Положение о персональных данных: обязательно или нет

Содержание

Положение о персональных данных работников в 2019 году: образец

Положение о персональных данных работников – образец 2019 года вы найдете в этой статье. Какой текст положения с учетом всех требований законодательства? Приведем пример.

Персональные данные сотрудников – любая информация, необходимая администрации в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного сотрудника (п. 1 ст. 3 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

В бухгалтерии и кадровой службе хранятся документы, в которых персональные данные сотрудников, – ведомости по зарплате, личные карточки, личные дела и другие. Все персональные данные сотрудника можно получить только от него самого.

Положение о персональных данных: структура

Чтобы не допустить разглашения персональных данных, создайте надежную систему их защиты. Порядок получения, обработки, передачи и хранения таких сведений установите в локальном акте организации, например в положении о работе с персональными данными сотрудников. Положение утверждает директор. Ознакомьте сотрудников с документом под подпись (ст. 8, п. 8 ч. 1 ст. 86, 87 ТК, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Положение о персональных данных относится к тем локальным актам, которые обязательно должны быть в организации. Работодатель должен локальным нормативным актом (Положением о персональных данных) определить порядок хранения, обработки и использования персональных данных. Отсутствие Положения может быть квалифицировано государственной инспекцией труда как нарушение трудового законодательства. Такой вывод также подтверждается судебной практикой (см. Постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06 по делу № А40-20745/06-148-194).

Структуру и содержание Положения о защите персональных данных работников (образец приведем ниже) работодатель определяет для себя самостоятельно.

При разработке Положения о персональных данных работодатель должен учитывать, в частности, следующие принципы:

  • обработка персональных данных работников производится только в целях соблюдения законодательства РФ, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
  • все персональные данные работников нужно получать у него самого. Если какие-либо персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, работник заранее должен быть уведомлен об этом, а от него должно быть получено письменное согласие;
  • работодатель должен за свой счет обеспечивать защиту персональных данных работников от неправомерного их использования или утраты;
  • работодатель должен под роспись ознакомить работников с порядком обработки их персональных данных, а также с их правами и обязанностями в этой области.

Образец положения о персональных данных 2019

Далее приведем возможный текст положения о защите персональных данных в 2019 году:

Общество с ограниченной ответственностью «Стелла»

(ООО Стелла»)

__________ А.С. Пушкин

9 июля 2019 года

ПОЛОЖЕНИЕ

О работе с персональными данными работников

9 июля 2019 года Москва

1. Общие положения

1.1. Положение о работе с персональными данными работников ООО «Стелла» разработано в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ и нормативно-правовыми актами, действующими на территории РФ.

1.2. Настоящее Положение определяет порядок работы (сбора, обработки, использования, хранения и т. д.) с персональными данными работников и гарантии конфиденциальности сведений о работнике, предоставленных работником работодателю.

1.3. Настоящее Положение вступает в силу с 9 июля 2018 года.

2. Получение и обработка персональных данных работников

2.1. Персональные данные работника работодатель получает непосредственно от работника.
Работодатель вправе получать персональные данные работника от третьих лиц только при наличии письменного согласия работника или в иных случаях, прямо предусмотренных в законодательстве.

2.2. При поступлении на работу работник заполняет анкету, в которой указывает следующие сведения о себе:
– пол;
– дату рождения;
– семейное положение;
– отношение к воинской обязанности;
– местожительство и домашний телефон;
– образование, специальность;
– предыдущее(ие) место(а) работы;
– иные сведения, с которыми работник считает нужным ознакомить работодателя.

2.3. Работодатель не вправе требовать от работника представления информации о политических и религиозных убеждениях и о его частной жизни.

2.4. Работник представляет работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, представленные работником, с имеющимися у работника документами.

2.5. При изменении персональных данных работник письменно уведомляет работодателя о таких изменениях в разумный срок, не превышающий 14 дней.

2.6. По мере необходимости работодатель истребует у работника дополнительные сведения. Работник представляет требуемые сведения и в случае необходимости предъявляет документы, подтверждающие достоверность этих сведений.

2.7. Анкета работника хранится в его личном деле. В личном деле также хранится вся информация, относящаяся к персональным данным работника. Ведение личных дел возложено на отдел бухгалтерии, ответственный за ведение личных дел – бухгалтер организации.

3. Хранение персональных данных работников

3.1. Анкета работника хранится в его личном деле. В личном деле также хранится вся информация, которая относится к персональным данным работника. Ведение личных дел возложено на отдел бухгалтерии, ответственный за комплектование личных дел – бухгалтер организации.

3.2. Личные дела и личные карточки хранятся в бумажном виде в папках, прошитые и пронумерованные по страницам. Личные дела и личные карточки находятся в отделе бухгалтерии в специально отведенном шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа. В конце рабочего дня все личные дела и личные карточки сдаются в отдел бухгалтерии.

3.3. Персональные данные работников могут также храниться в электронном виде в локальной компьютерной сети. Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные работников, обеспечивается двухступенчатой системой паролей: на уровне локальной компьютерной сети и на уровне баз данных. Пароли устанавливаются заместителем руководителя организации и сообщаются индивидуально работникам, имеющим доступ к персональным данным работников.

