Представительские расходы в командировке

Содержание

Как правильно документально оформить представительские расходы в 2020 году

Какие это мероприятия

По общему правилу, к представительским расходам относят затраты на официальный прием и обслуживание представителей других организаций или членов совета директоров, владельцев бизнеса.

Документальное оформление в 2020 году представительских расходов продолжает оставаться необходимостью. В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:

  1. Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
  2. Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.

Налоговый учет

При налогообложении представительские расходы можно учитывать.

Так, по налогу на прибыль их берут в пределах норматива – 4% расходов на оплату труда. Норматив считают нарастающим итогом с начала года. Поэтому расходы, не уложившиеся в норматив в текущем квартале, можно учесть в следующих.

НДС принимают к вычету только по тем представительским расходам, которые учтены для налога на прибыль. При увеличении учитываемой суммы расходов в следующем квартале можно допринять НДС к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Общепринятые разрешенные затраты на представительство

Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют (п. 2 ст. 264 НК РФ):

  1. Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят и траты на алкогольные напитки.
  2. Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
  3. Услуги и затраты на буфет.
  4. Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.

НК РФ не уточняет перечень алкозатрат. Поэтому их можно учесть без применения дополнительных лимитов, но с учетом общих ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов.

Стоп-затраты

При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:

  1. Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
  2. Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
  3. Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.

Считается, что такие расходы не относятся к деловой встрече; до или после официального приема – значения не имеет тоже (письмо Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

Документальное оформление в 2020 году

Сразу скажем, что конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ не установлен. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформлять первичными учетными документами. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ и ст. 313 НК РФ).

Чтобы подтвердить представительские расходы, для налогообложения необходимо оформление документов первичного учета. Сюда входят все накладные и акты.

Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

  1. Место и дата проведения мероприятия.
  2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
  3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
  4. Величина затрат на проведение события.

Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.

Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

  1. Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны быть ясно отражены цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
  2. Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

Представленные далее образцы этих обязательных документов демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы в 2020 году. Их можно использовать на любом предприятии России.

Представительские расходы на командировку

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты на:

  • официальный прием и/или обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
  • транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и/или заседания руководящего органа и обратно;
  • оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.

К представительским расходам так же не относят расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Чтобы обосновать представительские расходы в командировке, достаточно двух документов:

  1. Отчета о представительских расходах, который утвердил руководитель организации.
  2. Авансового отчета.

К этим отчетам сотрудник прикладывает первичные документы. Например, кассовые чеки, акты и прочее. Такие требования содержат письма ФНС России от 8 мая 2014 № ГД-4-3/8852, Минфина от 10 апреля 2014 № 03-03-РЗ/16288.

Какие делать проводки

В бухучете представительские расходы в полном объеме списывают на затраты по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). Проводки должны быть следующие:

    Дт 26 (44) – Кт 60 (71): списаны представительские расходы Дт 19 – Кт 60 (71): учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо Дт 68 – Кт 19: вычет НДС по представительским расходам Дт 91 – Кт 19: по итогам года списан НДС по сверхнормативным расходам

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Какие расходы считаются представительскими в командировке?

Представительские расходы в командировке учитываются по определенным правилам. Чтобы разобраться, какие траты во время служебной поездки следует считать представительскими, читайте материал ниже.

Что относится к представительским расходам в командировке?

Представительские расходы — траты компании на переговоры с другими юрлицами и бизнесменами для налаживания и поддержания выгодных взаимосвязей. Также к ним относятся затраты на проведение заседаний руководящего состава юрлица.

Состав и порядок учета представительских расходов регулирует п. 2 ст. 264 НК РФ.

Если сотрудник отправляется в поездку для участия в деловых встречах с контрагентами, то к представительским расходам в командировке можно отнести:

  • проведение банкета, ужина или фуршета для представителей контрагентов и других сотрудников юрлица;
  • транспортные расходы на подвоз участников встречи к месту ее проведения;
  • работу нанятых переводчиков, которые не состоят в штате компании.

Обратите внимание: траты на оформление зала для проведения официального мероприятия учитывать в составе представительских расходов нельзя (письмо Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

При проведении банкета фирма может принять к учету не только траты на продукты питания (в том числе и экзотические), но и на алкогольную продукцию: НК РФ и Минфин этого не запрещают, судьи в споре с налоговиками становятся на сторону юрлиц (постановление ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 № А55-14189/2012).

Командированный сотрудник может пригласить представителей других предприятий в театр, боулинг или сауну, однако такие расходы включать в состав представительских запрещено (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). Список представительских расходов является закрытым, включать в него любые траты компании, которые прямо не указаны в п. 2 ст. 264 НК РФ, нельзя.

