Как уменьшить размер суточных

Содержание

Суточные при командировках в 2020 году. Сколько платить работникам?

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

  • за каждый день, пока он находится в командировке;
  • за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример расчета суточных работнику

Условие. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

  • за 9 дней — 40 евро за каждый день;
  • за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

  • на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро;
  • на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

  • 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
  • Суточные по России = 700 руб.
  • Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).

Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.

Можно, например, закрепить суточные 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

  • 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
  • 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам .

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

  • за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
  • по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

  1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
  2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
  • окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

Суточные сверх норм в 2019 году: платите взносы, НДФЛ и всё покажите в Расчете.

Установленные законодательством нормативы суточных в 2019 году не всегда позволяют командировочному комфортно ощущать себя во время деловой поездки. Не все, но многие компании по решению руководства устанавливают свои собственные нормативы. Такие выплаты облагаются взносами.

Суточные выплачивают работнику в 2019 году за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути, включая день отъезда и приезда. Деньги выдают наличными или перечисляют на карту работника перед его отъездом в командировку.

Как установить размер суточных

Размер суточных устанавливает руководитель компании своим приказом или другим локальных нормативным актом. Например, в положении о командировках.

Нормирование суточных в 2019 году

Согласно статье 264 Налогового кодекса РФ размер суточных, утвержденных в коллективном договоре или приказе руководителя, в полном объеме принимается к уменьшению налогооблагаемой прибыли.

Но в целях обложения НДФЛ и страховыми взносами суточные в 2019 году нормируются. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ не нужно платить НДФЛ с суточных:

  • в размере 700 рублей за каждый день при командировках по России;
  • в размере не более 2500 рублей за каждый день при зарубежной командировке.

Суточные сверх норматива в 2019 году

Суточные, выплаченные сверх установленного норматива, в 2019 году нужно включать в доход работника и заплатить с них НДФЛ.

Для начисления и уплаты страховых взносов суточные не нормировали до 1 января 2017 года. До этого момента действовал Федеральный закон от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. С 1 января 2017 года нужно руководствоваться пунктом 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ.

Страховые взносы с суточных в 2019 году

Для начисления страховых взносов в 2019 году не важно, какие суточные прописаны во внутренних документах компании. Платить взносы нужно с сумм, превышающих нормативы, установленные законодательством. Они такие же, как и нормативы, которые установлены для обложения НДФЛ. Это: 700 рублей для командировок по России и не более 2500 рублей для зарубежных командировок.

С сумм, превышающих установленные на законодательном уровне нормативы суточных, нужно начислять и платить в бюджет и НДФЛ, и страховые взносы.

Расходы в пределах суточных, установленных законодательством, документально подтверждать не нужно.

Размер дохода, с которого нужно уплатить НДФЛ, бухгалтер определяет в момент утверждения авансового отчета.

Также поступают и со страховыми взносами. Их нужно начислять в месяце, в котором руководитель утвердил авансовый отчет. Такие разъяснения дал Минфин в письме от 29.05.2017 № 03-15-06/32796. Ведь до этого невозможно определить точную сумму, которую потратит сотрудник.

Если суточные выплачивались в 2019 году в иностранной валюте, суммы пересчитывайте в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.

А страховые взносы на случай производственного травматизма и профессиональных заболеваний, не начисляются на суточные в пределах размера, который установлен внутренними документами организации. По-прежнему действует норма, установленная в статье 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

Всю сумму начисленных суточных, в том числе и ту часть, которая не облагается взносами нужно включать в расчет по взносам. Если вы не включали в расчет необлагаемую часть, нужно подать уточненку. Налоговики настаивают, чтобы все суточные были отражены в Расчете.

Лимит суточных для начисления страховых взносов и НДФЛ в 2019 году

Лимит для поездок по РоссииЛимит для загранкомандировок
Не облагаются налогом в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировкеНе облагаются налогом в пределах 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Особенности расчета суточных в командировке

Отправляясь в служебную командировку, работник несет расходы в интересах работодателя, следовательно, эти расходы подлежат компенсации. Кроме проезда, оплаты жилья, затрат на проведение переговоров, иных служебных затрат, компенсируются также и суточные. Суточными называют затраты дополнительного характера, связанные с проживанием работника вне привычных ему условий. Как правильно начислить и выдать суточные, чем подтвердить для включения в авансовый отчет, какую роль играют лимиты суточных в этих расчетах, поговорим ниже.