3.4. Изменение паролей заместителем руководителя организации происходит не реже одного раза в два месяца.

3.5. В целях повышения безопасности по обработке, передаче и хранению персональных данных работников в информационных системах проводится их обезличивание. Для обезличивания персональных данных применяется метод введения идентификаторов, то есть замена части сведений персональных данных идентификаторами с созданием таблиц соответствия идентификаторов исходным данным.

3.6. Доступ к персональным данным работника имеют руководитель организации, его заместитель, главный бухгалтер, а также непосредственный руководитель работника. Специалисты отдела бухгалтерии – к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Доступ специалистов других отделов к персональным данным осуществляется на основании письменного разрешения руководителя организации или его заместителя.

3.7. Копировать и делать выписки из персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения руководителя организации, его заместителя и главного бухгалтера.

4. Использование персональных данных работников

4.1. Персональные данные работника используются для целей, связанных с выполнением работником трудовых функций.

4.2. Работодатель использует персональные данные, в частности, для решения вопросов продвижения работника по службе, очередности предоставления ежегодного отпуска, установления размера зарплаты. На основании персональных данных работника решается вопрос о допуске его к информации, составляющей служебную или коммерческую тайну.

4.3. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного поступления. Работодатель также не вправе принимать решения, затрагивающие интересы работника, основываясь на данных, допускающих двоякое толкование. В случае если на основании персональных данных работника невозможно достоверно установить какой-либо факт, работодатель предлагает работнику представить письменные разъяснения.

5. Передача персональных данных работников

5.1. Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам в порядке, установленном федеральным законом.

5.2. Работодатель не вправе предоставлять персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.

5.3. В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом или настоящим Положением на получение информации, относящейся к персональным данным работника, работодатель обязан отказать лицу в выдаче информации. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается уведомление об отказе в выдаче информации, копия уведомления подшивается в личное дело работника.

5.4. Персональные данные работника могут быть переданы представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, в том объеме, в каком это необходимо для выполнения указанными представителями их функций.

5.5. Работодатель обеспечивает ведение журнала учета выданных персональных данных работников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.

6. Гарантии конфиденциальности персональных данных работников

6.1. Информация, относящаяся к персональным данным работника, является служебной тайной и охраняется законом.

6.2. Работник вправе требовать полную информацию о своих персональных данных, об их обработке, использовании и хранении.

6.3. В случае разглашения персональных данных работника без его согласия он вправе требовать от работодателя разъяснений.

Защита персональных данных: что надо знать бухгалтеру

Вот уже больше года, как закон о защите персональных данных работает в полной мере, без каких-либо оговорок и исключений. А контролирующие органы, которые активно подключились к проверкам по соблюдению закона, не скупятся на штрафы. О том, как не допустить нарушений, за которые положены штрафы, мы погорим в настоящей статье.

О проверяющих и размере штрафов

Ответственность за нарушения в сфере охраны персональных данных законодатель отнесен к административной. Значит, санкции за подобные проступки надо искать в Кодексе об административных правонарушениях. Заглянув туда, мы обнаружим, что штрафы не так уж и высоки. Согласно статье 13.11 КоАП РФ они составляют 5-10 тысяч рублей для организации и 500-1000 рублей для ее руководителя, если в нарушении есть его вина.

Однако надо учитывать, что этот штраф может налагаться за каждое допущенное нарушение. А правил для тех, кто работает с персональными данными, законодатели установили очень много (них мы подробно поговорим чуть ниже). Так что 10 тысяч рублей штрафа легко могут превратиться в 50 или 100 тысяч рублей даже в рамках одной проверки. А за год эти суммы могут оказаться еще внушительнее.

Раз уж мы затронули вопрос проверок, то сразу скажем, что ведомством, полномочным контролировать соблюдение режима персональных данных, является Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (сокращенно — Роскомнадзор). Однако права налагать и взыскивать штрафы у этой организации нет. Все материалы по тем проверкам, где обнаружены нарушения, Роскомнадзор передает в прокуратуру. Прокурор уполномочен принимать решения о возбуждении производства по административному правонарушению (п. 1 ст. 28.4 КоАП РФ). Вопрос же о наложении штрафов решается судьей (п. 1 ст. 23.1 КоАП РФ).

Статистическая справка

По данным Роскомнадзора, всего с момента возложения на эту организацию полномочий по контролю и надзору за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства Российской Федерации нами (т.е. с ноября 2007 года) проведено 3307 проверок.

Результатами этих проверок стали более чем 4500 предписаний об устранении выявленных нарушений, и 7591 протокол об административных правонарушениях.

В 2011 году проведено 1743 проверки — то есть, более половины от общего числа за 4 года! При этом количество плановых и внеплановых (т.е. тех, которые проводятся по жалобам) проверок примерно равно 954 и 789 соответственно. При этом количество жалоб, поступающих от граждан и организаций, также постоянно растет — с 465 в 2009 году до 3240 на 26 декабря 2011 года.

По результатам проверок в 2011 году в прокуратуру было передано около 900 материалов.

