График отпусков на 2020 год: скачать бланк и образец

Содержание

График отпусков. Образец заполнения по форме Т-7

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

  • В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
  • Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
  • Затем проставить дату заполнения документа.
  • Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

  1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
  2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

  • внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
  • женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
  • несовершеннолетние сотрудники;
  • работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
  • супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
  • граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

Как заполнить график отпусков на 2020 год

В соответствии со статьей 123 ТК РФ , график следует утвердить за две недели до наступления нового года. Чтобы не ошибиться в заполнении, рекомендуем вам ориентироваться на представленный в статье образец заполнения графика отпусков по унифицированной форме Т-7. Утверждение его в течение двух последних недель декабря — после 16.12.2019 — является нарушением трудового законодательства. Таким образом, утвердите его до этой даты.

Существует унифицированная форма Т-7, содержащаяся в альбоме унифицированных форм (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Но с 01.01.2013 эти формы не являются обязательными к применению (п. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать первичку с обязательным включением в нее реквизитов, установленных п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Оформленную форму либо утвердите приказом руководителя, либо попросите его поставить подпись в поле «Утверждаю» формы Т-7.

Кроме того, дополнительные дни отдыха появились у сотрудников для прохождения диспансеризации (у «обычных» сотрудников в возрасте до 39 лет — 1 день раз в 3 года, у работников старше 40 лет и предпенсионеров — 2 дня ежегодно) ( ст. 185.1 ТК РФ ). Сроки диспансеризации определены Приказом Минздрава России от 13.03.2019 N 124н «Об утверждении порядка проведения профилактического медицинского осмотра и диспансеризации определенных групп взрослого населения». В 2020-м проходят диспансеризацию граждане 2002, 1999, 1996, 1993, 1990, 1987, 1984, 1981, а те, кто старше — ежегодно. Пока нет четких ведомственных указаний, обязательно ли включать эти дни в план отпусков , но учесть это обстоятельство необходимо.

Заполняем форму пошагово

Форма должна утверждаться с заполненными столбцами 1–6. Рассмотрим, как составить заполнить и утвердить график отпусков на 2020 пошагово. Для примера заполнения нами используется унифицированная форма Т-7 (бланк, как уже упоминалось, взят из альбома унифицированных форм). Но разрешено использовать и график отпусков в Excel (программа позволяет создать удобный планировщик — умный график отпусков, автоматизирующий учет, он дан в приложении к статье).

Шаг 1

Заполняем поле «Наименование организации». Для этого прописываем полное наименование организации без сокращений.

Шаг 2

При наличии профсоюза заполняем поле «Мнение выборного профсоюзного органа»: проставляется дата и надпись «Учтено». При отсутствии таковой указывается «Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)».

Шаг 3

Присваиваем номер документу, дату составления, указываем, на какой год он составляется.

Шаг 4

Заполняем столбцы 1–6: названия структурных подразделений, наименование должности, Ф.И.О. работников пишем, не сокращая. В 5-м столбце цифрами указывается длительность в календарных днях. В гр. 6 ставят дату, с которой он начинается.

В случае если период отдыха делится на несколько частей, каждая часть пишется в отдельной строке.

Также разрешено в столбце 6 указывать продолжительность, а не дату начала.

Подписывает документ начальник отдела кадров.

Утверждаем график и знакомим с ним сотрудников

После заполнения всех полей и столбцов необходимо утвердить документ на самом бланке — форма Т-7 содержит для утверждения специальное поле. А можно и издать приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год (образец показывает самые распространенные формулировки).

Столбцы 7–10 заполняются вручную по мере фактического ухода сотрудников на отдых. Если произошли изменения и время отдыха предоставляется не тогда, когда было запланировано, в графе 8 указывается основание для переноса — реквизиты приказа о переносе или заявление работника. В графе 9 указывают планируемую дату начала отдыха.

