Раотник нарушает срок составления авансового отчета по команидровке 2020

Содержание

Авансовый отчет по командировке 2020

Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. Связаться с автором

Вернуться назад на Авансовый отчет 2020

Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что в 2020 году составление отчета обязательно.

• Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
• Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.

Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:

• перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
• подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.

Отчет о командировке — это завершающий этап всей процедуры: от составления приказа на отправление до возвращения сотрудника.

Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.

Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.
На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.

Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?

Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.

Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.

Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.

Как правильно заполнить:

• Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
• Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).

Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.

Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.

Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.

Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.

После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.

Постановление №749 установило определенный пакет командировочных документов:

• Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
• Чеки, квитанции, подтверждающие плату за проживание в командировке.
• Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.).
• Отчет о выполненной командировке, утвержденный руководителем.
• Другие расходы, связанные с командировкой.

Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.

При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.

Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.

Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.

Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:

• Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
• Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
• Бланки строгой отчетности. На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юридического лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.

Далее будут использованы счета:

• 71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
• 70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
• 51 – «расчетный счет»;
• 50 – «касса»;
• 94 – «недостачи и потери предприятия».

Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:

• При выдаче аванса: бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50.
• При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника: составляется проводка Дт71-Кт51. В этом случае оформляется платежное поручение в банк. Подтверждением получения денежных средств выступает банковская выписка.
• Денежные средства выданы, необходимо закрыть сумму. Это возможно после приезда сотрудника из командировки и подтверждение расходов соответствующими документами. Проводки: Дт10-Кт71 – покупка материалов, Дт41-Кт71 – покупка товаров, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торговая или производственная деятельность предприятия.
• Когда сумма израсходованных средств больше выданных, составляется обратная исходной проводке и деньги возвращаются в кассу. Оформляется ПКО: Дт50-Кт71 или Дт51-Кт71 (на расчетный счет).
• При недостаточности аванса на командировку, деньги перечисляются сотруднику из кассы. Оформляется РКО: Дт71-Кт50 или Дт71-Кт51 (с расчетного счета).
• В случае, когда сотрудник потерял чеки или израсходовал деньги на личные цели, которые не связаны с командировкой, составляется следующая проводка: Дт94-Кт71 – денежные средства с подотчётного лица списываются в недостачи предприятия. Дт70-Кт94 – сумма из недостач должна быть вычтена из заработной платы сотрудника, который не смог отчитаться о выданном авансе.

Оформление сотрудника в заграничную командировку процедура несколько сложнее, чем по России.

Основные расходы при командировке за границу:

• Суточные. Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физических лиц. Поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
• Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
• Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
• Оформление загранпаспорта и визы — расходы на государственную пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
• Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.

Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.

Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.

Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.

Аванс 2020
Авансовые платежи 2020
Авторское право 2020
Адвокатура 2020
Административная ответственность 2020

Делопроизводство

Заполняем авансовый отчет по командировке

Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.

Авансовый отчет — один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.

Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.

Обязателен ли?

Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.

Правовые акты:

  • Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
  • Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.

Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:

  • перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
  • подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.

Как заполнить авансовый отчет о командировке 2020?

Отчет о командировке — это завершающий этап всей процедуры: от составления приказа на отправление до возвращения сотрудника.

Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.

Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.

На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.

Требования к документу

Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?

Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.

Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.

Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.

Форма и разделы

Как правильно заполнить:

  • Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
  • Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).

Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.

Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.

Имеет ли работник право отказаться от командировки? Смотрите здесь.

Образец заполнения (пример)

Пример оформления авансового отчета по командировке 2020:

Пример заполнения авансового отчета

Кто подписывает и согласовывает?

Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.

Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.

Сроки сдачи

После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.

Сопроводительные документы

Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:

  • Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
  • Чеки, квитанции, подтверждающие плату за проживание в командировке.
  • Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.)
  • Отчет о выполненной командировке, утвержденный руководителем.
  • Другие расходы, связанные с командировкой.

Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.

При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.

Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.

Наиболее часто встречающийся – кассовый чек.

Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.

Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:

  • Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
  • Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
  • Бланки строгой отчетности. На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.

Проводки

Далее будут использованы счета:

  • 71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
  • 70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
  • 51 – «расчетный счет»;
  • 50 – «касса»;
  • 94 – «недостачи и потери предприятия».

Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:

  • При выдаче аванса: бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50
  • При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника: составляется проводка Дт71-Кт51. В этом случае оформляется платежное поручение в банк. Подтверждением получения денежных средств выступает банковская выписка.
  • Денежные средства выданы, необходимо закрыть сумму. Это возможно после приезда сотрудника из командировки и подтверждение расходов соответствующими документами. Проводки: Дт10-Кт71 – покупка материалов, Дт41-Кт71 – покупка товаров, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торговая или производственная деятельность предприятия.
  • Когда сумма израсходованных средств больше выданных, составляется обратная исходной проводке и деньги возвращаются в кассу. Оформляется ПКО: Дт50-Кт71 или Дт51-Кт71 (на расчетный счет).
  • При недостаточности аванса на командировку, деньги перечисляются сотруднику из кассы. Оформляется РКО: Дт71-Кт50 или Дт71-Кт51 (с расчетного счета).
  • В случае, когда сотрудник потерял чеки или израсходовал деньги на личные цели, которые не связаны с командировкой, составляется следующая проводка: Дт94-Кт71 – денежные средства с подотчётного лица списываются в недостачи предприятия. Дт70-Кт94 – сумма из недостач должна быть вычтена из заработной платы сотрудника, который не смог отчитаться о выданном авансе.

Может ли аванс быть больше зарплаты? Узнайте тут.

Как оформить приказ о приеме на работу? Информация — здесь.

Нюансы составления при командировке за границу

Оформление сотрудника в заграничную командировку процедура несколько сложнее, чем по России.

Основные расходы при командировке за границу:

  • Суточные. Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
  • Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
  • Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
  • Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
  • Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.

Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.

Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.

Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область – +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область – +7 (812) 317-50-97
    • Регионы – 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Командировочные не выдаются авансом, какие могут быть налоговые последствия

Сотрудники организации направляются в служебные командировки на территории РФ. Оплата командировочных производится путем перечисления денежных средств на зарплатную карту после представления авансового отчета по возвращении из командировки (по факту). Суточные при направлении сотрудников в служебные командировки, согласно положению о командировках, принятому в организации, выплачиваются в размере 1500 руб. Какие в данной ситуации существуют налоговые риски (налог на прибыль, НДФЛ), связанные с установлением суточных в размере 1500 руб.? Какие неблагоприятные последствия могут быть у организации, если она не выдает аванс на командировку?

Документальное подтверждение

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются, в частности, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Статьей 168 ТК РФ установлен перечень таких расходов, в который включаются: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Важным моментом является то, что порядок и размеры такого возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом каких-либо ограничений по установлению размера суточных трудовое законодательство РФ не содержит.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение). При этом п. 10 Положения предусматривает обязанность работодателя по выдаче работнику при направлении его в командировку денежного аванса на оплату расходов, указанных в ст. 168 ТК РФ.

На подотчетное лицо, в свою очередь, пунктом 26 Положения возлагается обязанность по возвращении из командировки представить работодателю:

– авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, а также документы, подтверждающие осуществленные в командировке расходы;

– отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем организации, в письменной форме.

Обязанность по составлению авансового отчета в такой же срок устанавливается и пунктом 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П “О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ”.

Из прочтения данных норм следует, что составление авансового отчета по возвращении из командировки обусловлено получением перед отправлением в командировку денежных средств в качестве аванса на оплату командировочных расходов. Так как в рассматриваемом случае командировочному сотруднику аванс не выдавался, у него отсутствует как обязанность, так и возможность составлять “авансовый” отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах (смотрите также постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.10.2013 N 09АП-30657/13). Кроме того, такой сотрудник не является подотчетным лицом. В то же время у организации остается обязанность по возмещению расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ) и отражению этих операций в своем учете (часть 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон N 402-ФЗ)).

Полагаем, в такой ситуации командировочному сотруднику следует представить организации отчет о произведенных расходах, форму которого организации следует разработать и предусмотреть в своей учетной политике. За основу можно взять форму N АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

На основании такого отчета работодатель возместит расход командированного сотрудника и сможет учесть суммы такого возмещения в бухгалтерском учете. Еще раз хотим обратить внимание, что такой отчет не может являться авансовым, исходя из того, что сотруднику не выдавался аванс перед командировкой.

Отметим, что в ситуациях, кода работники осуществляют расходы от своего имени и за свой счет, существует риск переквалификации налоговыми органами отношений между организацией и командированным сотрудником (пп. 3 п. 2 ст. 45 НК РФ, п. 6 постановления Пленума ВАС РФ от 10.04.2008 N 22, письмо Минфина России от 08.02.2013 N 03-02-07/1/3089).

Пунктом 1 ст. 183 ГК РФ предусмотрено, что при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку. То есть в рассматриваемой ситуации существует риск того, что налоговыми органами возмещение расходов сотруднику может быть признано коммерческой сделкой между этим сотрудником и организацией.

