Дистанционная работа: обособленное подразделение

Содержание

г. Москва, ул. 1-я Останкинская, д. 41 А
Тел.: 8 (499) 390-62-78
E-Mail: yagolovich@taxnomen.ru

Новые видео и статьи

Образует ли дистанционная работа обособленное подразделение организации

Образует ли дистанционная работа обособленное подразделение организации

Нужно ли теперь регистрировать обособленные подразделения по месту нахождения дистанционных работников? Об этом ниже.

Налогообложение выплат дистанционным работникам всегда связано с проблематикой обособленных подразделений. Федеральным законом “О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации” от 5 апреля 2013 года № 60-ФЗ изменен Трудовой кодекс РФ. Согласно данному закону Трудовой кодекс обогатился новой главой 49.1 “Особенности регулирования труда дистанционных работников”.

В Трудовом кодексе РФ появилось определение дистанционной работы (ст. 312.1). Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети “Интернет”.

Если оценивать, является ли рабочее место дистанционного работника обособленным подразделением в целях налогообложения, то в первую очередь следует сравнить вышеприведенное определение с определением обособленного подразделения, изложенным в ст. 11 Налогового кодекса РФ: “О бособленное подразделение организации – любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца”.

Разложим данное определение на признаки обособленного подразделения:

– любое территориально обособленное от нее подразделение;

– территориально обособленное подразделение оборудовано;

– оборудование представляет собой стационарное рабочее место.

Поскольку законодательство о налогах и сборах не содержит собственного определения рабочего места, обратимся к трудовому законодательству. Согласно ст. 209 Трудового кодекса РФ р абочее место – место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

Следовательно, продолжим отражение признаков обособленного подразделения:

– в обособленном подразделении работник должен находиться или прибывать в связи с его работой;

– обособленное подразделение должно прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

Важное замечание! Все приведенные признаки должны иметься в совокупности, отсутствие любого из них означает, обособленного структурного подразделения нет!

В отношении дистанционной работы сложилась позиция, что обособленное подразделение при дистанционной работе необходимо выявлять в каждом индивидуальном случае. В качестве примера можно привести разъяснения Минфина России, изложенные в письме от 01.08.2011 N 03-02-07/1-269; разъяснения ФНС России, изложенные в письме от 18.01.2011 N ПА-4-6/449; и судебную практику: Постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.11.2007 по делу N А26-11293/2005, ФАС Северо-Кавказского округа от 20.06.2007 N Ф08-3590/2007-1449А).

В основу лег вот какой довод: если организация оборудовала рабочее место, например, приобрела дистанционному работнику компьютер, поставила программное обеспечение, выполняет требования по созданию безопасных условий труда, – это обособленное подразделение. В результате работодатель попадает в юридическую ловушку. Если он сам обеспечил дистанционного работника оборудованием, программными средствами и т.п., то имеет место обособленное подразделение и налоговые последствия. Однако если используется имущество работника, да, это не обособленное подразделение, но и не работа вовсе, а гражданско-правовые отношения. Ведль по общему правилу трудового законодательства именно работодатель обязан обеспечить работника всем необходимым для выполнения работы. А при гражданско-правовых отношениях – наоборот – работа выполняется за счет подрядчика (исполнителя). Юридически это означает нарушение трудового либо гражданско-правового законодательства.

Вернемся к признакам обособленного подразделения для целей налогообложения. Нетрудно заметить, что приведенный довод выхватил из определения лишь один признак и не учитывает другие, в частности: “В обособленном подразделении работник должен находиться или прибывать в связи с его работой”. Именно этого признака при дистанционной работе не возникает.

Соль новеллы (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ) заключается в том, что в определении дистанционной работы сформулирован господствующий, ключевой признак: “И спользование для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети “Интернет”.

Из этого признака проистекает, что дистанционная работа (а) выполняется вне обособленного структурного подразделения и (б) не находится прямо или косвенно под контролем работодателя. Более того, ст. 312.3 Трудового кодекса РФ предусматривает необходимость включать в трудовой договор “п орядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов” При этом ” обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, установленные настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе”. Исключение – обязанности, предусмотренные абзацами шестнадцатым, девятнадцатым и двадцатым части второй статьи 212 настоящего Кодекса, а также ознакомление дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Какие из вышеизложенного можно сделать выводы?

1. Разъяснения Минфина России и судебная практика, использующие в качестве единственного признака обособленного подразделения организации оборудование дистанционному работнику рабочего места работодателем, противоречат налоговому законодательству, поскольку не учитывают иные, обязательные, признаки.

2. Дистанционная работа связана с и спользованием для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети “Интернет”. При этом работодатель обязан обеспечить дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.

3. Дистанционная работа не образует обособленного подразделения организации для целей налогообложения.

Обособленное подразделение. или нет?

Когда организация обязана зарегистрировать ОП

Жизнь не стоит на месте. Некоторые компании расширяются и открывают новые магазины в другом районе, городе. Кто-то нанимает персонал для работы вне офиса, отправляет работников в длительные командировки, арендует склады в других регионах. В ряде случаев могут возникнуть обособленные подразделения А есть ли у вас ОП? Когда оно считается созданным? На эти вопросы мы ответим в нашей статье.

Мы не будем рассказывать о филиалах и представительствах, поскольку они автоматически регистрируются в ИФНС на основании сведений в

Условия возникновения обособленного подразделения

Согласно налоговым нормам ОП — это любое территориально обособленное от компании подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Причем не важно, есть ли сведения о нем в учредительных документах компани

Для возникновения ОП обязательно наличие следующих условий:

  • территориальная обособленность. То есть деятельность ведется по адресу, отличному от адреса организации, указанного в Значит, даже если подразделение и головная организация расположены в соседних зданиях и находятся в ведении одной налоговой инспекции, это может свидетельствовать о создании
  • оборудование стационарного рабочего места. В НК нет понятия «рабочее место», поэтому воспользуемся нормами Трудового кодекс Так вот рабочим считается место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое находится под контролем работодател Это место должно быть оборудовано, то есть должны быть созданы условия (есть мебель, офисная техника, инструменты и т. п.) для выполнения работником своих трудовых обязанностей.