Представительские расходы в служебной поездке в н/у учитываются в рамках норм — не больше 4% фонда заработной платы за отчетный период, в котором были понесены затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ). В б/у такие расходы признаются полностью.

Для принятия трат к учету у бухгалтера должна быть подтверждающая первичка: чеки ККТ из заведений общепита и магазинов, акты выполненных работ, предоставленные переводчиками и транспортными фирмами, накладные, счета-фактуры и т. д.

Командированный сотрудник предоставляет авансовый отчет. Подробнее о том, как его заполнить и на какие аспекты обратить внимание, читайте в статье «Авансовый отчет по командировке в 2015 году – образец».

Чтобы налоговики при проверке не сняли представительские расходы, надо доказать их экономическую обоснованность. Для этого оформите следующие документы:

  • приказ руководителя компании о проведении в командировке деловой встречи;
  • смету представительских расходов;
  • отчет о проведении мероприятия, в котором будут зафиксированы цель и достигнутые результаты, состав участников, место и дата проведения.

Налоговики тщательно следят за тем, чтобы компания учитывала только траты на официальные встречи с деловыми партнерами юрлица. Если же в командировке переговоры о сотрудничестве не увенчались успехом, инспекторы могут оспорить целесообразность учета таких расходов. Тогда опирайтесь на письмо Минфина от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897 и судебную практику (постановление ФАС Уральского округа от 23.12.2008 № Ф09-8529/08-С2).

Чтобы избежать претензий инспекторов, зафиксируйте письменно намерение заключить договор с контрагентом в будущем или составьте подробный протокол переговоров, из которого будет видно, что обсуждения носили деловой характер, а договор не был заключен по объективным и весомым причинам, например неуступчивости контрагента в цене поставки.

Итоги

При направлении работника в командировку для заключения договора с контрагентом или участии в мероприятиях других фирм учесть можно только траты на встречи делового характера.

Подробнее об учете командировочных расходов читайте в статье «Оформляем и оплачиваем командировки в 2016 году».

Представительские расходы: гуляем для дела

Для поддержания сложившихся деловых связей, а также для установления новых нередко компании организовывают встречи с деловыми партнерами — будь то поставщики или клиенты. При учете расходов на такие встречи самое главное — правильное документальное оформление.

Рассматривать будем учет только при методе начисления.

Упрощенцы не могут учесть представительские расходы в целях налогообложения, так как в закрытом перечне расходов их

Определяемся, какие расходы относятся к представительским

Для целей налогообложения к представительским относятся те расходы, которые связаны с официальным приемом обслуживание

  • физических лиц и представителей организаций, участвующих в переговорах в целях установления поддержания взаимного сотрудничеств
  • участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа компании.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

С налоговой точки зрения будет безопаснее, если иногородние представители контрагентов сами оплатят свой проезд и проживание. Если же такие затраты оплатит приглашающая компания, налоговики наверняка не разрешат учесть их в качестве представительских расходов.

Под официальным приемом понимается завтрак, обед, ужин или иное аналогичное мероприятие.

А под обслуживанием подразумевается:

  • доставка участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно (однако нельзя учесть как представительские затраты на оплату авиационных и железнодорожных билетов и издержки, связанные с доставкой прибывших на мероприятие от вокзала до гостиницы, а также расходы по проживани
  • буфетное обслуживание во время переговоров. В Налоговом кодексе нет перечня продуктов и напитков, затраты на которые нельзя включать в состав представительских расходов. Поэтому расходы на алкогольные напитки, купленные для проведения официальных мероприятий, тоже можно учесть в составе представительских расходо
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Представительские расходы можно учесть даже в том случае, если по итогам встречи желаемый договор или контракт не будет подписан. Ведь Налоговый кодекс не ставит возможность признания представительских расходов в зависимость от результативности проведенного мероприяти

СОВЕТ

Затраты, направленные на повышение лояльности клиентов, поставщиков или иных организаций и физических лиц, однако не подходящие строго под определение представительских расходов, данное в Налоговом кодексе, лучше представительскими в своем учете не называт Безопаснее учесть их как прочие расход Такой подход не только предотвратит возможные разногласия с проверяющими, но и позволит учесть ваши обоснованные расходы без каких-либо ограничений в налоговом учете. К примеру, нельзя отнести к представительским расходам затраты на чай, кофе и сладости, которыми секретарь угощает клиентов, посещающих

Иногда организации учитывают в составе представительских расходов затраты на проведение корпоративных праздников, к примеру Нового года, 8 Марта или 23 Февраля. Однако подобные расходы связаны с развлечением работников, поэтому их нельзя учесть при расчете налога на прибыль ни в качестве представительских, ни в качестве иных прочих расходо

А вот если на развлекательное мероприятие были приглашены представители контрагентов и цель его проведения — улучшение деловых связей и поддержание сотрудничества, в суде можно будет настаивать, что расходы на проведение такого мероприятия представительски Но риск спора с инспекцией все же сохраняется.

