Должностные обязанности администратора магазина

Содержание

Должностная инструкция администратора магазина

Сегодня магазин — это не заведение с одним-двумя продавцами, а полноценная торговая точка, в которой может работать десятки людей. Для того чтобы управлять подобным предприятием, нанимают администраторов. В этой статье мы разберем, что входит в должностные обязанности администратора магазина, чем занимается этот человек и кто сможет им стать.

Что входит в обязанности

Основная задача администратора — обеспечить бесперебойную работу заведения и решать возникающие в ходе ведения хозяйственной деятельности вопросы. Для этого он контролирует работу продавцов, мерчендайзеров, кассиров, грузчиков и охранников, заботится о том, чтобы товар поступал вовремя в нужном количестве, чтобы документы оформлялись правильно, а зарплата выплачивалась в полном объеме и вовремя.

По сути, администратор — это заместитель руководителя, который занимается жизнью торговой точки. Он является своеобразным связующим звеном между покупателем/рядовым сотрудником и руководителем. Он следит за работой, решает проблемы, находит недостатки и предупреждает о них начальство с целью их скорейшего устранения. Соответственно, в своей деятельности сотрудник руководствуется должностной инструкцией, которая должна описывать права и обязанности работника на этой должности.

Внимание: именно администратор знакомит персонал с распоряжениями руководства, с нормативными документами и приказами, хранит имеющиеся документы и ведет их (к примеру, журнал кассовых операций).

Он же проверяет продукты при приемке (срок годности, качество), утилизирует просрочку или возвращает ее поставщикам. В обязанности админа входит не только контроль сотрудников, но и корректировка расписания, графика выхода на работу, условий труда, контроль за соблюдением прав всех работников и пр. То есть этот специалист должен хорошо разбираться и в законодательстве, и в правилах бизнеса, он должен уметь общаться с контролирующими органами и решать проблемы с наименьшими потерями для магазина.

Считается, что для администратора обязательным условием является знание основ маркетинга. Он должен уметь составить “портрет” покупателя и подобрать товары, которые будут пользоваться максимальным спросом, прорекламировав их соответствующим образом.

Требования к соискателю

Итак, мы уже выяснили ключевые обязанности администратора магазина продуктов, поэтому дальше разберем, кто именно может претендовать на эту должность и какие качества должны быть у кандидата:

  1. Лидерские качества. Администратору нужно общаться с персоналом, вдохновлять его, мотивировать своих коллег и контролировать, чтобы они выполняли взятые на себя обязательства.
  2. Умение общаться с людьми. Так или иначе, сотрудник будет сталкиваться с недовольными клиентами, общаться с поставщиками, решать конфликтные ситуации и пр.
  3. Позитивное отношение к жизни и терпение. Вам нужно будет улыбаться и успокаивать людей, пояснять работникам и клиентам различную информацию, рассказывать о товаре и пр. Без позитивного настроя вы быстро скатитесь в депрессию и мизантропию.
  4. Объективность и ответственность, умение распределять обязанности и доводить взятые дела до успешного завершения. Вы должны трезво смотреть на мир и контролировать рабочий процесс, чтобы добиться результата.
  5. Умение анализировать поступающую информацию и обрабатывать ее. Здесь все предельно логично — вам нужно будет работать с накладными, с бухгалтерскими программами, документами и фискальными бумагами. Нужно будет не просто быстро освоить правила работы в офисных и бухгалтерских программах, но и правильно вести учет.

Ключевые функции

Для администратора характерен широкий круг обязанностей. Перечислим их так, как они описываются в классической должностной инструкции администратора магазина:

  1. Создание графика работы продавцов, грузчиков и других специалистов на основе особенностей функционирования торговой точки.
  2. Контроль работы персонала, нахождения на рабочем месте, правильности общения с клиентом, внешнего вида сотрудников.
  3. Проведение планерок или собраний, на которых до персонала доводятся распоряжения или приказы главы компании и рассматриваются рабочие моменты.
  4. Обучение новых сотрудников работе, консультации по различным вопросам.
  5. Контроль внутренней атмосферы и ее формирование. Он должен следить, чтобы внутри коллектива не происходили свары, чтобы не зарождались конфликты, чтобы работа шла нормально и без заминок.
  6. Получение и проверка качества товара. Он должен разбираться в ассортименте, понимать, что будут покупать, а что зависнет мертвым грузом, проверять, насколько товар качественный, чтобы клиент не разочаровался и пр.
  7. Администратор должен следить за количеством товара в магазине и вовремя подавать заявки поставщикам на его пополнение.
  8. Проведение инвентаризации и контроль за недостачей товаров.
  9. Контроль за выкладкой товаров и проверка ассортимента.
  10. Контроль за входной группой и прилегающей территорией, найм ремонтников для приведения их в порядок.
  11. Консультации покупателей по поводу работы торговой точки или товара.
  12. Контроль работы кассиров, поставка им необходимых аксессуаров: ленты, мелочи и пр.
  13. Решение конфликтных ситуаций, возникающих с клиентами, сведение проблем к тому, чтобы у клиента остались положительные впечатления от посещения заведения, наказание или составление докладной записки на сотрудника, который допустил конфликт.
  14. Решение вопросов с арендодателями, подписание договоров и контроль за правильностью подсчета коммунальных платежей.
  15. Контроль за ценовой политикой. Хороший менеджер изучит ситуацию с ценами у конкурентов и предложит начальству способы корректировки для того, чтобы повысить продажи.

