Знакомить ли сотрудника с приказом о приеме на работу?

Содержание

Знакомить ли сотрудника с приказом о приеме на работу?

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Является ли нарушением законодательства, если дата ознакомления проставляется машинописным способом в приказах на отпуск, командировку, работу в выходные дни, в дополнительных соглашениях к трудовым договорам, в приказах на прием на работу, увольнение, перевод на другую работу?

В соответствии с частью третьей ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Такая формулировка позволяет заключить, что обязанности работодателя знакомить работника со всеми существующими локальными нормативными актами не установлено. Работодатель обязан ознакомить работника лишь с теми документами, которые касаются его непосредственно. В ст. 68 ТК РФ в качестве такого документа прямо упомянуты правила внутреннего трудового распорядка. Очевидно, что к таким локальным нормативным актам относятся документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, с которыми работодатель обязан ознакомить работника под подпись в силу п. 8 ст. 86 ТК РФ, а также правила и инструкции по охране труда для работников, необходимость существования которых установлена частью второй ст. 212 ТК РФ. В остальном перечень документов, с которыми работодатель обязан ознакомить работника при приеме на работу, зависит от того, какие локальные акты приняты у конкретного работодателя и каково их содержание.
Трудовое законодательство не содержит требований о способе фиксации даты ознакомления работника с локальными нормативными актами, с приказами и распоряжениями работодателя, имеющими индивидуальный характер, с другими документами, касающимися трудовой деятельности работника. В законодательстве мы не обнаружили нормы, исключающей возможность проставлять дату ознакомления с внутренними документами организации не самим работником, а иным лицом. Не уточняется законодателем и способ фиксации даты заключения трудового договора. Статьей 67 ТК РФ предусмотрена только необходимость подписания сторонами двух экземпляров договоров. Закон не упоминает и о способе проставления на экземпляре работодателя даты получения работником своего экземпляра договора. От работника требуется только поставить собственноручно подпись при заключении трудового договора в письменной форме (дополнительного соглашения к трудовому договору).
Таким образом, то обстоятельство, что дата ознакомления работника с документом напечатана, а не написана самим работником от руки, само по себе не является нарушением действующего законодательства, если эта дата соответствует дате проставления работником своей подписи в подтверждение факта ознакомления с документом. По нашему мнению, работник, обнаруживший, что день ознакомления с документом и дата, проставленная в качестве такого дня, не совпадают, вправе не ставить свою подпись до устранения такого несоответствия.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

Ответ прошел контроль качества

19 апреля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания “Гарант” и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”. Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Принимаем на работу сотрудника: пошаговая инструкция для бухгалтера

В ходе ведения деятельности организации и предпринимателя наступает момент, когда необходимо принять на работу нового сотрудника.

Перед оформлением трудового договора – нужно проверить, что у него есть все нужные документы.

Какие нужны документы для приема на работу

Для того чтобы принять сотрудника на работу, организации необходимо запросить у него следующие документы:

Трудовая книжка. В случае, если сотрудник до этого нигде не работал, заводится новая трудовая книжка;

Свидетельство о присвоении ИНН;

СНИЛС – страховое свидетельство – зеленая карточка ИНН. Если его также не было – необходимо, чтобы сотрудник его получил в ФНС;

Документы об образовании;

Документ воинского учета, в случае если гражданин является военнообязанным;

Прежде чем принять сотрудника, в некоторых случаях необходимо наличие медицинской справки, для этого он должен пройти медицинское обследование в специальном центре, после чего ему выдадут подтверждающий документ.

Медицинская справка необходима в случае принятия на работу несовершеннолетнего, а также в случае работы в сфере общепита и пищевой промышленности.

Так, например, предусмотрено обязательное прохождение медицинской комиссии для работников, контактирующих с пищевой продукцией, медицинского персонала.

Рассмотрим действия бухгалтера при приеме сотрудника на работу.

Порядок приема на работу: пошаговая инструкция

Шаг 1. Заявление на работу
Шаг 2. Заключение трудового договора с сотрудником
Шаг 3. Регистрация трудового договора в журнале
Шаг 4. Приказ о приеме на работу
Шаг 5. Ознакомление сотрудника с его должностными обязанностями
Шаг 6. Заполнение трудовой книжки
Шаг 7. Регистрация трудовой книжки в книге учета трудовых книжек
Шаг 8. Заполнение личной карточки
Шаг 9. Учет рабочего времени
Шаг 10. Обязательная регистрация в ПФР, ФОМС и ФСС в качестве работодателя

Шаг 1. Заявление на работу

Основанием для приема на работу является написание сотрудником заявления о приеме на работу.

Однако стоит заметить, что в настоящее время заявление не является обязательным документом при трудоустройстве, можно обойтись и без него.

Это следует из того, что основанием для возникновения между сотрудником и работодателем трудовых отношений как раз является трудовой договор.

На основании трудового договора уже будут формироваться приказ о приеме на работу и другие кадровые документы.

Шаг 2. Заключение трудового договора с сотрудником

Основанием для установления трудовых отношений между работодателем и работником является заключение с ним трудового или гражданского договора в письменном виде и закрепление договора печатями и подписями с обеих сторон.

Если с сотрудником заключается трудовой договор, то он включается в штат предприятия.

Если с сотрудником заключается гражданский договор, то работник будет работать вне штата без оплаты отпусков и больничных.

Большинство предприятий нанимает персонал по трудовой книжке с заключением срочного или бессрочного трудового договора.

Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах – один остается у работника, другой у работодателя. Экземпляр работодателя в дальнейшем хранится в личном деле сотрудника.

Существенные условия договора

Все условия трудового договора не должны противоречить трудовому законодательству.

Контракт с работником, принимаемым в штат, должен содержать все существенные условия труда.

Обязательными для внесения в трудовой договор являются следующие условия:

1) место работы (наименование работодателя) (абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

2) работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

3) дата начала работы, а при заключении срочного трудового договора также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения такого договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ (абз. 4 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

По срочному соглашению сотрудник привлекается к работе на определенный период с указанием даты увольнения.

В случае, если после завершения контракта сотрудник все еще работает, то такой контракт переводится в бессрочный.