Рабочее место будет стационарным, если оно создано на срок более 1 месяц При этом, если организуется всего одно рабочее место вне места нахождения организации, это уже является достаточным основанием для признания

  • через ОП уже ведется деятельност Это значит, что сотрудник, который будет трудиться на оборудованном месте, принят на работу и приступил к своим обязанностям.

ВНИМАНИЕ

При открытии филиала (представительства) компании-упрощенцы теряют право на применение спецрежима, в то время как создание обычного ОП на право применения упрощенки никак не влияе

А вот будет ли работник организации трудиться на этом рабочем месте постоянно или только периодически (например, вахтовым методом), для образования ОП не важн Ведь даже если сотрудники время от времени меняются, работают они все равно на одних и тех же стационарных рабочих местах.

Итак, ОП возникнет в тот момент, когда все перечисленные условия будут одновременно соблюдены.

С теорией разобрались, посмотрим, как ее применить в жизненных ситуациях.

Когда ОП точно не будет

Если какой-либо из вышеперечисленных признаков отсутствует, то ОП создавать не требуется. Например:

  • работники имеют разъездной характер работы (водители, курьеры, торговые представители, страховые или рекламные агенты), они посещают другие организации и стационарные рабочие места для них не создаютс
  • с работником заключен трудовой договор о дистанционной работе. При этом работник трудится вне места нахождения работодателя или его обособленного подразделения, вне стационарного рабочего места, контролируемого работодателем, и взаимодействует с работодателем дистанционно, например через Интерне Получается, что определение дистанционной работы, данное в ТК РФ, позволяет не признавать ОП по месту работы дистанционного сотрудника. С этим согласны и в Минфин
  • сотрудники ЧОПа трудятся на постах охраны, оборудованных и предоставленных им компанией — заказчиком охранных услу При этом на постах охраны нет имущества ЧОПа и рабочее место охранника неподконтрольно работодателю. По этим же причинам ОП не создается аудиторскими фирмами, организациями, предоставляющими свой персонал в аренду другим организациям или предпринимателям (аутсорсинг и аутстаффинг), компаниями, оказывающими услуги технического или сервисного обслуживания оборудования, клининговыми и другими компаниями, чьи работники выполняют служебные обязанности в других организациях;
  • у организации есть недвижимость, которая сдается в аренду, а значит, эта компания не создает для себя ни одного стационарного рабочего места, на котором будет трудиться ее работни
  • деятельность на судне не приводит к созданию ОП, поскольку невозможно установить точный адрес места ведения такой деятельност

ОП следует признать

Допустим, организация решила арендовать помещение для хранения сырья. Этот склад расположен по адресу, отличному от адреса ее местонахождения. Фактически помещение будет закрыто, а открываться будет несколько раз в месяц только на время завоза или вывоза сырья. Постоянно находиться на складе работники не будут, но они будут приезжать туда периодически для завоза/ вывоза сырья. При этом Минфин считает, что время нахождения работника на складе не имеет значения, ведь он прибывает туда в связи со своей работой и выполняет там свою работу, а значит, это приводит к созданию стационарного рабочего места и, соответственно,

А есть ли ОП?

На практике встречаются и спорные ситуации.

Выполнение работ на стройплощадке заказчика

Достаточно часто возникают споры о создании ОП в случае направления работников в длительные (на срок более 1 месяца) командировки. Особенно это актуально для компаний, выполняющих строительные работы. Ведь в месте работ они могут устанавливать бытовки, использовать собственную технику или оборудование. При этом все это происходит на чужой территории (не контролируемой работодателем).

Охранным фирмам беспокоиться не о чем. Ведь посты, где трудятся сотрудники ЧОПов, предоставлены заказчиком услуг, а значит, о создании ОП речи нет

Споры о том, образуется ли в этом случае ОП, приходится решать в суде. Суд может занять сторону налоговиков, если сочтет, что создание стационарных рабочих мест инспекторами было доказано. Например, это удалось налоговикам из Северо-Кавказского округ Суды учли, что по условиям договора на компанию, как на генподрядчика, возлагалась обязанность обеспечить в период проведения работ соблюдение правил и требований охраны труда. А это значит, что компания должна была контролировать условия труда своих работников на рабочих местах. Согласно протоколам допроса свидетелей один из работников компании-генподрядчика в период выполнения работ постоянно находился на объекте строительства. И судьи пришли к выводу, что как минимум одно постоянное рабочее место по месту выполнения работ обществом было создано.

Если же инспекторы не докажут создание рабочих мест, суд встанет на сторону компании. Так, ФАС учел, что работники подрядчика во время нахождения на территории заказчика контролировались не подрядчиком, а заказчиком. И то, что работники подрядчика длительное время находились на стройплощадке заказчика, не подтверждает создание ОП.

Надомники

Еще один неоднозначный случай — как расценивать труд надомника. Ведь в соответствии с заключенным трудовым договором он будет работать в месте своего проживания и использовать для работы инструменты и механизмы, выделенные нанимателем или приобретенные им самим за свой Образуется ли ОП по месту жительства таких работников?

Если работодатель обеспечивает надомника необходимым для работы оборудованием (например, компьютером, принтером, телефоном и т. п.) и это указано в трудовом договоре, то компании будет нелегко обосновать свою непричастность к организации рабочего места сотрудника. В случае если работник пользуется исключительно своим имуществом, то уже налоговикам будет затруднительно доказать, что в квартире надомника создается ОП. Тем более что эта квартира не находится под контролем работодателя (что является одним из признаков к примеру он не может беспрепятственно входить в помещение, где трудится надомник, или отслеживать условия труда (соблюдение требований охраны труда, санитарии и т. п.). Минфин в такой ситуации рекомендует компании обратиться в налоговую инспекцию для принятия решения о создании А вообще лучше заключить с сотрудником договор о дистанционной работе и избежать тем самым споров с налоговиками.

