свободной форме. Завершает документ дата составления и подпись.

    Если же основной текст служебной записки должен быть большим, его требуется разделить на несколько абзацев:

    • описание основной проблемы;
    • просьба;
    • отдел и фамилии работников, составивших записку, если имеет место коллективное обращение.

    В последнем случае ключевую подпись на документе ставит начальник отдела, подающего служебную записку. Приложение с подписью всех служащих добавляется к основному документу дополнительно.

    Служебную записку требуется писать на листе формата А4, равно как любой прочий документ. Также обязательно наличие «живой» подписи, сделанной собственноручно.

    Служебная записка пишется вместе с порядковым номером и датой написания.

    При желании документ можно составить в редакторе на компьютере и впоследствии распечатать, но подпись также должна быть сделана самим составителем.

    Особенности оформления записки (с образцами)

    В зависимости от того, какая составляется служебная записка, меняются и нюансы оформления документа и ситуаций, когда его следует оформлять.

    Директору или руководству предприятия

    На имя данного руководителя составляются различные служебные записки, поэтому поговорим о том, как лучше их передать. Желательно составить документ в двух оригинальных вариантах.

    По правилам документ передается секретарю, от которого не лишним будет получить отметку о принятии документа на рассмотрение. После этого уже ждать резолюции начальства.

    На командировку: продление и отмену

    Служебная записка служит подтверждением того, что командированный сотрудник на месте, плюс фиксирует даты приезда и возвращения из командировки. Данный документ может быть оформлен, если:

    • сотрудник проводит поездку на арендованном, личном или служебном транспорте;
    • у сотрудника нет документов, подтверждающих его факт проезда и проживания.

    Отзыв из отпуска

    Нередки случаи, когда по производственным причинам руководителям приходится отзывать из отпуска кого-либо из работников.

    В этой ситуации составителем служебной записки становится руководитель того подразделения, в котором числится сотрудник, находящийся в ежегодном оплачиваемом отпуске.

    Руководитель организации должен ознакомиться с поданным документом и обозначить свое согласие или отказ от прошения, зафиксированного в документе.

    Согласно статье 99 ТК РФ отзыв работника из отпуска возможен только при условии его личного согласия.

    Также по статье 125 ТК РФ запрещается отзывать из отпуска:

    • беременных женщин;
    • несовершеннолетних сотрудников;
    • работников, связанных с опасными или вредными условиями труда.

    Скачать шаблон записки на отзыв сотрудника из отпуска.

    На обучение сотрудников

    Повышение квалификации сотрудников хорошо помогает улучшить качество работы персонала. Но чтобы направить работника обучаться, потребуется составить соответствующую служебную записку.

    Деловое письмо может быть составлено отделом кадров для формирования списка сотрудников, направляемых на обучение. Служебная записка обычно составляется на имя руководителя того отдела, чьи сотрудники будут направлены на обучение.

    Сотрудники на испытательном сроке часто могут нуждаться в повышении своей квалификации. А о длительности такого срока, читайте тут.

    На совмещение должностей

    Нередко в крупных и не только организациях можно встретиться с такой практикой, как совмещение должностей одним сотрудником. Причины для этого могут быть довольно разные:

    • производственная необходимость;
    • наличие свободной вакансии;
    • отсутствие, болезнь, отпуск или иная причина, по которой отсутствует сотрудник, ранее занимавший должность, предполагаемую для совместительства.

    Служебная записка составляется на имя начальника подразделения. Бумага должна пройти резолюцию ректора.

    Также может потребоваться согласовать вопрос с отделом кадров и бухгалтерией.

    В документе фиксируется дата начала работы сотрудника по совместительству и величина доплаты к основному окладу.

    Скачать пример записки на совмещение должностей можно по ссылке.

    На отгул

    Помимо отпуска работники организаций могут при определенных условиях получить так называемый «отгул», т.е. отпроситься с работы. Поскольку в Трудовом Кодексе данное понятие изъято, используются определения «дополнительное время для отдыха» или «другое время отдыха».

    Документом, с помощью которого сотрудник излагает свои пожелания начальству, может выступать как заявление, так и служебная записка.