Трудовой договор, срок действия которого не указан, считается заключенным на неопределенный срок. В этом случае считается, что сотрудник принят на работу на постоянной основе (ч. 3 ст. 58 ТК РФ);

4) условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

5) режим рабочего времени и времени (абз. 6 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

6) гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на подобную работу, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (абз. 7 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

7) условия труда на рабочем месте (абз. 9 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

8) условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (например, характер работы может быть разъездным или пути) (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

9) условие об обязательном социальном страховании работника (абз. 10 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

10) другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством (абз. 11 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Если при поступлении предусмотрен испытательный срок, информация об этом должна быть зафиксирована в трудовом договоре с указанием срока испытания.

Согласно ТК РФ испытательный срок не может превышать 3 месяца, а принять на работу руководящего работника можно с испытательным сроком 6 месяцев.

Договоры, заключаемые вместе с трудовым договором

Также, помимо заключения трудового договора, возможно заключение договора о неразглашении коммерческой тайны предприятия и договора полной или частичной материальной ответственности (такой договор чаще всего заключается с работниками склада и прочими ответственными лицами).

Так, порядок, принятый в организации, может предусматривать ознакомление под подпись с внутренними нормативными актами: правилами трудового распорядка, регламентами и положениями.

Эту процедуру следует провести до подписания трудового договора с работником (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

В частности, обязательными для ознакомления являются следующие документы:

правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ);

правила хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);

правила и инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

Факт ознакомления с локальными нормативными актами подтверждается подписью работника на листе ознакомления с указанием фамилии, имени, отчества, даты ознакомления и проставления личной подписи.

Локальный нормативный акт вместе с листом ознакомления нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица.

Эти бумаги обычно вручают для прочтения и подписания в процессе приема на работу, а листы ознакомления с ними вкладывают в личное дело сотрудника.

Шаг 3. Регистрация трудового договора в журнале

После того, как был составлен трудовой договор с сотрудником или же несколько договоров – к примеру, еще договор материальной ответственности, номера и даты этих договоров указываются в журнале учета.

Как правило, в таком журнале отражаются дата и номер заключенного трудового договора, фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, в котором он работает, занимаемая должность, вид и характер работы, а также срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров).

После получения всех своих копий документов – сотрудник расписывается в соответствующей графе – для того, чтобы в последствии, организация имела возможность доказать, что этот трудовой договор действительно выдавался сотруднику на руки.

Шаг 4. Приказ о приеме на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя по унифицированной форме N Т-1, который должен быть подготовлен в течение трех дней с момента заключения трудового договора.

Для этого предусмотрена унифицированная форма № Т-1.

В приказе следует отразить:

дату поступления на работу;

условия приема на работу (например, постоянная работа, временная работа или работа по совместительству);

должность и и отдел;

оклад в соответствии с трудовым договором;

срок испытания (запись об установлении испытания и его продолжительности делается, только если это условие включено в трудовой договор).

Прочитав приказ, сотрудник его подписывает, а сам приказ регистрируется в журнале приказов по личному составу.

Шаг 5. Ознакомление сотрудника с его должностными обязанностями

Прежде чем сотрудник приступит к исполнению своих трудовых обязанностей, необходимо предварительно прописать такие обязанности в должностной инструкции.

Ссылка на должностную инструкцию должна быть указана в трудовом договоре.

Оформляется должностная инструкция, как правило, двумя способами:

  • приложением к трудовому договору;
  • отдельным документом.

После ознакомления с должностной инструкцией ставится печать и дата ознакомления, и должностная инструкция распечатывается в двух экземплярах.

Если обязанности относятся к группе лиц или являются типовыми, то можно сделать лист ознакомления, где будут расписываться все сотрудники, принимаемые на эту вакансию, с указанием их фамилий и дат подписания.

Шаг 6. Заполнение трудовой книжки

После того, как оформлен приказ на сотрудника с подписью об ознакомлении, но не позднее 5 рабочих дней с даты подписания трудового договора, следует произвести запись в трудовой книжке сотрудника о приеме на работу.

Шаг 7. Регистрация трудовой книжки в книге учета трудовых книжек

Трудовые книжки и вкладыши в них подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этого Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 утверждены следующие книги:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Ведется в бухгалтерии организации и предназначена для внесения сведений об операциях по получению и расходованию бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Помимо количества бланков в данной книге необходимо указывать их серии и номера;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них может вестись:

  • в кадровой службе организации;
  • в другом подразделении, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Данная книга ведется в целях регистрации полученных от работников трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Шаг 8. Заполнение личной карточки

В перечень документов, необходимых для заполнения при оформлении на работу работника, включена унифицированная форма N Т-2 “Личная карточка работника (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Личная карточка является обязательным документом кадрового учета.

Одновременно с приемом сотрудника оформляется личная карточка сотрудника по форме № Т-2, в которую заносятся его личные данные.

Личная карточка работника заполняется на основании следующих документов:

приказа (распоряжения) о приеме на работу;

паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Таким образом, личная карточка заводится в момент поступления и ведётся на протяжении всего срока.

После этого в личной карточке отражаются все события, касающиеся работника.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные (Указания, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

То есть, прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а затем записываются новые данные (сверху или рядом с соответствующей графой), которые заверяются подписью работника кадровой службы.

В аналогичном порядке можно вносить исправления в личную карточку работника при обнаружении неправильных записей.

Шаг 9. Учет рабочего времени

В ходе деятельности предприятия и посещения его сотрудниками необходимо вести учет рабочего времени на каждого сотрудника.

Частью 4 ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя по ведению учета отработанного работниками времени.

Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени (N Т-12 и N Т-13) (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Форма № Т-12 может использоваться, если предприятие будет вести учет рабочего времени и расчет с сотрудниками по зарплате. Допускается при этом вести учет без заполнения раздела о расчете заработной платы.

Составленный табель подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.

Заполненный и подписанный табель является основанием для расчетов с работниками и начисления им заработной платы.

Шаг 10. Обязательная регистрация в ПФР, ФОМС и ФСС в качестве работодателя

После оформления наемных сотрудников – необходимо зарегистрировать организацию в фондах в качестве работодателя.

Для этого установлены определенные сроки:

Пенсионный фонд – 30 дней;

Оформление иностранных работников

При трудоустройстве иностранец обязан предъявить документы, легализующее его пребывание на территории РФ (миграционную карту, визу) и дающие право трудиться (разрешение на работу).

Разрешение на работу – это документ, который подтверждает право иностранного гражданина на временное осуществление на территории РФ трудовой деятельности.

Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»

Прием на работу: топ‑10 распространенных ошибок работодателей

При оформлении трудового договора с сотрудником работодателю следует быть особенно внимательным. Ряд неточностей, а также заключение договора ГПХ, который по факту маскирует трудовые отношения, могут привести к штрафам.

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, уклонение от оформления трудового договора, ненадлежащее оформление трудового договора, а также заключение договора ГПХ, который фактически регулирует трудовые отношения между работником и работодателем, могут обернуться наложением административного штрафа:

  • для должностных лиц — в размере от 10 000 до 20 000 руб.;
  • для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 5 000 до 10 000 руб.;
  • для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб.

Если проверяющий запросит у вас 20 трудовых договоров, каждый из которых будет оформлен ненадлежащим образом, штраф придется платить по каждому договору.

Какие ошибки совершают работодатели

1. Оформление на работу без паспорта

Возможна ситуация, когда человек приходит устраиваться на работу без паспорта, так как потерял его. Но на руках у него есть справка.

Поскольку справка не является документом, удостоверяющим личность, на работу по ней оформить человека нельзя. Зато это можно сделать по временному удостоверению личности.

Необходимые документы для заключения трудового договора перечислены в ст. 65 ТК:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовая книжка (исключение: случаи, когда трудовой договор заключается впервые или человек поступает на работу на условиях совместительства);
  • документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа. Согласно Федеральному закону от 01.04.2019 № 48-ФЗ, ПФР больше не будет выдавать СНИЛС. При этом данные об индивидуальном лицевом счете застрахованных лиц будут храниться в электронном виде. Те, у кого карточка СНИЛС уже есть, продолжат ею пользоваться;
  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (если человек поступает на работу, требующую специальных знаний или подготовки);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости и факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имевшие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию).

2. Оформление без трудовой книжки с записью об увольнении с предыдущего места работы

Иногда нового сотрудника оформляют на работу раньше, чем получают от него трудовую книжку с записью об его увольнении с предыдущего места работы. Эта неосмотрительность приводит к тому, что спустя время, когда сотрудник приносит трудовую книжку, оказывает, что запись об увольнении сделана позже даты приема на новую работу.

3. До подписания трудового договора работник не ознакомлен с важными документами

В число таких документов входят правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, связанные с его трудовой деятельностью, коллективный договор.

Согласно ст. 68 ТК со всеми этими документами работник должен быть ознакомлен под роспись.

4. При оформлении трудового договора вносятся не все обязательные сведения, неправильно указываются условия

О том, какая информация должна содержаться в трудовом договоре, говорится в ст. 57 ТК «Содержание трудового договора». Если какое-то обязательное сведение отсутствует, его нужно внести непосредственно в текст трудового договора. Если не прописаны какие-то условия, то оформляется приложение к трудовому договору либо заключается в письменной форме отдельное соглашение сторон, которое будет являться неотъемлемой частью трудового договора.

Для водителей, курьеров, экспедиторов необходимо указывать характер работы: подвижной, разъездной, в пути и т.д.

Если режим рабочего времени работника отличается от общих правил, действующих у работодателя, его необходимо прописать в трудовом договоре. Также режим рабочего времени указывается в том случае, если сотрудник в компании работает по совместительству и с ним заключен трудовой договор.

Обязательным условием является оплата труда. В каждом трудовом договоре должен быть указан размер тарифной ставки или оклада, а также перечислены имеющиеся доплаты, надбавки.

С 1 января 2014 года условия труда на рабочем месте стали обязательными для включения в трудовой договор.

5. Неправильное указание даты и места заключения трудового договора

Нередко вместо места и даты указывается дата составления трудового договора. И это тоже ошибка.

Подробнее о том, как прописывать место работы, рассказывает Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству:

6. Обязательное условие «место работы» работодатель путает с дополнительным условием «рабочее место»

В каждом трудовом договоре необходимо указать именно место работы. Рабочее место — это то место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

Согласно ст. 57 ТК работодатель должен указывать в трудовом договоре обособленное структурное подразделение.

7. Не прописываются причины обстоятельства для заключения срочного трудового договора с работником

При заключении с работником срочного трудового договора необходимо убедиться в том, что вы, согласно ст. 59 ТК:

  • имеете право его заключить;
  • указан срок его действия — датой или сроком наступления события (как пример: «до выхода отсутствующего работника»);
  • в срочном трудовом договоре изложены причины обстоятельства для заключения срочного трудового договора.

8. Работодатель использует понятие «испытательный срок»

Ошибка заключается в использовании понятия из УИК РФ, каковым является «испытательный срок». В Трудовом кодексе, а именно в ст. 70, приводятся понятия «период испытания», «срок испытания».

Вебинары по кадровому учету: оформление документов, прием и увольнение работников, перевод, сокращение

9. Содержание приказа о приеме на работу расходится с трудовым договором

В ст. 68 ТК говорится о том, что приказ о приеме на работу издается на основании заключенного трудового договора. Поэтому не забудьте проверить, чтобы его содержание соответствовало условиям трудового договора.

С приказом о приеме на работу сотрудник должен быть ознакомлен под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

10. Некорректное внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку

Согласно ст. 66 ТК работодатель, за исключением работодателей — физлиц, не являющихся ИП, ведет трудовые книжки на каждого работника, который проработал у него более пяти дней, в случае, когда работа у него является для работника основной.

Принятую у сотрудника трудовую книжку необходимо внести в книгу учета движения трудовых книжек. На шестой день в нее следует ручкой сделать запись о приеме на работу, указав при этом дату приема на работу, которая стоит в приказе о приеме на работу и трудовом договоре. Если человек увольняется в течение пяти дней, запись не делается.

Оформляем приказ о приеме на работу

Приказ должен быть подготовлен, подписан и доведен до сведения работника под подпись в течение трех дней с даты, когда он приступил к выполнению своих обязанностей. Фактически оформление этого документа представляет собой перенос сведений из трудового договора в поля унифицированной формы Т-1. Рассмотрим, как заполнить приказ о приеме на работу (образец 2020 года) по шагам.

Как оформить приказ о принятии на работу

Шаг 1. Заполняем шапку

Вносим наименование организации и восьмизначный код по ОКПО. Обратите внимание, что мы рассматриваем приказ о приеме на работу (пример) вымышленной организации, поэтому при заполнении своих первичных документов коды вам придется ставить свои.

