Нужно ли согласие на обработку персональных данных при приеме на работу

Содержание

Согласие работника на обработку персональных данных: бланк на 2020 год

Рекомендуем:

Суть охраны персональных данных в 2020 году

Обработка персональных данных – это любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием или без использования средств автоматизации, с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (статья 3 Закона).

В силу п. 1 ст. 6, ст. 9 Закона о персональных данных обработка персональных данных осуществляется с согласия работника.

Поскольку в случае возникновения спора доказать получение согласия работника на обработку его персональных данных должен работодатель (ч. 3 ст. 9 Закона о персональных данных), лучше оформить такое согласие письменно.

Если у работодателя уже есть согласие работника на обработку персональных данных, то получать новый документ на 2019-2020 год не нужно.

Что должно содержать письменное согласие 2019-2020

Согласие работника на обработку персональных данных должно включать (ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных):

  1. фамилию, имя, отчество, адрес работника, реквизиты документа, удостоверяющего его личность, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе;
  2. при получении согласия от представителя работника – его фамилию, имя, отчество, адрес, реквизиты документа, удостоверяющего его личность, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия представителя;
  3. наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя;
  4. цель обработки персональных данных;
  5. перечень персональных данных, которые подлежат обработке;
  6. фамилию, имя, отчество и адрес лица или наименование организации, осуществляющих обработку персональных данных по поручению работодателя, если она поручена такому лицу или организации;
  7. перечень действий с персональными данными, на совершение которых работником дано согласие, общее описание способов их обработки;
  8. срок, в течение которого действует согласие работника на обработку его персональных данных, и способ отзыва согласия;
  9. подпись работника.

Образец согласия работника на 2019-2020 год

Важно сказать, что унифицированной формы согласия нет, поэтому его можно составить в произвольной форме.

Приведем образцы письменного согласия с учетом требований законодательства по состоянию на 2019-2020 год.

_________________
___________
от ________________
паспорт серия _____ № ______
выдан «__» ____________ г. _________________________
зарегистрированной(го) по адресу: __________________
___ _______________________________

СОГЛАСИЕ НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Настоящим я, ______________________________, представляю Работодателю (оператору)
_______ (ОГРН _____________, ИНН __________), зарегистрированному по адресу: ___________________________________________, свои персональные данные в целях обеспечения соблюдения трудового законодательства и иных нормативно-правовых актов при содействии в трудоустройстве, обучении и продвижении по работе, обеспечения личной моей безопасности, текущей трудовой деятельности, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Моими персональными данными является любая информация, относящаяся ко мне как к физическому лицу (субъекту персональных данных), указанная в трудовом договоре, личной карточке работника (унифицированная форма Т-2), трудовой книжке и полученная в течение срока действия настоящего трудового договора, в том числе: мои фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, гражданство, документы, удостоверяющие личность, идентификационный номер налогоплательщика, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, адреса фактического места проживания и регистрации по местожительству, почтовые и электронные адреса, номера телефонов, фотографии, сведения об образовании, профессии, специальности и квалификации, семейном положении и составе семьи, сведения об имущественном положении, доходах, задолженности, занимаемых ранее должностях и стаже работы, воинской обязанности; сведения о трудовом договоре и его исполнении (занимаемые должности, существенные условия труда, сведения об аттестации, повышении квалификации и профессиональной переподготовке, поощрениях и наказаниях, видах и периодах отпуска, временной нетрудоспособности, социальных льготах, командировании, рабочем времени и пр.), а также о других договорах (индивидуальной, коллективной материальной ответственности, ученических, оказания услуг и т. п.), заключаемых при исполнении трудового договора.

Своей волей и в своих интересах выражаю согласие на осуществление Работодателем (оператором) любых действий в отношении моих персональных данных, которые необходимы или желаемы для достижения указанных целей, в том числе выражаю согласие на обработку без ограничения моих персональных данных, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в т. ч. передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных при автоматизированной и без использования средств автоматизации обработке; запись на электронные носители и их хранение; передачу Работодателем (оператором) по своему усмотрению данных и соответствующих документов, содержащих персональные данные, третьим лицам: налоговым органам, в отделения Пенсионного фонда, Фонда социального страхования, Фонда обязательного медицинского страхования, банку _______________ в рамках зарплатного проекта; хранение моих персональных данных в течение 75 лет, содержащихся в документах, образующихся в деятельности Работодателя (оператора), согласно части 1 статьи 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также при осуществлении любых иных действий с моими персональными данными, указанными в трудовом договоре и полученными в течение срока действия трудового договора, в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ и Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

Настоящее согласие на обработку персональных данных действует с момента представления бессрочно и может быть отозвано мной при представлении Работодателю (оператору) заявления в простой письменной форме в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Обязуюсь сообщать об изменении местожительства, контактных телефонов, паспортных, документных и иных персональных данных. Об ответственности за достоверность представленных персональных сведений предупрежден(а).

