Сколько хранить табель рабочего времени

Содержание

Какие сроки хранения табеля учета рабочего времени?

Содержание:

Среди разнообразия кадровой документации особое место принадлежит табелю учета рабочего времени (ТУРВ). При этом для каждого кадровика (или другого ответственного лица) важно не только правильно вести этот документ, но и обеспечивать его надлежащее хранение. Из нашего материала вы узнаете, сколько должен храниться ТУРВ. Если же у вас возникли сложности с оформлением кадровой документации или дополнительные вопросы по учету рабочего времени, всегда можно обратиться за помощью к юристу.

Нет времени читать статью?

Что такое табель учета рабочего времени и зачем его нужно хранить?

ТУРВ представляет собой документ, в котором отражается количество отработанных каждым сотрудником часов, а также количество пропущенных дней (если сотрудник отсутствовал на рабочем месте по каким-либо причинам).

Главное назначение табеля — это аккумулирование сведений о фактическом времени, которое было отработано (или не отработано) сотрудником, для начисления заработной платы и других выплат.

С этой целью в ТУРВ обязательно содержится информация по каждому работнику (ФИО; должность; число часов, отработанных за каждый день; общее число часов и дней, отработанных за отчетный период и др.).

Хранение табеля на протяжении установленного срока — это обоснованное требование. На практике могут возникать различные ситуации, в которых документ, содержащий сведения о рабочем времени каждого сотрудника, оказывается необходим. В частности, ТУРВ может потребоваться:

  • бухгалтерской службе компании — для уточнения размера заработной платы, расчета отпускных выплат и других пособий;
  • налоговым органам — в ходе различных проверочных мероприятий;
  • Фонду социального страхования — при осуществлении проверок правильности поданных сведений;
  • трудовой инспекции — в процессе проверки соблюдения трудовых прав работников.

Для того чтобы обеспечить сохранность ТУРВ, руководитель компании своим приказом должен назначать ответственное за выполнение этой задачи лицо. До сдачи в архив за табель отвечают сотрудники кадровой службы и бухгалтерии (в каждой компании должен существовать график документооборота).

Сколько времени нужно хранить табель?

Теперь переходим к самому главному — срокам хранения табеля, учитывающего рабочее время сотрудников. Необходимо сразу отметить, что единого срока нет: его отсутствие объясняется различными условиями труда. По действующим правилам ТУРВ в зависимости от условий, в которых работают сотрудники, хранится:

Стандартное время хранения — 5 лет: этот срок действует в большинстве компаний. Когда же придется хранить документ на протяжении нескольких десятилетий? Срок в 75 лет установлен для тех организаций, в которых сотрудники трудятся в опасных или вредных условиях.

Важно! Внутренними документами компании могут устанавливаться и другие сроки хранения ТУРВ, но не меньше 5 и 75 лет (в зависимости от специфики деятельности). Как правило, увеличение продолжительности обусловлено потребностями самой организации.

Как хранить табель?

После закрытия табель направляется в бухгалтерию, которая затем (по истечении 1 года) передает документ в архив. В некоторых организациях табель хранится в бухгалтерии более продолжительный срок — 3 года (для того чтобы сотрудники бухгалтерской службы в любой момент могли проверить информацию о фактически отработанном рабочем времени всех работников).

Условия и порядок хранения табелей устанавливаются внутренними документами организации. Как правило, для тех ТУРВ, которые хранятся постоянно (75 лет), необходимо формировать дело.

К таким делам предъявляются особые требования: они должны иметь прошивку, лист-заверитель и внутреннюю опись. Кроме того, страницы дела обязательно нумеруются, а на обложке содержится вся необходимая информация о документации.

Для ТУВР, которые должны храниться 5 лет, формируются дела временного хранения. В этом случае не обязательно производить нумерацию страниц и составлять надписи заверения. После того как пятилетний период истечет, документацию можно уничтожить. Но перед уничтожением обязательно проводится экспертиза ценности документов.

Важно! Если в компании нет архива, табель может храниться в структурных подразделениях. Но, в любом случае, в задачи ответственных лиц входит обеспечение сохранности этого документа на протяжении всего установленного срока.

Какие требования предъявляются к хранению табеля при электронном документообороте?

Все большее число компаний переходит на электронный документооборот: это действительно более удобно и позволяет избавиться от массы бумаг.

По действующим правилам, табель, учитывающий рабочее время сотрудников, может храниться в электронном виде. Но в этом случае необходимо обеспечивать всестороннюю защиту электронной версии ТУРВ для предотвращения потери данных или искажения содержащихся в документе сведений.

Как известно, ТУРВ ведется в одном экземпляре. Если хранится только электронная версия, экземпляров должно быть два (по одному на различных устройствах).

На протяжении всего периода ответственным лицам при необходимости нужно производить перезапись документации, а также время от времени выполнять контроль.

Подведем итоги. Табель, учитывающий рабочее время сотрудников — обязательный документ для каждой организации, однако срок, на протяжении которого он должен храниться, может различаться. Вне зависимости от того, хранится документ 5 или 75 лет, на протяжении всего периода важно обеспечивать сохранность данных (в том числе, предотвращать доступ к ТУРВ посторонних лиц).

Если вы столкнулись с проблемами, связанными с ведением кадровой документации, разобраться во всех нюансах действующих правил поможет профессиональный юрист.

Также без квалифицированной поддержки специалиста не обойтись в тех случаях, когда возникла спорная ситуация (с контролирующими органами или сотрудниками).

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени необходим для того, чтобы отразить фактическое время, отработанное или неотработанное сотрудником для цели начисления заработной платы, социальных выплат и т.д. Подтверждением (отражением) факта работы возлагается на определенное лицо в подразделении. Как и все документы, связанные в личным составом работников организации необходимо хранить определенный период. Рассмотрим необходимость хранения табеля и в течение какого срока его необходимо хранить.

Нормативное регулирование в отношении табеля

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ определяет требования к ведению первичной документации

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 разработаны формы первичной документации

Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н определяет форму табеля для государственных организаций

Статья 22.1. Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ определяет сроки хранения документов по личному составу

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 определяет сроки хранения архивных документов организации

Основание для ведения табеля

На сегодняшний день действуют 22 унифицированные формы табеля: Т-12 и Т-13. Также эти формы организация может не использоваться с 01.01.2013 года, а разработать удобную для применения в зависимости от специфики деятельности. Но собственные формы предприятие до начала использования должно оформить локальными документами: приказом (распоряжением) и приложить разработанную форму в качестве приложения.

Важно! Государственные и казенные учреждения обязаны использовать унифицированную форму табеля (Форма по ОКУД 0504421). Коммерческие организации справе разрабатывать и принимать к использованию самостоятельно разработанные формы.