Почему важно не пропустить момент признания ОП

Теперь вы знаете, есть ли у вашей компании ОП или нет. И задача бухгалтера — сообщить о создании ОП в ИФНС, ФСС и ПФР, потому что организация, имеющая ОП, по месту нахождения этого ОП обязана:

  • уплачивать в региональный бюджет авансовые платежи и налог на прибыль, исходя из доли прибыли ОП в общей прибыли компании, и сдавать налоговую деклараци
  • уплачивать НДФЛ, удержанный с доходов работников и представлять в налоговую справки по форме
  • платить страховые взносы с выплат в пользу работников ОП, в отделения ПФР и ФСС представлять отдельные расчеты по форме ПФР и по форме по взносам, начисленным

Эта обязанность распространяется только на расположенные на территории РФ ОП, у которых есть отдельный баланс и расчетный счет и через которые начисляется и выплачивается вознаграждение работника

  • если по месту нахождения ОП у компании зарегистрированы транспортные средств — уплачивать за них транспортный нало и, соответственно, отчитываться в инспекци
  • если ОП имеет отдельный баланс, на котором учтены основные средства, — уплачивать в отношении этих ОС налог на имущество (авансовые платеж а также сдавать в ИФНС декларацию по налог
  • регистрировать в ИФНС ККТ, которая будет использоваться в

Если у вас есть сомнения относительно того, образуется ли у вас обособленное подразделение, обратитесь в свою налоговую инспекцию (или в инспекцию по месту ведения деятельност Но учтите, что, если ИФНС посчитает, что ОП возникло, вам, скорее всего, придется руководствоваться этим мнением. Ведь в противном случае при проверке инспекторы могут оштрафовать вас за ведение деятельности без постановки на

Дистанционная работа: обособленное подразделение

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Рабочее место заместителя директора организации, с которым заключен трудовой договор о дистанционной работе (основное место работы), находится в обособленном подразделении – филиале (вне места нахождения работодателя). Обязанности директора филиала планируется исполнять в порядке совмещения.
Как правильно оформить трудовые отношения с данным работником?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Указание в качестве места работы (места выполнения работником трудовой функции заместителя руководителя организации) адреса филиала организации будет неверным. Стороны вправе внести изменения в трудовой договор работника путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору, указав в нем, что трудовая функция будет выполняться работником дистанционно в “таком-то” населенном пункте.
Для исполнения обязанностей директора филиала следует заключить трудовой договор о работе по совместительству.

Обоснование позиции:
На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ. Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе (часть вторая ст. 312.1 ТК РФ).
В силу части первой ст. 312.1 ТК РФ дистанционной признается работа, которую работник выполняет с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети “Интернет”. При этом трудовая функция должна выполняться вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
Под местом нахождения для целей ТК РФ понимается не местность в целом, а конкретный адрес, что следует из анализа ст. 57 ТК РФ. Таким образом, выполнение дистанционной работы возможно не только в другом, но и в том же населенном пункте, в котором находится работодатель или его подразделение. Главное, чтобы работа не осуществлялась на подконтрольной работодателю территории (смотрите также вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2 с информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ”).
В соответствии с частью второй ст. 57 ТК РФ одним из обязательных условий трудового договора является условие о месте работы. Каких-либо исключений для трудовых договоров о дистанционной работе трудовое законодательство не устанавливает. Следовательно, в таких договорах также должно быть определено место работы.
В ситуациях, когда работа выполняется в месте, отличном от места нахождения работодателя и его структурных подразделений, как в случае с дистанционной работой, в качестве места работы следует указывать фактическое место выполнения трудовой функции (смотрите письмо Роструда от 07.10.2013 N ПГ/8960-6-1, вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3 с информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, письма Минфина России от 14.04.2014 N 03-03-06/1/16788, от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945).
Правовой смысл включения в трудовой договор условия о месте работы, на наш взгляд, заключается в том, чтобы обеспечить работнику возможность выполнять трудовую функцию на удобной для него территории, согласованной с работодателем. Учитывая сказанное, представляется достаточным конкретизировать место работы дистанционного работника до населенного пункта; указывать полный адрес не требуется.
При этом напомним, что согласно ст. 209 ТК РФ рабочее место – это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. При этом, как следует из ст. 57 ТК РФ, условие о рабочем месте не является обязательным для включения в трудовой договор. А трудовой договор о дистанционной работе вообще не может содержать такого условия, поскольку при дистанционной работе исключается контроль со стороны работодателя. Поэтому, на наш взгляд, указание в качестве места работы (места выполнения работником трудовой функции заместителя руководителя организации) адреса филиала организации будет неверным (смотрите также вопрос-ответ с информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, решение Арбитражного суда Ставропольского края от 30.08.2016 по делу N А63-7428/2016).
Учитывая сказанное, считаем, что в приведенной ситуации в соответствии со ст. 72 ТК РФ (по соглашению сторон) стороны вправе внести изменения в трудовой договор работника путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору, указав в нем, что трудовая функция будет выполняться работником дистанционно в “таком-то” населенном пункте.
Трудовым договором о дистанционной работе может быть установлен режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника, аналогичный режиму, установленному в организации (смотрите вопрос-ответ 3 с информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ”). Если режим работы не будет оговорен трудовым договором, то он будет установлен сотрудником по его усмотрению (часть первая ст. 312.4 ТК РФ).
Трудовое законодательство не содержит запрета для дистанционного работника выполнять другую регулярно оплачиваемую работу как в порядке совмещения профессий, так и на условиях совместительства.
Согласно ст. 60.1 и части третьей ст. 282 ТК РФ работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство).
Если же предполагается, что работа по какой-либо профессии (должности) будет осуществляться в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, то речь должна идти о поручении работнику с его письменного согласия выполнения дополнительной работы за дополнительную оплату (ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ). Такая дополнительная работа может осуществляться и в порядке совмещения*(1).
Как следует из части третьей ст. 60.2 и части второй ст. 151 ТК РФ для правильного оформления дополнительной работы необходимо составить два кадровых документа: приказ (распоряжение) работодателя о поручении дополнительной работы и соглашение сторон трудового договора.
Унифицированной формы приказа о поручении дополнительной работы не существует, поэтому работодатель издает его в произвольной форме. В приказе указываются: вид дополнительной работы (в приведенной ситуации – совмещение профессий (должностей)); срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу; содержание дополнительной работы; объем дополнительной работы. На приказе работник обязательно ставит отметку о своем согласии с поручением.
В соглашении сторон решается вопрос о размере доплаты за выполнение дополнительных обязанностей*(2).
При этом, учитывая, что дополнительная работа, в том числе и в виде совмещения, должна осуществляться наряду с работой, определенной трудовым договором, на наш взгляд, при заключении трудового договора о дистанционной работе, трудовая функция по совмещаемой должности также должна отвечать критериям дистанционной работы*(3).
Считаем, что в данной ситуации для исполнения обязанности директора филиала наиболее правильным будет заключение трудового договора о работе по совместительству. Согласно части первой ст. 284 ТК РФ продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать четырех часов в день. В дни же, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену).
Также отметим, что деятельность организации, работа ее структурных подразделений, включая организацию рабочих мест, вопросы их местонахождения и другое отнесено к компетенции работодателя. Поэтому, если руководство организации считает, что рабочее место заместителя директора организации может располагаться в другом городе (его работа не требует постоянного присутствия по месту нахождения организации и может осуществляться опосредованно (через других работников), удаленно (например, с использованием средств связи), никаких препятствий для этого нет. Оценка эффективности работы – прерогатива работодателя. Следовательно, только ему решать, где именно должно располагаться рабочее место заместителя руководителя. Поэтому, как вариант, работодатель вправе предусмотреть, что рабочее место заместителя руководителя организации будет находится в обособленном подразделении организации (например, путем внесения изменений в штатное расписание и трудовой договор, заключенный с работником). При этом нет необходимости указывать в трудовом договоре, что трудовая функция заместителя руководителя будет выполняться работником дистанционно.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

