Дополнительная штатная единица

Содержание

Приказ о введении новой должности в штатное расписание

Приказ о введении новой должности в штатное расписание – обязательный для заполнения документ при введении новой рабочей единицы (или нескольких).

ШР является одной из форм защиты прав работников от произвольного увольнения. Оно документально закрепляет структуру предприятия, определяет перечень должностей и окладов сотрудников. Зачастую в развивающемся коллективе возникает необходимость создания новой рабочей единицы, не предусмотренной штатными документами. Для этого руководителем выносится приказ о введении в устоявшийся кадровый состав нового рабочего места.

Порядок вынесения приказа

Необходимость внесения изменений в структуру компании может возникнуть:

  • в результате введения нового направления деятельности;
  • при привлечении новых специалистов из-за модернизации производства;
  • ввиду сокращения должностей;
  • в связи с повышением или понижением окладов и т.д.

Трудовое законодательство не устанавливает каких-либо специальных требований для срока и порядка внесения изменений в структуру компании. Поэтому данные вопросы отводятся на усмотрение руководителя. Если в организации необходимо создать новый отдел или иное структурное подразделение, то целесообразно поменять само штатное расписание. Если нужно добавить новую штатную единицу, вполне достаточно изменить кадровое расписание путем издания соответствующего документа.

Приказ о введении новой должности может быть разработан по распоряжению руководителя организации:

При разработке такого приказа необходимо:

  1. Провести анализ общей информации:
    • о должностных обязанностях;
    • об оптимальных временных затратах;
    • о часовых нормах, предусмотренных для соответствующего типа труда.
  2. Решить вопрос о допустимых часовых объемах работы (ставка, 0,5 или 0,25 ставки или менее) для нового сотрудника.
  3. Разработать проект должностной инструкции.
  4. Подготовить предложение на имя руководства об увеличении штата. Оно может быть направлено от имени:
    • начальника кадрового подразделения;
    • начальника отдела, в который предлагается новая единица.
  5. Разработать форму приказа.

В служебной записке приводятся все данные статистики, которые удалось получить в обоснование оптимальности учреждения новых должностей.

Если новая структурная единица вводится в отдел компании, служебную записку должен подписывать начальник соответствующего отдела.

Служебная записка о необходимости введения нового рабочего места составляется начальником (или специалистом) отдела кадров:

  • если новое должностное лицо будет подчиняться руководителю;
  • если работник не будет иметь отношения ни к одному структурному подразделению.

К служебной записке в качестве приложения прикладывают приказ о введении новой штатной единице и подробную инструкцию с описанием обязанностей нового работника. После утверждения работодателем предложений, изложенных в докладной записке, им подписывается приказ о введении новой должности в штатное расписание.

Структура приказа

Трудовое законодательство не содержит утвержденной формы документа о введении в штат новой должности. На основании анализа требований к кадровой документации можно сделать вывод, что в приказе следует указать:

  1. название организации (как в учредительных документах);
  2. город составления, номер и дату составления;
  3. наименование приказа (например: «Приказ о введении новой должности в штатное расписание», «Приказ о включении новой должности» и т.д.);
  4. основание увеличения штата сотрудников (например, служебная записка, результаты статического анализа и т.д.);
  5. наименование должности;
  6. количество единиц, необходимых для выполнения имеющегося объема работы;
  7. величину должностного оклада.
  8. ответственных за выполнение приказа лиц (им могут быть бухгалтер или кадровый работник).

Документ должен быть подписан руководителем или уполномоченным на то заместителем. Подписанный бланк передается в отдел кадров, а его копии – в бухгалтерскую службу и отделы, в которых будут работать данные специалисты.

Возможные ошибки

При утверждении приказа о введении новой должности работодатели не должны нарушать права действующих сотрудников или соискателей. Например, часто работодатель сначала «пробует» фактически ввести новую должность и возлагает обязанности по ней на кого-либо из сотрудников. Это нарушает право работника на выполнение только тех функций, которые прописаны трудовым договором и должностной инструкцией.

Важно! Поэтому новая штатная единица должна быть введена до момента обнародования вакансии в средствах массовой информации и тем более до момента фактического допуска лиц на работу.

Также кадровые работники зачастую избегают введения отдельных изменений в должностную структуру предприятия. В этом случае каждое новое повышение оклада, сокращение или введение рабочей единицы приводит к утверждению нового штатного расписания. Однако данный документ является основой всей кадровой структуры предприятия и не должен переиздаваться из-за незначительных корректировок. Менять штатное расписание целесообразно только в случае массовых кадровых перестановок.

