Как примененять онлайн кассу при расчетах с работниками

Содержание

Расчеты между работодателем и сотрудником — когда применять онлайн‑кассу?

Разъяснения опубликованы в письме ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21 августа 2019 года.

Общие правила

  1. Если вы передаете работнику товары, работы или услуги, удерживаете оплату из зарплаты и это предусмотрено коллективным или трудовым договором, онлайн-касса не нужна.
  2. Если в коллективном или трудовом договоре этого нет, нужно применять онлайн-кассу и формировать чеки.
  3. Если вы удерживаете деньги из зарплаты сотрудника как компенсацию ваших затрат в связи с его трудовой деятельностью, например, для покупки бланка трудовой книжки, за сломанные вещи или их потерю, онлайн-касса не нужна.
  4. Если товары или услуги предоставляет другая организация, а вы переводите ей деньги, онлайн-касса не нужна (например, питание ваших сотрудников, которое организовала сторонняя компания).

При работе с таблицей ниже помните правило: если коллективным или трудовым договором предусмотрено, что работодатель передает работнику товары, работы, услуги, а оплату за них удерживает из его заработной платы, онлайн-касса не нужна.

Продажа своих товаров, работ, услуг сотрудникам

Вы по трудовому или коллективному договору передаете сотрудникам товары или оказываете услуги, а деньги за них вычитаете из зарплатыНет
Письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21 августа 2019 года.Вы продаете сотрудникам товары, работы или услуги, которые принадлежат компании, но условия продажи не зафиксированы в трудовом или коллективном договореДа
Письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21 августа 2019 года.

Расходы на товары, работы, услуги от третьих лиц

Вы удерживаете из зарплаты сотрудника деньги за услуги или товары от других ИП или юрлиц (например, оплата добровольного медицинского страхования сотрудников)Нет

Вы купили сотрудникам спецодежду и удерживаете деньги из зарплатыДа
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/90372 от 12 декабря 2018 годаВы продали сотруднику офисную мебель б/уДа
Письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21 августа 2019 годаВы выдали часть зарплаты товаромНет
Письмо ФНС № АС-4-20/15707 от 14 августа 2018 годаВы оплачиваете парковку для сотрудников по договору со сторонней организациейНет
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87763 от 4 декабря 2018 годаУчредитель предоставил займ организацииНет
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87766 от 4 декабря 2018 годаВы подарили сотрудникам подаркиНет
(нет расчета в смысле 54-ФЗ)Матпомощь сотрудникуНет
Письмо Минфина России № 03-01-15/65050 от 11 сентября 2018 годаВы компенсировали сотруднику расходы на служебный телефон, если он превысил лимитНет
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87763 от 4 декабря 2018 годаВы арендовали у сотрудника или другого физлица квартиру, машинуНет
Письмо ФНС РФ № АС-4-20/15566@ от 10 августа 2018 годаЧлены профсоюза возмещают расходы профсоюза на путевки, абонементы, билетыНет
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/91852 от 17 декабря 2018 годаВы выдали деньги под отчет и возврат средств, которые не израсходовалиНет

Вам на счет ошибочно поступили деньги от физлицаНет

Как формировать чек при удержаниях из зарплаты

Если вы применяете ККТ при удержаниях из зарплаты, вам нужно сформировать два чека:

Чек №1

Когда передаете товар, оказываете услугу или выполняете работу.

Признак способа расчета — «Передача предмета расчета без его оплаты в момент его передачи с последующей оплатой в кредит».

Способ оплаты — сумма по чеку (БСО) постоплатой (в кредит).

Чек №2

Когда удерживаете деньги из зарплаты сотрудника.

Признак способа расчета — «Оплата предмета расчета после его передачи с оплатой в кредит (оплата кредита)».

Способ оплаты — сумма по чеку (БСО) встречным предоставлением.

Онлайн-кассы: что неясного по безналу и расчету с работниками

Несмотря на внесение за последние несколько лет (а в некоторых случаях — несколько месяцев) ряда изменений в Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», у пользователей ККТ остаются вопросы относительно совершения различных операций.

Поскольку законодатели не спешат устранить многочисленные неясности из данного закона (действующей редакции), остается надеяться только на то, что свою позицию по этим вопросам сформируют контролирующие органы. Что и происходит, хотя довольно неспешно.

Необычные расчеты организаций и ИП между собой

Итак, согласно абз. 18 ст. 1.1 Федерального закона № 54-ФЗ в действующей редакции расчеты — это:

· прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги;

· прием ставок, интерактивных ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр, а также прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей;

· прием (получение) и выплата денежных средств в виде предварительной оплаты и (или) авансов, зачет и возврат предварительной оплаты и (или) авансов;

· предоставление и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг (включая осуществление ломбардами кредитования граждан под залог принадлежащих гражданам вещей и деятельности по хранению вещей);

· предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы, услуги.