Место встречи изменить можно

Место официального приема можно выбрать на свой вкус. Это может быть и ваш офис, и бизнес-центр, и ресторан или кафе. Но вы не должны давать проверяющим повода усомниться в том, что встреча была организована с деловыми целями. К примеру, у инспекторов могут возникнуть претензии к расходам на организацию встречи в театре, сауне, аквапарке, бильярдном клубе или боулинг-центре (особенно если в них нет ресторанного обслуживания).

Время проведения переговоров никак не влияет на налоговый учет представительских расходов. Переговоры можно проводить и в нерабочее время, и даже в выходные дни.

Составляем подтверждающие документы

В НК нет жесткого перечня документов, которыми подтверждаются представительские расходы. По мнению Минфина, подтвердить их помогу

  • первичные документы, подтверждающие стоимость приобретенных товаров и услуг, использованных для представительских мероприятий, в частности те, которые прилагаются к авансовому отчету, если работник расплачивался наличными (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
  • отчет (утвержденный руководителем) о проведенном представительском мероприятии и расходах на него. Не лишним будет указать его результаты. Это может быть, к примеру, или подписание протокола о намерениях заключить договор в будущем, или просто установление доверительных деловых отношений.

Налоговая служба солидарна с Минфином и уточняет: можно составить любой документ, главное — чтобы из его содержания следовало, что конкретные документально подтвержденные затраты организации связаны с проведением представительских мероприяти

Ранее Минфин настаивал на том, что дополнительно нужны приказ руководителя о проведении представительского мероприятия и смета представительских расходо Однако в рамках совершенствования налогового администрирования количество документов, подтверждающих представительские расходы, сокращен

Привычнее все же составлять отчет. Форма его произвольная. Предлагаем вам образец такого отчета.

25 апреля 2014 г.

Отчет о проведении официального приема представителей ООО «Любимые сады»

25 апреля 2014 г.

Официальный прием представителей ООО «Любимые сады» состоялся 21 апреля 2014 г. Место проведения переговоров — г. Москва, Ленинский проспект, д. 38, банкетный зал ресторана «Спутник».

На приеме присутствовали:
— представители ООО «Любимые сады» — 7 человек, в том числе генеральный директор Ю.И. Велебужский;
— представители ООО «Красная смородинка» — 8 человек, в том числе генеральный директор Е.В. Слейман. Нет необходимости перечислять тех, кто присутствовал на официальном банкете. Подобных требований в НК нет. Но в отчете об официальном банкете не лишним будет указать количество присутствовавших представителей контрагентов и потенциальных клиентов

По итогам официального приема подписан контракт на поставку новой продукции — сока «Юбилейный». Также заключено дополнительное соглашение к действующему договору о поставках продукции.

Общая сумма расходов на проведение представительского мероприятия составила 47 000 руб., в том числе:
— на аренду банкетного зала — 10 000 руб.;
— на покупку еды и напитков — 37 000 руб.

Копия кассового чека за ресторанное обслуживание прилагается. Если расходы на проведение представительского мероприятия были оплачены наличными деньгами, оригиналы документов, подтверждающих такую оплату (чек ККТ, бланк строгой отчетности), должны быть приложены к авансовому отчету работника, оплачивавшего наличными затраты на мероприятие

Налоговый учет: норматив для прибыли и НДС

Налоговый учет представительских расходов состоит из трех этапов.

ЭТАП 1. Считаем представительские расходы текущего месяца (квартала).

Дата признания представительских расходов определяется:

  • мероприятие оплачивалось в безналичном порядке — то как дата утверждения отчета о представительском мероприяти
  • представительские расходы были оплачены работником наличными — то как наиболее поздняя из двух
  • дата утверждения отчета о проведенном мероприятии;
  • дата утверждения руководителем авансового отчета.

ЭТАП 2. Выясняем, какую часть представительских расходов можно учесть в текущем периоде исходя из норматива — 4% от начисленных расходов на оплату труда (перечисленных в ст. 255 НК РФ) за текущий отчетный/ налоговый перио

Учтите, что и сумму представительских расходов, и сумму расходов на оплату труда при нормировании нужно определять нарастающим итогом с начала го И если какая-то часть представительских расходов не будет учтена в одном квартале, с большой долей вероятности она может быть (хотя бы частично) учтена в следующем квартале того же календарного года.