Возросли в прошлом году и суммы взыскиваемых штрафов. Так, за период с 2007 по 2009 год к административной ответственности было привлечено всего 37 организаций и взыскано административных штрафов на общую сумму чуть менее 22 тысяч рублей. А на сегодняшний день эта сумма уже превысила 12,5 миллионов рублей. При этом средний размер штрафа не так уж и велик и составляет 3-5 тысяч рублей.

Запасаемся бумагами

Итак, с ответственностью за нарушение правил работы с персональными данными мы разобрались. Давайте теперь посмотрим, что же надо сделать организации, дабы избежать штрафов.

Надо отметить, что правила, установленные Федеральным законом от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных», касаются не только тех организаций, которые имеют дело с клиентскими базами данных. Соблюдать требования этого закона должны все организации, в которых есть хотя бы один работник. Связано это с тем, что к персональным данным законодатели среди прочего отнесли и те сведения, которые предприятие получает от своих сотрудников, принимая их на работу. А это значит, что организация обязана их защищать в полном соответствии с законом.

Отметим, что закон не делает каких-то различий между тем, на каких носителях в организации существуют документы, содержащие персональные данные. Так что, и тот работодатель, который внедрил высокотехнологические информационные системы, и тот, который ведет работу с кадровыми документами на бумаге, обязаны принять ряд организационных и технических мер по защите персональных данных сотрудников. Именно формальное выполнение этих мер в большинстве случаев и контролируют специалисты Роскомнадзора.

Первое, что захотят увидеть проверяющие, — это приказ руководителя о назначении ответственного за работу с персональными данными и обеспечении их защиты. Таким ответственным может быть как конкретное лицо (образец приказа можно скачать здесь), так и подразделение (образец приказа можно скачать здесь). В последнем случае личную ответственность несет руководитель такого подразделения.

Далее потребуется утвердить документ, содержащий перечень персональных данных (образец приказа можно скачать здесь), которые реально используются в деятельности организации. Составляя такой документ, не забудьте включить в него все сведения, которые работник письменно сообщает о себе при поступлении на работу, а также используемые в дальнейшем при оформлении кадровой документации.

В этом перечне должны быть:

  • заявление о приеме на работу;
  • анкета сотрудника;
  • личная карточка;
  • личное дело;
  • трудовой договор;
  • приказы;
  • трудовая книжка;
  • материалы аттестационных комиссий.

Это один раздел перечня. Если же в организации имеется внутренний документооборот, содержащий сведения о сотрудниках (например, отчеты и материалы, которые составляются для акционеров, учредителей, головной организации и т.п.), то эти отчеты тоже нужно включить в перечень.

Помимо этого, в перечне должны быть указаны документы, содержащие те сведения о сотрудниках, которые организация представляет в различные государственные органы (налоговую и трудовую инспекции, органы статистики).

Здесь заметим, что подготовка такого перечня важна не только для соблюдения требований законодательства. Он позволит упорядочить работу с персональными данными внутри организации. Дело в том, что трудоемкость защиты персональных данных напрямую зависит от степени важности обрабатываемых сведений. Например, информация о политических и религиозных взглядах, личной жизни человека, здоровье, национальности законом отнесена к категориям информации, которые подлежат более надежным методам и средствам защиты, чем данные, идентифицирующие личность. Поэтому анализ составленного перечня и исключение из него данных, не являющихся безусловно необходимыми в деятельности организации, позволит существенно удешевить систему защиты персональных данных.

Следующий этап работы — подготовка и утверждение списка лиц, допущенных к работе с персональными данными. Этот документ утверждается приказом руководителя и доводится под подпись до всех указанных в нем сотрудников (образец приказа можно скачать здесь).

Еще один документ, который нужно подготовить и утвердить — Положение о работе с персональными данными (примерный образец Положения см. здесь; на основании этого образца нужно составить свое Положение, дополнив его особенностями сбора, обработки и использования персональных данных работников вашей компании). В Положении о работе с персональными данными нужно детально прописать все требования к получению, хранению, комбинированию, передаче и любому другому использованию персональных данных, а также гарантии по их защите. С Положением нужно под подпись ознакомить всех сотрудников, включенных в список лиц, допущенных к работе с персональными данными.

Каким должно быть содержание Положения

Что же должно быть зафиксировано в Положении о персональных данных? На практике такой документ обычно состоит из разделов, описывающих каким именно образом в организации должен происходить сбор и обработка персональных данных; кто и в каком порядке имеет доступ к этим данным; какие меры предпринимаются для предотвращения разглашения персональных данных.

Так что начать Положение мы рекомендуем с раздела «Сбор и обработка персональных данных». В нем обязательно нужно зафиксировать, что персональные данные в организации можно получить и обрабатывать исключительно на основании письменного согласия работника (образец согласия можно скачать здесь). А значит, не лишним будет сразу разработать и утвердить форму такого заявления. На подпись такое заявление работнику надо давать сразу при приеме на работу. А по действующим сотрудникам такую работу придется провести сразу же после утверждения Положения.

