Кому передать обязанности главного бухгалтера на время отпуска

Содержание

Главный бухгалтер в отпуске – кто подписывает документы

Какими видами отпусков может воспользоваться главбух

Главный бухгалтер — фигура достаточно значимая для любого экономического субъекта. Он не только организует процесс формирования данных бухгалтерского, налогового, управленческого учета и контролирует создание всех видов отчетности, основанной на этих данных, но и:

  • взаимодействует с налоговыми органами;
  • задействован в процедурах аналитического характера;
  • участвует в принятии экономически значимых управленческих решений;
  • отвечает за оформление достаточно широкого перечня документов, ставя на них свою подпись.

То есть длительное отсутствие главбуха на работе является весьма нежелательным. Вместе с тем он, как и все прочие работники экономического субъекта, согласно нормам ТК РФ имеет право на все виды законодательно предусмотренных отпусков. К таким отпускам, в частности, относятся:

  • очередной, предоставляемый ежегодно;
  • дополнительный, который для главбуха обычно предусматривают в качестве компенсации за ненормированный рабочий день;
  • за свой счет;
  • учебный;
  • по беременности и родам;
  • по уходу за ребенком.

И в силу этого главный бухгалтер может не появляться на работе в течение достаточно продолжительного времени. Конечно, руководитель бухгалтерии периоды своих отпусков старается планировать, приурочивая их к временным промежуткам, не совпадающим с подготовкой отчетности, налоговыми проверками и иными важными моментами, требующими непосредственного его участия в процессе. В т. ч. им широко применяется дробление очередного отпуска на части, что допускает ст. 125 ТК РФ. Однако, несмотря на меры, призванные уменьшить необходимость обязательного присутствия, практически всегда уход главбуха в отпуск требует решения вопроса о том, кто будет выполнять его функции.

Способы, применяемые при передаче функций главбуха

Вопрос о том, каким окажется объем этих функций и кому их выполнение будет поручено, зависит от таких параметров, как:

  • масштаб конкретного экономического субъекта, определяющий общее число работников бухгалтерии и наличие у главного бухгалтера заместителя (заместителей);
  • длительность периода отсутствия руководителя бухгалтерии, что приобретает особую значимость при оформлении им имеющих существенную протяженность отпусков, связанных с рождением ребенка и уходом за ним;
  • перечень конкретных функций, которые потребуют выполнения в период отсутствия главбуха.

Когда у главного бухгалтера есть заместитель, в его должностные функции обычно включается обязанность замещения руководителя на время его отсутствия. Если заместитель единственный, то уход главного бухгалтера в отпуск даже не потребует оформления особого организационно-распорядительного документа для определения лица, выполняющего функции главбуха. Это лицо возникнет автоматически. Если заместителей несколько, то необходимо составить приказ о назначении конкретного лица из их числа. Никаких доплат замещение в такой ситуации не требует, т. к. подразумевается, что исполнение функций главного бухгалтера изначально учтено в окладе, который установлен заместителю.

Когда бухгалтерия небольшая и заместителя нет, для выполнения функций главбуха (в т. ч. частичных) может быть назначено лицо из числа владеющих вопросами, близкими к сфере, курируемой этим специалистом (рядовых бухгалтеров, экономистов или финансистов). Поскольку подобное назначение не освобождает выбранную для такой цели кандидатуру от исполнения ее основных обязанностей, возложение на работника дополнительных функций следует оформить как совмещение должностей с доплатой за возникшую дополнительную нагрузку.

Если отсутствие главного бухгалтера обещает быть длительным, то на этот период можно принять на работу специалиста с подходящей квалификацией со стороны или временно перевести на соответствующую должность способного выполнять такие функции работника из своего штата.

Особое значение процедура такой замены имеет для ПАО, организаций страхования, внебюджетных и негосударственных пенсионных фондов, структур инвестиционного характера, субъектов, чьи ценные бумаги имеют хождение на организованных рынках этих активов, т. к. к главбуху перечисленных лиц предъявляются определенные требования в части образования и стажа работы (п. 4 ст. 7 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Временно переведенный на другую должность работник от выполнения своих прежних обязанностей на время перевода освобождается, а зарплату ему будут начислять в соответствии с занимаемой должностью. Сопровождается такой перевод оформлением дополнительного соглашения к трудовому договору.

Главбух в отпуске – кто подписывает документы за него

К решению вопроса о предоставлении права подписи за временно отсутствующего главного бухгалтера приходится прибегать не всегда. Это происходит, например, в ситуациях, когда:

  • выполняющий его функции заместитель изначально даже в периоды присутствия главбуха подписывает документы наравне с ним;
  • за время отсутствия руководителя бухгалтерии будут оформляться только те документы, подписание которых за главного бухгалтера всегда осуществляет другой специалист, которому делегировано такое право вне зависимости от того, присутствует ли главбух на работе (например, документы, сопровождающие отгрузку, — накладная (акт) и счет-фактура, или документы, не требующие подписи главного бухгалтера).

