Суточные за день пересечения границы

Содержание

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018-2019 гг.

Размеры суточных при загранкомандировках имеют значение для расчета налога на прибыль, а также для целей исчисления и уплаты НДФЛ.

Напомним, что размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, закрепив суммы в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).

Некоторые компании устанавливают различные размеры суточных при загранкомандировках в зависимости от того, в какую страну отправляется работник для выполнения служебного задания.

Кстати, бюджетным организациям размер суточных при загранкомандировках устанавливает Правительство РФ. И коммерческие организации, при желании, могут ориентироваться на эти размеры суточных.

Суточные при загранкомандировках в 2018-2019 гг.: таблица

Для понимания приведем некоторые размеры суточных при загранкомандировках, установленных Правительством РФ для бюджетников (Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812):

Страна, в которую работник направляется в командировкуРазмер суточных, долл. США
Белоруссия57
Украина53
США72
Германия65
Великобритания69
Франция65

Суточные при загранкомандировках: в какой валюте выдавать

Работодатель сам определяет, в какой валюте устанавливать и выплачивать суточные для загранкомандировок. Например, размер таких суточных может быть установлен в иностранной валюте, но на руки работник получит сумму в рублях, эквивалентную этим валютным суточным.

Загранкомандировка: как считать суточные

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018-2019 гг. зависит от количества дней, проведенных работником за пределами РФ.

  • при отправлении в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются как за время нахождения за границей;
  • при возвращении из зарубежной поездки за день пересечения границы суточные выплачиваются как за командировку внутри страны.

Правда, компания вправе установить свой порядок расчета выплачиваемых суточных.

Суточные в загранкомандировке в 2018-2019 гг. для «прибыльных» целей

Всю сумму суточных (без каких-либо ограничений) можно учесть в составе расходов при определении базы по налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если суточные выдаются в рублях, то никаких затруднений учет таких расходов не вызовет – просто вся сумма списывается в состав «прибыльных» расходов.

Если же суточные выданы до командировки в иностранной валюте, то необходимо перевести данную сумму в рубли по официальному курсу ЦБ на дату выдачи суточных (п. 10 ст. 272 НК РФ):

Полученная сумма учитывается в расходах.

Суточные по загранкомандировкам 2018-2019: что с НДФЛ

При загранкомандировках НДФЛ не облагается сумма суточных, не превышающая 2500 руб. в день (п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, с суммы сверх этого лимита необходимо удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.

Если суточные были выплачены в рублях, то облагаемая база по НДФЛ будет считаться по следующей формуле:

Кстати, если суточные в организации устанавливаются в иностранной валюте, но выплачиваются работнику в рублях, то никаких перерасчетов делать не нужно (Письма Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252, от 09.02.2016 № 03-04-06/6531 ).

Если же суточные выплачены в инвалюте, то в целях уплаты НДФЛ нужно иметь в виду одну важную особенность: пересчитать данную сумму в рубли нужно по официальному курсу ЦБ, установленному на последний день месяца, в котором утвержден командировочный авансовый отчет (Письмо Минфина от 21.03.2016 № 03-04-06/15509 ). Следовательно, база по НДФЛ в данном случае считается так:

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018-2019 гг.: страховые взносы

По общему правилу суточные, выплачиваемые работникам в 2018-2019 гг., облагаются страховыми вносами по тому же принципу, что и НДФЛ. То есть взносы нужно начислить с суммы суточных, превышающей 2500 рублей (п.2 ст.422 НК РФ).

Размер не облагаемых НДФЛ суточных при загранкомандировках зависит от пересечения границы

Александр Здоровенко, консультант по налогам и сборам

Журнал «Документы и комментарии» № 17, сентябрь 2010 г.

Организациям, которые направляют своих сотрудников в загранкомандировки, стоит быть особенно внимательными при расчете сумм суточных, подлежащих выплате. Ведь суммы, которые не облагаются НДФЛ, различны для командировок внутри страны и за рубеж. И здесь главное не ошибиться, за какие дни суточные исчисляются по «внутренним» нормативам, а за какие – по «заграничным». (Письмо Министерства Финансов РФ от 07.07.10 № 03-04-06/6-140)

Правовые основы выплаты суточных

Если организация направляет своего сотрудника в служебную командировку, то она обязана сохранить ему место работы (должность), средний заработок за дни нахождения в командировке, а также возместить связанные с ней расходы. Такие гарантии предусмотрены статьей 167 Трудового кодекса РФ.

