Архив личных дел уволенных работников

Содержание

Личные дела уволенных сотрудников

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.

Порядок ведения личных дел

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

  • своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
  • приобщение поступающих материалов и их изъятие;
  • выдача материалов дела, заверение копий;
  • ведение внутренней описи;
  • периодическая проверка состояния дел;
  • закрытие и подготовка к передаче в архив и т.

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Кто имеет доступ к личным делам

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

  • руководитель организации и его штатные заместители;
  • руководитель и работники отдела кадров;
  • руководитель и работники юридической службы;
  • сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
  • руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
  • другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

Образец приказа на допуск

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

Образец журнала регистрации

Образец контрольной карточки

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников?

ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения? Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет). Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда. Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.

Ответственность за распространение персональных данных

При работе с ЛД необходимо помнить, что это одновременно работа с ПД, которые, в свою очередь, относятся к информации конфиденциального характера и имеют ограничения по их сбору, обработке, хранению и распространению.

За нарушение положений законодательства по защите ПД предусмотрена дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность (ст.

90 ТК РФ, ФЗ от 27.07.2006 № 152).

Кроме того, с 01.07.2017 вступили в силу изменения в КоАП РФ (ФЗ от 07.02.2017 № 13), которые в основном коснулись ст. 13.11. Данным ФЗ был расширен перечень оснований, по которым работодателя можно привлечь к ответственности, и увеличены размеры штрафов за нарушения в области обеспечения защиты ПД.

Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб (ФЗ от 27.07.2004 № 79; ФЗ от 02.03.2007 № 25; Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640; Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 и др.). Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации (управляющей компании). Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет.

Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника. Соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152).

Формирование личного дела работника, образец 2018 года

Как формировать

Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О.

сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.

Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке. Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:

  • анкета (если ведется);
  • заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления);
  • копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке);
  • второй экземпляр трудового договора;
  • заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).

В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.

Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Порядок формирования личного дела работника после увольнения

Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается. Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов.

По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле (цифрами и прописью), листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель (приложение 9 к Правилам). Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется.

На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения.

Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения.

Сколько и как хранить

В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. д.

Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы.

При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после 2003 года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.

Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным.

Сообщить об опечатке

Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах?

Удивительно, но факт! Например, код фирмы, которая направила дело для сберегания, код государственного архива, его название. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Ответы на эти вопросы вы найдете в статье. Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих.

На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации. Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Как правило, личные дела заводятся: Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы.

Как формируется личное дело работника

В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

Удивительно, но факт! Заявления об увольнении и о переводе так же формируются с начала года — в отдельном номенклатурном деле.

Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы: Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.

Состав личного дела

Состав личного дела Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Удивительно, но факт! Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года.

Так, в состав личного дела рекомендуем включить: Обычно в личное дело помещают фотографию работника 4 x 6 или 3 x 4 см , причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Что делать с личным делом сотрудника после увольнения — сроки хранения

Трудовое законодательство не требует обязательного ведения личных дел работников. Однако на практике работодатели часто их заводят с целью систематизации, обобщения и упорядочивания информации о сотруднике.

Личное дело — это удобно, все документы, касающиеся работника собраны в одной папке. При увольнении сотрудника возникает разумный вопрос, что делать с личным делом, нужно ли его хранить, а если нужно, то сколько лет? Точных стандартов поведения с делами уволенных граждан нет, поэтому у организаций, как правило, возникают сложности.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Что делать с личным делом, если сотрудник увольняется?

Личное дело представляет собой свод документации о конкретном работнике. Информация может касаться трудовой деятельности, любых перемещениях, сотрудника. Обычно включают приказы, заявления и прочие документы, которые связаны с человеком напрямую. Дополнительно составляется опись, в которой перечисляются все бумаги, входящие в папку.

Информация носит персональный характер, поэтому нужно обеспечить неразглашение этих данных и защиту в соответствии Законом №152 от 27.06.2006 и гл.14 ТК РФ.

По ТК РФ нет обязательства по ведению личных дел всеми организациями на всех сотрудников.

Бюджетные предприятия, как правило, заводят их на всех сотрудников в соответствии с Законом №79-ФЗ от 27.07.2004, Указы Президента РФ №640, №609.

Коммерческие организации решают вопрос о необходимости ведения самостоятельно, чаще всего оформляют подобные папки для руководящего персонала.