Сотрудник, назначенный ответственным за ведение табеля, фиксирует в этом документе явки или неявки на работу, их причины, переработки и т.д. В конце месяца (15-го числа – на аванс) на основании табеля бухгалтером производится расчет оплаты труда и других выплат.

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Информация, отражаемая в табеле

Табель является первичным документом, к которым предъявляются такие общие требования к реквизитам:

РеквизитПо табелю отражается
наименованиетабель учета рабочего времени
датадолжна быть проставлена дата последнего дня для расчета или аванса
наименование организацииполное или сокращенное
содержание факта деятельности организацииотметки о явках и неявках на работу по конкретным датам месяца
величина измерения факта с указанием единиц измерениячасы, дни
наименование должностей (подписывающих табель)ответственное за составление табеля, руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы
подписи лиц, с указанием фамилий и инициалов, для идентификации этих лицподписывает соответствующее лицо

Непосредственно в табеле ведется учет отработанного времени по каждому работнику:

  • отчетный период
  • ФИО, его должность
  • табельный номер
  • число часов отработанных (не отработанных) за каждый календарный день
  • итого часов и дней, отработанных за отчетный период
  • корреспондирующий счет для оплаты труда
  • количество и причины неявок на работу
  • количество выходных и праздничных дней

Сроки хранения табеля

Табель учета, с одной стороны, относится к группе документов организации труда в составе документов по личному составу. В целом, все такие документы должны храниться:

  1. 75 лет до 1 января 2003 года
  2. 50 лет, если оформлены после 1 января 2003 года

Но непосредственно к табелю не относятся эти требования и он должен храниться (в соответствии с перечнями архивных документов) 5 лет.

Табели на предприятиях, где присутствуют тяжелые, вредные и опасные условия труда, должны храниться 75 лет.

Экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер Е. Лазукова

Пример оформления ответственного лица за архивирование документов по личному составу

Табели, хранящиеся 5 лет не подлежат передаче в архив, но также являются конфиденциальной информацией, поэтому важно назначить ответственное лицо, несущее ответственность за сохранность документов. Приведем пример формулировки в приказе о назначении ответственного лица:

Возложить на директора по персоналу Давлетову И.В. ответственность за архивное хранение и обеспечение безопасной сохранности документов по личному составу.

Порядок хранения табеля по учету рабочего времени

Создание условий по защите документов является в организации является обязанностью экономического субъекта. В делопроизводстве любой организации должна быть составлена номенклатура дел соответствующей формы, составленная в соответствии со спецификой организации (структурных подразделений), используемой документации, где указываются по каждому документу сроки хранения. Конкретизация условий и порядка хранения документов устанавливается учетной политикой организации (т.к. табель относится к первичной документации).

Документы временного хранения (более 10 лет) хранятся в архиве организации (создание архива в организации не является обязанностью, документы могут храниться в структурных подразделениях), табели относятся к документам временного хранения (менее 10 лет – 5 лет), за исключением табелей на предприятиях с тяжелыми условиями труда (хранятся постоянно – 75 лет).

Таким образом формирование дела по табелям, хранящимся постоянно предъявляются такие требования:

  1. подшивка (переплет)
  2. нумерация страниц
  3. лист-заверитель
  4. внутренняя опись документов
  5. внесение уточнений на обложке (наименование организации, индекс, даты, заголовок).

Дела временного хранения (табели 5-летнего срока хранения) можно оформлять не полностью:

  • не проводится систематизация документов
  • не нумеровать листы
  • не составлять надписи заверения

При временном (до 10 лет) хранении по окончании сроков хранения, документы необходимо уничтожить только после проведения ежегодной экспертизы ценностей документов в обязательном порядке (Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526).

Пример проведения экспертизы табелей с 5-летним сроком хранения

Табели со сроком хранения 5 лет, у которых закончено делопроизводство в 2015 году, должны быть включены в акт не ранее 1 января 2021 года.

Хранение документов при электронном документообороте

В случае электронного документооборота в организации к условиям хранения электронных документов относятся:

  • 2 экземпляра – в архиве на разных устройствах
  • наличие средств и ПО чтения и контроля их состояния
  • обеспечение хранения
  • передаются электронные документы в архив – в формате PDF/A.
  • для обеспечения хранения необходимо производить перезапись документов на новые носители и форматы
  • при хранении таких документов в архиве 1 раз в 5 лет нужно производить контроль

Ошибка при хранении табеля учета рабочего времени

Табель относится к документам по личному составу работников организации и в то же время являются основой для проведения расчетов с работниками. В каком отделе должны храниться эти документы? Такие документы (временного хранения до 10 лет) должны храниться в отделе кадров, а по истечении 5 лет уничтожаются на основании экспертизы.

Ошибка при определении сроков хранения табелей

Сроки хранения табелей, как документов по кадрам необходимо считать с 1 января года окончания делопроизводства по ним. Например, в течение 2017 года в структурном подразделении составлено 12 табелей и 5-летний срок их хранения начинается с 1 января 2020 года (за весь год).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Какой документ подтвердит факт того, что табели хранились 5 лет?

Ответ: Экспертная комиссия ежегодно организует экспертизу ценности документов и составляет типовой акт, который отражает дела организации с истекшем сроком хранения на 1 января года проведения экспертизы и акты утверждаются директором. Передаются документы на уничтожение по приемо-сдаточной накладной.

Вопрос №2: Есть ли необходимость соблюдать порядок текущего хранения документов, которые еще находятся в делопроизводственном цикле?

Ответ: Хранение документов, находящихся в работе осуществляется в шкафах или сейфах в кадровой службе (на усмотрение руководства можно на основании локальных документов организации их хранить в бухгалтерии). Эти документы содержат конфиденциальные данные работников, поэтому нужно обеспечить их защиту.

Срок хранения табелей учета рабочего времени в организации

Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 года под № 125-ФЗ некоторые документы, без которых невозможно делопроизводство организации, получают статус архивных.

При этом сроки, на протяжении которых бумаги могут потребоваться самой организации или же проверяющим органам, отличаются в зависимости от важности документа.

Но в законе эти периоды не отражены, там сказано, что некоторые госорганы могут издавать перечни часто применяемых документов и указывать для них конкретные сроки хранения.

Подробнее о ведении табеля учета рабочего времени работников читайте здесь:

Подобный перечень утвержден Росархивом шестого октября 2000 года, еще до вступления в силу закона «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения».

Данным нормативным актом пользовались многие кадровики.

Из статьи вы узнаете:

  • какой срок хранения табеля учета рабочего времени;
  • правила движения табеля внутри компании;
  • где хранятся табеля учета рабочего времени.

