Как показать переходящие отпускные в 6-НДФЛ

Содержание

Как в 6-НДФЛ отразить отпускные в 2020 году

В данной статье – как в 2020 году отражать отпускные в расчете 6-НДФЛ с учетом последних разъяснений.

Правила и сроки по отпускным НК РФ

В общем случае для дохода в виде оплаты труда датой фактического получения дохода является последний день месяца, за который работнику начислен доход (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Однако по отпускным эта дата определяется как день выплаты дохода (письмо Минфина России от 26.01.2015 № 03-04-06/2187). Напомним, что выплатить отпускные работодатель-налоговый агент обязан работнику не позднее 3 рабочих дней до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Дата удержания НДФЛ будет совпадать с датой выплаты дохода, ведь налоговый агент обязан удержать налог из доходов физлица при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Срок перечисления НДФЛ с отпускных, т. е. крайняя дата, когда налоговый агент должен перечислить удержанный у физлица НДФЛ, — последний день месяца, в котором отпускные сотруднику были выданы.

Пример отражения отпускных в 6-НДФЛ в 2020 году

Отпускные показывайте в 6-НДФЛ за период, в котором они выплачены. Начисленные, но не выплаченные отпускные в расчет не включайте.

В разд. 1 укажите:

  • в строке 020 – все отпускные, выплаченные в отчетном периоде, вместе с НДФЛ;
  • в строках 040 и 070 – НДФЛ с выплаченных отпускных.

В разд. 2 покажите все отпускные, выплаченные в последнем квартале отчетного периода. Заполните отдельные блоки строк 100 – 140 для всех отпускных, выплаченных в один день, указав:

  • в строках 100 и 110 – дату выплаты;
  • в строке 120 – последний день месяца, в котором выплачены отпускные. Если это выходной, укажите первый рабочий день следующего месяца;
  • в строке 130 – отпускные вместе с НДФЛ;
  • в строке 140 – удержанный с отпускных налог.

Пример:

В декабре в отпуске были два работника. У первого отпуск начался 3 декабря, у второго – 24 декабря. Отпускные выплачены:

29.11.2018 первому работнику – 47 000 руб. НДФЛ с них 6 110 руб.;

20.12.2018 второму работнику – 25 000 руб. НДФЛ с них 3 250 руб.

НДФЛ с этих отпускных перечислен в день их выплаты.

Общая сумма отпускных, выплаченных за 4 квартал, – 72 000 руб. (47 000 руб. + 25 000 руб.), НДФЛ с них 9 360 руб. (6 110 руб. + 3 250 руб.).

В 6-НДФЛ за 2018 г. отпускные отражены так:

Отпускные, выплаченные 20.12.2018, в разд. 2 6-НДФЛ за 2018 г. показывать не надо. Эти отпускные будут отражены в разд. 2 6-НДФЛ за 1 квартал 2019 г.

Источник: Главная книга

Правила отражения отпускных в неоднозначеных ситуациях

Выплатили отпускные уже после того, как сотрудник ушел отдыхать

  • строка 100 – дата выплаты отпускных;
  • строка 110 – та же дата, что и по строке 100;
  • строка 120 – последнее число месяца, в котором выплатили отпускные*;
  • строка 130 – сумма дохода;
  • строка 140 – сумма удержанного налога.

Выдать отпускные надо не позднее чем за три дня до ухода сотрудника в отпуск (ст. 136 ТК). Но даже если выдали деньги с опозданием, то дата дохода не меняется – это день фактической выдачи отпускных.

Если выплатили отпускные с опозданием, то сотруднику выдайте компенсацию – не менее 1/150 ставки ЦБ (ст. 236 ТК). Эта выплата не облагается НДФЛ, поэтому в расчете ее не отражайте

Выдали отпускные в последний день месяца

  • строка 100 – дата выплаты отпускных;
  • строка 110 – та же дата, что и по строке 100;
  • строка 120 – последнее число месяца, в котором выплатили отпускные*;
  • строка 130 – сумма дохода;
  • строка 140 – сумма удержанного налога.

Доход в виде отпускных признают на дату выплаты, а НДФЛ перечисляют в последний день месяца, в котором выдали деньги сотруднику (п. 6 ст. 226 НК, письмо Минфина от 28.03.2018 № 03-04-06/19804).

Выплатили отпускные по отпуску, который переходит с одного месяца на другой

  • строка 100 – дата выплаты отпускных;
  • строка 110 – та же дата, что и по строке 100;
  • строка 120 – последнее число месяца, в котором выплатили отпускные*;
  • строка 130 – сумма дохода;
  • строка 140 – сумма удержанного налога.

Сотрудник получает доход в виде отпускных в день выплаты денег (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Неважно, на какие дни приходится сам отдых. Заполняйте выплату в одном блоке строк 100–140 в периоде, когда выдали отпускные.

Отпуск с последующим увольнением

  • строка 100 – дата выплаты отпускных;
  • строка 110 – та же дата, что и по строке 100;
  • строка 120 – последнее число месяца, в котором выплатили отпускные*;
  • строка 130 – сумма дохода;
  • строка 140 – сумма удержанного налога;
  • строка 100 – последний рабочий день перед отпуском;
  • строка 110 – та же дата, что и по строке 100;
  • строка 120 – следующий рабочий день после даты по строке 110;
  • строка 130 – сумма дохода;
  • строка 140 – сумма удержанного налога.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как правильно отразить в форме 6-НДФЛ отпускные?

Что отличает отпускные и больничные по части НДФЛ?

В форму 6-НДФЛ наряду с обычными выплатами, облагаемыми налогом на доходы физлиц, попадают отпускные и больничные. В отличие от заработной платы, выплачиваемой через каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ), их начисляют:

  • отпускные — при оформлении отпуска с выплатой не позже 3 календарных дней до его начала (ст. 136 ТК РФ);

ВНИМАНИЕ! Чтобы не ошибиться с датой выплаты отпускных и не попасть на штраф от трудовой инспекции и на проценты за просрочку выплат работникам, прочтите нашу публикацию «Если отпуск с понедельника, выдать отпускные в пятницу нельзя».