«__» ________ _____ г._________________________

СОГЛАСИЕ

на обработку персональных данных

Чижов Андрей Николаевич
Я, ———————————————————————–,
(фамилия, имя, отчество полностью)
в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных”, в целях:

  • обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
  • заключения и регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений;
  • отражения информации в кадровых документах;
  • начисления заработной платы;
  • исчисления и уплаты предусмотренных законодательством РФ налогов, сборов и взносов на обязательное социальное и пенсионное страхование;
  • представления работодателем установленной законодательством отчетности в отношении физических лиц, в том числе сведений персонифицированного учета в Пенсионный фонд РФ, сведений подоходного налога в ФНС России, сведений в ФСС РФ;
  • предоставления сведений в кредитную организацию для оформления банковской карты и перечисления на нее заработной платы;
  • предоставления сведений третьим лицам для оформления полиса ДМС;
  • предоставления налоговых вычетов;
  • обеспечения моей безопасности;
  • контроля количества и качества выполняемой мной работы;
  • обеспечения сохранности имущества работодателя

даю согласие Обществу с ограниченной ответственностью “Полигон-2” (ООО “Полигон-2”), расположенному по адресу: г. Москва, ул. Веселая, д. 11, на автоматизированную, а также без использования средств автоматизации обработку моих персональных данных, а именно на сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Перечень моих персональных данных, на обработку которых я даю согласие:

  • фамилия, имя, отчество;
  • пол, возраст;
  • дата и место рождения;
  • паспортные данные;
  • адрес регистрации по месту жительства и адрес фактического проживания;
  • номер телефона (домашний, мобильный);
  • данные документов об образовании, квалификации, профессиональной подготовке, сведения о повышении квалификации;
  • семейное положение, сведения о составе семьи, которые могут понадобиться работодателю для предоставления мне льгот, предусмотренных трудовым и налоговым законодательством;
  • отношение к воинской обязанности;
  • сведения о трудовом стаже, предыдущих местах работы, доходах с предыдущих мест работы;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • информация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к моей трудовой деятельности в ООО “Полигон-2”;
  • сведения о доходах в ООО “Полигон-2”;
  • сведения о деловых и иных личных качествах, носящих оценочный характер.

Настоящее согласие действует со дня его подписания до дня отзыва в письменной форме.

В каких документах содержаться персональные данные

К документам, которые содержат персональные данные сотрудника, в том числе относят:

  • анкету, которую соискатель заполняет при приеме на работу;
  • копию паспорта;
  • трудовую книжку или ее копию, сведения о трудовом стаже, предыдущих местах работы;
  • копии свидетельств о заключении брака, рождении детей;
  • документы воинского учета;
  • справку о доходах и суммах налога физлица с предыдущего места работы;
  • документы об образовании и квалификации сотрудника;
  • документ о регистрации в системе персучета или карточку СНИЛС;
  • трудовой договор;
  • приказы по личному составу и их копии.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Пошаговая инструкция по оформлению согласия сотрудников на обработку персональных данных

При приеме соискателя на работу, любому работодателю необходимо выполнять свои обязательства по трудовому, налоговому и бухгалтерскому законодательству. В том числе оперируя уникальными сведениями о новом сотруднике, доступ к которым он получает при заключении с ним трудового договора.

Работодатель в данном случае является «оператором персональных данных», который должен не только выполнить «обработку персональных данных», но и обеспечить сохранность и неразглашение этих сведений. Для этого составляется специальный документ «Согласие на обработку персональных данных».

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67 . Это быстро и бесплатно !

Кем составляется?

Заключая трудовой договор, каждый работодатель получает доступ к сведениям, относящимся к уникальным. Эти сведения содержатся в следующих документах:

  • паспорт;
  • военный билет (для военнообязанных);
  • свидетельство ИНН;
  • страховое свидетельство;
  • документы об образовании;
  • водительское удостоверение или документы на машину (при необходимости);
  • медицинская справка о прохождении медицинского осмотра.

Персональные данные – это любая информация, которая относится к определенному или определяемому на основании этой информации лицу.

Таким образом, получая доступ к этой информации и согласно правилам, установленным ФЗ от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных», соблюдать защиту персональной информации о сотрудниках обязаны все организации, в которых есть хотя бы один работник.

Кто заполняет?