Если кроме самого главбуха создаваемые экономическим субъектом документы в силу существующего порядка не могут подписываться более никем, на время отсутствия этого лица право подписи придется предоставлять кому-то другому. Чаще всего таким лицом становится человек, который будет:

  • исполнять функции главбуха в силу совмещения их с основными обязанностями;
  • принят или переведен на должность главного бухгалтера временно на период отсутствия основного работника.

Однако не запрещается делегировать право подписи и иному лицу (не тому, которое выполняет все прочие функции руководителя бухгалтерии). В т. ч. подписывать документы за отсутствующего главного бухгалтера может руководитель экономического субъекта.

Делегирование права подписи сопровождается оформлением доверенности, выдаваемой от имени экономического субъекта выбранному для этого лицу (кроме руководителя этого субъекта), и организационно-распорядительного документа.

Итоги

Подпись главного бухгалтера предусматривается на многих документах, оформляемых экономическим субъектом. В периоды отсутствия руководителя бухгалтерии, который наравне с прочими работниками вправе воспользоваться всеми видами предоставляемых отпусков, наличие его подписи также остается востребованным. В такой ситуации подписывать документы могут те лица, у которых право подписи изначально имеется наравне с главным бухгалтером, или те, кому оно делегировано на период отсутствия этого специалиста на работе.

Отпуск для главбуха — оформляем правильно

Как оформить отпуск для главбуха, если в штате организации есть его заместитель?

В этом случае все обстоит более чем просто: при приеме человека на должность заместителя прямо в его трудовом договоре прописывается замещение главбуха и исполнение его обязанностей во время отпуска последнего, его болезни и в связи другими обстоятельствами. Как правило, заместителя главбуха, числящегося в штате, прописывают также в банковской карточке (с правом подписи) и соответствующей должностной инструкцией. Доплачивать ему за дополнительную нагрузку во время замещения в этом случае также не надо, что весьма выгодно для организации.

Главбух в отпуске, генеральный — на хозяйстве

Однако далеко не каждое юрлицо обладает такими организационными и финансовыми возможностями, чтобы держать в штате зама главного бухгалтера. Как правило, у абсолютного большинства организаций всего две руководящие должности: гендир и главбух. И если последний отдыхает, то генеральному в это время практически «автоматом» приходится исполнять еще и его обязанности. Оформляется это приказом примерно следующего содержания (образец права подписи за главного бухгалтера во время отпуска директору):

Правильное оформление «временного» главного бухгалтера

Чаще всего на практике исполнение обязанностей отдыхающего главбуха другим работником оформляется следующим образом. Приведем образец приказа на замещение главного бухгалтера на время отпуска.

Имеется два основных способа оформления исполняющего обязанности:

Последний оформляется приказом по унифицированной форме Т-5, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», и трудностей, в общем, не вызывает. Временный перевод подразумевает полное освобождение работника от своих основных обязанностей на время замещения главного бухгалтера, и этим не вполне удобен, поскольку для выполнения работы замещающего сотрудника придется искать другого человека. При выполнении обязанностей главбуха замещающий сотрудник получает его оклад за время замещения.

А вот на совмещении хотелось бы остановиться чуть подробнее, поскольку именно так чаще всего оформляется замещение главбуха. Во-первых, нельзя забывать, что согласно ст. 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации подобное совмещение на время отпуска должно оплачиваться (в размере и порядке, согласованном сторонами заранее). В приказе о совмещении на время отпуска обязательно нужно указать содержание дополнительной работы, срок выполнения обязанностей, а также, само собой, размер доплаты за их исполнение в качестве дополнительных к собственным должностным обязанностям работника-совместителя.

Наконец, крайне желательно, чтобы отдельно была прописана передача права подписи на время отпуска главного бухгалтера в фондах, налоговых органах и т.д., и это право подтверждалось соответствующей доверенностью, выданной по правилам статьи 185 Гражданского кодекса РФ.

Некоторые работодатели предпочитают заключать дополнительное соглашение к трудовому договору работника на период замещения, и тогда в качестве основания для издания приказа указывается не решение гендиректора, а номер и дата допсоглашения с работником. Такое дополнительное соглашение может выглядеть следующим образом:

Важно также помнить, что замещающий работник имеет право до истечения срока сомещения отказаться от дополнительной нагрузки (например, если не справляется с работой), равно как и руководитель может раньше срока отменить совмещение. Но стороны обязаны предупредить об этом письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.

Доплата за совмещение является частью заработной платы, учитывается в расходах на оплату труда и облагается НДФЛ и всеми взносами.

