Как отразить дополнительный отпуск в графике отпусков

Содержание

Дополнительный отпуск

Помимо основного ежегодного оплачиваемого отпуска, некоторым работникам положен еще и ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 114, 116 ТК РФ). Но прежде чем подробно рассказать о дополнительных днях к отпуску, напомним правила об очередных и дополнительных отпусках.

Общие правила предоставления отпуска

На ежегодный основной оплачиваемый отпуск имеет право любой работник, с которым заключен трудовой договор (ст. 21, 114 ТК РФ).

По общему правилу продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Правда, из этого правила есть исключения: определенным категориям работников положен удлиненный основной отпуск (ст. 115 ТК РФ). К примеру, к такой категории относятся педагоги. Так, педагогам дополнительного образования, работающим с учениками с ограниченными возможностями здоровья, полагается 56 календарных дней основного отпуска (ст. 334 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 N 466).

Претендовать на ежегодный отпуск за первый год работы сотрудник может через полгода непрерывной работы у конкретного работодателя (ст. 122 ТК РФ). При этом с согласия работодателя работник может отправиться в ежегодный отпуск и раньше этого срока.

Отпуск за второй и последующие годы работы у конкретного работодателя предоставляется в любое время года в соответствии с графиком отпусков.

Дополнительные отпуска и порядок их предоставления

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются (ст. 116 ТК РФ):

  • работникам с ненормируемым рабочим днем;
  • работникам, занятым на работах с вредными/опасными условиями труда;
  • работникам, трудящимся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним территориях;
  • работникам, выполняющим работы особого характера;
  • иным работникам, если условие о предоставлении им ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска прописано в том или ином федеральном законе.

Кстати, дополнительный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работникам, не имеющим право на такой отпуск в соответствии с законодательством, по усмотрению работодателя. Порядок предоставления этих дополнительных отпусков должен быть прописан в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ЛНА). Здесь стоит отметить, что при наличии профсоюза, работодатель должен учитывать его мнение при принятии порядка и условий предоставления дополнительных отпусков.

Праздничные дни во время дополнительного отпуска

Если на период ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска приходятся праздничные нерабочие дни, то эти праздники не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ). А дата выхода работника из отпуска в подобной ситуации зависит от того, как сформулировано заявление на отпуск. Подробнее об этом вы можете прочитать в отдельном материале.

Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день

Продолжительность отпуска за ненормируемый рабочий день определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР). При этом минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работникам с ненормированным рабочим днем, составляет 3 календарных дня (ст. 119 ТК РФ).

Важно знать, что если работнику установлен ненормируемый рабочий день, то дополнительный отпуск по этому основанию ему положен, даже если за год он ни разу не привлекался к труду за пределами рабочего дня.

Дополнительный отпуск за вредные условия труда

Такой отпуск положен работникам, условия труда которых по результатам спецоценки рабочих мест признаны вредными (2, 3 или 4 степени) или опасными (ст. 117 ТК РФ).

Работникам, занятым на работах с вредными/опасными условиями труда, полагается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, составляющий, как минимум, 7 календарных дней. Причем продолжительность дополнительного отпуска за вредные условия труда конкретного работника должна быть установлена трудовым договором на основании отраслевого/межотраслевого соглашения и коллективного договора с учетом результатов проведенной спецоценки.

Дополнительный отпуск за вредные условия труда-2019 в соответствии с Трудовым кодексом предоставляется в том же порядке, что и в 2018 году.

Дополнительный отпуск работникам Крайнего Севера

Работникам, трудящимся в районах Крайнего Севера, полагается дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого составляет 24 календарных дня (ст. 321 ТК РФ). А работникам, исполняющим свои трудовые обязанности в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, предоставляется дополнительный отпуск продолжительностью 16 календарных дней.

Дополнительный отпуск за выполнение работы особого характера

Категории работников, которым положен данный отпуск, а также его минимальная продолжительность и условия предоставления устанавливаются Правительством РФ (ст. 118 ТК РФ). Так, например, врачам общей практики полагается 3-днев ный ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск при условии, что в данной должности работник непрерывно трудился свыше трех лет (Постановление Правительства РФ от 30.12.1998 N 1588).

Дополнительный отпуск инвалидам

Предоставление дополнительных оплачиваемых отпусков работникам, имеющим инвалидность, законодательством не предусмотрено. Однако данной категории работников полагается удлиненный ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ ). Причем, отпуск такой продолжительности положен всем работникам-инвалидам, независимо от группы инвалидности.

Правда, работник-инвалид может претендовать на дополнительный отпуск по иным основаниям, не связанным с наличием у него инвалидности. Например, дополнительный отпуск инвалидам 3 группы минимальной продолжительностью 3 календарных дня положен, если таким работникам-инвалидам установлен ненормированный рабочий день (ст. 119 ТК РФ). Кроме того, право работников-инвалидов на дополнительный оплачиваемый отпуск может быть установлено самим работодателем (ст. 116 ТК РФ).

Стоит также отметить, что помимо права на удлиненный ежегодный основной отпуск, у работников-инвалидов есть еще одна отпускная привилегия: по письменному заявлению работодатель обязан предоставлять данной категории работников отпуск без сохранения зарплаты («за свой счет») продолжительностью до 60 календарных дней в году (ст. 128 ТК РФ).

Подтвердить свое право на удлиненный ежегодный основной оплачиваемый отпуск, а также на дополнительный отпуск без сохранения заработной платы работник-инвалид должен справкой об установлении инвалидности (Приложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 24.11.2010 N 1031н).

Дополнительный отпуск работающим пенсионерам

Дополнительный отпуск пенсионеру, работающему у конкретного работодателя, предоставляется, только если право на дополнительный оплачиваемый отпуск работающим пенсионерам прописан в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 116 ТК РФ).