Сроки хранения приказа

Основные требования к срокам хранения документации предприятий и организаций установлены Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно разделу 8, части 8.1 документы, подтверждающие необходимость привлечения новых работников, должны храниться у работодателей в течение 5 лет.

Более длительные сроки предусмотрены для хранения первичных документов об изменении окладов или введении новых ставок, которые должны сохраняться в течение 75 лет, если сами приказы о данных изменениях утеряны.

Для обеспечения прав работников на пенсионные и социальные выплаты кадровую документацию необходимо хранить в течение всего периода деятельности предприятия (но не более 75 лет). Если работодатель прекращает свою деятельность раньше, все кадровые документы целесообразно передавать в территориальные подразделения государственных архивов.

Таким образом, введение новой структурной единицы в штат работодателя имеет нюансы, которыми нельзя пренебрегать, так как это приведет к нарушению интересов сторон трудового договора или потенциальных работников.

Штатная единица – это что такое в штатном расписании?

В этой статье мы раскроем одно из главных понятий кадровой работы. Это штатная единица. Посмотрим, какое место она занимает в штатном расписании, что обозначает конкретно. Подробно распишем, как она вводится, сокращается, обоснуется.

Штатная единица – это.

Посмотрим, какое определение термину дают словари. Итак, штатная единица – это:

  • Должностная единица, которая предусмотрена штатным расписанием организации, предприятия, учреждения.
  • Единица из всего перечня должностей штатного расписания организации. Соответствует одному рабочему месту.
  • Одна из должностей кадрового (штатного) расписания.

Отличия от родственных понятий

Штатную единицу организации многие путают с родственными терминами. Дальше представим разницу.

  • Должность и штатная единица. Под первым понятием скрывается определенный набор рабочих функций, под вторым – количественная составляющая кадрового расписания. Соответственно, в одной должности может быть сразу несколько кадровых единиц.
  • Ставка и штатная единица. Первое понятие – это денежная величина, остов оплаты труда определенного сотрудника. А 1 штатная единица – это живой человек, работник. Вот такова разница между терминами.
  • Рабочее место и штатная единица. Первое понятие – это организованное место для труда сотрудника. Второе – работник, человек. На одном рабочем месте может трудится сразу несколько штатных единиц. Например, посменно работающие продавцы, кассиры.

Штатная единица – это, соответственно, составляющая штата (штатного состава) или персонала организации. Так называется постоянный состав ее сотрудников. Вместе они составляют группу, сформированную по профессиональным или другим признакам с указанием должностей, а также присвоенными каждому (по должности) окладами.

Штатом также правомочно будет назвать всю совокупность работников организации. Это и те, которые заняты трудовой деятельностью, и те, которые состоят на балансе учреждения, но временно не работают в силу ряда причин (больничный, отпуск, декрет и прочее).

И еще одно определение. Штатный состав – вся совокупность трудовых ресурсов, которые находятся в распоряжении организации и требуются для осуществления конкретных функций, достижения общих целей и развития учреждения.

По российскому законодательству терминам “персонал”, “штат” равнозначны понятия “кадры”, “кадровый состав”.

Штатное расписание

Содержится штатная единица в штатном расписании. Под ним подразумевается нормативная документация организации, которая оформляет структуру, численность и штатный состав данной фирмы, предприятия, учреждения с указанием размера з/п в зависимости от должности работника. Такое расписание отражает существующее (или планируемое) разделение труда между сотрудниками, прописанное в должностных инструкциях.

“Роструд” определяет данный документ как локальный акт учреждения, в котором фиксируются в сводной форме разделение рабочих обязанностей и условия оплаты трудовой деятельности. Штатное расписание принимается работодателем в рамках его компетенции (российский ТК, ст. 8). Отсюда у него есть полное право самостоятельно вносить изменения в данный акт.

Трудовой Кодекс РФ не требует составления и утверждения штатного расписания. Более того, в нем не содержится даже определения этого явления.

Данный документ ценен для эффективного использования труда работников. С его помощью можно сравнивать подразделения и отделы по численности служащих и рабочих, размеру зарплаты, квалификации. Это необходимые данные для анализа объема проведенных работ, трудовой загрузки сотрудников, уточнения должностных инструкций. Также именно штатное расписание помогает разобраться в целесообразности сформированной структуры организации.

Оформление этого документа происходит только по унифицированной форме Т-3. Она содержит следующие графы:

  • Наименование организации.
  • Номер документа.
  • Дата составления.
  • Период действия данного расписания.
  • Численность штата.