В соответствии с п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 N 57 под прямым последующим одобрением сделки представляемым, в частности, могут пониматься письменное или устное одобрение; конкретные действия представляемого, если они свидетельствуют об одобрении сделки, например полная или частичная оплата товаров, работ, услуг, их приемка для использования.

Полагаем, что в такой ситуации принятый к учету отчет о произведенных расходах и возмещение сотруднику осуществленных им расходов будет являться письменным одобрением этих расходов и подтверждением того, что они понесены сотрудником в интересах организации. При этом организации следует уделить пристальное внимание письменному оформлению таких расходов, которое позволит однозначно определить данные расходы как расходы, осуществленные ее сотрудником в ее интересах в рамках служебной командировки.

Отчет о произведенных расходах и прилагаемые к нему документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 Закона N 402-ФЗ (письма Минфина России от 05.08.2013 N 03-03-06/1/31261, от 23.07.2013 N 03-03-06/1/28978).

Налог на прибыль организаций

Нормой п. 1 ст. 252 НК РФ предусмотрены обязательные требования к расходам, соответствие которым позволяет принять к учету в целях исчисления налога на прибыль те или иные расходы. К таким требованиям относятся:

– расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами, осуществленными в результате отношений между российскими организациями, понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;

– расходы должны быть произведены в рамках осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы организации на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. При этом данной нормой предусмотрен перечень расходов на командировки, учитываемых в целях налогообложения прибыли.

А) Учет в целях налогообложения суточных в размере 1 500 рублей

Как было сказано выше, размер суточных определяются коллективным договором или локальным нормативным актом в размере, установленном по усмотрению организации.

Отметим, что в настоящее время налоговым законодательством РФ не предусмотрено нормирование расходов на командировки. Поэтому организация вправе учесть в целях налогообложения прибыли суточные в размере, установленном ее Положением о командировках, то есть в размере 1 500 рублей, при выполнении требований, установленных пунктом 1 ст. 252 НК РФ. При этом документальным подтверждением таких расходов является командировочное удостоверение (смотрите также письма Минфина России от 26.12.2012 N 03-04-06/6-368, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206, УФНС России по г. Москве от 24.03.2009 N 16-15/026454).

Таким образом, сам по себе факт установления в Положении о командировках Вашей организации суточных в размере 1500 рублей не влечет за собой налоговых рисков в целях главы 25 НК РФ. Расходы на выплату суточных учитываются организацией в этом размере в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в случае соответствия таких расходов требованиям ст. 252 НК РФ.

Б) Возмещение командировочных расходов, в том числе суточных, после возвращения сотрудника из командировки

Официальные органы неоднократно выражали мнение, что по командировочным расходам хозяйственной операцией является признание (начисление) организацией задолженности перед работником по суммам понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника). Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет. При этом к такому отчету должны прилагаться соответствующие оправдательные документы. В случае оформления авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов, как не имеющая надлежащего документального подтверждения на основании п. 1 ст. 252 НК РФ (письма Минфина России от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764, от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 N ММ-22-3/890@, от 18.08.2009 N 3-2-06/90).

Таким образом, нормы НК РФ и письменные разъяснения официальных органов не ставят правомерность учета командировочных расходов в зависимость от факта выплаты аванса. Такие расходы могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в случае их обоснованности, документального подтверждения и направленности на получение дохода.

Письменных разъяснений официальных органов и судебных решений, напрямую посвященных ситуациям, аналогичным рассматриваемой, нам найти не удалось.

Отметим, что известны судебные решения по налоговым спорам, в основе которых лежали ситуации, где не только не уплачивались авансы, но и не составлялись авансовые отчеты.

Тем не менее судьи квалифицировали спорные расходы как соответствующие требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (постановления ФАС Московского округа от 07.04.2009 N КА-А40/2620-09, от 14.01.2003 N КА-А40/8830-02, Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.10.2013 N 09АП-30657/13 (оставлены без изменения постановлением ФАС Московского округа от 11.02.2014 N Ф05-17737/13 по делу N А40-155983/2012)).

В то же время полагаем, что наличие указанной судебной практики свидетельствует о том, что налоговые органы нередко предъявляют претензии к учету командировочных расходов в целях налогообложения прибыли в подобных случаях.

По нашему мнению, факт учета командировочных расходов на основании отчетов, фактически не являющихся авансовыми, сам по себе не создает для организации риска непризнания налоговыми органами таких расходов.