Внимание: на плечи управляющего ложится общение с проверяющими и контролирующими органами. Для этого его необходимо обучить, прояснить, кто именно может проверять, на каком основании, что именно требовать и пр.

Оптимальный вариант — это руководитель проводит регулярные “тренинги”, поясняя правила действий при проверке. Также неплохо пригласить знакомого налоговика или сотрудника милиции для “проверки” так, чтобы сам администратор не знал, что это фиктивное действие. После общения нужно разобрать допущенные ошибки и добиться того, чтобы менеджер запомнил порядок действий, доведя их до автоматизма.

Работа в интернет-магазине

Выше мы говорили об обязанностях классического администратора торгового зала магазина, но сегодня менеджеров набирают и на работу в интернет-магазинах. При этом их функции остаются прежними, но вот количество обязанностей, как правило, значительно падает. В основном он занимается контролем поставок, своевременным заказом продукции, контролем качества и прочими связанными с этим вещами. Так, если магазин торгует предметами, имеющими срок годности (еда, напитки, батарейки и пр.), то он контролирует, чтобы продукция, отправляемая к покупателю, была свежей.

Внимание: в интернет-магазине администратор нередко выполняет обязанности менеджера, консультируя клиентов, рассказывая им про технические характеристики товара, про его особенности и преимущества.

Примечательно, что консультация проводится как по телефону, так и по цифровым каналам: мессенджерам, электронной почте, через специальную форму на сайте. Также он помогает делать заказ, рассказывает, как его оплатить, направляет запрос в службу доставки, отвечает на вопросы клиента о том, на каком этапе находится посылка и пр.

Работа в магазине одежды

Управляющий, работающий в магазине одежды, не будет брать на себя функции продавца, но при этом он должен заниматься маркетингом. Как правило, он устраивает различные распродажи, проводит акции, предлагает клиентам скидки ко дню рождения или к праздникам. Это делается не просто так, а для того, чтобы избавиться от залежей и обновить гардероб перед новым сезоном, поэтому администратору необходимо хорошо разбираться в работе магазина.

Кроме этого, он занимается обучением персонала, рассказывает, как увеличить продажи, как заинтересовать клиента и пр. Он же мотивирует своих коллег и следит за отношениями на работе, чтобы избежать конфликтов и недопонимания. В остальном его функции схожи с теми, о которых мы писали выше.

Как стать администратором

Для того чтобы выучиться на управляющего, существуют специальные курсы, но обычно руководители нанимают просто грамотных менеджеров, имеющих опыт работы в торговых точках. Как правило, это женщины возрастом от 25 до 45 лет, с высшим или неоконченным высшим образованием. Для того чтобы вас приняли на эту должность, нужно составить правильное резюме, в котором указать, что вы крайне ответственный человек, имеющий лидерские качества. Учтите, что эти качества действительно должны у вас быть, иначе вас рано или поздно уволят, поскольку вы не сможете справляться с многочисленным персоналом.


Должностная инструкция администратора магазина

I. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Администратора магазина.
1.2. Администратор магазина назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генерального директора по представлению непосредственного руководителя.
1.3. Администратор магазина является сотрудником магазина, функционально подчиняется начальнику отдела франчайзинга, административно подчиняется Коммерческому директору.
1.4. На должность Администратора магазина назначается лицо:
– имеющее высшее или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 1-го года в должности Администратора магазина или старшего продавца или
– начальное профессиональное образование и стаж работы не менее 1-го года в должности Администратора или старшего продавца .
1.5. Администратор магазина должен владеть компьютером на уровне уверенного пользователя, в том числе уметь пользоваться компьютерными программами учета товаров ( 1С).
1.6. Администратор магазина должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, регламентирующие работу предприятия торговли и ведение кассовых операций;
– товароведение, стандарты и технические условия на товары, основные их свойства, качественные характеристики;
– организацию складского хозяйства, условия хранения и транспортировки товаров;
– ассортимент и номенклатуру выпускаемой им продукции;
– структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
– правила и методы организации обслуживания покупателей;
– основы экономики, организации труда и управления;
– основы маркетинга и организации рекламы;
– порядок оформления помещений и витрин;
– основы эстетики и социальной психологии;
– законодательство о труде;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и нормы охраны труда;
– правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности, гражданской обороны.
1.7. Администратор магазина должен обладать организаторскими способностями, коммуникабельностью, должен быть энергичен и позитивно настроен.
1.8. В период временного отсутствия Администратора магазина его обязанности возлагаются на Старшего продавца.
1.9. Цель работы Администратора магазина – достижение максимально возможного объема продаж заявленного ассортимента, снижение затрат и потерь.

Обязанности Администратора магазина.