К числу расходов, связанных с командировкой и подлежащих возмещению работодателями, относятся и суточные, то есть дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Размеры возмещения всех командировочных расходов, в том числе суточных, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ). Следовательно, организация вправе установить и выплатить суточные в любом размере.

При этом необходимо учитывать, что под обложение налогом на доходы физических лиц будут подпадать суточные, превышающие 700 руб. за каждый день командировки на территории Российской Федерации и 2500 руб. за каждый день заграничной командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Здесь важно определить, в какой сумме подлежат выплате суточные за тот день (как правило, это первый и последний день командировки), когда работник находится как на российской территории, так и на территории зарубежного государства.

Пересечение государственной границы и суточные

Суточные возмещаются сотруднику за каждый день его пребывания в командировке. К таким дням относят выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в дороге, включая время вынужденной остановки в пути*.

* Пункт 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749; далее – Положение).

Когда сотрудник убывает с территории России, дата пересечения государственной границы засчитывается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. А вот при возвращении на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 18 Положения).

Основываясь на этих правилах, главное финансовое ведомство и проводит разграничение норм суточных, не подлежащих обложению НДФЛ. Таким образом, ключевым моментом в решении данного вопроса является дата пересечения государственной границы.

Получается, что, когда сотрудник пересекает границу в день направления в служебную командировку, суточные за этот день, выплаченные в размере, не превышающем 2500 руб., не облагаются налогом. Для последнего дня командировки из-под налогообложения будут выводиться суточные в размере только 700 руб.

Отметим, что данный принцип определения размера суточных не нов. В то время, когда расходы на зарубежные командировки нормировались на правительственном уровне, вышло совместное письмо Минтруда России и Минфина России от 17.05.96 № 1037-ИХ. В нем эти два ведомства разъяснили, что со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные начисляются по нормативу, установленному для выплаты в стране, в которую работник направлен. А вот со дня пересечения границы при въезде в Россию ему полагаются суточные по норме, предусмотренной для «внутренних» командировок. То есть за день убытия в зарубежную командировку выплачивалась определенная сумма в валюте, а за день возвращения – сумма в рублях.

Суточные при командировке

Бухгалтеры часто спрашивают, как правильно рассчитать суточные в командировке. Особый интерес вызывают суточные при поездках за границу, в том числе в страны СНГ, в 2019 году. Мы постарались дать ответы на все самые важные вопросы, связанные с расчетом и выплатой суточных.

Виды командировочных расходов

Работодатель, который направляет сотрудника в командировку, обязан возместить ему командировочные расходы. Эти расходы перечислены в статье 168 ТК РФ. К ним относятся:

  • стоимость проезда;
  • затраты по найму жилья;
  • суточные (т.е. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства);
  • иные издержки работника, согласованные с работодателем.

Таким образом, суточные являются одним из видов командировочных расходов, которые организация или ИП должна компенсировать своему сотруднику.

Размер и нормы суточных при командировках

Суточные необходимо выплачивать за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749; далее — Положение о командировках).

Величина суточных не ограничена. Каждый работодатель может установить тот размер суточных, который считает нужным. Главное, отразить выбранный вариант в локальном нормативном акте организации, например, в положении о командировках.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

СПРАВКА. Работодатель вправе утвердить разные величины суточных для отдельных категорий сотрудников. В частности, суточные директора могут быть больше, чем суточные менеджера. При загранкомандировках размер суточных может отличаться в зависимости от страны, в которую направлен сотрудник.

Однако существуют нормативы, которые применяются при расчете НДФЛ и страховых взносов. Суточные в пределах норматива освобождаются от налога на доходы физлиц и взносов, а на сумму превышения надо начислить НДФЛ и взносы. Нормативы для командировок по России отличатся от нормативов, установленных для служебных поездок за границу (подп. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ).

Командировка по России

Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.).