НДФЛ

А) Налогообложение суточных в размере 1 500 рублей

В соответствии с нормой, установленной абзацем двенадцатым п. 3 ст. 217 НК РФ, при оплате работодателем сотруднику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, перечень которых определен данной нормой. Суточные освобождаются от обложения НДФЛ в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Таким образом, факт установления в Положении о командировках Вашей организации суточных в размере 1 500 рублей сам по себе не вызывает возникновения налоговых рисков в целях главы 23 НК РФ. Риски в данном случае могут возникнуть в связи с неправильным исчислением налоговой базы, в которую не включаются только 700 рублей, в то время как оставшиеся 800 рублей (1 500 рублей – 700 рублей) подлежат обложению НДФЛ.

Такие же разъяснения содержатся в письмах Минфина России (смотрите, например, письма от 06.03.2013 N 03-04-06/6713, от 26.12.2012 N 03-04-06/6-368, от 10.02.2011 N 03-04-06/6-22).

Напомним, что суточные в целях обложения НДФЛ не требуют документального подтверждения их использования (смотрите, например, письма Минфина России от 07.10.2013 N 03-03-06/1/41508, от 05.03.2013 N 03-04-06/6472, от 04.03.2013 N 03-04-06/6394, от 01.03.2013 N 03-04-07/6189).

Б) Налогообложение возмещения командировочных расходов после возвращения из командировки

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения), в частности, все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат. К таким выплатам, в числе прочих, относятся выплаты, связанные с возмещение командировочных расходов, осуществленных в связи с исполнением сотрудником своих трудовых обязанностей. Такие выплаты освобождаются от обложения НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Таким образом, нормами НК РФ освобождение от обложения НДФЛ возмещения командировочных расходов не ставится в зависимость от факта выплаты суточных авансом, то есть до командировки.

Эта позиция подтверждается и арбитражной практикой (постановление ФАС Поволжского округа от 03.05.2007 N А55-13747/06).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гусев Кирилл

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

За полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должен отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций. » от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:

  • после окончания периода, на который были получены средства;
  • после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного отсутствия — болезни, отпуска и т. д.

Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.

Срок, на который подотчетник получает необходимое ему количество денег, указывается им в его заявлении на имя руководителя.

Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.

ВАЖНО! В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.

Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 19.08.2017 деньги под отчет могут выдаваться не только на основании заявления работника, но и по распорядительному документу (приказу) работодателя. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.

О возможности выдавать деньги подотчетному лицу до представления отчета по предыдущему авансу читайте в публикации «Новые правила работы с подотчетниками».

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц

Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.

Как оформляется авансовый отчет, читайте в статье «Каковы правила оформления авансовых отчетов?».

Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты — об этом говорится в письме Минфина России «О правомерности перечисления. » от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.

Бланком для авансового отчета может служить форма АО-1, утвержденная Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55. Она не является обязательной, поэтому разрешается разработать свою форму отчета за полученный аванс с учетом специфики предприятия и соблюдением всех требований для заполнения необходимых реквизитов согласно п. 2 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Бланк авансового отчета и образец его заполнения ищите здесь.

В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.

Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:

  • по форме — правильность заполнения всех необходимых строк, наличие указанных документов, полноценность их оформления, корректный перенос данных из оригиналов в отчет, соответствие сумм, наличие подписей;
  • по содержанию — целевое назначение произведенных расходов, достоверность документов, соответствие указанных дат тому времени, на которое выдан аванс;
  • по арифметическому подсчету — проверяется итоговая сумма в отчете, которая должна подлежать погашению в данном подотчете.

ВАЖНО! После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку.

Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка

Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).

Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.

В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

На момент проверки авансового отчета выданные деньги отражаются на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После утверждения его руководителем бухгалтеру нужно сделать проводки по Кт 71 в корреспонденции со счетами произведенных затрат:

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию

А знаете ли вы, сколько сроков предусмотрено для отчета перед предприятием по полученным подотчетным средствам? На самом деле их несколько. И каждый — установлен для своего этапа отчетности.

p, blockquote 2,0,0,0,0 –>

С какого момента возникает обязанность по сдаче авансового отчета?

