Какие документы кроме первички подтвердят представительские расходы

Содержание

Как правильно документально оформить представительские расходы в 2020 году

Какие это мероприятия

По общему правилу, к представительским расходам относят затраты на официальный прием и обслуживание представителей других организаций или членов совета директоров, владельцев бизнеса.

Документальное оформление в 2020 году представительских расходов продолжает оставаться необходимостью. В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:

  1. Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
  2. Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.

Налоговый учет

При налогообложении представительские расходы можно учитывать.

Так, по налогу на прибыль их берут в пределах норматива – 4% расходов на оплату труда. Норматив считают нарастающим итогом с начала года. Поэтому расходы, не уложившиеся в норматив в текущем квартале, можно учесть в следующих.

НДС принимают к вычету только по тем представительским расходам, которые учтены для налога на прибыль. При увеличении учитываемой суммы расходов в следующем квартале можно допринять НДС к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Общепринятые разрешенные затраты на представительство

Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют (п. 2 ст. 264 НК РФ):

  1. Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят и траты на алкогольные напитки.
  2. Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
  3. Услуги и затраты на буфет.
  4. Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.

НК РФ не уточняет перечень алкозатрат. Поэтому их можно учесть без применения дополнительных лимитов, но с учетом общих ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов.

Стоп-затраты

При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:

  1. Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
  2. Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
  3. Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.

Считается, что такие расходы не относятся к деловой встрече; до или после официального приема – значения не имеет тоже (письмо Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

Документальное оформление в 2020 году

Сразу скажем, что конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ не установлен. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформлять первичными учетными документами. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ и ст. 313 НК РФ).

Чтобы подтвердить представительские расходы, для налогообложения необходимо оформление документов первичного учета. Сюда входят все накладные и акты.

Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

  1. Место и дата проведения мероприятия.
  2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
  3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
  4. Величина затрат на проведение события.

Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.

Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

  1. Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны быть ясно отражены цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
  2. Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

Представленные далее образцы этих обязательных документов демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы в 2020 году. Их можно использовать на любом предприятии России.

Представительские расходы на командировку

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты на:

  • официальный прием и/или обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
  • транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и/или заседания руководящего органа и обратно;
  • оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.

К представительским расходам так же не относят расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Чтобы обосновать представительские расходы в командировке, достаточно двух документов:

  1. Отчета о представительских расходах, который утвердил руководитель организации.
  2. Авансового отчета.

К этим отчетам сотрудник прикладывает первичные документы. Например, кассовые чеки, акты и прочее. Такие требования содержат письма ФНС России от 8 мая 2014 № ГД-4-3/8852, Минфина от 10 апреля 2014 № 03-03-РЗ/16288.

Какие делать проводки

В бухучете представительские расходы в полном объеме списывают на затраты по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). Проводки должны быть следующие:

    Дт 26 (44) – Кт 60 (71): списаны представительские расходы Дт 19 – Кт 60 (71): учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо Дт 68 – Кт 19: вычет НДС по представительским расходам Дт 91 – Кт 19: по итогам года списан НДС по сверхнормативным расходам

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Документальное подтверждение представительских расходов

Налоговый кодекс РФ не устанавливает конкретного перечня документов, подтверждающих осуществление расходов на представительские мероприятия. Однако требования к составу и содержанию таких документов можно найти в разъяснениях контролирующих органов.

Минфин России в Письме от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288 со ссылкой на п. 10 разд. IV Плана мероприятий “Совершенствование налогового администрирования”, утвержденного Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 N 162-р, указал, что обосновать производственный характер представительских расходов можно любыми документами. Это может быть, например, утвержденный руководителем отчет о представительских расходах. При этом все перечисленные в отчете расходы должны быть подтверждены первичными учетными документами.

ФНС России в Письме от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852 (которое было направлено для доведения до сведения нижестоящих налоговых органов и налогоплательщиков) отметила, что кроме первичных учетных документов, подтверждающих факт осуществления расходов, достаточно любого документа, отвечающего критериям ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 2 ст. 264 НК РФ.

Пакет документов

В виду того, что Налоговый кодекс РФ, а также чиновники не устанавливают конкретный перечень необходимых документов, а ограничиваются лишь общими требованиями, в ходе проведения налоговых проверок возможен субъективный подход инспекторов. Поэтому во избежание споров с проверяющими рекомендуем сформировать полный пакет документов, подтверждающих представительские расходы.

Пакет должен состоять из документов, которые условно можно разделить на два вида:

  • предварительные документы;
  • итоговые документы.