А вот заполняется согласие исключительно соискателем. Ведь именно его персональные сведения предстоит хранить работодателю и использовать только в служебных целях. Такое заявление подается как в письменном, так и в электронном виде, заверенное электронной подписью.

Содержание

Согласие в письменной форме гражданина РФ на обработку его персональных данных должно включать:

  • фамилию, имя, отчество субъекта;
  • адрес регистрации субъекта;
  • номер основного документа удостоверяющего личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
  • цель обработки;
  • перечень личных данных;
  • срок, в течение которого действует документ;
  • перечень действий с персональными сведениями, на совершение которых дается согласие;
  • способ отзыва документа (если иное не установлено законом);
  • дата заполнения согласия;
  • подпись субъекта.

Такое заявление пишется в свободной форме. В нем необходимо потребовать прекратить сбор, обработку, использование и хранение сведений и уничтожить всю информацию о подчиненном. Можно сослаться на закон № 152-ФЗ: п. 1 ст. 9 и п. 5 ст. 22. Такое заявление должно быть удовлетворено не позже, чем через месяц после подачи. Правда в этом случае работодатель имеет право прекратить действие трудового договора с этим работником.

Правила

Согласие пишется в произвольной форме или по заранее распечатанному шаблону, который разработан отелом кадров организации. Заявление должно содержать следующие разделы:

  • наименование организации-работодателя и сведения о руководителе;
  • где и когда составлен документ;
  • установочные данные работника (ФИО, данные паспорта и адрес места жительства).

Далее в основной части подробно указывается:

  • какой именно уникальной информации касается документ;
  • в каких целях собирается и хранится информация и что именно с ней можно делать;
  • срок его действия и возможность отзыва сотрудником.

Обязательно ставится отметка о том, что данные даются сотрудником добровольно и документ написан без принуждения.

Пошаговая инструкция

Заполнение заявления начинается с верхней левой части. В этом месте указывается должность руководителя и наименование компании, а также личные данные руководителя, на имя которого подается документ. Чуть ниже, посередине листа указывается наименование заявления.

Ниже, соискатель от своего имени расшифровывает свою фамилию, имя и отчество. Здесь же указывается полный адрес регистрации, сведения документа, удостоверяющего личность. В них должны войти серия и номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ.

В следующей строке должна быть указана ссылка на федеральный закон «О защите персональных данных». Он регулирует порядок защиты сведений сотрудника и определяет его основные права в этой сфере.

Здесь же указывается цель обработки (например, для перечисления заработной платы на карту). Можно указать на какие именно данные дается согласие на обработку. Лучше перечислить их в виде перечня.

Ниже указывается срок, в течение которого согласие будет действительно. Еще ниже обязательно указывается строка, предусматривающая возможность отзыва работником этого документа. В самом низу страницы сотрудник указывает дату составления документа, подпись и свою должность (в случае, если это не соискатель).

Заключение

Такой документ, как «Согласие на обработку персональных данных» дается соискателем в первую очередь для того, чтобы защитить его личную информацию.

В случае если работодатель допускает разглашение личных сведений о своих сотрудниках третьим лицам без предварительного одобрения, предусмотрена как административная, так и уголовная ответственность. На должностное лицо может быть наложено наказание в виде штрафа, выплаты компенсации пострадавшему лицу, так и лишение свободы сроком до 5 лет.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (800) 350-22-67 Это быстро и бесплатно !

Нужно ли согласие на обработку персональных данных при приеме на работу

адровик сомневается, нужно ли согласие на обработку персональных данных при приеме на работу? Понятно, что компании и индивидуальные предприниматели, сотрудничая с работниками, получают доступ к их персональных данным. Полученную информацию хранят в личных карточках работников. Также подобные сведения содержатся в личных делах сотрудников, при условии их ведения работодателем. Надо ли согласие на обработку персональных данных при приме на работу? Расскажем в материале.

Нужны документы

Для трудоустройства нового сотрудника у него нужно истребовать ряд документов. Так как трудовые отношения строго регулируются Трудовым кодексом, то и перечень нужных документов секретом не является (ст. 65 ТК РФ). Перечислим требующиеся бумаги:

  • документ, удостоверяющий личность (паспорт, военный билет, паспорт моряка, свидетельство о рождении);
  • трудовая книжка (за исключением трудоустройства сотрудников, впервые поступающих на работу и совместителей);
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (при его наличии у сотрудника);
  • документы воинского учета (военный билет, удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу для военнообязанных);
  • документ об образовании (при условии, что работа предполагает наличие специальных знаний и навыков).