Что касается расчетов между собой организаций и ИП, вопреки довольно распространенному мнению, по умолчанию здесь также требуется применять ККТ. Но есть одно исключение.

Согласно п. 9 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ ККТ не применяется при расчетах в безналичном порядке между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями, за исключением осуществляемых ими расчетов с использованием электронного средства платежа с его предъявлением.

Но ни в Федеральном законе № 54-ФЗ, ни, например, в НК РФ не поясняется, что понимать под безналичными расчетами. Если буквально, это все расчеты, которые относятся к наличным. А может быть, только те, что проводятся с использованием непосредственно расчетных счетов обеими сторонами?

Согласно п. 3 ст. 861 ГК РФ безналичные расчеты осуществляются путем перевода денежных средств банками и иными кредитными организациями с открытием или без открытия банковских счетов в порядке, установленном законом и принимаемыми в соответствии с ним банковскими правилами и договором.

То есть гражданское законодательство под безналичными расчетами понимает исключительно те из них, которые осуществляются с использованием системы ЦБ РФ.

Причем, как видно из определения расчетов, приведенного в ст. 1.1 Федерального закона № 54-ФЗ, расчеты в безналичном порядке строго противопоставляются только наличным расчетам, то есть данный закон под безналичными расчетами понимает все те, что не являются наличными.

Вероятно, на этом основании ФНС в Письме от 21.08.2019 № АС-4-20/16571 указала, что с учетом п. 9 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ применение ККТ при расчетах, осуществляемых между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями, не требуется в следующих случаях: осуществление расчета иным встречным предоставлением, зачет предварительной оплаты и (или) авансов, предоставление займов для оплаты товаров (работ, услуг). Ведь эти случаи не подразумевают оплату наличными денежными средствами или оплату с предъявлением электронного средства платежа. То есть фактически организации и индивидуальные предприниматели обязаны применять ККТ в расчетах между собой, только когда рассчитываются наличными денежными средствами (см. Письмо Минфина России от 22.01.2019 № 03-01-15/3427).

Ранее Минфин отмечал, что на основании указанной нормы ККТ не применяется при зачете встречных требований между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями (что, очевидно, является одним из видов встречного предоставления) (письма от 22.08.2019 № 03-01-15/64589, № 03-01-15/64591, № 03-01-15/64595).

Вывод налоговиков не бесспорен, но выгоден для организаций и индивидуальных предпринимателей. Например, отказавшись от наличных расчетов с организациями и индивидуальными предпринимателями и не имея дела с клиентами — физическими лицами, они могут вовсе не покупать ККТ.

Хотя надо быть внимательными. Даже в такой ситуации может возникнуть обязанность применять ККТ. Об этом поговорим далее.

При реализации работнику применение ККТ зависит от обстоятельств

Обычно это бывает, когда работодатель часть зарплаты выдает не денежными средствами, а товаром.

В соответствии со ст. 131 ТК РФ выплата заработной платы производится в денежной форме в валюте РФ (в рублях). При этом согласно коллективному или трудовому договору по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству РФ и международным договорам РФ.

Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 % начисленной месячной заработной платы.

Поэтому если коллективным или трудовым договором предусмотрено удержание денежных средств из заработной платы сотрудника организации или индивидуального предпринимателя за услуги (работы, товары), оказанные (выполненные, предоставленные) самим работодателем, то расчета в смысле Федерального закона № 54-ФЗ не возникает и, соответственно, обязанность по применению ККТ в таком случае отсутствует. На это указали налоговики в Письме от 30.08.2019 № АС-4-20/17478@. Очевидно, данную операцию они считают не реализацией, а исключительно формой выдачи заработной платы. К такому выводу, вероятно, приводит ограничение объема выдачи товара 20 %, предусмотренное ст. 131 ТК РФ.

Подтверждением оплаты товара для работника может служить расчетный листок, который он должен получить при выплате заработной платы в соответствии со ст. 136 ТК РФ (Письмо ФНС России от 14.08.2018 № АС-4-20/15707).

В соответствии с п. 4 ст. 4.1 Федерального закона № 54-ФЗ был издан Приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию», предусматривающий соответствующие реквизиты на кассовом чеке (бланке строгой отчетности).

Поэтому при реализации товаров с отсрочкой платежа (фактически такая отсрочка возникает, если оплата происходит в счет заработной платы) необходимо формировать кассовый чек (бланк строгой отчетности) с признаком способа расчета (тег 1214) «Частичная оплата предмета расчета в момент его передачи с последующей оплатой в кредит» (значение «5») или «Передача предмета расчета без его оплаты в момент его передачи с последующей оплатой в кредит» (значение «6») в зависимости от условий договора отсрочки платежа и обязательными реквизитами, указанными в ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ.