    Сотрудник имеет право на отгул, когда:

    • выполнял работу сверхурочно;
    • работал в выходные или праздники;
    • имел суммарную переработку во время вахтовой работы;
    • принимал активное участие в донорском движении и сдаче крови;
    • за счет работника;
    • в счет отпуска.

    к содержанию ↑

    Об изменении графика работы или переносе рабочего времени

    У каждого сотрудника могут найтись уважительные причины, по которым он может обратиться к руководству с просьбой об изменении рабочего графика.

    Если инициатива проявляется именно со стороны работника, который может подтвердить необходимость корректировки документально, он составляет служебную записку на имя руководителя предприятия.

    В случае, когда причина действительно уважительная, работодатель не имеет права отказать работнику в соответствии со статьей 93 ТК РФ.

    В документе следует указать действующий график и желаемый.

    На закупку оборудования

    Данная служебная записка пишется тем отделом, которому требуется приобретение нового или замена старого оборудования.

    Примером может быть обращение экономического или кадрового отдела к руководителю отдела информационных технологий с просьбой о скорейшей замене неисправного компьютера.

    Бланк служебной записки на закупку компьютера: скачать.

    О проведении мероприятий

    Служебные записки, касающиеся решения организационных вопросов по проведению мероприятий, имеют свою специфику. Они также нашли частое применение в образовательных учреждениях.

    В записке потребуется указать основные данные по предстоящему мероприятию, при необходимости — контактные данные лиц, ответственных за его проведение.

    Скачать образец записки о проведении мероприятий.

    На ремонт автомобиля

    Вполне подходит, если имеется служебный автомобиль, который в силу определенных обстоятельств должен подлежать ремонту. В таком случае потребуется составить служебную записку, в которой будут указаны государственные регистрационные номера служебного автомобиля и причины, по которым он нуждается в ремонте.

    На увольнение сотрудника

    Еще один вид делового письма, составляющегося на имя основного руководителя.

    Его оформление приемлемо, если есть уважительные причины для увольнения определенного сотрудника.

    В основной части записки желательно указать конкретные факты и действия, проведенные по отношению к работнику. Далее следует просьба разрешить увольнение лица, указанного в документе.

    Пример записки на увольнение сотрудника за прогул: скачать.

    О предоставлении информации

    Один из наиболее часто используемых типов служебных записок. Применяется для осуществления запроса на получение той или иной информации и строится по следующему принципу:

    1. следует обозначить ключевую мысль, сформировать запрос;
    2. предоставить детали, которые могут потребоваться получателю;
    3. напомнить основную мысль запроса и изложить дополнительную информацию.

    О наказании работника

    Указанный тип документа используется в случаях, когда поведение сотрудника на рабочем месте или его ненадлежащее отношение к рабочим обязанностям требует соответствующих взысканий.

    Составитель служебной записки должен изложить факты максимально объективно и безэмоционально, дать возможность руководству разобраться с инцидентом.

    О необходимости нового сотрудника

    Документ оформляется, когда в одно из структурных подразделений компании требуется новый сотрудник. Тогда руководитель подразделения имеет право подать данный элемент внутренней деловой переписки руководству.

    В ней он должен указать объективные причины, по которым данное решение будет объективным и приемлемым.

    Записка служебная о найме нового сотрудника: скачать образец.

    На сверхурочные работы

    Распространенная причина составления таких документов — наличие экстренных ситуаций, в условиях которых потребуется привлекать сотрудников к решению вопроса после окончания рабочего времени.

    Служебную записку составляет начальник смены или отдела на имя прямого руководителя. В тексте документа указываются причины просьбы и список тех, кого планируется привлечь к сверхурочным работам.

    Привлечение на сверхурочные работы сотрудника: скачать пример.

    О создании нового структурного подразделения

    Вопрос создания новых структурных подразделений может также решаться с помощью запроса, выраженного с помощью служебной записки. Цели проведения данного действия освещаются в теле документа. Среди них:

    • повышение уровня нормирования труда;
    • более оперативное решение определенных задач;
    • улучшение работы с персоналом и другие причины.

    Служебные записки в некоторых ситуациях могут заменять заявления, действуя более «мягко». Чаще всего они используются для внутренних процессов, связанных с организацией производства.

