Норма представительских расходов в 2020

Содержание

Учет и оформление представительских расходов

Для любой фирмы важны налаженные партнерские отношения. Сами по себе они такими не станут, работа над ними – важная часть управленческой стратегии предприятия. В ходе проведения переговоров происходят встречи представителей, собрания, приемы. Затраты на эти мероприятия составляют серьезную расходную статью.

Налоговые органы очень внимательно относятся к проверке этого вида затрат, поэтому стоит тщательно контролировать их учет и правильно оформлять документально.

Разберемся, какие именно траты могут быть отнесены к данному виду расходов, а какие списать на этот счет не получится, какие документы могут служить подтверждением и как правильно отразить эту статью в бухгалтерском и налоговом учете. Рассмотрим также современные законодательные изменения относительно представительских расходов и тенденции на ближайшее будущее.

Представительские расходы: что говорит закон

Представительские расходы (ПР)– термин из Налогового кодекса. Их нормы приводятся в пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Определение представительским расходам дается исходя из этих норм. Представительскими будут считаться траты на официальный прием, сопровождение и сервис для уполномоченных лиц других компаний, а также тех, кто намеревается присутствовать на заседании совета директоров, правления или других руководящих органов.

Факторы, не имеющие значения для определения ПР

  1. Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане. Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.
  2. Время проведения. Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.
  3. Статус участников. К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
  4. Результат встречи. Не имеет значения также исход представительского мероприятия. Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.
  5. Количество участников также не определяет представительские расходы. Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.

Траты, которые можно и нельзя счесть представительскими

В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским. К ним относятся следующие траты:

  1. Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
    • завтрак;
    • обед;
    • выездное заседание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.

  • Буфетный сервис, сопровождающий указанное мероприятие по приему.
  • Трансфер участников до места приема и обратно.
  • Вознаграждение за труд внештатного переводчика, если он был приглашен присутствовать на мероприятии.
  • ВНИМАНИЕ! Если в штате организации имеется свой переводчик, расходы на приглашенного со стороны специалиста налоговики могут не счесть представительскими. Свою правоту фирма может попытаться доказать в суде, убедив его, что квалификация или спецификация штатных переводчиков не отвечает задачам представительского мероприятия.

    По мнению ФНС, перечень представительских расходов закрытый, его нельзя расширять.

    Неправомерно учитывать как представительские расходы:

    • обеспечение отдыха и питания в санаториях, пансионатах, других развлекательных заведениях (за исключением ресторанов и баров);
    • средства на развлекательную программу для участников;
    • стоимость экскурсий;
    • деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
    • финансы на оформление зала для мероприятия;
    • медицинские траты, если они потребовались;
    • проезд и проживание гостей;
    • оплата визовых услуг участников;
    • траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
    • любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).

    Критерии отнесения расходов к представительским

    Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах. Поэтому их можно толковать с расширительным значением. Из-за этого нередко возникают ситуации, когда формально и по факту расходы могут оказаться представительскими, но в законодательном смысле налоговые органы считают иначе.

    Чтобы не возникло споров с налоговиками, решать которые возможно лишь в арбитражном суде, рекомендуется при определении расходов пользоваться критериями, обозначенными в Налоговом кодексе и предписаниях Министерства финансов РФ (в частности, Приказе Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н):

    1. Прием и обслуживание должны быть организованы с целью установления или поддержки сотрудничества, к обоюдной выгоде сторон.
    2. Мероприятия должны быть строго официальными (так, банкет в ресторане, даже если он проводится с партнерами, не будет сочтен официальным, в отличие от делового завтрака или обеда). Официальность мероприятия может быть подтверждена программой вопросов, подлежащих обсуждению в его ходе.
    3. Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономической точки зрения.
    4. Каждая статья расходов должна иметь документальное подтверждение.

    В спорных случаях следует обратиться к арбитражной практике. В суде представительскими сочтут расходы, удовлетворяющие одному из двух условий:

    • прямо названы таковыми в соответствующем пункте Налогового кодекса РФ;
    • их разрешено включить в представительские отдельными нормативными актами налоговой службы или Министерства финансов РФ.