Ответ прошел контроль качества

10 октября 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Смотрите материал: Энциклопедия решений. Совмещение и другие виды дополнительной работы.
*(2) Отметим, что такое соглашение не является дополнительным соглашением к трудовому договору. Более подробно об этом смотрите в материале: Энциклопедия решений. Оформление совмещения и других видов дополнительной работы.
*(3) Смотрите материал: Энциклопедия решений. Дистанционная работа.

© ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания “Гарант” и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”. Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Как оформлять дистанционных работников. Пошаговая инструкция

В российском законодательстве нет понятия «удаленная работа». Есть термин «дистанционная работа». Трудовые отношения с дистанционными работниками регулирует глава 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Разберем особенности и варианты формулировок для трудового договора и приказов.

Самое главное для работодателя правильно определить, какая работа действительно дистанционная.

Дистанционная работа. Термины и определения, плюсы и минусы

Работа считается дистанционной, если одновременно выполняются условия (ст. 312.1 ТК РФ):

  1. Работа выполняется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
  2. Для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сеть Интернет.

Дистанционный работник может выполнять свою работу в любом месте, в любой точке земного шара. Работодатель не может ограничивать нахождение работника на какой-либо территории.

Плюсы для работника:

  • можно выполнять трудовые обязанности в любое удобное время;
  • можно не быть привязанным к офису или определенной местности;
  • можно лично не присутствовать при оформлении на работу, а также для дальнейшего взаимодействия с работодателем.

Плюсы для работодателя:

  • не нужно организовывать рабочее место;
  • не нужно проводить специальную оценку условий труда, получать разрешение от органов пожарной безопасности и санитарной инспекции.

Минусы для работодателя:

  • трудно контролировать выполнение работником трудовых обязанностей;
  • есть сложности с применением дисциплинарных взысканий;
  • нельзя уволить за прогул.

Однако эти минусы смягчаются грамотным составлением трудового договора и должностной инструкции работника.

Последовательность шагов при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками такая же, как и с обычными сотрудниками, выполняющими свои трудовые обязанности на рабочих местах, но с особенностями. Рассмотрим их.

Шаг 1. Прием дистанционного работника. Предъявление документов

Будущий работник может предъявить документы, обязательные для приема:

  • лично;
  • в электронном виде, если трудовой договор заключается путем обмена электронными документами (далее в статье используем формулировку «через ЭДО»).

Работодатель может потребовать предоставить нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе, однако в ст. 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) законодатели не уточнили срок, в течение которого работник обязан выполнить данное требование.

Пакет документов для приема работника стандартный (ст. 65 ТК РФ).

По соглашению сторон сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку дистанционного работника. Достаточно достичь с ним соглашения одним из способов:

  • в заявлении, где работник просит не вносить записи о дистанционной работе в трудовую книжку, работодатель ставит резолюцию;
  • в условии трудового договора о том, что запись о дистанционной работе в трудовую книжку не вносится. Документом, подтверждающим стаж, в этом случае будет трудовой договор.

При заключении трудового договора впервые трудовую книжку дистанционному работнику можно также не оформлять.

Шаг 2. Ознакомление дистанционного работника с локальными нормативными актами

С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, дистанционного работника можно ознакомить:

  • лично под роспись;
  • через ЭДО, если работник не может приехать к работодателю. Потребуется усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника и работодателя. Факт ознакомления с локальными актами работник должен подтвердить, направив электронное уведомление.

Шаг 3. Заключение трудового договора с дистанционным работником

Трудовой договор с работником можно заключить лично или через ЭДО. В трудовом договоре указывают вид работы — дистанционная.

Пример условия о дистанционной работе в трудовом договоре:

«Настоящий трудовой договор заключается для выполнения дистанционной работы».

При выборе содержания трудового договора необходимо ориентироваться на ст. 57 ТК РФ, но учитывать особенности.

Место работы дистанционного работника

Место работы — это обязательное условие трудового договора. Нельзя путать его с указанием рабочего места, т.е. того места, где работник должен исполнять трудовую функцию. Условие о рабочем месте с дистанционным работником в трудовом договоре написать нельзя. Это будет противоречить самому понятию дистанционной работы.

Под местом работы подразумевается расположенная в конкретной местности (населенном пункте) организация, поэтому в трудовом договоре указываются наименование работодателя и название населенного пункта, где он зарегистрирован.

Пример условия о месте работы в трудовом договоре с дистанционным работником:

«Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» (ООО «Альянс»), г. Москва».

Режим рабочего времени и времени отдыха

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором.

Если работодателю важно пересекаться с дистанционным работником в свое рабочее время, тогда в трудовом договоре необходимо прописать элементы режима: продолжительность рабочей недели, чередование рабочих и нерабочих дней. Продолжительность рабочего дня, время начала и окончания рабочего дня можно определить в диапазонных значениях или через режим гибкого рабочего времени.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработал работник, но особенности учета рабочего времени дистанционных работников в ТК РФ не прописаны. В случае с дистанционным работником работодатель также использует табель учета рабочего времени. Его можно заполнять на основании тех сведений, которые работник будет передавать работодателю, например, через хронометраж рабочего времени или программу, которая покажет нахождение работника в сети, т.е. исполняющим свои обязанности.