ЭТАП 3. Принимаем к вычету НДС по представительским расходам, учтенным в пределах норматива в качестве расходов текущего периода.

Если по всем представительским расходам продавцами был предъявлен входной НДС, то формула для расчета части налога, который можно предъявить к вычету, такая (отметим, что все суммы берутся нарастающим итогом с начала года).

Но такое бывает довольно редко. И если по каким-либо затратам продавцами был предъявлен входной НДС, а по другим — входного налога не было, то выгоднее пойти по иному пути. Исходите из того, что при расчете налога на прибыль в пределах норматива вы учитываете прежде всего те расходы, которые сопровождаются входным НДС. НК такой подход не запрещает. Главное, чтобы предъявляемый к вычету налог относился к расходам, принимаемым при исчислении налога на прибыл

Если сумма представительских расходов в пределах норматива больше суммы расходов, по которым продавцом предъявлен входной НДС, то к вычету можно принять весь входной НДС по представительским расходам.

В иной ситуации для расчета суммы, предъявляемой к вычету, потребуется расчет. Приведем пример, подходящий в большинстве случаев. Опять же все суммы в нем считаются нарастающим итогом с начала года.

Поскольку представительские расходы надо нормировать нарастающим итогом с начала года, то может получиться, что НДС по таким расходам вы сможете принять к вычету частично в одном квартале, а частично — в другом (когда расходы перестанут быть сверхнормативными в целях налогообложения прибыли). В частности, из-за того, что в течение года фонд оплаты труда увеличивается и появляется возможность учесть в «прибыльных» расходах дополнительную сумму нормируемых затра

Внимание

НДС по сверхнормативным представительским расходам нельзя ни принять к вычету, ни учесть в налоговых расходах.

Если же по итогам года часть входного НДС по представительским расходам, которые не укладываются в «прибыльный» норматив, осталась не заявленной к вычету, то в налоговом учете такую сумму НДС нельзя учесть как самостоятельный расхо

Для нормирования представительских расходов и подсчета принимаемого к вычету НДС лучше создать налоговый регистр-расчет. Он может быть, к примеру, таким.

ООО «Красная смородинка»
форма утв. Приказом от 20.12.2013 № 25

Регистр-расчет представительских расходов
за 20 14 год Форма предлагаемого регистра предусматривает нормирование представительских расходов в течение всего года. Однако ее надо заполнять по итогам каждого квартала тем плательщикам налога на прибыль, у кого отчетные периоды — квартал, полугодие и 9 месяцев.
Если же отчетные периоды — месяц, 2 месяца и так далее, граф в регистре-расчете должно быть больше (суммы нормируемых представительских расходов надо считать на конец каждого отчетного периода и на конец года

Исполнительный
№ строкиПоказательСумма, руб.
I кварталПолугодие9 месяцевГод
1Сумма расходов за последний квартал текущего отчетного/ налогового периода240 00090 00030 000
В том числе сумма расходов, по которым продавцом предъявлен НДС160 00040 00010 000
2Сумма расходов за отчетный/ налоговый период, рассчитанная нарастающим итогом с начала года
(стр. 1 + стр. 2 за предыдущий отчетный период)
240 000330 000360 000
В том числе сумма расходов, по которым продавцом предъявлен входной НДС
(стр. 1а + стр. 2а за предыдущий отчетный период)
160 000200 000210 000
3Сумма входного относящегося к представительским расходам последнего квартала текущего отчетного/ налогового периода28 8007 2001 000
4Сумма входного относящегося к представительским расходам текущего года
(стр. 3 + стр. 4 за предыдущий отчетный период)
28 80036 00037 000
5Сумма расходов на оплату труда, рассчитанная нарастающим итогом с начала года3 000 0003 900 0006 000 000
6Норматив представительских расходов — предельная величина, принимаемая для целей налогообложения
(стр. 5 х
120 000156 000240 000
7Сумма расходов за отчетный период, принимаемая для целей налогообложения
(меньшее значение из показателей, отраженных в стр. 6 и в стр. 2) Суммы представительских расходов участвуют при расчете показателя строки 040 «Косвенные расходы — всего» приложения № 2 к листу 02 декларации по налогу на прибыль за соответствующий отчетный/ налоговый период
120 000156 000240 000
8Сумма расходов, принимаемая для целей налогообложения в последнем квартале
(стр. 7 – стр. 7 за предыдущий отчетный период текущего года)
120 00036 00084 000
9Сумма входного принимаемого к вычету с начала года:

  • стр. 2а ≤ то стр. 4;
  • стр. 2а > то стр. 4 х стр. 7 / стр. 2а
21 60028 08037 000
Сумма входного принимаемого к вычету в последнем квартале
(стр. 9 – стр. 9 за предыдущий отчетный период)
21 6006 4808 920

Лицо, ответственное за составление регистра

Дата составления 30.09.2014

На суммы, отраженные по строке 9а вышеуказанного регистра-расчета, можно зарегистрировать счета-фактуры по представительским расходам в книге покупок последнего квартала.