Но кроме основного ежегодного оплачиваемого отпуска, работающий пенсионер по старости (т. е. достигший пенсионного возраста) имеет право на отпуск «за свой счет» продолжительностью до 14 календарных дней в году (ст. 128 ТК РФ). Чтобы работающему пенсионеру был предоставлен такой отпуск, он должен написать соответствующее заявление на имя работодателя. Документом, подтверждающим право на такой отпуск, является пенсионное удостоверение.

Дополнительный отпуск в связи с профзаболеванием

Если здоровью работника причинен вред вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания, то работодатель обязан предоставить работнику, которому необходимо лечение по вышеуказанным причинам, дополнительный оплачиваемый отпуск для санаторно-курортного лечения.

Данный отпуск предоставляется на весь период лечения, а также на время проезда к месту лечения и обратно (пп. 10 п. 2 ст. 17 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ ).

Дополнительный отпуск медицинским работникам

Некоторым медицинским работникам положен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работы особого характера (об этом мы рассказывали выше), а некоторым – за работу во вредных условиях труда. Так, например, младший медицинский персонал, ухаживающий за ВИЧ-инфицированными, имеет право на 14 календарных дней ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска (Перечень, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.06.2013 N 482).

Правила о дополнительных отпусках медицинским работникам в 2018 г. изменений не претерпели.

Дополнительный отпуск ветеранам боевых действий

Ветераны боевых действий вправе претендовать на дополнительный отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 35 календарных дней в году (пп. 11 п. 1, пп. 4 п. 2 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ ). Правда, данное правило не распространяется, к примеру, на лиц, направлявшихся на работу в Афганистан в период с декабря 1979 г. по декабрь 1989 г., которые отработали установленный при направлении срок или были откомандированы досрочно по уважительным причинам. Документом, на основании которого предоставляется отпуск «за свой счет», служит удостоверение ветерана боевых действий.

Также всем действующим военнослужащим, являющимся ветеранами боевых действий, полагается дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 15 суток (п. 5.1 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ ).

Можно ли соединить основной и дополнительный отпуска

Трудовое законодательство не содержит запрета на объединение двух отпусков (основного и дополнительного) в один. Также ТК не запрещает разделить весь положенный работнику отпуск на части. Главное, чтобы соблюдались два условия (ст. 125 ТК РФ):

  • разделение отпуска на части производится по соглашению между работником и работодателем;
  • хотя бы одна из частей разделенного отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

К примеру, работнику положен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней и ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных условиях 7 календарных дней. Так вот этот работник может, допустим, отгулять сразу 15 календарных дней, а оставшуюся часть – 20 календарных дней (28 дней – 15 дней + 7 дней) – разбить на 20 однодневных отпусков.

Предоставление дополнительного отпуска авансом

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск по любому из оснований, кроме отпуска за работу во вредных/опасных условиях, может быть предоставлен работнику авансом.

А дополнительный отпуск «за вредность» предоставляется пропорционально времени, отработанному во вредных/опасных условиях (ст. 121 ТК РФ, Письмо Роструда от 18.03.2008 N 657-6-0 ). Т.е. сколько дней дополнительного отпуска «за вредность» работник успел «заработать» к моменту ухода в такой отпуск, трудясь во вредных/опасных условиях, ровно столько ему и положено.

Дополнительный отпуск и график отпусков

При составлении графика отпусков на следующий год укажите то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать каждый конкретный работник. Правильнее будет отразить в графике абсолютно все дни отпуска, положенные работнику: нужно просуммировать дни основного отпуска (как за очередной год, так и неотгулянные остатки за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, установленного законодательством и/или предусмотренного коллективным договором/ЛНА (ст. 120 ТК РФ).

Напомним, что график отпусков на будущий календарный год нужно составить не позднее чем за две недели до его наступления (ст. 123 ТК РФ), т. е. не позднее 17 декабря текущего года. Так, график отпусков на 2019 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2018 года.

Заявление на дополнительный отпуск

В ежегодный основной оплачиваемый отпуск и ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работники должны уходить по графику. В этом случае заявление на отпуск работник может не писать. Но если по какой-либо причине сотрудник с согласия работодателя отправляется в отпуск вне графика, то без соответствующего заявления не обойтись.

Заявление на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск может выглядеть следующим образом:

ООО «Каменный цветок»

от наладчика систем

автоматического контроля 4-го разряда

В соответствии со статьей 117 Трудового кодекса РФ прошу предоставить мне ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных условиях труда с 20.05.2019 на 7 календарных дней.

16.05.2019 Семенов К.Е.

Отражение дополнительного отпуска в табеле учета рабочего времени

) дни, приходящиеся на период ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, обозначаются буквенным кодом «ОД» или цифровым кодом «10».

Если на время дополнительного оплачиваемого отпуска выпадают нерабочие праздничные дни, то в табеле эти дни обозначаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26».

Предоставление работнику дополнительного отпуска без сохранения зарплаты, на который он вправе претендовать в соответствии с законодательством (например, отпуск «за свой счет» работнику-инвалиду), обозначается в табеле учета рабочего времени кодом «ОЗ» или «17».

Отражение дополнительного отпуска в Личной карточке работника

Если работник имеет право не только на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, но и на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, то в разделе VIII «Отпуск» Личной карточки работника (форма Т-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) имеет смысл эти два вида отпусков отражать отдельно друг от друга. Иначе, может возникнуть путаница, например, с количеством отгулянных работником дней того или иного отпуска.

Помощник в расчете отпускных

Рассчитать сумму отпускных, причитающихся работнику, уходящему в ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, вам поможет наш Калькулятор отпускных.

Напомним, что отпускные вы должны выплатить работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). При нарушении этого срока работодатель обязан выплатить работнику компенсацию (ст. 236 ТК РФ). Ее размер вы можете определить, воспользовавшись Калькулятором компенсации за задержку зарплаты.

Кроме этого, работодателю, просрочившему выплату отпускных, грозит штраф за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ ).