Кому передать обязанности главного бухгалтера на время отпуска

Ну что поздравляю!! Начинается период отпусков, и я очень надеюсь, что в ближайшее время вы сможете отдохнуть. Не важно где и как, просто действительно стоит отвлечься от текущей работы, тем более, что начало лета – самое подходящее для этого время: отчетность сдана, налоги рассчитаны, посевная закончена и можно, да даже нужно немного передохнуть. Как показывает практика, некоторые главбухи не ходят в отпуск по несколько лет. Конечно, понимаю – работы много, но, дорогие коллеги, жизнь одна, и поверьте, никуда ваша работа не убежит, а вот отвлечься и поднабраться сил – куда важнее. Но здесь очень важно правильно распределить задачи, полномочия и просто работу бухгалтерии на период вашего отсутствия, чтобы спокойно отдыхать, а вас не «дергали» и постоянно не вызывали. Давайте поговорим об этом.

Итак, главному бухгалтеру организации, как и любому работнику организации, полагаются различные отпуска (например, ежегодный, за свой счет или отпуск по уходу за ребенком). Отпуск главного бухгалтера оформляется по тем же правилам, которые установлены для всех работников. Какого-либо специального порядка ухода главбуха в отпуск законодательство РФ не содержит. Так, например, нет прямого требования о том, чтобы главбух на период отсутствия передал свои полномочия другим лицам.

Вместе с тем, чтобы у организации не было проблем, бухгалтерский учет нужно вести непрерывно, тем более, что это требование п. 3 ст. 6 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). Хотя некоторые небольшие организации умудряются приостановить работу, а после выхода из отпуска бухгалтер бегает весь «в мыле» и разносит накопившиеся документы, да и в придачу всех на своем пути. Не нужно до этого доводить. И, на мой взгляд, приостанавливать ведение бухгалтерского учета на время отпуска главного бухгалтера нельзя.

Мне кажется, профессионализм главного бухгалтера состоит не только в том, что он все знает, может и умеет, а еще и в том, что он сумел настолько настроить работу бухгалтерии, что его временное отсутствие значительно не повлияет на текущую работу.

Но в то же время нужно понимать, что в процессе деятельности сельхозорганизации создаются документы, на которых требуется поставить подпись главбуха. Кто вправе поставить свою подпись вместо подписи главбуха, находящегося в отпуске? Давайте разбираться.

Если в штате сельхозорганизации числится заместитель главного бухгалтера (что очень часто бывает), то во время отсутствия последнего на всех документах за него может расписываться заместитель. В трудовом договоре с заместителем следует прописать его обязанности по замещению главбуха на время отпуска.

Если же заместителей несколько (такое встречается в крупных сельхозорганизациях), то руководитель должен издать приказ, в котором будет указано, кому именно поручается исполнять обязанности главбуха. Можно также распределить полномочия между несколькими заместителями.

Обратите внимание, что заместители чаще всего не получают доплату за время замещения главного бухгалтера. Это объясняется тем, что необходимость выполнения обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера учитывается в должностной инструкции или в трудовом договоре, то есть считается, что в его должностном окладе заместителя уже заложено замещение главбуха.

В целом, несмотря на кадровый «голод» в сельском хозяйстве очень рекомендую главному бухгалтеру найти надежного заместителя, на которого можно оставить на время любую работу.

Если же в штатном расписании организации не предусмотрена должность заместителя главбуха, то возможно несколько вариантов передачи его полномочий на период отпуска. Рассмотрим некоторые эти варианты:

Напомним, что под совмещением понимается выполнение работником с его письменного согласия дополнительной работы по другой профессии (должности) наряду со своей основной работой у одного и того же работодателя (ст. 60.2 ТК РФ). За совмещение полагается доплата (ст. 151 ТК РФ).

Документально совмещение оформляется следующим образом. С работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указываются: работа (должность), которая будет выполняться дополнительно, ее содержание и объем, срок, в течение которого будет выполняться дополнительная работа и размер доплаты.

Также издается приказ о совмещении профессий (должностей), который возложит на сотрудника соответствующие обязанности. В приказе может быть примерно такая формулировка: «Возложить на Семенову Л.В. (с ее согласия) исполнение обязанностей главного бухгалтера в порядке совмещения должностей с 25 мая 2018 года на период ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Куликовой Т.С.».

Временный перевод не подразумевает совмещения обязанностей, установленных для разных должностей, то есть работник, переведенный на должность главбуха, должен быть полностью освобожден от иной работы (в отличие от совмещения). Соответственно, и получать он должен такую же заработную плату, как главный бухгалтер.

Обратите внимание на обязанности и полномочия, которые передаются лицу, замещающему отсутствующего главбуха.

Напомним, что в Федеральном законе от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (утратил силу с 1 января 2013 года) прямо указывалось, что без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (ст. 7 данного Закона). В действующем Законе № 402-ФЗ про обязательность подписи главного бухгалтера на таких официальных бумагах ничего не сказано, но все же в Приказе или ином документе нужно предусмотреть перечень документов, которые будет подписывать «новоиспеченный» главбух.

Что же касается передачи отчетов в государственные органы и взаимоотношений с банком (проведения денежных платежей), то в большинстве хозяйств уже действует электронная форма сдачи отчетности и интернет-банк. И здесь для доступа исполняющего обязанности главбуха достаточно передать электронные ключи и пароли для входа в электронные системы. Очень рекомендуем для того, чтобы не волноваться в отпуске – снять с себя ответственность, передав электронные ключи по акту (а лучше всего в присутствии руководителя).