При конечном расчете (в момент выдачи зарплаты) необходимо формировать кассовый чек (бланк строгой отчетности) с признаком способа расчета (тег 1214) «Оплата предмета расчета после его передачи с оплатой в кредит (оплата кредита)» (значение «7»), содержащий обязательные реквизиты, указанные в ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ.

Можно предположить, что если выдать товар в счет заработной платы в большей доле, налоговики могут счесть это попыткой ухода от обязанности применения ККТ.

Очень важно, чтобы возможность выдачи заработной платы в натуральной форме была предусмотрена трудовым или коллективным договором. В ином случае, по мнению налоговиков, надо применить ККТ независимо от способа расчета, в том числе посредством удержания денежных средств из заработной платы сотрудника. При этом момент расчета определяется в соответствии с договором по реализации таких товаров (работ, услуг).

Еще один случай — удержание из зарплаты работника за услуги, оказанные не самим работодателем, а третьими лицами. Например, за питание работника, услуги связи. В таком случае работодателем не осуществляется реализация товаров (услуг, работ), поэтому расчета в понимании Федерального закона № 54-ФЗ не возникает. И тогда удержание денежных средств из заработной платы сотрудника происходит в счет компенсации затрат работодателя, а не как реализация товаров (работ, услуг). Применение ККТ в подобных ситуациях не требуется.

При каких расчетах между сотрудником и работодателем применяется онлайн-касса

Приобретение трудовой книжки подлежит обязательной компенсации работником, но не во всех случаях. Например, при потере трудовых книжек из-за чрезвычайной ситуации сотрудники не должны покупать новые бланки за свой счет. Что касается компенсации работодателю оплаты услуг связи, питания в столовой и иных подобных удобств, – все зависит от содержания трудового договора и других внутренних документов, определяющих кто должен тратиться на эти статьи. Но при возмещении таких рабочих расходов в пользу предприятия у последнего возникает вопрос: нужна ли в этих случаях онлайн-касса?

p, blockquote 1,0,0,0,0 –>

Расчеты с сотрудниками: пробивать или нет кассовый чек

В законе о ККТ ясно прописано, какие виды операций признаются «расчетами» и при каких использование кассовой техники необходимо (абз.26 статьи 1.1 закона № 54-ФЗ — ССЫЛКА ) (кроме исключений, утвержденных самим же законом). Итак, ККТ всегда нужна, когда:

p, blockquote 2,0,0,0,0 –>

  • принимаются и выплачиваются деньги в наличной и безналичной форме за товары, работы, услуги. Стоит напомнить, что речь идет о товарах, работах, услугах, реализуемых самой организацией (индивидуальным предпринимателем);
  • принимаются ставки и выплачиваются выигрыши в случае проведения азартных игр;
  • продаются лотерейные билеты, принимаются ставки и выдаются выигрыши в рамках лотерей;
  • принимаются предварительные и (или) авансовые платежи за товары (услуги, работы) и выплачиваются указанные средства;
  • засчитывается предоплата и (или) авансы, полученные за товары (работы, услуги), и при их возвращении;
  • выдаются займы для покупки товаров (работ, услуг) и потом погашаются;
  • ломбардами кредитуются граждане под залог вещей, которые принадлежат заемщикам;
  • происходит предоставление либо получение встречного предоставления при расчетах за товары, работы или услуги.

Участниками вышеперечисленных расчетов являются с одной стороны ИП и юрлица, признаваемые одновременно продавцами и пользователями ККТ, а с другой стороны – покупатели, в качестве которых могут выступить и граждане, и предприятия.

p, blockquote 3,0,0,0,0 –>

Причем, граждане – это не только сторонние покупатели и заказчики. Ими могут быть и сотрудники самой организации (предпринимателя).

p, blockquote 4,0,0,0,0 –>

p, blockquote 5,0,0,0,0 –>

Т.е. даже при расчетах со своими работниками работодатель обязан использовать ККТ. Но это нужно делать (при одновременном соблюдении условий):

p, blockquote 6,0,0,0,0 –>

  • только в рамках тех расчетов, которые представлены в абзаце 26 ст.1.1 закона о ККТ. Иными словами, если вносимые работником или выплачиваемые ему средства вписываются в перечисленные в законе виды расчетных операций. Например, компания-работодатель выдает своему сотруднику заем на закуп товаров. Если товары приобретаются у работодателя, онлайн-касса применяется при выплате и погашении такого займа. Если товары покупаются у стороннего лица на выданные работодателем заемные средства, при данном расчете кассовый аппарат работодателем не применяется. Причина – нет основания для участия ККТ, поскольку не производится расчетная операция в трактовке закона 54-ФЗ;
  • если работодатель не освобожден законом от работы с онлайн-кассой;
  • если расчеты с работодателем превращают работника в обычного потребителя. Например, при внесении сотрудником собственными деньгами предоплаты за услуги, которые будет оказывать ему его же работодатель, онлайн-касса потребуется. В данной ситуации сотрудник выступает простым заказчиком, а работодатель – исполнителем. Сами расчеты отвечают требованиям закона о ККТ.