Шаг 2. Вносим персональные данные работника

Записываем Ф.И.О. работника в родительном падеже, а также иные сведения (наименование подразделения, должности, условия и характер работы, оклад, длительность испытания и др). При этом не важно, делаете вы приказ на главного бухгалтера, генерального директора или простого слесаря, порядок заполнения будет одинаковый. Все сведения записываются исключительно в формулировках, которые указаны в трудовом договоре.

Шаг 3. Присваиваем номер и подписываем у руководителя

В каждой организации своя система регистрации документов: кто-то автоматически регистрирует в электронных программах, кто-то — на бумажных носителях руками. Вне зависимости от способа регистрации мы рекомендуем придерживаться правил:

  • реквизиты приказов о приеме на работу и реквизиты трудовых договоров должны быть одинаковыми, это позволит избежать путаницы и лишней бюрократии. Кроме того, это не противоречит действующему законодательству;
  • после присвоения необходимых реквизитов подписываем приказ (прием на работу) у руководителя организации.

Шаг 4. Знакомим работника

Работник должен быть ознакомлен с документом о начале своей трудовой деятельности у данного работодателя в течение первых трех календарных дней. То есть если он приступил к выполнению своих должностных обязанностей в пятницу и следующие два дня у него выходные, знакомить надо в пятницу.

Шаг 5. Подшиваем и регистрируем

Оригинал с отметкой работника об ознакомлении подшиваем в номенклатурную папку. Сведения о реквизитах документа вносим в журнал учета приказов о приеме на работу. Ниже вы сможете скачать целиком оформленный приказ о назначении главного бухгалтера 2020 года в ООО «Пион».

Образец заполненного бланка приказа о приеме на работу

Надо ли ставить печать на приказе

Бланк приказа о приеме на работу не относится к документам кадрового делопроизводства, в которых необходим оттиск печати работодателя. Печать потребуется, если придется заверять его копию. Кроме того, в унифицированной форме Т-1 не предусмотрено место для оттиска печати.

Регистрация приказа о приеме на работу в журнале

Работодатель обязан организовать учет данных документов. С этой целью работодатель своим локальным нормативным актом может назначить ответственного сотрудника за ведение этого журнала. Это могут быть:

  • кадровик;
  • бухгалтер;
  • офис-менеджер;
  • любое иное лицо по усмотрению работодателя, но, как правило, из числа отвечающих за документальное оформление приема и увольнения работников.

Форма журнала должна предусматривать наличие обязательных полей:

  • дата издания нормативного акта;
  • его номер;
  • дата регистрации.

В качестве журнала иногда используют опись, которую можно расположить в номенклатурной папке хранения нормативных актов о приеме сотрудников, при этом наличие полей, указанных выше, обязательно.

С началом нового календарного года нумерацию в журнале необходимо начинать заново, при этом имеющиеся сведения удалять нельзя, они подлежат хранению в течение 75 лет, согласно подпункту «б» пункта 258 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Эти сроки необходимо выдерживать, даже если вы сделали приказ о приеме на работу по совместительству на 0,5 ставки.

Сколько хранится приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу должен храниться 75 лет, основанием для этого является пункт 19 Перечня архивных документов, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Примеры приказов

Прежде чем приступить к просмотру примеров, обратите еще раз внимание на то, что форма приказа о приеме на работу может быть исполнена как на унифицированном бланке (Т-1), так и в свободной форме, используя фирменный бланк организации. Главное и основное, что касается этого документа, может быть выражено четырьмя пунктами:

  • фактическое наличие;
  • письменная форма;
  • соответствие формулировкам в трудовом договоре;
  • отметки работника об ознакомлении.

Пример приказа о временной работе

При приеме на временную работу в приказе необходимо заполнить поле, в котором указывается окончание срока трудового договора, а также указать в строке «Условия приема на работу», что данная трудовая деятельность является для работника временной.

Приказ о приеме на работу по срочному трудовому договору, образец

Приказ о приеме на работу 2020 года индивидуального предпринимателя

От обычного приказа отличается отсутствием кода по ОКПО, наименования структурного подразделения. Данная работа, как правило, носит временный характер.

Пример приказа о приеме на работу ИП

Приказ о приеме на работу с испытательным сроком

Отсутствие или наличие испытания указывается в трудовом договоре по соглашению сторон. Информация об испытательном сроке обязательно указывается в приказе о приеме на работу.

Приказ о приеме на работу с испытательным сроком, образец

Приказ о приеме на работу на 0,5 ставки

Такое трудоустройство возможно при внутреннем или внешнем совместительстве. При этом размер 0,5 ставки в самом приказе не указывается, обозначается только размер оклада, максимальный предел которого не может превышать половину от соответствующей ставки по штатному расписанию.

Пример приказа о приеме на работу на полставки

Приказ о приеме на работу совместителя

В принципе, ничем не отличается от предыдущего примера, в котором мы увидели образец приказа о приеме на работу на 0,5 ставки. Здесь в качестве варианта можно рассмотреть пример замещения временного отсутствующего сотрудника (в отпуске по уходу за ребенком). В таком случае поле окончания трудовой деятельности не заполняется, потому что основной сотрудник может выйти в любое время.

Пример приказа о приеме на работу временного совместителя

Надо отметить, что совместители, как внешние, так и внутренние, не обязательно принимаются на полставки. Нельзя принять на большую ставку: например, нельзя сделать образец приказа о приеме на работу на 1,5 ставки. В случае с совместителями можно начинать с 0,5 и далее в меньшую сторону.

Приказ о приеме на работу на 0,25 ставки, пример

Разница между двумя этими приказами — в цифрах оклада, которые устанавливаются работнику при приеме.

Приказ о приеме на работу осужденного

При приеме на работу осужденного дополнительно к основному пакету документов предоставляется предписание о явке на работу, которое выдается уголовно-исполнительной инспекцией. При этом срочный трудовой договор с осужденным заключать нельзя (отсутствуют основания в ТК РФ).

Пример приказа о приеме на работу осужденного

В приказе о приеме на работу мы не указываем, что работник осужденный.

Приказ о приеме на работу водителя

Как правило, принимаются в гараж или автотранспортные подразделения.