Рассчитывайте зарплату командированного работника в веб-сервисе Рассчитать бесплатно

Командировка за границу

Суточные освобождаются от НДФЛ и взносов в пределах 2 500 руб. за каждый день нахождения в зарубежной командировке.

ВАЖНО. При следовании сотрудника в зарубежную командировку день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в загранкомандировке. При возвращении из такой поездки день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в командировке на территории России. Даты пересечения границы нужно определять по отметкам, сделанным пограничниками в загранпаспорте (п. 18 Положения о командировках).

Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в заграничной командировке 6 дней, границу РФ пересекал в первый и в последний день поездки. Ему начислили суточные из расчета 3 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 18 000 руб.(3 000 руб. х 6 дн.). От налога на доходы освобождена сумма: за первые 5 дней — 12 500 руб.(2 500 руб. х 5 дн.); за день возвращения в Россию — 700 руб. Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 4 800 руб.(18 000 руб. – 12 500 руб. – 700 руб.).

В страны СНГ

Здесь действуют те же правила, что и при других заграничных командировках. Но есть одна особенность: при пересечении границы РФ пограничники не ставят в загранпаспорт никаких отметок. Поэтому дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения о командировках).

Пример расчета суточных при командировке в Казахстан в 2019 году

Работник выехал в командировку в Казахстан 13 мая 2019 года, а вернулся обратно 17 мая 2019 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).

Из проездных документов следует, что 13 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 15 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 13 мая и 14 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 15 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.

Обратно работник вернулся 17 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 17 мая считается днем, проведенным в России.

Получается, что дни, проведенные в России — это 13 мая, 14 мая и 17 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 15 мая и 16 мая (итого 2 дня).

От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.).

Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

Суточные при однодневных командировках

Если командировка длится всего один день, то суточные работнику не полагаются. Об этом прямо сказано в пункте 11 Положения о командировках. Но многие организации и предприниматели все же выплачивают суточные даже при однодневных служебных поездках. Нужно ли платить с них НДФЛ и взносы?

В Минфине России считают, что все зависит от наличия подтверждающих документов. Если работник их представил, то выплату при однодневной командировке хоть и нельзя признать суточными, зато можно отнести к другой категории командировочных расходов. А именно, к иным издержкам, согласованным с работодателем. Тогда выплата в полном объеме освобождается от налога на доходы и взносов (письмо от 17.05.18 № 03-15-06/33309; см. « НДФЛ с «суточных» при однодневной командировке: Минфин изменил свою позицию »).

Порядок выплаты командировочных и отчетность по ним

Деньги на командировку выдают работнику перед началом служебной поездки в кассе, либо перечисляют на карту. При загранкомандировке суточные можно выплатить либо в валюте, либо в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.

Сумму, предназначенную для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник должен отчитаться по ним в течение трех рабочих дней. Для этого нужно оформить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие указанные траты. Деньги, которые остались неизрасходованными, работник обязан вернуть работодателю (п. 26 Положения о командировках).

Расходы в валюте при загранкомандировке нужно пересчитать в рубли:

  • если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег (письмо Минфина России от 22.01.16 № 03-03-06/1/2318; см. « Минфин напомнил, как определить курс валюты в целях учета затрат на оплату проживания в загранкомандировке »);
  • если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты (письмо Минфина России от 15.06.11 № 03-03-06/1/347; см. « Минфин: курс валюты, приобретенной работником в загранкомандировке, определяется по документам на ее покупку »);
  • если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях (письмо Минфина России от 03.09.15 № 03-03-07/50836; см. « Как пересчитать валюту в рубли, если командированный работник не представил документы на ее покупку »).

Отчитываться по суточным сотрудник не должен, поэтому суточные не надо оформлять как подотчетные средства. Их следует просто выдать работнику.

ВНИМАНИЕ. Выплату взамен суточных при однодневной командировке нужно передать работнику под отчет наравне с деньгами на проезд и на другие командировочные расходы. Впоследствии сотрудник обязан отчитаться по такой выплате, предъявив в бухгалтерию подтверждающие документы.

Налогообложение суточных

Командировочные расходы, в том числе суточные, можно учесть при налогообложении прибыли в полном объеме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Налогоплательщики на УСН с объектом «доходы минус расходы» также вправе списать суточные при командировках (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Выплаты взамен суточных при однодневных служебных поездках можно учесть, только если работник представил подтверждающие документы.