Какой срок хранения табеля учета рабочего времени Важность учета рабочего времени невозможно переоценить: табель с данными о точном количестве отработанных дней и часов является основанием для расчета зарплаты, используется при формировании отчетности и подтверждает факт соблюдения или несоблюдения работниками режима рабочего времени, установленного в организации. В других же бюджетных учреждениях — медицинских, образовательных, где работники осуществляют трудовые функции различное количество времени, составляется график работы на следующий месяц и в табеле фиксируются отклонения от графика.
Однако для удобства на практике часто табель заполняется методом сплошной регистрации.

Срок хранения табелей учета рабочего времени в организации

При этом сроки, на протяжении которых бумаги могут потребоваться самой организации или же проверяющим органам, отличаются в зависимости от важности документа. Но в законе эти периоды не отражены, там сказано, что некоторые госорганы могут издавать перечни часто применяемых документов и указывать для них конкретные сроки хранения.

Подобный перечень утвержден Росархивом шестого октября 2000 года, еще до вступления в силу закона «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения».
Данным нормативным актом пользовались многие кадровики. В нем было конкретно закреплено, сколько хранятся табеля учета рабочего времени.
В разделе 7.2 значилось, что они хранятся один год.

Срок хранения табелей учета рабочего времени в организации образец

  • раздел № 1 – индекс дела;
  • раздел № 2 – заголовок дела (тома, части);
  • раздел № 3 – количество дел (томов, частей);
  • раздел № 4 – срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню;
  • раздел № 5 – примечание.

Особенности заполнения отдельных разделов номенклатуры дел приведены в пункте 3.2.5.4 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Графы заполните в следующей последовательности – № 1, № 2, № 4, № 5. Данные в графу № 3 занесите в последнюю очередь, а именно в конце календарного года, когда станет известно точное количество единиц хранения (томов, папок, книг, журналов).

  1. Пример оформления номенклатуры дел кадровой службы
  2. В организации «Альфа» разработана номенклатура дел на 2015 год.
  3. Индекс дела

В графе № 1 номенклатуры проставьте индексы каждого дела.

Срок хранения табелей учета рабочего времени в организации нормативные документы

Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

  • «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации – в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок – 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст.

Срок хранения табелей учета рабочего времени в организации в рб

Срок хранения приказа об ответственном за ведение табеля учета рабочего времени

Но его наличие свидетельствует об ответственном подходе руководителя. После слова «приказываю» обычно располагается несколько пунктов.

Иногда – один. И они содержат информацию о:

  • ФИО назначаемого или назначаемых;
  • его должности или должностей (начальник отдела, бухгалтер, секретарь и пр.);
  • дате начала исполнения приказа;
  • общем ответственном, если табельщиков больше двух;
  • ФИО и должности того, кто будет осуществлять контроль выполнения этих обязанностей.

Если табеля учета рабочего времени заполняются децентрализовано, то логично назначить на эту работу лиц, которые непосредственно находятся рядом с работниками или несут за их действия ответственность.

Так как срок хранения табелей учета рабочего времени составляет от пяти лет, в бухгалтерии нужно организовать место, где будут лежать бумаги.

Где хранятся табеля учета рабочего времени

Руководитель организации сам решает, как и где хранятся табели учета рабочего времени (ст. 13, 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Но надо отличать текущее хранение от архивного. Текущее предполагает использование документов с момента создания и до передачи в архив.
Оно возможно в двух видах: хранение в процессе исполнения и хранение исполненных документов. Исполненные бумаги необходимо сформировать в дела в соответствии с номенклатурой (п.

Срок хранения табелей учета рабочего времени в организации 2017

Сколько составляет срок хранения табелей учета рабочего времени?

Хранение электронного табеля учета: нюансы

Сколько составляет срок хранения табелей учета рабочего времени?

В соответствии с приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 кадровые табели, в которых отражаются сведения о трудовом времени, фирма-работодатель должна хранить в своем архиве:

  • в течение 5 лет — при стандартных условиях работы;
  • 75 лет — если работа в компании тяжелая, вредная либо опасная.

Несмотря на то что указанный нормативный акт издан отдельным ведомством, его юрисдикция распространяется на всех работодателей (решение ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11).

Отвечает за хранение табеля обычно бухгалтерия фирмы или кадровый отдел. Составляется он, как правило, по формам Т-12 или Т-13.

Срок хранения табеля учета рабочего времени в организации

записи о трудовой дисциплине

акты, предписания, отчеты по технике безопасности

выписки по улучшению условий и охраны труда

документы, по технике безопасности и ее соблюдению

документы о командировках

50 лет (до востребования владельцем)

личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.)

характеристики и личные карточки сотрудников

личные дела руководителей

Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов.

Срок хранения табеля учета рабочего времени в организации 2018

Организация может оперативно добавлять или сокращать должности, переименовывать их и т.п.

Но любое это действие должно находить официальное подтверждение в приказах, вносящих изменения в штатное расписание.

Необходимо тщательно следить за тем, чтобы наименования должностей в штатном расписании (в его последней, действующей редакции) совпадали с наименованиями должностей в трудовых договорах и трудовых книжках.

Правила внутреннего трудового распорядка

Необходимость иметь документ под названием «Правила внутреннего трудового распорядка» напрямую вытекает из статьи 189 ТК РФ. В ней сказано, что «трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка» и приводится краткое описание этого документа.

эти данные правила утверждаются приказом руководителя.
Каждого сотрудника нужно ознакомить с ними под подпись.

Срок хранения табеля учета рабочего времени в организации таблица 2018

Заполнять табель можно двумя способами:

  • ежедневно отмечать отработанные часы (явки или неявки);
  • фиксировать только опоздания или другие причины отклонений от нормы рабочего времени.

При заполнении можно использовать буквенные или цифровые коды, например:

  • Я (01) – явка на работу;
  • ВМ (05) – вахтовый метод;
  • К (06) – командировка;
  • Н (02) – работа ночью;
  • О (09) – отпуск;
  • У (11) – ученический отпуск;
  • Р (14) – декретный отпуск;
  • Б (20) – больничный;
  • ПР (24) – прогул;
  • В (26) – выходной или праздник.

Вот так изо дня в день табельщик вносит в табель буквы или цифры.

Срок хранения табеля учета рабочего времени в организации в 2019 году

Нормативные акты: Срок хранения табеля учета рабочего времени Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558(ред.

По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12) Табель учета рабочего времени (форма N Т-13) Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда».

  • в первую очередь бухгалтерам для расчета зарплаты, отпускных и иных пособий, положенных работнику;
  • налоговые органы вправе проверить наличие и правильность отражения информации, при отсутствии или заполненных ненадлежащим способом документов предприятию придется уплатить штрафы;
  • сотрудники фонда социального страхования при проверке правильного отражения налогов при расчете зарплаты;
  • работники трудовой инспекции при проверке отследят, соблюдены права всех сотрудников.