Далее – расписание конкретного структурного подразделения. Затем заполняются колонки:

  • Наименование и код данного подразделения.
  • Должность, разряд, категория, класс.
  • Количество штатных единиц в штатном расписании.
  • Оклад либо тарифная ставка.
  • Колонки, где указываются существующие доплаты, надбавки и их размер. Подытоживаются графы “Всего”.

Подписывается документ главным бухгалтером и начальником отдела кадров. Утверждается приказом руководителя всей организации.

Введение новой штатной единицы

При объективной нехватке работников у организации есть один разумный выход – добавить еще одну кадровую единицу. По ст. 8 ТК РФ это вполне правомочное решение. В случае организационной, производственной и экономической необходимости кадровое расписание может пополнится новой должностью или дополнительной штатной единицей. Частоту, периодичность внесения таких изменений определяет сам работодатель.

Готового образца введения штатной единицы российское законодательство не предлагает. Однако профессионалы советуют проводить эту процедуру в три шага.

  1. Определение необходимости ввода единицы в штат.
  2. Оформление новой должностной инструкции.
  3. Составление докладного документа на имя руководителя.

Разберем озвученные этапы более подробно.

Ввод новой кадровой единицы: шаг 1

Сразу отметим, что во введении новой штатной единицы это самый сложный этап. Для получения весомых аргументов в сторону пополнения кадрового состава нужно проанализировать стандарты выполнения конкретных должностных обязанностей. И сопоставить эти данные с объемом работы для новой штатной единицы. Затем – комплексный расчет, основанный на организационно-технических условиях выполнения работы в конкретной организации.

Если говорить более определенно, то кадровому работнику предстоит сделать следующее для обоснования штатной единицы.

  • Собрать всю статистическую информацию в отношении должности. К ней будет относиться штатная единица: функции, виды работ, операции, трудозатраты.
  • При расчетах применяются нормы выработки, времени, предназначенные для конкретного типа работ. Если в организации нет своих нормативных документов такого плана, то используются данные, утвержденные Министерством труда РФ.

После произведения расчетов в отношении трудозатрат работников, уже работающих на данной должности, намечается вывод, что нагрузка (в рабочих часах за месяц) на них превышает норму. Отсюда и требуется расширение штата.

Ввод новой кадровой единицы: шаг 2

Следующий этап ввода штатной единицы – составление новой должностной инструкции. На основе уже проведенного расчета трудозатрат определяются нормативы работ, которые будет выполнять планируемый работник. На базе их (работ) перечня и составляется проект должностной инструкции.

Обратимся к Письму № 4412–6 “Роструда”. Документ свидетельствует, что хоть ТК РФ не содержит в себе упоминаний о должностных инструкциях, они все равно относятся к важной документации организации. Здесь обязательно указывается:

  • Трудовая квалификация сотрудника.
  • Полный перечень его обязанностей.
  • Список квалификационных требований, необходимых для занятия должности.

Работодатель сам решает, как оформить должностную инструкцию, какие изменения в нее внести.

Ввод новой кадровой единицы: шаг 3

Новая штатная единица, новая должность обычно вводится в определенном структурном подразделении организации. Отсюда третий шаг – обращение начальника этого отдела с докладной запиской к руководству всей компании. Суть документа – обоснование введения новой должности либо расширения штата.

Содержание записки должно быть грамотным и убедительным, иначе все предыдущие этапы станут пройденными напрасно. Новая штатная единица – это новые расходы на зарплату. А они должны быть обстоятельно обоснованными.

Главным аргументом здесь станут расчеты трудозатрат. Их желательно подтвердить еще и такой информацией:

  • Средние показатели по увеличению круга обязанностей по данному виду работ. Если тенденция этого стабильная, то целесообразно будет представить прогноз процесса на 2-3 года вперед.
  • Оценка предстоящих затрат: сравнение расходов на увеличение з/п имеющихся сотрудников с расходами на ввод новой штатной единицы.
  • Анализ того, как эффективно могут справляться настоящие работники с появившимися у них дополнительными обязанностями.
  • Цели, функции задачи, которые не могут быть полностью исполнены кадровым составом в прежнем количестве.

Сокращение штата

Сокращение штатных единиц – один из проблемных пунктов в работе кадровика из-за расторжения трудовых договоров по этой причине. Но вместе с тем, это вполне легальный инструмент для оптимизации числа работников в организации.