Единственный нормативный документ, который устанавливает сроки для отчета по выданным под отчет деньгам, — это Указание Банка России №3210-У от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций». В п. 6.3 (абз.2) данного Указания установлено, что для сдачи авансового отчета установлен срок в три рабочих (!) дня. И многие начинающие бухгалтеры ошибочно начинают отсчет этого трехдневного срока с момента выдачи денежных средств под отчет.

adsp-pro-1 –> p, blockquote 4,0,0,0,0 –>

На самом деле течение трехдневного срока для отчета начинается:

  • со дня, следующего за днем окончания срока, на который выданы средства под отчет. Данный срок в каждом конкретном случае устанавливается в заявлении лица, которое просит выдать ему деньги под отчет. Причем, руководитель организации (или предприниматель) может, как подтвердить срок, на который просит сотрудник средства, так и изменить его, продлив или сократив. И именно этот срок, который утвердил руководитель в заявлении, будет считаться официальным. И именно по его окончании в течение 3-х рабочих дней сотрудник будет обязан отчитаться по расходу выданных ему средств;
  • со дня выхода сотрудника на работу. Как правило, этим сроком «пользуются», когда работник вернулся из командировки. Но не будет ошибкой применение указанного срока и к выходу сотрудника с больничного листа или из отпуска, например. Также очень часто этой формулировкой пользуются в том случае, когда трехдневный срок для отчета попадает на выходные дни и (или) не рабочие праздничные дни. Ведь отчитаться сотрудник должен в течение 3-х рабочих, а не календарных дней.

p, blockquote 5,0,0,0,0 –>

Стоит отметить, что Указание Банка России №3210-У содержит в абз.2 п.6.3 указание на 3 дня срока для отчета по подотчетным средствам, как на максимальный срок, в течение которого нужно отчитаться. Но при этом не будет ошибкой, если сотрудник предоставит авансовый отчет гораздо раньше. Например, задолго до окончания срока, на который выданы ему средства под отчет.

p, blockquote 6,0,0,0,0 –>

Кроме того, в Указании Банка РФ №3210-У не содержится ограничения и на длительность самого срока, на который могут быть выданы средства. Иными словами, деньги можно выдать и на месяц, и на полгода, и даже на год. Причем, этот срок следует утвердить в приказе или в распоряжении руководителя предприятия (предпринимателем).

p, blockquote 7,0,0,0,0 –>

Однако в п.7 Указания №3210-У предусмотрена обязанность по определению юридическим лицом и предпринимателем:

  • мероприятий для обеспечения сохранности наличных средств при ведении кассовых операций (а выдача денег под отчет и отчет по ним относится к кассовым операциям), при транспортировке и хранении денег;
  • порядка и сроков инвентаризации с целью установления фактического наличия в кассе наличных средств.

p, blockquote 8,0,0,0,0 –>

Поэтому, если срок, на который выданы средства под отчет, достаточно длительный, то организации и предпринимателю следует предусмотреть мероприятия по контролю этих средств.

p, blockquote 9,0,0,0,0 –>

Например, периодическую сдачу авансового отчета с документами, подтверждающими расходы, в течение срока, на который эти деньги были выданы. Тем более, никто не запрещает подобный контроль. Ведь в п.6.3 Указания №3210-У отражена лишь обязанность подотчетного лица по сдаче авансового отчета в крайний срок, который предусмотрен для этой цели.

adsp-pro-6 –> p, blockquote 10,0,1,0,0 –>

И еще один момент: если и у работника (подотчетного лица), и у бухгалтера (главного бухгалтера или руководителя предприятия), принимающего авансовый отчет, один режим работы, то 3 рабочих дня, предусмотренные для сдачи авансового отчета, не вызовут трудностей. А если бухгалтер или иное уполномоченное лицо работают всего 5 дней в неделю, а подотчетное лицо — по своему графику?

p, blockquote 11,0,0,0,0 –>

В этом случае нужно учесть следующее:

  • в п. 6.3 Указания Банка России №3210-У четко сказано, что авансовый отчет должен быть предъявлен бухгалтеру, либо главному бухгалтеру (либо руководителю предприятия, если должности бухгалтера в штате нет);
  • сдать авансовый отчет нужно в течение 3-х рабочих дней либо по истечении срока, на который были выданы средства, либо со дня выхода сотрудника на работу.

p, blockquote 12,0,0,0,0 –>

Совместить эти два требования, если у подотчетного лица и у бухгалтера разные графики работы получается довольно сложно. Поэтому можно предусмотреть в Положении о подотчетных лицах (например) сдачу авансового отчета уполномоченному лицу, которое в отсутствие бухгалтера (главного бухгалтера, руководителя) будет это делать.

Когда нужно вносить остаток неизрасходованной подотчетной суммы?