    Документы для подтверждения представительских расходов

    Несмотря на законодательное требование документального подтверждения представительских расходов, не выработано единого стандарта или перечня таких бумаг. Можно сказать, что наличие официальных бумаг обязательно, но форма их не унифицирована. Этот вопрос решается учетной политикой самой организации. В качестве таких актов могут выступать:

    • приказ директора о проведении мероприятия по представительству – обязательно указать цель, дату, время и место организации приема, перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена ответственных и контролирующих лиц;
    • программа будущего мероприятия – не будет действительной без приказа, в ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к конкретным датам и времени;
    • смета мероприятия – роспись расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.), лучше создать ее на каждый этап отдельно, обязательно утвердить у руководства;
    • отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным лицом, указанным в приказе, в нем отражаются все те же позиции, что и в приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные договоры, подписаны документы);
    • акт на списание данного вида расходов – несет информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно заверить не только у руководителя, но и у главбуха);
    • платежные документы, которые подтверждают расходы: чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.

    ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ! В случае рассмотрения спора в арбитражном суде приоритет будут иметь организации, которые озаботились как предварительными подтверждающими документами (приказ, смета, программа), так и итоговыми (отчет, акт).

    Нормирование представительских расходов

    Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от фонда оплаты труда на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

    Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.

    Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов.

    1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал. Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов. При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.

    2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются. Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы. Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.

    3 способ – должностной. Фирма устанавливает, какие должностные лица могут быть ответственными за представительские мероприятия и какие максимальные суммы они могут на это истратить. Важно, чтобы расходы были осуществлены исключительно на заявленные цели. Необходима будет проверка на соответствие 4%-ному лимиту.

    Роль представительских расходов в базе налога на прибыль

    Представительские расходы вычитаются из сумм, составляющих чистую прибыль предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.

    Именно по этой причине «ломаются копья» относительно признания или непризнания различных расходов представительскими. Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы.

    НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества. На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб., на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб., на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб.

    На представительские расходы в этом случае можно списать только 115 тыс. руб., то есть сумму расходов на прием, буфетное обслуживание и транспорт. Остальные средства в размере 25 тыс. руб. должны быть выплачены из чистой прибыли после вычисления суммы налога.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Представительские расходы принимаются к вычету только у налогоплательщиков, использующих общую систему налогообложения. В ст. 346.16 НК РФ приведен перечень расходов, на которые может уменьшать базу плательщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне отсутствуют. Предприниматели, «сидящие» на льготных системах налогообложения, могут использовать на представительские траты только средства из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами).

    Представительские расходы и бухучет

    Если для налогового учета очень важно определение категории «представительские расходы», то в бухгалтерском учете они отдельно не выделяются. Они проводятся как затраты по обычным видам деятельности, а именно:

    • материальные затраты;
    • амортизационные;
    • связанные с оплатой труда и соцвыплатами;
    • прочие.

    Логичнее всего отнести представительские расходы к категории «прочие». П. 8 ПБУ 10/99 говорит о том, что организация сама вправе формировать их перечень для целей бухучета. В зависимости от особенностей деятельности фирмы, эти расходы можно отразить как общехозяйственные или расходы на продажи. При этом может осуществляться корреспонденция со счетом учета расчетов или матценностей.

    Проводки таких расходов будут осуществляться по счетам 26 (в основном для промышленных организаций) или 44 (чаще используют торговые фирмы):

    • дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – приняты к учету услуги или работы, имеющие отношение к представительским расходам;
    • дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 10 «Материалы» – списаны материальные ценности для представительского мероприятия (например, продукты, напитки, алкоголь).

    НАПРИМЕР. ООО «Артаболена» платит авансовые отчисления по налогу на прибыль каждый месяц, считая их по факту прибыли. За 11 месяцев 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 300 тыс. руб. Представительские расходы (без НДС) за эти 11 месяцев составили 13 тыс. руб.

    Рассчитывая годовой налог на прибыль, ООО «Артаболена» может учесть представительские расходы в размере не более 4% от 300 000 руб., то есть 12 000 руб. Таким образом, получается сверхнорматив по представительским расходам в размере 1 тыс. руб. С точки зрения налогообложения, это будет постоянной разницей, диктующей постоянное налоговое обязательство.

    Проводка будет выглядеть так:

    • дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – 24% от 1000 руб. – 240 руб. – отражение постоянного налогового обязательства.

    В последний месяц 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 35 тыс. руб., значит, за год они составят 300 000 + 35 000 = 335 000 руб. В этот месяц представительских мероприятий не проводилось. Значит, сумма соответствующих расходов осталась неизменной – 13 000 руб. НК РФ позволяет учесть представительские расходы в размере 4% от 335 тыс. руб., то есть 13 400 руб. Поэтому, несмотря на перерасход в течение года, по его итогам ООО «Артаболена» уложилась в норматив по представительским расходам. В бухучете будет записано:

    • дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – сумма ранее начисленного налогового обязательства в 240 руб. сторнирована.