Сокращение проходит в несколько этапов:

  1. Издание соответствующего приказа.
  2. Уведомление работника и предложение ему альтернативы.
  3. Уведомления центра занятости и профсоюзов.
  4. Собственно, увольнение трудящихся.

Осветим важные моменты этого процесса.

Издание приказа о сокращении

Решение о сокращении штата принимает руководитель. Он же издает и соответствующий приказ. Форма его законодательно не утверждена. Однако приказ о проведении мероприятий по сокращению обязательно должен содержать:

  • дату проведения данных мероприятий;
  • сроки уведомления сотрудников;
  • информацию об изменении штатного расписания.

Процесс сокращения

Далее события развиваются следующим образом:

  1. Уведомление сотрудников, попавших под сокращение, – не позднее 2 месяцев до увольнения. Документ вручается каждому из них под роспись. Обязательно содержит обоснование решения и дату увольнения. Здесь также перечислены должности, на которые может перейти работник, имея на то желание. По ТК РФ они должны предлагаться вплоть до дня увольнения.
  2. Если работник соглашается на альтернативу, то оформляется перевод. Нет – увольнение по ст. 81 (п. 2, ч. 1) ТК.
  3. Уведомление профсоюзной организации и службы занятости за 2 месяца до увольнения. Если прогнозируется массовое сокращение – за 3 месяца.

Когда перед работодателем стоит выбор между несколькими работниками, то важно помнить следующее:

  • Нельзя увольнять сотрудников, среди которых есть беременные женщины и матери с детьми до 3 лет.
  • Прерогатива за работником с более высокой квалификацией и трудовой производительностью.
  • При равных показателях остаются сотрудники, имеющие 2 и более иждивенцев; единственные трудящиеся в семье; работники, получившие в данной компании производственную травму, профзаболевание; инвалиды боевых действий.

Завершение сокращения

Заключительные три этапа:

  1. Издание приказа об увольнении по форме Т-3. Основание – приказ о сокращении штата.
  2. Соответствующая запись в трудовой книжке работника по п. 2. ч. 1 статьи 81 ТК.
  3. Начисление полагающихся выплат: выходного пособия, а также среднего заработка в течение 2 месяцев поиска новой работы. Дополнительная компенсация тем трудящимся, которые решили уволиться, не дожидаясь окончания 2-месячного срока.

Таким образом, количество штатных единиц – это число сотрудников, занятых на определенной должности. Кадровому работнику также важно знать основные аспекты ввода и сокращения этих единиц.

Пример обоснования введения новой должности в штатное расписание

Работа предприятий связана с постоянным развитием и наращиванием темпов работы. По этой причине периодически может возникать надобность введения новой должности в штатное расписание. Данная процедура на самом деле имеет много серьезных аспектов. Важно определиться не только с названием вакансии, но и обосновать нововведение документально.

Как ввести новую должность в штатное расписание?

Введение вакансии в штат организации должно проводиться в несколько основных этапов. Их можно подразделить на организационные и документально-сопроводительные.

В проведении данной процедуры необходимо следовать таким шагам:

  • Выявить необходимость во внесении изменений;
  • Написать служебную записку о возникшей необходимости в дополнительной единице;
  • По приказу руководителя оформить документ с указанием всех действующих вакансий, а также нововведенных.

Название должностей в штатном расписании должно соответствовать утвержденному государственному перечню.

Как обосновать введение в штатное расписание новой должности?

Законами РФ определено, что организация может сама координировать количество нанятых работников. Также по инициативе руководителя могут добавляться сотрудники, переименовываться имеющиеся должности или производиться сокращения. Но для каждого из перечисленных действий необходимо иметь серьезные обоснования, которые выражаются посредством подготовки официальных расчетов и документов.

Увеличение штата и нововведение дополнительной единицы обычно происходит по следующим причинам:

  • Объемы работ были увеличены;
  • Внедрены дополнительные технологии или направления;
  • Добавление вакансии поможет улучшить производительность отдела, структурного подразделения или предприятия в целом.

Перечень не является конечным и в компании могут возникнуть иные причины, которые могут обосновать необходимость нововведения.

Пример обоснование — введение новой должности в штатное расписание

Пример обоснование также называют служебной запиской. Рассмотрим пример обоснования на введение дополнительной единицы в штатное расписание из-за увеличения документооборота. Следую правилам хранения документов, в каждом отделе есть человек, на которого возлагается ответственность за своевременную сдачу подшитых папок в архив предприятия или зональный архив. Особенно много таких документов формируется в процессе работы бухгалтеров, кадровых работников и экономистов.