Табель учета рабочего времени положено хранить на фирме в течение 1 года, по истечению этого срока документы сдаются в архив, где они подлежат хранению сроком на 5 лет.

Если трудовая деятельность на фирме связана с опасными или вредными условиями, то документы об отработанном времени хранятся 75 лет.

В этом случае предусмотреть отделом программистов, чтобы после этой даты доступ в программу был закрыт и любые внесения изменений были только на основании письменных заявлений.

Данное видео содержит немного дополнительной информации о том, как правильно вести табель учета рабочего времени, как хранить его вы уже знаете из статьи.

Рекомендуем другие статьи по теме

Сроки хранения табелей учета рабочего времени

Сроки хранения табелей учета рабочего времени закреплены на законодательном уровне, однако в некоторых случаях могут быть скорректированы решением руководства.

Табель учета времени работы можно вести и в электронном виде без создания бумажного носителя. Но для этого требуется заверить его электронной цифровой подписью.

Нужно учитывать, что первичные и сводные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации, сроки их хранения одинаковые.

Переход на ведение учета в машинном виде должен быть зафиксирован в акте об учетной политике организации (ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. под №402-ФЗ).

Правила движения табеля внутри компании

Компании обязаны учитывать не только срок хранения табеля учета рабочего времени, но и правильно организовывать его движение.

При этом нужно контролировать его сохранность на всех этапах.

Путь прохождения табелей может состоять из следующих этапов:

  1. оформления документа;
  2. контроля составления;
  3. подписания;
  4. передачи в бухгалтерию;
  5. организации хранения.

Каждый из этапов должен отражаться в имеющемся графике документооборота, ведь последний — это элемент учетной политики организации.

При указании каждого этапа требуется отражать исполнителей, бумажные и электронные версии, число экземпляров оригинала/копий, иные важные факторы, в том числе, сколько нужно хранить табеля учета рабочего времени.

Обоснованием предусмотренного порядка считается:

п. 4 ст. 9 закона 129-ФЗ от 21.11.1996, п.

Обычные, привычные табели никто отменять не собирается! Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Организацией хранения табеля занимается бухгалтер, так как это именно его ответственность.

Но если там нет места для их хранения, то по истечении положенного срока они могут быть переданы в архив компании, при условии, что последний есть.

Стоит обязательно обратить внимание на то, что согласно действующим законам, порядок передачи табеля, точно как и другой первички, в архив, должен устанавливаться именно локальным актом фирмы.

Никаких одинаковых условий для всех в данном случае нет.

Сколько хранить табель рабочего времени

Согласно нормам федерального закона «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ ряд документов, без которых сложно представить делопроизводство в компании, получают статус архивных. А вот сроки, на протяжении которых такие документы могут потребоваться самой компании или проверяющим органам, различаются в зависимости от важности документа. Однако в законе эти сроки не прописаны, там лишь сказано, что отдельные госорганы могут издавать перечни часто применяемых в делопроизводстве документов и указывать для них сроки хранения.

Подобный перечень был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, еще до вступления в силу закона под названием «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения». Этим нормативным актом пользовались многие кадровые служащие. В нем было закреплено, сколько хранить табель учета рабочего времени: в разделе 7.2 в строке 281 значится, что он хранится 1 год. Но этот акт утратил силу.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Сейчас действует приказ Минкультуры об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 25 августа 2010 года № 558. В этом акте тоже указано, сколько хранится табель учета рабочего времени, но срок здесь другой — в строке 586 раздела 7.1 сказано, что табель хранится 5 лет. А если учет велся на рабочих местах с правом на компенсацию ввиду того, что условия труда там признаны тяжелыми, вредными или опасными, то срок хранения составляет 75 лет.

Каков должен быть порядок хранения табеля?

Табель после его закрытия сдается в бухгалтерию, где используется как первичный документ для расчета зарплаты сотрудников. И уже бухгалтер организует хранение. Обычно они так и остаются в отделе, но если там нет места, то по истечении 3 лет или меньшего срока эти бумаги могут передаваться в архив компании, если таковой есть. Сроки и порядок передачи табеля и других первичных документов в архив регламентируются локальным актом компании, поэтому единых условий здесь нет.

А вот табели, подлежащие хранению 75 лет, могут передаваться из архива компании в специализированные архивные учреждения при наличии заключенного договора.

Срок хранения табеля учета рабочего времени с 2010 года продлен до 5 лет в связи с тем, что этот документ используется для расчета зарплаты. А если в табеле фиксируются данные по рабочим местам с вредными, опасными и тяжелыми условиями труда, то он хранится 75 лет и даже после ликвидации самой компании не подлежит уничтожению, а передается в специализированное архивное учреждение.

Разрабатываем Положение о табельном учете

Как и любой другой локальный нормативный акт, это Положение должно содержать основные разделы:

Общие положения. В нем описываются: цели табельного учета, определяется круг лиц, которых оно касается.

Основная часть включает описание процесса. Здесь обязательно нужно прописать:

  • Обязанности руководителей по ведению табеля
  • Порядок заполнения, форма Т-13
  • Порядок предоставления в отдел кадров или бухгалтерию – в электронном и бумажном виде
  • Даты передачи табеля (2 раза в месяц – к авансу и зарплате)
  • Порядок действий при отсутствии информации о причинах пропусков работы
  • Порядок учета (если требуется) рабочих часов

В основной части нужно учесть особенности предприятия, например, ведение журнала местных командировок, рабочее время разъездных должностей, отражение опозданий и т.д. Процедура заполнения в этих случаях должна быть максимально ясна.

Ответственность за не предоставление табеля, порядок замещения руководителей в отпуске или в случае болезни.

Приложение – образец бланка по форме Т-13 с буквенными обозначениями рабочих дней, отпусков, прогулов, больничных, т.д.

Конечно, в наше время передавать бумажные табели вряд ли кто-нибудь станет, и поэтому нужно разослать всем электронный вариант документа. Для облегчения начала работы можно сразу заполнить его списком сотрудников. Внизу электронного документа нужно сделать «шпаргалку» с буквенными обозначениями. Начальникам, далеким от ведения кадрового учета, это очень поможет. Попросите выделять цветом все дни отклонений от нормального графика работы, так обрабатывать таблицы будет намного легче.

Пошаговая инструкция организации табельного учета

Теория – это прекрасно, но практика обычно сильно от нее отличается. Какие шаги предпринять, чтобы добиться результата – своевременного предоставления табелей от всех подразделений?