Абз.2 п.6.3. Указания Банка России №3210-У говорит о поэтапном отчете сотрудником за полученные им средства:

  • сначала, как только закончился срок, на который выдавались подотчетные суммы, такой сотрудник должен в течение 3-х дней сдать авансовый отчет, приложив к нему оправдательные документы;
  • затем начинается второй этап – проверка авансового отчета бухгалтером либо главным бухгалтером (при их отсутствии, как должностей, данную проверку может провести и руководитель компании, или предприниматель);
  • после данной проверки происходит утверждение авансового отчета руководителем предприятия (или предпринимателем). При этом не обязательно авансовый отчет может быть утвержден в той сумме, которую заявило подотчетное лицо. Например, бухгалтер может подвергнуть сомнению ряд документов, которые были приложены к авансовому отчету. В этом случае от подотчетного лица потребуют письменных объяснений по поводу сомнительных документов и (или) предоставления их варианта, отвечающего требованиям действующего законодательства (в частности, требованиям положений федерального закона №402-ФЗ от 06.12.11 г., федерального закона №54-ФЗ от 22.05.03 г., и иных документов);
  • и только после утверждения руководителем предприятия (предпринимателем) авансового отчета происходит окончательный по нему расчет. Т.е. внесение в кассу (на расчетный счет) остатка подотчетной суммы.

p, blockquote 14,0,0,0,0 –>

Все эти этапы проходят каждый в свой срок, который должен быть закреплен в локальном нормативном акте по предприятию (у предпринимателя). Это может быть, например, Положение о подотчетных лицах, утвержденное приказом.

p, blockquote 15,0,0,0,0 –>

А если подотчетные деньги не были израсходованы? Когда нужно по ним отчитаться?

Нужно ли сдавать авансовый отчет, если подотчетные деньги не расходовались?

По этому поводу четких распоряжений в Указании Банка России №3210-У нет. Там лишь прописан порядок отчета в случае, если подотчетные деньги были потрачены.

p, blockquote 17,0,0,0,0 –>

Поэтому если предприятие решит обязать сдавать авансовый отчет даже по неиспользованным подотчетным суммам, ошибки в этом не будет.

p, blockquote 18,0,0,0,0 –>

Более того, если на предприятии практикуют бесконечный подотчет (т.е. когда средства без конца выдаются директору предприятия, чтобы не сдавать их в банк), то авансовый отчет даже без отражения в нем расхода средств лишним не будет.

p, blockquote 19,0,0,0,0 –>

Тем более часто налоговые органы, когда предъявляют свои претензии к таким «бесконечным» подотчетам, указывают именно на отсутствие по ним отчета (например, Постановление от 26.03.2014 г. Седьмого арбитражного апелляционного суда РФ по делу №А67-5875/2013).

adsp-pro-2 –> p, blockquote 20,0,0,0,0 –>

  • п.6.3 Указания Банка РФ №3210-У содержит формулировку об авансовом отчете, как о документе, в котором отражается состояние выданных под отчет денег. Причем, в качестве «подтверждающих документов», прикладываемых к авансовому отчету, может выступать не только первичка, свидетельствующая о расходовании средств, но и об их снятии с корпоративной карты (в случае если подотчетные деньги переводились сотруднику на карту) и иные документы;
  • в этом же п.6.3. сказано, что на основании авансового отчета производится окончательный расчет. Такая формулировка касается и полностью, и частично израсходованных средств, и вовсе не потраченных денег.

p, blockquote 21,1,0,0,0 –>

p, blockquote 22,0,0,0,0 –>

Таким образом, анализируя положения данного п.6.3, можно сделать вывод, что авансовый отчет должен сдаваться подотчетным лицом независимо от факта использования или не использования в течение разрешенного срока полученных им денег. И должен также сдаваться в течение не позже 3-х рабочих дней.

p, blockquote 23,0,0,0,0 –>

p, blockquote 24,0,0,0,0 –>

А если подотчетные деньги переводились на корпоративную карту? Нужно ли сдавать в этом случае авансовый отчет и соблюдать сроки и порядок отчета, предусмотренные в п.6.3. Указания Банка России №3210-У?

Нужно ли отчитываться по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту?