Самые важные условия трудового договора о дистанционной работе

Эти разделы в договоре необходимо прописать максимально подробно:

  • порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
  • порядок и сроки предоставления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
  • порядок возмещения дистанционным работникам других, связанных с выполнением дистанционной работы, расходов.

Если работодатель берет на себя расходы по установке программно-технических средств, которые должен использовать работник, то прописывают сроки, когда работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием.

Пример условия о предоставлении работнику программно-технических средств в трудовом договоре:

«Работодатель обязуется предоставить работнику для выполнения его трудовых функций следующее оборудование:

  • ноутбук _________ (напишите марку и модель ноутбука);
  • мобильный телефон _________ (укажите марку и модель мобильного телефона), снабженный рабочим номером _________ (укажите номер рабочего телефона);
  • _________ (напишите иное другое оборудование, которое работодатель будет предоставлять работнику, например принтер, сканер и т.д.).

Работодатель обязуется предоставить работнику следующее программное обеспечение:

  • программу Контур.Бухгалтерия;
  • ___________________________ (напишите иное другое программное обеспечение, которое работодатель намерен предоставить работнику).

Предоставить работнику оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, работодатель обязуется _______________ (напишите срок, в течение которого соответствующее оборудование следует предоставить). Оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, предоставляется работнику путем _________ (как вариант: доставки по месту проживания работника)».

Также подробно в трудовом договоре прописывается, в какие сроки, по каким каналам связи и с какой периодичностью работник должен выходить на связь с работодателем, в каком формате он должен предоставлять отчетность, порядок документооборота. С дистанционным работником работает одно простое правило: чем подробнее, тем лучше.

Пример условия о предоставлении отчетности работником в трудовом договоре:

«Дистанционный работник предоставляет работодателю ежедневный и еженедельный отчет о проделанной работе. Ежедневный и еженедельный отчеты о проделанной работе предоставляются в электронной форме по электронному адресу _________. Ежедневный отчет предоставляется в рабочие дни работника в срок не позднее 18:00 по московскому времени. Еженедельный отчет предоставляется в срок не позднее 17:00 по московскому времени пятницы недели, за которую представляется отчет _____».

Также в трудовой договор необходимо внести условие о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Трудовой договор о дистанционной работе расторгают по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ст. 312.5 ТК РФ).

Дистанционного работника невозможно уволить за прогул, т.е. за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, ведь у дистанционного работника нет рабочего места.

Мало кто обращает внимание на не совсем удачную формулировку ст. 312.5 ТК РФ: в ней используется глагол «производится» в повелительном наклонении, т.е. норма императивная. И это значит, что работодатель обязан предусмотреть как условие трудового договора основания для увольнения такого дистанционного работника.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу дистанционного работника

Прием на работу дистанционного работника оформляется приказом, имеющим две особенности:

  • в строке «Условия приема на работу, характер работы» необходимо написать «дистанционная работа»;
  • если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то приказ также направляется в электронном виде и работник должен будет подписать его усиленной квалифицированной электронной подписью.

Шаг 5. Ведение трудовой книжки дистанционного работника

Выше уже было сказано о том, что сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, если достигнуто соглашение сторон. Это условие можно прописать в трудовом договоре. В других случаях при заполнении трудовой книжки необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 №225 и Постановлением Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69.

В трудовой книжке информация о характере дистанционной работы не пишется.

Шаг 6. Заполнение личной карточки дистанционного работника

На дистанционного работника также заполняется личная карточка по форме Т-2. Каких-либо особенностей, регулирующих порядок ее заполнения, в ТК РФ не предусмотрено.

Унифицированная форма личной карточки подразумевает проставление подписи работника при ее оформлении. В случае принятия на работу дистанционного работника работодателю следует отправить ему оформленную личную карточку в электронной форме. Работник должен подписать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить ее обратно работодателю.

При взаимодействии работника и работодателя в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи каждая из сторон (как работник, так и работодатель) обязана направлять уведомление о получении электронного документа. Срок, в течение которого нужно направлять такое уведомление, определяется работником и работодателем в трудовом договоре.

Итак, процедура приема на работу дистанционного работника разобрана пошагово. Однако осталось еще несколько важных нюансов, касающихся трудовых отношений с дистанционным работником. О них и пойдет речь далее.

Передача листка нетрудоспособности дистанционного работника

Как работнику передать листок нетрудоспособности в случае своей болезни? В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ для назначения пособия работник направляет листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением.

Выдача копий документов дистанционному работнику

Если дистанционный работник подает заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить ему эти копии:

  • по почте заказным письмом с уведомлением; или
  • в форме электронного документа, если это было указано в заявлении.

Увольнение дистанционного работника

При увольнении дистанционного работника приказ о расторжении (прекращении) трудовых отношений может оформляться в форме электронного документа. В этом случае работодатель в день прекращения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.

Выводы и рекомендации

  1. Самое главное работодателю правильно определить, какая работа будет действительно дистанционной. Например, если работодателю важно ограничить территорию выполнения работником трудовой функции, как это часто бывает с региональными представителями, это уже не подпадает под понятие дистанционной работы.
  2. Особое внимание необходимо уделить условиям трудового договора в части обеспечения работника необходимыми программами и детальному описанию должностных обязанностей.
  3. Оформить работника на дистанционную работу путем обмена электронными документами можно только в том случае, когда у него нет возможности приехать к работодателю. Для оформления от работника понадобится усиленная квалифицированная подпись.

В остальном оформление трудовых отношений с дистанционным работником — это обычная кадровая процедура.

Дистанционные работники, обособленные подразделения и применение УСНО

С 19 апреля 2013 года действует гл. 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников» ТК РФ. Соответственно, работники, которые и до указанных новшеств трудились дистанционно, начали выходить из тени – заключать трудовые договоры о дистанционной работе. Но легализация данной категории работников на практике вызывает у работодателей, в том числе у тех, кто применяет УСНО, вопросы.

Возникают ли у организации при принятии на работу дистанционных работников обособленные структурные подразделения с присущими им обязанностями по регистрации и уплате налогов? Не утрачивают ли при этом «упрощенцы» права на применение УСНО? Куда следует уплачивать налоги и страховые взносы с доходов дистанционных работников? Можно ли направлять таких сотрудников в командировки? Ответы на эти и другие вопросы, связанные с заключением с работником договора о дистанционной работе, – в предложенном материале.