Предварительные документы

Оформление предварительных документов предшествует проведению представительского мероприятия. Такими документами являются организационно-распорядительные документы, утвержденные первым руководителем организации или иным уполномоченным им лицом. К ним относятся приказы и распоряжения о проведении каждого конкретного представительского мероприятия, содержащие:

  • цель проведения мероприятия;
  • план мероприятия с указанием места и сроков его проведения;
  • бюджет мероприятия;
  • детализированную смета расходов;
  • список официальных лиц организации, принимающих участи в представительском мероприятии;
  • список приглашенных лиц;
  • порядок выдачи денежных средств на представительские расходы под отчет;
  • перечень и сроки представления в бухгалтерию подтверждающих документов;
  • должностных лиц, ответственных за проведение мероприятия, сбор и предоставление документов.

Итоговые документы

Итоговые документы подтверждают факт проведения представительского мероприятия. Такими документами могут служить:

  • протокол переговоров с указанием обсужденных вопросов и достигнутых договоренностей;
  • отчет о проведении мероприятия с указанием даты и места его проведения, программе мероприятий, составе участников приглашенной и принимающей стороны.
  • акт об осуществлении представительских расходов с указанием как общей суммы, так и более конкретной информации об израсходованных денежных средствах, с приложением документов, подтверждающих факт расхода;

Акт об осуществлении представительских расходов должен быть утвержден руководителем организации (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@).

Документы, подтверждающие фактические расходы

Собственно представительские расходы могут быть подтверждены авансовым отчетом с приложением следующих документов:

  • счетами организаций общественного питания;
  • чеками ККМ;
  • договорами на оказание транспортных услуг и (или) оказание услуг переводчика, актами выполненных работ, счетами-фактурами и платежными документами, составленными в рамках договоров;
  • товарными чеками, накладными;
  • другими документами.

Примерный перечень документов для подтверждения представительских расходов также содержится в Письмах Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807.

Требования к оформлению первичных учетных документов

С целью исключения возможных споров с налоговой инспекцией на предмет обоснованности представительских расходов налогоплательщику нужно иметь как предварительные, так и итоговые документы. При этом особое внимание следует уделить порядку оформления первичных учетных документов.

Следует не забывать, что первичные учетные документы должны быть составлены по форме, утвержденной руководителем, с учетом положений ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Разрешение споров в суде

При рассмотрении споров, связанных с документальным подтверждением представительских расходов, суды в первую очередь обращают внимание на наличие у налогоплательщика первичных документов и на их взаимосвязь между собой. Если первичные документы неверно оформлены, не соответствуют друг другу или отсутствуют, то суды принимают сторону налоговых органов (Постановление ФАС Поволжского округа от 17.01.2008 N А65-1734/2007-СА2-11 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 14.05.2008 N 5945/08)).

Но если первичные документы оформлены надлежащим образом, то факт отсутствия других документов суды, как правило, не принимают во внимание и решают спор в пользу налогоплательщика.

Так, например, ФАС Поволжского округа в Постановлении от 22 – 29.03.2005 N А12-18384/04-С36 решил, что программа переговоров, а также перечень решаемых вопросов, на отсутствие которых ссылался налоговый орган, не относятся к первичным учетным документам и их наличие не является обязательным условием для подтверждения налогоплательщиком фактически произведенных затрат. Аналогичные выводы были сделаны ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 14.08.2007 N А56-3739/2006, от 28.11.2005 N А42-7239/04-28 и ФАС Уральского округа в Постановлении от 07.09.2005 N Ф09-3872/05-С7.

Имеются случаи, когда налоговые органы считают представительские расходы необоснованными, если переговоры не дали зафиксированного положительного результата (например, по их итогам не было заключено договоров). Однако в спорах по этому вопросу арбитражные суды, как правило, встают на сторону налогоплательщика.

Пример

ООО “Сириус”, расположенное в г. Екатеринбурге, планирует провести официальную встречу и переговоры с деловым партнером – чешской компанией INKOM. Цель официальной встречи и переговоров – заключение контракта на поставку своей новой продукции, а также увеличение объема продаж по ранее заключенному контракту. По согласованию сторон два представителя чешской компании должны прибыть на переговоры в г. Екатеринбург 20 февраля 2015 г. Срок проведения переговоров – один день.

Приказом ООО “Сириус” от 12.01.2015 N 3 установлены виды и нормы представительских расходов на одного человека в день:

  • на транспортное обслуживание участников переговоров – 3000 руб.;
  • на деловые завтраки, обеды, ужины для участников переговоров – 5500 руб.;
  • на услуги переводчиков, не состоящих в штате организации – 3000 руб., в том числе: 1 переводчик для руководителя , – 1 500 руб., и 1 переводчик для других участников – 1500 руб.