Гр. 10 «Примечание» заполняется при наличии необходимых примечаний, например, указывают причину переноса отдыха (по заявлению работника, другое основание), основания для отзыва, др.

Итак, мы рассмотрели пошагово, как заполнить шаблон графика отпусков на 2019 год: в Excel или в унифицированной форме Т-7 — не важно, принцип заполнения одинаков.

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

График (оригинал) хранится обычно в отделе кадров в течение одного года (п. 693 Приказа 25.08.2010 № 558). Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства. Значит, он хранится до 31.12.2020 включительно.

За отсутствие документа виновный привлекается к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа:

  • для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
  • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Также для юрлиц в качестве меры наказания используется приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Как составить график отпусков на 2020 год

Унифицированная форма: обязанность или добровольное использование

На основании ст. 123 ТК РФ , работодатели регулярно составляют план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже чем за 2 недели до окончания текущего года. Так, шаблон графика отпусков в excel на 2020 год утверждается до 17.12.2019. Это крайний срок.

Закон не требует использовать конкретный бланк, и не страшно, если форма графика отпусков на 2020 год у работодателя отличается от унифицированного шаблона Т-7, утв. Постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1. Но все реквизиты разработанного документа должны совпадать с теми, которые включает унифицированный бланк.

Шаблонный график отпусков на 2020 год (бланк)

Инструкция по заполнению на примере унифицированной формы Т-7

Предлагаем в качестве примера, как составить график отпусков на 2020 год, образец заполнения унифицированного бланка. Представленный вариант актуален для компаний, где оформляют форму Т-7 в бумажном варианте, но он же поможет и тем кадровикам, которые хотят узнать, как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2020 год в 1С: порядок и правила заполнения аналогичные.

Отметим, что в некоторых компаниях сначала выпускают специальное распоряжение, в котором указывают:

  • кто и в какие сроки утверждает график;
  • в какой период знакомит сотрудников с его нормами.

Общество с ограниченной ответственностью «Пион»

ПРИКАЗ

«12» декабря 2020 года

Об утверждении графика отпусков

В соответствии с частью 1 статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации, с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации от 11 декабря 2020 года № 52, полученного в соответствии с положениями статьи 372 Трудового кодекса Российской Федерации

1. Утвердить прилагаемый график отпусков работников ООО «Пион» на 2020 год.

2. Начальнику отдела кадров И.И. Иванову обеспечить в течение 2020 года:

2.1. Соблюдение утвержденного графика отпусков.

2.2. Извещение работников о времени начала отпусков, установленных графиком, под подпись не менее чем за две недели до начала отпусков.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

С приказом ознакомлены:

начальник отдела кадров

12 декабря 2020 года

Заполнение и работу с бланком разделим на несколько этапов.

Этап первый. Заполнение

1. В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.

2. Во второй — наименование должности лица из этого подразделения, в соответствии со штатным расписанием (форма Т-3).

3. В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.

4. В четвертый столбец записываем табельный номер лица — его посмотрите либо в личной карточке (форма Т-2), либо в приказе о приеме работника (форма Т-1).

5. В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, они все суммируются.

6. В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отдыха.

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Если у вас нет профсоюза, вам ничего согласовывать не надо. Если есть, то, в соответствии со статьей 123 ТК РФ, проект утверждает руководитель, но с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ. В случае разногласий с профсоюзом руководитель вправе утвердить подготовленный документ, но профсоюзу разрешается обжаловать это решение в государственной инспекции труда или в суде.

Этап третий. Подписание

1. В графу «Наименование организации» на титульной странице документа вносим сведения о наименовании организации в соответствии с учредительными документами (если название написано заглавными буквами, пишем заглавными) без каких-либо сокращений.

2. В поле «Код» проставляем число из восьми цифр в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

3. При необходимости вносим сведения о реквизитах документа, которым профсоюз уведомил работодателя о своем мнении относительно проекта графика.