А если, например, персонал возмещает работодателю-столовой стоимость обедов, при подобных расчетах тоже нужна онлайн-касса?

p, blockquote 7,0,0,0,0 –>

Нужно ли применять онлайн-кассу, если работник компенсирует предприятию расходы на свое содержание

К таким издержкам можно отнести покупку бланка трудовой книжки, услуги связи, питание, плату за парковочные места для автомобилей сотрудников, и многое другое. Как правило, данные суммы компенсируются путем прямой выплаты самим работником на счет или в кассу предприятия. И в этот момент применение кассового аппарата не требуется, даже если работодатель законом № 54-ФЗ не освобожден от его применения. Причина – компенсация сотрудником расходов на свое содержание в рамках трудового договора не признается расчетом для целей закона о ККТ (основание – абзац 26 ст.1.1 закона 54-ФЗ).

p, blockquote 8,0,1,0,0 –>

Аналогичную позицию занял и МинФин РФ. В своих письмах, в частности, № 03-01-15/87763 от 04.12.2018, № 03-01-15/72537 от 09.10.2018, ведомство указывает, что возмещаемые сотрудниками своему работодателю в рамках трудовых договоров расходы не относятся к «расчетам» в значении закона № 54-ФЗ. А значит, и кассовый аппарат здесь вообще не требуется. Таким образом, если работники возмещают стоимость обедов, которые ранее заказаны в сторонней столовой и оплачены работодателем, на эти суммы чеки работодателем не пробиваются. Причина – данные обеды являются одним из условий нормальной организации труда на предприятии. И к «расчетам» в трактовке закона № 54-ФЗ не относятся.

p, blockquote 9,0,0,0,0 –>

Но если сам работодатель является столовой и кормит своих работников за плату собственными блюдами, тогда без оформления кассовых чеков здесь не обойтись (если по закону, конечно, не предусмотрено освобождение от ККТ или если об этом не сказано в коллективном или трудовом договоре). Причина – такие обеды можно без труда отнести к основной деятельности предприятия, а их оплату работниками легко признать покупкой. Исключение составят те виды блюд, какие не приготовлены данной столовой, а заказаны ею для своего персонала на стороне.

p, blockquote 10,0,0,0,0 –>

Есть соответствующие разъяснения Налоговой службы (письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019 — ССЫЛКА ) в каких случаях применяется ККТ при удержании из зарплаты, а в каких формирование кассового чека не требуется:

p, blockquote 11,0,0,0,0 –>

p, blockquote 12,0,0,0,0 –>

  1. Если вы передаете работнику товары, работы или услуги, удерживаете оплату из зарплаты и это предусмотрено коллективным или трудовым договором, онлайн-касса не нужна.
  2. Если в коллективном или трудовом договоре этого нет, нужно применять онлайн-кассу и формировать чеки.
  3. Если вы удерживаете деньги из зарплаты сотрудника как компенсацию ваших затрат в связи с его трудовой деятельностью, например, для покупки бланка трудовой книжки, за сломанные вещи или их потерю, онлайн-касса не нужна.
  4. Если товары или услуги предоставляет другая организация, а вы переводите ей деньги, онлайн-касса не нужна (например, питание ваших сотрудников, которое организовала сторонняя компания).

Будет полезно ознакомиться и с другими вопросами по расчетам между работодателем и сотрудником.

p, blockquote 13,0,0,0,0 –>

При работе с таблицей ниже помните правило: если коллективным или трудовым договором предусмотрено, что работодатель передает работнику товары, работы, услуги, а оплату за них удерживает из его заработной платы, онлайн-касса не нужна .

p, blockquote 14,0,0,0,0 –>

p, blockquote 15,0,0,0,0 –>

Нужна ли ККТ
Нет
Письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019
Да
Письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019
Нет
Письмо ФНС № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87763 от 04.12.2018
Да
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/90372 от 12.12.2018
Да
Письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019
Нет
Письмо ФНС № АС-4-20/15707 от 14.08.2018
Нет
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87763 от 04.12.2018
Нет
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87766 от 04.12.2018
Нет
(нет расчета в смысле 54-ФЗ)
Нет
Письмо Минфина России № 03-01-15/65050 от 11.09.2018
Нет
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87763 от 04.12.2018
Нет
Письмо ФНС РФ № АС-4-20/15566@ от 10.08.2018
Нет
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/91852 от 17.12.2018
Нет
Письмо Минфина России № 03-01-15/65050 от 11.11.2018
Письмо ФНС № АС-4-20/15566@ от 10.08.2018
Нет
Письмо Минфина России № 03-01-15/65050 от 11.09.2018
Письмо ФНС РФ № ЕД-4-20/24113@ от 12.12.2018