Командировка и нормативы суточных

Термин «суточные» приводится в ст. 168 ТК РФ, устанавливающей правовые нормы возмещения командировочных работнику. Суточные упомянуты в ст. 217 НК РФ п.3, как одна из компенсационных выплат, не облагаемых НДФЛ.

Установлены лимиты в целях налогообложения: расходов внутри страны — 700 руб. в сутки, а для зарубежных командировок – 2500 руб. в сутки. Нижний предел суточных прописан в правительственном постановлении от 02/10/2002 г. №729 и составляет 100 руб. в сутки по России. Документ касается работников государственных бюджетных учреждений, однако на этот нижний лимит должны ориентироваться в выплатах и коммерческие структуры – ухудшение положения работника частной компании, по сравнению с госструктурой, может спровоцировать проверку Роструда или судебный иск против коммерческой фирмы.

Работникам госучреждений, отправляющимся за границу, суточные начисляются по нормам постановления №812 от 26/12/2005 г. и рассчитываются в иностранной валюте.

Важно! Основные общие принципы и требования к начислению суточных изложены в правительственном документе №749 от 13/10/2008 г.

Фирма должна разработать и принять локальный НА по командировкам либо учесть все нюансы порядка, размеров возмещения суточных затрат работнику в колдоговоре. Госучреждение, муниципальное учреждение обязаны руководствоваться нормативными актами властных структур соответствующего уровня.

В ЛНА размер суточных может быть прописан в любом размере, но, если он превышает предельные нормы, разница облагается НДФЛ. Сверх установленных пределов облагаются суточные и страховыми взносами (ст. 422-2 НК РФ). Взносы «на травматизм» рассматриваются в связи с суточными по правилам ФЗ-125 от 24/07/98 г. ст. 20.2-2. Взносами не облагаются все суммы, предусмотренные ЛНА работодателя.

На практике при установлении норм суточных работодатели часто берут за основу предельные лимиты, обозначенные в НК РФ относительно НДФЛ, чтобы минимизировать разницу между бухгалтерским и налоговым учетом, число учетных ошибок и проблем с налоговой.

Однодневные командировки по России работодатель может не учитывать при начислении суточных. В то же время подобное вполне можно прописать в ЛНА и компенсировать работнику даже один день.

Отметим, что вопрос удержания НДФЛ с суммы такой однодневной выплаты спорный:

  1. Минфин считает, что облагать налогом на доходы, например, расходы на питание в пределах 700 и 2500 рублей соответственно, противозаконно (Письмо Минфина России №03-04-07/6189 от 01/03/13 г.).
  2. ВАС РФ полагает, что суточные не являются доходом работника и должны компенсироваться ему без обложения НДФЛ (Постановление Президиума ВАС №4357/12 от 11/09/12 г.).
  3. ФНС РФ, руководствуясь ст. 122, 123 НК РФ, может доначислить на «лишний» оплаченный день работнику, помимо налога, штраф и пени.

Выбор, как поступить, предстоит сделать налогоплательщику.

Если работник отправляется за границу, ему обязательно нужно компенсировать однодневную поездку в размере 50% установленной в компании суммы суточной выплаты (Пост. 749 п. 20). При расчете налога на прибыль или «упрощенного» налога расходы по суточным берутся на уменьшение базы полностью (ст. 264-1-12, 346.16-1-13 НК РФ). Если в ЛНА установлен расчет суточных для загранкомандировок в валюте, при расчете налоговой базы делается пересчет по курсу на дату признания расхода (ст. 272-10 НК РФ), т.е. утверждения авансового отчета (п. 7 пп. 5 той же статьи).

При отъезде в командировку суточные работнику авансируются: рассчитываются заранее и выдаются. Планируемое число дней командировки берется бухгалтером из приказа по организации. При возвращении суточные пересчитывают в зависимости от фактического срока командировки и либо доплачивают работнику, либо ставят на взаиморасчеты с последующим удержанием излишне выплаченной суммы.

Дни считаются по календарю, со дня отъезда до прибытия на место постоянной работы, включая выходные, праздники. Сутки берутся до 0 часов, т.е. с нуля часов считается, что наступили новые сутки командировки. За каждые сутки выдается полная выплата, без пропорциональных расчетов по часам.