При приеме гражданина на некоторые должности от него требуется предоставить дополнительные документы. Например, могут потребоваться:

  • справка о наличии или отсутствии судимости и уголовного преследования (при условии, что работа связана с деятельностью, к которой не могут быть допущены осужденные лица);
  • справка о том, что работник не наказывался за употребление наркотиков или психотропных веществ (при условии, что будущая работа связана с деятельностью, к которой нельзя привлекать лиц, которые были наказаны за употребление наркотических средств и психотропных препаратов);
  • заключение по результатам проведенного предварительного медицинского осмотра (если сотрудник принимается на вредную или опасную работу).

Персданные

Ответ на вопрос: нужно ли разрешение на обработку персональных данных при приеме на работу зависит от того, какие сведения компания (индивидуальный предприниматель) хочет получить от сотрудника. На практике существует два варианта.

Нужно согласие

В рамках трудовых отношений работодатель может получать, хранить и передавать информацию о сотруднике, необходимую для исполнения трудового договора (п. 2, 5 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, абз. 1, разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012).

Так как сотрудник является одной из сторон трудового договора, получать согласие на обработку некоторых сведений работодателю не нужно. К ним относятся персональные данные, полученные организацией:

  • по результатам обязательных предварительных медосмотров (ст. 69 ТК РФ, п. 3 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  • из документов, предъявленных работником при заключении договора (ст. 65 ТК РФ);
  • от кадрового агентства, действующего от имени соискателя (абз. 12 п. 5 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  • из резюме соискателя, размещенного в Интернете в свободном доступе(п. 10 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, абз. 12 п. 5 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  • от работника и размещенные в личной карточке по форме № Т-2, включая информацию о близких родственниках (п. 2 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012).

Нужно согласие

В случае если работодатель хочет получить от кандидата дополнительную информацию (не нужную для заключения трудового договора), потребуется оформление согласия на обработку персональных данных. Речь идет о номере сотового телефона будущего работника или e-mail адресе.

Добавим, что получить согласие на обработку персональных данных при трудоустройстве нужно, если работодатель передает сведения о сотруднике (п. 5 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012):

Обязан ли работодатель требовать от работников письменное согласие на обработку персональных данных, в том числе при заключении трудового договора?

Обязан ли работодатель требовать от работников письменное согласие на обработку персональных данных, в том числе при заключении трудового договора? Необходимо ли брать данное согласие с работников, трудовой договор с которыми заключен до вступления в силу Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных”? Существуют ли установленные перечни объемов обрабатываемых работодателем персональных данных, которые нельзя превышать?

В соответствии с ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (далее – Закон N 152-ФЗ) обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях. Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п. 1 ч. 1 указанной статьи). Буквальное толкование данной нормы позволяет заключить, что в иных случаях получение согласия на обработку персональных данных не требуется. В частности, п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ допускает обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

Таким образом, если работодатель получает от работника, хранит и передает лишь ту информацию, которая необходима для исполнения трудового договора, получение согласия работника на такие действия не требуется. Однако отсутствие согласия работника исключает возможность осуществления работниками кадровых служб многих стандартных действий, необходимость которых не вытекает из трудового договора. Так, например, без согласия работника работодатель не может получить и хранить копии предоставленных им при приеме на работу документов, содержащих в себе информацию, не требующуюся для исполнения трудового договора (например, информацию о месте рождения), в том числе паспорта (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 N Ф08-480/14 по делу N А53-10287/2013, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.10.2013 N 15АП-15175/13, решение Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 N А53-12557/2013). Также работодатель без согласия работника не может обрабатывать его контактные данные (номер телефона, электронную почту и т.д.), поскольку отсутствие данной информации не влечет за собой невозможность исполнения трудового договора.

Если же работодатель все-таки планирует обрабатывать такую информацию, ему необходимо получить согласие работника. В соответствии с ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом. Из данной нормы следует, что в общем случае согласие работником может быть дано в том числе и в устной форме, однако работодателю в любом случае необходимо обеспечить возможность подтвердить факт получения такого согласия (ч. 3 ст. 9 Закона N 152-ФЗ). Кроме того, для отдельных категорий персональных данных законом прямо установлена необходимость получения именно письменного согласия на их обработку (ч. 1 ст. 11, п. 1 ч. 2 ст. 10 Закона N 152-ФЗ). Такой вид обработки персональных данных, как их передача, также возможен только с письменного согласия работника, за исключением установленных законом случаев (ст. 88 ТК РФ).

Требования к содержанию письменного согласия для случаев, когда такое согласие необходимо в силу закона, установлены ч. 4 ст. 9 Закона N 152-ФЗ. Так, согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных должно включать в себя, в частности:

1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

2) фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);

3) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

4) цель обработки персональных данных;

5) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

6) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;

7) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

8) срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;

9) подпись субъекта персональных данных.