Необходимо определить, какими документами организация должна подтвердить представительские расходы на переговоры кроме документов первичного учета.

В этой связи действия организации могут быть следующими:

1. Издается приказ о проведении официальной встречи и переговоров, с указанием:

  • цели, программы проведения переговоров, количества приглашенных лиц, даты, места и сроков проведения мероприятия;
  • списка участников со стороны организации;
  • лица, ответственного за подготовку сметы расходов, организацию официальной встречи и переговоров, представление отчетности по итогам мероприятия;
  • иной информации.

Приказ подписывается руководителем организации. При этом программа официального приема и переговоров может быть подготовлена отдельным документом и не отражаться в приказе, но должна быть утверждена генеральным директором ООО «Сириус».

2. Составляется смета представительских расходов.

Смету составляет сотрудник, назначенный приказом руководителя ответственным за ее подготовку. В ней указываются планируемые представительские мероприятия и размер расходов, необходимых для их обеспечения. Смета визируется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

После утверждения сметы расходов ответственному сотруднику выдаются денежные под отчет.

3. По итогам официальной встречи и переговоров составляется отчет.

Сотрудник, ответственный за его подготовку, отражает в отчете следующую информацию о проведенном мероприятии:

  • дату, время и место его проведения;
  • проведенные мероприятия;
  • состав участников, как сотрудников организации, так и приглашенных лиц;
  • результаты переговоров;
  • величину произведенных расходов;

Отчет о проведении официальной встречи и переговоров согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Как обосновать и документально подтвердить представительские расходы

Черевадская О. Е., директор по аудиту ЗАО «Финасовый Контроль и Аудит»

Опубликовано в журнале «Российский налоговый курьер», 2010 г., № 1-2.

Организация вправе учесть в налоговой базе по налогу на прибыль любые экономически оправданные расходы, если они произведены с целью получения дохода и подтверждены соответствующими документами. Разберемся, какие документы организации следует получить от контрагентов, а какие оформить самостоятельно, чтобы подтвердить расходы на представительские цели 1 .

О составе и об особенностях налогового учета представительских расходов читайте на с. 34 этого номера. — Примеч. ред.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, включаются лишь обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Применительно к представительским расходам это означает, что при расчете налога на прибыль можно учесть затраты только на те представительские мероприятия, проведение которых направлено на получение дохода. Кроме того, сами расходы должны быть подтверждены документально.

1 Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (п. 1 ст. 252 НК РФ)

Перечень необходимых документов

В Налоговом кодексе не оговорен конкретный перечень документов, подтверждающих представительские расходы. Примерный перечень таких документов приведен в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807. Назовем их:

  • приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на представительские цели;
  • смета представительских расходов;
  • первичные документы, подтверждающие приобретение и стоимость товаров (услуг сторонних организаций или переводчиков), использованных для представительских мероприятий (договоры, счета, накладные, акты сдачи-приемки выполненных работ, счета-фактуры, наряд-заказы, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
  • отчет о фактических расходах по проведенным представительским мероприятиям.

Если расчеты за товары (услуги), приобретенные для проведения представительского мероприятия, осуществлялись через подотчетных лиц, то должны быть оформлены авансовые отчеты с приложением к ним подтверждающих документов

Целесообразно также иметь следующие документы (они помогут подтвердить официальный статус приема):

  • программу (план) представительских мероприятий с указанием целей, места и сроков их проведения;
  • утвержденный список официальных лиц, участвующих в мероприятиях, как со стороны принимающей организации, так и со стороны приглашенных партнеров (список может быть включен в приказ о проведении представительского мероприятия или в программу этого мероприятия);
  • отчет (акт) по результатам проведенных представительских мероприятий, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм расходов, фактически произведенных на представительские цели).

Оформление подтверждающих документов

Собственно представительские расходы (на проведение официального обеда, транспортное и буфетное обслуживание, оплату услуг переводчиков и др.) подтверждаются первичными документами, составленными по унифицированным формам. При отсутствии таких форм документы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

Первичные документы, подтверждающие представительские расходы, должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ)

  • наименование и дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Большинство из документов, рекомендованных Минфином России 2 для подтверждения представительских расходов (приказ о проведении представительских мероприятий, смета расходов, отчет о фактически осуществленных расходах и др.), не имеют унифицированных форм. Поэтому остановимся подробнее на особенностях составления таких документов. Помимо включения в данные документы всех необходимых реквизитов, организации также следует обратить внимание на используемые в них формулировки.