1. Организация и управление эффективной работой персонала магазина.
2. Выполнение в случае необходимости обязанностей любого сотрудника магазина.
3. Контроль работы всего персонала магазина.
4. Составление бюджета магазина. Контроль и оптимизация расходной части бюджета магазина.
5. Взаимодействие и решение текущих вопросов с арендодателями.
6. Оформление и своевременное продление необходимых для работы магазина разрешений и документов в фискальных и административных органах.
7. Решение вопросов по инкассации.
8. Ведение документации магазина, составление и отправка файлов экспорта реальных операций, отчетности и документации в соответствии с установленным порядком отчетности.
9. Обеспечение установленного режима работы магазина.
10.Своевременная подготовка документов для расчета заработной платы. Графики работы и представления на премии и штрафы предаются в отдел персонала.
11.Контроль бесперебойной работы имеющегося торгового оборудования и программного обеспечения, организация устранения неполадок.

Описание работы Администратора магазина.

Организация и управление эффективной работой магазина:
– Администратор магазина составляет график работы персонала магазина с учетом функциональных обязанностей, производственной необходимости и среднедневного колебания количества покупателей. Графики на следующий месяц передаются в отдел персонала не позднее 28 числа текущего месяца.
– При работе в торговом зале Администратор руководит работой продавцов и определяет их расстановку в торговом зале и на кассе.
– Администратор магазина решает с наименьшими затратами проблемы, возникающие при нарушении технологических процессов магазина.
– Принимает участие и решает все внештатные ситуации, возникающие в процессе работы магазина и не описанные в должностных и прочих инструкциях для персонала.
– Проводит еженедельные и ежемесячные собрания всех сотрудников магазина.
– Администратор магазина контролирует ассортимент и качество товаров, предлагаемых покупателям, и вносит предложения по ассортименту магазина.
– Самостоятельно составляет заказы, предупреждая дефицит товара;
– Контролирует работу продавцов по оптимальной и удобной выкладке товаров на стеллажах.
– Администратор магазина отслеживает цены на товары из ассортимента магазина у конкурентов и вносит предложения по ценовой политике магазина.
– Администратор магазина принимает меры по привлечению покупателей в магазин: предлагает и осуществляет запланированные рекламные мероприятия и т.д.
– В случае проведения в магазине рекламных акций и промоушенов, нацеленных на привлечение покупателей в магазин, на увеличение продаж, Администратор контролирует подготовку и проведение этих мероприятий, организовывая посильную помощь участникам этих акций.
– По окончании рабочего дня Администратор магазина обязан провести сверку реестра документов с кассовым отчетом.

Выполнение в случае необходимости функций любого сотрудника магазина.
– В дни отсутствия сотрудника Администратор магазина выполняет его обязанности в соответствие с должностной инструкцией отсутствующего сотрудника.
– Администратор магазина 50 % рабочего времени находится в торговом зале, распределяет продавцов в зале и на кассе, самостоятельно участвует в приемке, выкладке товара, наклейке ценников и при необходимости обслуживает покупателей на кассе.

Контроль работы персонала.
– Администратор магазина контролирует правильное выполнение всеми сотрудниками магазина своих должностных обязанностей. При необходимости проводит инструктажи, собрания, обучение и тренинги.
– Администратор магазина контролирует наличие у персонала магазина правильно оформленных санитарных книжек, спецодежды, удостоверений кассиров-операционистов и других необходимых документов.
– При систематическом невыполнении своих функциональных обязанностей Администратор магазина принимает решение о несоответствии сотрудника занимаемой должности и ставит вопрос перед рук. отд. персонала
– При нарушении выполнения должностных обязанностей работником магазина Администратор магазина надлежащим образом фиксирует нарушение ( докладная записка и/или объяснительная записка от сотрудника) и отправляет в отдел персонала представление о наложении взыскания.

Составление бюджета магазина. Контроль и оптимизация расходной части бюджета.
– До ___ числа каждого месяца Администратор магазина составляет в установленной форме бюджет расходов магазина и передает его рук. отд. франчайзинга. Бюджет составляется с учетом максимального снижения себестоимости. При этом обращается внимание на экономию коммунальных расходов, сокращение налогов, оптимизацию штатного расписания, сокращение затрат на расходные материалы и снижение потерь.
– Взаимодействие и решение текущих вопросов с арендодателем.
– Администратор магазина решает вопросы, касающиеся состояния помещения, прилегающих территорий, взаимодействия с коммунальными службами, текущего состояния арендуемого оборудования. 6. Оформление и своевременное продление необходимых для жизнедеятельности магазина разрешений и документов в фискальных и административных органах.
– Администратор магазина следит за сроками действия всех разрешений на торговлю, лицензий, патентов, своевременно подает заявку ответственному по документации на их продление, а в случае отсутствия ответственного продлевает и оформляет самостоятельно;
– Своевременно реагирует на все изменения Законодательства, касающиеся документов магазина, разрешающих и регламентирующих торговлю.
– Консультируется с юристом компании, СБ по всем спорным вопросам, касающимся фискальных и административных органов.
– Сообщает рук. отд. франчайзинга обо всех визитах проверяющих органов.
– В случае наложения штрафа на магазин по вине неправильного выполнения персоналом магазина своих обязанностей, Администратор предоставляет объяснительную записку на имя Коммерческого директора.