Можно ли заменить дополнительный отпуск денежной компенсацией

По общему правилу часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней, можно заменить денежной компенсацией на основании заявления работника. Но так можно делать не всегда. Запрещено заменять ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск денежной компенсацией следующим категориям работников (ст. 126 ТК РФ):

  • беременным работницам;
  • несовершеннолетним сотрудникам;
  • работникам, трудящихся во вредных/опасных условиях труда. Правда, если продолжительность дополнительного отпуска за вредные условия труда конкретного работника превышает минимально установленную (7 календарных дней), то часть такого отпуска, превышающую эти 7 календарных дней, можно заменить специальной денежной компенсацией. Это можно сделать на основании отраслевого/межотраслевого соглашения и коллективного договора, а также письменного согласия работника. Для получения согласия лучше заключить с работником соответствующее соглашение к трудовому договору.

График дополнительных отпусков

Здравствуйте!Я новый сотрудник отдела кадров и передо мной сейчас стоит задача составить график отпусков, в том числе дополнительных, т.к. учреждение медицинского профиля и много сотрудников работают во вредных условиях. Ранее, дополнительные отпуска составлялись следующим образом: суммировались дни больничных, отпусков без сохранения заработной платы,командировок и прибавлялись к дате начала периода предоставления доп.отпуска прошедшего года (Получается, сдвигалось вперед начало периода отсчета) Обоснований нигде не могу найти- указывается,что предоставляется дополнительный отпуск именно за факт.отработанное время и сокращается,при случае отрывов от работы и т.д. Здесь же количество дней доп.отпуска всегда фиксированное за счет сдвигов периода.Прошу Вас помочь мне разобраться.Спасибо!Пример из графика на этот год:период с 26.11.2013 по 25.11.2014 доп. отпуск 14дн предоставляется с 27.10.2014 по 10.11.2014

сейчас стоит задача составить график отпусков, в том числе дополнительных, т.к. учреждение медицинского профиля и много сотрудников работают во вредных условиях. Ранее, дополнительные отпуска составлялись следующим образом: суммировались дни больничных, отпусков без сохранения заработной платы,командировок и прибавлялись к дате начала периода предоставления доп.отпуска прошедшего года (Получается, сдвигалось вперед начало периода отсчета) Обоснований нигде не могу найти- указывается,что предоставляется дополнительный отпуск именно за факт.отработанное время и сокращается,при случае отрывов от работы и т.д. Здесь же количество дней доп.отпуска всегда фиксированное за счет сдвигов периода.Прошу Вас помочь мне разобраться.Спасибо!Пример из графика на этот год:период с 26.11.2013 по 25.11.2014 доп. отпуск 14дн предоставляется с 27.10.2014 по 10.11.2014

Вопрос: Каков порядок предоставления дополнительного отпуска санитарке детского отделения учреждения здравоохранения – работнице с вредными условиями труда (рабочий год с 08.07.2012 по 07.07.2013, в этот период дважды находилась на больничном с 04.03.2013 по 18.03.2013 и с 26.03.2013 по 05.04.2013)?

Ответ: Сотруднику, занятому на работах с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда, полагается дополнительный оплачиваемый отпуск, минимальная продолжительность и условия предоставления которого должны утверждаться в порядке, определяемом Правительством РФ, с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (ст. 117 ТК РФ). К настоящему времени Правительство РФ своим постановлением от 20.11.2008 N 870 определило, что работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, по результатам аттестации рабочих мест предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 7 календарных дней. Пункт 2 этого постановления предусматривает обязанность Минздравсоцразвития установить в зависимости от класса условий труда и с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, минимальную продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска.

Однако до настоящего времени соответствующий нормативный правовой акт ни Минздравсоцразвития России, ни его правопреемником (Минтрудом России) не принят. Поэтому работодателям при установлении продолжительности ежегодного дополнительного отпуска работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, следует руководствоваться не только п. 1 Постановления N 870, но и Списком производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденным постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 N 298/П-22 (далее – Список), в части, не противоречащей Трудовому кодексу (часть первая ст. 423 ТК РФ; разъяснение Министерства труда и социальной защиты РФ от 13.02.2013). Так, Верховный Суд РФ в своем решении от 14.01.2013 N АКПИ12-1570 разъяснил, что при установлении по результатам аттестации рабочих мест по условиям труда 3 класса любой степени вредности работник, независимо от того, поименована или нет его профессия, должность в Списке, имеет право на соответствующие компенсации в размерах, не ниже установленных Постановлением N 870. Вместе с тем в случаях, когда по данной профессии, должности Списком предусмотрены более высокие компенсации работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, подлежит применению Список, позволяющий дифференцировать виды и размеры компенсаций в зависимости от степени вредности условий труда. При этом п. 172 раздела XL Списка предусмотрено предоставление младшему медицинскому персоналу детских стационаров (отделений, палат и групп) учреждений здравоохранения 12 рабочих дней дополнительного отпуска.

При исчислении стажа, дающего право на дополнительный отпуск “за вредность”, следует учитывать положения части третьей ст. 121 ТК РФ, согласно которым в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время. Общий порядок исчисления стажа работы, дающего право на дополнительный отпуск или выплату компенсации за него пропорционально проработанному времени, установлен п. 10 Инструкции о порядке применения Списка, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.1975 N 273/П-20 (далее – Инструкция). В п. 12 Инструкции указано, что в счет времени, проработанного во вредных условиях труда, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, установленного для работников данного производства, цеха, профессии или должности. Поскольку периоды, дающие право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск и на ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, отличаются, стаж работы, дающий право на отпуск, исчисляется отдельно по ежегодному основному оплачиваемому отпуску и по дополнительному (п. 9 Инструкции). С учетом ст. 121 ТК РФ количество предоставляемых работнику дней дополнительного отпуска за вредность надо определять пропорционально стажу работы во вредных условиях, имеющемуся на момент ухода в отпуск (правомерность такого подхода подтверждена решением Верховного Суда РФ от 15.04.2004 N ГКПИ04-481, смотрите также письмо Роструда от 18.03.2008 N 657-6-0).