Бухгалтерский учет: преград нет

В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются и полностью признаются как расходы по обычным видам деятельност Они отражаются на счете 44 «Расходы на продажу» или на счете 26 «Общехозяйственные расходы»:

  • на дату утверждения авансового отчета — если работник отчитался о потраченных наличных деньгах после проведения представительского мероприятия;
  • на дату завершения мероприятия и утверждения отчета по нему — если работник отчитался о расходах до этой даты.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Встречу с контрагентами лучше не организовывать в театрах, саунах и различных увеселительных заведениях, в которых нет ресторанного обслуживания. Проверяющие сочтут расходы на такую встречу необоснованными и не разрешат учитывать их при расчете налога на прибыль.

В ситуации, когда организация применяет в бухгалтерском учете ПБУ и часть представительских расходов будет превышать налоговый норматив, придется начислить отложенный налоговый актив (дебет счета 09 «Отложенные налоговые активы» – кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»). Если в следующих кварталах того же календарного года появится возможность признать в налоговом учете дополнительную часть расходов, которые ранее были сверхнормативными, то отложенный налоговый актив надо будет уменьшить обратной проводкой.

Если же на конец года останется часть расходов, которые в налоговом учете признать нельзя, с ней можно поступить так:

  • погасить остаток ОНА проводкой по дебету счета 68 и кредиту счета 09 и на ту же сумму начислить постоянное налоговое обязательство по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» (субсчет «Постоянное налоговое обязательство») в корреспонденции с кредитом счета
  • списать остаток ОНА на счет 99 «Прибыли и убытки» (как при выбытии актива/ обязательства, по которому оно было начислено в связи с тем, что списываемая сумма не повлияет на налогооблагаемую прибыль как текущего, так и последующих отчетных периодо Этот способ проще, но он не совсем верный (поскольку как такового выбытия актива/ обязательства не происходит). Однако итоговая сумма налога на прибыль по данным бухучета будет такой же, как и при предыдущем варианте проводок.

При списании в конце года на расходы суммы НДС, относящегося к сверхнормативным представительским расходам, надо отразить постоянное налоговое обязательство по дебету счета 99 и кредиту счета 68 (субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

Если встречи руководства с представителями контрагентов не будут оформлены как официальные представительские мероприятия, инспекторы наверняка расценят их как личные встречи директора. А возмещение затрат на такие личные встречи не учитывается как представительские расход Кроме того, возмещение руководителю его личных расходов должно рассматриваться как выплата ему дохо А значит, с этой суммы организация должна исчислить НДФЛ (его надо удержать с других выплачиваемых доходов) и начислить страховые взносы.

Всё о командировках по России и за рубеж: порядок оформления, отражение в бухгалтерском и налоговом учёте. Представительские расходы

Лектор: Шаркаева Ольга Анатольевна – к.э.н., доцент, аттестованный консультант по налогам и сборам, член Палаты налоговых консультантов, аттестованный профессиональный бухгалтер, аттестованный преподаватель ИПБ России, ведущий специалист консалтинговой компании

План мероприятия

1. Служебная командировка.

  • Понятие служебной командировки. Сроки командировки. Запрет на командировки. Командировка внутри населенного пункта.
  • Особые условия или характер труда. Разъездной характер работы. В чем отличие командировки и разъездного характера работы? Как совместить и не запутаться. Какие документы необходимо оформить?

2. Документальное оформление командировок. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку.

3. Оплата труда в командировке. Оплата проезда в командировку и обратно. Как избежать необоснованных претензий со стороны контролеров. Проезд в выходной день – на что обратить особое внимание в свете позиции ВС РФ.

4. Возмещение расходов на командировки.

  • Первичные документы по командировке. Бухгалтерский учет расходов на командировку.
  • Экономическая обоснованность затрат на командировки с учетом разъяснений контролирующих органов.
  • Суточные. Выдача денег в подотчет. Как правильно отчитаться по подотчетным суммам, с учетом изменения законодательства.
  • Расчеты с использованием банковской карточкой. Учитываем нюансы законодательства и рекомендации БАНКА РОССИИ. Авансовый отчет.