Далее может следовать раздел «Доступ к персональным данным». В нем последовательно описывается порядок доступа к таким данным работников организации и третьих лиц (отдельно родственников, государственных органов, представителей других организаций). При необходимости тут можно ввести уровни доступа в зависимости от должности сотрудника. Например, директор и аппарат дирекции имеют доступ ко всем персональным данным; сотрудники бухгалтерии — только к тем сведениям, которые необходимым для расчета заработной платы и налогов; представители кадровой службы — к сведениям, необходимым для оформления кадровой документации и т.п.

Продолжит Положение раздел «Порядок обработки и передачи данных». Здесь надо зафиксировать правила для передачи данных о сотрудниках определенным органам или лицам. В случаях, когда передача данных регулируется законодательно (налоговые органы, органы статистики, Пенсионный фонд и т.п.) достаточно сделать ссылки на порядок передачи сведений, установленный законодательством. Но при этом следует обязательно зафиксировать, кто и в каком порядке вправе готовить данные сведения для передачи в госорганы.

А вот родственникам, членам семьи, страховым компаниям, банкам, благотворительным организациям, негосударственным пенсионным фондам и т. п. персональные данные предоставляются только при наличии письменного согласия работника на каждый конкретный факт передачи данных.

Закончить Положение лучше разделом «Ответственность». Тут изобретать велосипед не нужно — достаточно будет сделать ссылки (или привести целиком) на нормы Трудового кодекса (увольнение за разглашение персональных данных по статье 81 ТК РФ), Кодекса об административных правонарушениях (уже знакомая нам статья 13.11 КоАП РФ) и, если есть такая необходимость Уголовного кодекса (ст. 137 УК РФ).

Обязательно ли уведомлять Роскомнадзор?

Есть еще один немаловажный момент. Речь идет об уведомлении Роскомнадзора о том, что организация работает с персональными данными. Ситуация тут крайне неоднозначная.

На первый взгляд, закон освобождает от подачи такого уведомления, если обрабатываются только персональные данные сотрудников. Однако на практике органы Роскомнадзора зачастую требуют предоставлять уведомление, даже если кроме работы с данными сотрудников организация никакой другой работы с персональными данными не ведет. При этом контрольное ведомство пользуется противоречивостью положений закона. Статья 22 Закона о персональных данных, которая освобождает от необходимости направлять уведомление в части персональных данных сотрудников организации, сформулирована так, что использование данных сотрудников в отношениях с банком при начислении им заработной платы, а также с государственными органами при предоставлении сведений о работниках формально под это исключение не подпадает. Поэтому во избежание лишних споров и штрафов советуем все же направить уведомление.

Защита персональных данных

Положение об обработке и защите персональных данных (пример)

Персональные данные – это различного рода информация, которая относится к определенному физическому лицу (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ ). Как и любая другая информация, персональные данные обрабатываются, т. е. происходит их сбор, систематизация, накопление, хранение, передача, уничтожение и т.д. Для того, чтобы обработка персональных данных не могла нарушить права и свободы гражданина, в т.ч. права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, требуется должная защита персональных данных. Актуальной эта тема является и для всех работодателей, ведь они, по сути, постоянно занимаются обработкой тех или иных персональных данных своих работников. Сюда относятся, к примеру, паспортные данные работника или адрес его проживания, информация об образовании или стаже работника, сведения о заработной плате или семейное положение сотрудника и т.д. Важность этой области подтверждается тем, что в ТК РФ вопросам защиты персональных данных работников посвящена отдельная глава – гл. 14 «Защита персональных данных работника». О защите персональных данных в организациях расскажем в нашей консультации и приведем образец Положения о защите персональных данных работников 2017.

Политика обработки и защиты персональных данных работников

Общие требования к обработке персональных данных работника, а также вопросы защиты персональных данных на предприятии содержатся в ст. 86 ТК РФ.

Так, ТК РФ устанавливает, в частности, следующие аспекты обработки и защиты персональных данных:

  • обработка персональных данных работника производится только в целях соблюдения законодательства РФ, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
  • все персональные данные работника нужно получать у него самого. Если какие-либо персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, работник заранее должен быть уведомлен об этом, а от него должно быть получено письменное согласие;
  • работодатель должен за свой счет обеспечивать защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты;
  • работодатель должен под роспись ознакомить работников и их представителей с порядком обработки персональных данных работников, а также с их правами и обязанностями в этой области.

При этом требования к защите персональных данных работников не могут рассматриваться в отрыве от вопросов передачи персональных данных. Так, работодатель при передаче персональных данных работника обязан соблюдать определенные требования.

К ним, в частности, относятся (ст. 88 ТК РФ):

  • по общему правилу не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника;
  • предупреждать лиц, которые получают персональные данные работника, что эти данные могут использоваться лишь в целях, для которых были сообщены;
  • передавать персональные данные работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;
  • разрешать доступ к персональным данным работников лишь специально уполномоченным лицам;
  • не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника (кроме случаев, связанных с проверкой возможности выполнять работником трудовую функцию).

В то же время, согласие работника на передачу персональных данных требуется не всегда. Так, согласие не требуется, когда передача персональных данных необходима для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника (абз. 2 ст. 88 ТК РФ) или необходима на основании других Федеральных законов (сюда относятся, к примеру, сведения в ПФР, ФСС, налоговые органы и т.д.).