Согласно п. 10 Инструкции количество полных месяцев работы во вредных условиях определяется делением суммарного количества дней работы в течение года на среднемесячное количество рабочих дней. Остаток дней, составляющий менее половины среднемесячного количества рабочих дней, из подсчета исключается, а остаток дней, составляющий половину и более среднемесячного количества рабочих дней, округляется до полного месяца.
В рассматриваемом примере рабочий год сотрудницы в целях определения стажа для дополнительного отпуска начался 8 июля 2012 г., дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда в течение полного рабочего года составляет 12 рабочих дней. Допустим, она работала во вредных условиях по 5 дней в неделю и уходит в отпуск 17 июня 2013 г. В текущем рабочем году сотрудница находилась на больничном 19 рабочих (26 календарных) дней, не доработала до полного рабочего года 15 рабочих (21 календарный) дней. Из “вредного” стажа исключаются 34 рабочих дня (19 + 15). При 5-дневной рабочей неделе количество рабочих дней в ее рабочем году равно 246, а среднемесячное количество рабочих дней – 20,5 (246 дн. : 12 мес.). По условиям примера сотрудница отработала во вредных условиях 212 рабочих дней (246 – 34). Ее отпускной стаж равен 10 месяцам (212 дн. = 20,5 дн. х 10 мес. + 7 дн. = 10 мес. (20,5 дн. : 2 > 7 дн.). Получается, что на 17 июня 2013 г. работнице положен дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда продолжительностью 10 рабочих дней (12 дн. : 12 мес. х 10 мес.).

В соответствии со ст. 120 ТК РФ все отпуска должны исчисляться в календарных днях. В ситуации, когда в каком-либо документе продолжительность отпуска указана в рабочих днях, необходимо перевести указанные дни в календарные. Порядок перевода рабочих дней отпуска в календарные при предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска за вредные условия труда разъяснен в письме Минтруда РФ от 01.02.2002 N 625-ВВ. Если отпуск, предоставляемый работнику, исчисляется (полностью или частично) в рабочих днях, то продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска следует исчислять следующим образом: от даты начала отпуска отсчитывается определенное количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на 6-дневную рабочую неделю и определяется дата последнего дня отпуска. После этого период отпуска переводится в календарные дни. Таким образом, если отпуск начинается с 17 июня 2013 года, сотруднице нужно предоставить дополнительный отпуск продолжительностью 12 календарных дней.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

8 Декабря 2015 О графике отпусков

Можно ли разработать свою форму графика отпусков или нужно руководствоваться формой Т-7 из постановления Госкомстата РФ?

Законодательство не запрещает работодателю разрабатывать собственные формы первичных учетных документов.

Обоснование. На основании ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Форма графика отпусков Т-7 утверждена Постановлением Гос­комстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1 ). Однако с 01.01.2013 формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. По Информации Минфина РФ № ПЗ-10/2012 обязательными продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами на основании других федеральных законов и в соответствии с ними (например, кассовые документы).

Роструд в Письме от 14.02.2013 № ПГ/1487‑6‑1 высказывал мнение о том, что коммерческие организации вправе самостоятельно разработать формы первичных учетных документов. При этом такой первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч.2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» . Однако требования к первичным учетным документам, содержащиеся в ст. 9 названного закона, не в полной мере применимы к первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Например, ч. 5 ст. 9 Закона № 402‑ФЗ допускается возможность составления первичного учетного документа в электронном виде, но не все документы по учету труда и заработной платы можно вести таким образом – с записями в некоторых из них необходимо ознакомить сотрудника под роспись.

Полагаем, что при желании организация может разработать и утвердить свою форму графика отпусков. Однако мы рекомендуем использовать уже имеющуюся (из Постановления № 1 ), так как считаем, что изобретать велосипед ни к чему.

Каким образом заполнять графы 6 и 7 графика отпусков – проставлять точные даты или достаточно указания месяца?

Вы можете проставлять запланированные даты отпусков сотрудников в графике отпусков, либо указывая точные даты, либо проставляя лишь месяц начала и окончания отпуска.

Обоснование. Трудовым законодательством не определено, как заполнять графы 6, 7 графика отпусков. Буквально толкуя их названия – «Дата запланированная» и «Дата фактическая», – можно сказать, что в них необходимо проставлять точные даты предполагаемого отпуска.

Вместе с тем согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утвержденным Постановлением № 1 ) график отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам. Следовательно, указание в графике отпусков не конкретной даты, а месяца использования отпуска не противоречит действующему законодательству.

Отметим, что указание в графике отпусков лишь месяца может создать определенные трудности для работодателя. Например, придется согласовывать с работником дату отпуска заранее, так как работодатель обязан уведомить его под роспись о предстоящем отпуске не менее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

С какой даты нужно предоставить работнику отпуск, если по графику его начало 23.11.2015, а у сотрудника, выполняющего обязанности по сменному графику, смена заканчивается 23.11.2015 в 03.00?

Полагаем, что работнику нужно предоставить отдых с даты, определенной графиком отпусков. Если стороны трудовых отношений придут к согласию, дату отпуска можно перенести, например на следующий день.

Обоснование. График отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя. То есть если данным документом определено, что отпуск сотрудника начинается 23.11.2015, это должен быть первый день его отпуска. И время окончания рабочей смены, приходящейся на первый день отпуска, значения не имеет – работник вправе остановить работу и уйти домой.

Чтобы избежать таких ситуаций и необходимости искать замену на эти три часа (с 24.00 до 03.00) 23.11.2015, рекомендуем договориться с работником о переносе даты начала отпуска, например на следующий день. Такую договоренность нужно оформить соглашением, зафиксировав в нем новую дату начала отпуска.