Итак, уже четыре месяца действуют поправки, внесенные Федеральным законом от 05.04.2013 № 60-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» в ТК РФ. Данные новшества призваны урегулировать вопросы трудоустройства, связанные с таким видом труда, как дистанционная работа. При этом на практике у бухгалтеров возникают вопросы по реализации принципиально нового вида трудоустройства работников.

Дистанционные работники и возникновение обособленного подразделения

Какие обязанности по регистрации и уплате налогов возникают при этом у головной организации?

Во-вторых, изменяется порядок уплаты налогов, а именно НДФЛ с доходов работников, которые трудятся в этом обособленном подразделении. В соответствии с п. 7 ст. 226 НК РФ налоговые агенты – российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы НДФЛ в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения. Сумма НДФЛ, подлежащая уплате в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения, определяется исходя из суммы дохода, подлежащей налогообложению, начисляемой и выплачиваемой работникам этих обособленных подразделений.

Как разъясняют финансисты в Письме от 22.01.2013 № 03-04-06/3-17, изложенный порядок применяется независимо от наличия у обособленного подразделения отдельного баланса и расчетного счета.

Напомним: п. 2 ст. 230 НК РФ установлено, что налоговые агенты представляют сведения о доходах физических лиц в налоговый орган по месту своего учета. Обязанность налоговых агентов представлять сведения о доходах физических лиц в налоговый орган по месту своего учета корреспондирует с обязанностью налоговых агентов уплачивать совокупную сумму налога, исчисленную и удержанную налоговым агентом у налогоплательщика, в отношении которого он признается источником выплаты дохода, по месту учета налогового агента в налоговом органе. Таким образом, сведения о доходах работников обособленного подразделения следует представлять в налоговый орган по месту учета соответствующего обособленного подразделения, в который перечисляется НДФЛ за таких работников.

Что касается отчетности по налогу, уплачиваемому при УСНО, то на основании п. 1 ст. 346.23 НК РФ по итогам налогового периода налогоплательщики представляют налоговую декларацию в налоговый орган по месту нахождения организации. Следовательно, декларация при УСНО представляется только по месту налогового учета головной организации. При этом уплата налога и авансовых платежей по нему производится также по месту нахождения организации (п. 6 ст. 346.21 НК РФ).

Для целей исчисления и уплаты страховых взносов используется свое понятие обособленного подразделения, которое дано в п. 11 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее – Федеральный закон № 212-ФЗ). Обязанности организации по исчислению, уплате страховых взносов и представлению отчетности исполняют только те обособленные подразделения, которые имеют отдельный баланс, расчетный счет и начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц. В случае с дистанционными работниками речь не идет об отдельном балансе и вряд ли будет открываться отдельный расчетный счет. Соответственно, в данном случае страховые взносы исчисляются и уплачиваются работодателем в общем порядке.

В-третьих, для «упрощенцев» отдельно стоит вопрос о том, не утрачивают ли они право на применение УСНО с открытием обособленного подразделения. Ответ на него постоянно дают представители Минфина: если организация создала обособленное подразделение, то есть территориально обособленное от организации подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места, и это подразделение не является филиалом или представительством, такая организация вправе применять УСНО на общих основаниях (письма от 14.03.2013 № 03-11-06/2/7715, от 20.06.2013 № 03-11-06/2/23305) .

Таким образом, создание обособленного подразделения действительно имеет определенные последствия для организации, например, в виде постановки на налоговый учет по месту нахождения этого обособленного подразделения, а также другие последствия, о которых было сказано выше, при этом «упрощенцы» не утрачивают права на применение данного спецрежима. Соответственно, важно выяснить, будет ли заключение трудового договора о дистанционной работе приравнено к созданию обособленного подразделения.

Из определения, данного в п. 2 ст. 11 НК РФ, следует, что подразделение для целей налогообложения будет признано обособленным в случае создания стационарного рабочего места на срок более одного месяца независимо от отражения данной информации в учредительных документах и полномочий, которыми оно наделяется.

Как правило, дистанционный работник принимается на работу на срок более одного месяца и место работы у него вроде бы стационарное – его дом. Таким образом, определяющие критерии соответствуют нормам ст. 11 НК РФ. Или нет? При этом в ст. 312.1 ТК РФ дано следующее определение дистанционной работы.

Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета.

Представители Минфина дают следующие разъяснения по данному вопросу: в определении дистанционной работы имеются признаки, отличные от характерных признаков обособленного подразделения организации, указанных в п. 2 ст. 11 НК РФ.

В соответствии с п. 9 ст. 83 НК РФ в случае возникновения у налогоплательщика затруднения с определением места постановки на учет в налоговом органе решение на основе представленных им сведений принимается налоговым органом.

Налогоплательщик вправе обратиться в налоговый орган по месту нахождения организации или налоговый орган по месту осуществления деятельности организации, который принимает указанное решение исходя из представленных организацией документов о выполнении ее работниками дистанционной работы

(письма Минфина РФ от 01.07.2013 № 03-02-07/1/24992, от 04.07.2013 № 03-02-07/1/25829, от 17.07.2013 № 03-02-07/1/27861, от 19.07.2013 № 03-03-06/1/28350).

Итоговый вывод, конечно, интересный. Представители Минфина все-таки пришли к выводу, что понятие «дистанционная работа» отличается от понятия «обособленное подразделение», приведенного в НК РФ. Соответственно, заключение договора о дистанционной работе не приводит к возникновению обособленного подразделения. Но финансисты не делают такого однозначного вывода, а говорят о праве налогоплательщика обратиться в налоговый орган, который примет решение исходя из конкретной ситуации. Зачем обращаться в налоговый орган в данном случае? Непонятно. По мнению автора, согласно действующим нормам заключение договора о дистанционной работе не приводит к возникновению обособленного подразделения со всеми вытекающими последствиями. Обратное утверждение противоречит здравому смыслу: для дистанционной работы нужны только сам работник и выход в Интернет. Для создания же обособленного подразделения элементарно нужно помещение (находящееся в собственности или арендованное). По какому адресу следует регистрировать дистанционного работника в качестве обособленного подразделения? По месту его жительства, то есть регистрации? Но он может там, во-первых, не проживать, а во-вторых, не работать. Благо современные средства позволяют в определенных случаях работать, где душе угодно.