4. Присваиваем порядковый номер, текущую дату, период, на который составлен документ.

5. Документ подписывает на последней странице руководитель кадровой службы или лицо, исполняющее его обязанности.

6. Отправляемся к руководителю для утверждения.

Этап четвертый. Утверждение

Для утверждения есть два способа. Какой выбрать, решайте самостоятельно: закон не регламентирует этот вопрос.

1. Руководитель ставит подпись, фамилию, инициалы и дату в соответствующих графах документа на первом листе. Формально документ утвержден.

2. Готовится приказ, которым утверждается и согласуется график отпусков на 2020 год. Он идет приложением к приказу.

Первый и второй варианты одинаково законны, разница в сроках хранения: в первом случае — до 31 декабря следующего года, во втором случае — 5 лет.

Этап пятый. Ознакомление

Унифицированная форма Т-7 не имеет столбца для подписи в ознакомлении с графиком, но Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 24.03.1999 № 20 позволяет работодателю вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Изменения оформляются локальным нормативным актом (приказ или распоряжение на фирменном бланке), которым добавляются 11 и 12 столбцы в форму Т-7. В указанных столбцах предусматривается возможность для проставления даты и подписи работника при ознакомлении с графиком.

Работодателям разрешено использовать и иные варианты ознакомления подчиненных с этим документом, важным остается дата ознакомления работника с периодом предстоящего отдыха (не менее чем за две недели, в соответствии со статьей 123 ТК РФ).

Этап шестой. Убытие в отпуск

Когда форма Т-7 (иной бланк) утверждена, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить документ невозможно. Дальнейшие действия такие:

1. Работник пишет заявление на отпуск. Внимательно читайте его: ГИТ штрафует, если работодатель по собственному усмотрению добавляет к отпуску субботу и воскресенье, когда период отдыха завершается в пятницу. Это неправомерно, настаивают в Роструде.

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.

5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносят сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы. К примеру, вы можете подготовить и скачать бесплатно график отпусков на 2020 год в excel с учетом праздников, утвержденных на федеральном и региональном уровнях. Надо еще учитывать, что иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае — руководитель предприятия).

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 помните, что все они вносятся тем же порядком, которым утвержден бланк (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берут либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график.

Заполненный бланк графика отпусков на 2020 год (образец)

Формирование умного графика отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать бесплатно график отпусков на 2020 год в excel с учетом праздников — «сервис», который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

Во вкладке «Сформировать график» нажмите кнопку и появится заполненный данными унифицированный бланк.

Обязательно загляните во вкладку «Ближайшие отпуска». В колонке (выделено красным) перечислены все федеральные праздничные дни. Если в вашем регионе добавлены дополнительные нерабочие даты, дополните колонку. Программа автоматически учтет их при расчете периода отдыха.

А если нажать на кнопку «Ближайшие отпуска», в таблице появится список работников, которых вскоре придется отправить отдыхать. Ее легко распечатать и разослать начальникам подразделений или оставить себе, чтобы ни о чем не забыть.

График отпусков на 2020 год

grafik_otpuskov_na_2020_god.jpg

Похожие публикации

График отпусков – это сводный документ, содержащий информацию о датах ухода в основные и дополнительные оплачиваемые отпуска всех работников, трудящихся в организации. Его наличие обязательно у всех без исключения работодателей. Узнать, как правильно составить график отпусков на 2020 год можно из нашей статьи.

Как составить график отпусков на 2020 год

Очередность предоставления отпусков регулируется ст. 123 ТК РФ. Поэтапно составление графика происходит следующим образом:

Сначала даты ухода в отпуск согласуются сторонами трудовых отношений. Работодатель должен учитывать пожелания работников по планируемым датам отдыха, но при этом исходить из производственной возможности компании – уход работника в отпуск не должен нарушать нормальный ход работы предприятия. Поэтому необходимо правильно распределить даты отпусков с учетом пожеланий работников и потребностей работодателя. Исключение – льготные категории, которым работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время (несовершеннолетние, почетные доноры, родители несовершеннолетних детей-инвалидов, многодетные родители детей до 12 лет, и т.д.).