Ответственность за нарушение требований по защите персональных данных

Ответственность за нарушения требований по обработке и защите персональных данных работника разнообразная. Она касается, как работников, так и самого работодателя.

К примеру, работник может быть уволен за разглашение ставших известными ему при исполнении своих трудовых обязанностей персональных данных другого работника. Ведь это будет считаться грубым нарушением работником своих трудовых обязанностей (пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ).

А, например, обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ, может повлечь штраф на должностных лиц от 5 000 до 10 000 рублей, а на организацию-работодателя – от 30 000 рублей до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ ).

Обращаем внимание, что штрафы с 01.07.2017 существенно выросли. Если раньше максимальный штраф на организацию за нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространения персональных данных составлял 10 000 рублей, то с 01.07.2017 он вырос до 75 000 рублей.

Положение о защите персональных данных 2017: образец

Учитывая, что работники имеют право на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных, работодатель обязан ознакомить их с соответствующими документами (абз. 2 ст. 89 ТК РФ). Для этих целей может быть разработано Положение о защите персональных данных, с которым работодатель обязан знакомить всех вновь принимаемых работников.

Приведем пример Положения об обработке и защите персональных данных, размещенного в справочно-правовой системе КонсультантПлюс.

Как работодателю не налететь на штраф из-за защиты персональных данных

Работодатель, принимая на работу нового сотрудника, запрашивает у него согласие на обработку персональных данных.

Сегодня разберем, что такое персональные данные, какой правовой режим устанавливается в отношении персональных данных и какие обязанности возникают у работодателя.

Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) устанавливает особенности защиты, а также хранения, использования и передачи персональных данных работника в Главе 14 «Защита персональных данных работника». Правила работы с персональными данными содержатся в Федеральном законе «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Под персональными данными понимаетсялюбая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Т.е. персональными данными является огромное количество информации, позволяющей идентифицировать человека, начиная от даты рождения, фамилии, имени, отчества, и заканчивая информацией о расовой, национальной принадлежности человека, его политических взглядах.

Можно привести примерный перечень персональных данных работника:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата рождения;
  • адрес места регистрации/места жительства;
  • сведения, содержащиеся в документах, предоставляемых при трудоустройстве: паспорте, трудовой книжке, документе об образовании, свидетельстве о государственном пенсионном страховании;
  • сведения о трудовом (страховом) стаже;
  • сведения о привлечении работника к материальной ответственности;
  • сведения о состоянии здоровья и результатах медицинского обследования работника;
  • любые иные сведения, позволяющие определить работника.

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

В терминах Закона № 152-ФЗ организация-работодатель является оператором персональных данных, так как организует и осуществляет обработку персональных данных, а также совершает иные действия с персональными данными.

Источник получения персональных данных

Если персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных.

Например, если работодатель решит получить дополнительную информацию о профессиональной подготовке работника в другой организации, то ему необходимо получить письменное согласие работника на такой запрос. Для получения согласия работодатель может направить работнику уведомление о получении персональных данных работника от третьих лиц с просьбой дать согласие на получение таких данных.

Работа с персональными данными

Однако из данного правила имеются исключения. В частности, допускается обработка персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Данное правило распространяется и на стороны трудового договора, то есть работника и работодателя.

Из сказанного следует, если работодатель получает от работника, хранит и передает лишь ту информацию, которая необходима для исполнения трудового договора, получение согласия работника на такие действия не требуется.

Возникает большое количество вопросов относительно контактных данных работника, ведь отсутствие такой информации не влечет невозможность исполнения трудового договора. Согласно статье 65 ТК РФ предоставление каких-либо документов с контактными данными не требуется. Поэтому, если работодатель желает получить такого рода информацию (а также иную информацию, неполучение которой не влечет невозможность исполнения договора), ему необходимо получить на это согласие работника.

Между тем, даже если у работника не берется согласие на обработку персональных данных, в целях соблюдения положений статьи 86 ТК РФ работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Статьей 88 ТК РФ установлены требования к передаче персональных данных работника.

Так, работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника и в иных предусмотренных законодательством случаях.

  • в Фонд социального страхования РФ, Пенсионный фонд РФ;
  • в банковские организации, открывающие и обслуживающие банковские карты для начисления заработной платы в случаях:
  • когда договор на выпуск банковской карты заключался напрямую с работником и в его тексте предусмотрены положения, предусматривающие передачу работодателем персональных данных работника;
  • наличия у работодателя доверенности на представление интересов работника;
  • когда соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований законодательства, а именно путем утверждения Положения о хранении и использовании персональных данных работников. В Положении стоит указать порядок допуска к работе с персональными данными, перечень данных, с которыми работают должностные лица, порядок передачи данных внутри и за пределы организации.

Доступ к персональным данным работника должен быть разрешен только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается работодателем за счет собственных средств.