И, тем не менее главный бухгалтер перед своим уходом бухгалтер должен позаботиться об исполнении регулярных и срочных платежей, составив план и ознакомив его со своим заместителем, провести инвентаризацию расчетов с поставщиками и покупателями, наилучшим вариантом будет раздать коллегам памятки с подсказками (и по сути составить план их действий), как и что надо делать в ваше отсутствие. Составьте письменное распоряжение, кто за какие вопросы отвечает. Если вы сумеете четко распределить работу сотрудников бухгалтерии, сможете избежать споров, конфликтных ситуаций и ошибок в текущих бухгалтерских делах.

Очень рекомендую за одну-две недели до начала отпуска начать записывать такие задачи, которые сможете сделать только вы. Постарайтесь их ранжировать: что необходимо выполнить срочно – это просто необходимо и вам в отпуске не дадут покоя, если вы это не сделаете, а что подождет до вашего возвращения. Часть этих задач можете поручить коллегам, но заранее проинструктируйте их, как и что делать.

Если вы хотите нормально отдохнуть, то предупредите заместителя и всех коллег, что звонить вам стоит только в случае крайней необходимости. То есть когда у них не хватает полномочий, чтобы решить какой-то вопрос, а это сверхважнейший вопрос. Если есть возможность решить проблему самостоятельно или отложить ее до вашего приезда, попросите не торопиться со звонком.

Можно ли отозвать главбуха из отпуска?

В ст. 125 Трудового кодекса установлено, что отозвать сотрудника из отпуска можно только с его согласия. Данное положение в полной мере распространяется и на главного бухгалтера. Без его согласия отзыв из ежегодного отпуска не допускается. Поэтому что бы не произошло (началась налоговая проверка, не смогли провести платежи, не могут сформировать отчетность и т.д.), вы имеете полное право отдыхать. В то же время для решения различных проблем рекомендуем быть на связи и максимально доступным. Ну что поделать – должность у вас серьезная и ответственная.

В итоге для хорошего и спокойного отпуска нужно сделать не так то и много:

Предупредить руководство, коллег и партнеров о предстоящем отпуске заранее …чтобы потом руководитель не говорил, что не время сейчас отпусков – столько работы

Определить, кого вы оставляете вместо себя, и какую работу будет делать за вас заместитель…или решить, как распределить дополнительную нагрузку между подчиненными

Повесить в бухгалтерии памятку по работе каждого на время вашего отпуска …либо положить каждому на стол, чтобы была перед глазами каждого бухгалтера

Составить планы работы для подчиненных, выполнение которых будет контролировать ваш заместитель

Оформляем и оплачиваем замещение на время отпуска

Отдыхать должны все. Но уход сотрудника в отпуск не должен нарушать нормальный ход работы организации. Поэтому пока один отдыхает, другой выполняет все или часть его обязанностей. Как оформить и оплатить дополнительную работу?

Когда замещение — это совмещение

В нашей организации главный инженер в период нахождения руководителя в ежегодном отпуске исполняет его обязанности наряду со своими. Что это: замещение или совмещение?

: В ТК РФ под замещением понимается перевод для замещения временно отсутствующего работника. В этом случае работник освобождается от своей работы на время исполнения обязанностей другого работника в период его временного отсутствия в случае болезни, отпуска, командировки. Оплата при переводе производится по выполняемой работ

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

На одного работника можно возложить исполнение обязанностей сразу нескольких отсутствующих работнико

В вашем же случае речь идет о замещении в порядке совмещения. То есть работник в течение рабочего дня наряду со своими должностными обязанностями выполняет обязанности по должности временно отсутствующего работник За совмещение работнику нужно доплачивать. Размер доплаты определяется по договоренности с работником с учетом объема или содержания поручаемой ему дополнительной работы. При этом ТК РФ не устанавливает ни минимального, ни максимального размера такой доплат

Работа две смены подряд — это не совмещение

В нашей организации двухсменный режим работы. Один сотрудник уходит в отпуск в июле. Можем ли мы на это время поручить его работу в порядке совмещения его сменщику?

: Нет, так делать нельзя. Во-первых, это не совмещение, поскольку исполнение обязанностей отсутствующего работника предполагается выполнять не в течение своего рабочего дня, а по его окончани Во-вторых, работа в течение двух смен подряд запрещен

Замещение в нерабочий день по графику — это работа в выходной день

В нашем магазине продавцы работают по графику «неделя через неделю». В июне один из них ушел в отпуск, другой работает за него в его неделю и в свою тоже. Как правильно рассчитать второму сумму доплаты за замещение?