  • больничные — в течение 10 календарных дней после получения от работника соответствующего документа и выплачивают вместе с ближайшей зарплатой (п. 1 ст. 15 закона РФ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ»).

При различиях в сроках начислений и выплат для отпускных и больничных существуют одинаковые правила для определения:

  • даты признания дохода полученным для целей расчета НДФЛ — он соответствует дате выплаты дохода (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ);
  • срока для уплаты НДФЛ — ей является последняя дата месяца, в котором сделаны выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

В части последнего срока отпускные и больничные отличаются от всех прочих доходов, НДФЛ с которых должен платиться не позже первого рабочего дня, наступающего за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Из-за этой особенности в 6-НДФЛ отпускные и больничные в большинстве случаев будут показываться обособленно от иных выплат.

Отражение в 6-НДФЛ отпускных, выплачиваемых отдельно и вместе с зарплатой

Как отразить отпускные в 6-НДФЛ? В большинстве случаев ситуации по НДФЛ с отпускных сводятся к 2 вариантам:

  • отпускные выплачивают отдельно от зарплаты по мере начисления — тогда они показываются в отдельных строках раздела 2 формы 6-НДФЛ по двум причинам: имеет место свой срок выплаты дохода и особый срок оплаты НДФЛ с него;
  • отпускные выплачивают вместе с зарплатой (например, при отпуске с последующим увольнением) — в этом случае их все равно надо показать в отдельных строках раздела 2 формы 6-НДФЛ, т. к. при едином сроке выплаты дохода различным будет срок, установленный для оплаты НДФЛ с него.

Таким образом, в разделе 2 6-НДФЛ отпускные, как правило, окажутся отраженными отдельно от иных осуществленных выплат из-за несовпадения срока оплаты НДФЛ с них (письмо ФНС России от 11.05.2016 № БС-4-11/8312). В разделе 1 этой формы они войдут в общие суммы сделанных за отчетный период начислений доходов (стр. 020), удерживаемого с этих доходов налога (стр. 040) и фактически удержанного налога (стр. 070).

На границе периодов срок оплаты НДФЛ с отпускных, подчиняющийся общему порядку переноса его на ближайший рабочий день, если он попадает на выходной (п. 7 ст. 6.1 НК РФ), может перейти на следующий за отчетным периодом квартал. В такой ситуации строки 020, 040 и 070 будут заполнены в периоде выплаты дохода, а в раздел 2 данные по этой выплате попадут только в следующем отчетном периоде.

Как показать переходящие отпускные и их перерасчет?

Как отразить в форме 6-НДФЛ отпускные, переходящие на другой месяц или квартал? Это делают по общим правилам:

  • начисление дохода в виде отпускных и относящегося к нему налога, вне зависимости от того, к какому периоду они относятся, в соответствии с фактической датой этих начислений и установленным для них сроком платежа попадут в общие цифры раздела 1 формы 6-НДФЛ;
  • выплата отпускных будет показана в разделе 2 формы 6-НДФЛ с выделением по дате ее осуществления и сроку уплаты налога.

То есть необходимость внесения в 6-НДФЛ отпускных, относящихся к разным отчетным периодам, будет определять факт их начисления и реальной выплаты, а не период, с которым они связаны (письмо ФНС России от 24.05.2016 № БС-4-11/9248).

Необходимость в перерасчете отпускных после сдачи отчетности с данными по ним может возникнуть в 2 ситуациях:

  1. При расчете отпуска была допущена ошибка, и в отчет попали неверные данные. В этом случае надо сдать уточненный отчет 6-НДФЛ с правильными сведениями в нем.
  2. Перерасчет имеет под собой законодательно обусловленные причины и правомерно осуществлен позже первичного расчета отпускных (например, при отзыве из отпуска, при увольнении, при переносе отпуска из-за несвоевременной выплаты отпускных). В такой ситуации данные по нему можно включить в соответствующие строки отчета того периода, в котором произведен перерасчет (письма ФНС от 24.05.2016 № БС-4-11/9248, УФНС по г. Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940).

О сроках, установленных для сдачи отчета, читайте в этом материале.

Пример заполнения 6-НДФЛ с отпускными

Необходимость отражения в 6-НДФЛ отпускных связана с 3 датами:

  • Начисления дохода по отпускным и соответствующей ему суммы налога — в этом плане отпускные ничем не отличаются от иных доходов, и в раздел 1 формы 6-НДФЛ попадают на общих основаниях (т. е. тогда, когда доход будет признан для целей начисления налога с него).
  • Выплаты отпускных — ее внесение в раздел 2 формы 6-НДФЛ происходит по аналогии с выплатой иных доходов. Датой такого дохода признается день осуществления выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, письма ФНС России от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@, от 24.05.2016 № БС-4-11/9248).
  • Срока уплаты налога — в нем заключается то существенное различие между отпускными (больничными) и иными доходами, которое, не меняя порядка заполнения формы 6-НДФЛ, приводит к существованию особого момента внесения данных по отпускным (больничным) в этот отчет.

Допустим, существуют такие исходные показатели:

Заполнение формы 6-НДФЛ: отпускные (даты и суммы)

1. Компания начислила отпускные в одном месяце, а выдала в следующем

Сотрудник в апреле ушел в отпуск. Компания рассчитала и начислила отпускные 31 марта, а выдала в апреле.

Дата получения дохода в виде отпускных — день их выдачи (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Когда компания начислила отпускные, значения не имеет. Поэтому в разделы 1 и 2 расчета эти выплаты включите во втором квартале.

В строках 100 и 110 запишите дату выдачи. Крайний срок перечисления налога с отпускных — последний день месяца, в котором компания их выдала (п. 6 ст. 226 НК РФ). 30 апреля приходится на выходной день. Поэтому в строке 120 запишите ближайший рабочий день — 4 мая (письмо ФНС России от 11.05.16 № БС-4-11/8312@).

Если компания начислит отпускные в июне, а выдаст в июле, эта выплата попадет в расчет за девять месяцев.