Решение вопросов инкассации.
– Администратор магазина решает вопросы с банком по времени проведения инкассации выручки, по оплате услуг по инкассации.
Ведение документации магазина, составление и отправка файлов экспорта реальных операций, отчетности и документации в соответствии с установленным порядком отчетности.
– Администратор магазина ведет и обеспечивает ведение другими работниками магазина всей установленной документации: журналов, книг, бланков и др.
– Администратор магазина согласно утвержденному графику формирует и отправляет в офис экспорт операций расхода и инвентаризации.
– Администратор магазина составляет или контролирует составление ежедневного отчета о продажах и ежемесячного отчета основных показателей работы.
– Администратор магазина контролирует и организует доставку в офис кассовых документов ( 1 раз в два дня), в течение суток обеспечивает доставку оригиналов документов на поставку товаров от сторонних организаций.

Обеспечение установленного режима работы магазина.

– Администратор магазина своим указанием назначает ответственных за открытие и закрытие магазина, постановку и снятие пожарно-охранной сигнализации, вневедомственной охраны. Ответственными назначаются – кассир, старший продавец.
– Администратор магазина составляет расписание участия ответственных в открытии, закрытии, постановке и снятии с охраны.

Начисление, получение и выдача заработной платы персоналу магазина.

– Администратор магазина готовит данные, необходимые для начисления зарплаты персоналу магазина, руководствуясь табелем учета рабочего времени . Администратор вносит предложения по премированию и штрафованию сотрудников.
– Данные, необходимые для начисления зарплаты отправляются на утверждение руководителю отдела франчайзинга.

Контроль бесперебойной работы имеющегося торгового оборудования и программного обеспечения и организация устранения их неполадок
– Администратор магазина проводит необходимые для бесперебойной работы “1С” операции по проверке целостности базы, переиндексации базы.

– Администратор магазина обязан контролировать проведение в установленные сроки и с надлежащим качеством всех работ по профилактическому обслуживанию торгового оборудования и в случае выхода его из строя принимать меры к немедленному исправлению оборудования и сохранению продукции.

Ответственность Администратора магазина.

Администратор магазина несет коллективную материальную ответственность за сохранность товара в магазине.
Кроме того, Администратор магазина несет ответственность за:
– эффективность работу персонала и магазина
– выполнение плана по продажам магазина
– профессиональную работу персонала, выполнение персоналом всех функциональных и должностных обязанностей, своевременное – прохождение и оформление инструктажей, медосмотров и обучения.
– правильное составление бюджета, контроль и снижение издержек магазина
– правильное и своевременное оформление необходимых для жизнедеятельности магазина документов в административных и фискальных органах
– соблюдение ассортиментного перечня
– своевременное решение вопросов с арендодателем
– своевременно решение вопросов с банковскими организациями
– наличие и ведение установленной документации, своевременность предоставления и достоверность всей отчетности магазина
– сохранность всего оборудования, товара и иного имущества в магазине, выполнение правил открытия и закрытия магазина, снятия и постановки на охрану.
– своевременное и правильное заполнение документов для расчета заработной платы персонала
– бесперебойную работу техники, программного обеспечения и своевременную профилактику, и устранение неполадок
– разрешение всех внештатных ситуаций, возникающих в магазине.

Права Администратора магазина.
Администратор магазина имеет право
– Вносить предложения по приему и увольнению персонала магазина
– Вносить предложения по премированию и вынесению дисциплинарных взысканий персонала магазина
– Организовывать и проводить собрания коллектива магазина
– Составлять графики работы и отпусков персонала
– Вносить предложения по оптимизации технологических и других процессов в магазине
– Вносить предложения по увеличению продаж

Должностная инструкция администратора магазина разработана в соответствии с _________________.

Администратор магазина

Любое серьезное заведение, будь то склад, или магазин, или ресторан, не обходится без администратора, в обязанности которого входят управленческие функции.

Прошлые схемы руководства предприятием изжили себя, поэтому нужен специалист, который сможет хорошо управлять процессами, осуществлять контроль за производством, людьми и товаром, а также грамотно распределять работу между различными отделами.

Администратор должен быть в курсе ситуации во внешней и внутренней деятельности компании, чтобы хорошо делать свою работу. Иногда администратора называют менеджером.

Принципы работы

Администратор магазина является руководителем для продавцов, кассиров, приемщиков и грузчиков. Он — взаимодействующее звено между отделами всего магазина.

Через него решаются вопросы между персоналом и вышестоящим руководством, которое он также извещает о проблемах на производстве.

Для успешного осуществления своих функций администратор должен руководствоваться определенными инструкциями и нормирующими документами.

Области его компетенции

Администратор хранит в отдельном месте и доносит до персонала содержание нормативных и руководящих документов, приказов, должностных инструкций; он ведет журнал проведенных кассовых операций и прочих отчетов.

При приеме товара администратор проверяет сроки годности продуктов, следит за добросовестным соблюдением условий хранения товаров. В случае необходимости предпринимает все меры по утилизации просроченных продуктов или возврату их поставщику.

В его обязанности входит корректировка условий труда, соблюдение прав и обязанностей сотрудников, режима их работы.

Администратор должен в совершенстве знать Трудовой кодекс РФ, иметь представление об организации коллективного труда, совмещении профессий, аттестации сотрудников и многое другое, чтобы умело направлять деятельность своих подчиненных.

Для успешной реализации разных товаров, менеджер должен быть хорошо осведомлен о таких вещах, как покупательское поведение потребителя, иметь представление об их нуждах и потребностях, прогнозировать спрос, знать, как позиционировать товар на рынке и прочее. Все это основы знаний о маркетинге, которые позволяют выстраивать правильные стратегии ведения рекламных акций и делать прогнозы ситуации на рынке.