Так как трудовое законодательство не предусматривает порядок и правила ведения личных дел для коммерческих предприятий, то данные моменты нужно прописать в локальных актах организаций. Заранее определяется, где личные дела будут храниться в течение трудовой деятельности работника, а также после увольнения сотрудников, сколько лет они будут находиться в архиве.

Последние документ, который попадают в личное дело связаны с расторжением трудового договора — это заявление сотрудника, приказ об увольнении, на основании которого прекращается с сотрудником трудовые отношения, а также другие документы, состав которых зависит от оснований.

До момента увольнения личные дела обычно находятся в кадровом отделе (подразделении по работе с персоналом). Когда человек перестает быть сотрудником организации, их нужно передать в архив для хранения.

Так как личные дела содержат персональные данные граждан, то работодатель должен обеспечить их сохранность и неприкосновенность. Доступ к информации строго ограничен, перечень лиц утверждается приказом.

Если работник увольняется, то работодателю следует провести процедуру закрытия личного дела.

Процедура закрытия

Процесс закрытия выполняется на дату прекращения трудового договора.

Чтобы закрыть личное дело уволенного, следует выполнить следующие действия

  1. Проверить содержимое личного дела уволенного, убедиться, что вся документация, указанная в описи, содержится, проверить нумерацию.
  2. Закрыть опись.
  3. Вложить в конец личного дела отдельный лист-заверитель (в начале должна быть опись).
  4. Прошить дело и опломбировать.
  5. Проставить на титульном листе отметку о дате закрытия.
  6. Хранить до момент архивации, например, в отделе кадров (3 года для коммерческих организаций, 10 лет — для государственных).
  7. По истечении указанного срока сдать в архив.

Если у работодателя остались личные документы уволенного, за которыми он по какой-либо причине не обратился в день увольнения, то их следует также сохранить. Нужно положить их в плотный непрозрачный конверт и подшить его к закрытому делу.

Сколько лет хранятся после увольнения?

При увольнении работника в личное дело, при его наличии, вносятся последние документы, оформленные в связи с прекращением трудового договора. После этого личное дело закрывается.

Согласно ст.22.1 Закона №125-ФЗ от 22.10.2004 документы по личному составу после увольнения трудящегося нужно хранить:

  • 75 лет — если они заведены до 01.01.2003;
  • 50 лет — если они заведены после 01.01.2003.

Если в личном деле содержатся документы разного срока хранения, то хранить нужно на протяжении более длительного периода.

Первые 3 года коммерческие предприятия могут хранить закрытые дела в отделе кадров, после этого их следует сдать в архивное помещение. Государственные учреждения должны хранить дела в отделе кадров 10 лет, далее передать в архив.

По истечению 50 (или 75) лет личные дела подвергаются экспертизе ценности и по решению руководителя уничтожаются.

Чтобы бумага могла находиться в сохранности такое продолжительное время, необходимо обеспечить оптимальные условия для хранения.

Условия хранения

До момента архивации личные дела уволенных сотрудников следует держать отдельно от работающих, например, в отдельном сейфе или на отдельной полке.

Место хранения должно быть недоступным для широкого круга лиц. В помещение с архивом личных дел доступ строго ограничивается. Нужно обеспечить условия для невозможности хищения документов, их утери или порчи.

Как правило, под указанные критерии подходят металлические шкафы, сейфы, закрывающиеся на замок. Хорошо, если помещение или сейф будет не только закрываться, но и пломбироваться. Это дополнительно повысит сохранность документации.

Воздух должен быть достаточно сухим во избежание скорой порчи бумаги. Помещение не должно содержать пожароопасных элементов.

Кроме должных условий хранения личных дел после увольнения, нужно также обеспечить порядок, систематизацию и учет в архиве. Папки могут располагаться по подразделения, по алфавиту, по номерам дел или иным признакам. В архиве должен содержаться документ с описью содержимого.

Личные дела, поступающие в архив после увольнения работников, подлежат регистрации в журнале, после чего попадают на архивную полку в нужное место.

Полезное видео

Рекомендуем также посмотреть видео, где указаны особенности подготовки дел для передачи в архив. Информация в видео актуальна и на сегодняшний день:

Выводы

Личные дела уволенного персонала нужно хранить на протяжении 50 или 75 лет в зависимости от срока их издания. Необходимо серьезно отнестись к этому процессу, обеспечить сохранность и целостность документов.