Что же касается исчисления и уплаты НДФЛ и страховых взносов с доходов, выплачиваемых дистанционным работникам, то эти налоги и страховые взносы уплачиваются работодателем по месту его нахождения в обычном порядке, как и при расчетах с другими работниками.

Можно ли отправить дистанционного работника в командировку?

Данный вопрос был рассмотрен Минфином в письмах от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978, от 08.08.2013 № 03-03-06/ 1/31945. Вот к каким выводам пришли чиновники.

По заключению Минтруда, на дистанционных работников согласно ст. 312.1 ТК РФ распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников» ТК РФ.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Из определения дистанционной работы, приведенного в ст. 312.1 ТК РФ, следует, что для работника местом постоянной работы является место его нахождения. В связи с этим поездка работника в место нахождения работодателя является командировкой, следовательно, на работника в соответствии со ст. 167 ТК РФ распространяются гарантии при направлении его в служебные командировки, установленные данной статьей.

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему расходы на проезд, расходы на наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Статьей 168 ТК РФ также установлено, что порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом.

Работник направляется в служебную командировку по инициативе работодателя и в его интересах, поэтому расходы на оплату суточных осуществляются именно в интересах работодателя, а не работника.

В силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, – убытки), осуществленные налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В силу пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности:

– на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

– на наем жилого помещения;

– на оплату суточных или полевого довольствия.

Финансисты приходят к выводу, что расходы на командировку дистанционного работника налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Что же касается «упрощенцев», то они учитывают расходы также в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ. Кроме того, согласно пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при УСНО учитываются расходы на командировки, в частности:

– на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

– на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

– на оплату суточных или полевого довольствия;

– на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

– на уплату консульских, аэродромных сборов, сборов за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иных аналогичных платежей и сборов.

Указанные расходы принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 264 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Отсюда можно сделать вывод, что «упрощенцы» также вправе учесть в расходах затраты на командировку дистанционного работника.

Что касается удержания НДФЛ в данном случае, то в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

Соответственно, при направлении работодателем своего работника, выполняющего работу дистанционно, в командировку вне места его постоянной работы, указанного в трудовом договоре, к суммам возмещения командировочных расходов работника применяются нормы п. 3 ст. 217 НК РФ. Напомним, что внутри страны не облагаются НДФЛ суточные в размере не более 700 руб., а также фактически произведенные и документально подтвержденные командировочные расходы.

Относительно страховых взносов отметим, что согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами расходы на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за ее пределами: суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы на наем жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. Под данную норму подпадают и командировочные расходы дистанционных работников, так как на них распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

  1. Подробнее об обособленных подразделениях и праве на применение УСНО читайте в статье Е. П. Зобовой «Обособленные рабочие места и применение УСНО», № 5, 2013.

Дистанционные работники: что нужно знать бухгалтеру

Развитие техники и средств связи привели к тому, что у многих работников пропала необходимость находиться в офисе для исполнения трудовой функции. Так, вне офиса вполне могут работать юристы, бухгалтеры, дизайнеры, айтишники и даже специалисты отдела продаж, если используется телемаркетинг. Не так давно этот факт признали и законодатели, закрепив определенные правила для удаленной работы в Трудовом кодексе. Как правильно оформлять таких сотрудников? Можно ли перевести на «дистанционку» действующих работников? На какие «подводные камни» может наткнуться бухгалтер в связи с удаленной работой сотрудников? На эти и другие вопросы мы ответим в настоящей статье.

В чем выгода

Дистанционная работа — это удобно и для работника, которому не нужно тратить время, деньги и силы на ежедневные поездки в офис, и для работодателя, который может не только экономить на расходах по организации стационарного рабочего места (аренда, связь, техника, программы, поддержка), но и более гибко подходить к найму персонала. Ведь дистанционный работник может работать не только вне офиса, но и из другого города и даже из другой страны. На эту же чашу весов ложатся и поведенческие стереотипы молодых сотрудников, которые изначально более ориентированы на работу вне офиса.

Все эти факторы, взятые вместе, приводят к возрастающей популярности удаленной работы. Но законодательство до недавнего времени такое явление, как «дистанционная работа» обходило стороной, и работодатели были вынуждены изобретать различные «схемы». Но вот в прошлом году Федеральным законом от 05.04.13 № 60-ФЗ Трудовой кодекс, наконец, был дополнен новой главой 49.1, посвященной особенностям регулирования труда дистанционных работников.

В чем отличие от надомной работы

Первое, на что стоит обратить внимание при изучении положений новой главы ТК РФ, — это отличие «дистанционщика» от надомника. Ведь регулирование надомного труда в ТК РФ было изначально, но на практике для оформления отношений с теми, кто не сидит в офисе «с девяти до шести» эти нормы не применялись. И вот почему.

Во-первых, нормы о надомниках устроены таким образом, что регулируют трудовую деятельность производственного характера. Такой вывод следует уже из определения, данного в статье 310 ТК РФ: надомник — это лицо, заключившее трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. Т.е. речь идет о чем-то материальном, создаваемом руками сотрудника. Применить эту статью к юристу, бухгалтеру, редактору сайта или дизайнеру, согласитесь, непросто.

Во-вторых, надомник, согласно ТК РФ, — полноценный работник, в отношении которого нужно выполнять все предусмотренные Кодексом процедуры (полноценное оформление, оборудование рабочего места, обеспечение его безопасности и выполнения им требований охраны труда и т п.). А это в ситуации с дистанционным работником невозможно. С ним один-то раз встретиться для заключения договора не всегда возможно.

Эти недостатки и попытался устранить законодатель, принимая нормы об удаленной работе. Теперь в Кодексе четко указано, что дистанционный работник выполняет трудовую функцию. При этом он выполняет ее вне места нахождения работодателя (филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения) и даже вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. Взаимодействие между работником и работодателем происходит по телекоммуникационным сетям общего пользования, в том числе посредством интернета (ст. 312.1 ТК РФ). По общему правилу работник самостоятельно обеспечивает себя рабочим местом и техникой.