Администратор должен контролировать соблюдение предписаний внутреннего распорядка, а также строго контролировать отсутствие нарушений правил гигиены и санитарии на производстве, противопожарной безопасности и гражданской обороны.

Все это находится в ведении администратора.

Личностные требования, предъявляемые к кандидату

Это позволит мотивировать сотрудников делать свою работу хорошо.

При общении с покупателями, поставщиками и подчиненными незаменима коммуникабельность. Она позволяет найти общий язык с абсолютно разными людьми.

Необходимы во время обучения персонала позитивность и терпение.

Умение доводить свое дело до конца просто обязательно для хорошего управленца. Ответственность и объективность необходимы при осуществлении контроля за вверенной областью обязанностей администратора.

Организованность нужна при планировании своего времени, мероприятий в магазине, своевременной проверке разрешительных документов. Логическое мышление помогает сделать анализ получаемой информации о ситуации на рынке.

Внимательность нужна при работе с фискальными и административными документами и разрешениями, при составлении кассового отчета и прочем.

Основные функции и обязанности

На данного специалиста возложен огромный круг должностных обязанностей и функций:

  1. Он разрабатывает график работы сотрудников с учетом особенностей работы магазина.
  2. В торговом зале следит за персоналом и их работой, регулирует расстановку людей на кассе или в зале.
  3. Контролирует внешний вид работников: он должен быть опрятным и чистым.
  4. Проводит общие собрания сотрудников магазина согласно графику, учрежденному магазином, где доводит до всех решения руководства, отзывается о хорошем или неудовлетворительном исполнении обязанностей работниками.
  5. Обучает персонал навыкам работы, объясняет как, что и в каком порядке должно выполняться. Это может происходить как в назначенное заранее время при общем обучении, так и прямо в рабочем процессе, если менеджер заметил, что кто-то неправильно делает свою работу.
  6. Администратор поддерживает среди сотрудников атмосферу доброжелательности, способствует скорейшему и положительному разрешению конфликтов на рабочем месте.
  7. Он контролирует качество товара, выставляемого на продажу, его ассортимент, сроки годности. Если что-то не соответствует нормам, то принимает меры по устранению проблемы.
  8. Менеджер своевременно делает поставщику заказ товара, которого недостает на полках.
  9. Проводит периодическую инвентаризацию товаров, делает сверки, выявляет недостачи товаров, проводит мероприятия по устранению подобных проблем.
  10. Администратор контролирует, как выложен товар на полках, это должно быть сделано вовремя и оптимально удобно для покупателя.
  11. Менеджер следит за состоянием помещения магазина и прилегающих территорий, при необходимости взаимодействует с коммунальными службами.
  12. В случае необходимости он консультирует покупателей в торговом зале по вопросам услуг, которые оказывает магазин.
  13. Администратор следит за работой касс, контролирует наличие мелких денег в каждой кассе для выдачи сдачи с крупной купюры.
  14. При возникновении конфликтных ситуаций с покупателями администратор ведет переговоры по устранению проблемы, решает вопрос так, чтобы у покупателя не осталось неприятного впечатления от магазина, пишет докладные руководству на сотрудников, по вине которых произошла ситуация, проводит профилактическую беседу для предотвращения подобных нарушений.
  15. Администратор решает все текущие вопросы с арендодателями по эксплуатации помещения (контролирует соблюдение условий договора аренды), внесения арендной платы, других указаний и пожеланий, которые предъявляет арендодатель.
  16. Менеджер следит за ценами на товары у конкурентов и формирует предложения для руководства по возможной политике цен. Он же придумывает и организует мероприятия, привлекающие большее число покупателей.
  17. В ведении администратора присутствует необходимость следить за продлением всех разрешительных документов административных органов, а также лицензий, патентов и так далее, необходимых для полноценной работы магазина. Если истекает срок действия какого-то документа, то менеджер самостоятельно продлевает срок документации, либо доверяет это ответственному лицу. Также он отслеживает все изменения Законодательства РФ в отношении документов, регламентирующих торговлю.
  18. В компетенции управленца сообщать руководству магазина обо всех проверках.
  19. В конце каждой смены администратор сдает кассовый отчет и делает сверку по документам.
    Решение вопросов инкассации также на нем. Он самостоятельно передает деньги и документы для банка.
  20. Менеджер также занимается подготовкой документов для расчета зарплат, вносит свои пометки по поводу штрафов или премиальных на каждого сотрудника.
  21. В случае необходимости администратор должен заменить любого сотрудника магазина.
  22. Менеджер занимается оптимизация расходов магазина, составляет бюджет магазина и предпринимает необходимые шаги, чтобы сократить количество расходов.

Основы работы администратора магазина рассмотрены в данном видеролике:

Особенности работы и ведения дел различных видов магазинов

Интернет-магазин

При работе магазина в интернете получается более узкий круг обязанностей, чем требуется в большом розничном магазине.

Основная деятельность администратора магазина — это общение с дилерами при заказе товара.

Также менеджер должен следить за качеством, знать его характеристики и сроки годности, о вариантах применения и прочую информацию о товаре.

Он проводит консультации клиентов по телефону или любому электронному способу связи, занимается организацией доставки товара (самостоятельно или через курьера).