Отдельные вопросы порядка работы с персональными данными

Интересна позиция Роструда при оформлении пропусков для доступа к месту работы, которые представляют собой копию паспорта работника. Так, на сайте Роструда был задан вопрос, нарушает ли положение о защите персональных данных предъявление такого рода пропуска сотрудникам охранной организации (то есть третьему лицу). По мнению Роструда, оформление такого рода пропусков и обязание работников предъявлять такие пропуска сторонней организации возможно только с письменного согласия работника.

Необходимо отметить, что в случае хранения в личном деле каких-либо документов, касающихся родственников работников (например, копия свидетельства о рождении ребенка для получения вычета, копии свидетельства о заключении брака, др.), работодатель должен получить согласие на обработку персональных данных либо от совершеннолетних членов семьи, либо от самого работника, как полномочного представителя своих несовершеннолетних детей.

Кроме того, в целях соблюдения положений законодательства о персональных данных, не допускается издание одного приказа, например, о переводе нескольких работников на новые должности, так как такой приказ будет нарушать конфиденциальность персональных данных: в приказ включается информация о заработной плате каждого работника, а такие сведения не подлежат разглашению третьим лицам.

Многих работодателей интересует вопрос о возможности ведения видеонаблюдения на территории организации и необходимости получения согласия работников. Из статьи 22 ТК РФ вытекает право работодателя осуществлять контроль за трудовой деятельностью работников. Формы такого контроля законодательством не установлены. Они закрепляются локальными нормативными актами, действующими в организации. Следовательно, для введения системы видеонаблюдения работодателю необходимо издать соответствующий локальный нормативный акт, с которым ознакомить работников.

При осуществлении контроля работодатель обязан соблюдать конституционные права граждан, а также требования законодательства о защите персональных данных работников.

Ответственность за нарушения в сфере обработки персональных данных

Частью 2 статьи 13.11 КоАП РФ выделен самостоятельный состав правонарушения, который образует обработка персональных данных без письменного согласия их субъекта (работника) либо обработка персональных данных с нарушением требований к составу сведений, включаемых в письменное согласие. Должностному лицу компании-работодателя грозит штраф в размере от 10 000 до 20 000 рублей, а организации — от 15 000 до 75 000 рублей.

Просто о сложном: как правильно составить положение о персональных данных? Все нюансы и образец документа

Под персональными данными подразумевается любая информация о конкретном физическом лице – сотруднике какого-либо предприятия.

Помимо стандартных сведений о каждом работнике, персональные могут включать, например, такие, как: религиозные и политические убеждения, информацию о состоянии здоровья или среднегодового дохода.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67 . Это быстро и бесплатно !

Определение

Положение о персональных данных – документ об основных аспектах работы с личными сведениями сотрудника, необходимых работодателю.

Чем отличается от политики обработки ПД?

Положение о персональных данных содержит перечень обязанностей по получению личных сведений, их хранению, передаче и защите. Политика определяет цели и общие принципы обработки, а также методы защиты личной информации.

Кем составляется?

Положение в соответствии со ст. 87 ТК РФ, а также п. 2 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ разрабатывается на каждом предприятии, в том числе и в обществах с ограниченной ответственностью (ООО), и включается в кадровый документооборот организации.

Содержание

Содержание Положения о персональных данных:

  1. Общие положения.
  2. Документы, содержащие информацию о личных сведениях о сотруднике:

  • документы, связанные с семьей сотрудника;
  • о состоянии здоровья сотрудника и родственников первого порядка;
  • документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации;
  • о беременности сотрудницы и возрасте детей;
  • документы, предъявляемые при трудоустройстве.
  • Обработка личных сведений о сотруднике:

    • получение;
    • хранение информации о работнике;
    • использование личных сведений;
    • доступ к данным работника третьих лиц (физических, юридических).
  • Организация защиты персональных данных работника.
  • Обязанности работника по обеспечению достоверности его персональных данных.
  • Также положение может включать приложения.

    Последствия нарушения закона

    Какова политика Роскомнадзора в отношении обработки данных и обеспечении их безопасности? Работодатели организаций могут получать письма от Роскомнадзора, которые предупреждают о возможности при проверке получить серьезные штрафы за нарушение закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных».

    За нарушение закона предусмотрены меры дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности. Административная ответственность предусмотрена ст. 13.11 и 13.14 КоАП. Материальная ответственность в виде штрафов составляет:

    • для должностных лиц 500 – 1000 руб.;
    • для организации 5000 – 10 000 руб.;
    • для должностных лиц (в связи с исполнением служебных обязанностей) 4000 – 5000 руб.

    Пошаговая инструкция по составлению

    В документе обязательно освещаются такие факторы:

      Порядок хранения.

    Работодателю необходимо составлять правила, касающиеся порядка хранения и использования информации, опираясь на Федеральный закон. Эти правила закрепляются в нормативном акте, чаще всего это «Положение о защите персональных данных работников».

    Личная информация о работниках хранится в особых папках в специально отведенных помещениях с личными делами сотрудников. Еще один способ хранения – электронные базы (в таком случае нужно иметь резервную копию).
    Использование.

    Утверждается в том же нормативном акте – Положении. Информация может использоваться только для решения рабочих вопросов. Передавать ее третьим лицам разрешается только после уведомления в этом сотрудника и его письменного согласия, учитывая, что передавать можно лишь ту информацию, которая требуются для решения той или иной проблемы.