Суточные при командировках в 2020 году. Сколько платить работникам?

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

  • за каждый день, пока он находится в командировке;
  • за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример расчета суточных работнику

Условие. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

  • за 9 дней — 40 евро за каждый день;
  • за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

  • на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро;
  • на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

  • 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
  • Суточные по России = 700 руб.
  • Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).

Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.

Можно, например, закрепить суточные 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

  • 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
  • 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам .

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

  • за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
  • по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

  1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
  2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
  • окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

Как платить за день приезда из загранкомандировки

“Зарплата”, 2015, N 8

  • Суточные за день приезда из загранкомандировки, если самолет приземлился с опозданием.
  • Средний заработок или зарплата за отработанный день приезда.

В общем случае командированному работнику выплачиваются:

  • средний заработок за рабочие дни, приходящиеся на дни командировки (п. 9 Положения об особенностях направления в командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее – Положение);
  • суточные за каждый календарный день командировки, включая дни приезда и отъезда (п. п. 11 и 4 Положения). За эти дни суточные выплачиваются в полной сумме, даже если сотрудник вернулся из командировки поздно ночью или рано утром.

Как платить суточные, если самолет прибыл до 24.00, а пограничный контроль пройден после 24.00

Суточные выплачиваются в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Порядок выплаты суточных при зарубежных командировках таков (п. 18 Положения):

  • за день выезда из РФ суточные выплачиваются в иностранной валюте;
  • при возвращении в РФ – в рублях.

Как определить дни въезда в РФ

Порядок определения дня въезда зависит от того, есть в загранпаспорте работника штамп российской пограничной службы или нет.

Хорошо, если штамп пограничников есть. Дата пересечения границы РФ определяется по штампу в паспорте (абз. 2 п. 18 Положения).

Пример 1. Суточные за дни выезда из РФ и въезда в РФ

Сотрудник направлен в зарубежную командировку с 28 июля по 3 августа 2015 г.

Согласно коллективному договору суточные выплачиваются в размере 700 руб. за дни нахождения в командировке в РФ и 75 долл. США – за рубежом. Сотрудник получил их 27 июля.

3 августа самолет приземлился в российском аэропорту в 23 ч 57 мин. А отметку о пересечении границы работнику поставили в паспорт уже в 0 ч 20 мин. 4 августа.

5 августа сотрудник вышел на работу и сдал авансовый отчет с подтверждающими документами, приложив копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (абз. 2 п. 18 Положения, Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47).

В какой сумме сотруднику следует начислить суточные за период командировки?

Решение. Установленные для каждого государства нормы суточных применяются с даты въезда в страну. Поэтому за 28 июля (день выезда из РФ) суточные выплачиваются в иностранной валюте. А за день возвращения в РФ (4 августа) – в рублях.

С 28 июля по 3 августа суточные начислены в размере 525 долл. США (75 долл. США x 7 календ. дн.), за 4 августа – 700 руб.

Если штампа нет. Когда работник едет в командировку в страны СНГ, на границе не ставят отметок в паспорте (см., например, Соглашения между Правительством Республики Беларусь, Правительством Республики Казахстан, Правительством Кыргызской Республики, Правительством РФ и Правительством Республики Таджикистан от 30.11.2000). В таком случае дату пересечения границы нужно определять по проездным документам (п. п. 7 и 19 Положения).

Вот тут возникает вопрос: как определить дату пересечения границы, если самолет или поезд прибыл в РФ не по расписанию?

В Положении об этом не сказано. Поэтому рекомендуем во внутреннем локальном акте самостоятельно установить, какой день будет считаться днем пересечения границы – день вылета согласно билету или день фактического приезда в РФ.

Независимо от того, какой день будет выбран, суточные за него нужно выплатить в рублях (абз. 1 п. 18 Положения).

Как подтвердить задержку рейса

Попросите работника принести из транспортной компании справку об изменении времени отправления (вылета).

Если речь идет о самолете, справка должна содержать основную информацию: номер рейса, новое время вылета и причину задержки (метеоусловия, неисправность самолета и т.п.).