Если в один и тот же день произошло возвращение из командировки и одновременно гражданин направлен в другую командировку, суточные он должен получить дважды. Если сотрудник едет за границу, ему платят «российские» суточные до дня пересечения рубежа с Россией, после чего применяют «заграничные» нормативы, установленные фирмой, и по возвращении поступают аналогично. Момент пересечения можно отследить в загранпаспорте либо, если речь идет об СНГ, где пересечение границы таких отметок не требует, по проездным документам.

В локальных НА могут быть прописаны различные суточные для разных стран, посещаемых командированным. Если командировка предполагает поездку по нескольким зарубежным государствам, суточные считаются по концу дня и стране посещения.

Внимание! Сотрудник, по условиям трудового договора постоянно выполняющий свои обязанности в пути либо имеющий разъездной характер работы, не признается командированным, и суточные ему не выплачиваются.

Примеры расчета суточных

По России

Менеджер Мартынова выехала в командировку 1 июля в 10 часов 00 минут и вернулась 15 июля в 19 часов 15 минут. Фирма, которую она представляет, установила размер суточных 1000 рублей в сутки.

  1. Мартынова находилась в командировке 15 дней.
  2. 15 * 1000 = 15000 руб. Начислено суточных.
  3. 700 * 15 = 10500 руб. Не облагаемая НДФЛ сумма.
  4. 15000 — 10500 = 4500 руб. Облагаемая НДФЛ сумма.
  5. 4500 * 13% = 585 руб. Начисление НДФЛ.
  6. 4500 — 585 = 3915 руб. Облагаемая сумма за вычетом налога.
  7. 3915 + 10500 = 14415 руб. Суточные к выдаче Мартыновой перед поездкой.

За рубеж

Условия, как в предыдущем примере, но Мартынова командирована за границу. Суточные установлены для всех заграничных поездок фиксированные — 4000 рублей в сутки. Пусть Мартыновой уже был выдан аванс ранее, а теперь необходимо рассчитать фактическую сумму. Мартынова 2 июня пересекла границу, выполнила служебное поручение и вернулась в Россию 14 июля, судя по отметкам в документе при пересечении границы.

  1. 1000 * 2 = 2000 руб. 700 * 2 = 1400 руб. 2000 — 1400 = 600 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы по России.
  2. 4000 * ( 15 — 2) = 52000 руб. 2500 * 13 = 32500 руб. 52000 — 32500 = 19500 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы в зарубежной части командировки.
  3. 600 + 19500 = 20100 руб. 20100 * 13%= 2613 руб. Расчет НДФЛ с облагаемых сумм.
  4. ( 2000 + 52000 ) – 2613 = 51387 руб. Суточные к выдаче.

С облагаемых сумм необходимо рассчитать и перечислить так же взносы, кроме сумм «на травматизм».

Документирование и учет

В течение трех дней после возвращения работник обязан отчитаться по командировочным расходам, в том числе и по суточным, составить авансовый отчет, на основании которого ему пересчитают выданный ранее аванс.

По суточным это в основном проездные документы и отметки о пересечении границы. Если сотрудник использовал для поездки личный автомобиль, он может предъявить путевой лист и любой иной документ, доказывающий служебный характер отсутствия на работе.

На основании этих документов составляется записка-расчет на суточные, где указываются:

  • ФИО работника, его табельный номер;
  • реквизиты приказа об отправке в командировку;
  • период командировки;
  • законодательная норма суточных;
  • фактическая выдача суточных в день.

Основным элементом этой записки является расчет выдачи: по норме, фактически, и исчисление сверхнормативно выданной суммы с учетом дней командировки. Сверхнорматив считается, если в организации приняты повышенные, по сравнению с предельно установленными, нормы выдачи суточных.

Внимание! Рассчитанные суточные вносятся в авансовый отчет отдельной строкой.

Какой максимальный размер суточных можно выдать сотруднику, чтобы эти суммы можно было включить в состав расходов по налогу на прибыль и не включать в базу по НДФЛ?

Какой максимальный размер суточных можно выдать сотрудникам, отбывающим в командировку внутри страны, чтобы эти суммы можно было включить в состав расходов при исчислении налога на прибыль и не включать в состав совокупного годового дохода при исчислении НДФЛ?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Для того чтобы суточные можно было учесть в целях налогообложения прибыли, но при этом они не облагались НДФЛ, их максимальный размер не должен превышать 700 рублей за каждый день командировки. При этом указанный размер должен быть установлен коллективным договором или локальным нормативным актом.