Как оформить кассовый чек при удержаниях из зарплаты

Если вы применяете ККТ при удержаниях из зарплаты, вам нужно сформировать два чека:

p, blockquote 16,1,0,0,0 –>

Чек №1

p, blockquote 17,0,0,0,0 –>

Когда передаете товар, оказываете услугу или выполняете работу.

p, blockquote 18,0,0,0,0 –>

Признак способа расчета — «Передача предмета расчета без его оплаты в момент его передачи с последующей оплатой в кредит».

p, blockquote 19,0,0,0,0 –>

Способ оплаты — сумма по чеку (БСО) постоплатой (в кредит).

p, blockquote 20,0,0,0,0 –>

Чек №2

p, blockquote 21,0,0,0,0 –>

Когда удерживаете деньги из зарплаты сотрудника.

p, blockquote 22,0,0,0,0 –>

Признак способа расчета — «Оплата предмета расчета после его передачи с оплатой в кредит (оплата кредита)».

p, blockquote 23,0,0,0,0 –>

Способ оплаты — сумма по чеку (БСО) встречным предоставлением.

p, blockquote 24,0,0,1,0 –>

p, blockquote 25,0,0,0,0 –>

p, blockquote 26,0,0,0,0 –>

Выводы

Работодатель оплачивает для своего сотрудника покупку трудовой книжки, мобильную связь, Интернет и несет иные расходы, необходимые для выполнения сотрудником должностных обязанностей и подлежащие на основании трудового соглашения компенсации работником. При приеме таких компенсаций от сотрудников работодателю не потребуется онлайн-касса. Причина – данные возмещения не признаются «расчетом» для целей закона 54-ФЗ. А платежи, которые не являются «расчетом», реализуются без участия ККТ всеми предприятиями и ИП без исключения.

p, blockquote 27,0,0,0,0 –>

Посмотрите как выглядит чек от самозанятого и как он передается покупателю (клиенту).

p, blockquote 28,0,0,0,0 –>

Если предприниматель освобожден от ККТ, может ли товарный чек подтвердить оплату.

p, blockquote 29,0,0,0,0 –>

Можно ли сокращать наименование товаров, работ и услуг в кассовом чеке https://onlain-kassy.ru/normativ/kom/sokrashhennoe-naimenovanie-v-cheke.html и как это правильно сделать.

p, blockquote 30,0,0,0,0 –>

p, blockquote 31,0,0,0,0 –>

Инструкция по работе с онлайн-кассой для кассира. Как должен поступать работник при отключении электричества, интернета и других ситуациях.

Онлайн-касса — устройство, в отношении которого закон устанавливает строгий перечень требований в части функционала и технологичности.

Как правильно использовать онлайн-кассы для турагентств. Деятельность турагентств традиционно считается одной из самых нерегулируемых.

Советуем посмотреть ПОДБОРКУ ПОЛЕЗНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО , которые будут полезны многим предпринимателям.

ККТ при расчетах с работниками

В деятельности любой организации возникают ситуации, когда она осуществляет расчеты со своими работниками, Например, выдает (помимо заработной платы) работникам или принимает от них денежные средства, продает им товары, а их стоимость удерживает из заработной платы. В каких случаях компания должна применять ККТ, а в каких нет? Ответы — в нашей статье.

Читаем закон

В пункте 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (далее — Закон № 54-ФЗ) сказано, что контрольно-кассовая техника применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных данным законом.

О том, что понимается под термином «расчет», говорится в ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ. Это прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги, прием ставок, интерактивных ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр, а также прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей. Под расчетами понимаются также прием (получение) и выплата денежных средств в виде предварительной оплаты и (или) авансов, зачет и возврат предварительной оплаты и (или) авансов, предоставление и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг (включая осуществление ломбардами кредитования граждан под залог принадлежащих гражданам вещей и деятельности по хранению вещей) либо предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы, услуги.

Обратите внимание: согласно п. 4 ст. 4 Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ (далее — Закон № 192-ФЗ) организации вправе до 1 июля 2019 г. не применять контрольно-кассовую технику и не выдавать (направлять) бланки строгой отчетности:

— при осуществлении расчетов с физическими лицами, которые не являются индивидуальными предпринимателями, в безналичном порядке (за исключением расчетов с использованием электронных средств платежа);

— при осуществлении расчетов при приеме платы за жилое помещение и коммунальные услуги, включая взносы на капитальный ремонт;

— при осуществлении зачета и возврата предварительной оплаты и (или) авансов;

— при предоставлении займов для оплаты товаров, работ, услуг;

— при предоставлении или получении иного встречного предоставления за товары, работы, услуги.