2 Речь о письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807.

Так, в преамбуле приказа о проведении официального приема представителей другой организации обычно указывают, что прием проводится «в целях установления или поддержания взаимовыгодного сотрудничества», «в целях увеличения объема продаж» либо «в целях расширения рынков сбыта». Главное, чтобы формулировка в приказе свидетельствовала, с одной стороны, об официальности мероприятия, а с другой — о его экономической обоснованности. Примерный образец такого приказа приведен на рис. 1 (с. 43).

Определенные затруднения могут возникнуть, если переговоры проводятся в том городе, куда работник направлен в служебную командировку. Ведь нередко организации командируют сотрудников для поиска клиентов в том или ином регионе и заключения с ними договоров. В подобной ситуации руководитель организации вряд ли сможет издать соответствующий приказ о проведении деловой встречи, поскольку заранее не известны ни участники переговоров, ни место и дата их проведения. Документами, подтверждающими необходимость проведения представительского мероприятия, будут являться приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку 3 и служебное задание на командировку 3 . В них следует указать, что целью служебной командировки сотрудника являются поиск новых клиентов, проведение с ними переговоров о возможном сотрудничестве и заключение договоров.

3 Формы указанных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

По возвращении из командировки работник в трехдневный срок обязан составить письменный отчет о выполненной в командировке работе 4 , согласовать его со своим непосредственным руководителем и затем представить на утверждение руководителю организации (другому уполномоченному на то лицу). Основание — пункт 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

4 Отчет о выполненной в командировке работе составляется по форме № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

В приказе об осуществлении расходов на представительские цели, как правило, назначается работник, ответственный за проведение представительского мероприятия. Обычно этому же сотруднику поручается разработка программы мероприятия (образец — рис. 2 на с. 44) и составление сметы расходов (образец — рис. 3 на с. 45).

В деловой практике принято заранее сообщать участникам о намеченной программе (плане) официального мероприятия. Данная информация поможет им лучше спланировать собственное время, а также продемонстрирует уважение к партнерам.

Рисунок 1. Образец приказа о проведении официального приема представителей другой организации

Общество с ограниченной ответственностью «Формат»

20 ноября 2009 года г. Москва

Приказ № 42

о проведении официального приема

представителей ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск)

В целях поддержания взаимовыгодного сотрудничества и ознакомления представителей ЗАО «Каркас» с новой модификацией станков, производимых ООО «Формат»,

1. Провести официальный прием и переговоры с представителями ЗАО «Каркас» в период с 1 по 4 декабря 2009 года.

2. Начальнику отдела по связям с партнерами Оленеву Я.В. в срок до 24 ноября 2009 года пригласить представителей ЗАО «Каркас» на переговоры и согласовать с ними даты визита и список приезжающих.

3. Коммерческому директору Колпаковой И.М. в срок до 26 ноября 2009 года подготовить и представить на утверждение программу пребывания представителей ЗАО «Каркас» в г. Москве и смету представительских расходов.

4. Оленеву Я.В. в срок до 27 ноября 2009 года направить представителям ЗАО «Каркас» программу пребывания.

5. Утвердить список работников ООО «Формат» для участия в переговорах в следующем составе:

— Литовченко С.А., старший менеджер по сбыту;

— Сатиков И.О., начальник отдела контроля качества.

6. Колпаковой И.М. в срок до 7 декабря 2009 года представить отчет о проведенном мероприятии с приложением подтверждающих документов.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Марсов А.П. Марсов

Представительские расходы: оформляем документы

  • Полухина Марина | руководитель Департамента методологии и консалтинга ЗАО «Деловой Профиль», действительный член Палаты налоговых консультантов России и ИПБ Московского региона, д.э.н.

Р асходы, которые можно провести в учете как представительские, уменьшают налогооблагаемую прибыль (т.е. идут в затраты). Но тут нужно знать, во-первых, какие расходы вообще реально провести как представительские, а на какие налоговики «никогда не согласятся», и, во-вторых, какой комплект документов в качестве доказательств позволит бухгалтерии «спать спокойно» (речь идет о приказе, программе и смете расходов на представительское мероприятие, отчете о его проведении, а также о комплекте первичных бухгалтерских документов).