Обоснование вывода:

При направлении работника в служебную командировку (поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы) работодатель обязан возместить сотруднику расходы, связанные со служебной командировкой (ст.ст. 166, 167, 168 ТК РФ), в частности:

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения;

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории РФ, так и на территории иностранных государств определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение).

Пунктом 10 Положения установлено, что суточные – это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства.
В соответствии с п. 17 Положения порядок и размеры возмещения суточных должны быть определены коллективным договором или локальным нормативным актом. Таким локальным нормативным актом может быть, например, Положение о командировках.

Поэтому в каждой конкретной организации вопрос о размере суточных, возмещаемых работодателем, решается самостоятельно (письмо Минфина России от 21.03.2005 N 03-05-01-04/62).

В то же время нормативные размеры расходов на выплату суточных, учитываемые или не учитываемые для целей налогообложения, определяются НК РФ. Поэтому для определения максимального размера суточных, которые можно учесть в целях налогообложения прибыли и не учитывать в целях обложения НДФЛ, необходимо проанализировать нормы, соответственно, главы 25 “Налог на прибыль организаций” и главы 23 “Налог на доходы физических лиц” НК РФ.

Налог на прибыль

Командировочные расходы для целей исчисления налога на прибыль, в том числе и суточные, принимаются к учету на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В настоящее время глава 25 НК РФ не содержит ограничений размера признаваемых расходом суточных. В письмах от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206, от 11.11.2011 N 03-03-06/1/741 Минфин России разъясняет, что организация вправе при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы на выплату суточных принимать в размере фактических затрат, не превышающих, однако, произведения количества дней командировки и размера суточных, закрепленного в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации.

При этом под фактическими затратами подразумеваются затраты налогоплательщика на выплату суточных, а не затраты работника по их использованию, так как суточные выплачиваются в фиксированной сумме денежных средств за каждый день командировки.

Принимая во внимание то, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, вместе с тем срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением, специалисты финансового ведомства разъясняют, что расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.

В то же время суммы суточных, выплаченные сверх норм, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом, не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли.

НДФЛ

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ НДФЛ не облагаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации (письмо ФНС России от 11.08.2011 N АС-4-3/13104).

Следовательно, в том случае, если локальным актом установлены суточные более 700 рублей, сумму превышения следует включить в налогооблагаемую базу по НДФЛ (письма Минфина России от 29.10.2009 N 03-04-06-01/274, от 10.02.2011 N 03-04-06/6-22).

Таким образом, для того чтобы суточные можно было учесть в целях налогообложения прибыли, но при этом они не облагались НДФЛ, их максимальный размер не должен превышать 700 рублей за каждый день командировки. При этом указанный размер должен быть установлен коллективным договором или локальным нормативным актом.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Ананьева Лариса

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга

12 января 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Как уменьшить размер суточных

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В коммерческой организации имеется утвержденное Положение о командировках, которым установлен единый размер суточных для зарубежных командировок (и другой размер суточных – для внутренних).
Организация устраивает конференцию для своих сотрудников. Место проведения – г. Белек (Турция). Все расходы по проживанию, перелету и проезду на территории Турции организация берет на себя. Питание включено в стоимость проживания.
Можно ли в таком случае не выплачивать сотрудникам суточные за время пребывания на территории Турции, а произвести выплату суточных только за дни командировки на территории РФ?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Не выплачивать сотрудникам суточные за время нахождения в командировке на территории Турции Организация не имеет права.
В то же время Организация вправе установить пониженный размер суточных для случаев, когда сотрудник обеспечивается питанием, утвердив этот пониженный размер локальным нормативным актом (приказом или изменением во внутреннее Положение о командировках).