Дистанционному сотруднику не требуется проходить медицинский осмотр, трудовой договор с ним можно заключить и расторгнуть в электронной форме. Наконец, «дистанционщику» не обязательно делать запись в трудовой книжке, оплачивать сверхурочную работу и обеспечивать безопасность труда в полной мере. В общем, условия куда более реалистичные для выполнения, нежели правила для надомников.

Как правильно составить договор

Перейдем от теории к практике. Первым делом рассмотрим, какие формулировки нужно включить в трудовой договор, если планируется, что работник будет трудиться дистанционно.
Так, в договоре надо обязательно указать на характер работы. Например, это может быть такая формулировка: «Работник выполняет предусмотренную настоящим трудовым договором трудовую функцию вне места расположения работодателя (дистанционно)». Местом работы указываем адрес сотрудника (или иной адрес по его желанию) — этого требует статья 57 ТК РФ. Требуется указать и режим работы, так как статья 57 ТК РФ исключений для дистанционного труда не делает. Тут формулировка будет стандартной: «Работнику устанавливается нормальная продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю, пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями — суббота и воскресенье, продолжительность ежедневной работы — 8 часов».

Далее в договоре нужно зафиксировать положения, касающиеся подчинения работника правилам внутреннего трудового распорядка (ст. 15 ТК РФ). Здесь мы рекомендуем такую формулировку: «На работника распространяются Правила внутреннего трудового распорядка в части, не противоречащей сути условия настоящего трудового договора о дистанционной работе».

В договоре нужно установить порядок обеспечения сотрудника различными ресурсами. Так, можно указать, что «работник самостоятельно обеспечивает себя компьютером, телефонной связью и доступом к сети интернет». А можно возложить подобную обязанность и на работодателя: «Не позднее 5 рабочих дней с даты заключения настоящего трудового договора работодатель обязуется предоставить работнику компьютер, телефон, обеспечить наличие интернет-соединения». Третий вариант —зафиксировать обязанность работодателя по компенсации затрат сотрудника на технику и (или) оплату телефона и интернета. Например, так: «Работодатель обязуется не позднее пятого числа каждого месяца компенсировать расходы работника по оплате счетов за интернет и мобильный телефон по фактическим затратам, но не более 10 тыс. рублей в месяц. Компенсация выплачивается в соответствии с Положением о компенсации расходов работникам, занятым вне места расположения работодателя (дистанционно), утвержденным работодателем».

Наконец, в договоре надо зафиксировать сроки и порядок сдачи работы, а также порядок и периодичность коммуникаций с работодателем, указав адреса электронной почты, на которые работник должен отправлять все свои сообщения работодателю.

Что писать в Табеле учета рабочего времени

Обязанность работодателя по учету времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ), в связи с дистанционной работой не отменяется. На наш взгляд, табель на «дистанционщика» можно заполнять так: в будние дни ставить явку (код «Я» или «01»), в выходные и праздники — отдых (код «В» или «26»). Количество отработанных часов ставим в соответствии с трудовым договором.

Можно пойти и другим путем, зафиксировав в трудовом договоре, что работник распределяет рабочее время и время отдыха по своему усмотрению (вариант, предусмотренный статьей 312.4 ТК РФ в качестве основного), и извещает о режиме работы работодателя письменно. В таком случае можно заполнять Табель на основании отчетов сотрудников. Но этот вариант законодательно не урегулирован, поэтому мы бы не рекомендовали применять его повсеместно. Тем более что это может повлечь и налоговые проблемы (см. ниже вопрос про компенсации).

Перевести работника на «дистанционку»

На дистанционную работу можно принимать не только новых сотрудников, но и переводить «действующих». Для этого нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору. Предмет этого соглашения — изменение характера труда. Соответственно, в соглашение включаете все формулировки, касающиеся нового режима труда, которые мы приводили выше. Не забудьте указать дату, с которой применяется новый порядок работы.

«Дистанционная» командировка

Следующий интересный момент, с которым может столкнуться бухгалтер — выплата командировочных дистанционному сотруднику. Например, «дистанционный» юрист может выезжать в другие города для участия в рассмотрении дела, или посещать различные семинары и форумы. Возникает логичный вопрос: могут ли у сотрудника, работающего дистанционно, быть командировки? И, соответственно, примет ли налоговая такие расходы?

В силу статьи 312.1 НК РФ на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ. Каких-либо исключений для командировки указанная глава не содержит. Таким образом, работодатель может направить дистанционного работника в служебную командировку. И, соответственно, учесть все связанные с этим расходы при налогообложении.

Регистрировать ли обособленное подразделение

Отметим еще один важный для бухгалтера пункт: прием сотрудника на дистанционную работу гарантированно не влечет образования обособленного подразделения. Ведь в статье 312.1 Трудового кодекса прямо сказано, что подобная работа выполняется вне обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. А согласно статье 11 Налогового кодекса обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места.
Как видим, эти два определения прямо противоречат друг другу. Так что речи о регистрации подразделения в данном случае не идет.

Учет компенсаций

Статья 312.3 Трудового кодекса предусматривает возможность установить для дистанционных работников компенсации, связанные с использованием личного имущества для выполнения работы. Причем компенсировать можно не только расходы на связь и интернет, но и оплачивать «амортизацию» компьютера, планшета и иного оборудования. Тут важно, чтобы это условие было зафиксировано именно в трудовом договоре, а не в отдельном документе (служебной записке с визой или приказе), как это допускает статья 188 ТК РФ в отношении обычных работников.

Еще один нюанс связан с распределением компенсируемых расходов на произведенные в связи с выполнением трудовых обязанностей и вне их. Для расходов в виде абонентской платы такое распределение можно проводить на основании соотношения количества рабочих часов и общего количества часов в периоде. Эти данные, понятно, нужно взять из трудового договора и Табеля учета рабочего времени.

По расходам, которые можно четко отнести к тому или иному времени (оплата расходов на связь, например, или по оплате тех или иных программ, доступов и т п.) работодателю также важно знать — в рабочее ли время произведен тот или иной расход. Но в условиях, когда работник сам определяет режим рабочего времени и времени отдыха, это сделать затруднительно. Соответственно, нужно либо требовать с работника соответствующий отчет и сохранять его в бухгалтерии, либо установить в трудовом договоре четкую продолжительность рабочего времени.

Ссылка на основную публикацию