Пример приказа о приеме на работу водителя

Образец приказа о приеме на основную работу на 0,5 ставки того же водителя

Приказ о приеме на работу переводом

Если работник переводится от одного юридического лица к другому, приказ о приеме на работу будет по форме Т-1 (у прежнего работодателя будет издан документ об увольнении, у нового — о приеме).

Если перевод внутренний, издается приказ по форме Т-5.

Пример приказа о приеме на работу переводом, форма Т-5

Приказ о приеме на работу, образец заполнения при приеме в другую организацию

Приказ о приеме на работу директора

При трудоустройстве сотрудников приказ об их приеме подписывает работодатель. При приеме на работу генерального директора приказ подписывает председатель собрания собственников компании даже в том случае, если директор выбирается из числа собственников. Если генеральный директор — единственный собственник, он сам подписывает себе приказ о приеме на работу, но как единственный учредитель данной компании.

Пример приказа о приеме на работу директора

Если учредители решили и новый директор в принципе не против, то могут принять решение и оформить приказ на 0,5 ставки, образец которого ниже.

Приказ о приеме на работу несовершеннолетнего

Нюансом данного приказа может являться обстоятельство, что в случае трудоустройства несовершеннолетнего в возрасте до 14 лет знакомить с приказом о приеме на работу надо не самого работника, а одного из его родителей. При трудоустройстве несовершеннолетних в возрасте от 14 лет документы они подписывают сами.

Пример приказа о приеме на работу несовершеннолетнего

При этом при приеме несовершеннолетних надо помнить про запреты и ограничения для этой категории работников, которые установлены главой 42 ТК РФ. Кроме того, статья 94 ТК РФ устанавливает, что продолжительность ежедневной работы для такой категории сотрудников жестко регламентирована. Например, работник в возрасте от 14 до 15 лет не может трудиться в день более 4 часов. Поэтому стороны при заключении ТД могут договориться и оформить приказ о приеме на работу на 0,5 ставки, образец которого вы видите ниже.

Приказ о приеме на работу бухгалтера

Стандартный документ о приеме в штат по форме Т-1.

Подробная и пошаговая инструкция: как составить приказ о приеме на работу по унифицированной форме Т-1?

Факт приёма лица на работу определяется выходом соответствующего приказа.

Его составление должно соответствовать установленным нормам кадрового делопроизводства и отражать правомочие процедуры трудоустройства.

В данной статье мы рассмотрим вопросы о том, нужно ли ставить печать на приказе о приеме на работу, какие основные моменты надо учесть в документе и нужно ли знакомить работника с приказом о приеме на работу.

На эти и другие вопросы ответит наша статья.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

Правила оформления приказа о приёме на работу

После предоставления уполномоченному должностному лицу заявления о вступлении в должность, и удостоверения этого заявления руководителем организации, требуется сформировать соответствующий документ, официально удостоверяющий факт трудоустройства.

Таковым будет приказ.

Приказ о приёме на работу – это основной документ, выражающий согласие руководителя организации в официальной форме. Регулируется нормами статьи 68 ТК РФ. Этот документ всегда издается на юридических основаниях, которыми, в данном случае, выступает заявление претендента на должность.

Статья 68. Оформление приема на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

После выхода приказа, просьба изъявленная заявителем считается удовлетворённой. Так же выход документа определяет начало процесса оформления трудовых отношений и разрешение приступить к должностным обязанностям.

Какие существуют формы документа?

Приказы составляются и оформляются при использовании типовых форм, утверждённых Госкомстатом РФ 5.01.04 г, под № 1.

При приёме на работу используются формы Т-1 и Т-1а.

Если оформление проводится переводом с одной должности на другую, используется форма Т-5.

Форма Т-1. Приказ о приеме работника на работу по форме Т-1 используется при оформлении на вступление в должность одного сотрудника. Допускает одного распоряжения. Признана унифицированной формой, опирающейся на базовые нормативы кадрового делопроизводства.

Форма Т-1а. Применяется, когда одним распоряжением на работу оформляется несколько человек. Имеет специфическую структуру, в которой единый формат, с учётом норм, регламентированных кадровым делопроизводством, распространяется на несколько пунктов, в отношении нескольких трудоустраиваемых лиц.

Образец приказа при приеме на работу по форме Т-1

Документ составляет специалист кадровой службы организации, или иное должностное лицо, в чьи должностные функции входит данная ответственность. Индивидуальные предприниматели (ИП) вправе составлять распорядительные документы самостоятельно, если в штате не предусмотрена специальная единица.

Рассмотрим образец заполнения приказа о приёме на работу по форме Т-1. При составлении приказов используется повелительное наклонение и безличностная форма распоряжения. То есть в приказе недопустимо использовать местоимения или фамилии должностного лица, его составляющего.

Наименование организации.

Вместо фамилии и инициалов руководителя или кадрового работника, составляющего приказ используется наименование организации.

Оно даётся в том виде, в котором зарегистрировано в качестве учредителя, в полном варианте.

Допускаются только общепризнанные сокращения, такие как: ООО, ОАО, НКО и т.п. Такие определения как «Бюджетное учреждение» и т.п. вносятся полностью.

В этом случае правомочие приказа не ограничивается периодом работы руководителя или кадрового работника, а распространяется на весь срок деятельности компании. Если компания приобретает новые юридические рамки, старая документация не утрачивает юридическую силу.

Должность. Должность, на которую принимается заявитель должна соответствовать принятому ранее, штатному расписанию, а так же:

  • записи в трудовой книжке, которая заполняется на основании данного приказа;
  • заявлению, с которым обратился к работодателю претендент на должность.

Подразделение.

Здесь же обязательно указать подразделение, в котором предполагается трудовая деятельность заявителя.

Например: «цех», «дошкольное отделение» «отдел нижнего белья» и т.п.

Дата прекращения трудового договора. Если договор срочный и оформляется на замещение основного работника, указывается точная дата увольнения, совпадающая с датой выхода основного работника.

В иных случаях целесообразно опираться на обстоятельства, сопутствующие трудоустройству лица. Например: «принять на время декретного отпуска» и т.п.

Ф.И.О. работника. Данные сведения вносятся полностью, без сокращения инициалами. Их вносят в родительном падеже единственного числа. Требуется проверить, чтобы эти сведения совпадали:

  • с паспортными данными;
  • с трудовой книжкой;
  • с документами об образовании.

Если фамилия (или иное) различаются, нужно представить документ, удостоверяющий смену фамилии (или иного). Например, свидетельство о вступлении в брак, когда изменялась фамилия.

