Штатная расстановка и штатное расписание: отличие

Содержание

Делопроизводство

В чем разница между штатной расстановкой и штатным расписанием?

Существуют определенные документы предприятия, которые непосредственно используются как экономическими, так и кадровыми службами предприятия — это штатное расписание и штатная расстановка. О том, чем различаются данные документы и с какой целью составляются, поговорим в нашей статье.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Что говорит закон?

Значения терминов

Одной из обязательных процедур в хозяйственной деятельности любого предприятия является составление штатного расписания, в котором находят отражение нормативные показатели, касающиеся кадровых расстановок:

  • иерархическая структура подразделений;
  • перечень должностей и профессий, необходимых для успешной работы штатного состава;
  • планируемое количество сотрудников;
  • конкретное указание величины оплаты труда, как отдельно по каждой должности, так и по предприятию в целом.

В штатной расстановке кроме вышеперечисленного, заполняются сведения о том, какие должности заняты работниками, а какие вакантны.

Нормативная база

В ТК РФ рекомендовано утверждать штатным расписанием предприятия необходимые должности и специальности.

Существуют унифицированные наименования должностей, которые закреплены в классификаторах:

  • Общероссийский и общеотраслевой справочники профессий;
  • Единое квалификационно-тарифное руководство по работам и профессиям (ЕТКС).

Регламент использования справочников профессий определен в Постановлении Министерства Труда РФ, содержащем подробные разъяснения.

Законодательно установленного термина «штатная расстановка» не существует.

Отличия штатного расписания и штатной расстановки

Расписание

Должностные инструкции, содержащие полный перечень производственных обязанностей сотрудника, служат основанием для составления штатного расписания.

В этом нормативном документе находит отражение планируемое распределение перечня работ между сотрудниками предприятия.

Пример:

В ООО «Хлеб» открылся кондитерский цех по производству сладкой мучной продукции. В соответствии с технологическим процессом, экономист фирмы сделал расчет необходимого количества сотрудников нового подразделения. Приказом по ООО «Хлеб» были внесены изменения в Штатное расписание Общества. В состав штата организации были дополнительно включены следующие сотрудники: старший кондитер, повар-кондитер, подсобный кухонный работник.

В соответствии с учредительными документами, в штатном расписании определяется и закрепляется структура, численность и штатный состав предприятия:

  • структурные подразделения,
  • должности, необходимые для производственной деятельности организации,
  • количество штатных единиц персонала,
  • утвержденные оклады, применяемые надбавки, итоговая величина ФОТ.

Имеет обобщенный и обезличенный характер, т.к. не отражает фактическое размещение сотрудников на рабочих местах предприятия.

Документ имеет унифицированную форму (Т-3), которая применима для организаций с любой формой собственности.

Обязательными для заполнения являются все строки и графы документа. При отсутствии данных пустая строчка подлежит прочеркиванию.

Не допускается сокращение названий должностей, наименования профессий и специальностей заполняются в соответствии с данными ЕТКС.

Кроме того, во избежание в будущем проблем с оформлением пенсий, необходимо заполнять трудовые книжки в полном соответствии с действующим штатным расписанием.

Составление нормативного документа является непосредственной обязанностью сотрудников отдела труда и заработной платы или планово-экономического отделения. Затем штатное расписание проходит согласование на уровне руководящего звена организации.

На заключительной стадии приказом по предприятию утверждается штатное расписание.

На крупных предприятиях документ разрабатывается отдельно для каждого филиала или подразделения. Если штатное расписание издается в целом по организации, то в структурные отделения направляются выписки из документа.

Бланк может быть заполнен любым способом:

Количество экземпляров зависит от числа причастных лиц, чаще всего требуется три образца.

Срок хранения составляет три года с даты утверждения.

Что положено при сокращении работника-пенсионера? Узнайте тут.

Цели составления

Утвержденная форма штатного расписания предоставляет руководству организации возможность законного укомплектования штата фирмы сотрудниками.

Отдел кадров проводит целевой набор рабочих и служащих на свободные места, создает потенциал для карьерного роста сотрудников, участвует в организации учебного процесса для повышения квалификационного уровня работников.

Пример:

Расстановка

Сотрудники отдела кадров дополняют таблицу штатного расписания добавочными графами, в которых заполняют конкретные данные на сотрудников предприятия, включая фамилию, имя, отчество и размер установленного оклада.

Созданная таким образом новая форма внутреннего документа имеет несколько названий:

  • штатная расстановка;
  • штатный список;
  • штатная книга;
  • замещение должностей.

Используется в рабочем порядке для составления различных отчетов по труду.