    Как правильно документально оформить представительские расходы в 2020 году

    Какие это мероприятия

    По общему правилу, к представительским расходам относят затраты на официальный прием и обслуживание представителей других организаций или членов совета директоров, владельцев бизнеса.

    Документальное оформление в 2020 году представительских расходов продолжает оставаться необходимостью. В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:

    1. Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
    2. Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.

    Налоговый учет

    При налогообложении представительские расходы можно учитывать.

    Так, по налогу на прибыль их берут в пределах норматива – 4% расходов на оплату труда. Норматив считают нарастающим итогом с начала года. Поэтому расходы, не уложившиеся в норматив в текущем квартале, можно учесть в следующих.

    НДС принимают к вычету только по тем представительским расходам, которые учтены для налога на прибыль. При увеличении учитываемой суммы расходов в следующем квартале можно допринять НДС к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

    Общепринятые разрешенные затраты на представительство

    Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют (п. 2 ст. 264 НК РФ):

    1. Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят и траты на алкогольные напитки.
    2. Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
    3. Услуги и затраты на буфет.
    4. Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.

    НК РФ не уточняет перечень алкозатрат. Поэтому их можно учесть без применения дополнительных лимитов, но с учетом общих ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов.

    Стоп-затраты

    При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:

    1. Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
    2. Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
    3. Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.

    Считается, что такие расходы не относятся к деловой встрече; до или после официального приема – значения не имеет тоже (письмо Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

    Документальное оформление в 2020 году

    Сразу скажем, что конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ не установлен. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформлять первичными учетными документами. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ и ст. 313 НК РФ).

    Чтобы подтвердить представительские расходы, для налогообложения необходимо оформление документов первичного учета. Сюда входят все накладные и акты.

    Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

    1. Место и дата проведения мероприятия.
    2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
    3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
    4. Величина затрат на проведение события.

    Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.

    Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

    1. Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны быть ясно отражены цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
    2. Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

    Представленные далее образцы этих обязательных документов демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы в 2020 году. Их можно использовать на любом предприятии России.

    Представительские расходы на командировку

    К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты на:

    • официальный прием и/или обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
    • транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и/или заседания руководящего органа и обратно;
    • оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.

    К представительским расходам так же не относят расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

    Чтобы обосновать представительские расходы в командировке, достаточно двух документов:

    1. Отчета о представительских расходах, который утвердил руководитель организации.
    2. Авансового отчета.

    К этим отчетам сотрудник прикладывает первичные документы. Например, кассовые чеки, акты и прочее. Такие требования содержат письма ФНС России от 8 мая 2014 № ГД-4-3/8852, Минфина от 10 апреля 2014 № 03-03-РЗ/16288.

    Какие делать проводки

    В бухучете представительские расходы в полном объеме списывают на затраты по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). Проводки должны быть следующие:

      Дт 26 (44) – Кт 60 (71): списаны представительские расходы Дт 19 – Кт 60 (71): учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо Дт 68 – Кт 19: вычет НДС по представительским расходам Дт 91 – Кт 19: по итогам года списан НДС по сверхнормативным расходам

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Представительские расходы в 2020 году

    Каждая компания обязана следить за нормированием, а также порядком оформления представительских расходов. Это позволит списывать их без последствий для бизнеса. С этой целью необходимо определиться с тем, что собой представляют такие расходы, какие затраты к ним относят, а также каким образом по ним определяют нормы. В статье рассмотрим что такое представительские расходы в 2020 году, а также порядок их нормирования.

    Что относят к представительским расходам

    Под представительскими расходами согласно статье 264 НК РФ понимают затраты компании, которые связаны с проведением официальных приемов, обслуживанием представителей контрагентов, участвующих в переговорах с целью установления и поддержания крепкого сотрудничества. В качестве примера можно привести переговоры с другими организациями, а также заседания высшего руководства компании (Читайте также статью ⇒ Списание представительских расходов).

    Порядок учета представительских расходов

    В представительские расходы включают следующие виды затрат:

    1. По организации официального приема, прем не будет иметь значение время и место проведения приема. Прием может проходить как в самой организации, так и в каком-либо ресторане, как в дневное, так и в вечернее время. Исключения в данном случае составляют развлекательные организации. В это же группу относят и затрат на покупку алкоголя для приема.
    2. Трансфер до места приема и обратно.
    3. На буфет.
    4. По услугам переводчика, если он не состоит в штате компании.