В иных случаях специальных требований к содержанию согласия на обработку персональных данных, если такое согласие дается в письменной форме, законом не установлено. Однако к такому согласию применяются общие требования ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ, в соответствии с которыми согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Это значит, что работодателю в любом случае необходимо указать, какой конкретно объем информации, в какой форме и для каких целей он планирует обрабатывать (абзац третий п. 5 разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14.12.2012; далее – Разъяснения Роскомнадзора).

Отметим, что в качестве формы получения письменного согласия на обработку персональных данных можно рассматривать и включение соответствующего пункта в трудовой договор, если его содержание будет отвечать требованиям, предъявляемым к содержанию указанного согласия (абзац четвертый п. 5 Разъяснений Роскомнадзора).

Законодательством не установлено требований к объемам персональных данных, которые работодатель вправе обрабатывать с согласия субъекта персональных данных. Субъект персональных данных вправе передать оператору любые персональные данные, которые стороны данных правоотношений посчитают нужными. В зависимости от вида передаваемых данных будут различаться лишь требования, предъявляемые законодателем к форме согласия на обработку таких данных и к самому порядку такой обработки.

В силу существующих общеправовых принципов нормативные правовые акты обратной силы не имеют и распространяют свое действие на отношения, возникшие после вступления их в силу (определения Конституционного Суда РФ от 16 июля 2009 года N 691-О-О, от 15 июля 2010 года N 958-О-О, от 17.11.2011 N 1614-О-О). Таким образом, любые отношения, связанные с обработкой персональных данных, возникшие после вступления в силу Закона N 152-ФЗ, должны подчиняться установленным этим законом требованиям независимо от даты возникновения иных отношений (в том числе трудовых) между субъектом персональных данных и оператором. Следовательно, в настоящий момент обработка персональных данных работников, в том числе принятых до даты вступления в силу Закона N 152-ФЗ, возможна только в случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 6 указанного закона.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Цезарева Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сутулин Павел

8 октября 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Рубрики

Персональные данные работника

Современный предприниматель

Валерий Романов

Какие документы должен составить индивидуальный предприниматель для защиты персональных данных сотрудников?

Что указывается в положении о персональных данных?

Нужно ли от каждого сотрудника получать согласие на обработку данных?

Информация о физлице, которую бизнесмен получает, принимая сотрудника на работу, относится к персональным данным, а значит, предприниматель должен выполнять требования Федерального закона о персональных данных от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ (далее – Закон № 152-ФЗ), а также помнить о Трудовом кодексе, которым также оговаривается защита персональных данных сотрудника.

Персональные данные в рамках ТК РФ

Информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, относится к персональным данным. Получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных кодекс называет обработкой персональных данных работника (ст. 85 ТК РФ).

Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если информацию можно получить только у третьей стороны, то сотрудника следует уведомить об этом заранее и от него следует получить письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

Персональные данные работника содержатся в различных документах (таблица). Задача коммерсанта – обеспечить защиту персональных данных работника от недобросовестного их использования кем-либо или утраты (п. 7 ст. 86 ТК РФ). Кроме того, нельзя забывать о требованиях Закона № 152-ФЗ, который также регулирует вопросы хранения и обработки персональных данных. Никаких специальных систем и сейфов коммерсант приобретать не обязан. Трудовой кодекс предоставляет работодателю свободу: «порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего кодекса и иных федеральных законов» (ст. 87 ТК РФ). Необходимо документально оформить правила хранения и защиты персональных данных.

Документы, в которых содержатся персональные данные работников

№ п/п

Вид документа

Персональные данные сотрудника

Анкета, другой документ, заполняемый кандидатом на должность при собеседовании

Анкетные, биографические данные физлица

Копия паспорта или другого документа, удостоверяющего личность

ФИО, дата рождения. Адрес регистрации, семейное положение

Информация о трудовом стаже, предыдущих местах работы

Копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования

ФИО, личные данные

Документы воинского учета

Информация о воинской обязанности

Документы об образовании, квалификации, наличии специальных знаний

Сведения о квалификации

Личная карточка (форма № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1)

ФИО сотрудника, место его рождения, состав семьи, образование, данные документа, удостоверяющего личность, другие сведения

Копии свидетельств о заключении брака, рождении детей

Состав семьи, изменения в семейном положении

Справка о доходах с предыдущего места работы

ФИО, данные о доходе и удержанном НДФЛ

Сведения о должности, зарплате, месте работы, рабочем месте, другие персональные данные

Приказы по личному составу

Информация о приеме на работу, переводе, увольнении, назначениях, других событиях, связанных с трудовой деятельностью

Положение о персональных данных

В первую очередь коммерсант должен составить внутренний документ, где будут урегулированы вопросы хранения и обработки сведений о сотрудниках – положение о персональных данных работников. Разработать внутренний регламент требует и Закон № 152-ФЗ. Каких-либо требований или унифицированной формы положения нет, исходя из требований законодательства основные разделы, положения приведены в таблице 2.