Если персональная информация, содержащаяся с документах дела, попадет третьим лицам, работодателю может грозить ответственность различного типа. Разглашение данной информации не допустимо, следует обеспечить должную защиту персональных данных уволенных граждан.

Обязательно следует назначить ответственное лицо приказом, именно с него будет спрос в случае утечки информации.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

Как составляется архив личных дел уволенных работников

После увольнения сотрудников на предприятии в отделе кадров должны знать, как правильно и в течение какого времени следует сохранять документы. Организуют процесс хранения личных дел рабочих, покинувших организацию, не по их фамилии, имени, отчеству, а по порядку согласно датам составления приказов. Далее их аккуратно сшивают за год по номерам, прикладывают опись и передают в архив личных дел уволенных работников с распределением по годам.

Потребность в архиве

Дела для передачи документов в архив формируют по наименованиям в разные папки. Сделать это нужно правильно. В одной папке можно хранить данные на отпуска, а во второй должны находиться документы на увольнения.

Отдельно сотрудник кадровой службы укладывает основания для переводов и награждений.

Но складывать и сшивать документы для формирования архива уволенных сотрудников нужно в последовательном порядке. Хранить полагается не менее 75 лет. В процессе архивации документы подразделяют с учётом нормативных сроков хранения. После завершения каждого года необходимо сшивать все приказы и заархивировать личные карточки работников, уволенных с предприятия.

Затем документы опечатывают и представляют архивариусу. За неимением картотеки можно запереть папки в несгораемый шкаф. Документы уволенных сотрудников следует хранить отдельно от работающих.

Правила использования информации

Юридические лица, обычные граждане и государственные служащие обязаны обеспечивать целостность сведений о ранее работающих сотрудниках за определённый период. Представители компаний и граждане вправе запрашивать информацию для получения доступа к обращению в архив личных дел сокращённых работников.

Сотрудники кадровой службы безвозмездно выдают справки и копии документов для предъявления в пенсионный фонд, органы социальной защиты населения для получения льгот.

Имеющиеся данные также используют в роли вещественных доказательств. Затем изъятые ранее документы отдают владельцу.

Формирование личного дела

Порядок сбора информации о работниках строго регламентирован. В состав документации должны входить:

  • Анкета и резюме.
  • Личный листок отдела кадров.
  • Характеристики на сотрудника.
  • ИНН, страховое свидетельство.
  • Трудовой договор.
  • Приказы о переводе, отпусках и командировках.

Необходимо знать, как хранить личные дела уволенных сотрудников. Так, личную карточку работника, созданную по принципу досье, в кадровой политике компании оставляют до конца рабочего года. В течение трёх лет после ухода из организации документы проходят архивно-техническую обработку. После этого их передают в архив учреждения.

Хранить документы в архиве можно, если имеется годовая опись. Отдел кадров собирает список работников, ушедших с предприятия за определённое время. На обложке каждого дела ставится дата увольнения.

Систематизация хранения

По инструкции сдать в архив можно только подлинники документов. Ксерокопии разрешается оставлять в виде приложений к приказам на приём, увольнение или перемещение. Хранить личные карточки рабочих следует по правилам:

  • Карточки на бывших работников ведутся на бумаге.
  • Их складывают в папки с дальнейшей нумерацией и прошивкой.
  • На обложке любой созданной папки ставятся номера и число имеющихся в ней дел.
  • В отделе кадров можно хранить карточки сотрудников, работающих по настоящее время.
  • Все личные карточки уволенных из организации служащих кадровик сдаёт в архив и хранит их по датам, а внутри дат распределяет по алфавиту.

Хранение организовывают в специальных шкафах, чтобы уберечь от воздействия огня и влаги.

Законодательством установлено время, за которое документы положено сохранять. Главные правила утверждены ещё в феврале 2002 года Коллегией Росархива.

Правила создания архивного фонда на бумаги с периодом хранения менее десяти лет не распространяются. Личные дела уволенных граждан хранят следующим образом:

  • Трудовые договоры, карточки и личные дела сберегают 75 лет.
  • Данные о приёме и перемещении — 5 лет.
  • Анкеты — не менее 12 месяцев.
  • Выписки из отчётов — 75 лет.
  • Списки работников — также 75 лет.
  • Информативные данные о тарифах и окладах — 10 лет.
  • Акты учёта трудовых книжек — 36 месяцев.
  • Заявления на замещения сохраняют 3 года.