Прежде всего необходимо определиться, что такое представительские расходы и в каких случаях предприятие сталкивается с такого рода затратами. Как правило, для развития бизнеса, расширения взаимного сотрудничества с партерами и клиентами, в целях заключения новых договоров компании проводят различного рода мероприятия, организуют встречи и переговоры. На проведение презентаций, официальных приемов для постоянных и потенциальных клиентов требуются значительные денежные затраты. Вот тут предприятие и сталкивается с так называемыми представительскими расходами, которые следует документально правильно оформить и отразить в бухгалтерском и налоговом учете. В противном случае не избежать претензий со стороны контролирующих органов.

Понятие представительских расходов

Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:

  • представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
  • участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.

Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).

Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:

  • транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в письмах Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796.

  • указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит (упомянутые выше письма Минфина России и письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306@);
  • финансовое ведомство требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).

Что не входит?

На первый взгляд, приведенные выше определения Налогового кодекса кажутся ясными и понятными. Но когда на практике начинаешь их применять, возникают вопросы. Попробуем с ними разобраться. Здесь важна позиция налоговиков о том, какие конкретные расходы они готовы признать представительскими, а на что ни при каких обстоятельствах не согласятся.

Аренда помещения

Для организации официального приема или заседания частенько арендуют помещение (например, переговорную комнату в бизнес-центре или зал покрупнее). Но в п. 2 ст. 264 НК РФ, где указан исчерпывающий перечень расходов, аренды нет. Вот откуда весь «сыр-бор» про расходы по аренде помещения – налоговики не признают их представительскими.

Организация развлечений

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). При этом к расходам на организацию развлечений, в частности, относятся расходы на фуршет, теплоход и артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части представительского мероприятия (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

А как быть с физлицами?

В п. 2 ст. 264 НК РФ конкретно говорится о возможности учесть расходы как представительские, только если они пошли на подготовку официального приема и обслуживания представителей других организаций. Т.е. это не касается физических лиц!

Исключение составляют расходы на проведение переговоров с физическими лицами, которые являются клиентами организации (письмо Минфина России от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64), а также с индивидуальными предпринимателями.

Транспортное обслуживание и проживание

НК РФ в понятие обслуживания представителей других организаций включает их транспортное обеспечение – доставку участников мероприятия до места проведения и обратно (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ).

И часто принимающая сторона берет на себя обязанность по оплате для приглашенных лиц авиационных и железнодорожных билетов, расходы по доставке их на мероприятие от вокзала до гостиницы, по оплате проживания и прочее.

Но при этом на практике налоговики отказываются принимать в учете в составе представительских расходов затраты на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных государств, расходы на доставку прибывших иностранцев на мероприятие от вокзала до гостиницы (или до специально арендованного помещения), а также расходы по их проживанию (см. письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306, аналогичную позицию высказал Минфин России в письме от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235).

В тоже время затраты по доставке иностранных представителей к месту проведения представительского мероприятия относятся к представительским расходам (письмо УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271).

Контролирующие органы считают, что расходы принимающей стороны по оплате проживания прибывших лиц, если переговоры длятся несколько дней, не являются представительскими (письма Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, УФНС Росси по г. Москве от 06.12.2007 № 21-11/116748).

Но некоторые суды допускают учет расходов на проезд и проживание прибывшей стороны в качестве представительских. Они полагают, что такие затраты в целях п. 2 ст. 264 НК РФ относятся к «обслуживанию представителей» (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27)).

Проблема связана с тем, что затраты на оплату проезда и проживания признаются в качестве командировочных расходов у отправляющей стороны. Поэтому, во избежание проблем со стороны проверяющих органов, целесообразно распределить такого рода затраты между участниками переговоров.

Сувениры

В ходе переговоров стороны, как правило, обмениваются сувенирной продукцией с символикой своего предприятия. Таковыми могут быть блокноты, ручки, ежедневники и т.д. По мнению налоговых органов, такого рода расходы не могут быть признаны в качестве рекламных в силу определенного круга лиц, в то же время затраты на такого рода продукцию можно учесть в качестве представительских расходов (согласно письмам МНС России от 16.08.2004 № 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2). Но Минфин России подобного рода затраты включать в представительские расходы отказывается, т.к. они не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ (см. письмо от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). В подобных ситуациях организация сама должна принимать решение, какими разъяснениями руководствоваться, и понимать, что, возможно, придется доказывать свою правоту.

Питание представителей

Зачастую принимающая сторона несет расходы на проведение ужинов, например, в ресторане, которые могут проходить и в позднее время. Как определиться с такого рода затратами?