Положение утверждается приказом коммерсанта. Затем все работники под роспись должны быть ознакомлены с этим документом. Можно сделать отдельный журнал (лист) со списком сотрудников, где каждый напротив свой фамилии поставит подпись и дату. Для работников, которые будут оформляться после утверждения положения, факт ознакомления можно зафиксировать в тексте трудового договора.

Далее следует установить перечень сотрудников, которым будет разрешен доступ к персональным данным. Для этого необходимо составить отдельный приказ, где будет названо лицо, ответственное за сбор, обработку, хранение персональных данных (либо оформить это назначение отдельным приказом), а также лица, имеющие доступ к информации (должности должны быть прописаны в положении о персональных данных) и перечень данных, которыми вправе пользоваться тот или иной специалист. Многие данные хранятся в электронном виде. Доступ к этой информации должен быть ограничен (пароли доступа, другие средства электронной защиты), но это не все – необходимо составить список лиц, имеющих доступ к базам данных. Поэтому придется составить либо еще один приказ, либо указать лиц, имеющих доступ к информации в электронном виде в общем приказе.

Сотрудники, получившие доступ к персональным данным других работников, обязаны не разглашать информацию. Проследить за этим сложно, но обезопасить себя коммерсант сможет, если получит от работника письменное обязательство о неразглашении данных.

Основные разделы, которые должны содержаться в положении о персональных данных работников

№ п/п

Раздел

Содержание

Цель создания документа (защита данных), вопросы, которые регулирует положение (порядок получения, обработки, хранения), ссылки на нормативные документы, на основании которых разработано положение (Конституция, Трудовой кодекс, Закон о защите персональных данных)

Понятия и состав персональных данных

Все определения, связанные с персональными данными («персональные данные», «обработка персональных данных» и др.) можно взять из статьи 3 Закона № 152-ФЗ, а также статьи 85 ТК РФ.

Далее перечислить документы, в которых содержатся персональные данные, и перечислить состав персональных данных (анкетные данные, домашний адрес, телефон, сведения о стаже, зарплате и т.п.)

Требования, которые должен соблюдать работодатель, названы в статье 88 ТК РФ, а также статьях 18 – 21 Закона № 152-ФЗ

Отдельной статьи, регулирующий этот вопрос, нет. Но в числе обязанностей работника можно назвать обязанность передавать работодателю документы, содержащие персональные данные, перечень которых установлен трудовым и налоговым законодательством, а также своевременно сообщать работодателю об изменении персональных данных

Права работника перечислены в статье 89 ТК РФ

Обработка персональных данных

Обработка персональных данных работника – это получение, хранение, комбинирование любое другое использование информации о работнике. Общие требования, которые должны соблюдаться при обработке приводятся в статье 86 ТК РФ, а также в статьях 6 и 9 Закона № 152-ФЗ. Здесь можно указать, что всю информацию работодатель собирает и хранит для трудоустройства и дальнейшего контроля за качеством выполняемой сотрудником работы (или сделать отдельный раздел «Использование персональных данных», где указать цели использования личной информации). Также можно указать сроки хранения документов

Передача персональных данных

Порядок передачи персональных данных внутри (это актуально для организаций), сторонним лицам, государственным ведомствам. Здесь перечисляются требования, которые должен соблюдать работодатель при передаче данных. В частности, нельзя сообщать сведения без письменного согласия сотрудника. Исключение – случаи, предусмотренные законодательством (представление сведений о доходах в налоговую, отчет в фонды)

Доступ к персональным данным

Оговаривается круг лиц, имеющих доступ к персональным данным (внутренний и внешний). Перечислить сотрудников, имеющих доступ к персональным данным (индивидуальный предприниматель, бухгалтер, сам работник). Достаточно назвать должности, а конкретных лиц утвердить отдельным приказом, указав, к каким именно сведениям тот или иной работник имеет право доступа. Далее следует назвать лиц внешнего доступа, то есть, кому могут быть предоставлены сведения: государственные и негосударственные функциональные структуры (налоговые инспекции, фонды, правоохранительные органы, страховые агентства, подразделения муниципальных органов управления и др.), другие организации (в случае запроса о работающем или уволенном сотруднике, сведения предоставляются с письменного согласия работника; можно еще указать необходимость письменного запроса от организации), родственники и члены семьи (сведения могут быть предоставлены родственникам или членам семьи только с письменного разрешения самого работника)