    Если использование данных касается таких вопросов, как занесение в личное дело, согласие сотрудника не нужно.

    Подробнее об основных принципах и понятиях при работе Роскомнадзора с персональными данными и обращениями граждан читайте тут.

    Разграничение прав доступа к обрабатываемым данным.

    Доступ к личным сведениям имеют только уполномоченные лица. Информация об этом должна содержаться в определенных приказах или инструкциях.

    С письменного разрешения сотрудников могут существовать общедоступные списки с их личными сведениями (инициалы, телефоны, адреса).
    Общие положения.

    В данном разделе допустимо ссылаться на ФЗ «О персональных данных» №152, Трудовой кодекс и Конституцию РФ. Также стоит определить порядок обработки информации о сотрудникахорганизации.
    Сведения об обработке персональных данных.

    В этом разделе необходимо подробно расписать, каким образом будет использоваться и храниться личная информация сотрудника. Составление раздела об использовании производится с опорой на Федеральный закон и Трудовой кодекс. Хранение осуществляется особым образом (см. пункт 1).
    Права и обязанности.

    Работник обладает правами, закрепленными в Трудовом кодексе. Он может:

    • знать характер информации, хранящейся у работодателя, ее содержание, а также способ сбора и обработки;
    • иметь возможность доступа к личной информации;
    • получать медицинские данные о своем здоровье;
    • иметь возможность корректировать или исключать неверную информацию о себе;
    • иметь информацию о манипуляциях со своими личными данными;
    • определять представителей для защиты персональных данных;
    • обращаться в суд при обнаружении неправомерных действий работодателя.

    Работник обязан предоставлять верные сведения о себе.
    Ответственность.

    Непосредственный доступ к личным сведениям всех сотрудников имеют уполномоченные лица, именно они будут нести ответственность в случае утечки данных. За это сотрудник может быть привлечен к следующим видам ответственности (ст.90 ТК РФ):

    • дисциплинарная (применяется работодателем при допущении сотрудником небольшого проступка, не приводящего к серьезным последствиям; сотруднику может быть сделан выговор, применено взыскание или осуществлено увольнение);
    • материальная (применяется к сотруднику в случае, если работодатель вынужден был компенсировать урон, нанесенный работнику, чьи персональные данные были разглашены);
    • административная (штраф в этом случае составляет 3-5 МРОТ, что указано в ст. 13.11 КоАП РФ);
    • гражданско-правовая (в статьях 150-152 ГК РФ предусмотрена денежная компенсация за моральный ущерб потерпевшему гражданину);
    • уголовная (если утечка информации наносит непоправимый вред правам и интересам гражданина, в соответствии со ст. 137 УК РФ применяется уголовная ответственность).
  • Заключительные положения.

    Подробнее о сборе личных сведений в медицинском учреждении и согласии пациента на обработку персональных данных читайте тут.

    Для чего нужна комиссия?

    Комиссия является коллегиальным органом, во главе которой стоит председатель. Состав комиссии определяется руководителем организации. Задача комиссии состоит в создании мер по защите личных сведений при обработке, а также в проведении проверок соблюдения законодательства о защите персональных данных. Комиссия участвует в проверке документов, определяющих защиту персональной информации, с целью выявления нарушений.

    Комиссия осуществляет свою деятельность в соответствии с разрабатываемыми им регламентом и планом работы. Результаты работы предоставляются руководителю предприятия.

    Что такое лист ознакомления?

    Лист ознакомления составляется для оповещения работников с положением о неразглашении конфиденциальных сведений и об особенностях их обработки (а об обязательстве о неразглашении ПД читайте тут). Предприятие вправе разработать лист ознакомления, в котором обязательно указывается: полное название предприятия, суть приказа и составляется таблица.

    В таблице нужно указать порядковый номер, ФИО работника полностью, должность прописывается без сокращений. Сотрудник расписывается и ставит дату на момент ознакомления. Печать на таком документе не требуется. Хранится лист ознакомления вместе с положением, с которым знакомился сотрудник.

    Утверждение должно производиться только после согласования его с профсоюзом или другим органом, представляющим интересы работников. После передачи документа профсоюзу, в течении 5 дней должно быть вынесено решение в письменном виде. Если будет несогласие, то вместе с решением предлагают предложения.

    Далее после рассмотрения всех разногласий, администрация имеет право принять документ в первоначальном виде, без изменений. В случае, отсутствия профсоюза или другого органа администрация утверждает Положение о персональных данных самостоятельно.

    Для чего нужно приложение?

    Приложение составляется для перечисления лиц, которые могут запрашивать личные сведения служащих. Это могут быть сотрудники кадровой службы, руководители предприятия. В приложении указывается название предприятия, дата составления, список уполномоченных лиц и занимаемую ими должность.

    Положение о персональных данных должно быть составлено в строгом соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных». При разработке Положения его содержание согласуется с руководителями всех отделов, причастных к обработке данных. Готовый документ утверждается приказом руководителя.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    +7 (800) 350-22-67 Это быстро и бесплатно !