    Следующие виды затрат не могут быть приняты к учету для целей налогообложения:

    1. По организации развлечений и отдыха, в то числе экскурсии, посещение театров, сауны, выезд на природу и т.д.
    2. Связанные с покупкой сувениров и подарков участникам приема. Однако, в некоторых случаях списать сувенирную продукцию в качестве представительских расходов все таки возможно. Например, если на сувенире присутствует логотип компании и вручен он был на приеме участникам с целью поддержания сотрудничества.
    3. На проживание и размещение гостей.
    ★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

    Пределы для нормирования представительских расходов

    Если организация является плательщиком налога на прибыль, то она может представительские расходы включить в состав прочих расходов компании (264 НК РФ). При этом следует учитывать, что у данных расходов существует норма.

    Важно! Норма представительских расходов составляет не более 44% от расходов по оплате труда за налоговый период, в котором мероприятие проводилось.

    Порядок списания представительских расходов

    Представительские расходы списываются по итогам отчетного периода. К примеру, по итогам первого квартала, полугодия, девяти месяцев или года.

    Иногда представительские расходы за один налоговый период превышают указанный лимит. Но при этом в течение года база по определению нормы расходов может увеличиваться. Это говорит о том, что затраты, не учтенные в связи с нормой в одном периоде могут быть приняты к учету в следующем (Читайте также статью Представительские расходы: особенности бухгалтерского и налогового учета).

    Порядок подтверждения представительских расходов

    Для подтверждения затрат для целей налогообложения требуется документальное подтверждение.Оно включает в себя всю сопутствующую первичку, то есть чеки, акты накладные и т.д. также потребуется составить приказ о проведении приема, смету расходов (она является предварительной) с установленным лимитом, отчет о проведении приема. Отчет о проведенном мероприятии должен быть утвержден руководителем компании и содержать следующее:

    • дату и место проведения приема;
    • программу приема;
    • всех участников;
    • стоимость приема.

    Важно! Для того, чтобы компания могла экономически обосновать понесенные затраты, при оформлении затрат указывается цель проведения мероприятия.

    Представительские расходы в командировке

    Если работник находится в командировке, то у него также могу возникнуть расходы, которые могут быть отнесены к представительским. Например, сотрудник в командировке может понести следующие расходы:

    • на официальную встречу с контрагентами;
    • обеспечение представителей транспортом до места приема и обратно;
    • услуги переводчика, привлеченного со стороны.

    Важно! Документальное подтверждение расходов в данном случае сопровождается авансовым отчетом по понесенным затратам. К отчету прикладываются первичные документы, а также отчет о проведенном мероприятии. Утверждает документы руководитель компании.

    Пример оформления представительских расходов

    Предположим, что ООО «Континент» в первом квартале 2020 года провело прием представителей компании ООО «Веста». Для этого ООО «Континент» оформило такие документы:

    • Приказ о проведении мероприятия;

    Представительские расходы: полный справочник бухгалтера

    Какие документы следует иметь на руках, чтобы инспекторы ФНС не исключили их из налоговых расходов? Каков порядок нормирования представительских расходов? Каковы особенности принятия к вычету «входного» НДС по этим расходам?

    Какие расходы считаются представительскими для целей налогообложения?

    Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:

    • представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
    • участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

    В данной норме приведен перечень расходов, относимых к представительским:

    • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
    • расходы на транспортную доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
    • расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
    • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

    При этом конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) положениями НК РФ не регламентирован (см. Письмо Минфина РФ от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).

    Отметим, что п. 2 ст. 264 НК РФ не устанавливает и количество участников, и их состав, а также место проведения мероприятия (это может быть территория учреждения или иное удобное для проведения встречи место, в том числе место, где работник учреждения находится в командировке).

    В каких случаях расходы не относятся к представительским?

    Например, если после официальной части приема учреждение проводит развлекательную программу для участников (прогулка на теплоходе, выступление артистов, фуршет), то понесенные расходы нельзя включать в базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

    В случаях, когда официальные приемы делегаций продолжаются несколько дней, в течение которых учреждение несет расходы по обеспечению делегации завтраками, обедами и ужинами, не носящие официального характера, такие расходы не относятся к представительским и должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников.