Прежде всего, стоит отметить, что никто не запрещает использование для целей оплаты расходов предприятия (предпринимателя) через подотчетное лицо банковской карты.

p, blockquote 26,0,0,0,0 –>

Причем, деньги можно переводить как на корпоративную карту, которая открыта на предприятие, так и на личную карту самого подотчетного лица.

p, blockquote 27,0,0,0,0 –>

p, blockquote 28,0,0,0,0 –>

Только в обоих случаях, чтобы подотчетные средства не приняли за доход сотрудника, следует при переводе средств указать их целевой характер. Например, «для оплаты товаров по накладной…», или «под отчет», и т.д.

p, blockquote 29,0,0,0,0 –>

p, blockquote 30,0,0,0,0 –>

Кроме того, Указание Банка России №3210-У регламентирует только порядок работы с выданными под отчет средствами в наличной форме – монетами и банкнотами в валюте РФ (п.1 Указания №3210-У). И не касается безналичных расчетов.

p, blockquote 31,0,0,1,0 –>

Поэтому предприятие само решает вопрос об отчетности по подотчетным средствам, переведенным на банковскую карту. И лучше всего, если следовать порядку, который установлен для наличной формы подотчетных денег.

p, blockquote 32,0,0,0,0 –>

Т.е. нужно обязать сотрудников в случае безналичного получения ими средств под отчет сдавать в определенные сроки авансовый отчет. Это решение стоит сразу прописать, например, в Положении о подотчетных лицах.

p, blockquote 33,0,0,0,0 –>

p, blockquote 34,0,0,0,0 –>

Можете посмотреть образец заявления на выдачу подотчетных сумм директору и чем оно отличается от других.

p, blockquote 35,0,0,0,0 –>

Если сотрудник не вернул подотчетные деньги- что делать в этом случае?

p, blockquote 36,0,0,0,0 –>

p, blockquote 37,0,0,0,0 –>

p, blockquote 38,0,0,0,0 –>

Видео — оформление авансовых отчетов в онлайн-бухгалтерии «Мое дело» :

p, blockquote 39,0,0,0,0 –>

Советуем ознакомиться С ПОДБОРКОЙ ПОПУЛЯРНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО , которыми пользуются многие предприниматели.

p, blockquote 41,0,0,0,0 –>

Готовые бизнес-планы по различным направлениям деятельности можно выбрать и скачать – ЗДЕСЬ >>>

p, blockquote 42,0,0,0,1 –>

ОФД, ЭЦП, онлайн-кассы, бухгалтерия и другие полезные сервисы для предпринимателей – ОЗНАКОМИТЬСЯ СО ВСЕМ СПИСКОМ МОЖНО ЗДЕСЬ >>>

Нарушения в авансовых отчетах

Выдача сотруднику денежных средств в виде аванса для их расходования на нужды компании делает его подотчетным лицом, которое несет ответственность за совершенные траты и по их итогам обязательно отчитывается. Под нуждами компании могут подразумеваться, например, закупка каких-либо материалов или оборудования в офис — в этом случае речь идет об общехозяйственных расходах, или поездка сотрудника в другой город для заключения контракта, проведения тренинга и т.п. — в этом случае речь идет о командировочных расходах.

Отчитывается сотрудник о любых понесенных расходах в авансовом отчете — документе, который относится к первичным в бухгалтерском учете. Этот документ предоставляется в единственном экземпляре и является комбинированным, так как одновременно обобщает всю информацию о потраченных финансах и служит основанием для их внесения в состав производственных затрат предприятия.

Основные требования к авансовому отчету — от составления до подписания

Строгим требованием к подаче авансового отчета является срок в три дня с момента возвращения подотчетного сотрудника из командировки (дата возвращения определяется по проездным документам или по путевому листу автомобиля), либо со дня, утвержденного руководителем в приказе организации.

Ранее авансовый отчет составлялся подотчетным лицом по обязательной унифицированной форме АО-1. В 2013-м году это требование упразднили, и теперь форма подачи авансового отчета является свободной для каждой компании. Однако, если компания использует собственную форму для составления авансового отчета, то она должна закрепить её в своей учетной политике.

При заполнении формы авансового отчета, сотрудник должен указать размер полученных средств, фактически потраченную сумму, остаток или перерасход, а также обязательно приложить к ней документы, подтверждающие совершенные траты. Это могут быть товарно-кассовые чеки, квитанции об оплате, бланки строгой отчетности, накладные и другие документы, способные оправдать обоснованность расходов на нужды компании. Сотруднику необходимо приложить оригиналы этих документов или, в случае с электронными чеками — их распечатки, однако в любом случае в этих документах обязательно должны быть указаны полные реквизиты продавца товара или поставщика услуги, список наименований со стоимостью каждого из них и сумма покупки.

Обратите внимание, что документы низкого качества, например, кассовые чеки, необходимо сканировать или копировать, так как обозначенная в них информация может быть утрачена со временем, что не приемлемо при сдаче авансового отчета.