Защита персональных данных

Основные действия работодателя для обеспечения защиты и сохранности сведений: лица, осуществляющие оформление, ведение, хранение информации (только ИП, ИП и бухгалтер, сотрудники отдела кадров); форма хранения (в запирающихся шкафах (сейфах), обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа); хранение сведений в электронном виде (персональные компьютеры, защищенные паролем доступа); лица, которые вправе отвечать на письменные запросы о предоставлении информации (только лица, осуществляющие оформление и хранение, либо лица, имеющие доступ в пределах предоставленных полномочий); возможность передачи информации по телефону, факсу, электронной почте (обязательно письменное согласие работника)

Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональной информации

Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (ст. 90 ТК РФ)

Согласие работника

Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных, то есть физлица (подп. 1 п. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Но существуют случаи, когда согласие не нужно, в частности, когда обработка осуществляется для выполнения обязанностей, возложенных на оператора (работодателя) законодательством (подп. 2 п. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Коммерсант как работодатель обрабатывает персональные данные сотрудника для выполнения своих обязанностей, как стороны трудового договора, а именно составление отчетности, представление сведений о доходах, удержание и перечисление налога, то есть выполняет требования закона. Тем не менее, многие работодатели перестраховываются и запрашивают согласие у всех сотрудников, поскольку формулировки Закона № 152-ФЗ нечеткие, а в Трудовом кодексе эта ситуация не оговаривается.

Кроме того, если предполагается какое-либо иное использование персональных данных, выходящее за рамки Трудового кодекса, скажем, размещение информации о сотруднике на стенде или интернет-сайте, использование фамилии сотрудника в его электронном адресе, оформление визитных карточек сотруднику, то согласие лучше получить. Отметим: в согласии работника обязательно должны указываться ФИО и адрес сотрудника и предпринимателя, реквизиты паспорта работника, цель обработки данных (кадровый учет, отчетность); перечень данных, на обработку которых дается согласие; перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие; срок действия согласия, способ отзыва, подпись работника (ст. 9 Закона № 152-ФЗ).

Нужно ли согласие работника, если коммерсант самостоятельно не составляет отчетность, а привлекает сторонних специалистов? Однозначного ответа на данный вопрос нет, разъяснений ведомств тоже. Отдельные налоговые представители требуют предоставить согласие каждого сотрудника и даже предлагают собственный бланк заявления. Конечно, документ лишним не будет и обезопасит от возможных претензий контролеров. Поэтому, если работников немного, согласие лучше получить от каждого. В этом случае в заявлении помимо прочего указывается лицо (нанимаемый специалист, фирма), кому будут предоставляться персональные данные. С другой стороны налоговый агент становится представителем работодателя и, представляя отчетность, действует от его имени, то есть в рамках трудового законодательства. Что касается сохранности сведений, в договоре с привлекаемыми специалистами всегда присутствует пункт о конфиденциальности. Условие о неразглашении сведений можно предусмотреть в трудовых договорах с сотрудниками, которые будут иметь доступ к персональным данным.

Образец

Согласие работника на обработку персональных данных

ИП Смирнову А. С.

Заявление на обработку персональных данных

Я, Киселева Елена Николаевна

зарегистрированный (ая) по адресу:__г. Москва, ул. Смольная, д. 7, кв. 15

паспорт серия _45 04_ № _123456_, выдан _ОВД «Левобережный» г. Москвы 15.04.2002

даю согласие __ Индивидуальному предпринимателю Смирнову Антону Сергеевичу

адрес: ___г. Москва ул. Полярная, д. 25, кв. 75

на автоматизированную, а также без использования средств автоматизации обработку следующих персональных данных: ФИО, паспортные данные, дата рождения, должность, адрес регистрации, ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования_______________

в целях соблюдения законодательства, обеспечения личной безопасности, контроля выполняемой работы, обеспечения сохранности имущества.

Перечень действий с персональными данными:

– формирования кадровых документов и выполнения требований Трудового кодекса;

– начисления заработной платы, исчисления и уплаты предусмотренных законодательством налогов, сборов и взносов на обязательное социальное страхование;

– представления установленной законодательством отчетности в отношении физических лиц, в том числе сведений персонифицированного учета в Пенсионный фонд РФ;

– размещения моих фотографий, фамилии, имени, отчества на интернет-сайте.