Индивидуальный номер работника.

Этот номер так же называется табельным. Он присваивается каждому работнику при приёме на работу. Его можно найти в Журнале табельных номеров.

При присвоении очередного номера, напротив вписывается фамилия и инициалы лица, которому он присвоен, а так же – номер приказа о приеме на работу. Этот номер вносится в специально выделенное для него поле.

Условие и порядок испытательного срока. Если трудоустраиваемому лицу назначается испытательный срок, это обязательно отражается в приказе. В данном случае обязательны и сопутствующие сведения:

  • период испытательного срока;
  • дата перевода на основную работу;
  • иные обстоятельства перевода на постоянную должность.

Условия приёма на работу в приказе. В соответствующем поле указывается, на какой основе принимается указанное лицо в должность:

  • на постоянной основе, в штат;
  • по совместительству;
  • с почасовой оплатой;
  • на определённый ограниченный срок.

Если предусматривается испытательный срок, это обстоятельство так же указывается в документе.

Условия приема на работу и характер работы — что писать в приказе?

Условия приёма на работу по преимуществу зависят от объёма работ, предусматривающихся на соответствующую штатную единицу, от возможности трудоустраивающегося лица трудиться на протяжении соразмерного количества времени.

Так же здесь учитывается соразмерный период, на протяжении которого должность оставалась вакантной.

Характер работ. Вносится на этой же строке, где указаны условия приёма на работу. Необходимость их внесения возникает при наличии специфических нюансов. Например, посменно, на ненормированный рабочий день и т.п.

Оплата труда. Можно ли в приказе о приеме на работу не указывать оклад? Указание оклада является обязательным пунктом. Здесь вносимые сведения зависят от того, каким образом будет начисляться заработная плата. Если оплата производится на основании действующего и утверждённого оклада – вносится соразмерна сумма, с пояснением «с окладом».

Если начисления производятся из расчёта за один час работы – вносится сумма, с пояснением «с тарифной ставкой». Данные пояснения допускают подчёркивания выбранной информации в указанной строке.

Основания составления.

В качестве оснований используется трудовой договор, заключённый с работником.

В иных случаях допускается заявление соискателя.

Виза руководителя. Распоряжение по приказу о приеме работника на работу по форме Т-1 исходит от руководителя, а поэтому визируется им. Иное должностное лицо, замещающее руководителя, вправе удостоверять приказ только при условии:

  • что ему официально предоставлено (приказом) данное право;
  • что это входит в его функциональные обязанности.

Дата. В документе указывается дата выхода на работу, которая должна соответствовать:

  • фактически установленному первому рабочему дню;
  • дню приёма на работу в трудовом договоре, заявлении и трудовой книжке.

Может ли приказ о приеме на работу быть раньше даты выхода на работу? Дата выхода приказа, а так же иных документов может не совпадать с первым рабочим днём. Допускается выход приказа о приеме на работу раньше, но не позже первого рабочего дня.

Номер. Каждому приказу присваивается порядковый номер. Он присваивается лицом, составляющим документ на основании номера предшествующего распоряжения, путём прибавления к нему единицы.

Сколько требуется копий приказа о приеме на работу?

Обозначенный документ всегда подготавливается в одном экземпляре. Для того, чтобы внести его в личное дело сотрудника, требуется оформить выписку из приказа.

На основании этого документа требующиеся сведения включаются в кадровую документацию, в том числе – в личную карточку, заполненную по форме Т-2 и в документацию по оформлению лицевого счёта по форме Т-54.

После оформления трудового договора и трудовой книжки, данные сведения не потребуются. В случае необходимости, из приказа делается дополнительная выписка, которая представляется по месту требования.

Нужно ли знакомить сотрудника с приказом? Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись. Он ставит её собственноручно в присутствии кадрового работника или ИП. Отсутствие данной подписи допускает признания документа неправоспособным. Ниже вы можете скачать унифицированную форму Т-1 приказа о приеме на работу.

Ознакомьтесь как выглядит фото приказа о приеме на работу.



Журнал регистрации приказов о приёме на работу

Каждая организация, независимо от формы собственности и статуса учредителя, обязана вести журнал, где регистрируются приказы. Журнал имеет вид книги и специализированную форму, в которой расположена таблица с колонками, в которые вносятся сведения о каждом документе:

  • порядковый номер записи;
  • дата внесения;
  • номер приказа;
  • вид (о приёме, увольнении, переводе и т.п.);
  • Ф.И.О. сотрудника;
  • табельный номер работника;
  • основание (ссылка на заявление, договор и т.п.).

В небольших компаниях допустимо вести такие журналы, изготовленные самостоятельно. В крупных организациях и учреждениях целесообразно приобрести готовые бланки журналов. Когда все страницы журнала будут заполнены, заводится новый экземпляр, а старый убирается на хранение в архив.

На фото пример документа:

Как оформить приказ о приеме на работу по форме Т-1а?

Эту форму приказа удобно использовать индивидуальным предпринимателям и учредителям, которые набирают рабочих бригадным методом.

В начале формы даются:

  • реквизиты приказа;
  • дата выхода;
  • общие сведения о работодателе: наименование и код.

Далее в форме таблицы указываются сведения о трудоустраиваемых лицах. Относительно каждого из них заполняются графы:

  • табельный номер;
  • фамилия, имя, отчество;
  • должность с указанием разряда и подразделение;
  • тарифная ставка, оклад, с надбавками;
  • основание приказа (трудовой договор);
  • дата выхода на работу;
  • условия приёма на работу, период, наличие испытательного срока.

Многие не знают о том, ставится ли печать на приказе о приеме на работу. Последняя колонка в таблице отводится для проставления подписи каждого из работников, об ознакомлении его с приказом. Работодатель подписывает приказ внизу, под таблицей, и удостоверяет его печатью. Ниже вы можете скачать образец и шаблон приказа о приеме на работу.

Пример на фото ниже:

Документ на картинке:


Как оформить приказ о приеме на работу — смотрите в видео ниже:

Где и какой срок хранятся документы?

Приказы передаются в отдел кадров, где подшиваются в отдельную папку по годам выхода.

Хранятся в несгораемом шкафу, как и прочие документы, относящиеся к повышенной степени сохранности.

Из отдела кадров в архив они могут передаваться только по прошествии 5 лет.