Компания в марте начислила работнику отпускные — 12 000 руб. Деньги работнику компания выдала 4 апреля. В этот день удержала НДФЛ — 1 560 руб. (12 000 руб. × 13%). Отпускные компания включила в разделы 1 и 2 расчета за полугодие. В июне компания начислила отпускные другому работнику — 19 000 руб. Деньги компания выдала только в июле, поэтому эти отпускные отразила в разделах 1 и 2 расчета за девять месяцев. Отпускные в разделе 2 расчета за полугодие компания заполнила, как в образце 33.

Образец 33. Как заполнить отпускные, которые компания начислила раньше, чем выдала:

2. Компания выдает отпускные с опозданием

Компания перечислила сотруднику отпускные уже после того, как он ушел в отпуск.

Компания обязана перечислить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Если компания выдала деньги с опозданием, то дата получения дохода не меняется. Это будет день фактической выдачи отпускных. Поэтому не имеет значения, заплатила компания отпускные с опозданием или нет.

В строках 100 и 110 в любом случае отражайте день выдачи. В строке 120 запишите крайний срок перечисления НДФЛ. Для отпускных это последний день месяца, в котором компания выдала деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ).
За задержку отпускных работодатель должен заплатить сотруднику компенсацию — не менее 1/300 ставки ЦБ РФ. Компенсация за задержку зарплаты или отпускных не облагается НДФЛ (п. 2 ст. 217 НК РФ, письмо ФНС России от 04.06.13 № ЕД-4-3/10209). Поэтому такую выплату в расчете не отражайте.

Сотрудник ушел в отпуск с 4 апреля. Крайний срок перечисления отпускных — 1 апреля (письмо Роструда от 30.07.14 № 1693-6-1). Но отпускные компания перечислила только 7 апреля — 28 000 руб. В этот день она удержала НДФЛ — 3 640 руб. (18 000 руб. × 13%). В строках 100 и 110 раздела 2 компания записала 07.04.2016. Крайний срок перечисления НДФЛ приходится на 30 апреля. Это выходной, поэтому в строке 120 компания записала ближайший рабочий день — 04.05.2016.

Вместе с отпускными компания перечислила компенсацию за просрочку — 71,87 руб. (28 000 руб. × 1/300 × 11% × 7 дн.). Эта сумма не облагается НДФЛ. Компенсацию за просрочку компания не отражала в расчете 6-НДФЛ. Раздел 2 компания заполнила, как в образце 34.

Образец 34. Как заполнить отпускные, выданные с опозданием:

3. Компания вызвала работника из отпуска

Сотрудник получил отпускные и ушел отдыхать. Через неделю компания вызвала работника из отпуска и пересчитала отпускные. Он вернул лишние отпускные за вычетом НДФЛ.

В 6-НДФЛ компания показывает доходы, которые получил сотрудник. Работник использовал только часть отпуска. В остальные дни он трудился, и компания начисляла за этот период зарплату.

В строку 020 раздела 1 заполните только отпускные за использованные дни отдыха. Суммы, которые вернул сотрудник, в расчете не показывайте. В строках 040 и 070 запишите начисленный и удержанный налог с этой части. Аналогично заполните доход и налог в строках 130 и 140 раздела 2.

Работник вернул отпускные за вычетом НДФЛ. Налог с этой части сотруднику не возвращайте. Если при выплате отпускных компания заплатила НДФЛ со всей суммы, она вправе уменьшить на переплату будущие платежи в бюджет.

Сотрудник с 10 мая ушел в отпуск на 14 дней. Компания 6 мая выдала отпускные — 32 000 руб., удержала и перечислила НДФЛ — 4160 руб. (32 000 руб. × 13%). Через неделю компания отозвала сотрудника из отпуска. В итоге он использовал только половину дней отдыха — 7 дн. Доход в виде отпускных составил 16 000 руб. (32 000 руб.. 14 дн. × 7 дн.). НДФЛ — 2080 руб. (16 000 руб. × 13%). Сотрудник вернул половину отпускных, но за вычетом НДФЛ — 13 920 руб. (16 000 — 2080). Эту сумму компания не отражала в расчете 6-НДФЛ. На переплату — 2 080 руб. компания уменьшила будущие платежи по НДФЛ. Раздел 2 компания заполнила, как в образце 35.

Образец 35. Как заполнить отпускные, если сотрудник использовал только половину дней отдыха:

4. Компания выдала отпускные двумя частями

Сотрудник уходил в отпуск с 1-го числа следующего месяца. Компания рассчитала отпускные из известных выплат и перечислила за три дня до начала отдыха. После этого пересчитала и доплатила отпускные.

Компания не может точно определить средний заработок, если работник идет отдыхать с 1-го числа месяца. Ведь в расчет отпускных компания берет выплаты за 12 месяцев, предшествующих отдыху. А отпускные обязана выдать за три дня до начала отдыха (ст. 136 ТК РФ). Поэтому отпускные потребуется рассчитать дважды и доплатить уже в следующем месяце.

Доплата — это тоже отпускные. В такой ситуации срок для перечисления НДФЛ — последний день месяца, в котором компания выдала деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Также сроки оплаты налога будут отличаться, если компания задерживает отпускные. Например, часть выдает до отдыха, а остаток доплачивает в следующем месяце. НДФЛ потребуется удержать с каждой выплаты, а перечислить в последний день месяца, в котором работник получил деньги.

Средний заработок за один и тот же отдых компания покажет два раза в строках 100–140 раздела 2. А если отпускные она доплатила в следующем квартале, они попадут в расчет за девять месяцев.

Сотрудник ушел отдыхать с 1 июня. Компания выдала отпускные 27 мая — 10 000 руб. НДФЛ — 1 300 руб. (10 000 руб. × 13%). 1 июня компания пересчитала отпускные и доплатила сотруднику 2000 руб. НДФЛ — 260 руб. (2000 руб. × 13%). Компания заполнила 6-НДФЛ, как в образце 36.

Образец 36. Как отразить отпускные, выданные двумя частями в течение квартала:

Сотрудник ушел отдыхать с 1 июля. Компания выдала отпускные 28 июня — 10 000 руб. Эту выплату компания отразила в разделе 2 расчета за полугодие, как в образце 37. 1 июля компания доплатила сотруднику 2 000 руб. Эту выплату компания отразит в расчете за девять месяцев.