5. Налогообложение командировочных расходов.

  • Налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц, взносы на социальное страхование.
  • Командировочные расходы и обязательное страхование.
  • Командировочные расходы при применении специальных налоговых режимов.

6. Расходы в командировке.

  • Расходы на проезд:
  • Электронный билет как первичный документ — новая официальная позиция ФНС;
  • Проезд в командировку на служебном транспорте;
  • Проезд в командировку на личном транспорте;
  • Аренда автотранспорта или личного жилья в командировке.
  • Расходы на проживание. Иные расходы, производимые в командировке.

7. Зарубежные командировки. Валютное регулирование по командировочным или представительским расходам. Командировка за границу.

8. Проезд и переезд.

  • Переезд работника на новое место работы.
  • Проезд к месту проведения отпуска и обратно.
  • Командировка на обучение либо семинар, в том числе зарубежный. Проезд во время учебного отпуска.
  • Проезд работников вне командировки.
  • Компенсация проезда и проживания лицам, работающим по гражданско–правовому договору. Новые разъяснения контролирующих органов.

9. Представительские расходы, в том числе произведенные во время командировки.

ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ, РАЗБОР КОНКРЕТНЫХ СИТУАЦИЙ ПО ПРЕДЛОЖЕНИЮ СЛУШАТЕЛЕЙ.

Схема проезда

Адрес: 1-ая Брестская ул. 29/22
м. «Маяковская»
Выход из метро на Триумфальную площадь. Пройти через площадь к зданию напротив с указателем «Триумфальная пл. д. 1».
Ориентиры: по левой стороне – гостиница «Пекин», по правой стороне – памятник В. Маяковскому. Далее пройти через арку и двигаться прямо по 1-ой Брестской улице до второго перекрестка. По левой стороне располагается БЦ «Capital Tower» (здание из синего стекла в виде паруса). Подняться на 13 этаж.

Важно: При себе необходимо иметь паспорт или другой документ, удостоверяющий личность с фотографией.

Рассылка анонсов семинаров
Подпишитесь на рассылку, получайте самые выгодные предложения первыми!

Расходы на переговоры в командировке учитывать как представительские или командировочные

Расходы на переговоры в командировке учитывать как представительские или командировочные

Опишите причину своей жалобы

Добрый день
У нас учредители находятся в Германии, был вызов генерального директора и коммерческого директора в Германию на проведение переговоров. Подскажите, пожалуйста, чеки предоставленные учитывать как командировочные расходы или представительские?
И по курсу совершения операции?

Ответ ( Один )

Опишите, почему вы пишете жалобу на этот ответ

Затраты на переговоры с потенциальными партнерами вы должны учитывать как представительские расходы. Дата утверждения авансового отчета работника используется как дата определения расходов на командировки, содержание служебного автотранспорта и представительских расходов.

Затраты на командировочные и представительские расходы нужно определять исходя из истраченной суммы валюты. Ее определяют по курсу обмена банка — эмитента карты (Письмо Минфина России от 17.07.2015 N 03-03-06/41128). Курс нужно брать на момент проведения платежа (Письмо Минфина России от 10.07.2015 N 03-03-06/39749).

Соответственно, подтверждением фактических расходов работника могут являться либо первичные документы об оплате ресторана (чеки, счета, инвойсы, слипы и т.п.), либо справка учреждения, осуществившего продажу работнику иностранной валюты. Данные документы могут свидетельствовать о том обменном курсе, который действовал на дату осуществления расхода, и, по нашему мнению, именно этот курс работодателю следует взять за основу для исчисления той рублевой суммы, которая в конечном итоге должна быть возмещена работнику.

Аналогичное мнение изложено Минфином России в Письме от 17.07.2015 N 03-03-06/41128.

Обоснование:

Командировочные расходы отражаются на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. В их состав можно включить затраты на проезд работника к месту командировки и обратно, на наем жилого помещения, суточные и т.д. То есть это непосредственно расходы самого работника, связанные с командировкой. При расчете налога на прибыль командировочные расходы списываются в полном объеме (конечно, при условии наличия подтверждающих документов и экономического обоснования).

Что касается представительских расходов, то они учитываются по подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ с учетом положений п. 2 ст. 264 НК РФ. К таким расходам относятся, в частности, затраты:

  • на организацию официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории вашей организации, так и за ее пределами, например в ресторане. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков (Письма Минфина от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176, УФНС по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115);
  • по доставке участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
  • на буфетное обслуживание во время мероприятия;
  • на услуги переводчиков во время мероприятия.