Если договоренности достичь не удастся, работодателю придется сократить смену сотрудника на три часа и оплатить ее пропорционально отработанному времени.

Дополнительно отметим, что у работников, трудящихся в сменном режиме, такие ситуации не редкость. Поэтому рекомендуем при составлении графика сменности сопоставить данные с графиком отпусков и исключить наложение начала отдыха на конец рабочей смены.

Нужно ли вносить в график отпусков сведения об отпуске внешнего совместителя?

Полагаем, что внешние совместители должны быть включены в график отпусков.

Обоснование. Согласно ст. 114 ТК РФ лица, работающие по совместительству, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск наравне с основными работниками. Однако ст. 286 ТК РФ для совместителей установлены определенные особенности. Так, лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Получается, что предоставление отпуска внешнему совместителю прямо зависит от очередности отпусков, определенной на его основной работе. И можно подумать, что включать совместителя в график не нужно. Однако это не так.

Есть несколько причин, почему мы считаем, что отпуска совместителей в графике должны быть.

Во-первых, совместители, как и основные работники, имеют право на отдых, а очередность его предоставления определяется графиком отпусков.

Во-вторых, график отпусков предназначен для организации эффективного производственного процесса, ведь работодателю необходимо заранее подготовиться к отсутствию сотрудника и найти ему замену. Соответственно включение совместителя в график поможет спланировать все правильно.

Отметим, что некоторые работодатели требуют от совместителей справку о периоде отпуска по основному месту работы, чтобы в своем графике запланировать отпуск совместителю на это же время. Но такое требование может выйти боком. Например, на основном месте работы график отпусков может утверждаться в последний день, чтобы не нарушить требования ТК РФ. И если ждать справки о периоде отпуска там, может получиться, что сроки утверждения графика отпусков будут нарушены. Да и сам совместитель может отказаться предоставлять такую справку с основного места работы.

Из вышесказанного делаем вывод, что в график отпусков на следующий календарный год работодатель вносит всех работников, включая внешних совместителей. При составлении графика у совместителя можно запросить информацию о датах отпуска, запланированного по основному месту его работы. Однако если такая информация не предоставлена или предоставлена несвоевременно, отдых внешнего совместителя планируется в общем порядке, а впоследствии может быть предоставлен по заявлению работника. Если такую информацию работник не предоставляет или не успевает предоставить, рекомендуем запланировать совместителю отпуск исходя из производственной необходимости, но быть готовыми предоставить его не в соответствии с графиком отпусков, а по заявлению работника.

В каких случаях график отпусков подлежит корректировке? Как правильно это сделать?

В график отпусков вносятся изменения при переносе отпуска на другой срок, отзыве работника, приеме новых сотрудников. Внесение изменений может осуществляться несколькими способами.

Обоснование. График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. При этом в течение срока действия данного документа у работодателя могут возникнуть основания для его изменения, в частности:

– перенос или продление отпуска. Напомним, что случаи, когда отпуск подлежит переносу, определены ст. 124 ТК РФ. Среди них временная нетрудоспособность, исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей, пропуск работодателем срока извещения работника о начале отпуска, несвоевременная выплата отпускных и пр.;

– отзыв из отпуска. Согласно ч. 2 ст. 125 ТК РФ он допускается только с согласия работника. Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Внесение изменений по данным основаниям в график отпусков осуществляется от руки. Поскольку в графике нет специальной графы для внесения сведений об отзыве, можно воспользоваться графой 10 «Примечание». В ней следует указать, что работник был отозван из отпуска, и проставить дату отзыва. В графе 8 нужно отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графе 9 – дату начала использования оставшейся части отпуска.

Отметим, что при приеме новых работников после утверждения графика их также нужно внести в график отпусков. Здесь есть два варианта. Первый – оформляется приложение по форме Т-7 , в котором будут сведения о запланированных отпусках новичков. Второй – не делается ничего. Если новый сотрудник изъявит желание уйти в отпуск, он напишет заявление с просьбой об этом. Если руководитель согласится – издается приказ о предоставлении отпуска.

Нужно ли включать в график отпусков сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком?

Если отпуск по уходу за ребенком не закончится в году, на который составляется график отпусков, включать работницу, находящуюся в таком отпуске, в график не нужно.

Обоснование. В силу ст. 123 ТК РФ и Указаний по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением № 1 , график отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Следовательно, график должен содержать информацию об отпусках работников, которые имеют право на такой отдых и которым он должен быть предоставлен. А вот обязанность включать в график сведения о работниках, которым отпуск не предоставляется, нормативными актами не установлена.

Однако включение в график женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, зависит от времени нахождения в данном отпуске. Если он только начался, то включать женщину в график смысла нет: в следующем году она продолжит находиться в отпуске по уходу за ребенком и отпуск ежегодный ей предоставляться не будет.

Если же такой отпуск заканчивается в следующем календарном году, то нужно запланировать ежегодный отпуск сотрудницы с учетом стажа работы и права на отпуск, установленного ст. 260 ТК РФ: работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск женщине по ее желанию непосредственно по окончании отпуска по уходу за ребенком независимо от стажа ее работы у данного работодателя.

Дополнительно отметим, что законодательством не запрещено вносить в график отпусков сведения о женщинах, находящихся в отпуске по беременности и родам. При этом в графе 5 графика проставляется прочерк, а в графе «Примечание» делается отметка о том, что работница в указанном отпуске.

Нужно ли включать в график отпусков дополнительный оплачиваемый отпуск? Если да, то как это сделать?

Да, информация о полагающихся сотруднику ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусках должна быть включена в график.