Дела уволенных работников передают в архив. Оформление их происходит после окончания года. В зависимости от времени хранения и ценности документов дела можно оформить полностью или по упрощённой схеме. Документы руководителей, управляющих и лиц, имеющих степени и награды, хранятся бессрочно, тогда как личные карточки уволенных работников, не занимающих руководящих должностей, хранятся 75 лет.

Как правильно сформировать архив личных дел уволившихся сотрудников?

Коллеги, добрый день!

Подскажите пожалуйста, как правильно сформировать архив личных дел уволившихся сотрудников?

Копии ведь нельзя сейчас хранить в л/деле, что должно быть в личном деле для архива?

Тоже очень интересна данная тема)

что то все молчат

что то все молчат

подождем, может кто-то ответит)

Личные дела ведут не все организации, так как не для всех они обязательны. Может потому молчат. Соотвественно, что там находится – определяется локальным актом организации. Срок хранения – 50 лет. Их можно сшить вместе в один том, либо хранить каждое в отдельности.

спасибо, но не совсем понятен ответ) что именно сшивать ? что хранится в личном деле?

Так я же ответила – смотрите свои локальные акты, если они у Вас есть. Если нет – принимаете и решаете, что там хранить. Например, трудовой договор, доп. соглашения, характериститки, документы по аттестации и т.д. Мы копии убираем, не сшиваем их. Если Вы не знаете, что же положить в личное дело – значит не так много у Вас документации, может и не стоит вести личные дела? Хранить отдельно трудовые договоры и все.

Вам обязательно нужно хранить: трудовые договоры, приказы (прием, переводы, увольнения), отпуска без сохранения, Т-2. а также документы по начислению зарплаты: это приказы о премировании и различных доплатах (надбавках), бухгалтерские расчетные ведомости и документы по выплатам зарплаты. Данный пакет документов примет государственный архив, если организация будет ликвидироваться и не будет правопреемника. При этом гос.архивы очень не охотно сейчас принимают документы. Нужно предоставить кучу справок. Услуга эта платная. И возьмут только в случае ликвидации организации.

Думаю, по этому же принципу и у себя надо архив создавать. На папках указывать сроки хранения и дату окончания трудовых отношений.

Я вас очень Благодарю, Самоцвет! А как посоветуете сшивать личное дело уволенного? Т – 2 отдельно лучше? или все доки на работника в личное дело и сшить?

Все документы в отдельные папки. Доки на работника какие? Личные копии – уничтожить. Трудовые договоры, приказы, Т-2 и прочее – в разные папки сшить.

то есть, как такового личного дела не будет? трудовые отдельно сшиваем, приказы отдельно на отпуска, прием, увольнение ? и отдельно Т – 2 ?

Просто, я думала сшить трудовой, все приказы , касающиеся работника копии

Нет, личных дел у Вас не будет. будут папки с документами различного характера по годам. На каждый вид документа и каждый год своя папка.

прошу прощения за дотошность, а заявления на отпуск или прием, увольнение отдельно сшивать?

прошу прощения за дотошность, а заявления на отпуск или прием, увольнение отдельно сшивать?