Работники этих отделов могут подготовить служебную записку для обоснования необходимости введения единицы, которая должна своевременно брошюровать, подшивать и переносить документы в производственный архив. Кроме того выдавать их по требованию можно только под роспись.

В примере обоснования указывают:

  • Количество ежегодно формируемых дел;
  • Время, затрачиваемое на их брошюровку, подшивку, приемку и выдачу.

Производится подсчет времени потраченного в месяц. Исходя из этого, определяется размер ставки и оклад будущего работника.

Приказ о введении в штатное расписание новой должности – образец

Ввод новой должности в штатное расписание происходит по приказу руководителя. Оформление приказа происходит на основании поданной служебной записки.

В приказе указываются следующие пункты:

  • Необходимость составления иной структуры в связи с поданным ходатайством о произведение изменений;
  • Указание отдела, куда будет вводиться вакансия;
  • Название вводимой вакансии;
  • Размер ставки, должностного оклада и иных постоянных надбавок.

Приказ утверждается руководителем и закрепляется печатью предприятия.

Служебная записка о введении в штатное расписание новой должности

Ходатайство о введении новой должности в штатное расписание выражается служебной запиской руководителя отдела или структурного подразделения, которое нуждается в новом работнике. Служебная записка не просто выражает просьбу ввести изменения, но представляет официальные обоснования этому действу. Новая структурная единица потребует определенных материальных затрат от предприятия. Поэтому очень важно в записке произвести расчет целесообразности этих затрат и получение финансовой выгоды от нового работника.

Кроме самой служебной записки необходимо разработать следующие приложения:

  • Расчет объемов образовавшихся работ;
  • Привести данные норм трудозатрат по специальностям из Постановления Минтруда РФ от 2002 года;
  • Дать экономический расчет полученной прибыли от введения новой вакансии.

Полученная выгода может быть выражена, например, в том факте, что введенная рабочая единица разгрузит существенно иных специалистов, которые смогут освободившееся время потратить на разработку новых идей и концепций.

Проверка и сбор информации осуществлена при поддержке Mincredit.ru

Похожее

Ситуация с заработной платой в компании может меняться в зависимости от развития и финансового состояния…

На сегодняшний день нет фиксированной позиции по поводу переименования должностей в штатных расписаниях. Но это…

Уход с вакансии в связи с несоответствием – процесс крайне сложный, содержащий массу нюансов, знать…

Необходимость корректировки названия должности влечет за собой внесение правок в штатное расписание. Переименование должности на…

Любая организация, предприятие или фирма имеют ряд внутренних документов, обязательных для заполнения. Их наличие регламентируется…

Штатное расписание решает многие проблемы на предприятиях, в том числе и организационные. Составление документа позволяет…

Дополнительная штатная единица

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В штатном расписании организации нет должности табельщика.
Каким образом можно возложить обязанности по ведению учета рабочего времени на другого работника (данная дополнительная работа будет выполняться наряду с основной работой в течение установленной продолжительности рабочего времени в той же организации)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Выполнение дополнительной работы в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, возможно только по должности (табельщик), которая содержится в штатном расписании. Если соответствующая должность отсутствует в штатном расписании и работодатель не планирует ее введение, поручить работнику ведение учета рабочего времени можно путем закрепления указанной обязанности в трудовом договоре и (или) в должностной инструкции.