Впоследствии в архиве они должны сохраняться 75 лет. В прошествии данного срока – уничтожаются в установленном законодательством порядке.

Заключение

Трудовое законодательство предусматривает нормы, которые предъявляются к составлению приказов о трудоустройстве сотрудников, а так же – к регламенту хранения и регистрации кадровых документов.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-59-47 (Москва)
+7 (812) 467-40-53 (Санкт-Петербург)

У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок

Итак, решено: ваш бизнес нуждается в работниках, и вы скоро впервые станете работодателем. Вы написали текст вакансии и разместили ее на hh.ru или ищете подходящих кандидатов по базе резюме. Пора узнать о подробностях процедуры приема работу.

Конечно, кадровый учет можно поручить подрядчику на аутсорсинге (так же, как и бухгалтерию), но ответственным за соблюдение всех процедур все равно останетесь вы. А значит, как минимум стоит знать хотя бы в общих чертах, как это должно быть. К тому же запрашивать у работника необходимые для оформления документы все равно придется вам.

Позаботьтесь о рабочем месте и охране труда

Продумайте, где будет находиться рабочее место вашего сотрудника и что ему понадобится для работы: техника, спецсредства, спецодежда, специальное программное обеспечение, канцелярские принадлежности и так далее. Обеспечить его всем необходимым — ваша обязанность.

Вы должны позаботиться о безопасности рабочего места и условий труда (ст. 212 ТК РФ). Ориентируйтесь на отраслевые инструкции по охране труда. Возможно, вы что-то слышали про обязательную спецоценку условий труда — да, она нужна, но не сразу, а в течение года после принятия первого сотрудника на работу (п. 1 ч. 1, ч. 2 ст. 17 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

Как работодателю вам нужно пройти специальное обучение по охране труда (ст. 225 ТК РФ). Это можно сделать в любом удобном вам аккредитованном учебном центре.

Пройти такое обучение надо в течение месяца после приема первого работника. Но, если вы сделаете это заранее, вам проще будет организовать у себя всё, что требуется для охраны труда. А еще только в таком случае у вас будет право самостоятельно обучить правилам охраны труда своего сотрудника. Об этом — ниже.

Если бухучетом и отчетностью у вас занимается бухгалтер на аутсорсинге, предупредите его, что у вас теперь будет сотрудник. Это означает дополнительную отчетность, расчеты НДФЛ и взносов на обязательное страхование. Если ведете бухучет самостоятельно, изучите вопрос.

Что узнать у будущего сотрудника еще до выхода на работу

Поинтересуйтесь у кандидата, на котором остановили свой выбор:

1. Есть ли у него трудовая книжка?

Разговоры о том, что бумажные трудовые книжки скоро заменят электронными, ведутся давно, такой законопроект уже есть, но в любом случае переход не будет одномоментным, и сейчас бумажные трудовые книжки еще в ходу.

В обоих случаях нужно позаботиться о покупке бланка трудовой книжки. Другой вариант на случай утери или повреждения трудовой книжки — ваш будущий сотрудник может оформить дубликат на прежнем месте работы.

2. А медицинская книжка у него есть?

Она обязательно нужна, например, для продавцов, работников общепита и тех, кто работает с детьми, оказывает бытовые услуги населению (ст. 69, 213 ТК РФ, ст. 36 Федерального закона «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).

Поэтому вам нужно предупредить работника о необходимости пройти обязательный медосмотр и оформить медкнижку. Обеспечить необходимые для прохождения медосмотра условия и оплатить его по закону должен работодатель, то есть позаботиться об этом нужно вам (ст. 213 ТК РФ, п. 3 ст. 34 Федерального закона «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).

3. Не был ли он госслужащим в последние два года?

Если есть возможность посмотреть трудовую книжку, вы и так это увидите. А если нет — лучше спросите. Принимая на работу бывшего госслужащего, нужно сообщить об этом по его последнему месту службы. Но есть категории госслужащих, которым для устройства на следующую работу надо сначала получить согласие соответствующей комиссии (ст. 64.1 ТК РФ). В таком случае вам для оформления сотрудника на работу потребуется этот документ. То же самое касается бывших муниципальных служащих.

Если вы примете на работу экс-госслужащего, нарушив эти правила, есть риск существенного штрафа: с ИП — от 20 00 до 50 000 рублей, с юридического лица — от 100 000 до 500 000 рублей (ст. 19.29 КоАП РФ).

4. Нет ли у сотрудника инвалидности?

Если есть, попросите его принести для оформления на работу справку об инвалидности и индивидуальную программу реабилитации (ИПР). Вам нужно будет установить в трудовом договоре режим работы, основываясь на этой программе. Например, инвалидам I и II группы полагается сокращенная продолжительность рабочего времени с сохранением полной оплаты труда, всем инвалидам нужно предоставлять удлиненный ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней.

Передайте будущему сотруднику перечень документов, которые он должен принести вам в день выхода на работу (ст. 65 ТК РФ). Вот он:

Важно: это перечень для случаев, когда вы принимаете на работу гражданина России. Оформление на работу иностранных граждан — особый случай.

Требовать другие документы сверх этого списка запрещено законом. Но в ряде случаев работники могут предоставить дополнительные документы. Например, тому, кто хочет при расчете НДФЛ с зарплаты получать налоговые вычеты на детей, нужно принести свидетельства об их рождении.

У вас остается только трудовая книжка, а также медкнижка и справки (когда они обязательны), копия ИПР инвалида, если работник с инвалидностью, копия согласия специальной комиссии (для бывшего госслужащего, когда этот документ обязателен).

Остальное — данные паспорта, СНИЛС, документа об образовании, воинского учета — надо записать в личную карточку (об этом ниже). Но вот хранить у себя ксерокопии этих документов нежелательно. С точки зрения работы с персональными данными это считается «избыточной информацией» — в случае проверки контролирующие органы могут расценить как нарушение.

Оформление трудового договора

По закону трудовой договор не обязательно заключать в первый же день работы нового сотрудника. Главное — сделать это не позднее трех рабочих дней после того, как его фактически допустили к работе (ст. 67 ТК РФ).

Но лучше оформить договор сразу. Это позволит вам:

  1. заключить срочный трудовой договор, если для этого есть основания (например, срочный характер работы или у вас статус субъекта малого предпринимательства, с малой численностью работников — подробнее в конце этой статьи);
  2. установить испытательный срок.