Вообще их в архиве не хранят. Но если хотите, то да, в отдельную папку, по годам

Кадровые документы
Документы по личному составу (трудовые договоры,
личные карточки сотрудников, лицевые карточки,
счета работников)
75 лет**
50 лет (75 лет – если оформлены
до 2003 года)*, **
Стр. 657, 658 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Личные дела (заявления, копии приказов и выписки
из них, копии личных документов, листки по учету
кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)
На руководителей – постоянно
На сотрудников – 75 лет** либо
50 лет (75 лет – если оформлены
до 2003 года)*, **
Стр. 656 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых и опасных
условиях труда – 75 лет)
5 лет (при тяжелых и опасных
условиях труда – 50 лет; 75 лет –
если оформлены до 2003 года)*
Стр. 586 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Правила трудового распорядка 1 год после замены их новыми Стр. 773 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Графики предоставления отпусков 1 год Стр. 693 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Штатные расписания и изменения к ним:
– по месту разработки или утверждения Постоянно Стр. 71 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
– в других организациях 3 года после замены новыми
Подлинные личные документы сотрудников
(трудовые книжки, дипломы, аттестаты,
удостоверения, свидетельства)
До востребования
(невостребованные – 75 лет)
До востребования
(невостребованные – 50 лет; 75 лет
– если оформлены до 2003 года)*
Стр. 664 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Документы по командировкам (служебные задания,
отчеты, переписка), о командировании работников
5 лет (по долгосрочным
зарубежным командировкам – 10
лет)**
Стр. 669 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Вид документа Срок хранения Основание
Командировочные удостоверения 5 лет после возвращения из
командировки (для
командированных в районы
Крайнего Севера и приравненных
к ним местностям – 75 лет)
5 лет после возвращения из
командировки (для
командированных в районы
Крайнего Севера и приравненных
к ним местностям – 50 лет; 75 лет –
если оформлены до 2003 года)*
Стр. 668 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Документы о несчастных случаях на производстве 45 лет Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК РФ
Документы по ККТ
Кассовый чек и бланк строгой отчетности 6 месяцев со дня их выдачи на
бумажном носителе
П. 8 ст. 4.7 Закона от 22 мая 2003 №
54-ФЗ
Книга кассира-операциониста и другие документы,
подтверждающие проведение денежных расчетов с
покупателями
5 лет после отчетного года Ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 №
402-ФЗ
* Сроки хранения кадровых документов, которые установлены приказом
Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, должны быть приведены
в соответствие со статьей 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. То
есть если документы были созданы до 2003 года, они должны храниться
75 лет со дня создания. Если начиная с 2003 года – 50 лет со дня
создания.
** Часть документов нужно хранить постоянно.

Как происходит хранение личных дел сотрудников. Образцы документов

Согласно действующему законодательству личные дела уволенных работников обязаны хранить только государственные учреждения. Обеспечение архивной информации коммерческие организации производят по собственной инициативе, что облегчает дальнейшую работу при необходимости подтвердить трудовой стаж для пенсии или получить иные документы.

Что такое личное дело

Личное дело сотрудника — пакет документов и сведений о работнике касательно занимаемых им должностей и работы на предприятии. Такая совокупность документов подготавливается на каждого работника организации.

Согласно ФЗ от 27.04.2004 № 79-ФЗ и Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 ведение личных дел обязательно для государственных служащих, для остальных категорий — по желанию работодателя.

На практике на каждом предприятии ведется учет личных дел, что помогает систематизировать работу кадрового отдела и организации.

Как формируется личное дело работника

Личное дело уволенного работника формируется по принципу досье и сохраняется в отделе кадров организации до окончания календарного года. В течение 3 лет после увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив.

После передачи в архив, существуют некоторые аспекты, которые необходимо выполнить:

  1. Дело необходимо прошить или сделать переплет.
  2. Убрать все скрепки и скобы, прошить на 4 протокола в твердую обложку.
  3. Личные документы вкладываются в конверт, подшитый в дело, и нумеруется как лист. Каждое вложение нумеруется номером по очереди (военный билет, трудовая книжка, диплом, удостоверение личности и т. д.).
  4. В конце дела необходимо подшить чистый лист и составить лист-заверитель дела, который не входит в общее количество листов папки.

Согласно Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 на предприятии осуществляется обязательный порядок сбору данных о сотрудниках. К ним относятся такие документы:

  1. Анкета, резюме, характеристики и листок по учету кадров.
  2. Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
  3. Сведения от аттестации.
  4. Трудовой контракт.
  5. Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Образец оформления внутренней описи личного дела

Образец оформления листа-заверителя личного дела

Ответственность за ведение личных дел

Перечень сотрудников, которые имеют доступ к личным делам регламентируется приказом руководителя организации. Также работник имеет право на ознакомление с любой информацией касательно его персоны, что находится на сохранении у кадровика.

Согласно действующему законодательству РФ ответственные за нарушение неприкосновенности личных данных могут быть привлечены к ответственности:

  • дисциплинарная (подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ);
  • материальная (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ);
  • административная (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ);
  • уголовная (ст. 137 и 140 УК РФ).

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Личные дела уволенных сотрудников могут храниться только при наличии годовой описи. В определенный год кадровик составляет список уволенных сотрудников и проставляет на обложке дел год прекращения трудовых отношений.

Сроки хранения документов регламентированы приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и составляют от 3 до 75 лет в зависимости от документов.