При составлении графика должно учитываться мнение профсоюзного органа, если таковой имеется на предприятии (ст. 372 ТК РФ). Он рассматривает проект графика отпусков (в течение 5 рабочих дней) и проверяет, не нарушены ли права льготных категорий работающих, а также остальных сотрудников. Если нарушения профсоюзом выявлены, график должен быть пересмотрен.

Согласованный график утверждает руководитель предприятия.

С графиком знакомят каждого сотрудника под роспись.

Утвержденный график отпусков является обязательным как для работодателя, так и работника.

График отпусков 2020 скачать бесплатно можно по ссылке ниже.

Когда утверждать график отпусков на 2020 год

Еще один важный момент при издании этого документа – срок утверждения графика отпусков на 2020 год. Определенная дата в законодательных актах не установлена, поэтому работодатель самостоятельно решает, когда ему составлять график. Но при этом должно быть соблюдено следующее условие: между датой утверждения графика и первым днем года, на который он составлен, должно быть не менее 14 дней.

Таким образом, крайняя дата оформления графика отпусков на 2020 год – 17 декабря 2019 года.

Если график отпусков на предприятии не принят, работодателю грозит предупреждение или штраф по ст. 5.27 КоАП РФ: для ИП и должностных лиц 1-5 тыс. руб., для организаций – 30-50 тыс. руб.

График отпусков: образец заполнения 2020 год

График отпусков на 2020 год можно составить, используя унифицированную форму Т-7, или разработать его форму самостоятельно, но при этом в нем должны содержаться все необходимые сведения, включая данные работника и планируемое время его отпуска.

Несмотря на то, что законодательство разрешает самостоятельно разрабатывать шаблон графика отпусков на 2020 год, большинство компаний предпочитает использовать наиболее удобную готовую форму Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Унифицированный бланк Т-7 включает следующие реквизиты:

Реквизиты документа профоргана (если при составлении учитывалось его мнение);

Дата, номер документа и год, на который составлен график;

Строки для утверждения графика руководителем (ФИО, должность, подпись, дата утверждения).

Основная таблица формы Т-7 – это и есть график, он содержит следующие данные:

наименование структурного подразделения;

должность и ФИО работника, его табельный номер;

количество дней отпуска (основного, дополнительного);

предполагаемая дата ухода в отпуск;

фактическая дата начала отпуска (эти данные вносятся в течение года);

дата и основание перенесения отпускных дат, если таковые будут иметь место (заявления, приказы об отзыве и т.д.).

Подписывает составленный документ руководитель отдела кадров, либо лицо, которому поручены эти обязанности.

График отпусков – обязательный документ, в котором содержатся сведения обо всех очередных отпусках сотрудников. Обычно он составляется на бланке по форме Т-7. Этот документ утверждается не позднее, чем за 14 календарных дней до начала года. В 2019 году крайняя дата его подписания – 17 декабря.

Образец графика отпусков на 2020 год:

grafik_otpuskov.jpg

График отпусков на 2020 год скачать в Excel можно ниже.

График отпусков на 2020 год: топ-10 важных вопросов

Syda_Productions / Depositphotos.com

Приближается конец года, но для того, чтобы завершить его по всем правилам, установленным Трудовым кодексом, кадровикам уже сейчас необходимо наметить планы на следующий календарный год. Для этого, в первую очередь, нужно утвердить график отпусков работников организации.

До окончания нормативного срока утверждения графиков отпусков на 2020 год осталось меньше недели. Мы составили топ-10 ключевых вопросов, касающихся графика отпусков, некоторые из которых являются проблемными и до сих пор не имеют однозначных ответов.

Когда утверждать график отпусков?