Получить справку можно:

  • в аэропорту (на стойке или офисе авиакомпании) сразу после объявления о переносе времени вылета;
  • в офисе авиакомпании, расположенном в городе, где работает сотрудник, после возвращения из командировки.

Еще один вариант – попросить работника авиакомпании проставить на билете фактическое время вылета и заверить его печатью.

Если в день приезда сотрудник вышел на работу

Если, прибыв из командировки, сотрудник на работу не выходит, день приезда полностью относится к периоду командировки. В табеле он обозначается кодом “К” или 06.

За этот день работнику будет начислен средний заработок и выплачены суточные.

Вопрос о явке командированного на работу в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения).

Как отмечать в табеле и оплачивать работу в такой день, нормативными актами не определено. Поэтому рекомендуем закрепить порядок его оформления и оплаты в локальном нормативном акте. Мы же предлагаем следующий алгоритм.

Отметки в табеле и расчет зарплаты

Если в день приезда командировка фактически закончилась и сотрудник по согласованию с работодателем вышел на работу, такой день следует считать рабочим.

В табеле логичным было бы проставить код “Я” или 01 и выплатить за этот день обычную заработную плату. Это не противоречит ст. 167 Трудового кодекса, согласно которой средний заработок сохраняется только за дни командировки.

Код “Я” в табеле не является препятствием для выплаты суточных. Они выплачиваются на основании авансового отчета.

Если учет рабочего времени ведется вручную, можно применить дробный, двойной код для обозначения времени в день приезда из командировки, например “К/Я”.

Количество отработанных часов проставим в нижней строке после дроби. Если сотрудник отработал в день приезда из загранкомандировки полный рабочий день, в нижней строке запись будет такой: “0/8”.

Что делать с часами командировки? Количество часов, относящихся к периоду командировки, в табеле не указывается (разд. 2 Указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, п. 2 Письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291).

Это означает, что работодатель не обязан его определять и указывать. Но и запрета посчитать часы командировки в законодательстве не содержится.

По мнению редакции, в данном случае можно расчетным путем определить количество часов рабочей смены, относящихся к периоду командировки.

Если день выхода на работу по возвращении из командировки отработан не полностью, вместо цифры 8 нужно указать количество фактически отработанных часов. Зарплату за такой день можно начислить пропорционально отработанному времени.

Так же пропорционально можно посчитать средний заработок за другую часть рабочей смены, относящуюся к периоду командировки. Только придется рассчитать не средний дневной, а средний часовой заработок.

Примечание. Читайте на сайте электронного журнала “Зарплата” (e.zarp.ru)

Как оформить изменение размера суточных (2014, N 9).

Какие документы оформить

Порядок обозначения и оплаты отработанного дня приезда из командировки нужно установить во внутренних документах компании.

Норма в положении о командировках. Во внутреннем положении о командировках следует описать порядок привлечения работника к труду в день приезда и порядок оплаты такого дня. Фрагмент записи смотрите ниже (образец 1).

Фрагмент положения о командировках

Предложение выйти на работу в день приезда. Согласие сотрудника выйти на работу в день приезда из командировки желательно зафиксировать письменно. Это можно сделать так, как показано ниже (образец 2).

Предложение о выходе на работу

Приказ о работе в день приезда из командировки. На основании письменного согласия сотрудника работодатель издает приказ. Приказ нужен, чтобы зафиксировать факт выхода на работу и особый порядок начисления оплаты за этот день.

Приказ может быть составлен в произвольной форме, например так, как показано на с. 58 (образец 3).

Приказ об оплате отработанного дня

Пример 2. Выплаты за работу в день приезда из командировки

Заместитель генерального директора АО “Бриз” А.В. Лютиков был командирован в Республику Беларусь в период с 10 по 17 августа 2015 г.

На работу он должен был выйти 18 августа. Однако поезд, на котором возвращался работник, сильно опоздал и прибыл в Москву не 17 августа в 21.00, а 18 августа в 6.00.

В связи с производственной необходимостью генеральный директор попросил А.В. Лютикова прийти на работу 18 августа к 13.00 и отработать 5 часов. Работник согласился и письменно дал свое согласие. Также у него есть справка РЖД о задержке отправления поезда.