Обоснование вывода:
Штатное расписание относится к локальным нормативным актам работодателя (ст. 8 ТК РФ, письмо Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1). Принятие решения об изменении структуры штатного расписания, численного состава работников относится к исключительной компетенции работодателя (определения Конституционного Суда РФ от 15.07.2008 N 411-О-О, 412-О-О и 413-О-О, от 01.06.2010 N 840-О-О).
При этом ни Трудовым кодексом РФ, ни иным нормативно-правовым актом не возложена обязанность работодателя вводить в штатное расписание должность табельщика. Равно как и нет норм, устанавливающих обязательные штатные нормативы таких работников.
В соответствии с положениями ст. 60 ТК РФ запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.
Привлечение работника к осуществлению работы, не входящей в круг должностных обязанностей по занимаемой им должности, возможно либо на условиях совмещения (ст. 60.2 ТК РФ), либо на условиях совместительства (ст. 60.1 ТК РФ). В соответствии со ст. 60.2 ТК РФ работнику с его письменного согласия может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную плату. Из данной нормы следует, что, во-первых, дополнительная работа на условиях совмещения осуществляется работником в свое основное рабочее время, а во-вторых, то, что эта работа осуществляется по определенной должности (профессии).
При этом исходя из буквального толкования ст.ст. 60.2 и 151 ТК РФ выполнение дополнительной работы в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, возможно только по должности (профессии), которая содержится в штатном расписании.
В том случае, если должность (табельщик), по которой работнику поручается выполнение дополнительной работы, не указана в штатном расписании, в штатное расписание необходимо внести изменения и включить в него соответствующую должность (определение Краснодарского краевого суда от 09.02.2016 N 33-1855/2016).
Если же такая должность отсутствует в штатном расписании и работодатель не планирует вводить ее, он вправе поручить работнику ведение учета рабочего времени путем закрепления указанных обязанностей в трудовом договоре и (или) в должностной инструкции (при ее наличии).
Согласно ст. 57 ТК РФ трудовая функция работника обязательно должна указываться в трудовом договоре. По смыслу ст. 15 и части второй ст. 57 ТК РФ понятие “наименование должности” по своему содержанию не идентично понятию “трудовая функция”. Наименование должности работника является одной из характеристик его трудовой функции. Конкретизируется же трудовая функция соответствующими должностными обязанностями, являющимися, по сути, ее содержанием (определение Свердловского областного суда от 02.09.2015 N 33-12304/2015). При этом содержание трудовой функции может быть закреплено непосредственно в трудовом договоре, а может быть указано либо детализировано в должностной инструкции, которая в таком случае будет являться неотъемлемой частью трудового договора (письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
В случае существенного расширения круга должностных обязанностей, закрепления такого перечня работ, который принципиально отличается от ранее установленного, либо добавления обязанностей, совсем не свойственных указанной в трудовом договоре должности (профессии), можно говорить об изменении трудовой функции (определение Хабаровского краевого суда от 04.12.2013 N 33-7712/2013).
Трудовая функция работника не может быть изменена работодателем в одностороннем порядке (часть первая ст. 74 ТК РФ). Поэтому изменение условия трудового договора о трудовой функции возможно только с согласия работника. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).
Таким образом, для того чтобы поручить работнику работу, связанную с ведением учета рабочего времени, без оформления совмещения должностей, работодатель может заключить с этим сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будет закреплена соответствующая обязанность. Отказ работника в заключении такого соглашения не должен нести какие-либо негативные последствия для него.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Ответе прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания “Гарант” и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”. Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Как оформить приказ об изменении штатного расписания в связи с введением новой должности?

Штатное расписание представляет собой список, который отображает все должности, имеющиеся на работающем предприятии.

Когда же происходят изменения штатного расписания в связи с введением новой должности?

Если в организации мало сотрудников, то начальство не слишком беспокоит наличие данного документа.

В такой ситуации работникам остаётся уповать только на трудовой договор.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Когда требуется процедура?

Когда же требуется организации добавить штатную единицу в штатном расписании? Данная процедура обычно сопровождается неизбежными переменами в штатном расписании. Как правило, действие связано с необходимостью, возникшей в процессе производства. Причиной может послужить реорганизация предприятия или расширение сферы его деятельности.

В такой ситуации новые должности вводятся для того, чтобы немного разгрузить тех сотрудников, которые уже работают в организации.

Явным признаком того, что требуется внести подобные изменение в штатное расписания можно считать то, что один сотрудник начинает выполнять функции, которые на самом деле должны возлагаться на нескольких специалистов.

Такую бумагу должен выписывать руководитель.

Заниматься вводом новых должностей в штатное расписание должны сотрудники, имеющие отношение к службе кадров. Начальник предприятия может отдать ряду сотрудников устное распоряжение, которое в будущем будет представлено в письменной форме.

Но только бумага, заверенная подписью руководителя, будет иметь силу. Ещё изменение состава должностей может быть обусловлено ростом объёма работ, выполняемых в фирме.

Нужны ли перемены в рабочем уставе?

Документ не является простой формальностью, так как он необходим для работы любой компании. Его составляют с целью отобразить всю имеющуюся информацию относительно подразделений, на которые делится фирма. Ещё в нём содержаться данные о различных должностях, установленных в компании, а также об окладах и премиях.

Дело в том, что данный документ утверждается каждый год 1 января и налоговая проверка принимает в этом участие. Новое штатное расписание можно не делать, если в течение прошлого года в него не были внесены какие – то изменения.