Обоснование вывода:
В соответствии со ст.ст. 167, 168 ТК РФ при направлении в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, а также дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ.
Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Единственный случай, когда суточные не выплачиваются, – это командировка в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее – Положение о командировках).
Трудовое законодательство не содержит норм, позволяющих определить, какие конкретно расходы возмещаются работнику посредством суточных. Верховным Судом РФ разъяснено, что суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки, поскольку ему на время командировки сохраняется средний заработок, оплачивается проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, возмещаются расходы по найму жилого помещения. Выплата же суточных сотруднику полагается исключительно в связи с проживанием работника вне места постоянного жительства более суток (решение ВС РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147). К аналогичным выводам пришел ФАС Уральского округа в постановлении от 29.06.2009 N Ф09-4274/09-С2, отметив, что выплату суточных законодатель обусловил единственным критерием – проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов (смотрите также постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 14.12.2011 N Ф04-6418/11 по делу N А27-2997/2011).
Из ст. 168 ТК РФ и Положения о командировках, с учетом приведенной судебной практики, можно сделать вывод о том, что суточные представляют собой выплаты, не имеющие целевого назначения, то есть суммы, которые работник вправе расходовать по своему усмотрению и которые, как предполагается, предназначены для возмещения не только стоимости питания, но и иных личных расходов работника, связанных с командировкой.
При этом ни ТК РФ, ни иные правовые акты не предусматривают замену суточных предоставлением питания и прочих услуг работнику. Они не предоставляют работодателю (коммерческой организации) права снижать размер суточных по сравнению с тем, как он определен коллективным договором (локальным нормативным актом), или вовсе отказываться от выплаты суточных в случае обеспечения работника питанием на время командировки.
Таким образом, выплата суточных производится работнику с целью возместить дополнительные расходы, связанные с проживанием, а не расходы по проживанию и проезду, поэтому независимо от того, будет работник обеспечен жильем и питанием или нет, а также от того, будет ли оплачен работодателем проезд, при направлении работника в командировку (в том числе и за пределы России) суточные ему положены в размере, установленном в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (смотрите также апелляционное определение СК по гражданским делам Архангельского областного суда от 27.08.2015 по делу N 33-3994/2015).
Отметим, что нормы главы 24 ТК РФ не содержат прямого запрета на установление в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации дифференцированных размеров суточных. В связи с этим при расчете размера суточных необходимо учитывать существующий в конкретной местности уровень цен, определяющий стоимость проживания в этой местности, и условия работы сотрудников в командировке. Очевидно, что стоимость жизни и условия работы могут значительно различаться даже в рамках одного государства. Поэтому коллективным договором или локальным нормативным актом могут быть установлены различные размеры суточных в зависимости от региона России, страны, в которую направляется работник, и иных критериев, не зависящих от личностных характеристик работника (смотрите также п. 3 письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291, п. 3 письма Роструда от 04.03.2013 N 164-6-1).
Анализ судебной практики позволяет сделать вывод, что работодатель в соответствии с частью четвертой ст. 168 ТК РФ может предусмотреть в локальном нормативном акте или коллективном договоре разный размер суточных для случаев, когда работник обеспечивается питанием и не обеспечивается. Так, например, апелляционным определением СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 27.03.2014 по делу N 33-4545/2014 признано законным закрепление в локальном нормативном акте работодателя права выплачивать суточные в меньшем размере при предоставлении питания работнику. А как следует из апелляционного определения СК по гражданским делам Алтайского краевого суда от 10.08.2016 по делу N 33-8698/2016 и апелляционного определения СК по гражданским делам Иркутского областного суда от 05.06.2013 по делу N 33-4468/13, работодатель может снизить размер суточных при предоставлении питания, издав соответствующий приказ и ознакомив с ним работника.
Приходим к выводу, что вовсе не выплачивать сотрудникам суточные за время нахождения в командировке на территории Турции Организация не имеет права. В то же время Организация вправе установить пониженный размер суточных для случаев, когда сотрудник обеспечивается питанием, утвердив этот пониженный размер локальным нормативным актом (приказом или изменением во внутреннее Положение о командировках).

К сведению:
Тот факт, что принимающая сторона предоставляет командированным питание, формально может быть расценен как приводящий к получению работниками дохода в натуральной форме. Так, согласно пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика. Мы полагаем, что, поскольку направленный в командировку работник прежде всего действует в интересах организации, а не в своих личных интересах, а кроме того, не может выбирать способ, которым принимающая и командирующая стороны оформляют свои отношения, или как-то повлиять на условия заключаемого договора в части предоставления питания, следует признать, что все расходы, предусмотренные сторонами (в том числе и обеспечение питанием), понесены в интересах именно этих сторон, а не самого работника, что не приводит к возникновению у работника экономической выгоды. Ведь согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Здесь же отметим, что возможен и иной подход, который прослеживается, например, в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 21.11.2009 по делу N А17-695/2009. Ситуация складывалась так, что командирующая сторона, направляя работников на соревнования, платежным поручением перечисляла принимающей стороне средства на питание работников в командировке. Суд пришел к выводу, что общество оплатило питание своих работников в период их нахождения в командировке, соответственно, работники получили доход в натуральной форме, являющийся объектом обложения НДФЛ. Причем общество было признано налоговым агентом.
Кроме того, в рамках настоящей консультации мы оставляем за скобками экономическую обоснованность командирования сотрудников Организации на конференцию в Турцию и возможность признания всех командировочных расходов для целей налогообложения прибыли, поскольку у нас недостаточно исходных данных и документов для вынесения суждения по этим вопросам.