Необходимо рассчитать сумму оплаты за этот день, если известно следующее.

В компании установлена пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днем. Оклад работника – 52 500 руб. в месяц.

Суточные по РФ установлены в сумме 700 руб. в день.

За работу в день приезда зарплата начисляется пропорционально фактически отработанному времени исходя из ставки часа в текущем месяце. Ставка часа рассчитывается исходя из оклада.

Средний заработок определяется исходя из количества часов рабочей смены, приходящихся на период командировки. Средний часовой заработок работника составил 262,5 руб.

Решение. За 18 августа работнику начислены:

  • суточные в сумме 700 руб. как за день въезда на территорию РФ;
  • зарплата за 5 рабочих часов в сумме 1562,5 руб. (52 500 руб. : 21 раб. дн. : 8 ч x 5 ч).
  • средний часовой заработок за 3 часа рабочей смены, приходящиеся на период командировки, в сумме 787,5 руб. [262,5 руб. x (8 ч – 5 ч)].

Если зарплату считает программа

Предложенный выше порядок оформления и расчетов оплаты за работу в день приезда из командировки легко можно применить, если выплаты рассчитываются вручную.

Отметки в табеле. Если вы работаете в программе, могут возникнуть сложности. Скорее всего, ее разработчиками заложен принцип однозначности. То есть в одной ячейке табеля может быть только одно значение.

Программа не допустит ввода дробного кода “К/Я”. А если его ввести принудительно, то на этапе расчетов она просто “не поймет”, что с ним делать.

В этой ситуации придется отказаться от точности. В табеле нужно будет указать единственный код.

Если из восьми рабочих часов командированный отработал пять, логично указать код “Я”, и наоборот.

Или, например, взять за точку отсечения половину рабочего дня. Если командированный вышел на работу в первой половине – проставить “Я”, если во второй – “К”.

Избранный порядок следует зафиксировать в положении о командировках. Если там определенной нормы нет, каждый раз придется спрашивать согласие работника.

Расчет выплат. “Увидев” в табеле единственную отметку, программа рассчитает оплату за день приезда из командировки:

  • либо исходя из оклада;
  • либо исходя из среднего заработка.

Суточные. Остается вопрос с суточными. Если в табеле будет проставлен код “К”, проблем не будет. Но что делать, если в табеле стоит код “Я”?

Существует ошибочное представление, что, если в табеле стоит код “Я”, за этот день суточные не могут быть начислены. Это не так. Как мы говорили выше, суточные выплачиваются на основании авансового отчета, а не на основании табеля. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе за дни отъезда и приезда (в том числе отработанные), за время в пути, время вынужденной задержки (п. 11 Положения).

В случае необходимости подтвердить обоснованность выплаты суточных за отработанный последний день командировки можно проездными документами, справкой из транспортной компании о задержке в пути.

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018 году

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018 году вызывает много вопросов у бухгалтеров. О том, как это сделать правильно и избежать ошибок, расскажем в данной статье.

Нормативы суточных выплат

Организация вправе сама определить размер суточных при командировке за границу (ст. 168 ТК РФ). Такие суммы нужно зафиксировать в коллективном договоре или во внутреннем нормативном документе.

О составлении внутреннего документа, регламентирующего правила, связанные скомандировками, подробнее читайте в нашем материале.

Однако для налоговых целей придется применять нормативы — верхние лимиты размеры суточных выплат. В этих границах суммы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ). При служебных поездках за рубеж установлено такое ограничение в размере 2500 руб. Если, например, предприятие установило размер суточных 5000 руб., то с оставшихся 2500 руб. необходимо будет удержать и перечислить НДФЛ и взносы.

Особенности расчета суточных при загранпоездках

Стандартная формула расчета суточных выплат выглядит так:

Сумма суточных за период = Количество дней × Норматив суточных

Но на практике есть особенности. Так, если в 2018 году служебная поездка попадает на субботу, воскресенье или праздник, то суточные придется выплатить и за эти дни, а также заплатить заработную плату в двойном размере, но лишь в том случае, если в это время сотрудник будет выполнять трудовые обязанности. Такие правила зафиксированы в ст. 153 ТК РФ.