    Следует заметить, что расходы должны быть связаны с организацией переговоров с представителями других компаний, поэтому не следует учитывать для целей налогообложения затраты на переговоры с представителями (должностными лицами) своих же филиалов и подразделений. Такой вывод сделан в Постановлении ФАС ВСО от 11.08.2006 по делу №А33-26560/04.

    Какими документами учреждение может подтвердить представительские расходы?

    Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться:

    1. приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
    2. смета представительских расходов;
    3. первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне какихлибо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
    4. отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
    • цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
    • иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

    При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

    Если проведенные мероприятия (ужин в ресторане) не носят официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли.

    В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и т.д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм).

    Можно ли учитывать представительские расходы, если встреча оказалась безрезультатной?

    В ситуациях, когда встреча оказалась безрезультатной и никаких бумаг стороны не подписали, для минимизации налоговых рисков рекомендуем учреждению составить отчет, где будет указано, что вопросы обсуждались, но соглашение не было достигнуто.

    Можно ли в состав представительских расходов включать стоимость спиртных напитков?

    Аналогичное мнение можно найти в арбитражной практике. Так, в постановлениях ФАС ПО от 15.01.2013 по делу №А55-14189/2012, ФАС УО от 10.11.2010 №Ф09-7088/10С2 по делу №А60-2408/2010С6 судьи поддержали налогоплательщика, отметив, что ст. 264 НК РФ не содержит перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов. Указанные расходы связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, значит, могут быть учтены при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль.

    Можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проезда и проживания деловых партнеров?

    Учитывая закрытый характер перечня представительских расходов, контролирующие органы выступают и против признания в их составе затрат, связанных с проживанием прибывших для участия в официальных мероприятиях иногородних гостей — деловых и потенциальных партнеров организации (см. письма Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235).

    В арбитражной практике можно найти примеры, где судьи занимают иную позицию: обеспечение проживания представителей контрагентов — участников переговоров относится к их обслуживанию. Значит, расходы, понесенные в этих целях, являются представительскими (см. постановления ФАС ВСО от 16.05.2013 по делу №А58-1363/2012, ФАС МО от 26.04.2010 №КА-А40/366910 по делу №А40-91039/09127518).

    Интересным представляется мнение ФАС МО, изложенное в Постановлении от 23.05.2011 №КА-А40/458411 по делу №А40-99409/1013522: расходы на размещение участников официальных мероприятий не могут быть квалифицированы в качестве представительских. Указанный в п. 2 ст. 264 НК РФ перечень представительских расходов является закрытым, а спорные затраты в него не включены. Однако они могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в качестве других прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

    В каком порядке производится нормирование представительских расходов?

    Отметим, что сумма расходов на оплату труда при исчислении указанной нормы устанавливается исходя из состава расходов на такие цели, определенные на основании ст. 255 «Расходы на оплату труда» НК РФ. При этом следует обратить внимание на то, что перечень расходов на оплату труда в данной статье намного шире, чем состав расходов, отражаемый в бухгалтерском учете по счету 30211000 «Расчеты по заработной плате».

    В частности, в состав расходов на оплату труда в целях исчисления налога на прибыль включены все суммы, начисленные работникам, в том числе не состоящим в штате организации, за работы по гражданско-правовому договору в денежной и (или) натуральной форме, начисления стимулирующего характера, начисления компенсационного характера, вознаграждения, надбавки, единовременные поощрительные начисления, другие расходы, предусмотренные ст. 255 НК РФ, в том числе суммы патежей (взносов) работодателей по договорам обязательного и добровольного страхования.

    Для расчета норматива суммы представительских расходов и расходов на оплату труда берутся нарастающим итогом с начала года.

    Таким образом, норма расходов окончательно рассчитывается только по итогам года, и при расчете налога на прибыль за год налогоплательщик вправе списать представительские расходы в размере 4% от годовой суммы затрат на оплату труда.

    Имейте в виду, что согласно п. 42 ст. 270 НК РФ представительские расходы в части, превышающей их предельную величину за календарный год, в целях налогообложения не учитываются. Иными словами, остаток представительских расходов (расходов, превысивших 4%-й норматив), не учтенных в том налоговом периоде, в котором эти расходы были осуществлены, не переносится на следующий налоговый период (следующий год).

    Учреждение в I квартале 2019 года провело ряд встреч с партнерами. Представительские расходы (без учета НДС) составили 400000руб. Расходы на оплату труда за I квартал 2019 года — 8000000руб.

    В II квартале 2019 года представительские расходы составили 100000руб. Расходы на оплату труда за полугодие 2019 года — 15000000руб.