На нем также «ведение» заказа, контроль платежей, информирование о том, в какой стадии обработки находится заказ (например, еще едет, или уже на складе и передан курьеру и так далее).

Функции администратора могут варьироваться в зависимости от величины интернет-магазина и специфики его работы.

Более детально о работе администратора интернет-магазинов смотрите в следующем видеоматериале:

Магазин одежды

В работе администратора магазина одежды появляется большая необходимость организовывать мероприятия, акции, распродажи и прочее, чтобы продать остатки товара за прошедший сезон.

Менеджер ведет основной упор на обучение персонала техникам для успешной продажи товаров и мотивации к работе.

Он также уделяет особое внимание плану продаж.

Какие качества необходимо написать при составлении резюме для данной должности

Обязательно нужно писать про ответственность. Администратор магазина — должность очень ответственная. Человек должен «гореть» этим делом.

Для такой работы нужны лидерские качества, без них хорошую работу построить очень сложно! Необходимо обладать активной жизненной позицией, коммуникабельностью, стрессоустойчивостью.
Внимательность обязательна для менеджера, потому как он имеет дело с серьезными документами.

Получается, что профессия «администратор» – очень творческая, при этом требующая наличия противоположных качеств личности. С одной стороны — это вдумчивый, внимательный стратег, с другой — коммуникабельный управленец, объединяющий людей. Нарушение баланса в ту или иную сторону может не очень хорошо сказаться на работе.

Люди, работающие не один год в этой должности, как правило, очень любят свою работу, потому что каждый день они успешно решают очень много разносторонних вопросов, от которых зависит успех общего дела.

Должностные обязанности администратора магазина

Должностные обязанности администратора магазина важно зафиксировать документально, так как именно он отвечает за организацию продаж в конкретной торговой точке. Что это за обязанности и как их правильно зафиксировать, будет рассказано в нашей статье.

Должностная инструкция как способ закрепления за сотрудником его обязанностей

Чтобы у работодателя и у работника не возникало вопросов по поводу того, чем должен заниматься последний на своем рабочем месте, все достигнутые договоренности и объяснения лучше закрепить на бумаге. Ведь в любом случае хотя бы кратко это придется сделать, т. к. трудовая функция прописывается в трудовом договоре сотрудника, который заключается в обязательном порядке при приеме на работу.

Однако в трудовом договоре не принято детально расписывать все должностные обязанности — для этого используют должностную инструкцию. Хотя она и не обязательна для применения работодателем, но ее наличие существенно облегчает взаимопонимание между сторонами.

Для составления должностной инструкции администратора магазина можно использовать данные из квалификационного справочника должностей, утвержденного постановлением Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года. В этом справочнике прописаны должностные обязанности администратора, которые можно взять за основу. При необходимости можно также просмотреть должностные обязанности менеджера, т. к. администратор магазина может частично выполнять и их, если его трудовая функция расширена работодателем.

Обязанности администратора по взаимодействию с покупателями

Обязанности администратора магазина можно условно разделить на несколько групп, и в первую из них попадают обязанности, касающиеся взаимоотношений с клиентами магазина. Если в обязанности продавца входит представление товара, то администратор в торговом зале следит за тем, чтобы клиенты остались довольны качеством обслуживания в магазине. Он подключается к работе с клиентами тогда, когда компетенции продавца не хватает для решения возникших вопросов.

Вот несколько основных должностных обязанностей этой группы:

  • организация культурного обслуживания клиентов;
  • консультация покупателей по вопросам, касающимся оказываемых магазином дополнительных услуг;
  • принятие мер по предупреждению/разрешению конфликтов с покупателями;
  • рассмотрение жалоб и претензий потребителей.

Для выполнения этих обязанностей администратор должен иметь соответствующие полномочия, например возможность оформления возврата товара или предоставления покупателю скидки в качестве компенсации за причиненные неудобства.

Обязанности администратора по организации торговли

Вторую группу должностных обязанностей составляют действия администратора, направленные на организацию торгового процесса. Он следит за тем, чтобы в торговом зале был порядок, соблюдались правила выкладки товаров, на полках наличествовал весь ассортимент и т. п. При этом работодатели по-разному относятся к выполнению этих обязанностей администратором.

Одни возлагают на администратора только обязанности по контролю за работой продавцов по наполнению торгового зала, другие вменяют ему выполнять самостоятельно часть работы, например организовывать первичную выкладку товара.

Вот пример нескольких должностных обязанностей, относящихся к этой группе:

  • организация своевременной подачи товаров в торговые секции;
  • проверка срока годности выставленных на продажу товаров;
  • проверка наличия маркировки товаров и актуальных ценников;
  • сверка размещения товаров с утвержденными образцами выкладки.

Обязанности администратора по взаимодействию с поставщиками и промоутерами

В магазинах именно администратор зачастую решает вопросы размещения товаров, в чем ему помогают сами поставщики. У компаний, поставляющих в магазины продукты, как правило, есть свои методики и схемы выставления товаров, которые основываются на многочисленных исследованиях. Для этого в таких компаниях работают мерчендайзеры, которые и взаимодействуют с администраторами магазинов.

Также администратор заинтересован в повышении продаж, для чего он привлекает в торговый зал промоутеров, которые проводят различные рекламные акции. И именно администратор следит за тем, чтобы все проходило в рамках достигнутых соглашений.