    Если компания поддерживает систему электронного документооборота, оформление служебных записок практически ничем не отличается от бумажной версии. Основное различие — носитель информации, передаваемой между структурными подразделениями компании.

    Видео-ролик ниже раскрывает некоторые аспекты по работе со служебными записками в электронном виде:

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:


    Это быстро и бесплатно !

    Как написать служебную записку: образец, пример написания текста, бланк

    Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон

    Служебная записка – это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.

    Теперь определимся примером написания служебной записки. Какого-либо официального бланка не существует, однако есть общие требования к содержанию документа.

    К таковым относятся:

    1. Обязательное указание адресата служебной записки. В правом верхнем углу нужно написать фамилию, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется обращение.
    2. Ниже указывается наименование документа и его номер.
    3. Далее следует изложить суть проблемы, с которой столкнулся составитель документа, или ситуацию, с которой необходимо разобраться.
    4. Ниже указываются предложения по решению вопроса, либо указание на действия, которые автор служебной записки ждет от ее адресата.
    5. В конце документа указываются фамилия и инициалы лица, направившего обращение, а также его должность.

    Этим шаблоном служебной записки можно воспользоваться в случае необходимости.

    Как составить служебную записку: образец оформления

    Как пишется служебная записка (образец), рассмотрим на простом примере. Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже.

    Пример служебной записки

    Директору ООО «Гвоздика»

    Слободину Владимиру Александровичу

    Г. Хабаровск 04 мая 2019 года

    В кондитерском цехе с 02 мая 2019 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку. Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек). В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха

    1. Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
    2. Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.

    С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.

    Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.

    Особенности электронного документооборота

    Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.

    Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

    Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

    Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

    Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

    Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

    Еще больше полезной информации в рубрике “Объяснительная записка”.

    Инструкция: оформляем приказ о вынужденном простое

    Что такое простой

    Трудовой кодекс определяет его, как временное приостановление трудовых процессов в организации по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. Перечень возможных причин законодателем не устанавливается, но любое объективно препятствующее продолжению трудовой деятельности событие является такой причиной:

    • стихийное бедствие;
    • издание нормативных актов, препятствующих продолжению деятельности;
    • отсутствие необходимых материалов;
    • поломка оборудования.
    • по вине работодателя;
    • не зависящие от сторон;
    • по вине сотрудников.

    Важным признаком является временный характер остановки: когда причины устранят, работа продолжится.

    Как объявить начало

    Поскольку причины различны , отличаются и документы, инициирующие его введение. Например, если продолжать трудовую деятельность невозможно из-за того, что произошла поломка оборудования, сотрудник, курирующий работу на оборудовании, направляет начальству докладную записку о случившемся. Этим он сообщает о необходимости ввести простой. Докладную записку предваряет акт, которым сотрудники, работающие с оборудованием, фиксируют поломку и невозможность продолжения трудовой деятельности.

    Вне зависимости от причины приостановки оформляется приказ об объявлении простоя. Докладная станет основанием для издания распоряжения и прикладывается к нему.

    В течение трех дней с момента остановки работ организация обязана уведомить службу занятости о приостановке и причинах — это правило установлено п. 2 ст. 25 закона № 1032-1 от 19.04.1991. Форму уведомления следует уточнить в службе занятости, расположенной по месту нахождения работодателя. Уведомление необходимо, если работодатель останавливает производство полностью или в значительной части. Если работа остановлена только для отдельных сотрудников, уведомлять службу занятости не требуется.

    Как составить приказ

    Распоряжение о приостановке составляется по форме, утвержденной в организации. Законодательно установленной и рекомендованной формы не существует.

    В документ включают информацию:

    • обоснование остановки работ. Укажите одну из четырех причин: экономического, технологического, технического или организационного характера, не конкретизируя более точно;
    • момент начала;
    • момент окончания. Если установить точный момент затруднительно, напишите «до устранения причин»;
    • перечень сотрудников или подразделений, которых распоряжение касается;
    • порядок оплаты;
    • допустимо указать, выходят ли сотрудники на работу в указанный период или могут остаться дома. Период является рабочим временем, поэтому персонал должен находиться на рабочих местах. Отсутствие без разрешения приравнивается к прогулу. Но если необходимости присутствия работников нет, организация вправе отдельно указать в распоряжении, что сотрудники не обязаны в этот период находиться на рабочем месте.