ТК РФ предписывает работодателям утверждать график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Обычно этот срок приходится на 17 декабря, о чем указывает в своих разъяснениях и Минтруд России (письмо Минтруда России от 8 декабря 2017 г. № 14-2/ООГ-9399). При этом в силу ч. 4 ст. 14 ТК РФ, если последний день срока выпадает на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший рабочий день. По мнению Минтруда России, это правило актуально и для срока утверждения графика отпусков.

Однако в целях недопущения нарушения трудового законодательства, связанного с несвоевременным утверждением графика отпусков, целесообразно все же не затягивать его оформление. Тем более, что ТК РФ не запрещает утверждать график отпусков в более ранние сроки, чем за две недели до Нового года. Фактическая дата готовности документа должна быть указана в графе “Дата составления”. Если же организация создана в течение календарного года, на который утверждается график отпусков, то последний следует составлять и дополнять по мере трудоустройства работников.

Локальный нормативный акт или нет?

На этот вопрос до сих пор нет однозначного ответа ни в законодательстве, ни в судебной практике. Не вносят ясность по нему и представители уполномоченных органов. Правовая природа графика отпусков в ТК РФ не определена – в действующих нормах закона он рассматривается как ежегодно оформляемый документ, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Между тем, в ч. 1 ст. 123 ТК РФ дан намек на отнесение графика отпусков к локальным нормативным актам (указано, что работодатель при утверждении графика отпусков должен руководствоваться порядком учета мнения профсоюза, установленным для принятия локальных нормативных актов). В пользу отнесения графика отпусков к локальным нормативным актам говорит и положение о том, что график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6).

ФОРМА

В свою очередь, приверженцы противоположной точки зрения отмечают, что норма локального нормативного акта устанавливает правило общего характера, адресованное неопределенному кругу лиц, а график определяет время отпуска конкретных работников, поэтому данные понятия не соотносятся между собой. Кроме того, форма Т-7 “График отпусков” утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 как форма первичной учетной документации. Помимо общего признака – разработка работодателем – других совпадений в определениях терминов “график отпусков” и “локальный нормативный акт” нет. Документы преследуют разные цели – локальный нормативный акт направлен на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей сторон трудовых отношений, а график отпусков – на систематизацию информации по отпускам. Кроме того, если первый рассчитан на неоднократное применение в отношении неопределенного круга лиц, то второй относится к конкретным работникам и актуален в течение календарного года, на который утверждается.

Знакомить работников с графиком отпусков или нет?

Решение указанного вопроса напрямую зависит от ответа на предыдущий вопрос. Так, если признать график отпусков локальным нормативным актом, то, руководствуясь прямой нормой ТК РФ об обязательности ознакомления работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), следует знакомить работников и с графиком отпусков (Определение Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 11 ноября 2015 г. № 33-4270/2015, определение Челябинского областного суда от 24 февраля 2014 г. № 11-1778/2014).

Однако, если учесть, что отдельной нормы об обязанности работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись в ТК РФ нет, равно как и нормы об отнесении графика отпусков к локальным нормативным актам, то не должна применяться и ответственность за неознакомление с этим документом. Для исполнения обязанности работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в данном случае достаточно заблаговременного (не позднее чем за две недели) извещения конкретного работника о времени начала его отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Как составить график отпусков?

График отпусков может составляться либо по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (она носит рекомендательный, а не обязательный характер), либо по иной форме, разработанной в организации. График составляется в виде таблицы с указанием в отношении каждого работника дат (или месяцев) ухода в отпуск в конкретном календарном году. Документ подписывается начальником отдела кадров и руководителем или уполномоченным им лицом.

При необходимости дополнения графика отпусков данными о новых сотрудниках работодатели обычно заполняют еще одну форму, утверждая ее как дополнение к графику отпусков в порядке, аналогичном порядку утверждения самого графика.