Официальная позиция контролирующих органов сводится к тому, что организация должна оформить ряд документов, служащих для подтверждения представительских расходов. Таковыми могут являться:

  • приказ руководителя для подтверждения расходов на указанные цели,
  • смета и отчет по проведенному представительскому мероприятию с отражением цели,
  • а также первичные подтверждающие документы.

Если проведенное мероприятие (ужин в ресторане) не носит официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение на нем деловых переговоров, расходы по его проведению не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).

А если вы оформили все необходимые подтверждающие документы, то учесть расходы на завтраки, обеды и ужины участников деловых переговоров как представительские получится лишь в пределах установленного лимита, а именно – в пределах 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (согласно письму Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26; в этом же письме приведен перечень документов, обосновывающих представительские расходы; такой же перечень дан в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807; на рассмотрении этих документов мы подробно остановимся ниже).

Спиртные напитки

Без алкогольной продукции во время проведения деловых встреч редко можно обойтись.

Раньше разъяснения Минфина относительно расходов на алкоголь носили размытый характер (см. письма Минфина России от 19.11.2004 № 03-03-01-04/2/30, от 09.06.2004 № 03-02-051/49), но в более позднем письме было прямо сказано, что в расходах на организацию официальной встречи с клиентами по обсуждению вопросов по заключению договоров учитываются в том числе затраты на приобретение спиртных напитков (письмо Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Оформление залов

В приведенном выше письме № 03-03-06/1/176 финансовое ведомство затронуло еще один важный вопрос: расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала п. 2 ст. 264 НК РФ не предусматривается, следовательно, они не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.

Значит, такого рода затраты полностью могут быть покрыты только из чистой прибыли предприятия даже при их правильном документальном оформлении, что в принципе не выгодно: придется заплатить с этих сумм 20% в бюджет.

Официальный характер приема

Еще раз обращаем ваше внимание, что в п. 2 ст. 264 НК РФ говорится об официальном приеме. Это значит, что когда происходит встреча двух организаций, но она не носит официального характера, либо если вы не собрали документальных доказательств официальности деловых переговоров, то расходы по их проведению ваша организация не сможет учесть как представительские для целей налогообложения прибыли.

При проведении переговоров в рамках производственных командировок следует применять аналогичный порядок признания таких затрат 1 .

Следует отметить, что для подтверждения официального статуса проводимого представительского мероприятия организации понадобится оформить дополнительные документы:

  • программа (план) мероприятия (здесь важно указать цель, место и сроки его проведения);
  • список официальных лиц, принимающих участие в мероприятии, как со стороны приглашенных партнеров, так и со стороны самой организации (такой список может быть включен в приказ о проведении мероприятия или / и в программу этого мероприятия);
  • отчет (акт) по результатам проведенного мероприятия, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм фактически произведенных расходов).

Документальное оформление представительских расходов

Размер затрат на организацию представительского мероприятия может быть значителен. Поэтому важно правильно оформить документы на те расходы, которые реально провести в учете как представительские. Это поможет сэкономить на налогах и избежать проблем с контролирующими органами в виде нареканий, штрафов и пеней.

Исходить нужно из трех основных принципов учета представительских расходов:

  • официальность проводимого мероприятия;
  • экономическая обоснованность производимых расходов;
  • документальное подтверждение понесенных расходов.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные 2 :

  • документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо
  • документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или)
  • документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Напоминаем, что с 1 января 2013 г. действует новый Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» 3 . Старый закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ действовал до 31.12.2012 4 .

В ст. 9 нового Закона № 402-ФЗ указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Обратите внимание: в прежнем Законе № 129-ФЗ говорилось, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В новом Законе № 402-ФЗ упоминание об альбомах унифицированных форм отсутствует. Формы первичных учетных документов, применяемых организацией, теперь утверждаются приказом руководителя (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Мы уже приводили перечень документов, служащих подтверждением представительских расходов, который требует Минфин России в своих разъясняющих письмах 5 . Сведем все воедино, и у нас получится:

  • приказ (распоряжение) об осуществлении расходов на представительские цели;
  • смета представительских расходов;
  • первичные документы на приобретенные товары и оплату услуг, необходимых для организации представительского мероприятия;
  • отчет о расходах по проведенному представительскому мероприятию (в одном документе можно отчитаться сразу за несколько мероприятий), в котором отражаются:
  • цель и результаты мероприятия,
  • сумма расходов на представительские цели,
  • а также иные необходимые данные.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Приказ (распоряжение)

Для проведения представительского мероприятия необходимо оформить приказ (распоряжение), причем приказ всегда издается под конкретное мероприятие (см. Пример 1).