Период храненияКатегория данных
3 годадокументы граждан, не принятых на работу;
5 летхарактеристики и резюме;
бумаги, не вошедшие в состав личных дел (заявления, справки, докладные, служебные записки);
50 летличные карточки сотрудников, уволенных после 1 января 2003 года;
75 летличные карточки сотрудников, уволенных до 1 января 2003 года;
дела тех, кто был командирован за границу;
данные о доходах и имуществе гражданских служащих;
документы касаемо реабилитаций;
оригиналы личных документов (аттестаты, трудовые книжки, дипломы, удостоверения);
акты приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе;
документы касаемо персональных данных (уведомления, согласия на обработку информации).
  • глав предприятий;
  • главы предприятия;
  • членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
  • членов (депутатов) представительных органов всех уровней власти в России;
  • сотрудников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.

Правила использования архивной информации

Существуют правила касательно использования архивной информации, установленные актуальным законодательством и практикой делопроизводства:

  1. Организации и физические лица обязуются сохранять данные о бывших сотрудниках в течение вышеуказанных периодов.
  2. Граждане и представители предприятий имеют право подавать запросы для получения информации с архивов.
  3. Копии и справки документов касаемо социальных и пенсионных вопросов, получения льгот и компенсаций выдаются на бесплатной основе.
  4. Архивные данные могут передаваться в виде электронных документов.

Как сдать личное дело работника в госархив

Как составляется архив личных дел уволенных работников

После увольнения сотрудников на предприятии в отделе кадров должны знать, как правильно и в течение какого времени следует сохранять документы. Организуют процесс хранения личных дел рабочих, покинувших организацию, не по их фамилии, имени, отчеству, а по порядку согласно датам составления приказов. Далее их аккуратно сшивают за год по номерам, прикладывают опись и передают в архив личных дел уволенных работников с распределением по годам.

Потребность в архиве

Дела для передачи документов в архив формируют по наименованиям в разные папки. Сделать это нужно правильно. В одной папке можно хранить данные на отпуска, а во второй должны находиться документы на увольнения.

Отдельно сотрудник кадровой службы укладывает основания для переводов и награждений.

Но складывать и сшивать документы для формирования архива уволенных сотрудников нужно в последовательном порядке. Хранить полагается не менее 75 лет. В процессе архивации документы подразделяют с учётом нормативных сроков хранения. После завершения каждого года необходимо сшивать все приказы и заархивировать личные карточки работников, уволенных с предприятия.

Затем документы опечатывают и представляют архивариусу. За неимением картотеки можно запереть папки в несгораемый шкаф. Документы уволенных сотрудников следует хранить отдельно от работающих.

Правила использования информации

Юридические лица, обычные граждане и государственные служащие обязаны обеспечивать целостность сведений о ранее работающих сотрудниках за определённый период. Представители компаний и граждане вправе запрашивать информацию для получения доступа к обращению в архив личных дел сокращённых работников.

Сотрудники кадровой службы безвозмездно выдают справки и копии документов для предъявления в пенсионный фонд, органы социальной защиты населения для получения льгот.

Имеющиеся данные также используют в роли вещественных доказательств. Затем изъятые ранее документы отдают владельцу.

Формирование личного дела

Порядок сбора информации о работниках строго регламентирован. В состав документации должны входить:

  • Анкета и резюме.
  • Личный листок отдела кадров.
  • Характеристики на сотрудника.
  • ИНН, страховое свидетельство.
  • Трудовой договор.
  • Приказы о переводе, отпусках и командировках.

Необходимо знать, как хранить личные дела уволенных сотрудников. Так, личную карточку работника, созданную по принципу досье, в кадровой политике компании оставляют до конца рабочего года. В течение трёх лет после ухода из организации документы проходят архивно-техническую обработку. После этого их передают в архив учреждения.

Хранить документы в архиве можно, если имеется годовая опись. Отдел кадров собирает список работников, ушедших с предприятия за определённое время. На обложке каждого дела ставится дата увольнения.

Систематизация хранения

По инструкции сдать в архив можно только подлинники документов. Ксерокопии разрешается оставлять в виде приложений к приказам на приём, увольнение или перемещение. Хранить личные карточки рабочих следует по правилам:

  • Карточки на бывших работников ведутся на бумаге.
  • Их складывают в папки с дальнейшей нумерацией и прошивкой.
  • На обложке любой созданной папки ставятся номера и число имеющихся в ней дел.
  • В отделе кадров можно хранить карточки сотрудников, работающих по настоящее время.
  • Все личные карточки уволенных из организации служащих кадровик сдаёт в архив и хранит их по датам, а внутри дат распределяет по алфавиту.