Описание

Унифицированной формы бланка замещения должностей нет. Предприятие самостоятельно разрабатывает документ кадрового характера для внутреннего пользования, включая все необходимые реквизиты и информацию.

Локальным нормативным актом (нормы и нормативы делопроизводства кадровой службы) утверждается форма бланка.

Документ заполняется любым методом:

Бланк имеет динамичный характер, систематически изменяется и дополняется новыми сведениями в соответствии с приказами о приеме, увольнениями или перемещениями сотрудников.

Для утверждения штатного списка нет необходимости издавать приказ.

Срок хранения бланка расстановки более продолжительный, чем штатного расписания, и составляет 75 лет.

Штатная расстановка включает в себя следующие сведения:

  • перечень подразделений организации;
  • названия должностей;
  • количество штатных единиц;
  • оклады и тарифы в разрезе профессий;
  • величина надбавок и доплат;
  • фамилия и инициалы сотрудников, работающих на определенных рабочих местах или замещающих должности;
  • регистрационные данные приказов (назначение, прием, перевод).

Про введение новой должности в штатное расписание читайте тут.

Типовой приказ об утверждении штатного расписания вы найдете здесь.

Цели составления

Штатное замещение облегчает работу кадровой службы организации.

Предоставляет возможность оперативного наблюдения за наличием свободных кадровых вакансий, контроля заполнения вакантных мест при приеме на работу совместителей при условии, что одна ставка делится между несколькими работниками.

Пример:

Соломенцов К.К. написал заявление на прием в ООО «Снег» с целью работы по совместительству на должность электрика на ½ ставки. Сотрудник отдела кадров Первушина М.И., пользуясь штатным списком, определила, что на должности электрика работают два сотрудника по ½ ставки. Вакантных мест нет. Соломенцову К.К. было отказано в приеме на работу.

Образец документа:

Разница

В сводной таблице собраны отличия между штатным расписанием и штатной расстановкой:

Штатное расписаниеШтатная расстановка
Имеет унифицированную форму Т-3Разрабатывается на предприятии самостоятельно
Нормативный обязательный документПонятие законодательно не определено, заполнение носит добровольный характер
Информация обезличенаСодержит сведения о сотрудниках, работающих на определенных рабочих местах
Срок хранения 3 годаХранится 75 лет
Заключает в себе плановые показателиСодержит фактические реальные величины
Является законным основанием для приема сотрудниковСодержит оперативную информацию

При всем своем различии эти два документа имеют одно общее качество – непосредственно касаются трудовой деятельности всех штатных сотрудников организации.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область – +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область – +7 (812) 317-50-97
    • Регионы – 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Есть ли отличия между понятиями «штатное расписание» и «штатная расстановка»?

Понятия штатного расписания и штатной расстановки зачастую путают даже опытные сотрудники кадровой службы предприятия.

При этом, несмотря на схожее внутреннее содержание, документы различаются по цели создания и необходимости наличия их в организации.

Рассмотрим важные особенности этих документов и основные отличия их оформления.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67 . Это быстро и бесплатно !

Что это такое?

  • Штатное расписание – документ организационно-распорядительного характера, применяемый для фиксирования структуры организации, ее штатного состава и численности.
  • Штатная расстановка фиксирует занятые штатные единицы с указанием ФИО сотрудников и вакантные должности, которые есть в организации.

Где в законе о них говорится?

Оба рассматриваемых документа зафиксированы в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций.

Штатное расписание также упоминается в Трудовом кодексе Российской Федерации в статьях 15 и 57, связанных с трудовыми отношениями и трудовым договором.

Статья 15 ТК РФ. Трудовые отношения

Трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы) в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается.

Штатное расписаниеШтатная расстановка
Оформление и работа с документом
Наличие унифицированной формыПостановление Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму Т-3 для оформления штатного расписания.

Хотя с 01.01.2013 года эта форма обязательной не является, большинство специалистов рекомендуют использовать именно ее для оформления документа

Унифицированной формы не существует. Обычно документ делают на основе формы Т-3, добавляя столбцы с ФИО сотрудником и конкретизируя информацию по окладам.Утверждение документаПриказ руководителя организации либо уполномоченного лицаНе обязательно. Документ можно вести только в электронном виде для более удобной работы с кадрами и формирования кадровых отчетов.

Однако, если штатная расстановка входит в фиксированный локальными актами по документообороту список документов организации, то утверждать ее будет необходимо.