: Это не замещение, ведь работник выполняет работу за другого работника в свои выходные дни. Причем это не запрещено, если работник согласе Но раз это работа в выходные, то и оплачивать ее нужно не менее чем в двойном размер

Директор не может временно передать самому себе право второй подписи

Директор хочет на время отпуска главного бухгалтера распределить его обязанности следующим образом: он сам будет подписывать за главбуха финансовые документы, а остальные обязанности будет выполнять рядовой бухгалтер. Как это правильно оформить?

: Насколько мы понимаем, у вас директору принадлежит право первой подписи, а главному бухгалтеру — право второй подпис При этом вы не можете передать директору право подписи финансовых документов за главного бухгалтера на время его отпуск Поэтому на время отпуска главбуха нужно оформить новую карточку в банке, где право второй подписи передать другому сотруднику.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

У одного сотрудника организации не может быть одновременно права первой и второй подпис

А с бухгалтером, который будет исполнять остальные обязанности главбуха, нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором установить доплату за совмещени После этого надо издать приказ о наделении его обязанностями главного бухгалтера, за исключением права подписи финансовых документов.

Приказ на замещение нужен, если у руководителя нет заместителя

Нужно ли издавать приказ о передаче полномочий генерального директора на время отпуска, если у нас куча сотрудников, которые по доверенности подписывают документы за генерального директора?

: Да, нужно, если в вашей организации нет должности заместителя генерального директора.

Наделение сотрудника правом подписи документов не свидетельствует о том, что он в отсутствие директора исполняет его полномочия по управлению организацией.

Поэтому генеральный директор должен назначить кого-то из сотрудников приказом исполнять свои полномочия.

Если главбух выполняет обязанности кассира, нужно оформить совмещение

Кассир уходит в отпуск. На это время его будет замещать главный бухгалтер, в обязанности которого не входит замещение кассира. Как правильно оформить замещение в этом случае?

: На время отпуска кассира нужно:

  • заключить с главным бухгалтером:

— дополнительное соглашение к трудовому договору о выполнении обязанностей кассира, в котором следует установить доплату, и, если считаете нужным, включить в него условие о полной материальной ответственност

— договор о полной материальной ответственност

  • подписать у руководителя приказ о совмещении главным бухгалтером должности кассира.

Перед передачей дел от кассира главбуху для бухгалтерии нужно провести инвентаризацию касс

Заместителю главбуха можно не доплачивать за совмещение

В трудовом договоре с заместителем главного бухгалтера указано, что он выполняет обязанности главного бухгалтера в период его временного отсутствия. В самом трудовом договоре и во внутренних документах компании никакой доплаты за это для зама не предусмотрено. Можем ли мы не доплачивать заместителю с учетом того, что объем его работы во время отпуска главного бухгалтера значительно возрастает? Правильно мы делаем, что не издаем приказы о возложении обязанностей главбуха на его заместителя на время отпуска?

На время отпуска главбуха лишняя пара рук его заместителю не помешает

: Временное исполнение обязанностей главного бухгалтера входит в круг должностных обязанностей его заместителя, а значит, уже учтено при установлении ему оклад Поэтому заместителю можно не доплачивать за совмещение. Хотя если объем работы в период отпуска главбуха значительно возрастает, то можете установить доплат

Вы правильно делаете, что не издаете приказ на заместителя главного бухгалтера, ведь он исполняет обязанности своего шефа в период его отпуска автоматически.

Если в период временного отсутствия главного бухгалтера заместитель вправе подписывать финансовые и первичные документы, счета-фактуры и др., то главный бухгалтер должен выдать своему заму доверенность на

Начальнику можно доплачивать за исполнение обязанностей подчиненного

Можно ли сделать доплату начальнику, который выполняет обязанности своего подчиненного, находящегося в отпуске?

: Начальник — такой же работник, как и все остальные. Поэтому вопрос об установлении доплаты начальнику за исполнение обязанностей подчиненного на время отпуска решается по договоренност К тому же сейчас законодательством это не запрещен

Можно установить любой порядок определения размера доплаты за совмещение

Работник-сдельщик наряду со своей работой выполнял еще работу сотрудника на окладе, который находился в отпуске. Как правильно оплатить ему дополнительную работу?

: В ТК РФ нет никаких правил определения размера доплаты за совмещени Поэтому вы можете установить по договоренности со сдельщиком размер доплаты с учетом объема выполненной работы, например в твердой сумме или в процентах от оклада замещаемого работника.

Размер доплаты совместителю не ограничен его зарплатой

В нашей организации работает внешний совместитель. По приказу он в порядке совмещения замещал отсутствующего основного сотрудника в течение 10 рабочих дней в июне. Зарплата совместителя из расчета половины оклада составляет 5500 руб. Оклад по совмещаемой должности — 14 000 руб. Как правильно рассчитать ему доплату: от полного оклада или от половины (так как это совместитель), если размер доплаты установлен в размере 50% от оклада по совмещаемой должности?

: То, что совместитель с учетом отработанного времени получает за свою основную работу половину оклада, никак не связано с размером доплаты за совмещение. Поэтому если размер доплаты установлен в процентах от оклада по совмещаемой должности, то доплату нужно считать от полного оклада отсутствующего работника.