    При уплате налога на прибыль за I квартал 2019 года для целей налого­обложения можно учесть только часть представительских расходов в размере 320000руб. (8000000руб. x 4%).

    При расчете налогооблагаемой базы за полугодие предельный размер представительских расходов составит 600000руб. (15000000руб. x 4%). То есть при уплате налога на прибыль за полугодие можно учесть всю сумму представительских расходов в размере 500000руб. (400000 100000).

    Как правильно рассчитать сумму принимаемого к вычету «входного» НДС по представительским расходам?

    Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль.

    Иными словами, принять к вычету «входной» НДС по представительским расходам можно только в отношении той части расходов, которая «уложилась» в норматив.

    В связи с тем, что при расчете 4%-го норматива суммы представительских расходов и расходов на оплату труда берутся нарастающим итогом с начала года, возможна ситуация, что в следующем отчетном периоде вся сумма представительских расходов будет учтена при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль. В этом случае тот «входной» НДС, который не был принят к вычету изза превышения норматива в одном отчетном периоде, может быть принят в следующем, когда норматив будет соблюден. При этом следует помнить, что нельзя принять к вычету «входной» НДС, относящийся к сумме представительских расходов, превысивших норматив по итогам года.

    Воспользуемся данными примера 1. «Входной» НДС по представительским расходам, понесенным в I квартале 2019 года, составил 80000руб. (400000руб. х 20%), в II квартале — 20000руб. (100000руб. х 20%).

    В I квартале 2019 года из 400000руб. представительских расходов по нормативу можно учесть только 320000руб. К вычету можно принять только часть «входного» НДС в размере 64000руб. (320000руб. x 20%).

    По итогам полугодия вся сумма представительских расходов может быть учтена для целей исчисления налога на прибыль. Следовательно, в II квартале можно принять к вычету НДС в размере остатка 16000руб. (80000 64000) плюс «входной» налог в сумме 20000руб.

    Представительские расходы

    Представительские расходы — расходы предприятия или организации на проведение официальных приемов иностранных представителей, на посещение ими культурно-зрелищных мероприятий, на буфетное обслуживание, на оплату услуг переводчика.

    Состав представительских расходов

    Для целей налогообложения прибыли в качестве представительских расходов можно учесть затраты, связанные с проведением (п. 2 ст. 264 НК РФ):

    переговоров с представителями других компаний и клиентами – физическими лицами. Это могут быть как уже работающие с вашей организацией контрагенты, так и потенциальные;

    заседаний совета директоров (наблюдательного совета, правления) вашей организации.

    К таким расходам относятся, в частности, затраты:

    на организацию официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории вашей организации, так и за ее пределами, например в ресторане. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков;

    по доставке участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно;

    на буфетное обслуживание во время мероприятия;

    на услуги переводчиков во время мероприятия.

    К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

    Документальное оформление представительских расходов

    Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации.

    В таком отчете должны быть указаны:

    время и место проведения мероприятия;

    состав участников (приглашенных и принимающей стороны);

    величина расходов на организацию мероприятия.

    Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.

    Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия.

    Помимо отчета лучше иметь еще два документа:

    приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;

    смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.

    Представительские расходы и налог на прибыль

    Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ организации вправе включить представительские расходы в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

    Нормирование представительских расходов

    Представительские расходы учитываются в прочих расходах в пределах норматива – 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проведено представительское мероприятие (п. 2 ст. 264 НК РФ).

    Таким образом, размер норматива в течение года увеличивается вместе с увеличением расходов на оплату труда.

    Поэтому, например затраты на проведение представительского мероприятия, не учтенные в расходах по нормативу I квартала, можно включить в расходы в следующих отчетных периодах по налогу на прибыль этого же года или по его итогам.

    Бухгалтерский учет представительских расходов

    В бухгалтерском учете, в отличие от налогового учета, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме.

    Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей и отражаются следующими проводками:

    Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – Приняты к учету услуги (работы), относящиеся к представительским расходам;

    Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 10 «Материалы» – Списаны материальные ценности, используемые при проведении представительского мероприятия( например, продукты питания для буфетного обслуживания).

    Пример. Расчет суммы представительских расходов для целей налогообложения прибыли

    На проведение представительского мероприятия в I квартале организация потратила 35 000 руб. Во II квартале таких расходов у нее не было.

    Расходы организации на оплату труда составили:

    за I квартал – 500 000 руб.;

    за II квартал – 600 000 руб.