К этой группе можно отнести следующие должностные обязанности:

  • контроль за оформлением помещения и размещением в нем рекламной продукции;
  • организация сотрудничества с мерчендайзерами компаний-поставщиков;
  • заключение контрактов с промоутерами и BTL-агентствами.

Взаимоотношения администратора с персоналом

Администратор в магазине организует работу продавцов и технических работников (например, грузчиков), а также отвечает за взаимодействие склада и торгового склада. Для этого он должен обладать рядом полномочий по даче распоряжений персоналу.

Вот приблизительный список должностных обязанностей, которые можно отнести к этой группе:

  • контроль за соблюдением работниками трудовой дисциплины, норм охраны труда, требований санитарии и гигиены;
  • информирование руководства о недостатках в системе обслуживания покупателей;
  • обеспечение исполнения сотрудниками распоряжений руководства.

Таким образом, обязанности администратора магазина, перечисленные в его должностной инструкции, определяют объем действий, которые он должен выполнять при взаимодействии с покупателями, персоналом, поставщиками и промоутерами. Чтобы у сторон трудовых правоотношений не оставалось сомнений, какие именно обязанности должен выполнять специалист, желательно расписать их в должностной инструкции как можно подробнее.

Особенности составления должностной инструкции администратора магазина и образцы документов

Администратор магазина является лицом, ответственным за работу коллектива, организацию продаж и торговый процесс в целом. Основные необходимые качества для такой должности – это ответственность, исполнительность и принципиальность. Кроме того, работнику необходимо обладать лидерскими качествами, так как под его руководством находятся продавцы, кассиры, грузчики и приемщики.

Должностная инструкция администратора магазина обязывает сотрудника уметь пользоваться специализированными компьютерными программами, разбираться в документообороте и иметь коммуникативные навыки. О том, как правильно составить такую инструкцию, мы сегодня и поговорим.

Как составить: общие положения

Должностная инструкция разрабатывается на основе уставных документов предприятия, в которых перечислены характеристики и квалификационные требования к должности. Первый раздел «Общие положения» содержит положения о категории работника, порядке приема и увольнения, квалификационных требований и документах, которыми обязан руководствоваться сотрудник при исполнении своих должностных обязанностей.

Относится данный сотрудник к категории специалистов, назначается и освобождается от должности приказом директором предприятия.

Работник должен знать:

  • компьютерные программы учета товаров;
  • товароведение и мерчандайзинг;
  • стандарты обслуживания покупателей;
  • основы маркетинга, экономики, эстетики и психологии;
  • условия хранения ассортимента товаров;
  • порядок оформления витрин и помещений;
  • обязанности сотрудников и структуру предприятия;
  • правила техники безопасности, охраны труда и производственной санитарии.

В своей профессиональной деятельности специалист должен руководствоваться в своей деятельности законом «О защите прав потребителей», Уставом предприятия, правилами внутреннего трудового распорядка, распоряжениями и приказами руководства.

Должностные обязанности: на что имеет право администратор магазина и его ответственность

В раздел «Должностные обязанности» инструкции включаются основные профессиональные функции работника:

  • руководство продавцами и кассирами;
  • консультирование и обслуживание покупателей;
  • организация подачи товаров в торговый зал;
  • сохранность материальных ценностей;
  • обеспечение чистоты, порядка и оформления витрин и помещений;
  • составление отчетов и рабочих графиков;
  • проведение инвентаризации;
  • контроль над качеством и сроками годности товаров;
  • осуществление надзора над количеством изделий;
  • проверка наличия маркировки товаров и актуальных ценников;
  • изъятие из продажи некачественной и неисправной продукции;
  • осуществление операций возврата и списания;
  • принятие мер по разрешению конфликтных ситуаций;
  • рассмотрение претензий потребителей;
  • организация эвакуации посетителей в экстремальных ситуациях.

В разделе «Права» закрепляются те полномочия работника, которыми он наделен во время исполнения трудовых обязанностей. Администратор имеет право:

  • вносить на рассмотрение директора предложения о назначении или освобождении от занимаемой должности, привлечении к ответственности или поощрении работников торгового зала;
  • запрашивать от сотрудников структурных подразделений необходимую информацию;
  • требовать от руководства обеспечения условий для выполнения своих непосредственных обязанностей.

Так, администратор магазина несет ответственность за сохранность товара, эффективную работу персонала и контроль над своевременным прохождением профилактических медосмотров и инструктажей.

Образцы должностной инструкции

Типовая

Скачать пример типовой инструкции, подходящей для сотрудников как продовольственных, так и непродовольственных товаров (продуктовых магазинов), вы можете здесь: https://yadi.sk/i/1H_jMC1u3WjeXE

Торгового зала

По следующему адресу мы разместили документ для администратора торгового зала: https://yadi.sk/i/6chah4yj3Wjeke

Интернет-магазина

В интернет-магазинах сотрудники работают по инструкциям такого типа: https://yadi.sk/d/nnmQDG-33WjvSq

Таким образом, должностная инструкция администратора магазина необходима для закрепления специализации и установления квалификационных требований для должности. Кроме того, этот внутренний документ позволяет разграничить обязанности и права, а также установить меры ответственности работника.