В приказе отражается задание на его организацию, устанавливаются сроки подготовки и проведения, лицо, ответственное за это, а также за подготовку и представление на утверждение программы мероприятия и сметы представительских расходов. Важно указать в документах (приказе и /или программе, отчете) перечень лиц, участвующих с обеих сторон, – в дальнейшем затраты только на этих лиц будут приняты в расходы. Кроме того, должно прослеживаться наличие непосредственной связи между:

  • вопросами, являющимися предметом переговоров, и
  • служебными обязанностями, предусмотренными трудовыми договорами / должностными инструкциями участников переговоров.

В противном случае расходы, в частности, на посещение экскурсий, музеев, театра, концерта в рамках утвержденного плана (программы) по проводимому мероприятию могут рассматриваться как доход физических лиц – участников мероприятия с последующим начислением суммы налога (НДФЛ) в соответствии с гл. 23 НК РФ (письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-04-05/4-348). Если же вы документально докажете представительский характер этих расходов, то налоги не придется уплачивать ни организации (налог на прибыль в размере 20%), ни работникам (налог на доходы физических лиц в размере 13%).

В приказе необходимо раскрыть цель намеченного мероприятия, ее производственную необходимость и экономическую обоснованность (важно отметить, что данное мероприятие направлено на получение дохода).

С приказом необходимо ознакомить всех лиц, указанных в качестве участников мероприятия.

Программа мероприятия и смета расходов

В программе мероприятия также необходимо отразить его цель, которая преследует получение дохода (как и в приказе). Здесь указываются представители обеих сторон (приглашенной и приглашающей). Отражаются даты, время и место проведения мероприятия.

Этот документ также является подтверждением официального характера мероприятия, его экономической оправданности. Поэтому к его оформлению следует тщательно подойти и иметь в комплекте все документы, обосновывающие проведение официального мероприятия. Обычно он разрабатывается ответственным за мероприятие лицом и утверждается руководителем. См. Пример 2.

Какие документы кроме первички подтвердят представительские расходы

Сразу непонятно, какие документы кроме первички подтвердят представительские расходы. Все привыкли, что для подтверждения расходов, которые несет компания или ИП требуются чеки с ККТ, накладные, акты и тому подобные документы. Однако что касается представительских расходов, то требования чиновников жестче, а список документов значительно шире. Расскажем в материале про образцы документов на представительские расходы.

Три составляющие

Чтобы учесть затраты компании среди расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль, нужно, чтобы они отвечали трем основным требованиям. Все затраты должны быть (п. 1 ст. 252 НК РФ):

  • экономически целесообразными
  • документально подтвержденными
  • направлены на получение дохода.

Понятно, что не являются исключением и представительские расходы. Документы, подтверждающие факт несения затрат должны быть оформлены в любом случае. Без выполнения этого условия уменьшить налоговую базу не получится. Вернее, уменьшить налог можно, но при выездной проверке налоговики пересчитают обязательства компании по налогу на прибыль и, как следствие, доначислят налог и назначат пени. Ничто так не вызывает интерес налоговых инспекторов, как представительские расходы. Документы для подтверждения должны быть оформлены в любом случае.

Фирмы, перешедшие на уплату налога по УСН, не могут включать расходы на осуществление представительской функции в расчет налоговой базы по единому налогу. Объясняется это тем, что такого вида затрат нет в списке расходов, которые можно учитывать при расчете упрощенного налога.

Оформляем правильно

Теперь расскажем, какие документы нужны для представительских расходов. Отметим, что составляя эти формы, нужно руководствоваться правилом кашу маслом не испортишь. Чем больше компания оформит подтверждающих документов, тем меньше вероятность возникновения проблем с ИФНС.

Налоговое законодательство подтверждает возможность включения расходов на представительство интересов фирмы в расчет налога на прибыль (п. 2 ст. 264 НК РФ). В их составе можно учесть расходы (письмо Минфина от 15.03.2017 № 03-03-06/1/14731):

  • на проведение переговоров с представителями других организаций и покупателями, являющимися физическими лицами
  • на организацию заседаний совета директоров или иного управляющего органа компании.

При этом список производимых расходов ограничен. Можно учесть затраты:

  • на проведение официального приема (завтрака, обеда и т.д.) или заседания, как на территории компании, так и в помещении организации общественного питания (ресторане, клубе и т.д.)
  • на доставку участников мероприятия к месту его проведения и обратно
  • на буфетное обслуживание в ходе мероприятия
  • на услуги переводчиков, не входящих в штат фирмы.