Совещание. Неважно, будет ли это общее совещание всех начальников или просто деловая беседа с директором – без этого шага не обойтись. Нужно убедительно доказать, почему предоставление данных о рабочем времени – это важно. Приведите примеры ошибок в начислениях зарплаты из-за отсутствия информации, несвоевременного информирования о прогулах или больничных. Главное – заручиться поддержкой руководства и бухгалтерии.

Положение о табельном учете. Найти абсолютно адаптированный под вашу организацию документ вряд ли получится, придется потрудиться самим. Определите важные моменты:

кто должен присылать вам табель, в каком виде и в какие даты. Как правило, это 2-3 дня до дат выплат аванса и зарплаты;

обязанности ответственных лиц – контроль явок на работу, опозданий, иных отклонений от стандартного графика;

порядок информирования отдела кадров о случаях работы в праздники, сверхурочных часах и т.д.

Приказ об утверждении Положения и обязанности его исполнять. С ним, как и с Положением, нужно ознакомить всех задействованных лиц. Иногда в крупных филиалах, обособленных подразделениях ведение табеля возлагают на секретаря, помощника и т.д. Если так и есть, знакомим их тоже.

Образцы табеля по отделам со списком фамилий. Список вносить, конечно, не обязательно, но так вы окажете помощь руководителям, и поможете никого не «потерять». Разошлите образцы по электронной почте, напишите о вашей готовности ответить на вопросы.

Контроль исполнения. В первые месяцы придется заниматься постоянными напоминаниями о табеле, но постепенно все войдет в привычное русло. Сделайте пометки в календаре в контрольные даты и отправьте всем напоминание.

Меры воздействия. Часто начальники ссылаются на занятость или попросту забывают вести табельный учет. Если напоминания не помогают, отправьте всем не сдавшим сообщение наподобие «уведомляю вас о том, что фамилии руководителей, не исполняющих Положение о табельном учете, будут переданы генеральному директору в случае не предоставления информации 1 числа месяца». Это, конечно, крайняя мера, так как личным расположением и хорошим отношением можно добиться намного больших результатов, чем давлением и запугиванием.

Табель учета рабочего времени сроки сдачи

— передает заполненные, согласно инструкции, больничные листы табельщикам по мере их поступления, но до 27 числа каждого месяца; дни болезни, неподтвержденные документом (больничным листом) отражаются в табеле как прогул. Накануне дня сдачи табеля, согласно распоряжения о сроках сдачи табелей — — получает по электронной почте от закрепленного табельщика первичный табель учета рабочего времени; — получает от инспектора по кадрам списочный состав персонала подразделения, по состоянию на день сдачи табеля, и отчет о «движении персонала в подразделении», в котором отражены все движение персонала за текущий месяц ( прием, перевод, увольнение, отпуска); — сверяет табель с журналом выхода на работу, который ежедневно ведется в магазине, с выписками из приказов о приеме, увольнении, переводе, предоставленными работниками, с больничными листами.

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. С 21 числа предыдущего месяца по конец и с 1 по 5 текущего месяца — это первый табель (которых в итоге два).

И следующий табель с 6 по 20 число текущего месяца. Подскажите. Соответственно, для того чтобы правильно рассчитать ЗП за той или иной период бухгалтеру требуется табель конкретно за этой период.

По этому, табель составляется 2 раза в месяц — с 01 — 15 число и с 16 по 30(31) число. Россия, Московская область После прихода инспектора последовало предупреждение — выплатить в связи с задержкой з/платы . и привлечь сотрудников ответственных за сдачу табеля . С этого момента сдача табеля в бухгалтерию была строго 2 раза в месяц по распоряжению руководителя. В дальнейшем я перешла на работу в другую организацию — убедила руководство что нужно сдавать табель 2 раза в месяц приведя пример решения ГИТ)))и, вот здесь как раз самое смешное произошло: — когда инспектор увидела два табеля в месяц, удивилась: а что мол вы себе работу лишнюю делаете?? зачем табель за два периода в отчетном месяце??

Плановая проверка ГИТ, тот же самый инспектор,

Табель учета рабочего времени (Соболева Е

Дата размещения статьи: 01.06.2016 — цифра «0» проставляется в случае представления лицом, ответственным за составление табеля, первичного табеля; — цифры, начиная с «1», проставляются согласно порядковому номеру корректирующего табеля (корректировки) за соответствующий расчетный период.

Приложение 2 Табель учета рабочего времени. При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой — условное обозначение вида отклонений, а знаменатель — часы работы. Также отметим, что Методическими рекомендациями установлены буквенные коды для обозначения определенного вида рабочего времени: — «В» — выходные и нерабочие праздничные дни; — «Г» — выполнение государственных обязанностей; — «О» — очередные и дополнительные отпуска; — «Б» — временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам; — «ОР» — отпуск по уходу за ребенком; — «НН» — неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств); — «А» — неявки с разрешения администрации; — «ОУ» — учебный дополнительный отпуск; — «ЗН» — замещение в 1 — 3-м классах; — «ЗП» — замещение в группах продленного дня; — «ЗС» — замещение в 4 — 11-м классах; — «РП» — работа в выходные и нерабочие праздничные дни; — «Ф» — фактически отработанные часы; — «К» — служебные командировки.

Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

«Об особенностях направления работников в служебные командировки»

Заполняем табель учёта рабочего времени правильно

Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте.

В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

  1. В — выходной;
  2. К — командировка;
  3. Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  4. ОТ — отпуск.
  1. В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.
  1. В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. В примере использованы:

  1. Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

самые важные статьи вам на Сделать табель учета рабочего времени нетрудно, если коллектив невелик.

Полный список кодов смотрите в конце статьи. А как быть, если подразделения удалены друг от друга или график работников нестандартный? Тут не поможет даже специально принятый на работу табельщик. Нужно наладить качественный сбор информации. Как и любой другой локальный нормативный акт, это Положение должно содержать основные разделы: Общие положения. В нем описываются: цели табельного учета, определяется круг лиц, которых оно касается. Основная часть включает описание процесса. Здесь обязательно нужно прописать: Ответственность за не предоставление табеля, порядок замещения руководителей в отпуске или в случае болезни.

Приложение – образец бланка по форме Т-13 с буквенными обозначениями рабочих дней, отпусков, прогулов, больничных, т.д. Теория – это прекрасно, но практика обычно сильно от нее отличается. Какие шаги предпринять, чтобы добиться результата – своевременного предоставления табелей от всех подразделений?

Положение о табельном учете. Найти абсолютно адаптированный под вашу организацию документ вряд ли получится, придется потрудиться самим. Определите важные моменты: кто должен присылать вам табель, в каком виде и в какие даты.

Как правило, это 2-3 дня до дат выплат аванса и зарплаты; обязанности ответственных лиц – контроль явок на работу, опозданий, иных отклонений от стандартного графика; порядок информирования отдела кадров о случаях работы в праздники, сверхурочных часах и т.д.