Однако данная формула справедлива лишь для рублевых расчетов. Может ли компания устанавливать нормативы в валюте? Оказывается, да.

Так, предприятие должно самостоятельно решить, какую валюту будет использовать при установке лимитов и перечислении суточных по загранпоездкам: российскую или иностранную. К примеру, суточные установлены в иностранной валюте. В этом случае возможны варианты.

  • Выплата сотрудникам производится в российских рублях и эквивалентна валютным лимитам, зафиксированным в коллективном договоре или локальном акте. Курс пересчета в рубли берется на фактическую дату выплаты.
  • Выплата происходит в валюте страны посещения. Тогда для контроля рублевых лимитов в соответствии с НК РФ используется курс на последнюю дату месяца утверждения авансового отчета (письмо Минфина России от 21.03.2016 № 03-04-06/15509).

Об особенностях учета оплаты гостиничных услуг в загранкомандировках читайте здесь.

Дни начала и окончания командировки

Особое внимание при расчете суточных по загранпоездкам следует уделить числу дней командировки. В 2018 году это зависит от фактически проведенных работником дней за пределами России.

Согласно пп. 17 и 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, день пересечения границы при отправке в командировку считается по зарубежному тарифу, а день прибытия — по тарифу внутри страны.

Пример расчета суточных по командировке за рубеж

Рассмотрим пример, когда организация устанавливает и выплачивает суточные по загранкомандировкам в рублях.

В марте 2018 года компания отправила троих сотрудников в загранкомандировку в Италию. Сидоров С. С. находился в поездке с 6 по 13 марта. Он выполнял трудовые обязанности только в рабочие дни, а в выходные и праздничные дни — с 8 по 11 марта 2018 года — на работу не выходил.

Внимание! дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути. Об этом прямо сказано в п. 11 Положения о командировках (утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Поэтому, несмотря на то, что, находясь командировке, сотрудник в выходной или праздничный день отдыхал, за этот день ему равно выплачиваются суточные.

Два других сотрудника (Петров П. П. и Иванов И. И.) были отправлены в служебную поездку с 26 по 30 марта.

В соответствии с локальными актами на предприятии утверждены нормативы по выплате суточных в загранпоездках в размере 2500 руб. для Сидорова и Петрова и 3000 руб. — для Иванова. Лимит суточных по России для всех составляет 1000 руб.

Расчет суммы суточных для поездки в Италию составит:

  • Для Сидорова: 6 марта — день пересечения границы, 7 марта — рабочий день, 8–11 марта — выходные и праздничные дни, 12 марта — рабочий, 13 марта — день пересечения границы в РФ. Таким образом, размер выплаты составит:

2 500 руб. × 7 дней + 1000 руб. × 1 день = 18 500 руб.

  • Для Петрова: все дни рабочие, с 26 по 29 марта по тарифу 2500 руб. и 1 день на пересечение границы. Получается:

2 500 руб. × 3 дня + 1000 руб. = 8 500 руб.

  • для Иванова: с 26 по 29 марта по тарифу 3000 руб. и 1 день на пересечение границы. Получается:

3 000 руб. × 3 дня + 1000 руб. = 10 000 руб.

Превышение лимитов, с которых нужно будет заплатить налоги, составит: по Сидорову и Петрову — 300 руб. по каждому (превышение по РФ: 1000 – 700 руб.), а по Иванову 1 800 руб. (превышение нормы по зарубежной поездке: 1 500 руб.(3 000 – 2 500) × 3 дня + превышение по РФ 300 руб.).

Образец заполнения бухсправки по загрансуточным

Суточные командировочные должны быть обоснованы справкой из бухгалтерии для налоговой инспекции. В ней проверяющий увидит, как рассчитана сумма превышения, облагаемая НДФЛ и взносами.

Для вашего удобства приведем образец заполнения такой справки:

Итоги

Несмотря на кажущуюся сложность расчета суточных по заграничным служебным поездкам, обычно бухгалтеры быстро «набивают руку» и практически не допускают ошибок. Главное — правильно зафиксировать необходимые нормы выплат, корректно рассчитывать суммы к выдаче и аккуратно вести документацию. В этом случае налоговикам будет не к чему придраться.

Ссылка на основную публикацию