Хранение организовывают в специальных шкафах, чтобы уберечь от воздействия огня и влаги.

Законодательством установлено время, за которое документы положено сохранять. Главные правила утверждены ещё в феврале 2002 года Коллегией Росархива.

Правила создания архивного фонда на бумаги с периодом хранения менее десяти лет не распространяются. Личные дела уволенных граждан хранят следующим образом:

  • Трудовые договоры, карточки и личные дела сберегают 75 лет.
  • Данные о приёме и перемещении — 5 лет.
  • Анкеты — не менее 12 месяцев.
  • Выписки из отчётов — 75 лет.
  • Списки работников — также 75 лет.
  • Информативные данные о тарифах и окладах — 10 лет.
  • Акты учёта трудовых книжек — 36 месяцев.
  • Заявления на замещения сохраняют 3 года.

Дела уволенных работников передают в архив. Оформление их происходит после окончания года. В зависимости от времени хранения и ценности документов дела можно оформить полностью или по упрощённой схеме. Документы руководителей, управляющих и лиц, имеющих степени и награды, хранятся бессрочно, тогда как личные карточки уволенных работников, не занимающих руководящих должностей, хранятся 75 лет.

Архивное законодательство: избегаем нарушений в новом году

Когда сдавать документы в архив организации?

– Не позднее трех лет после их завершения в делопроизводстве.

Обязана ли организация выделять отдельное помещение для архива?

– Нет, можно отвести часть помещения. Главное – соблюдать режим хранения.

Что работодатель обязан передавать в госархив при ликвидации организации?

– Документы постоянного срока хранения и по личному составу, а также c неистекшими сроками временного хранения.

В прошлом номере мы рассказали, что все организации обязаны обеспечивать сохранность документов, которые образуются в процессе их деятельности, в течение установленных сроков. Подробно разобрали распространенные ошибки в оформлении документов и в формировании их в дела. Давайте продолжим тему архивного законодательства и рассмотрим другие нарушения, которые допускают коммерческие организации.

Статьи в тему:

Нарушение 3. Не соблюдаются сроки упорядочения 1 архивных документов

Из практики проверок

Нарушения архивного законодательства были обнаружены в ООО «У…». В делопроизводство организации не внедрена номенклатура дел. Не проведена обработка и систематизация документов по личному составу с 2003 года.

Что можно исправить?

Совет

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), которая проставлена в Перечне № 558 к отдельным видам документов, означает увеличение срока хранения документов, указанных в Перечне. Окончательное решение принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения после согласования с экспертной комиссией организации

Так как в ООО «У…» не разработана номенклатура дел, для упорядочения документов по личному составу необходимо: систематизировать их в хронологическом порядке, провести экспертизу их ценности, руководствуясь при этом Перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень № 558) или отраслевым (ведомственным) перечнем. При проведении экспертизы ценности уточните: правильность формирования дел (например, приказы по личному составу должны быть сгруппированы отдельно от приказов по основной деятельности), срок хранения документов (5 лет или 5 лет ЭПК).

После экспертизы ценности ООО «У…» нужно систематизировать дела. В зависимости от сроков хранения провести полное или частичное (упрощенное) оформление дел (п. 3.6.3 Правил работы архивов). Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу (дела подшиваются на четыре прокола, листы нумеруются, составляется лист-заверитель, оформляется обложка) (п. 3.6.18 Правил работы архивов). На упорядоченные дела составьте описи.

Возьмите за правило группировать документы в дела в соответствии с номенклатурой на стадии делопроизводства после их исполнения . Документ считается исполненным после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечайте на документе (п. 3.3.2.1 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 (далее – ГСДОУ)).

Пример

Сотрудник отдела кадров Ирина Г. подготовила приказ о приеме на работу, ознакомила с ним работника. Затем решила подшить оригинал приказа в дело. Для этого она открыла номенклатуру дел, нашла
заголовок «Приказы по личному составу» с соответствующим индексом и сроком хранения. Приказ о приеме на работу хранится 75 лет (п. «б» ст. 19 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Поэтому Ирина подшила приказ о приеме на работу в дело приказов по личному составу со сроками хранения 75 лет. Затем она завела личное дело на нового сотрудника. Проставила на обложке скоросшивателя присвоенный делу порядковый номер, под которым она его зарегистрировала в журнале учета личных дел (п. «б» ст. 695 Перечня № 558). Поместила в личное дело копию приказа о приеме на работу и другие документы, сопровождавшие процедуру приема сотрудника на должность. Сделала запись во внутренней описи документов дела.