Образец 37. Как отразить отпускные, которые компания доплатила в следующем квартале:

5. Компания выдает отпускные несколько раз за месяц

Почти все сотрудники берут по одному дню отпуска в месяц. Компания перечисляет отпускные несколько раз за месяц, а НДФЛ платит один раз — в конце месяца.

НДФЛ с отпускных компания вправе перечислять один раз в месяц. Крайний срок — последний день месяца, в котором компания перечисляла деньги сотрудникам (п. 6 ст. 226 НК РФ). Но дата получения дохода в виде отпускных — день их выдачи. На эту же дату надо удержать НДФЛ. Значит, по каждой выплате даты в строках 100 и 110 будут отличаться. Поэтому в разделе 2 заполняйте столько строк 100–140, сколько раз компания выдавала отпускные.

Сотрудники берут отпуск по одному дню в месяц. В апреле компания выдавала отпускные пять раз:
— 4 апреля — 12 000 руб., НДФЛ — 1 560 руб. (12 000 руб. × 13%);
— 7 апреля — 9 000 руб., НДФЛ — 1 170 руб. (9 000 руб. × 13%);
— 11 апреля — 18 000 руб., НДФЛ — 2 340 руб. (18 000 руб. × 13%);
— 14 апреля — 7 000 руб., НДФЛ — 910 руб. (7 000 руб. × 13%);
— 26 апреля — 11 000 руб., НДФЛ — 1 430 руб. (11 000 руб. × 13%).

Крайний срок перечисления НДФЛ — 30 апреля. Это выходной, поэтому перечислить НДФЛ можно не позднее 4 мая. Компания заполнила раздел 2, как в образце 38.

Образец 38. Как заполнить раздел 2, если компания несколько раз в месяц выдавала отпускные:

6. Компания выплачивает компенсацию за дополнительный отпуск

У директора и главбуха есть по четыре дополнительных дня отпуска. Иногда сотрудники берут вместо дополнительных дней компенсацию.

Сотрудники вправе получить денежную компенсацию взамен дополнительных дней отпуска (ст. 126 ТК РФ). Дата получения дохода по такой выплате — день, когда компания выдала деньги. В этот же день удержите НДФЛ. То есть в строках 100 и 110 компания запишет дату выплаты.

Крайний срок перечисления НДФЛ с отпускных — последний день месяца, в котором они выданы. Но компенсация дополнительных дней отпуска — это не отпускные. Крайний срок, когда можно перечислить налог с такой выплаты, — следующий рабочий день.

Директор имеет право на 4 дополнительных дня отпуска. Сотрудник написал заявление на замену дней отдыха денежной компенсацией. Компания выдала деньги 12 мая — 17 000 руб., в этот же день удержала НДФЛ — 2 210 руб. (17 000 руб. × 13%). Крайний срок перечисления налога — 13 мая. Компания заполнила раздел 2, как в образце 39.

Образец 39. Как заполнить в разделе 2 компенсацию дополнительных дней отпуска:

7. Отпуск переходит с одного месяца на другой

Компания выдала отпускные сотруднику в мае. Но дни отдыха приходятся на май и июнь.

Дата получения дохода в виде отпускных — день, когда компания выдала деньги (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). На какие дни приходится отдых, значения не имеет. Поэтому заполняйте выплату в одном блоке срок 100–140. Компания удерживает НДФЛ с отпускных в день выдачи, поэтому в строке 110 запишите эту дату. В строке 120 поставьте крайний срок перечисления НДФЛ. Для отпускных это последний день месяца, в котором компания выдала деньги работнику (п. 6 ст. 226 НК РФ).

На примере. Компания 23 мая выдала сотруднику отпускные — 18 000 руб. В этот же день удержала НДФЛ — 2 340 руб. (18 000 руб. × 13%). Крайний срок перечисления НДФЛ — 31.05.2016. Отпуск приходится на 5 дней в мае — 28-31-го числа и 3 дня в июне — 1-3-го числа. Компания не делила отпускные между месяцами, а записала в одном блоке строк 100–140, как в образце 40.

Образец 40. Как заполнить отпускные, если отдых приходится на два месяца:

8. Компания выдает отпускные в последний день месяца

Сотрудник в июне идет в отпуск. Компания перечислила отпускные 31 мая.

Компания выдает отпускные за три календарных дня до начала отдыха. Для отпускных кодекс не устанавливает особую дату получения дохода. Такой датой считается день, когда компания выдала деньги сотруднику (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

По общему правилу перечислить НДФЛ со всех выплат можно на следующий день. Но для отпускных в НК РФ предусмотрена специальная дата перечисления НДФЛ. Заплатить налог надо не позднее последнего числа месяца, в котором компания выдала деньги сотруднику (п. 6 ст. 116 НК РФ). Поскольку компания выдала отпускные в последний день мая, в этот же день перечислите и НДФЛ.

Во всех трех строках 100, 110 и 120 раздела 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие компания запишет одну и ту же дату — 31.05.2016.

Компания 31 мая выдала сотруднику отпускные — 16 000 руб. В этот же день удержала и перечислила НДФЛ — 2080 руб. (16 000 руб. × 13%). Расчет компания заполнила, как в образце 41.

Образец 41. Как заполнить отпускные, выданные в последний день месяца:

Налогоплательщик ПРО, 2017

4 примера отражения отпускных в расчете 6-НДФЛ

При подготовке формы 6-НДФЛ бухгалтеры сталкиваются с трудностями, как отражать те или иные суммы НДФЛ, исчисленные и удержанные налоговым агентом. В статье рассмотрим, как правильно отразить отпускные выплаты в четырех различных ситуациях.

На основании профстандарта каждый специалист может наметить для себя конкретные направления повышения квалификации. Для этого достаточно пройти обучение в Школе Бухгалтера. Все наши курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Порядок заполнения расчета по форме 6-НДФЛ утвержден Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

В расчете 6-НДФЛ отпускные отражаются в том периоде, в котором они фактически выплачены.

В Письмах ФНС РФ от 12.02.2016 № БС-3-11/553@, от 24.03.2016 № БС-4-11/5106 указано, что при выплате доходов в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты. Начисленные, но не выплаченные отпускные, в расчет 6-НДФЛ не включаются. Согласно п. 1 ст. 223 НК РФ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты.