    Сотрудники, которых распоряжение касается, знакомятся с ним под подпись.

    Как объявить конец

    Если в акте о начале приостановки указана дата окончания, издавать дополнительные документы, знаменующие возвращение к работе, не требуется. Простой прекращается автоматически с истечением указанного срока. Если конкретной даты окончания в распоряжении нет, работодатель оформляет акт о прекращении.

    Прекратить можно как для всех сотрудников, которые были отстранены от работы, так и для отдельных их групп — в зависимости от производственной ситуации и потребности.

    Как составить приказ об окончании простоя

    Утвержденной рекомендуемой формы распоряжения об окончании не существует, поэтому работодатель вправе исходить из принятых у него форм внутренних документов.

    В документе следует указать:

    • реквизиты документа, которым объявлена приостановка;
    • основания введения и указание на то, что производственная деятельность возобновляется;
    • дату возврата к работе;
    • перечень сотрудников, которые возвращаются на рабочие места.

    Всех вызванных на работу сотрудников уведомляют и знакомят с документом под подпись.

    Как оплатить

    Вопрос оплаты урегулирован статьей 157 ТК РФ. Сумма зависит от того, по чьей вине остановились работы:

    • если по вине работодателя, работнику выплачиваются две трети от его средней заработной платы. Для исчисления учитываются все выплаты, которые получает сотрудник, в том числе тарифная ставка, премии, надбавки;
    • если ни одна сторона в приостановке работ не виновата, оплата составляет 2/3 от тарифной ставки или оклада работника, без каких-либо надбавок — такое вознаграждение ниже, чем при вине работодателя;
    • остановка по вине коллектива оплате не подлежит.

    Вопрос оплаты допустимо урегулировать приказом о введении простоя либо отдельным распоряжением.

    Как составить приказ об оплате

    В свободной форме по правилам, принятым в организации. Отразите пункты:

    • реквизиты документа о начале приостановки;
    • порядок оплаты: исчисляется ли она от среднего заработка или от тарифной ставки;
    • как начисляется: например, вместе с очередной зарплатой;
    • перечень сотрудников, которых касается приказ об оплате.

    Каждый из работников, чьи интересы затрагивает документ, знакомится с ним под подпись.

    –>ИСК в СУД –>

    как написать служебную записку директору

    Евгений Зайцев Профи (978) 2 года назад

    Прошу “и пиши суть обращения”

    Оля With an idiot argue. Просветленный (38420) 2 года назад

    Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

    Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

    Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

    В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

    Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер). чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

    Образец служебной записки

    ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности

    О выходе на работу в выходной день

    В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 17.10.2011) прошу Вас разрешить вход в здание 15.10.2011 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

    Начальник отдела Т. Ф. Хлопушко

    Служебная записка – пример ответа на запрос

    ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела информационных технологий

    На № 02-18/304@ от 16.11.2011

    О представлении списка работников

    для участия в семинаре

    Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

    3. Струйка К. Н. – старший специалист

    Начальник отдела В. Н. Загодайкин

    Еще пример оформления служебной записки

    ОТДЕЛ ПРОДАЖ Начальнику отдела информатизации

    О проверке работоспособности ПК

    С 05.12.2011 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А. Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

    Fuzz Мыслитель (9192) 2 года назад

    Блин! Скоро вопросы будете задавать типа “Как? “, “А”, “А где? “. “Помогите”. Люди пишите подробней вопрос.

    Теперь по теме: Служебная записка, если подробная должна содержать – преамбулу, основную часть и вывод.

    Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

    Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

    Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

    В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

    Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер). чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

    Образец служебной записки

    ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности

    О выходе на работу в выходной день

    В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 17.10.2011) прошу Вас разрешить вход в здание 15.10.2011 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

    Начальник отдела Т. Ф. Хлопушко

    Служебная записка – пример ответа на запрос

    ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела информационных технологий

    На № 02-18/304@ от 16.11.2011

    О представлении списка работников

    для участия в семинаре

    Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

    3. Струйка К. Н. – старший специалист

    Начальник отдела В. Н. Загодайкин

    Еще пример оформления служебной записки

    ОТДЕЛ ПРОДАЖ Начальнику отдела информатизации

    Образец служебная записка о повышении в должности

    Оформить служебную записку на имя проректора по учебной работе Брагина Л. Ниже приведен пример служебной записки. Докладная записка 26.07.2006 N 5. Образец служебной записки Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. Основанием для объявления конкурса служит служебная записка (форма. на замещение должности ППС подает заявление (форма заявления) на имя. Чем выше должность менеджера в организации, тем большая свобода действий ему предоставлена. Отпуск авансом, у кого есть образец уведомления. Заявление и представление (докладная записка) передаются на резолюцию директору.

    Простой

    Простой — не призрак социалистического прошлого, а реальность наших дней. Об особенностях оформления простоя, порядке расчета выплат, их налогообложении и бухгалтерском учете читайте в статье.

    Популярное по теме

    Простой может возникнуть по разным причинам, особенно во время экономического кризиса. Кроме технических, возможны трудности финансового и организационного характера. Острый дефицит оборотных средств вынуждает организации сократить закупку сырья, снизить объемы производства. Нередко в подобных ситуациях у работодателя возникает соблазн отправить часть сотрудников в неоплачиваемый административный отпуск. Но это неправомерное решение, поскольку отпуск без сохранения заработной платы не может быть принудительным [ссылка:1]1[/ссылка]. При отсутствии работы, обусловленной трудовым договором, следует зафиксировать простой.

    [сноска:1]Подробнее об отпуске за свои счет читайте в статье Допустим ли административный отпуск? // Зарплата, 2009, № 3.[/сноска]

    Простой по трудовому кодексу

    Простой – это время вынужденной приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера (ч. 2 ст. 72.2 ТК РФ). В связи с фиксированием простоя у работодателя возникают дополнительные обязанности: оформить факт простоя, при определенных условиях уведомить службу занятости и оплатить неотработанное время.

    Оплата работникам времени простоя

    Время простоя не оплачивается, если работник является его виновником (ч. 3 ст. 157 ТК РФ).

    Время простоя, случившегося по вине работодателя, оплачивается в размере не менее 2/3 средней заработной платы работника (ч. 1 ст. 157 ТК РФ). Расчет средней заработной платы производится в соответствии с нормами части 3 статьи 139 Трудового кодекса и Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

    Простой, причины которого не зависят от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки или оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально его времени (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

    Как рассчитывается оплата работникам времени простоя, показано в таблице ниже.

    Образец служебной записки

    КОНСАЛТИНГОВАЯ ФИРМА «ПРОМЕТЕЙ»

    Исполнительному директору Н. И. Боровому

    14 декабря 2003 г.

    Корректировка штатного расписания на 2004 г.

    Согласно Вашим указаниям от 20 октября с. г. мною проведен анализ эффективности работы сотрудников отдела снабжения в I–III кв. текущего года (приложение 1 к настоящей «Записке»).

    Результаты анализа подтверждают необходимость увеличения штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым.

    Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи – в приложении 2.

    Расчет-обоснование подготовлен и может быть передан Вам после соответствующего распоряжения.

    Старший консультант отдела

    ___________ Михайлов Ю. В.

    Заявление – внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство) заявление-жалоба заявление-объяснение (объяснительная) заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).

    Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены, как правило, одному вопросу. Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос. При составлении заявления необходимо учитывать особенности оформления его реквизитов.

    Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направляется заявление. Фамилию и инициалы писать не принято, если заявление не содержит просьбы. Адресация копии указывается ниже, через интервал, с соблюдением тех же правил. Пример адресации заявления-констатации:

    Главному энергетику обувной фабрики

    Копия: заместителю директора фабрики

    по материально-техническому снабжению

    Пример адресации заявления-просьбы:

    Декану гуманитарного факультета Донского

    государственного технического университета

    Чаще всего указывается общее наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), однако если документ содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это в наименовании. Наименование размещается ниже адресации, посередине листа:

    Основной текст, как правило, начинается с вводных слов, отражающих сущность содержания документа: Прошу, Обращаюсь с жалобой на. Представляю письменное объяснение. Ставлю Вас в известность. и т. п. Далее излагается сущность вопроса, по которому пишется заявление, Указываются основные мотивы написания, важнейшие обстоятельства дела. В конце текста с соблюдением служебной этики указывается, на какое вмешательство со стороны адресата рассчитывает заявитель: Прошу дать расчет с 1 марта с. г. Прошу Ваших указаний. Прошу ответить. Прошу принять меры.