Если в старое расписание были внесены изменения, то к началу следующего года должен быть готов уже новый документ, который будет проходить процедуру утверждения. К таким переменам можно отнести:

  1. Увеличение или уменьшение числа единиц, входящих в штат.
  2. Смена названий каких – то должностей.
  3. Перемены относительно оклада должностного типа или часовой тарифной ставки.

Ещё новый документ такого типа необходим, если на старом есть дата окончания его действия. В такой ситуации обязательно нужно подготовить новое штатное расписание, когда закончится срок действия старого.

Кто ответственен за внесение изменений?

Кто же ответственен за увеличение и добавление штатной единицы, в чьи обязанности входит внесение изменений в штатное расписание? Как уже упоминалось выше, заниматься составлением данного документа может любой сотрудник организации, руководитель которой возложил на него подобные обязанности. Как правило, к подобной ответственной задаче привлекают людей, обладающих определенной компетенцией.

Если речь идёт о совсем мелких предприятиях, то ходатайством о введении новой должности в штатное расписание может заняться и сам руководитель, не доверяя никому.

Однако чаще всего, произвести подобное действие просят бухгалтера, который:

  • Работает в тесном контакте с начислениями, а также денежными оборотами компании.
  • Знает точно сколько сотрудников работают на предприятии и какое количество из них получает зарплату.
  • Имеет опыт работы с программами, без которых не обойтись при выполнении подобной задачи.

Однако с точки зрения специалистов, такое решение руководителя является не совсем верным. Дело в том, что бухгалтера занимаются только хозяйственными операциями фактического типа. Лучшим вариантом, в такой ситуации, является привлечение к выполнению подобного задания человека, занимающего должность экономиста или сотрудника отдела кадров.

Если речь идёт об организации, которая имеет сложную и многоступенчатую структуру, то в помощь кадровику можно выделить бухгалтера. Если эти два специалиста смогут соединить свои профессиональные знания то, несомненно, создадут проект безупречного расписания, даже для большого и сложного в структурном плане предприятия.

Пошаговое описание процесса

Весь процесс происходит так:

  1. Следует определить насколько необходимо добавление новой единицы в штат. Этот момент является одним из самых сложных и ответственных во всём процессе. Собирается разнообразная статистическая информация и производится расчет на основании нормы выработки.
  2. Далее следует оформление новой должностной инструкции, которая предназначена для новой должности. В рамках этого этапа производится определение, а также корректировка нормативов рабочих функций с опорой на расчёт трудозатрат.
  3. Нужно составить докладную записку на имя начальника организации. Данную бумагу должен писать начальник отдела, в котором создаётся новое подразделение структурного типа.
  4. Руководитель, получивший письмо от начальника отдела, издаёт приказ о новой должности. В нём должен быть указан отдел, в котором появится новая должность, а также размер зарплаты человека, её занимающего.

Изменения могут быть введены чуть позже. Это обусловлено тем, что дата приказа может не совпадать со временем введения новой вакансии.

Важные документы

Данная процедура, должна быть, оформлена строго в рамках закона. Для этого действие сопровождается определенными документами:

  1. Первым делом, издаётся соответствующий приказ, заверенный подписью руководителя организации. Форма такого документа не регламентирована строго, поэтому может быть составлена в произвольной форме. Однако, при оформлении стоит придерживаться государственного стандарта под названием Р 6.30-2003.
  2. Стоит уделить особое внимание составлению должностной инструкции. Она должна создаваться для определенной должности соответственно и предназначаться для неопределенного круга сотрудников без указания их имён.

Если же работник трудоустраивается на новую должность контракт с ним заключается на общих правилах трудового законодательства.

  • Само штатное расписание тоже должно быть частью документального оформления также не стоит забывать о докладной записке и уведомлении, которое получат работники.
  • При переименовании должности работодатель должен внести соответствующие изменения в книжку трудового типа.

    Составление приказа

    Как оформляется приказ о введении новой должности в штатное расписание? Как уже упоминалось, нет чётко принятой формы для такого документа, поэтому он может составляться произвольно. Есть некоторые пункты, которые приказ обязательно должен содержать:

    1. Полное наименование организации, местонахождения, дата и номер документа.
    2. Далее, следует формулировка самого документа, в данном случае изменить штатное расписание.
    3. Необходимо чётко указать причину, в связи с которой происходят такие перемены. Они могут быть связаны с реструктуризацией организации, совершенствованием предприятия или увеличением количества производимых услуг.
    4. Следующим шагом, нужно перечислить изменения, которые последуют когда приказ начнёт действовать.
    5. Последний пункт содержит информацию о человеке, который будет непосредственно заниматься внесением изменений и в какие сроки он будет это делать.