Дата перечисления НДФЛ с отпускных — это последнее число месяца, в котором они выплачены.

Порядок заполнения расчета 6-НДФЛ при выплате отпускных

  • строка 020 — сумма отпускных, выплаченных в отчетном периоде (включая НДФЛ)
  • строка 040 — начисленный НДФЛ с выплаченных отпускных, указанных по строке 020
  • строка 070 — удержанный НДФЛ с выплаченных отпускных, указанных по строке 020

Отражается сумма отпускных, выплаченных в последнем квартале отчетного периода, на каждую дату выплаты отпускных.

  • строка 100 — дата выплаты отпускных
  • строка 110 — дата выплаты отпускных
  • строка 120 — последний день месяца выплаты отпускных
  • строка 130 — сумма отпускных (включая НДФЛ)
  • строка 140 — сумма НДФЛ

Если последний день месяца выплаты отпускных (строка 120) приходится на выходной день, то указывается первый рабочий день следующего месяца (Письма ФНС РФ от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@; от 01.08.2016 № БС-3-11/3504@; от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).

Пример (отпускные начислены и выплачены в одном квартале)

  • 20 января 2017 — 25 000 рублей, НДФЛ — 3 250 рублей перечислен в день выплаты отпускных
  • 20 марта 2017 — 30 000 рублей, НДФЛ — 3 900 рублей перечислен в день выплаты отпускных
  • строка 020 — 55 000 (25 000 + 30 000)
  • строка 040 — 7 150 (3 250 + 3 900)
  • строка 070 — 7 150
  • строка 100 — 20.01.2017
  • строка 110 — 20.01.2017
  • строка 120 — 31.01.2017
  • строка 130 — 25 000
  • строка 140 — 3 250
  • строка 100 — 20.03.2017
  • строка 110 — 20.03.2017
  • строка 120 — 31.03.2017
  • строка 130 — 30 000
  • строка 140 — 3 900

Рекомендуем статьи в Школе бухгалтера:

Пример (отпускные начислены в одном квартале, выплачены — в следующем квартале)

Отпускные 30 000 рублей начислены 31 марта 2017 года, выплачены 4 апреля 2017 года, НДФЛ — 3 900 рублей перечислен в день выплаты отпускных. Указанные отпускные в расчете 6-НДФЛ за 1 квартал 2017 года не отражаются. Они отражаются в расчете 6-НДФЛ за полугодие 2017 года

  • строка 020 — 30 000
  • строка 040 — 3 900
  • строка 070 — 3 900
  • строка 100 — 04.04.2017
  • строка 110 — 04.04.2017
  • строка 120 — 30.04.2017
  • строка 130 — 30 000
  • строка 140 — 3 900

Пример (отпускные выплачены в декабре одного налогового периода, срок перечисления НДФЛ — в следующем налоговом периоде)

В Письме ФНС РФ от 05.04.2017 № БС-4-11/6420@ рассмотрена ситуация, при которой отпускные начислены и выплачены в одном налоговом периоде, а срок перечисления НДФЛ — в следующем налоговом периоде.

Отпускные 30 000 рублей выплачены 30 декабря 2016 года, НДФЛ — 3 900 рублей перечислен в день выплаты отпускных, начало отпуска и срок перечисления НДФЛ — 9 января 2017 года, так как 31.12.2016 — выходной день, следовательно, срок переносится на первый рабочий день — 09.01.2017.

Раздел 1 за 2016 год

  • строка 020 — 30 000
  • строка 040 — 3 900
  • строка 070 — 3 900

Раздел 2 за 1 квартал 2017 года

  • строка 100 — 30.12.2016
  • строка 110 — 30.12.2016
  • строка 120 — 09.01.2017
  • строка 130 — 30 000
  • строка 140 — 3 900

Пример (компенсация неиспользованного отпуска при увольнении)

Датой фактического получения дохода при выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, является последний рабочий день. Поэтому компенсация за неиспользованный отпуск отражается в расчете 6-НДФЛ за период, на который приходится последний день работы (Письмо ФНС РФ от 11.05.2016 № БС-3-11/2094@).

24.03.2017 в день увольнения выплачена компенсация за неиспользованный отпуск 30 000 рублей, в том числе — НДФЛ 3 900 рублей.

  • строка 020 — 30 000
  • строка 040 — 3 900
  • строка 070 — 3 900
  • строка 100 — 24.03.2017
  • строка 110 — 24.03.2017
  • строка 120 — 31.03.2017
  • строка 130 — 30 000
  • строка 140 — 3 900

Как отразить отпускные и пример заполнения 6-НДФЛ

Заполнение 6 НДФЛ при выплате отпускных вызывает много вопросов, так как для данного вида вознаграждения установлены свои правила удержания подоходного налога. Но больше затруднений связано с выплатой компенсационной суммы за неиспользованные дни отпуска. Порядок внесения сведений в отчетность регламентирован письмом ФHC России от 24.05 2016 г. №БC-4-11/9248 и другими нормативно-правовыми актами.

Дата получения отпускных в 6 НЛФЛ

Согласно HK РФ, ст.223, датой получения вознаграждения физлицами за выполнение трудовых обязанностей, считается последний день текущего месяца. Но отражение отпускных в 6 НДФЛ предусмотрено законодательством по другим параметрам.

Исходя из письма Минфина №3-04-06/2187, датой получения причитающихся отпускных является день фактической выплаты данного вида прибыли. При этом перевод денежных средств должен быть произведен не позднее 3-х дней до официального начала отпуска специалиста.

В данном случае не имеет значения, что дата начала отпуска может быть в следующем месяце или даже отчетного периоде. Нарушение норм ТК РФ чревато серьезными последствиями для работодателя.

Дата удержания НДФЛ с отпускных в 6 НДФЛ

Датой удержания налога с отпускных является день фактичекского перечисления средств физлицу. Работодатель обязан произвести удержание в день выплаты данного вида прибыли.