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

Должностная инструкция администратора предприятия торговли

«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
ООО ____________
“___” _______________

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Администратора предприятия торговли
ООО «___________________».

1. Общие положения.

  • 1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Администратора.
  • 1.2. Администратор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генерального директора.
  • 1.3. Администратор подчиняется непосредственно Генеральному директору.
  • 1.4. На должность Администратора назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
  • 1.5. Администратор должен владеть компьютером на уровне уверенного пользователя, в том числе уметь пользоваться компьютерными программами учета товаров.
  • 1.6. Администратор должен знать:
    • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся работы предприятия торговли;
    • товароведение, стандарты и технические условия на товары, основные их свойства, качественные характеристики;
    • организацию складского хозяйства, условия хранения и транспортировки товаров;
    • поставщиков, ассортимент и номенклатуру выпускаемой им продукции;
    • структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
    • правила и методы организации обслуживания покупателей;
    • основы экономики, организации труда и управления;
    • основы маркетинга и организации рекламы;
    • порядок оформления помещений и витрин;
    • основы эстетики и социальной психологии;
    • законодательство о труде;
    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • правила и нормы охраны труда;
    • правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности, гражданской обороны.
  • 1.7. Администратор должен обладать организаторскими способностями, коммуникабельностью, должен быть энергичен и позитивно настроен.
  • 1.8. В период временного отсутствия Администратора его обязанности возлагаются на ___________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Администратор:

  • 2.1.1. Организует бесперебойную работу предприятия.
  • 2.1.2. Осуществляет работу по организации эффективного и культурного обслуживания покупателей, созданию для них комфортных условий, контролирует отсутствие нарушений правил торговли.
  • 2.1.3. Консультирует покупателей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.
  • 2.1.4. Поддерживает на рабочих местах атмосферу доброжелательности, подает личный пример в обслуживании покупателей.
  • 2.1.5. Контролирует в общем приемку-сдачу товаров на склад, своевременную подачу товаров в торговые секции, работу касс, проверяет качество, сроки годности товаров, проверяет наличие маркировок, легко читаемых ценников на товарах, наличие в доступных для покупателей местах книг жалоб и предложений.
  • 2.1.6. Обеспечивает общий контроль за сохранностью товаров, торгового оборудования и прочих материальных ценностей, за своевременным проведением инвентаризации товаров, торгового оборудования, прочего имущества предприятия.
  • 2.1.7. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
  • 2.1.8. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием покупателей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.
  • 2.1.9. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании покупателей, принимаемых мерах по их ликвидации.
  • 2.1.10. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением товарных секций, торгового зала, помещения предприятия в целом, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы.
  • 2.1.11. Обеспечивает чистоту и порядок в товарных секциях, торговом зале, на складе, на предприятии в целом и на прилегающей территории.
  • 2.1.12. Соблюдает сам и контролирует соблюдение работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены, требований противопожарной безопасности, гражданской обороны.
  • 2.1.13. Соблюдает сам и обеспечивает исполнение работниками распоряжений и приказов администрации предприятия.
  • 2.1.14. Контролирует выход работников на работу, присутствие работников на рабочем месте в течение рабочего дня, контролирует опрятный вид работников, ношение работниками в рабочее время форменной рабочей одежды.
  • 2.1.15. Контролирует своевременное закрытие всех внутренних помещений предприятия и сам своевременно закрывает предприятие.
  • 2.1.16. Своевременно и четко сдает помещение предприятия под охрану.
  • 2.1.17. Должен иметь опрятный внешний вид.

3. ПРАВА

3.1. Администратор имеет право:

  • 3.1.1. Давать распоряжения и указания и предпринимать соответствующие действия по устранению причин, создавших конфликтную ситуацию.
  • 3.1.2. Вносить предложения администрации предприятия по улучшению работы, относящейся к функциональным обязанностям Администратора и всего предприятия в целом.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Администратор несет ответственность:

  • 4.1.1. За невыполнение своих функциональных обязанностей.
  • 4.1.2. За недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.
  • 4.1.3. За невыполнение приказов, распоряжений Генерального директора.
  • 4.1.4. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.
  • 4.1.5. За разглашение коммерческой тайны.
  • 4.1.6. За несохранность, порчу товаров и иных материальных ценностей, если несохранность, порча произошли по вине Администратора.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

  • 5.1. Режим работы Администратора определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

С инструкцией ознакомлен: ________________ ___________________

Добавлено: 26.02.2017 14:38:18

Еще статьи в рубрике Охрана труда, приказы, должностные инструкции:

  • Должностная инструкция сантехника

Должностная инструкция слесаря-сантехника .

Должностная инструкция главного энергетика

Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Главного энергетика предприятия .

Раздел 3 (п.п 3.4.30 – 3.6.30) .

    Правила технической эксплуатации электроустановок потребителей

    Правила технической эксплуатации электроустановок потребителей. Раздел 3 (п.п. 3.1 – 3.4.29) .

    Правила технической эксплуатации электроустановок потребителей

    Правила технической эксплуатации электроустановок потребителей – Раздел 2 (п.п. 2.11 – 2.12) .

    Правила технической эксплуатации электроустановок потребителей

    Правила технической эксплуатации электроустановок потребителей. Раздел 2 (п.п.2.4 – 2.8.10) .

Ссылка на основную публикацию