Данное согласие действительно с __ 1 декабря 2011 года до даты расторжения трудового договора

Согласие может быть полностью или частично отозвано субъектом персональных данных на основании его заявления

Дата заполнения 1 декабря 2011 года

Согласие на обработку персональных данных при приеме на работу

Персональные данные человека – это личная информация такая, как имя, отчество, фамилия, дата рождения, адрес, семейное положение, финансовое состояние, профессия и образование, доходы, а также другая информация. А нужно ли оформлять согласие на обработку персональных данных при приеме на работу? Как оформляется такое согласие и что означает обработка информации?

Основные понятия

Работник должен дать свое согласие на обработку его персональных данных

По предмету персональной информации работника существуют следующие понятия:

  1. обработка – это сбор, накопление, систематизация, распространение или передача, использование, уточнение, блокирование, обезличивание, уничтожение персональной информации сотрудника компании>
  2. конфиденциальность – это недопущение без согласия работника распространять или передавать его личные персоналии посторонним лицам>
  3. распространение – это передача, ознакомление с данными неограниченное число лиц>
  4. использование – действия, совершаемые руководителем компании, в отношении персональных данных>
  5. блокирование – прекращение обработки информации на некоторое время>
  6. обезличивание – это действия, результатом которых является невозможность определить, чья именно эта информация>

Что такое согласие?

Некоторые работодатели настаивают, чтобы работник, трудоустраиваясь, подписал разрешение использовать его личную информацию. Встает вопрос: «Обязан ли работодатель при приеме на работу брать заявление об обработке персональных данных?» В согласии с Законом № 152-ФЗ ст.6.1 любые действия с персональной информацией сотрудника могут производиться исключительно с его согласия, выданного в письменном виде.

Согласие на обработку персональных данных при приеме на работу должно содержать следующие данные о работнике:

  • ФИО сотрудника, получающего от работника согласие>
  • с какой целью производится обработка личной информации>
  • перечень тех документов, которые можно обрабатывать с согласия сотрудника>
  • точные список тех действий, которые могут производиться с личными данными>
  • срок, во время которого действительно согласие на обработку персональных данных.

Следует знать, что при приеме на работу, иногда согласие обработку персональных данных не требуется. К таким случаям относится:

  1. использование личной информации человека в целях защиты его здоровья, если надо перевести его на более легкий труд на основании медицинского заключения>
  2. предоставление данных в военкоматы, пенсионные, страховые фонды социальной защиты>
  3. обработка данных для исполнения трудового договора>
  4. использование информации в статистических целях и только при предварительном обезличивании информации>

Что включают персональные данные

Личные данные человека – это совокупность документов о паспортных данных, об образовании, месте проживания, воинских обязанностях, о семейном положении, состоянии здоровья, информация с предыдущих мест работы, прочее. Все эти документы необходимы для трудоустройства. Наряду с таким пакетом документов работодатель запросит заявление о согласии работника на обработку персональных данных при приеме на работу.

Вся личная информация должна задокументирована и, на основании письменного согласия, приложена для оформления трудового договора, дальнейшего использования и внесения в личную карточку сотрудника. Какие данные отражает личная карточка формы Т-2:

  • общие данные о работнике, как-то дата и паспортные данные, профессия, образование, трудовой стаж, данные о семейном положении, прочее.
  • данные об отношении к воинскому учету>
  • данные о предыдущих работах.

В процессе трудовых отношений в карточку добавляют:

  • информацию о переводах>
  • данные о повышении квалификации>
  • сведения о поощрениях, наградах, званиях>
  • данные об отпусках>
  • социальные гарантии, принадлежность к льготной категории>
  • данные о перемене места жительства.

Вся личная информация о сотруднике должна быть получена непосредственно от него. В том случае, когда информацию можно получить исключительно от третьих лиц, то сотрудника необходимо уведомить об этом заранее и он должен в письменной форме дать свое согласие на обработку персональных данных.

Доступ к персональным данным

Ответственное лицо работодателя должно уведомить сотрудника о том, для каких целей нужны эти данные, а также предупредить о последствиях, если сотрудник откажется дать согласие на обработку персональных данных при приеме на работу.

К личной информации сотрудника имеют доступ:

  1. директор предприятия, организации>
  2. специалисты отдела кадров>
  3. бухгалтер>
  4. начальник безопасности>
  5. секретарь руководителя (в ограниченном количестве)>
  6. руководители подразделений (имеют доступ только к данным своих подчиненных).

Согласно ст. 5.27 и ст. 5.39 КоАП РФ введена административная ответственность за нарушение норм, касающихся получения, хранения и обработки личных данных. Руководство организации, вследствие нарушения законодательства, должно возместить сотруднику материальный ущерб, нанесенный незаконным использованием личной информации.

Ссылка на основную публикацию