Исходя из того, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, изменение его по воле одной из сторон недопустимо. Однако, если на корректировку графика отпусков из-за переноса сроков отпуска согласны и работник, и работодатель, то закон этому не препятствует (определение Московского городского суда от 26 марта 2015 г. № 33-5833/15).

Кого можно не включать в график отпусков?

Если работник находится в отпуске по уходу за ребенком, то его можно не включать в график отпусков, если его отпуск приходится на весь календарный год. “Женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком с сохранением права на получение пособия по обязательному социальному страхованию и при этом работающей на условиях неполного рабочего времени или на дому, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, поскольку использование двух и более отпусков одновременно ТК РФ не предусматривает”, – указывается в п. 20 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 28 января 2014 г. № 1 “О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних”. Но не запрещено указывать информацию о нахождении работника в отпуске по уходу за ребенком в графике отпусков, например, в графе “Примечания”.

Однако, если отпуск по уходу за ребенком закончится в том году, на который составляется график отпусков, то невключение работника в график уже будет нарушением.

Требуется ли согласие на разделение отпуска на части при утверждении графика отпусков?

По общему правилу, отпуск предоставляется полностью. Разделение его на части допускается только по соглашению сторон при условии, что одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Причем работнику и работодателю необходимо согласовать как сам факт разделения отпуска, так и продолжительность каждой его части. Следовательно, утверждение графика отпусков, которым запланировано предоставление отпуска по частям, при отсутствии соглашения сторон о его разделении неправомерно. Подпись работника об ознакомлении с графиком отпусков или с приказом о его предоставлении сама по себе не выражает волю сотрудника, направленную на разделение отпуска на части, в том числе и на разделение именно таким образом.

Для нивелирования возможных претензий со стороны инспекторов труда работодателю, помимо ознакомления работника с графиком отпусков под роспись, следует либо получить от него заявление с указанием продолжительности частей отпуска, либо заключить с ним соглашение. Еще один вариант – дополнить график отпусков специальной графой с отметкой о согласии работника с разделением отпуска на части.

Однако, как показывает практика, контролирующие органы и суды могут придерживаться иной позиции по данному вопросу.

Кто имеет преимущественное право при выборе дат в графике отпусков?

При составлении графика отпусков работодатель и выборный профсоюзный орган должны учитывать, что действующее законодательство предоставляет отдельным категориям работников право использовать свой отпуск в летнее или иное удобное для них время. Так, уйти в отпуск независимо от запланированных в графике отпусков дат вправе:

  • несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
  • работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
  • один из родителей (опекунов, попечителей), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
  • инвалиды войны, ветераны боевых действий и некоторые другие категории, предусмотренные Федеральным законом от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ “О ветеранах”;
  • Герои РФ и полные кавалеры ордена Славы, Герои Советского Союза (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. № 4301-I);
  • Герои труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 9 января 1997 г. № 5-ФЗ);
  • почетные доноры (ст. 23 Федерального закона от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ) и т. п.

Наряду с перечисленными, на отпуск независимо от запланированного графиком могут рассчитывать супруг – в период, когда его законная супруга находится в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст.123 ТК РФ), мужья и жены военнослужащих. Эти лица вправе использовать отпуск одновременно с отпуском своих супруга или супруги. Равно как могут воспользоваться отпуском не по графику беременные женщины и женщины, ухаживающие за ребенком (им разрешено присоединить свой очередной оплачиваемый отпуск к отпуску по беременности и родам или к отпуску по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). В этом же списке – работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ), и совместители (им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ).

По просьбе одного из родителей (опекунов, попечителей), работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, работодатель обязан предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ч. 5 ст. 322 ТК РФ).

При составлении графика отпусков работодателям рекомендуется брать от работников, имеющих право на использование отпуска в летнее или иное удобное для них время, письменное заявление о том, в какое время они хотят использовать свой отпуск. Наличие такого заявления позволит изменить время использования отпуска только по взаимному соглашению сторон.