Образцы табеля по отделам со списком фамилий. Список вносить, конечно, не обязательно, но так вы окажете помощь руководителям, и поможете никого не «потерять».

Разошлите образцы по электронной почте, напишите о вашей готовности ответить на вопросы. Контроль исполнения. В первые месяцы придется заниматься постоянными напоминаниями о табеле, но постепенно все войдет в привычное русло.

Сделайте пометки в календаре в контрольные даты и отправьте всем напоминание. Каждое предприятие имеет свои особенности и их нужно учесть. Определите, как в вашем случае будут происходить процессы передачи информации в отдел кадров: Нюансов может быть сколько угодно, иногда они выявляются в процессе ведения учета.

Табельный учет на предприятии – осознанная необходимость для любой компании, и наладить его может любой ответственный и терпеливый сотрудник, нужно лишь проявить настойчивость и последовательность.

Какой установлен срок хранения для табеля учета рабочего времени

  1. Сколько потребуется времени хранить табель учета рабочего времени.
  2. Как и где необходимо организовать место хранения.
  3. Как подлежит хранению электронный вариант табеля.

Табель учета рабочего времени – это обязательный бланк, который подлежит хранить на предприятии, и может потребоваться следующим категориям лиц: Табель учета рабочего времени положено хранить на фирме в течение 1 года, по истечению этого срока документы сдаются в архив, где они подлежат хранению сроком на 5 лет.

Если трудовая деятельность на фирме связана с опасными или вредными условиями, то документы об отработанном времени хранятся 75 лет. В определенных случаях внутренними документами можно увеличить сроки хранения.

По закону, если делопроизводство на предприятии невозможно без использования конкретных документов, то эти документы обязаны храниться в архиве определенное время.

Сроки хранения варьируются в зависимости от их необходимости при проверках, четкие периоды хранения в законе не указаны. С действующим ранее законодательством табеля необходимо было хранить в течение года, но частично это так и осталось, ведь этот документ нужен бухгалтеру в течение отчетного года для сверки данных и проверки правильности отражения операций.

В приказе Минкультуры говорится, что срок хранения табеля должен быть не менее 5 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет.

Форма табеля унифицирована и содержит следующие поля: Если работа у сотрудника почасовая, то пользуясь данными о присутствии сотрудника на рабочем месте можно не переживать что будет переплата за прогулянные часы или опоздания.

На каждом предприятии должен быть разработан свой график документооборота, в котором прописано, как и где хранить каждый документ, с указанием количества экземпляров и подотчетных лиц. Если будет задержка в передачи табеля рабочего времени в отдел бухгалтерии, то возможны просрочки в уплате налогов, что незамедлительно приведет к начислению пени. При приме сотрудников необходимо у них взять подтверждение, что они согласны на обработку персональных данных.

При этом в документе должна присутствовать фраза о том, что личные данные будут применяться в кадровом учете в электронном виде. Современные программы по ведению бухгалтерии, а конкретнее по участку заработная плата имеют встроенные образцы табелей учета рабочего времени, которые возможно распечатать в любое время.

Данное видео содержит немного дополнительной информации о том, как правильно вести табель учета рабочего времени, как хранить его вы уже знаете из статьи.

Сроки сдачи табеля учета рабочего времени в бухгалтерию

ирина Россия, Воронеж #13 2 ноября 2019, 17:07 Alex писал(а): Еще раз.

Табель закрывается по итогам месяца. А сколько раз, как кому доводить информацию для начисления з/п.

это внутренне дело организации. Издайте соответствующий распорядительный документ и не мучайтесь. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха.

В этом случае работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит . Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа.

Alex Российская Федерация #11 2 ноября 2019, 16:33 Еще раз. Табель закрывается по итогам месяца. А сколько раз, как кому доводить информацию для начисления з/п.

это внутренне дело организации.

Издайте соответствующий распорядительный документ и не мучайтесь.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Подписанный табель передается в бухгалтерию на хранение.

  • оформление;
  • контроль его составления;
  • подписание;
  • передача в бухгалтерию;
  • организация хранения.

Каждый из перечисленных этапов должен отражаться в графике документооборота.

Читайте также:

Кто отвечает за бухучет, если процесс передан в специализированную компанию? В соответствии с действующим законодательством,…

Основные аспекты первичной бухгалтерии Документы первичной регистрации ФХЖ могут составляться как в различных производственных и…

Общие правила ведения табеля рабочего времениНа законодательном уровне ведение табельного учета обязательно для предприятий всех…

Определимся в основных понятияхБухучет, в соответствии с законом № 402-ФЗ, — это формирование и отражение…

Сколько составляет срок хранения табеля учета рабочего времени

Сколько нужно хранить табель учета рабочего времени?

Сколько нужно хранить табель учета рабочего времени, закреплено на законодательном уровне, а в отдельных случаях корректируется по решению руководства организации. Какие именно сроки нужно соблюдать при организации хранения табеля, расскажем в нашей статье.

Сколько составляет срок хранения табеля учета рабочего времени?

Согласно нормам федерального закона «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ ряд документов, без которых сложно представить делопроизводство в компании, получают статус архивных. А вот сроки, на протяжении которых такие документы могут потребоваться самой компании или проверяющим органам, различаются в зависимости от важности документа. Однако в законе эти сроки не прописаны, там лишь сказано, что отдельные госорганы могут издавать перечни часто применяемых в делопроизводстве документов и указывать для них сроки хранения.

Подобный перечень был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, еще до вступления в силу закона под названием «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения». Этим нормативным актом пользовались многие кадровые служащие. В нем было закреплено, сколько хранить табель учета рабочего времени: в разделе 7.2 в строке 281 значится, что он хранится 1 год. Но этот акт утратил силу.

Сейчас действует приказ Минкультуры об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 25 августа 2010 года № 558. В этом акте тоже указано, сколько хранится табель учета рабочего времени, но срок здесь другой — в строке 586 раздела 7.1 сказано, что табель хранится 5 лет. А если учет велся на рабочих местах с правом на компенсацию ввиду того, что условия труда там признаны тяжелыми, вредными или опасными, то срок хранения составляет 75 лет.

Каков должен быть порядок хранения табеля?

Табель после его закрытия сдается в бухгалтерию, где используется как первичный документ для расчета зарплаты сотрудников. И уже бухгалтер организует хранение. Обычно они так и остаются в отделе, но если там нет места, то по истечении 3 лет или меньшего срока эти бумаги могут передаваться в архив компании, если таковой есть. Сроки и порядок передачи табеля и других первичных документов в архив регламентируются локальным актом компании, поэтому единых условий здесь нет.