Рекомендуем ознакомиться с материалами:
– Энциклопедия решений. Суточные;
– Энциклопедия решений. Учет выплаты суточных.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Буланцов Михаил

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

21 сентября 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания “Гарант” и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”. Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Суточные сверх нормы: документальное оформление, налогообложение, страховые взносы

В любой организации на территории Российской Федерации редко можно встретить сотрудника, который хотя бы один раз в жизни не ездил в командировку. Все расходы, которые сотрудник несет на проезд, проживание и суточные расходы в рамках установленных лимитов, предприятие должно возместить. В данной статье мы классифицируем командировочные расходы, укажем, какие документы необходимы для возмещения денежных средств сотруднику. Также рассмотрим подробнее суточные сверх нормы: каково их документальное оформление, налогообложение, страховые взносы.

Расходы на командировку

Это перечень трат сотрудника в рамках осуществления поездки, связанной с производственной необходимостью. Данные расходы предприятие обязано возместить сотруднику в рамках установленного лимита, если он, в свою очередь, предоставил перечень корректно оформленных документов, то есть своевременно и корректно отчитался за командировку.

Перечень командировочных расходов

Ниже предоставим список расходов, которые могут быть возмещены предприятием, в рамках командировки:

  • расходы на проживание сотрудника. Лимит средств, в рамках которых, сотрудник может арендовать жилье. Устанавливается предприятием до отъезда сотрудника;
  • проездные расходы;
  • питание командируемого сотрудника;
  • суточные расходы;
  • иные расходы, которые были согласованы с руководством фирмы.

Суточные расходы

В момент согласования командировки, на этапе ее заведения, для ознакомления сотруднику необходимо предоставить локальный документ, изданный предприятием. Такими документами являются, как положение о командировках, так и приложение к трудовому или коллективному договору. Данный документ издается на усмотрение самой организации. В нем указаны все аспекты, нюансы проведения поездки, а также указаны нормы или лимиты сумм, в рамках которых командируемый сотрудник имеет право производить траты, касающиеся проживания и проезда.

Определенных норм государство не устанавливает, согласно ст.168 ТК РФ, нормы суточных расходов устанавливаются на усмотрение самой организации. В Трудовом Кодексе Российской Федерации указаны только суммы, которые не облагаются налогом, а именно, НДФЛ не насчитывается на 700 рублей ежедневной оплаты сотруднику, если он находится на территории России и на 2 500 рублей, в случае, если командировка является заграничной.

Рассмотрим пример. Иванов И.И. был командирован из Москвы в Берлин. Срок командировки с 12.06.2020 по 15.06.2020.

12.06.2020 в 22:23 сотрудник вылетает из Москвы и 13.06.2020 в 02:38 прилетает в аэропорт города Берлин. Обратно сотрудник вылетает 15.06.2020 в 15:47 и прилетает в Город Москва в 19:54 этого же дня. Расчет суточных, в рамках командировки таков:

12.06.2020 размер суточных составит 700 рублей, так как сотрудник в этот день находился на территории Москвы.

13.06.2020 размер суточных 2 500 рублей, сотрудник находился в Берлине.

14.06.2020 размер суточных также 2 500 рублей.

15.06.2020 размер суточных составляет 2 500 рублей, так как сотрудник в этот день еще находился в Берлине.

Суточные сверх нормы

Суточными сверх установленной нормы являются сумма суточных превышающая сумму, указанную в ТК РФ, не зависимо от сумы суточных, установленных на предприятии и прописанных в официальных документах самого предприятия. Таким образом на такие суммы предприятие насчитывает командируемому сотруднику НДФЛ и страховые взносы. Такие суммы являются непосредственным доходом полученным сотрудником предприятия.