Обоснование. Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков содержит информацию о ежегодном оплачиваемом отпуске, который, в свою очередь, состоит из основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого отпусков (ст. 120 ТК РФ). Наибольшее количество вопросов связано с ежегодным дополнительным отпуском за вредные условия труда. Он также должен быть отражен в графике, а вопросы возникают, потому что он предоставляется только за фактически отработанное время в соответствующих условиях и порой определить точную продолжительность такого отпуска к моменту утверждения графика невозможно.

Относительно того, как отразить дополнительные отпуска в графике, скажем следующее. В графе 6 формы Т-7 отражается только дата начала отпуска, а дата окончания отдыха конкретного сотрудника будет определена лишь ко дню составления приказа о предоставлении отпуска.

При этом в графе 5 графика отпусков необходимо отразить количество календарных дней отпуска, которое определится путем сложения количества дней основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого отпусков. Например, сотруднику полагается 28 календарных дней основного оплачиваемого отпуска и 10 календарных дней дополнительного, значит, в графе 5 нужно написать «38».

Не стоит думать, что при заполнении графика таким способом сотрудник получит право на полный дополнительный отпуск независимо от времени фактической работы во вредных или опасных условиях. График определяет очередность отпусков и обязателен для работника и работодателя лишь в этой части.

Нужно ли указывать в графике отпусков неиспользованные отпуска?

Да, неиспользованные отпуска нужно отражать в графике.

Обоснование . На основании ст. 122, 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется.

Напомним, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Работодатели могут вносить изменения в график (например, при переносе или отзыве из отпуска). Тогда новые даты предполагаемого отпуска и основания переноса отдыха работника указываются в графах 8, 9.

В связи с этим полагаем, что неиспользованные (перенесенные) отпуска следует указывать в графике отпусков на тот год, на который они перенесены, в соответствии с названными выше нормами трудового законодательства.

Кто, кроме руководителя организации, может утвердить график отпусков?

График отпусков может утвердить любое лицо, уполномоченное на это руководителем.

Обоснование. График отпусков составляется кадровым работником по согласованию с руководителями структурных подразделений, а затем подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации.

На основании Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации график отпусков утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков. Следовательно, в случае отсутствия руководителя и невозможности утвердить график в установленные законодательством сроки, необходимо уполномочить на такие действия другое лицо – заместителя руководителя, начальника кадровой службы или иное. При этом передача полномочий в части утверждения графика отпусков оформляется приказом и доверенностью.

Составляем график отпусков на 2019 год

Аксиния Богданова, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ».

Самое время составить график отпусков на 2019 г. Вспомним, как сделать это в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8».

Порядок составления графика отпусков

Отпуска работникам организации предоставляются, как правило, в соответствии с графиком отпусков, который ежегодно составляется в текущем году на следующий календарный год по унифицированной форме № Т-7.

График утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Работник должен быть извещен под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются: дополнительные отпуска, отпуска внешних совместителей, отпуска внутренних совместителей. Отпуска без сохранения заработной платы не отражаются в графике отпусков.

График отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и позволяет организации:

  • заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные, которые выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска;
  • при необходимости найти замену уходящему в отпуск работнику;
  • контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.

Создание документа «График отпусков»

График отпусков в программе составляется с помощью документа «График отпусков» (раздел «Кадры» – «Графики, переносы отпусков»).

В поле «Дата» необходимо указать дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Дата документа используется в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7.

Поле «Номер» неактивно для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Номер документа также используется в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7.

Табличную часть можно заполнить в режиме подбора сотрудников по кнопке «Подбор» или путем добавления по одному сотруднику по кнопке «Добавить».

Табличную часть также можно заполнить по данным внешнего файла по кнопке «Загрузить из файла».

В табличной части документа перечисляются ежегодные отпуска, которые требуется запланировать:

  • в колонке «Сотрудник» необходимо выбрать сотрудника, которому будет предоставлен отпуск;
  • в колонках «Начало», «Окончание» необходимо указать даты начала и окончания планируемого отпуска сотрудника или дату начала отпуска и количество дней отпуска (в колонке «Кол-во дн.»), тогда дата окончания отпуска заполнится автоматически;
  • в колонке «Вид отпуска» по умолчанию автоматически указывается «Основной вид отпуска». Вид ежегодного отпуска выбирается из справочника «Виды отпусков»;
  • в колонке «Кол-во дн.» автоматически подсчитывается количество дней планируемого сотрудником отпуска за указанный период в колонках «Начало» и «Окончание»;
  • в колонке «Фактический отпуск» отображается фактическая информация о запланированном отпуске в виде ссылок. Из этой колонки существует возможность оформить отпуск и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был оформлен, либо оформить перенос (после проведения документа) и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был перенесен.

По ссылке «Этот документ оформлен правильно?» можно проверить соответствие запланированных отпусков правам сотрудников на отпуск согласно учету остатков отпусков. Если документ оформлен правильно, будет выдано соответствующее сообщение.

Создание документа «Перенос отпуска»

После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. Такой перенос можно оформить с помощью документа «Перенос отпуска» (раздел «Кадры» – «Графики, переносы отпусков» – кнопка «Создать» – «Перенос отпуска»), который можно и удобнее ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке «Оформить перенос» в колонке «Фактический отпуск» документа «График отпусков». В результате нажатия на ссылку будет создан и отображен документ «Перенос отпуска», в котором необходимо заполнить раздел «Отпуск перенесен»:

  • в поле «На период с… по» необходимо указать период, на который переносится выбранный запланированный отпуск;
  • по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск?» можно получить информацию об использовании сотрудником положенных ему отпусков и их остатках;
  • в поле «В связи с» необходимо указать причину переноса запланированного отпуска для ее отражения в печатной форме;
  • флаг «Перенос по инициативе сотрудника» необходимо установить, если перенос запланированного сотрудником отпуска переносится по его инициативе. В результате из документа можно будет сформировать печатную форму заявления сотрудника о переносе отпуска. В противном случае – печатную форму уведомления сотрудника о переносе отпуска.