А вот табели, подлежащие хранению 75 лет, могут передаваться из архива компании в специализированные архивные учреждения при наличии заключенного договора.

Срок хранения табеля учета рабочего времени с 2010 года продлен до 5 лет в связи с тем, что этот документ используется для расчета зарплаты. А если в табеле фиксируются данные по рабочим местам с вредными, опасными и тяжелыми условиями труда, то он хранится 75 лет и даже после ликвидации самой компании не подлежит уничтожению, а передается в специализированное архивное учреждение.

Сроки хранения табеля учета рабочего времени

Статьи по теме

Сроки хранения табелей учета рабочего времени закреплены на законодательном уровне, однако в некоторых случаях могут быть скорректированы решением руководства. О том, каких сроков придерживаться, читайте в материале статьи.

Скачайте документы по теме:

Какой срок хранения табеля учета рабочего времени в организации

Важность учета рабочего времени невозможно переоценить: табель с данными о точном количестве отработанных дней и часов является основанием для расчета зарплаты , используется при формировании отчетности и подтверждает факт соблюдения или несоблюдения работниками режима рабочего времени, установленного в организации. Составление табеля осуществляется уполномоченным лицом в единственном экземпляре, после чего бумага подписывается руководителем подразделения и передается в бухгалтерию, где она и остается. Так как в законы периодически вносятся изменения, важно учитывать актуальную информацию, сколько нужно хранить табель учета рабочего времени.

Табель учета рабочего времени

Согласно нормам закона «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 года под № 125-ФЗ некоторые документы, без которых невозможно делопроизводство организации, получают статус архивных. При этом сроки, на протяжении которых бумаги могут потребоваться самой организации или же проверяющим органам, отличаются в зависимости от важности документа. Но в законе эти периоды не отражены, там сказано, что некоторые госорганы могут издавать перечни часто применяемых документов и указывать для них конкретные сроки хранения.

Подобный перечень утвержден Росархивом шестого октября 2000 года, еще до вступления в силу закона «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения». Данным нормативным актом пользовались многие кадровики. В нем было конкретно закреплено, сколько хранятся табеля учета рабочего времени . В разделе 7.2 значилось, что они хранятся один год. Но в последующем этот акт утратил силу, что привело к возникновению разночтений.

В данный момент действует приказ Минкультуры об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 25 августа 2010 года под № 558. В акте указано, сколько хранится табель учета рабочего времени, но срок здесь иной — в разделе 7.1 отражено, что документ хранится пять лет. Но если учет велся на рабочих местах с правом на компенсации по причине того, что условия труда признаны как тяжелые, вредные или опасные, срок хранения табелей учёта рабочего времени составляет 75 лет.

Таблица. Сроки хранения документов в организации

Табель учета времени работы можно вести и в электронном виде без создания бумажного носителя. Но для этого требуется заверить его электронной цифровой подписью. Нужно учитывать, что первичные и сводные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации, сроки их хранения одинаковые. Переход на ведение учета в машинном виде должен быть зафиксирован в акте об учетной политике организации (ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. под №402-ФЗ).

Правила движения табеля внутри компании

Компании обязаны учитывать не только срок хранения табеля учета рабочего времени, но и правильно организовывать его движение. При этом нужно контролировать его сохранность на всех этапах.

Путь прохождения табелей может состоять из следующих этапов:

  1. оформления документа;
  2. контроля составления;
  3. подписания;
  4. передачи в бухгалтерию;
  5. организации хранения.

Каждый из этапов должен отражаться в имеющемся графике документооборота, ведь последний — это элемент учетной политики организации. При указании каждого этапа требуется отражать исполнителей, бумажные и электронные версии, число экземпляров оригинала/копий, иные важные факторы, в том числе, сколько нужно хранить табеля учета рабочего времени.

Обоснованием предусмотренного порядка считается:

  1. п. 4 ст. 9 закона 129-ФЗ от 21.11.1996, п. 4 Положения по бухучету «Учетная политика компании» ПБУ 1/2008, утвержденный приказом Минфина 106н от шестого октября 2008 года
  2. п. 15 Положения по ведению бухучета и отчетности, утвержденный приказом Минфина от двадцать девятого июля 1998 года 34н.

Формируя график документооборота, требуется обязательно учитывать специфику составления документа, а не только сроки хранения табелей учета рабочего времени. Под этим подразумевается детальный учет:

  • продолжительности составления;
  • проставление отметок в течение всего месяца согласно подтверждающим документам;
  • опоздания в представлении бумаг.

По причине того, что документ нужно сдавать в бухгалтерию в строго отведенный срок, а данные о причинах отсутствия работников организации часто поступают к табельщику позже, может потребоваться внесение исправлений не только до сдачи, но и после нее. Поэтому лучше предусмотреть возможность у табельщиков представления в бухгалтерию оригинала табеля и составлении корректировок. Так как срок хранения табелей учета рабочего времени составляет от пяти лет, в бухгалтерии нужно организовать место, где будут лежать бумаги.

Сколько и где хранить табель учета рабочего времени

Руководитель организации сам решает, как и где хранятся табели учета рабочего времени (ст. 13, 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Но надо отличать текущее хранение от архивного. Текущее предполагает использование документов с момента создания и до передачи в архив. Оно возможно в двух видах: хранение в процессе исполнения и хранение исполненных документов. Исполненные бумаги необходимо сформировать в дела в соответствии с номенклатурой (п. 3.1 ГОСТ 7.0.8-2013, утвержденного приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года под № 1185-ст).

Законом не регулируется, где должны храниться табеля учета рабочего времени, но в случае проверок к ним должен быть доступ. Если обнаружится, что документы утилизированы раньше положенного срока — будет начато разбирательство, которое приводит к наложению штрафов.

Табель после закрытия сдается в бухгалтерию организации, где используется как первичный документ для расчета заработной платы. После чего бухгалтер организует его хранение. Обычно бумаги остаются в отделе фирмы, но если там отсутствует место, по истечении трех лет или меньшего срока могут передаваться в архивы. Сроки, а также порядок передачи табеля и иных первичных документов в архив регламентируются локальным актом организации, поэтому единых условий нет. Табели, подлежащие хранению на протяжении 75 лет, могут передаваться из архива предприятия в специализированные архивные учреждения, если с ними заключен договор.

В месте, где хранится табель учета рабочего времени, должны соблюдаться все условия, чтобы сведения оставались в читабельном виде. На бумаги не должны попадать солнечные лучи, влага, в противном случае они быстро придут в негодное состояние. Особенно важно грамотного организовывать хранение табелей, которые подлежат уничтожению лишь спустя 75 лет.