Согласно п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ при осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты), если иное не установлено Федеральным законом № 54-ФЗ.

Таким образом, ККТ применяется лицом, которое реализует товары, выполняет работы, оказывает услуги и которое формирует и передает (направляет) кассовый чек покупателю (клиенту).

С ККТ или без?

Мы свели в таблицу самые распространенные на практике ситуации и проанализировали разъяснения чиновников о применении ККТ.

Нужно ли использовать ККТ

Организация удерживает из зарплаты работников стоимости реализованных им товаров

Осуществляемая операция подпадает под понятие «расчет», приведенное в ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ (письмо Минфина России от 30.11.2018 № 03-01-15/86884)

Организация удерживает из зарплаты работников стоимости оказанных им услуг

Нужно, но только после 01.07.2019

На основании положений п. 4 ст. 4 Закона № 192-ФЗ в случае исполнения обязательств работников организации-работодателя по оплате оказываемых им услуг путем удержания из заработной платы работников соответствующих сумм задолженности организация обязана применять контрольно-кассовую технику с 01.07.2019 (письмо Минфина России от 25.01.2019 № 03-01-15/4355)

Организация удерживает из заработной платы работников стоимость выданной им форменной одежды

В случае исполнения обязательств работника организации по оплате реализуемых ему товаров, в том числе форменной одежды, путем удержания из заработной платы работника соответствующих сумм задолженности организация обязана применять контрольно-кассовую технику (письмо Минфина России от 12.12.2018 № 03-01-15/90372)

Организация выдает работникам трудовые книжки (вкладыши в них), а их стоимость удерживает из заработной платы

В письме от 12.12.2018 № 03-01-15/90372 специалисты Минфина России указали, что при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем (ст. 65 ТК РФ). При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»). Таким образом, возмещение работником расходов организации-работодателя на приобретение бланка трудовой книжки (вкладыша в трудовую книжку) не относится к расчетам и не требует применения контрольно-кассовой техники.

Аналогичная позиция содержится в письме Минфина России от 25.01.2019 № 03-01-15/4355

Организация оплачивает работникам мобильную связь, а потом удерживает ее стоимость из работной платы

Данная операция не относится к расчетам для целей применения Закона № 54-ФЗ (письмо от 25.01.2019 № 03-01-15/4355)

Организация выдает заработную плату, оказывает материальную помощь и осуществляет иные выплаты членам совета директоров

Исходя из определения термина «расчет», содержащегося в ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ, выдача заработной платы, материальной помощи и иных выплат, в том числе членам совета директоров, не образуют природу расчета и, следовательно, не требуют применения ККТ (письмо Минфина России от 11.10.2018 № 03-01-15/72951)

Организация выдает денежные средства под отчет. Неизрасходованные подотчетные денежные средства работники возвращают в кассу организации

В письмах от 11.09.2018 № 03-01-15/65050 и от 08.02.2019 № 03-01-15/7892 указали, что данные операции не являются расчетом в целях применения Закона № 54-ФЗ

Организация оплачивает места для парковки личных автомобилей работников, а они, в свою очередь, возмещают указанные расходы

Возмещение работниками расходов организации-работодателя по предоставлению парковочных мест для автомобилей работников не относится к расчетам для целей Закона № 54-ФЗ и не требует применения ККТ (письмо Минфина России от 04.12.2018 № 03-01-15/87763)

Организация выдает работникам денежные средства на основании устава организации, трудового (коллективного) договора. В определенных ситуациях работники возвращают соответствующие денежные средства в кассу организации

Выдача организацией работнику денежных средств, производимая в соответствии с уставом организации, на основании трудовых договоров, коллективных договоров, а также иных связанных с ними соглашений и возврат работниками соответствующих денежных средств не относятся к расчетам для целей применения Закона № 54-ФЗ (письмо Минфина России от 11.12.2018 № 03-01-15/89989)

Организация получает от учредителя — физического лица денежные средства в рамках договора займа, а потом погашает займ

В письме от 04.12.2018 № 03-01-15/87766 специалисты Минфина России указали, что при осуществлении расчетов в отношении займов ККТ применяется заимодавцем. Следовательно, при получении займа от учредителя — физического лица и последующем его погашении у организации отсутствует обязанность применять ККТ

Организация выплачивает работнику денежные средства по договору дарения

При выплате сотрудникам организации денежных средств по договору дарения применение ККТ не требуется, так как данная операция не является расчетом в целях применения Закона № 54-ФЗ (письмо Минфина России от 31.08.2018 № 03-01-15/62431)