    Предельный размер представительских расходов, которые можно учесть, составляет:

    в I квартале – 20 000 руб. (500 000 руб. x 4%);

    в I полугодии – 44 000 руб. ((500 000 руб. + 600 000 руб.) x 4%).

    Представительские расходы за I квартал больше норматива (35 000 руб. > 20 000 руб.). Поэтому в I квартале:

    • в составе представительских расходов можно учесть 20 000 руб.;

    Оставшуюся часть представительских расходов в сумме 15 000 руб. (35 000 руб.– 20 000 руб.) можно учесть для целей налогообложения прибыли в I полугодии.

    Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

    В каком размере нормируются представительские расходы в 2017-2018 годах?

    Представительские расходы 2017-2018 нормируются в размере 4% от затрат на оплату труда предприятия. Каким образом можно избежать претензий налоговиков и добиться максимально эффективного использования данных расходов в целях оптимизации налоговой нагрузки на предприятие, узнайте из нашего материала.

    Нормирование представительских расходов в 2017-2018 годах (лимиты по федеральному законодательству)

    Представительские расходы как отдельная категория затрат определены положениями ст. 264 НК РФ. Фактически данные положения, что устанавливают порядок использования, а также, в частности, нормирование представительских расходов, — единственные, что приняты в нормативных актах на федеральном уровне.

    В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы могут использоваться плательщиками налога на прибыль в целях уменьшения налогооблагаемой базы — в величине, не превышающей 4% от расходов на оплату труда в соответствующий налоговый период. Собственно, это единственный лимит с точки зрения применения расходов, о которых идет речь, в целях оптимизации налоговой базы.

    Перспективы снижения платежной нагрузки фирмы, что уплачивает налог на прибыль, таким образом, зависят:

    • от величины представительских расходов;
    • величины расходов на оплату труда.

    Рассмотрим то, каким образом определяется первый и второй показатель, а также то, за счет каких методов фирма может увеличить соответствующие показатели.

    Как увеличить норматив представительских расходов: учет максимального объема затрат

    Представительские расходы в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ могут быть представлены:

    • расходами на организацию официальных мероприятий;
    • в виде оплаты транспортных, буфетных услуг в рамках проведения данных мероприятий;
    • в виде оплаты услуг переводчика, заказанных в рамках проведения официальных мероприятий.

    По мнению судей, этот перечень не является закрытым. Это означает возможность признания в составе представительских прямо не упомянутых в п. 2 ст. 264 НК РФ расходов (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27)). Хотя не исключены споры с контролирующими органами по обоснованности включения в состав представительских расходов тех или иных затрат компании.

    Так, чиновники и судьи не против того, чтобы в составе представительских расходов была учтена стоимость спиртных напитков, приобретенных для организации деловых мероприятий по заключению договоров с клиентами (письмо Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

    Однако не следует расширять этот перечень бесконтрольно, так как данный вид расходов находится под пристальным вниманием контролирующих органов. К примеру, нельзя отнести к представительским расходы на организацию фуршета, аренду теплохода и оплату труда артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части семинара, а также расходы на проживание гостей, так как указанные расходы не предусмотрены положениями п. 2 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

    Аналогичного мнения чиновники придерживаются и относительно расходов на кофе, чай и сладости, которыми угощают в компании своих клиентов (письмо Минфина России от 12.05.2010 № 03-03-06/1/327).

    Услуги, оплата которых формирует представительские расходы предприятия, в общем случае могут быть оказаны в отношении:

    • гостей официального мероприятия, представляющих сторонние организации;
    • иных участников официального мероприятия, что прибывают на заседание руководящего органа предприятия;
    • штатных сотрудников предприятия, которые в статусе официальных лиц участвуют в переговорах.

    Таким образом, активное изучение правоприменительной практики (с учетом разъяснений чиновников) — ключевой фактор максимизации представительских расходов, что могут быть использованы в целях оптимизации налогообложения предприятия. Но даже если работа в данном направлении будет проведена ответственными сотрудниками фирмы успешно — как мы отметили выше, представительские расходы нормируются в размере 4% от затрат на оплату труда. Поэтому следующая задача предприятия — максимально эффективно определить учетную величину данных затрат.