После внесенных изменений в документ «Перенос отпуска» для их сохранения необходимо нажать на кнопку «Провести».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

График отпусков на 2020 год: топ-10 важных вопросов

Syda_Productions / Depositphotos.com

Приближается конец года, но для того, чтобы завершить его по всем правилам, установленным Трудовым кодексом, кадровикам уже сейчас необходимо наметить планы на следующий календарный год. Для этого, в первую очередь, нужно утвердить график отпусков работников организации.

До окончания нормативного срока утверждения графиков отпусков на 2020 год осталось меньше недели. Мы составили топ-10 ключевых вопросов, касающихся графика отпусков, некоторые из которых являются проблемными и до сих пор не имеют однозначных ответов.

Когда утверждать график отпусков?

ТК РФ предписывает работодателям утверждать график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Обычно этот срок приходится на 17 декабря, о чем указывает в своих разъяснениях и Минтруд России (письмо Минтруда России от 8 декабря 2017 г. № 14-2/ООГ-9399). При этом в силу ч. 4 ст. 14 ТК РФ, если последний день срока выпадает на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший рабочий день. По мнению Минтруда России, это правило актуально и для срока утверждения графика отпусков.

Однако в целях недопущения нарушения трудового законодательства, связанного с несвоевременным утверждением графика отпусков, целесообразно все же не затягивать его оформление. Тем более, что ТК РФ не запрещает утверждать график отпусков в более ранние сроки, чем за две недели до Нового года. Фактическая дата готовности документа должна быть указана в графе “Дата составления”. Если же организация создана в течение календарного года, на который утверждается график отпусков, то последний следует составлять и дополнять по мере трудоустройства работников.

Локальный нормативный акт или нет?

На этот вопрос до сих пор нет однозначного ответа ни в законодательстве, ни в судебной практике. Не вносят ясность по нему и представители уполномоченных органов. Правовая природа графика отпусков в ТК РФ не определена – в действующих нормах закона он рассматривается как ежегодно оформляемый документ, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Между тем, в ч. 1 ст. 123 ТК РФ дан намек на отнесение графика отпусков к локальным нормативным актам (указано, что работодатель при утверждении графика отпусков должен руководствоваться порядком учета мнения профсоюза, установленным для принятия локальных нормативных актов). В пользу отнесения графика отпусков к локальным нормативным актам говорит и положение о том, что график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6).

ФОРМА

В свою очередь, приверженцы противоположной точки зрения отмечают, что норма локального нормативного акта устанавливает правило общего характера, адресованное неопределенному кругу лиц, а график определяет время отпуска конкретных работников, поэтому данные понятия не соотносятся между собой. Кроме того, форма Т-7 “График отпусков” утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 как форма первичной учетной документации. Помимо общего признака – разработка работодателем – других совпадений в определениях терминов “график отпусков” и “локальный нормативный акт” нет. Документы преследуют разные цели – локальный нормативный акт направлен на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей сторон трудовых отношений, а график отпусков – на систематизацию информации по отпускам. Кроме того, если первый рассчитан на неоднократное применение в отношении неопределенного круга лиц, то второй относится к конкретным работникам и актуален в течение календарного года, на который утверждается.

Знакомить работников с графиком отпусков или нет?

Решение указанного вопроса напрямую зависит от ответа на предыдущий вопрос. Так, если признать график отпусков локальным нормативным актом, то, руководствуясь прямой нормой ТК РФ об обязательности ознакомления работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), следует знакомить работников и с графиком отпусков (Определение Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 11 ноября 2015 г. № 33-4270/2015, определение Челябинского областного суда от 24 февраля 2014 г. № 11-1778/2014).

Однако, если учесть, что отдельной нормы об обязанности работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись в ТК РФ нет, равно как и нормы об отнесении графика отпусков к локальным нормативным актам, то не должна применяться и ответственность за неознакомление с этим документом. Для исполнения обязанности работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в данном случае достаточно заблаговременного (не позднее чем за две недели) извещения конкретного работника о времени начала его отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Как составить график отпусков?

График отпусков может составляться либо по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (она носит рекомендательный, а не обязательный характер), либо по иной форме, разработанной в организации. График составляется в виде таблицы с указанием в отношении каждого работника дат (или месяцев) ухода в отпуск в конкретном календарном году. Документ подписывается начальником отдела кадров и руководителем или уполномоченным им лицом.

При необходимости дополнения графика отпусков данными о новых сотрудниках работодатели обычно заполняют еще одну форму, утверждая ее как дополнение к графику отпусков в порядке, аналогичном порядку утверждения самого графика.

Исходя из того, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, изменение его по воле одной из сторон недопустимо. Однако, если на корректировку графика отпусков из-за переноса сроков отпуска согласны и работник, и работодатель, то закон этому не препятствует (определение Московского городского суда от 26 марта 2015 г. № 33-5833/15).

Кого можно не включать в график отпусков?

Если работник находится в отпуске по уходу за ребенком, то его можно не включать в график отпусков, если его отпуск приходится на весь календарный год. “Женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком с сохранением права на получение пособия по обязательному социальному страхованию и при этом работающей на условиях неполного рабочего времени или на дому, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, поскольку использование двух и более отпусков одновременно ТК РФ не предусматривает”, – указывается в п. 20 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 28 января 2014 г. № 1 “О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних”. Но не запрещено указывать информацию о нахождении работника в отпуске по уходу за ребенком в графике отпусков, например, в графе “Примечания”.

Однако, если отпуск по уходу за ребенком закончится в том году, на который составляется график отпусков, то невключение работника в график уже будет нарушением.

Требуется ли согласие на разделение отпуска на части при утверждении графика отпусков?