ШАГ 1. Рассчитайте размер доплаты за день: 14 000 руб. х 50% / 20 дн. (количество рабочих дней в июне по производственному календарю) = 350 руб.

ШАГ 2. Определите сумму доплаты за 10 рабочих дней: 350 руб. х 10 дн. = 3500 руб.

ШАГ 3. Определите зарплату совместителя за июнь с учетом доплаты: 5500 руб. + 3500 руб. = 9000 руб.

Главбух уходит в отпуск: кому и как передать полномочия на период отсутствия

Главному бухгалтеру организации, как и любому работнику, полагаются различные отпуска (например, ежегодный, за свой счет или отпуск по уходу за ребенком). Соответственно, главбух может отсутствовать на работе длительное время. Кто вправе подписывать за него документы в этот период? Можно ли передать все полномочия руководителю? Допускается ли отзыв главбуха из отпуска? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей сегодняшней статье.

Вводная информация

Для начала отметим, что отпуск главного бухгалтера оформляется по тем же правилам, которые установлены для обычных работников. Какого-либо специального порядка ухода главбуха в отпуск законодательство РФ не содержит. Так, например, нет прямого требования о том, чтобы главбух на период отсутствия передал свои полномочия другим лицам.

Вместе с тем, как известно, бухгалтерский учет нужно вести непрерывно. Это требование пункта 3 статьи 6 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). «Приостановить» ведение бухучета на время отпуска главного бухгалтера нельзя.

Также в процессе деятельности организации создаются документы, на которых требуется поставить подпись главбуха. Например, в пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что счет-фактура должен быть подписан, в том числе, главным бухгалтером. Кто вправе поставить свою подпись вместо подписи главбуха, находящегося в отпуске? Давайте разбираться.

Если у главбуха есть заместитель

Если в штате компании числится заместитель главбуха, то во время отсутствия последнего на всех документах за него может расписываться заместитель. В трудовом договоре с заместителем следует прописать его обязанности по замещению главбуха на время отпуска.

Если же заместителей несколько (такое встречается в крупных фирмах), то руководитель компании должен издать приказ, в котором будет указано, кому именно поручается исполнять обязанности главбуха. Можно также распределить полномочия между несколькими заместителями.

Заметим, что на практике заместители чаще всего не получают доплату за время замещения главного бухгалтера. Это объясняется тем, что необходимость выполнения обязанностей временно отсутствующего главбуха учитывается еще на этапе установления должностных окладов его заместителей.

Если у главбуха нет заместителя

Если в штатном расписании компании не предусмотрена должность заместителя главбуха, то возможно несколько вариантов передачи его полномочий на период отпуска. Рассмотрим некоторые их них.

Совмещение

На время отпуска главного бухгалтера выполнение его обязанностей можно поручить другому работнику в порядке совмещения должностей.

Напомним, что под совмещением понимается выполнение работником с его письменного согласия дополнительной работы по другой профессии (должности) наряду со своей основной работой у одного и того же работодателя (ст. 60.2 ТК РФ).

Сотрудником, который совмещает свою работу и работу главбуха, может стать, например, «простой» бухгалтер или финансовый директор. За совмещение полагается доплата (ст. 151 ТК РФ).

Документально совмещение оформляется следующим образом. С работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. В допсоглашении указываются:

  • работа (должность), которая будет выполняться дополнительно, ее содержание и объем;
  • срок, в течение которого будет выполняться дополнительная работа;
  • размер доплаты.

Также руководитель должен издать приказ о совмещении профессий (должностей), который возложит на сотрудника соответствующие обязанности. В приказе может быть такая формулировка: «Возложить на Петрову Н.И. (с ее согласия) исполнение обязанностей главного бухгалтера в порядке совмещения должностей с 25 мая 2015 года на период ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Бастрыкиной И.С.».

Временный перевод

Совмещение профессий подходит для ситуации, когда главный бухгалтер находится в отпуске непродолжительное время. Однако на время длительного отсутствия главбуха (например, отпуска по уходу за ребенком) лучше рассмотреть вопрос о временном переводе на его должность другого работника (с сохранением за главбухом места работы).

Отметим, что временный перевод не подразумевает совмещения обязанностей, установленных для разных должностей. То есть работник, переведенный на должность главбуха, должен быть полностью освобожден от иной работы (в отличие от совмещения). Соответственно, и получать он должен такую же заработную плату, как главный бухгалтер.

Что касается документов, которыми оформляется временный перевод, то их, как и в предыдущем случае, два: дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о временном переводе.

Срочный трудовой договор

На период исполнения обязанностей отсутствующего главбуха, работодатель вправе заключить срочный трудовой договор с работником «со стороны» (ст. 59 ТК РФ). При этом необходимо соблюсти все нормы Трудового кодекса, регламентирующие прием на работу нового сотрудника и его последующее увольнение. То есть, на наш взгляд, этот вариант тоже стоит рассматривать, если речь идет о длительном отсутствии главного бухгалтера.