Срок перечисления НДФЛ с отпускных в 6 НДФЛ

В отношении срока перечисления отпускных тоже есть нюансы, в отличии, например от перевода НДФЛ с зарплаты. Показать операцию отчисления отпускных в 6 НДФЛ необходимо до конца месяца, в котором они были выплачены работнику. Но если 30 (31) число приходится на выходной день, то перевод средств придется произвести в следующем месяце (в первый рабочий день).

Даты получения отпускных и удержания налога совпадают, а его перечисление в региональный бюджет должно быть произведено в рамках того же календарного месяца.

Отпускные в разделе 1 отчета 6 НДФЛ

Заполнение отчетности по разделам несколько отличается порядком внесения данных:

  1. В первой части сведения фиксируются нарастающим итогом с января, то есть по истечении 12 месяцев (отчетный период), отражается совокупное значение произведенных выплат по каждому виду дохода, в данном случае отпускных.
  2. Во 2 разделе формы 6 НДФЛ отражаются значения за 3 месяца, с учетом дат произведенных выплат за этот период. В этой части операции проводятся с учетом требований, рассмотренных ранее.

Если детальнее рассмотреть заполнение 1 раздела, то выплата отпускных должна быть произведена либо в текущем периоде, либо в предыдущих (фиксируется суммарное значение произведенных выплат с начала года). Для отражения сведений используются строки:

  • 020 – начисленные отпускные (включая НДФЛ);
  • 040 – исчисленный НДФЛ;
  • 070 – удержанный подоходный налог.

Как показать отпускные в 6 НДФЛ

При заполнении декларации могут возникнуть затруднения с тем, как отразить в отчете 6 НДФЛ отпускные, рассчитанные и начисленные физицу при уходе на законные 28 календарных дней отдыха (или часть из них). Процедура отличается от проведения аналогичных операций по доходу в виде оплаты труда.

Главный нюанс касается отражения сумм по срокам. Необходимо показывать в бухотчетности прибыль за тот период, в котором она непосредственно выплачивается. Во 2 разделе требуется указать размер выплат, произведенных в последнем квартале, заполнив соответствующим образом графы 100-140.

Порядок отражения по разделам:

РАЗДЕЛ 1
020Суммарное значение вознаграждения
040Начисленный госплатеж с указанной суммы
070Удержанный НДФЛ за отчетный период
РАЗДЕЛ 2
100 -110Указывается число, когда были произведены фактические отчисления сотрудникам
120Последний день месяца, в котором были перечислены отпускные физлицу (независимо от того, что сотрудникам выплаты могут быть произведены в разные сроки в рамках обозначенного периода)
130Размер вознаграждения без вычета НДФЛ
140Удержанный подоходный налог

Что касается отражения рассматриваемого вида вознаграждения, переходящего на другой отчетный квартал, то здесь все осуществляется по стандартным правилам:

  • в первой части отчетности (стр. 020-070) заполняются сведения о начисленных отпускных и исчисленном НДФЛ (независимо от даты выплаты);
  • во второй части отчетности необходимо показать даты и суммы дохода с НДФЛ (удержанного и перечисленного в бюджет) соответствующие дню непосредственной выплаты.

То есть порядок заполнения отчетности в данном случае определяется фактом начисления и выплаты денежных средств сотрудникам, уходящим в отпуск.

Не исключены ситуации, когда может потребоваться перерасчет произведенных отчислений после сдачи отчетности:

  1. При начислении НДФЛ была допущена ошибка или сведения отражены некорректно. В этом случае придется сдать уточненный отчет с внесенными исправлениями.
  2. Перерасчет может быть произведен по законным основаниям (отзыв из отпуска раньше срока, оформление листа нетрудоспособности в период пребывания на отдыхе и т.д.). Здесь оформление отличается от предыдущего случая. Отразить пересчитанные суммы можно в отчете того квартала, в котором они были произведены.

Порядок заполнения расчета 6 НДФЛ при выплате отпускных

При заполнении декларации важно отражать только ту прибыль, которая была фактически выплачена в текущем квартале. Начисленные средства на границе периодов, но перечисленные сотруднику в следующем месяце не включаются в форму 6 НДФЛ.

Пример отпускные начислены и выплачены в одном квартале

Рассмотрим пример заполнения отчетной формы, когда рассчитанные отпускные были начислены, выплачены, удержаны и перечислены в бюджет в рамках одного квартала отчетного периода.

В июне два сотрудника ООО «Ромашка» ушли в отпуск. Первый с 5.06., второй — 25.06. Отпускные выплачены 30.05. в размере 26000 р. (НДФЛ — 3380 р.) и 20.06. в размере 19000 р. (НДФЛ – 2470р.), соответственно. Удержания в обоих случаях произведены в день выплаты.

РАЗДЕЛ 1
010Стандартная ставка – 13%
02026000+19000= 45000 р.
0403380+2470 = 5850 р.
0602 (количество сотрудников, ушедших в отпуск)
0703 380+2470 = 5850 р.
025,030,045,050

080,090Проставляются нули «0»РАЗДЕЛ 2100 -11030.05 и 20.06, двумя блоками12031.05 и 30.06 соответственно13026000+19000= 45000 р.1403380+2470 = 5850 р.

Если перевод средств выпадает на границу периодов («переходящие отпускные»), то операции отражаются в отчетности следующего квартала.

Пример отпускные начислены в одном квартале выплачены в следующем квартале

Рассмотрим пример, как отразить отпускные в 6 НДФЛ в случае, если расчет и выплата попали на переход периодов.

Сотрудники ЗАО «Стрела» уходят в отпуск:

ФИО работника

дней

отпускаНачисленные

ДатаотпускныеНДФЛначала

отпускавыплаты

удержания НДФЛ

Ишмухамбетова В.В.107 800 р.1014 р.04 сентября29 августа29 августаЗеленцов А.С.

2820 400 р.2652 р.20 сентября15 сентября15 сентябряПагодин М.И.

1411 200 р.1456 р.03 октября29 сентября29 сентября

НДФЛ удержан в день произведенных выплат.