Для целей налога на прибыль представительские расходы учитываются в прочих расходах в пределах норматива — 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проведено представительское мероприятие (п. 2 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 15.03.2017 N 03-03-06/1/14731).

Таким образом, если компания учтет затраты на переговоры как командировочные расходы (без нормирования), то может сложиться ситуация, когда она не уложится в установленный для представительских расходов лимит. Тогда налог на прибыль к уплате в бюджет окажется меньше. А это приведет к доначислениям и штрафным санкциям.

Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации. В таком отчете должны быть указаны:

  • время и место проведения мероприятия;
  • программа мероприятия;
  • состав участников (приглашенных и принимающей стороны);
  • величина расходов на организацию мероприятия.

Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.

Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия (Письма Минфина от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, ФНС от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852).

Нельзя учесть для целей налогообложения расходы (Письмо Минфина от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796):

  • на развлекательные и оздоровительные мероприятия (например, посещение боулинга, бильярда, экскурсий, театров, тренажерного зала, бассейна, сауны и т.п.);
  • на оплату проезда и проживания лиц, приглашенных для участия в представительском мероприятии из других населенных пунктов;
  • на приобретение подарков, призов, дипломов для участников мероприятия (Письмо Минфина от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176).

Проводки по командировочным и представительским расходам

Вести бизнес в современных рыночных условиях без служебных командировок и представительских расходов на официальные встречи с партнерами практически невозможно, так как наличие деловых связей с другими компаниями важно для успешного развития в будущем. Как отражаются такие расходы в бухгалтерском учете, что к ним относится, как они должны быть оформлены и какие проводки по ним формируются — рассмотрим далее.

Как учитывать командировочные расходы в бухгалтерском учете

Затраты, связанные с командировочными и представительскими расходами предприятий, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

К командировочным расходам относятся:

  • Расходы по проезду;
  • Расходы по найму жилья;
  • Суточные расходы;
  • Иные расходы с разрешения работодателя.

Также командировкой может считаться однодневный выезд или проезд дистанционного работника в офис компании.

Важно! Все командировочные расходы, кроме суточных, должны быть подтверждены документально и экономически обоснованными.

При переводе подотчётных сумм на карту для командировочных расходов для документального подтверждения необходимо:

  • В чеках отображение использования средств именно данной карты с обязательным указанием фамилии;
  • При оплате наличными иметь квитанции с банкомата о снятии денежных средств для командировочных расходов.

Оплата командировки производится по среднему заработку. Возможна и другая оплата, например, оклад, но не менее суммы среднего заработка. Оплата выходных, выпадающих на командировку, производится в двойном размере или предоставляется дополнительный выходной.

НДФЛ и командировочные расходы

Рассмотрим расходы, которые облагаются НДФЛ в виде схемы:

Что такое суточные расходы в командировке

Суточные расходы – это разновидность командировочных расходов, предназначенные для возмещения расходов вне места проживания в связи с служебной необходимостью.

Важно! Если командировочное лицо имеет возможность возвращаться каждый день в течении командировки на место жительство, то суточные не выплачиваются.

Выплачиваются за каждый день, а также в праздники и выходные, в том числе и дни нахождения в пути. При этом суточные выплачиваются даже в случае документально подтверждённого больничного во время командировки.

Суммы суточных прописываются в локальных нормативных документах, при этом отдельно учитываются заграничные командировки и командировки в пределах Российской Федерации.

Суточные не выплачиваются при однодневных командировках в пределах РФ и оплачиваются в половинной стоимости при выезде за границу.

Пределы суточных расходов при начислении НДФЛ (суммы меньше предела не облагаются):

  • Для командировок в пределах РФ – 700 руб.;
  • Для заграничных командировок – 2 500 руб.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Типовые проводки по командировочным и суточным расходам

ДтКтОписание проводки
7150 (51)Выдача денежных средств из кассы (перечисление на банковскую карту) на командировочные расходы
20 (26, 44 и т.д.)71Отражение командировочных расходов в производстве или в расходах на продажу
7150 (51)Возмещение сотруднику перерасхода на командировочные расходы денежных средств из кассы (счета)
5071Возврат неизрасходованных денежных средств выплаченных на командировочные расходы

Пример

Васильков И.И. командирован из Москвы в Сухум с 10 по 16 декабря. Поезд отправляется из Москвы 10 декабря в 07.44 и прибывает в Сухум 12 декабря в 09.47, при этом границу РФ пересекает 12 декабря. Васильков И.И. с 17 декабря был в отпуске по месту назначения командировки и 20 декабря выехал обратно. Локальным нормативным актом предприятия предусмотрен следующий размер суточных: 1 000,00 руб. — для командировок по России, 2 500,00 руб. — для командировок за границу.