Проверка авансового отчета осуществляется бухгалтером, её сроки также устанавливаются в учетной политике компании. По результатам этой проверки документ визируется руководителем, после чего производится окончательный расчет с подотчетным сотрудником. Этот расчет подразумевает либо возврат неизрасходованных средств в бюджет организации по приходно-кассовым ордерам, либо компенсацию подотчетному лицу перерасхода средств по расходно-кассовым ордерам.

Обратите внимание, что предоставление подотчетному лицу новых сумм на расходы организации должно происходить только после погашения им предыдущих долгов и закрытия всех отчетных документов. Контролирующие органы, в частности налоговая инспекция, говорят о необходимости закрепления в учетной политике компании списка лиц, которым могут выдаваться под отчет средства, а также сроки составления этими лицами авансовых отчетов.

Самые популярные нарушения при оформлении авансовых отчетов

При проведении аудита предприятия налоговый инспектор может обратить внимание на различные нарушения в оформлении авансовой отчетности, наиболее распространенными из которых являются:

  • ошибки при составлении авансового отчета либо отсутствие оправдательных документов;
  • неправильно составленная или отсутствующая служебная записка на подотчетную сумму;
  • выдача новой подотчетной суммы сотруднику при незакрытой действующей;
  • несоблюдение установленного лимита на подотчетные суммы средств;
  • отсутствие в учетной политике организации требования к срокам сдачи авансовых отчетов и, как итог, несоблюдение сроков;
  • ошибки при составлении заявления на выдачу подотчетных средств, например, неполная информация от подотчетного лица;
  • неправильно составленные или приложенные документы-основания для выдачи подотчетных средств.

Часто ошибки выявляются в приказе руководителя и заявлении подотчетного лица, поэтому требуется досконально проверять наличие необходимых документов-оснований, а после – подтверждающих документов к авансовому отчету. Помните, что все расходы сотрудников должны быть всегда оправданы соответствующими документами.

Естественно, существуют и другие нарушения, которые также влекут за собой разного рода последствия вплоть до наложения штрафов на организацию. Чтобы их предотвратить, руководитель и бухгалтер компании должны четко зафиксировать все требования к авансовым отчетам в учетной политике, а также неуклонно следовать им.

Для того чтобы исключить подобные нарушения сегодня всё больше компаний переходят на электронное составление и обработку авансовой отчетности.. Например, используя онлайн приложение Hamilton Авансовый отчёт все сотрудники компании всегда сдают только 100% правильно оформленные авансовые отчеты без потерь подтверждающих документов и всегда в срок. Это реально благодаря тому, что большая часть информации в документе уже заполнена за подотчетного сотрудника по умолчанию — ему необходимо внести свои расходы, прикрепив фото подтверждающих документов.

Бухгалтеру остается лишь передать проводки в действующую в компании ERP — их формирование в приложении происходит автоматически, а руководителю в один клик утвердить документ, подписав его электронной цифровой подписью.

Помимо исключения всевозможных ошибок и нарушений такой подход дает компании ускорение бизнес-процесса вдвое, а также экономию на нем до 40%. Об опыте компаний, которые уже внедрили и успешно используют приложение Hamilton Авансовый отчет, можно почитать в разделе сайта Кейсы.

Чем опасно нарушение сроков предоставления авансового отчета в бухгалтерию?

Ситуация, когда требуемый документ появляется в бухгалтерии позже установленной в приказе руководителя даты, нередка. Нарушение сроков сдачи авансового отчета всегда влечет за собой:

  • нарушение правил ведения кассовых операций;
  • исключение потраченной суммы из расчетов налоговой базы по налогу на прибыль;
  • начисление налога на доходы физических лиц на сумму, не подтвержденную авансовым отчетом.

Нарушение правил ведения кассовых операций хоть и не является серьезной сложностью, но при выявлении обязательно повлечет за собой замечания со стороны аудиторов. А вот нарушения при расчете налогооблагаемой базы могут вызвать более серьезные проблемы, как у руководителя организации, так и у бухгалтерского отдела.

Нарушение сроков подачи авансовых отчетов с точки зрения внутренней дисциплины организации всегда влечет за собой снижение общей эффективности бизнес-процесса и, как итог, его удорожание для компании. В ряде случаев такое нарушение также может повлечь за собой расходы компании на погашение штрафов.

Для того чтобы избежать подобных ситуаций, руководству и бухгалтеру организации необходимо довести до сведения всех подотчетных сотрудников правила и сроки подачи авансовых отчетов, а также регулярно напоминать им о необходимости соблюдения этих правил.

Ссылка на основную публикацию