    10 ошибок при работе с персональными данными: к чему придерется Роскомнадзор

    Роскомнадзор проверяет, как работодатели соблюдают правила обработки персональных данных. Расскажем о 10 нарушениях, которые выявляют чаще всего. Пока не выписали штраф или предписание, проверьте, все ли требования вы соблюдаете.

    Ошибка № 1. Не разработали и не опубликовали политику обработки персональных данных

    Что нужно сделать. Не только разработать политику обработки данных, но и опубликовать ее на сайте или другим способом обеспечить неограниченный доступ к документу (ч. 2 ст. 18.1 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Разработайте политику или актуализируйте ту, что у вас есть, по Рекомендациям Роскомнадзора от 27.07.2017. Важно: не копируйте готовые формулировки, а отобразите в документе особенности именно вашей компании. За нарушение грозит штраф до 30 000 руб. (ч. 3 ст. 13.11 КоАП РФ).

    Ошибка № 2. Не назначили ответственного за обработку персональных данных

    Что нужно сделать. Назначить одного сотрудника, который будет отвечать за обработку персональных данных. Ответственный должен подчиняться непосредственно генеральному директору и у него должны быть полномочия давать указания руководителям подразделений (ч.2 ст. 22.1 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

    Ошибка № 3. Не утвердили перечень лиц, которые имеют доступ к персональным данным

    Что нужно сделать. С помощью приказа утвердите перечень сотрудников, которым может понадобиться доступ к персональным данным в связи с их должностными обязанностями. Получать они должны только те данные, которые им нужны в работе (ст. 88 ТК РФ). В приказе можно указать ФИО, должности конкретных сотрудников, структурное подразделение или перечень должностей и структурное подразделение.

    Ошибка № 4. Собираете и храните лишние документы

    Что нужно сделать. Проверьте личные дела сотрудников – в них не должно быть лишних документов (ч. 5 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Для этого воспользуйтесь чек-листом.

    Как только вы оформили кадровые документы, предоставили сотруднику гарантии и компенсации и выполнили другие необходимые действия и процедуры, персональные данные больше не нужны. Копии документов верните сотруднику или уничтожьте. Если в личном деле сотрудника, других документах и папках будете хранить данные, которые уже обработали и которые больше не нужны, компанию могут оштрафовать до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ).

    Ошибка № 5. Не проводите внутренний аудит работы с персональными данными

    Что нужно сделать. Разработайте процедуру внутреннего контроля или аудита и периодически его проводите (п. 4 ч. 1 ст. 18.1 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Для этого создайте комиссию, которая будет анализировать документы, изучать процессы обработки персональных данных и давать рекомендации по их защите.

    Ошибка № 6. Не знакомите работников под подпись с законом о персональных данных

    Что нужно сделать. Оформите лист ознакомления работников с положениями законодательства о персональных данных и внутренними документами по вопросам обработки персональных данных (п. 6 ч. 1 ст. 18.1 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Другой вариант — включите положения в трудовой договор с работником.

    Ошибка № 7. Не уведомили Роскомнадзор или неправильно заполнили уведомление об обработке персональных данных

    Что нужно сделать. Ваша задача – уведомить территориальный орган Роскомнадзора о том, что будете обрабатывать персональные данные. Для этого используйте Методические рекомендации Роскомнадзора, утв. приказом от 30.05.2017 № 94. Роскомнадзор предупреждает: не берите готовые шаблоны из интернета, они могут быть ошибочными.

    Ошибка № 8. Не сообщили в Роскомнадзор об изменении сведений, которые указали в уведомлении об обработке персональных данных

    Что нужно сделать. Если изменили сведения, которые указывали в уведомлении, направьте в 10-дневный срок в Роскомнадзор информационное письмо. Форма информационного письма есть в Приложении № 2 к Рекомендациям № 94. Заполните те поля, в которых меняются сведения.

    Ошибка № 9. Не утвердили перечень мест хранения персональных данных

    Что нужно сделать. Издайте приказ, которым утвердите перечень мест хранения материальных носителей персональных данных – журналов, личных дел и т.д. (п. 13 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 687). Во всех кабинетах, где обрабатываете персональные данные на бумаге, определите места хранения — например, сейфы. Местом хранения может быть и само помещение, к примеру, архив организации.

    Ошибка № 10. Используете неверный бланк согласия на обработку персональных данных

    Что нужно сделать. Согласие на обработку персональных данных должно включать все обязательные реквизиты, которые предусматривает закон (ч. 4 ст. 9 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ). За некорректную форму согласия предусмотрен штраф до 75 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).

    Согласие на обработку персональных данных должно содержать:

    1. ФИО, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе.

    2. ФИО, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных).

    3. Наименование или ФИО и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных.

    4. Цель обработки персональных данных.

    5. Перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных.

    6. Наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, обрабатывающего персональные данные по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу.

    7. Перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых способов обработки персональных данных.

    8. Срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом.

    9. Подпись субъекта персональных данных.

    Образцы необходимых документов и более подробные разъяснения смотрите в презентации Роскомнадзора.

    Материал опубликован пользователем.
    Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

  • Ссылка на основную публикацию