Внесение измененийПриказ руководителя организации либо уполномоченного лица. В ряде случаев (сокращение штата, изменение окладов, переименование должностей) приказ о внесении изменений необходимо оформить не менее чем за два месяца до вступления изменений в силу.По необходимости. В случае официального ведения документа потребуется приказ.Период действияМожет быть утверждено на любой срок, но обычно его делают на год.До приема/увольнения сотрудника. При любом изменении в кадровом составе штатная расстановка должна быть изменена.Хранение документаПостоянно75 лет при условии официального веденияОсобенности содержанияНаименование должности и количество штатных единицУказывают общее количество единиц по каждой должности. Например, должность «уборщик служебных помещений», ей соответствует 3 штатные единицы.

Наименование должности в штатном расписании должно соответствовать наименованию должности в квалификационном справочнике.

Показывают распределение должностей по конкретным работникам с указанием их ФИО. Например,

Иванова Мария Сергеевна, уборщик служебных помещений, 1 шт.ед.

Петрова Галина Яновна, уборщик служебных помещений, 1/2 шт.ед.

Если по определенной должности работник отсутствует, то указывают вакансию.

Тарифная ставкаВ рублях указывается месячная заработная плата по тарифной ставке или окладу по каждой должности.Вносится информация по окладу/тарифной ставке каждого сотрудника.НадбавкиПо всем должностям указываются надбавки стимулирующего или компенсационного характера, регламентированные либо законодательством РФ, либо системой оплаты организации, закрепленной соответствующими документами.По каждому сотруднику указывается его индивидуальный перечень надбавок. У разных сотрудников, даже имеющих одинаковые должности, надбавки могут быть разными.
  • Скачать бланк штатного расписания
  • Скачать образец заполнения штатного расписания
  • Скачать бланк штатной расстановки
  • Скачать образец заполнения штатной расстановки

Как правильно выбрать и в чем отличие?

Законодательно обязанность работодателя оформлять штатное расписание или штатную расстановку напрямую не прописана. Однако, в статье 57 Трудового кодекса указано, что в трудовой договор обязательно вносится информация о трудовой функции – работе по должности в соответствии со штатным расписанием.

Поэтому, если сотрудник принимается на определенную должность, то у работодателя должно присутствовать утвержденное штатное расписание. В противном случае происходит нарушение трудового законодательства и работодатель может быть привлечен к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.

Кроме того, в случае отсутствия штатного расписания работодатель не сможет подтвердить правомерность своих действий при сокращении работников.

Заключение

Штатное расписание является необходимым документом для организации и к его оформлению и хранению необходимо относиться ответственно. Штатная расстановка вводится по желанию и является удобным инструментом для работы с кадровым составом организации.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (800) 350-22-67 Это быстро и бесплатно !

Что такое штатная расстановка?

В силу закона каждая компания ведет ряд обязательных и вспомогательных документов на локальном уровне, которые позволяют не только эффективно использовать трудовые ресурсы, но и анализировать их приток либо отток.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Одним из таких документов является штатная расстановка, которая дает возможность в режиме единственной формы отследить множество нюансов кадровых процессов.

Что это такое?

Расстановка, или список, как ее еще называют, представляет собой таблицу, в основе которой лежит штатное расписание, но с дополнительными сведениями, позволяющими упростить анализ кадровых передвижений.

В частности, в расстановке отражаются следующие данные:

  • количество штатных единиц с одновременным по фамильным списком работников;
  • размер окладов и надбавок;
  • дополнительные сведения, к примеру, совместительство либо же принадлежность сотрудника к льготной категории;
  • сведения о приеме, переводе либо увольнении.

То есть всего в одном формуляре содержатся все сведения о кадровых ресурсах компании, начиная от фактической численности тружеников и заканчивая вилкой окладов, не говоря уже о фиксации инвалидов либо несовершеннолетних, а также мамочек в декрете и других категорий, специфика труда которых имеет некоторые отличия.

Нормативная база

Законом форма штатной расстановки, как и правил ее ведения, не установлено, что не означает полное отсутствие регламентации.

Так, п.98-99 Приказ Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372 содержат разъяснения по правилам создания и ведения оговоренного документа, включающим основные подразделы и перечень необходимых сведений, а также лицам, которые могут быть уполномочены на оформление расстановки.

Также упоминание о штатной справке содержится в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, издаваемых в процессе хозяйственной деятельности того или иного предприятия.

То есть прямого указания на ведение оговоренного документа закон не содержит, но компания вправе утвердить порядок оформления расстановки самостоятельно, исходя из потребности в упорядочении кадровых сведений либо же на основании отраслевых нормативных актов, если таковые были созданы.

Для чего нужна?

Как правило, штатное расписание содержит только наименование должности с количеством единиц, в то время как расстановка изначально формируется с фамилиями сотрудников, что позволяет внести в таблицу множество данных и таким образом решить определенные задачи.