Сроки хранения документов зависят от того, в каких условиях труда работают сотрудники. Если в табелях учитывали рабочее время сотрудников с нормальными условиями труда, то храните их пять лет. Если в табелях учитывали сотрудников с вредными или опасными условиями труда, то срок хранения – 75 лет.

Какой установлен срок хранения для табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени – это важный документ, который необходим бухгалтеру для расчета зарплаты работникам. В нем отражено число фактически отработанных часов каждым сотрудником и количество пропущенных дней работниками с указаниями определенных причин прогула. Табель хранится на предприятии, и возникают спорные моменты, касающиеся сроков хранения:

  1. Сколько потребуется времени хранить табель учета рабочего времени.
  2. Как и где необходимо организовать место хранения.
  3. Как подлежит хранению электронный вариант табеля.

Сколько нужно хранить табель учета

Табель учета рабочего времени – это обязательный бланк, который подлежит хранить на предприятии, и может потребоваться следующим категориям лиц:

  • в первую очередь бухгалтерам для расчета зарплаты, отпускных и иных пособий, положенных работнику;
  • налоговые органы вправе проверить наличие и правильность отражения информации, при отсутствии или заполненных ненадлежащим способом документов предприятию придется уплатить штрафы;
  • сотрудники фонда социального страхования при проверке правильного отражения налогов при расчете зарплаты;
  • работники трудовой инспекции при проверке отследят, соблюдены права всех сотрудников.

Табель учета рабочего времени положено хранить на фирме в течение 1 года, по истечению этого срока документы сдаются в архив, где они подлежат хранению сроком на 5 лет.

Если трудовая деятельность на фирме связана с опасными или вредными условиями, то документы об отработанном времени хранятся 75 лет. В определенных случаях внутренними документами можно увеличить сроки хранения.

Важность ведения – табель определяет отработку каждым сотрудником предприятия нормы часов, дней, на основании этого рассчитываются выплаты сотрудникам, составляется отчетность на предприятии. Данный документ заполняется в единственном экземпляре, подписывается руководителем предприятия и ответственным лицом.

По закону, если делопроизводство на предприятии невозможно без использования конкретных документов, то эти документы обязаны храниться в архиве определенное время.

Сроки хранения варьируются в зависимости от их необходимости при проверках, четкие периоды хранения в законе не указаны.

С действующим ранее законодательством табеля необходимо было хранить в течение года, но частично это так и осталось, ведь этот документ нужен бухгалтеру в течение отчетного года для сверки данных и проверки правильности отражения операций.

В приказе Минкультуры говорится, что срок хранения табеля должен быть не менее 5 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет.

Руководитель приказом назначает человека ответственного за заполнение табеля учета рабочего времени, как правило, им является сотрудник отдела кадров. Но может быть и несколько человек ответственных за выполнение этой работы, если предприятие является крупным и содержит много подразделений.

Форма документа

Форма табеля унифицирована и содержит следующие поля:

  • «шапка» документа;
  • дата составления;
  • информация по фирме, если информация собирается по подразделениям, то указывается конкретный отдел, по которому сделан документ;
  • ФИО сотрудников с указанием должности, табельного номера;
  • число отработанных дней или часов каждым сотрудником;
  • лицо, ответственное за заполнение.

Информацию необходимо собирать постепенно, желательно раз в неделю вносить информацию по работникам об отработанном времени. Данные о посещении рабочего места можно узнать у сотрудников охраны или ввести электронную программу, которая будет фиксировать приход работника путем приложения личной карточки к валидатору или снятию отпечатков пальцев.

Если работа у сотрудника почасовая, то пользуясь данными о присутствии сотрудника на рабочем месте можно не переживать что будет переплата за прогулянные часы или опоздания.

Как и где необходимо организовать место хранения

На каждом предприятии должен быть разработан свой график документооборота, в котором прописано, как и где хранить каждый документ, с указанием количества экземпляров и подотчетных лиц.

Но важен не только срок хранения, но и сроки предоставления в бухгалтерию, должны быть четкие рамки по возможности внесения информации. Как правило, бухгалтерия к 10-му числу месяца рассчитывает зарплату за предыдущий период, а к 15-ому уже бухгалтер обязан уплатить все налоги.

Если будет задержка в передачи табеля рабочего времени в отдел бухгалтерии, то возможны просрочки в уплате налогов, что незамедлительно приведет к начислению пени.

По истечении отчетного периода документы за предыдущий год можно постепенно передавать в архив. Законом не урегулирован момент обязательного хранения табелей в архиве, руководство вправе самостоятельно решать, где и как хранить документы. Но это не подразумевает, что можно утилизировать бланки, они должны быть в сохранности и к ним должен быть организован доступ в случае проверки.

За хранение табелей ответственен бухгалтер, так как он является последней инстанцией получения этих документов. При сдаче в архив должна быть составлена опись, чтобы при поиске документов была возможность сразу найти необходимую информацию. Ответственность за сохранность и транспортировку уже будет нести архивариус. Если табеля необходимо хранить 75 лет, то по истечении 5-и летнего срока данные документы могут передаваться в архивные склады, если с ними заключен договор или такие склады имеются в собственности у предприятия.

Что делать с электронной версией

Табель учета позволительно хранить в электронном виде, но данная информация должна быть зафиксирована в локальных документах предприятия. Документ в этом случае заверяется электронной подписью. При проверке налоговыми органами возможно отправить запрашиваемую информацию посредством электронной связи.

При ведении табелей только в электронном виде стоит помнить, что необходим контроль за техническим состоянием ЭВМ, а также на компьютерах должна стоять современная защита от возможных вирусов и взлома программ. Отсутствие антивирусов может привести к потере данных, либо к искажению информации.

При приме сотрудников необходимо у них взять подтверждение, что они согласны на обработку персональных данных. При этом в документе должна присутствовать фраза о том, что личные данные будут применяться в кадровом учете в электронном виде.

Современные программы по ведению бухгалтерии, а конкретнее по участку заработная плата имеют встроенные образцы табелей учета рабочего времени, которые возможно распечатать в любое время.

Возможно сделать выборку по необходимым параметрам, а именно по времени (месяц, квартал, год), по подразделению (выйдет вся информация по сотрудникам выбранного подразделения), по сотруднику (выбрав определенное лицо, можно получить информацию об отработанном времени).

Пользуясь электронным вариантом табеля в положении о ведении табеля необходимо прописать ответственного человека за заполнение электронного документа, а также сроки внесения изменений, например, до 5-го числа следующего за отчетным. В этом случае предусмотреть отделом программистов, чтобы после этой даты доступ в программу был закрыт и любые внесения изменений были только на основании письменных заявлений.

Данное видео содержит немного дополнительной информации о том, как правильно вести табель учета рабочего времени, как хранить его вы уже знаете из статьи.

Ссылка на основную публикацию