За с 10 по 11 декабря работнику выплачиваются суточные в размере 1000,00 руб., а начиная с 12 декабря – 2 500,00 руб. за каждый день нахождения работника в иностранном государстве. Командировочные расходы учитываются в составе общехозяйственных затрат.

Следующие командировочные расходы были документально подтверждены:

  • Дорога – 15 000,00 руб. Москва – Сухум;
  • Дорога – 14 000,00 руб. Сухум — Москва;
  • За найм жилья – 4 дня * 1 500,00 руб. = 6 000,00 руб.
  • Прочие командировочные расходы, обговорённые с работодателем – 10 000,00 руб.

Облагаемые расходы НДФЛ:

  • Суточные – 2*300,00 руб.;
  • Дорога Сухум – Москва – 14 000,00 руб.;
  • Итого НДФЛ – 2119,00 руб.

Бухгалтер сформировал следующие проводки по командировочным расходам:

ДатаСчёт ДтСчёт КтСумма, руб.Описание проводкиДокумент-основание
09.12.2016715060 000,00Выдача аванса на командировочные расходыКО-2
20.12.2016267115 000,00Дорога Москва- СухумАвансовый отчет
20.12.201626716 000,00Жилье
20.12.2016267114 600,00Суточные
20.12.2016267110 000,00Прочие расходы
20.12.2016267114 000,00Дорога Сухум — Москва
20.12.20165071400,00Возврат неизрасходованных денежных средствКО-1
31.12.201670682 119,00Удержан НДФЛ с командировочных расходов

Бухгалтерский учет представительских расходов

К представительским расходам относят:

  • Официальные приёмы, как представителям других организаций, официальных лиц организации – налогоплательщика, так и участников совета директоров и прочих, независимо от места проведения;
  • Транспортное обеспечение доставки этих лиц до места официального приёма и обратно;
  • Буфетное обслуживание во время переговоров;
  • Услуги переводчиков, во время проведения официального приёма.

Перечень является закрытым и не включённые в него представительские расходы не учитываются в налоге на прибыль.

К представительским расходам не относят организации:

  • Развлечений;
  • Отдыха;
  • Профилактики или лечения заболеваний.

Важно! Представительские расходы некоммерческой организацией за счёт целевого финансирования не учитываются в налогообложении по налогу на прибыль.

Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере не превышающие 4% от расходов на оплату труда за отчётный период. На превышение представительных расходов от нормы возникает постоянная разница.

Важно! Расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтверждёнными.

Типовые проводки по представительским расходам

ДтКтОписание проводки
2671Оплата представительских расходов подотчётным лицом
2660 (76)Услуги сторонних организаций отнесены на представительские расходы
90.08 (20 и т.д)26Списание представительных расходов

Представительские расходы — как оформить на примере

Допустим, у предприятия фонд заработной платы – 1 500 000,00 руб. Предприятие понесло расходы на создание представительского приёма в размере 154 000,00 руб. Из них:

  • на проведение официального приёма 70 000,00 руб.;
  • на буфетное обслуживание (официальный приём) — 15 000,00 руб.;
  • на транспортное обслуживание – 10 000,00 руб.;
  • на культурно-массовое мероприятие – 14 000,00 руб.;
  • на экскурсию – 5 000,00 руб.;
  • на буфетное обслуживание (культурно-массовое мероприятие)– 20 000,00 руб.;
  • на приобретение подарков и сувениров – 20 000,00 руб.

Расчет представительских расходов согласно примеру:

  • Сумма представительских расходов входящие в перечень учитываемых при исчислении налога на прибыль: 70 000,00 + 15 000,00 +10 000,00 = 95 000,00 руб.
  • Из них учитывается сумма не более 4% от расходов на оплату труда – 60 000,00 руб.
  • Сумма прочих расходов на представительный приём, не входящий в перечень составляет: 14 000,00 + 5 000,00 + 20 000,00 + 20 000,00 = 59 000,00 руб.
  • В учётной политике закреплено использование директ-костинг при учёте косвенных затрат.

Учет представительских расходов проводки:

ДатаСчет ДтСчет КтСумма, руб.Описание проводки
10.12.20162660154 000,00Представительские расходы учтены в общехозяйственных расходах
Закрытие месяца
31.12.201690.0826154 000,00БУ
31.12.201690.082660 000,00НУ
31.12.201690.082694 000,00ПР

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Ссылка на основную публикацию