Обратите внимание: в общем случае законодательство РФ не предъявляет специальных требований к лицам, которые ведут бухгалтерский учет. Однако в некоторые компании принять на должность главного бухгалтера можно только человека, имеющего высшее образование и специальный стаж работы. В частности, это касается ОАО (за исключением банков, для главбухов которых существуют отдельные критерии) и страховых организаций (ч. 4 ст. 7 Закона № 402-ФЗ о бухучете). В данной норме уточняется, что специальные требования предъявляются также к «иным должностным лицам, на которых возлагается ведение бухгалтерского учета». Это значит, что поручить ведение бухучета в указанных выше организациях (пусть даже временно), можно только лицам, отвечающим указанным критериям.

Подписание счетов-фактур за главного бухгалтера

Теперь поговорим подробнее об обязанностях и полномочиях, которые передаются лицу, замещающему отсутствующего главбуха.

Напомним, что в Федеральном законе от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (утратил силу с 1 января 2013 года) прямо указывалось, что без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (ст. 7 данного Закона). В действующем Законе № 402-ФЗ о бухучете про обязательность подписи главного бухгалтера на таких официальных бумагах ничего не сказано. Несмотря на это, подпись главного бухгалтера, по-прежнему, остается обязательным реквизитом многих документов.

Так, например, в пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что бумажный счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации. Вместе с тем, в данной норме уточняется, что счет-фактуру могут подписать и «иные лица, уполномоченные на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации». Это значит, что на время отпуска главбуха право подписания счетов-фактур от его имени можно передать другим уполномоченным лицам. Таким уполномоченным лицом может стать и сам руководитель организации. Но только в том случае, если он исполняет обязанности главного бухгалтера (см. «В каком случае директор может подписать счет-фактуру за главбуха»). Если руководитель будет исполнять обязанности главбуха (в том числе подписывать от имени главбуха счета-фактуры), то за это, как мы уже сказали, ему полагается доплата.

Напомним, что счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных уполномоченных лиц
(абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ). При этом в электронном счете-фактуре показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется (п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137). Это значит, что в компаниях, которые перешли на электронный документооборот, в случае отсутствия главбуха не придется возлагать на директора или иное лицо обязанность подписывать счета-фактуры от имени главбуха, и не потребуется начислять такому лицу доплату. Можно будет продолжить использовать электронную подпись руководителя.

В каком случае потребуется доверенность

В Едином госрестре юрлиц имеется запись о лице, которое вправе действовать от имени организации без доверенности (подп. «л» п. 1 ст. 5 Федеральный закон от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Как правило, таким лицом является руководитель. Ему не нужна доверенность на то, чтобы представлять документы в различные государственные органы или получать их.

Иному лицу, которое в период отпуска главбуха будет сдавать или получать документы из госорганов, понадобится доверенность на совершение таких действий. Одного лишь приказа об исполнении обязанностей главбуха будет недостаточно, поскольку такой приказ — это внутренний документ компании.

Налоговые проверки и представление документов

В период отпуска главного бухгалтера возможна выездная налоговая проверка организации. Она проводится на основании решения руководителя налоговой инспекции, и переносить ее из-за отпуска главбуха не будут (п. 1 ст. 89 НК РФ). Однако налоговики могут продлить выездную проверку, если по причине отсутствия главбуха компания не сможет представить требуемые документы (подп. 5 п. 4 приложения № 2 к приказу ФНС России от 25.12.06 № САЭ-3-06/892@).

Также организация может просить увеличить срок представления документов в рамках камеральной проверки (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ).

Кроме того, как известно, налоговики вправе истребовать документы и сведения о деятельности налогоплательщика у его контрагентов или иных лиц (п. 1 ст. 93.1 НК РФ). Это значит, что в организацию может поступить, например, требование представить документы о конкретной сделке с контрагентом. В период отсутствия главбуха можно ходатайствовать о продлении срока направления таких документов (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Отметим еще один важный момент. Он касается налогоплательщиков, которые обязаны отчитываться через интернет (например, работодатели, у которых трудится более 100 человек, или плательщики НДС). Такие налогоплательщики должны и принимать документы от налогового органа, в том числе требование о представлении документов, в электронной форме (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). Квитанцию о приеме нужно выслать налоговикам в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора ЭДО не позднее шести дней со дня отправки документов инспекцией. Если такую квитанцию не направить, то инспекция вправе приостановить операции по банковским счетам, а также переводы электронных денежных средств («Что изменится в 2015 году: налоги, страховые взносы, МРОТ, пособия и отчетность»). Таким образом, на время отпуска главного бухгалтера следует определить лицо, которое будет отвечать за передачу в инспекцию такого рода обязательных документов (см. «Электронную квитанцию о приеме электронных документов из налогового органа можно отправить через законного или уполномоченного представителя организации»).

Можно ли отозвать главбуха из отпуска?