По общему правилу, отпуск предоставляется полностью. Разделение его на части допускается только по соглашению сторон при условии, что одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Причем работнику и работодателю необходимо согласовать как сам факт разделения отпуска, так и продолжительность каждой его части. Следовательно, утверждение графика отпусков, которым запланировано предоставление отпуска по частям, при отсутствии соглашения сторон о его разделении неправомерно. Подпись работника об ознакомлении с графиком отпусков или с приказом о его предоставлении сама по себе не выражает волю сотрудника, направленную на разделение отпуска на части, в том числе и на разделение именно таким образом.

Для нивелирования возможных претензий со стороны инспекторов труда работодателю, помимо ознакомления работника с графиком отпусков под роспись, следует либо получить от него заявление с указанием продолжительности частей отпуска, либо заключить с ним соглашение. Еще один вариант – дополнить график отпусков специальной графой с отметкой о согласии работника с разделением отпуска на части.

Однако, как показывает практика, контролирующие органы и суды могут придерживаться иной позиции по данному вопросу.

Кто имеет преимущественное право при выборе дат в графике отпусков?

При составлении графика отпусков работодатель и выборный профсоюзный орган должны учитывать, что действующее законодательство предоставляет отдельным категориям работников право использовать свой отпуск в летнее или иное удобное для них время. Так, уйти в отпуск независимо от запланированных в графике отпусков дат вправе:

  • несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
  • работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
  • один из родителей (опекунов, попечителей), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
  • инвалиды войны, ветераны боевых действий и некоторые другие категории, предусмотренные Федеральным законом от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ “О ветеранах”;
  • Герои РФ и полные кавалеры ордена Славы, Герои Советского Союза (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. № 4301-I);
  • Герои труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 9 января 1997 г. № 5-ФЗ);
  • почетные доноры (ст. 23 Федерального закона от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ) и т. п.

Наряду с перечисленными, на отпуск независимо от запланированного графиком могут рассчитывать супруг – в период, когда его законная супруга находится в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст.123 ТК РФ), мужья и жены военнослужащих. Эти лица вправе использовать отпуск одновременно с отпуском своих супруга или супруги. Равно как могут воспользоваться отпуском не по графику беременные женщины и женщины, ухаживающие за ребенком (им разрешено присоединить свой очередной оплачиваемый отпуск к отпуску по беременности и родам или к отпуску по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). В этом же списке – работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ), и совместители (им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ).

По просьбе одного из родителей (опекунов, попечителей), работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, работодатель обязан предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ч. 5 ст. 322 ТК РФ).

При составлении графика отпусков работодателям рекомендуется брать от работников, имеющих право на использование отпуска в летнее или иное удобное для них время, письменное заявление о том, в какое время они хотят использовать свой отпуск. Наличие такого заявления позволит изменить время использования отпуска только по взаимному соглашению сторон.

Большинство работников (те, которые не имеют преимуществ при использовании отпуска) могут отступить от времени использования отпуска, указанного в графике отпусков, только по договоренности с работодателем.

Кто должен отслеживать график отпусков?

Согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Следовательно, обязанность отслеживать график отпусков лежит на работодателе (отделе кадров, службе персонала и т. п.). Именно он должен заблаговременно напомнить работнику о запланированном отпуске, уведомив его об этом в письменной форме под роспись. Причем речь идет именно об уведомлении (или извещении), а не о получении согласия от работника. Для оформления отпуска по графику достаточно оформления отделом кадров приказа о предоставлении отпуска, дополнительного заявления работника не требуется.

Нужно ли хранить график отпусков за прошлый год?

Согласно ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, график отпусков подлежит хранению в организации в течение одного года. Исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 указанного Перечня). Следовательно, график отпусков на 2019 год, который закончит свое действие 31 декабря 2019 года, следует хранить весь 2020 год, а график отпусков на 2020 год – до конца 2021 года.

Чем грозят нарушения при составлении графика отпусков?

К работодателям, допустившим нарушения, связанные с оформлением графиков отпусков, могут быть применены санкции ч. 1 ст. 5.27 КоАП – за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Самыми распространенными в данном случае являются такие нарушения, как:

  • несоблюдение срока утверждения графика отпусков;
  • отсутствие в графике отпусков даты утверждения (из-за чего невозможно установить, соблюдены ли сроки утверждения графика отпусков или нет);
  • неознакомление работников с графиком;
  • составление графика отпусков в установленном порядке без последующего его ведения (например, без проставления дат переноса отпуска и дат фактического предоставления отпуска);
  • неуведомление работодателем работника о начале отпуска за две недели.

Указанные нарушения могут повлечь предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб., на юрлиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

***

Поскольку многие вопросы, связанные с составлением и утверждением графика отпусков, не имеют однозначного ответа в законодательстве и в правоприменительной практике, их целесообразно урегулировать внутренними актами организации. Ведь обеспечение порядка в кадровых документах позволит не только обезопасить работодателя от необоснованных претензий со стороны проверяющих органов, но и при необходимости безболезненно разрешить возникшие конфликты с сотрудниками.

График отпусков на 2020 год: особенности составления, форма

За две недели до начала нового календарного года работодателям нужно успеть утвердить важный локальный нормативный акт — график отпусков. Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение и влечет предупреждение или штраф. Разбираемся, какие особенности нужно учесть в графике отпусков на 2020 год и какие категории сотрудников вправе претендовать на отдых вне очереди.

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2020 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2019 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

  • 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) – для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
  • 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ) – для работников до 18 лет;
  • 30 календарных дней (Федеральный закон от 24.11.95 № 181-ФЗ) – для инвалидов;
  • 30-40 суток (Федеральный закон от 22.08.95 № 151-ФЗ) – для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы);
  • 42-56 календарных дней (Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466) – для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

  • женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работники моложе 18 лет;
  • работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2020 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2021 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них носится от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке грифа согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

  • хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
  • вывесить в удобном месте для ознакомления;
  • выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
  • работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях:

  • когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ – предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
  • когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков? Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

  • внести изменения в сводный график отпусков;
  • составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) – предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Ссылка на основную публикацию