    Текст размещается по всей ширине листа, на один интервал ниже наименования. После основного текста с красной строки дается указание о наличии приложения (если таковое имеется):

    Прошу предоставить мне учебный оплачиваемый отпуск с 10 января 2003 г. по 1 февраля 2003 г. для сдачи экзаменационной сессии в Ростовском государственном техническом университете.

    Справку-вызов из университета за № 151 прилагаю.

    Дата написания размещается интервалом ниже основного текста, в левой части листа. Указывается число, месяц (прописью) и год написания заявления:

    29 декабря 2003 г.

    Подпись содержит полное официальное наименование должности отправителя, его личную роспись (сигнатуру), фамилию и инициалы. Размещается подпись интервалом ниже основного текста, правее даты написания заявления, при этом личная роспись и ее расшифровка выносятся во вторую строку, размещаемую под первой:

    Студент вечернего факультета группы ВОП -11-4

    _______________ Морозов И. И.

    Заведующая кафедрой русского языка как иностранного

    _______________ Иванова Н.Д.

    Ниже реквизита подпись рекомендуют оставлять свободное пространство для написания резолюции.

    Декану Северо-Кавказской академии

    государственной службы (Ф.И.О.)

    студента 1 курса, группы. Ф.И.О.

    Прошу освободить меня от занятий с 1 по 10 апреля для поездки домой по семейным обстоятельствам.

    Прилагаю письмо с сообщением о болезни моего отца.

    Особенность официальных бумаг этого типа состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.

    Отдельные виды документов, например, договор, доверенность, используются для реализации юридических, информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами, т.е. документационный обмен идет по горизонтали.

    Договор (соглашение, контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. Так, учредительный договор содержит сведения:

    – о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью о размере и составе уставного капитала

    – о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале

    – о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.

    Трудовой договор (трудовое соглашение) представляет собой юридически оформленное письменное соглашение сторон (как правило, именуемых соответственно «работодатель» и «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это соглашение констатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях. Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т. п.).

    Договор (контракт) – фиксирует соглашение сторон (юридических или физических лиц) о совместной (коммерческой или иного рода) деятельности. В этом случае содержание договора составляют следующие сведения:

    – наименования сторон (полное и сокращенное название) наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения

    – наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа

    – условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации срок действия договора начало и окончание работ по договору стоимость работ и порядок расчетов порядок сдачи и приемки работы

    – ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающиеся стороны признают необходимыми включить в договор гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства

    – переход права собственности и риски порядок разрешения споров

    – юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

    Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

    Оформляются договоры, как правило, на трафаретных бланках, на которых типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участниках договора. (Пример текста договора дан в приложении.)

    Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или физического лица).

    Личная доверенность может быть выдана для получения заработной платы и любых иных платежей (пособий, пенсий, стипендий), на получение корреспонденции (как денежной, так и посылочной), на общее управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, а также на получение свидетельства о праве на наследство.

    Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации.

    Доверенность удостоверяется в одном экземпляре. В тексте официальной доверенности указываются: должность и паспортные данные доверенного лица организация, в которой производятся действия по доверенности вид действий образец подписи лица, получившего доверенность срок действия доверенности.

    В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности. Обязательными реквизитами доверенности являются:

    место и дата написания

    удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.

    Образец личной доверенности

    Ростов-на-Дону, десятое марта две тысячи третьего года.

    Я, Антонова Мария Николаевна, проживающая в г. Батайске, ул. Пушкинская, д. 32, доверяю Демченко Ивану Петровичу, проживающему в г. Ростове-на-Дону, ул. Горького 140, кв. 1, получить в кассе завода Ростсельмаш причитающуюся мне заработную плату за октябрь, ноябрь, декабрь две тысячи второго года.

    В получении за меня расписаться и выполнить все действия, связанные с данным поручением.

    Ссылка на основную публикацию