И о том, и о другом можно договориться только «на берегу» — пока не допустили сотрудника к работе (ч. 3 ст. 58, ч. 2 ст. 70 ТК РФ). Иначе трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок и без испытания.

Ознакомить сотрудника с локальными актами. В частности, с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и другими, которые относятся к его работе. По закону это нужно сделать до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Если у вас статус микропредприятия и нет локальных нормативных актов, достаточно трудового договора.

Еще один совет. Работодатели обычно просят нового сотрудника написать в свободной форме заявление о том, что он в последние два года не был госслужащим. Это не обязательная, но полезная практика. Если сотрудник забыл предупредить вас о том, что работал на госслужбе, а трудовую книжку, в которой вы сами могли бы это увидеть, например, потерял, то ваша просьба напомнит ему об этом факте. В любом случае этот документ будет в вашу пользу, если потом окажется, что опыт госслужбы у сотрудника все-таки был, а вы, не зная об этом, не уведомили его бывшего работодателя о приеме экс-госслужащего.

Где взять образец трудового договора. Для микропредиприятий типовая форма трудового договора утверждена постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Эту форму можно взять за основу и более крупным работодателям, адаптировав ее под свои особенности.

Может, достаточно заявления и приказа? Нет, недостаточно. Заявление от работника «прошу принять меня на должность…» — вообще не обязательный документ, хотя на практике его почти всегда используют. В любом случае у вас должен быть подписанный с двух сторон трудовой договор, один экземпляр — у работника, второй — у вас.

Согласие на обработку персональных данных. Этот документ нужен, только если вы собираетесь передавать данные работника третьим лицам (налоговая, ПФР и ФСС не в счет!). Например, если начислять и перечислять ему зарплату будет бухгалтер на аутсорсинге и выплачивать ее вы будете через банк, а также если кадровым учетом у вас занимается подрядчик.

Договор о полной материальной ответственности. Нужен, если ваш сотрудник будет непосредственно работать с деньгами, товарными ценностями, обслуживать другое имущество (ст. 244 ТК РФ). Например, эти договоры заключают с кассирами, продавцами и всеми, кто принимает и перечисляет платежи. Перечень таких должностей и работ утвержден постановлением Министерства труда и социального развития от 31.12.2002 № 85. Там же — типовая форма договора.

Кратко мы представили весь процесс на схеме.

Что еще нужно сделать

Оформить приказ о приеме на работу. И ознакомить с ним работника под подпись в трехдневный срок после фактического начала работы. Приказ обязательно должен быть, даже если у вас микропредприятие.

Возьмите за основу форму № Т-1, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Вообще, практически все кадровые процедуры можно оформить, ориентируясь на образцы из этого постановления.

Провести вводный инструктаж по охране труда. Причем обязательно — до допуска работника к его трудовым обязанностям. И сделать запись в специальном журнале учета вводного инструктажа, который должен быть прошит и пронумерован (ст. 212 ТК РФ). Нет такой записи — значит, инструктажа не было.

Форма журнала регистрации вводного инструктажа установлена в ГОСТ 12.0.004-2015. Его можно купить в магазинах канцтоваров.

Провести инструктаж вы можете сами, но только если у вас есть удостоверение от аккредитованного центра о том, что вы прошли обучение и проверку знаний по охране труда как руководитель. Предприниматели проходят такое обучение в форме повышения квалификации в учреждениях профессионального образования.

Оформить личную карточку работника. Этот документ обязателен для всех, в том числе для микропредприятий. Его бланк тоже можно найти в постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Карточка Т-2 оформляется только в бумажном виде, туда вносятся сведения о работнике (паспортные данные, данные документа об образовании, адрес и так далее). Работника нужно ознакомить со 2-м разделом карточки под подпись.

Внести запись в трудовую книжку. А если у работника ее не было — завести ему трудовую книжку и внести туда запись о его приеме на работу. Это нужно сделать на шестой день работы (ст. 66 ТК РФ). Исключение — совместители. Их трудовые книжки остаются у работодателя по основному месту работы. Если места для записей в трудовую книжку не осталось, нужно завести вкладыш.

Как вносить записи, написано в инструкции, которая утверждена постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Еще вам нужно завести книгу учета движения трудовых книжек и внести туда записи о трудовой книжке вашего работника. Также запись вносится в 3-й раздел личной карточки Т-2, и с ней надо ознакомить работника под подпись.

Важно: если работник не принес вам трудовую книжку, хотя обещал это сделать, возьмите у него заявление об оформлении новой трудовой книжки в связи с утерей старой, и заведите ее.

Иначе может получиться так, что он уволится, а потом будет утверждать, что его трудовая книжка осталась у вас, и вы ее не вернули ему при увольнении. Вы не сможете доказать обратное, если у вас не будет нужных записей с подписью работника в Т-2 и книге движения трудовых книжек. В таком случае грозит не только административный штраф. Бывший работник может потребовать с вас не полученный заработок за период с момента увольнения до даты передачи ему трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).

Куда сообщить о работнике

На бывшее место работы (только для экс-госслужащих). Это нужно сделать в течение 10 дней после заключения трудового договора с ним. Порядок сообщения утвержден постановлением Правительства от 21.01.2015 № 29.

В военный комиссариат. Касается приема на работу только тех, кто подлежит военному учету. Уведомить нужно в течение двух недель после поступления сотрудника на работу (п. 32 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719). Но штраф за нарушение этой обязанности небольшой — от 300 до 1000 рублей (ст. 21.1 КоАП РФ).

Подать в Пенсионный фонд форму СЗВ-М. Это нужно сделать не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором вы приняли человека на работу, и дальше делать ежемесячно (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Зарегистрироваться в ФСС (только для ИП). Вам нужно встать на учет в ФСС в течение 30 дней после заключения трудового договора с первым принимаемым работником (п. 8 порядка, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты от 29.04.16 № 202н). Если у вас юридическое лицо, то такой обязанности нет.

Страховые взносы за работника (как пенсионные, так и по обязательному соцстрахованию) вы будете платить в налоговую инспекцию, как и НДФЛ с зарплаты работника, туда же — сдавать специальную отчетность.

На первый взгляд кажется, что очень много действий, но это только с непривычки. Со следующим работником будет проще!

Ссылка на основную публикацию