В статье 125 Трудового кодекса установлено, что отозвать сотрудника из отпуска можно только с его согласия. Данное положение в полной мере распространяется и на главного бухгалтера. Без его согласия отзыв из ежегодного отпуска не допускается.

Отпусти себя в отпуск или главбух решил отдохнуть

Кем заменить?

Бухгалтеры – это обычные сотрудники, которые болеют, рожают детей и уходят в отпуск. Но бухучет должен вестись непрерывно (пункт 3 статьи 6 Закона «О бухгалтерском учете»). А бухгалтер непрерывно трудиться не может. Страхи директора Сергея Семеновича вполне объяснимы: а кто будет оформлять сделки и подписывать документы? А что делать, если вдруг позвонят или придут из налоговой? Чтобы не было таких «а вдруг», предлагаем заранее позаботиться о том, кому бы перепоручить работу главбуха в его отсутствие.

  • Во-первых, это может быть сам генеральный директор (Закон о бухучете это разрешает). Но наш Сергей Семенович вряд ли на это решится. Давайте поищем другие варианты.
  • Во-вторых, во время отсутствия главбуха на всех документах за него может расписываться его заместитель. В трудовом договоре с заместителем следует прописать его обязанности по замещению главбуха на время отпуска.

Если в штате компании нет должности заместителя главбуха, то рассмотрим несколько вариантов передачи его полномочий на период отпуска:

  • Совмещение. Заменить главбуха может любой компетентный работник, который справится с обязанностями главного бухгалтера (рядовой бухгалтер или финдиректор). С таким работником составляется письменное согласие, в котором прописывают должность, срок, размер доплаты. Для замены на период ежегодного отпуска главбуха этот вариант наилучший.
  • Временный перевод. При уходе главбуха в длительный отпуск (например, по уходу за ребёнком), целесообразно перевести на его должность другого сотрудника. Зарплату нужно поставить такую же, как и у главбуха.
  • Срочный трудовой договор. На время длительного отпуска главбуха можно нанять работника «со стороны» (аутсорсинг). Он будет вести бухучёт и отвечать за финансовые дела компании.

Кто подпишет счета-фактуры за главбуха?

Подпись главного бухгалтера является обязательным реквизитом многих документов.

Согласно пункту 6 статьи 169 НК РФ бумажный счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером. Но есть уточнение, что счет-фактуру могут подписать и «иные лица, уполномоченные на то приказом по организации или доверенностью от имени организации». Это означает, что на время отпуска право подписания счетов-фактур от имени главбуха можно передать другим лицам, например, директору фирмы.

Электронный счет-фактура подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных уполномоченных лиц. Однако в электронном счете-фактуре показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется (пункт 8 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137). Таким образом, в организациях на электронном документообороте при отсутствии главбуха не нужно возлагать на директора или иное лицо обязанность подписывать счета-фактуры от имени главбуха. В таком случае продолжайте использовать электронную подпись директора.

Кто будет общаться с налоговой и госорганами?

В ЕГРЮЛ можно сделать запись о лице, которое вправе действовать от имени компании без доверенности. Если у вас это руководитель, то в период отпуска главбуха он спокойно может сдавать или получать документы из госорганов без доверенности. Другому лицу же для таких действий понадобится доверенность.

Во время отпуска главбуха назначена выездная налоговая проверка? Ее уже не перенесут, но есть шанс продлить. Причиной продления может быть невозможность представить требуемые документы из-за отсутствия главбуха (подпункт 5 пункта 4 приложения № 2 к приказу ФНС России от 25.12.06 №САЭ-3-06/892@). По этой же причине можно попросить увеличить срок представления документов в рамках камеральной проверки.

ВАЖНО!

Если компания обязана отчитываться через интернет, то вы должны принимать документы от ИФНС, в том числе требование о представлении документов, в электронной форме (пункт 5.1 статья 23 НК РФ). Электронную квитанцию о приеме нужно выслать инспекторам через оператора ЭДО не позднее 6 дней со дня отправки документов налоговой. В этой ситуации на время отпуска главбуха определите лицо, которое будет отвечать за передачу в инспекцию такого рода обязательных документов.

Какую памятку главбуху оставить подчиненным на время отпуска?

Чтобы уже в отпуске главбуха никто не беспокоил по пустякам, можно составить памятку своим коллегам. Там пропишите их ответственности и обязанности в период своего отсутствия. Образец такой памятки можно скачать здесь и переделать под свою организацию.

Если вы все же захотите в отпуске поработать удаленно, то, к примеру, с помощью электронной подписи и определенных онлайн-сервисов вы сможете сдавать отчетность хоть с другого полушария. К тому же налоговая ориентируется на дату отправки отчетности, независимо дошла она до инспекции вовремя или “застряла в проводах”.

Теперь наш Сергей Семенович может быть спокоен. Ведь он знает, что делать, если главбух Светлана Анатольевна решит взять отпуск или надолго уйти в декрет.

Ссылка на основную публикацию