Большинство работников (те, которые не имеют преимуществ при использовании отпуска) могут отступить от времени использования отпуска, указанного в графике отпусков, только по договоренности с работодателем.

Кто должен отслеживать график отпусков?

Согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Следовательно, обязанность отслеживать график отпусков лежит на работодателе (отделе кадров, службе персонала и т. п.). Именно он должен заблаговременно напомнить работнику о запланированном отпуске, уведомив его об этом в письменной форме под роспись. Причем речь идет именно об уведомлении (или извещении), а не о получении согласия от работника. Для оформления отпуска по графику достаточно оформления отделом кадров приказа о предоставлении отпуска, дополнительного заявления работника не требуется.

Нужно ли хранить график отпусков за прошлый год?

Согласно ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, график отпусков подлежит хранению в организации в течение одного года. Исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 указанного Перечня). Следовательно, график отпусков на 2019 год, который закончит свое действие 31 декабря 2019 года, следует хранить весь 2020 год, а график отпусков на 2020 год – до конца 2021 года.

Чем грозят нарушения при составлении графика отпусков?

К работодателям, допустившим нарушения, связанные с оформлением графиков отпусков, могут быть применены санкции ч. 1 ст. 5.27 КоАП – за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Самыми распространенными в данном случае являются такие нарушения, как:

  • несоблюдение срока утверждения графика отпусков;
  • отсутствие в графике отпусков даты утверждения (из-за чего невозможно установить, соблюдены ли сроки утверждения графика отпусков или нет);
  • неознакомление работников с графиком;
  • составление графика отпусков в установленном порядке без последующего его ведения (например, без проставления дат переноса отпуска и дат фактического предоставления отпуска);
  • неуведомление работодателем работника о начале отпуска за две недели.

Указанные нарушения могут повлечь предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб., на юрлиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

***

Поскольку многие вопросы, связанные с составлением и утверждением графика отпусков, не имеют однозначного ответа в законодательстве и в правоприменительной практике, их целесообразно урегулировать внутренними актами организации. Ведь обеспечение порядка в кадровых документах позволит не только обезопасить работодателя от необоснованных претензий со стороны проверяющих органов, но и при необходимости безболезненно разрешить возникшие конфликты с сотрудниками.

График отпусков

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2021 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2020.

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

К таким категориям работников, в частности, относятся:

  • мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
  • несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
  • почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ );
  • супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ );
  • чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 ).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

Что отразить в графикеКомментарий
Список сотрудниковВ графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор
Количество дней отпускаУказывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).
Предполагаемая дата начала отпускаЗдесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется.
Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).
Возможность разделения отпуска на частиГрафик можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)

График отпусков:

Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков: бланк

Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать здесь.

Приказ о графике отпусков: образец

Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

График отпусков образец заполнения в 2020 году

При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим образцом графика отпусков.

Внесение изменений в график отпусков

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7 ):

  • в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
  • в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
  • в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
  • в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Сколько времени нужно хранить график отпусков

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

  • от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для ее должностных лиц;
  • от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

) указывается в зависимости от вида отпуска:

Вид отпускаБуквенный кодЧисловой код
Ежегодный основной оплачиваемый отпускОТ09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпускОД10
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателяДО16
Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательстваОЗ17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором)ДБ18
Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенкаР14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возрастаОЖ15
Оплачиваемый учебный отпускУ11
Неоплачиваемый учебный отпускУД13

В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код – оба кода указывать не нужно.

Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец

Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.

Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:

Номер по порядкуФамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)Табельный номерОтметки о явках и неявках на работу по числам месяца
123456789101112131415Итого отработано за I половину месяца
12345
1Петрова Елена Федоровна, бухгалтер054ЯЯЯЯЯВВОТОТОТОТОТОТОТЯ6
88888848

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

  • нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
  • в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил неотгулянные дни перенести на другое время.

Ссылка на основную публикацию