Как сдать личное дело работника в госархив

Мне предстоит сдать в архив личные дела всех сотрудников, кроме генерального директора, в связи с переводом их к другому работодателю. Наличие каких документов должно обязательно быть в личных делах в данной ситуации, и есть ли какие-то определенные требования к обработке личных дел для сдачи в архив? Работники отдела кадров предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников. Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства. При формировании личных дел работников необходимо соблюдать требование Трудового кодекса РФ статья 65 о конкретном перечне документов, предоставляемых работниками при заключении трудового договора. Согласно п.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как заполнить личную карточку работника по форме Т-2 — Елена А. Пономарева

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Мне предстоит сдать в архив личные дела всех сотрудников, кроме генерального директора, в связи с переводом их к другому работодателю. Наличие каких документов должно обязательно быть в личных делах в данной ситуации, и есть ли какие-то определенные требования к обработке личных дел для сдачи в архив?

Работники отдела кадров предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников. Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

При формировании личных дел работников необходимо соблюдать требование Трудового кодекса РФ статья 65 о конкретном перечне документов, предоставляемых работниками при заключении трудового договора. Согласно п. Личное дело должно содержать не более листов, при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше листов формируются в отдельный том.

Так как ведение личных дел в коммерческих организациях не является обязательным требованием, то соответственно при формировании личного дела Вами составляется самостоятельно перечень вносимых в него документов: Например, к таким документам относятся: документы об образовании работника, сведения о направлении на работу; характеристики, рекомендательные письма при наличии ; документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения перевода и увольнения работника его личное заявление, копии или экземпляры приказов и другие документы.

Требования к оформлению личных дел, принимаемых в архив: При этом полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление листа- заверителя, а также составление, в необходимых случаях , внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела уточнение название организации; регистрационного индекса дела; крайних дат дела; заголовка дела Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению.

При этом допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять- п. Вход Регистрация Забыли пароль? Главное меню. Вы здесь. Опубликовано пользователем Hrreader. Новые темы форума. Вторая трудовая Иностранный работник пересёк границу и получил новый патент.

Нужно ли его переоформлять в штате? Соглашение об обучении: перевод работника на другую должность не сразу, а через 2,5 месяца после завершения обучения?? Размещение постов в блоге Организация питания сотрудников офиса. Зайти на форум Задать вопрос. Добавить на сайт. Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи. Зарегистрироваться Войти. Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным.

Новости HR-Portal. Рассылка HR-Portal Недельный дайджест. Подписка на обновления.

Личное дело работника

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени все время работы или учебы. Они входят в состав документов по личному составу. В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Просмотр полной версии : Передача личных дел в гос. Очень озаботился вопросом, как при хранении в архиве организации ООО оформить личные дела таким образом, чтобы в будущем то есть в отдаленной перспективе можно было сразу передать их в гос. Очень важно мнение тех, кто имел практический опыт по передаче в гос. В частности: А если в личном деле есть ксерокопии разных личных документов — их оставить, или выбросить? Б в личных делах можно помещать карточки Т-2? В можно в качестве обложки оставить обычный лист А4, или нужно обязательно обложку делать из плотной бумаги и как-то делать корешок и оформлять его? Г последовательность, в которой документы сгруппированы в личных делах — можем делать, как удобно, это не регламентировано?

Подготовка личного дела к сдаче в архив

Switch to English регистрация. Телефон или email. Чужой компьютер. Архивисты, архивариусы, архивное дело. Очень озаботился вопросом, как при хранении в архиве организации ООО оформить личные дела таким образом, чтобы в будущем то есть в отдаленной перспективе можно было сразу передать их в гос.

Как сдать личное дело работника в госархив

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:. Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела. Формирование дел в службе кадров. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Автор: Валерия , 18 Августа в Труд, безопасность и охрана труда, занятость. Подскажите кто сталкивался с передачей персональных данных по ст. В течение какого времени после увольнения работника, нужно сдавать документы в архив, и какие именно? И вообще обязательно ли? Вам надо будет связаться с архивом по месту регистрации, там вам все подробно растолкуют и выдадут перечень необходимых документов.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Их нельзя хранить в одном деле! — Елена А. Пономарева

Ссылка на основную публикацию