При проведении представительского мероприятия не возбраняется употреблять алкогольные напитки. Их стоимость также можно включить в состав представительских расходов (письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Чтобы учесть указанные затраты нужны образцы 2019 документов на представительские расходы:

  • отчет о проведении мероприятия, подписанный руководителем компании
  • авансовый отчет (если оплата производилась через работника)
  • приказ о проведении мероприятия
  • смету расходов на проведение представительского мероприятия.

В принципе по последним разъяснениям чиновников достаточно первых двух документов, подтверждающих представительские расходы (письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288). Однако до этого контролеры требовали составлять приказ и смету, поэтому безопаснее будет не лениться и подготовить все возможные бумаги (письмо Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).

Подробнее об этом см.:

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Как обосновать представительские расходы? Подтверждающие документы

Затраты на деловые приемы и встречи с деловыми партнерами неизбежны и необходимы для бизнеса. При выполнении определенных условий их можно учесть как представительские расходы. Главное, это правильное документальное оформление. Прокомментировать нюансы мы попросили аудитора Татьяну Новикову.

Рекомендуем онлайн-курс в Контур.Школе « Налог на прибыль для бухгалтеров ». Курс учит без ошибок вести учет доходов, отражать расходы и определять налоговую базу по налогу на прибыль. А также рассчитывать и уплачивать авансовые платежи и налог, сдавать отчетность, создавать идеальную учётную политику.

Что такое «представительские расходы?»

Напомним, что представительские расходы нормируются в налоговом учете. Так, в текущем периоде можно признать не более 4% от начисленных расходов на оплату труда (перечисленных в ст. 255 НК РФ) за текущий период (п. 2 ст. 264, п. 4 ст. 272 НК РФ). Причем и сумму представительских расходов, и сумму расходов на оплату труда при нормировании нужно определять нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274, ст. 315 НК РФ).

Учтите также, что принять к вычету «входной» НДС можно только по тем представительским расходам, которые учтены в пределах норматива в «прибыльном» учете. Так что сумму вычитаемого НДС также надо пересчитать по итогам года. Оставшуюся часть «входного» НДС, к сожалению, не удастся признать даже в качестве налоговых расходов (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 170, ст. 270 НК РФ).

Чем подтверждать представительские расходы?

Представительские расходы признаются в налоговом учете на основании правильно оформленных первичных документов. Что это за документы? В Налоговом кодексе об этом ничего не сказано.

Подтверждающие документы по мнению Минфина России в письме от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288:

  • первичные документы, подтверждающие стоимость приобретенных товаров и услуг, использованных для представительских мероприятий, в частности те, которые прилагаются к авансовому отчету, если работник расплачивался наличными (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
  • отчет (утвержденный руководителем) о проведенном представительском мероприятии и расходах на него. Не лишним будет указать его результаты. Это может быть, к примеру, или подписание протокола о намерениях заключить договор в будущем, или просто установление доверительных деловых отношений.

Документы, подтверждающие представительские расходы. Новая позиция

С недавних пор Минфин и ФНС России смягчили свои требования к подтверждающим документам.

Свой взгляд на требования к подтверждающим документам высказала ФНС России в письме от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852. Теперь вы можете учесть представительские расходы в большем объеме, при меньшем количестве подвтерждающих документов. Что для этого надо выполнить?

Если встречи руководства с контрагентами не будут оформлены надлежащим образом, то инспекторы наверняка расценят их как личные встречи. Конечно, такие затраты нельзя учесть как представительские расходы (письма Минфина России от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759, от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Кроме того, возмещение руководителю его личных расходов должно рассматриваться как выплата ему дохода (ст. 209 НК РФ). А значит, с этой суммы организация должна исчислить НДФЛ (его надо удержать с других выплачиваемых доходов) и начислить страховые взносы.

УСН и представительские расходы

Компания применяет упрощенную систему налогообложения («доходы минус расходы»). Можно ли учесть представительские расходы для налогообложения?

Увы, представительские расходы не поименованы в закрытом перечне расходов, признаваемых при определении налоговой базы (установлен п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому на «доходно-расходной» упрощенке представительские расходы для целей налогообложения учесть нельзя ( Письмо Минфина России от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22) .

Курс повышения квалификации для бухгалтеров на УСН «Бухгалтерский учёт при УСН. Подготовка на соответствие профстандарту «Бухгалтер» (код А)» – учебная программа соответствует требованиям профессионального стандарта «Бухгалтер». Лекции по зарплате, среднему заработку, первичке, основным средствам и другим не менее важным темам.

Ссылка на основную публикацию