    Затем свои подписи должны поставить лица, которых эта бумага будет касаться.

    Копии данного документа должны быть предоставлены работнику для ознакомления: сотрудник должен дать письменное согласие на изменения. Если всё проходит удачно, то в трудовую книжку вносятся изменения.

    В случае когда происходит сокращение должностей или сотрудников в соответствии со статьёй 81 ТК РФ, то административные органы должны предупредить людей, назначенных на увольнение за два месяца как того велит статья 180 ТК РФ.

    Необходимо ли уведомлять сотрудников о произошедшем?

    Когда вносятся поправки в штатное расписание, то изменениям подвергаются трудовые функции, которые выполняют определенные сотрудники. В такой ситуации уведомить об этом работника в письменной форме работодатель должен в любом случае.

    Это его обязанность, не исполняя которую он рискует быть наказанным по закону. Это регламентируется статьёй 74 ТК РФ.

    Какими бы ни были причины изменения уведомление об этом, должно быть, отправлено сотруднику. Дело в том, что смена трудовых функций сотрудника равносильна переводу на другую работу.

    Таким образом, если верить статье 72 ТК РФ, то работодатель не сможет изменить штатное расписание законным путём если не получит письменное согласие от всех работников, должность которых подвергнется переменам.

    Однако, в этой ситуации есть и исключения, которые также предусмотрены статьёй 72 ТК РФ.

    Статья 72 ТК РФ. Изменение определенных сторонами условий трудового договора

    Если изменения, внесённые в должность, приводят к тому, что работники, занимающие её до изменений, теперь не могут работать по состоянию здоровья, значит начальство поступает незаконно, так как это противоречит вышеупомянутой статье.

    Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим «Кодексом». Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

    Если вспомнить всё то, что было изложено выше, то можно сделать вывод о сложности и ответственности процедуры.

    Гораздо проще сделать этот документ и только после этого набрать работников на новоиспеченные должности. Но если всё – таки приходится корректировать старый, то это следует делать в чётком соответствии с ТК РФ иначе можно понести наказание.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    +7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

    Приказ об изменении штатного расписания

    Штатное расписание (ШР или в просторечьи — «штатка») содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве ставок (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена и унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров и, как правило, применяется организациями и предпринимателями.

    Форма Т-3 для штатного расписания

    Обратите внимание, что для негосударственных организаций она не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что они вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

    Утверждение штатного расписания

    Оно утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

    Внесение изменений в штатное расписание

    Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или периоды для коррекции. Как правило в таких случаях издается приказ об утверждении ШР. Если нововведения не масштабны, можно обойтись приказом о внесении изменений. Он утверждает нововведения, при этом их можно указать в тексте документа или оформить приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченным им лицом. Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы. Вы можете использовать наш пример приказа об изменении штатного расписания.

    Правки вносятся в следующих случаях:

    • при введении новой должности или нового структурного подразделения;
    • при изменении их наименования;
    • при изменении оклада или тарифной ставки;
    • при ликвидации вакантных позиций и отделов;
    • при сокращении штата или численности.

    Введение новых штатных единиц

    Когда нужно принять на работу специалиста, позиция которого не предусмотрена в штатке, или добавить целое подразделение в состав организации, издается приказ о вводе новых единиц. Он должен содержать информацию о названии структурного подразделения, наименование позиции, количество ставок, оклад или тарифная ставка.

    Изменение названия должности или подразделения

    Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.

    Коррекция размера окладов или тарифных ставок

    Это является сменой условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Следовательно, требует обязательного согласования с работником даже если размер оклада увеличивается. В случае отказа работника работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ.

    Вывод вакантных должностей и подразделений

    Эта процедура не требует согласования с работниками. Эти позиции не заняты, следовательно, могут быть ликвидированы по решению работодателя.

    Важный момент! Если планируется сокращение штата, то вывести из ШР вакантные должности лучше до начала процедуры сокращения, а не одновременно с ней.

    Сокращение штата

    Это самые трудоёмкие нововведения, их следует готовить заранее. Работодатель должен убедиться, что вакантные позиции исключены из ШР, а новая структура отвечает потребностям организации. О предстоящем увольнении работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца. Соответствующий приказ также нужно издать не менее чем за 2 месяца до внесения корректив. Используйте, чтобы внести изменение в штатное расписание, образец приказа, который приведен ниже.

    Ссылка на основную публикацию