    Увеличить норму представительских расходов: учет затрат на оплату труда

    В соответствии с положениями ст. 255 НК РФ, к расходам на оплату труда относятся предусмотренные законом, трудовыми и коллективными договорами начисления, выплаты сотрудникам, расходы на их содержание. Это могут быть, в частности, выплаты:

    • по окладам, тарифам, сдельным расценкам, процентам от выручки;
    • в виде премий, стимулирующих надбавок;
    • в счет оплаты коммунальных услуг, питания, жилья, которые бесплатно предоставляются работникам*;
    • в счет приобретения спецодежды, обуви для сотрудников**;
    • в виде среднего заработка, перечисляемого сотрудникам по тем или иным основаниям;
    • в виде компенсаций за неиспользованный отпуск;
    • выходные пособия и иные начисления увольняемым сотрудникам;
    • вознаграждения сотрудникам за выслугу лет;
    • в виде районных, северных надбавок;
    • в виде компенсации стоимости проезда на различных видах транспорта;
    • оплата труда в период вынужденного прогула либо выполнения более низкооплачиваемой работы;
    • платежи в государственные внебюджетные фонды, в частные фонды по договорам добровольного пенсионного страхования;
    • расходы работодателя на оформление ДМС для сотрудников;
    • в виде зарплаты сотрудникам, работающим на вахте;
    • суммы, перечисленные физлицам за работу, выполненную по контрактам с государственными организациями;
    • начисления сотрудникам предприятия, проходящим обучение в сторонних организациях с отрывом от работы;
    • начисления сотрудникам-донорам за дни прохождения обследования в медучреждениях, сдачи крови, а также в периоды отдыха после сдачи крови;
    • суммы, перечисленные физлицам за работу, выполненную по гражданско-правовым договорам;
    • начисления военнослужащим, которые проходят службу на унитарных предприятиях и в иных госучреждениях (если налогоплательщик имеет отношение к деятельности данных структур);
    • доплаты сотрудникам с инвалидностью;
    • резервные отчисления на оплату отпусков, вознаграждений за выслугу лет, а также перечисления по итогам трудовой деятельности за год;
    • представленные суммами в счет компенсации процентов по жилищным кредитам, взятым сотрудниками;
    • прочие перечисления в пользу работника, что предусмотрены договором между ним и фирмой.

    * В расходы на оплату также включается компенсация работодателя за непредоставление сотрудникам в установленных законом случаях бесплатного жилья, коммунальных и прочих подобных им услуг (п. 4 ст. 255 НК РФ).

    ** Отметим, что приобретение фирмой спецодежды и обуви для работников, которое формирует представительские расходы, предполагает, что:

    • сотрудники не компенсируют стоимость спецодежды и обуви за свой счет;
    • спецодежда и обувь передается в собственность сотрудников.

    Таким образом, по каждому из приведенных оснований может формироваться база для исчисления лимита по представительским расходам, который составляет 4% от нее.

    Увеличить норму представительских расходов: досписание затрат по итогам налогового периода

    В общем случае представительские расходы списываются по итогам отчетного периода — 1-го квартала, полугодия, 9 месяцев или года в пределах лимита, рассмотренного нами выше, — 4% от расходов на оплату труда в соответствующем отчетном периоде.

    Часто бывает, что объем представительских расходов в рамках одного отчетного периода превышает лимит, вследствие чего в налоговом учете предприятия в течение года формируется некий остаток представительских расходов, не учтенных в расчете прибыли. В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ данные расходы могут быть списаны («включены в состав прочих расходов») в течение налогового периода.

    Отмеченную норму правомерно понимать как устанавливающую возможность для досписания образовавшихся в течение года сверхлимитных представительских расходов. Но только при условии, что к концу года расходы на оплату труда составят сумму, которой достаточно для осуществления такого досписания.

    Если сверхлимитные представительские расходы досписываются, то в бухучете фирмы одновременно осуществляется:

    • досписание входного НДС по представительским расходам;
    • уменьшение величины отложенных налоговых активов по соответствующим расходам.

    О нюансах расчета отложенных налоговых активов и обязательств узнайте из материала «Бухгалтерский учет расчетов по налогу на прибыль».

    Итоги

    Представительские расходы нормируются — могут быть применены в целях уменьшения налоговой базы предприятия в пределах лимита, установленного ст. 264 НК РФ (4% от затрат на оплату труда). Максимально эффективно использовать соответствующие расходы для оптимизации налогообложения можноувеличив их учитываемый объем, а также сформировав учитываемый объем расходов на оплату труда по основаниям, приведенным в ст. 255 НК РФ.

    Узнать больше о представительских расходах вы можете в статьях:

    Ссылка на основную публикацию