Соответствующим образом необходимо заполнить разделы декларации:

РАЗДЕЛ 1(за 9 месяцев)
010Стандартная ставка – 13%
0207800+20400+11200=39400
0401014+2652+1456=5122 р.
0603 (количество сотрудников, ушедших в отпуск)
0703380+2470 = 5850 р.
РАЗДЕЛ 2 (за 9 и 12 месяцев)
100 -110Данные вносятся блоками, т.к. даты произведенных операций по сотрудникам не совпадают (если производятся начисления и выплаты сразу по нескольким физлицам в один день, то значения можно суммировать):

· 29.08.- в отчете за 9 месяцев;

· 15 и 29.09. – в отчетной форме за год.120Сроки перечисления НДФЛ в бюджет для сотрудников отличаются:

Ишмухамбетова В.В. – 31.08. (6 НДФЛ за 3 кв.);

Зеленцов А.С. и Пагодин М.И.– 1.10. (форма за 4 кв.).

1309 мес. – 7 800 р.

12 мес. – 31 600 р.1409 мес. – 1014 р.

12 мес. – 4108 р.

На октябрь пришлось перечисление в связи с тем, что последний день сентября выпал на выходные. Исходя из этого обстоятельства будет определяться заполнение 2 раздела за 3 и 4 кварталы.

То есть данные по сотрудникам, перечисление НДФЛ которых пришлось на текущий период попадают в 3 кв., а по тем, чьи средства будут перечислены в следующем периоде — 4 кв.(по такому же принципу вносятся сведения в стр. 100-110, 130-140).

Пример отпускные выплачены в декабре одного налогового периода, срок перечисления НДФЛ в следующем квартале

Как заполнить 6 НДФЛ, если отпускные выплачены, к примеру, в декабре, а отчисление в консолидированный бюджет осуществлено в январе? Переходящие отпускные между декабрем и январем ничем не отличаются от аналогичных ситуаций между кварталами в рамках одного года.

Решающее значение имеет дата, которая вносится в стр. 120. Именно по ней определяется в каком периоде должны быть отражены все произведенные операции.

1 раздел формы заполняется по стандартной схеме: указывается начисленный доход, НДФЛ. Во второй раздел вносятся сведения в зависимости от того, на какой отчетный квартал попадет перечисление средств в бюджет. Если начисленные декабрьские отпускные переводятся 31 числа того же месяца, то все данные попадут в годовой отчет. А если 31, например, приходится на выходной, то в бюджет денежные средства придется перечислять в первый рабочий день января. Следовательно, информация по произведенным операциям будет отражена в форме за 1 кв. следующего года.

ОАО «ЧИП и ДИП» отправляет Корноухова Р.О. в отпуск с 9.01., отпускные перечислены специалисту 26.12., в этот же день произведено удержание НДФЛ. 31 декабря – выходной.

Таким образом получается:

  • в 1 разделе сведения формируются в годовом отчете на общих основаниях;
  • 2 — заполняется в 1 кв. следующего года, но в стр. 100 и 110 – 26.12., а графа 120 – 09.01.

Пример компенсация неиспользованного отпуска при увольнении

Отражение в 6 НДФЛ компенсации за неиспользованный отпуск вызывает больше всего вопросов. Такая ситуация возникает при увольнении сотрудника, а следовательно, при необходимости произвести полный расчет всех причитающихся видов выплат.

В данном случае действует два правила:

  1. День получения вознаграждения за количество отработанных часов в текущем месяце (стр.100) – день увольнения, согласно приказу.
  2. Перечисление прибыли в виде компенсации отпуска – день фактически произведенной выплаты (согласно ТК РФ — последний рабочий день).

Допустим, сотрудница ООО «ЗОЛУШКА» увольняется 14 марта. Ей положена выплата зарплаты в размере 12 400 р. и компенсации за неиспользованные дни отпуска – 22 300 р. Рассмотрим нюансы заполнения отчетности:

  1. Периоды получения обоих видов прибыли и удержания с них госплатежа совпадают – 14.03.2019 г.
  2. Перечисление НДФЛ с оплаты труда – 15.03.2019 г.
  3. Как разобраться какую дату поставить для перечисления компенсационной выплаты? Согласно ТК РФ отпускные и компенсация за неотгуленные дни отдыха — не одно и то же. То есть возмещение в данном случае не является составной частью отпускных. Следовательно правило перечисления отпускных не распространяется на перевод компенсации за отпуск. Поэтому перевод проводится, как и НДФЛ с оплаты труда — на следующий рабочий день, 15.03.2019 г.
  4. Во втором разделе данные входят в форму 6 НДФЛ за 1 кв. 2019 г.
  5. Строки 100-140 заполняются в суммированном значении показателей (зарплата+компенсация).

Заключение

Отражение отпускных в форме 6 НДФЛ имеет отличительные особенности от других видов вознаграждений. Во-первых, датой получения дохода является число фактически произведенных выплат. Во-вторых, отражение произведенных операций по начислению данного вида прибыли и НДФЛ зависит от времени перечисления средств в консолидированный бюджет.

Если начисление НДФЛ, выплата и отчисление государству выпадают на отчетный квартал, то сведения вносятся в одну форму 6 НДФЛ. А если, перевод состоится в следующем квартале, то 1 раздел заполняется на время произведенных выплат, 2 раздел — по факту произведенных перечислений в госбюджет.

6-НДФЛ. Отпускные

отпуск

Похожие публикации

Если сотрудникам платили отпускные или увольняющиеся работники получали компенсации за отпуск, который не успели использовать, эти доходы нужно облагать налогом и включать в Расчет по форме 6-НДФЛ. Отражение в Расчете таких доходов и НДФЛ, удержанного с них, имеет свои особенности, поскольку отпускные выплаты и компенсация к оплате труда не относятся.

Как заполнить форму 6-НДФЛ, если имела место оплата отпусков или выплата отпускной компенсации увольняющемуся сотруднику, рассмотрим в этой статье.

Читайте также: Больничный во время отпуска

Отражение отпускных в 6-НДФЛ

Дата фактического получения дохода – день, когда налоговый агент выплатил или перечислил деньги физлицу (пп.1 п. 1 ст. 223 НК РФ). При выплате дохода, агент обязан удержать из него исчисленный НДФЛ, а не позднее следующего дня, отправить налог в бюджет (п.п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ).