Организация предоставляет работникам займы

Специалисты ФНС России в письме от 19.10.2018 № ЕД-4-20/20518@ указали, что в случае предоставления организацией свои работникам займов, а также при погашении таких займов сотрудниками, в том числе процентов по ним, применение контрольно-кассовой техники не требуется. Главное, чтобы такие займы не были связаны с отсрочкой или рассрочкой по оплате за товары, работы или услуги

Бухгалтерский учет электронных поступлений по онлайн-кассе

Ведущий аудитор ООО “СИБИРСКАЯ ЮРИДИЧЕСКАЯ КОМПАНИЯ–АУДИТ”

специально для ГАРАНТ.РУ

Организации, которые сотрудничают с физлицами, обязаны применять ККТ или выдавать квитанцию БСО (бланк строгой отчетности) при ведении любых финансовых операций как по безналичному расчету платежными картами или иными электронными средствами платежа, так и наличными денежными средствами (п. 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации”, далее – Закон № 54-ФЗ). Напомним, под электронным средством платежа понимается средство и (или) способ, позволяющие клиенту оператора по переводу денежных средств составлять, удостоверять и передавать распоряжения в целях осуществления перевода денежных средств в рамках применяемых форм безналичных расчетов с использованием информационно-коммуникационных технологий, электронных носителей информации, в том числе платежных карт, а также иных технических устройств (п. 19 ст. 3 Федерального закона от 27 июня 2011 г. № 161-ФЗ “О национальной платежной системе”).

Отметим, что на формирование кассового чека отведен короткий период: чек формируется либо сразу, либо на следующий рабочий день после поступления денежных средств на расчетный счет организации. Данный документ должен быть передан покупателю либо по E-mail, либо в бумажной форме совместно с товаром (письмо Минфина России от 30 ноября 2018 г. № 03-01-15/86863).

Применение ККТ распространилось не только на виды платежей, но и на основания расчетов. Согласно ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ за расчеты принимают, например, получение (прием) и выплату денежных средств в наличной либо безналичной форме:

  • за продажу/покупку товаров, услуг;
  • в виде авансовых платежей;
  • при предоставлении/погашении займов для оплаты товаров, работ или услуг.

Понимаются под расчетами и проведение взаимозачетов встречных обязательств сторон за предоставленные товары, работы, услуги, а также прием денежных средств при продаже лотерейных билетов (как в натуральной, так и в электронной форме), прием ставок (в том числе интерактивных, лотерейных), и выплата денежных средств в виде выигрыша, если в ОКВЭД юрлица значится организация и проведение азартных игр, лотерей.

Эти правила безоговорочно действуют в случаях, когда организации продают товары своим работникам, а также, если работник осуществляет погашение задолженности перед организацией за приобретенные товары, работы, услуги или при наступлении иных обязательств в виде удержания из зарплаты, то есть организации обязаны применять ККТ и пробивать кассовые чеки в общеустановленном порядке.

В соответствии с изменениями Закона № 54-ФЗ, вступившими в силу с 1 июля 2018 года, при выдаче кассового чека в регистрах ККТ онлайн-кассы в отчете о закрытии смены регистрируются суммы дистанционных электронных поступлений помимо прихода наличных денежных средств. Возникает необходимость взаимоувязки сумм кассовых чеков по электронным поступлениям с безналичными поступлениями на расчетные счета организации или с удержаниями из заработной платы работников в целях:

  • исключения нарушений нового порядка ведения кассовых операций из-за непреднамеренной ошибки или недобросовестности кассового работника – случай, когда наличные поступления пробиваются в регистре электронных приходов и изымаются наличными из кассы;
  • уменьшения трудоемкости кассовых операций.

В бухгалтерском учете существует общепринятый порядок учета расчетов физического лица непосредственно в кассе организации с использованием банковской платежной карты за приобретенные товары и услуги с применением бухгалтерского счета 57 “Переводы в пути”. С учетом новых требований Закона № 54-ФЗ и норм Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н, предлагаю:

1) дополнить балансовые счета 57 и 76 бухгалтерского учета субсчетами и аналитическими счетами:

  • 57/э – учет дистанционных электронных поступлений в разрезе кассовых чеков,
  • 76/э – учет расчетов с контрагентами посредством дистанционных электронных платежей;

2) производить учет дистанционных электронных поступлений в следующем порядке:

Таблица 1. Учет дистанционных электронных поступлений по оплате за продукцию (услуги, работы) физическим лицом

Дебет

Кредит

Операция

Дт 57э / номер чека

Пробит кассовый чек в регистре электронного платежа в счет обязательств Ф.И.О. на основании уведомления платежного оператора

Кт 57э / номер чека

Поступлением на расчетный счет погашен кассовый чек по электронному поступлению

Расчеты в части оплаты товаров (услуг, работ) с Ф.И.О. завершены

Таблица 2. Учет дистанционных электронных поступлений по удержаниям из заработной платы работника

Дебет

Кредит

Операция

Дт 57э / номер чека

Пробит кассовый чек в регистре электронного платежа в счет обязательств работника Ф.И.О.