Документальное оформление суточных

Окончательный расчет суточных производится бухгалтером или руководителем предприятия после возвращения сотрудника из командировки, при предоставлении авансового отчета и перечня документов, которые оформляются предприятием при отправлении сотрудника в командировку и после его прибытия. Такими документами являются:

  • приказ о направлении сотрудника в командировку. В данном документе обязательно должна быть прописана цель командировки и срок, на который отправляется сотрудник. Информация о сроке нужна для расчёта суммы суточных, а информация о цели командировки, для подтверждения производственного характера поездки;
  • служебная записка, при необходимости. Составляется командируемым сотрудником после возвращения из поездки. Она составляется в случае отсутствия документов на проживание или проезд, с целью подтвердить местонахождение сотрудника в момент командировки, также в случае задержки или перенесения время выезда сотрудника по техническим причинам, и т.д. Данный документ составляется по требованию руководства предприятия;
  • документ регулирующий командировку вне штатного сотрудника. Информация о возмещении средств должна быть прописана в гражданско-правовом договоре в момент его заключения или внесена поправкой в него, после необходимости отправить сотрудника в командировку.

Документы, которые подтверждают расходы, связанные с суммой суточных, то есть чеки и квитанции предоставлять работодателю нет необходимости.

Налогообложение и страховые взносы на суточные сверх нормы

Как было указано выше, суммы суточных, которые не признаются доходом командируемого сотрудника. И на которые не насчитываются налоги, составляют 700рублей и 2 500рублей, выплачиваются в рамках командировки по России и за границей соответственно. На суммы превышающие данные нормы, установленные законодательством насчитываются налоги:

  • НДФЛ, налог с дохода физических лиц. Равен 13%. Удерживается с суммы превышения нормы суточных. Удержание должно быть произведено в месяце утверждения авансового отчета сотрудника;
  • налог на прибыль. Расходы сотрудника по командировки могут быть включены в состав базы для налогообложения в рамках сумм, указанных локальным документом предприятия. Данные расходы могут быть приняты к учету, в случае, если командируемый сотрудник предоставит все первичные документы, которые подтверждают эти расходы. Такими документами являются чеки и квитанции на проживание, чеки или проездные документы, чеки на сборы или консульские платежи, квитанции об оплате услуг по оформлению виз, паспортов, приглашений и т.д.;
  • Страховые взносы. Начисляются на всю сумму сверх нормы суточных. Данные суммы начисляются в момент утверждения авансового отчета, предоставленного командируемым сотрудником. По социальному страхованию процент составляет 2,9%;
  • Страховые взносы. По пенсионному страхованию составляют 22%;
  • Страховые взносы. По обязательному медицинскому страхованию составляют 5,1%.

Страховые взносы по травматизму на сумму суточных не насчитываются.

Если предприятие не перечислит взносы в страховые фонды или не удержит НДФЛ с командируемого сотрудника, то получит штраф в размере 20% суммы не перечисленных средств плюс обязательное перечисление необходимых сумм в фонды и удержание средств из заработной платы сотрудника.

В случае, если сотрудник вернулся из командировки за границей, сумма суточных ему была выдана в валюте, с расчетом по курсу валюты, на день составления заявления на аванс. Для расчета суточных, НДФЛ и страховых взносов, суммы пересчитываются по курсу на день отчета сотрудника авансовым отчетом.

Бухгалтерский учет суточных сверх нормы: пример

Петров П.П. командируется в г. Екатеринбург на 4 дня. С 01.06. 2020г. По 04.06.2020г. На ООО «Техартком» установлены суточные в размере 1 500 рублей. Итого сумма суточных равна 6 000 рублей.

Рассчитаем сумму, на которую не будут начислены налоги: 4 дня * 700 рублей = 2 800 рублей.

Отразим данные суммы в Бухгалтерском учете.

Дт

Сумма51Перечисление суммы суточных на расчетный счет сотрудника, то есть выплата ему аванса. Сумма суточных рассчитывается после изданного приказа на командировку, в которой прописан точный ее срок.68.01Сумма НДФЛ, которая удерживается с суммы суточных сверх нормы (6.000 руб.-2.800 руб.) * 13%69.01Сумма страховых взносов по соц. страхованию, начисленная на суточные сверх нормы (6.000 руб.-2.800 руб.) * 2,9%69.02.7Сумма страховых взносов по обязательному пенсионному страхованию, начисленная на суточные сверх нормы (6.000 руб.-2.800 руб.) *22%69.03.1
Ссылка на основную публикацию