По оплате труда дата ее получения для целей НДФЛ – последнее число месяца, за который этот доход начислили по трудовому договору (п. 2 ст. 223 НК РФ). Но отпускные оплатой труда считать нельзя, ведь отпуск – это время отдыха, когда работник не исполняет трудовых обязанностей. Отсюда вопрос: как правильно отразить отпускные в 6-НДФЛ?

Читайте также: 6-НДФЛ за 9 месяцев. Пример заполнения

В этом случае датой получения дохода считается день, в который отпускные выплатили работнику или перечислили на его счет в банке (пп.1 п.1 ст. 223 НК РФ, письмо Минфина РФ от 26.01.2015 № 03-04-06/2187). Работодатель обязан выплачивать отпускные за три рабочих дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). В тот же день следует удержать с отпускных выплат НДФЛ. А перечислить удержанное в бюджет допустимо до конца месяца выплаты отпускных (п.6 ст. 226 НК РФ).

При заполнении 6-НДФЛ по отпускным, их показатели в Разделе 1 объединяют с другими доходами. В Разделе 2 выплаченные отпускные нужно отделить от других видов доходов, имеющих иные сроки для перечисления налога (п. 4.2 Порядка заполнения Расчета 6-НДФЛ, утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450). Причем, если в отчетном периоде отпускные выплачивались разными датами, то и строки заполняются отдельно по каждой из этих дат.

Рассмотрим, как отразить отпускные в 6-НДФЛ. Пример 1:

В ООО «Волна» выплатили отпускные двум сотрудникам:

15 августа – 17 000 рублей, удержан НДФЛ в сумме 2210 рублей,

22 августа – 23 000 рублей, НДФЛ удержан в сумме 2990 рублей.

За 9 месяцев также было начислено 2 000 000 рублей зарплаты, применено вычетов на 50 000 рублей, начислен НДФЛ в сумме 253 500 рублей, удержано 230 500 рублей налога.

В Разделе 1 формы 6-НДФЛ отпускные вместе с зарплатой будут внесены в строку 020 (2 000 000 + 17 000 + 23 000 = 2 040 000), начисленный налог – в строку 040 (253 500 + 2210 + 2990 = 258 700), удержанный – в строку 070 (230 500 + 2210 + 2990 = 235 700).

В Разделе 2, кроме строк, отражающих данные по выплаченной зарплате, нужно выделить два дополнительных «комплекта» строк для отпускных, поскольку они выплачивались разными числами августа:

Строки 100 и 130 – дата получения отпускных 15.08.16, сумма – 17 000 рублей,

Строки 110 и 140 – дата удержания НДФЛ 15.08.16, налог удержан в сумме 2210 рублей,

Строка 120 – срок уплаты НДФЛ в бюджет – последний день месяца выплаты отпускных работнику, то есть 31.08.16.

Аналогично будут заполнены строки по второй выплате НДФЛ с отпускных в 6-НДФЛ:

Строки 100 и 130 – дата 22.08.16, сумма 23 000 рублей,

Строки 110 и 140 – дата 22.08.16, сумма налога 2990 рублей,

Строка 120 – срок уплаты налога 31.08.16.

отпуск в 6 ндфл

6-НДФЛ. Компенсация за неиспользованный отпуск

Увольняющемуся с работы сотруднику нужно выплатить компенсацию за все отпуска, которые тот не успел использовать до момента своего ухода (ст. 127 ТК РФ). Компенсацию за отпуск не считают доходом в виде оплаты труда, но и к отпускным выплатам ее отнести тоже нельзя, поэтому дата получения здесь определяется как день перечисления или выплаты компенсации работнику (пп.1 п.1 ст. 223 НК РФ). Напомним, что в отличие от других компенсаций при увольнении, отпускная облагается подоходным налогом.

Поскольку в день увольнения выплачиваются все суммы, причитающиеся работнику, отпускная компенсация выплачивается одновременно с расчетом по зарплате (ст. 140 ТК РФ). НДФЛ с компенсации следует уплатить в бюджет в тот же срок, что и налог с зарплаты – день, следующий за днем выплаты денег работнику.

Отражается компенсация отпуска при увольнении в 6-НДФЛ в двух разделах. В Разделе 1 сумма компенсации добавляется в доход по строке 020, сумма налога в строки 040 и 070. В Разделе 2 отпускная компенсация показывается совокупно с зарплатой работника, выплаченной тем же днем. То есть, в отличие от отпускных, отдельные строки 100-140 только для компенсации за отпуск выделять не надо, и можно показать ее в одной строке с зарплатой, выплаченной работнику.

Читайте также: Заполняем приказ об увольнении

Как отразить в Расчете 6-НДФЛ отпускные компенсации. Пример 2.

В ООО «Остров» 16 августа был уволен сотрудник. В тот же день ему было выплачено:

  • зарплата августа – 12 500 рублей,
  • компенсация за отпуск – 10 500 рублей,
  • НДФЛ с удержан в общей сумме 2990 рублей.

Кроме этого, в ООО «Остров» была начислена зарплата сотрудникам за 9 месяцев – 1 500 000 рублей, начислен НДФЛ в сумме 195 000 рублей, удержано налога 175 000 рублей.

Здесь заполнение Раздела 1 будет аналогично отражению отпускных в 6-НДФЛ, пример которого мы разобрали выше: компенсация и зарплата уволенному сотруднику включается в строку 020 (1 500 000 + 23 000 = 1 523 000), начисленный налог – в строку 040 (195 000 + 2990 = 197 990), удержанный – в строку 070 (175 000 + 2990 = 177 990).

В Разделе 2 зарплата сотрудникам будет отражена по месяцам в общем порядке, а зарплату и компенсацию уволенному сотруднику выделим отдельным блоком:

Строки 100 и 130 – дата получения расчета по зарплате и компенсации за отпуск 16.08.16, общая сумма дохода – 23000 рублей (12500 + 10500),

Строки 110 и 140 – дата удержания НДФЛ 16.08.16, сумма налога – 2990 рублей.

Строка 120 – сроки уплаты в бюджет НДФЛ с зарплаты и отпускной компенсации совпадают – это день, следующий за днем их выплаты работнику, то есть 17.08.16.

Ссылка на основную публикацию