Кт 57э / номер чека

Удержанием из зарплаты работника Ф.И.О. погашен кассовый чек по электронному платежу

Расчеты в части оплаты товаров (услуг) с работником Ф.И.О. завершены

Расчеты по прочим операциям с работником Ф.И.О. завершены

На мой взгляд, данный подход позволит повысить систему внутреннего контроля за кассовыми операциями в организации. Также рекомендуется закрепить бухгалтерский учет электронных поступлений по онлайн-кассе в Учетной политике организации в целях бухгалтерского учета (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету “Учетная политика организации” (ПБУ 1/2008), утв. приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н).

Когда применять онлайн кассу в расчетах с работниками

Похоже, что правила применения онлайн касс еще долго будут вызывать вопросы. Очевидно, что на момент принятия закона не были проработаны все возможные варианты расчетов, которые есть на практике. Как, впрочем, и самое понятие «расчеты» по-прежнему остается размытым и имеет различные трактовки. Но, так или иначе у бухгалтеров два варианта: либо исполнять требования чиновников, либо платить штрафы. Да, еще можно пойти в суд, если такой вариант у вас пока еще не вызывает усмешку.

Закон № 54-ФЗ обязал все организации и ИП применять ККТ при осуществлении расчетов. ККТ нужно использовать при расчетах между двумя организациями, организацией и ИП, между двумя ИП, между организацией и гражданином. Под расчетами понимается: прием или выплата денег с использованием наличных или электронных средств платежа за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги; прием и выплата денег в виде предварительной оплаты или авансов; предоставление и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг и т.д.

Удержали из зарплаты стоимость услуг. Выдайте чек.

До сих пор обсуждается недавнее письмо Минфина России от 25 января 2019 года № 03-01-15/4355, в котором чиновники утверждают, что при удержании из заработной платы работников сумм задолженности работника за оказанные ему услуги, организация обязана применять ККТ с 1 июля 2019 года.

В этом письме говорится о ситуации, когда компания удержала из зарплаты работника стоимость оказанных ему услуг. Как мы понимаем, услуги могут быть какими угодно. Список может составить десятки страниц. Например, автотранспортом компании доставили работнику на дачу пару ящиков кирпичей, и из зарплаты удержали стоимость бензина.

Так вот: либо не оказывайте услуги работникам, либо делайте это бесплатно, либо покупайте ККМ и проводите эти расчеты через кассу.

Удержать из зарплаты работника стоимость услуг, оказанных ему фирмой, без применения ККТ нельзя.

Какие услуги компания может оказать работникам без ККМ

Если удержать из зарплаты работника деньги за оказанную ему услугу, это будет считаться приемом денежных средств с использованием наличных или электронных средств платежа за оказываемые услуги.

При этом Минфин России в письме от 25 января 2019 года № 03-01-15/4355, почему-то, выделил отдельно два вида услуг, когда не нужно применять ККТ:

  • работник возмещает расходы компании на покупку бланка трудовой книжки;
  • работник возмещает расходы на мобильную связь.

Возмещение работником именно этих расходов компании не относится к расчетам, значит и ККТ применять не нужно. Хотя, подобных расходов может быть намного больше. Например, работникам с последующим удержанием из зарплаты могут оказываться услуги в салонах красоты и медучреждениях, в фирмах, которые оказывают любые бытовые услуги или услуги по ремонту и настройке ПК и т. д.

Если в вашей компании практикуется оказание услуг работникам, вы используете подобную схему для расчетов с персоналом, оформляй это иначе. Один из способов, хорошо известный и законный – деление заработной платы на части: оклад и премия или оклад и гонорар. Поскольку премия – составляющая переменная, её можно выплатить и в большем, и в меньшем размере.

У вас есть еще время пересмотреть варианты оформления услуг, оказываемых своим работникам. До 1 июля 2019 года не применять ККТ можно: при расчетах с физлицами в безналичном порядке; при зачете и возврате предоплаты и (или) авансов; при предоставлении займов для оплаты товаров, работ, услуг.

Штраф за оказание услуг работникам без ККМ

Если фирма окажет услугу своему работнику, оплату удержит из его заработной платы и не выдаст чек, фирму могут оштрафовать по части 6 статьи 14.5 КоАП РФ. На кассира может быть наложен штраф в размере 2000 рублей, на организацию – 10 000 рублей.

Суммы штрафов пока небольшие, но сама по себе процедура проверки и выявления нарушений ничего хорошего не принесет ни директору, ни бухгалтеру.

Ссылка на основную публикацию