В частности:

  • рассчитать наличие вакантных мест;
  • отследить текучесть кадров;
  • определить должности по совмещению;
  • установить количество инвалидов либо пенсионеров в штате, что актуально при отчете начальству либо тому же пенсионному фонду.

Также расстановка позволяет увидеть вилку окладов, что очень удобно, если на предприятии к должностям подвязаны разряды либо классы, а также надбавки и доплаты за те иные достижения либо же условия труда.

И конечно, в таблицу можно ввести данные об отпусках, учитывая, что у некоторых категорий сотрудников может быть их несколько, к примеру, за ненормированный труд и опасные условия труда.

То есть на основании штатного списка можно с легкостью в оперативном порядке представить множество данных, начиная от фактической численности сотрудников, до вакантных должностей и оканчивая льготными категориями и размером заработка, не говоря уже о составлении отчетности в налоговую, пенсионный фонд либо центр занятости в сжатые сроки.

Обязательный ли документ?

Несмотря на то, что Приказ Минкультуры №558 в своем перечне типовой документации содержит такое наименование документа, как штатная расстановка, ведение указанного документа не является обязательным, и кадровые работники могут его и не создавать.

Однако если требования по ведению штатного списка содержатся в отраслевых приказах, что актуально для Ростехнадзора РФ, список необходимо будет ввести в перечень обязательной кадровой документации.

Легитимен ли трудовой договор в электронной форме? Узнайте тут.

Чем отличается от штатного расписания?

И штатное расписание, и расстановка штата относятся к кадровой документации, которая, несмотря на схожие черты, а также использование однотипных данных, все-таки имеет некоторые различия, как в самой форме, так и в порядке составления и ведения.

Основные моменты

Основные отличия в двух документах заключаются в следующем:

РасписаниеРасстановка
Обязательно к ведению в компанииНе обязательна
Содержит количественное наименование должностейРасшифровывается пофамильно с привязкой к каждой должности
Имеет утвержденную форму Т-3Составляется в произвольном порядке
Отражает только утвержденные законом данныеИмеет дополнительные графы для отражения личных сведений сотрудников, а также данных о кадровом перемещении

Цели составления

Несмотря на то, что и расписание, и штатная расстановка организации имеют схожие черты, оба документа имеют разное назначение:

  • Расписание предназначено для утверждения количества работников в соответствии с имеющимся объемом работы, а также распределения их в соответствии с разработанной структурной иерархией.
  • Расстановка носит всего лишь информационный характер для упрощения составления плановой отчетности, не говоря уже об отслеживании текучести кадров либо наличии льготных категорий в штате.

Различия на примерах

Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата № 1 и имеет 10 стандартных граф, отражающих основные сведения — от наименования должности до размера оклада.

Покадровый же список может иметь на несколько граф более, где указаны, к примеру, фамилии тружеников, номера приказов о переводе либо предоставлении декретного отпуска, а также сведения о занятии должности в режиме совместительства двумя сотрудниками одновременно.

Штатная расстановка в 2020 году

В большинстве случаев покадровый список оформляется на основании штатного расписания, но с учетом некоторых нюансов, заключающихся в дополнительных подразделах, предназначенных для внесения некоторых сведений указанных выше.

Как выглядит форма?

Покадровый список представляет из себя формуляр в виде таблицы, в основе которого лежит стандартное штатное расписание с несколькими дополнительными графами, введенными как в середине таблицы, так и в конце:

  • Пофамильный список сотрудников приводится сразу же после графы 4, отражающей количество штатных единиц для того чтобы наглядно было видно, кто занимает какую должность и какой квалификацией располагает.
  • После примечания, в котором обычно указываются некоторые нюансы по оплате (к примеру, размер почасовой оплаты), вводится еще одна графа, где отражается уже пребывание работника в декретном отпуске либо же занятие определенной должности в режиме совместительства.
  • Затем следуют сведения о принадлежности к льготной категории и размере отпусков.
  • Последним подразделом целесообразно ввести сведения о дате приема работника либо его переводе для того, чтобы было удобно рассчитать общий стаж работы на предприятии либо право на тот же ежегодный отпуск.

Графы можно заполнять как в электронном так и рукописном виде, дополняя необходимыми сведениями по мере необходимости.

Как оформить приказ о переносе отпуска на другой срок? Смотрите тут.

Может ли начальник не отпустить в отпуск? Читайте здесь.

Как и кем заполняется?

Как правило, покадровый список ведется для обобщения сведений о сотрудниках имеющихся в штате, поэтому заполнение расстановки в основном осуществляет инспектор кадров, который и располагает всеми сведениями о приеме и передвижении трудовых ресурсов компании.

Заполненный образец 2020

Конечно, имея навыки работы с компьютером, составить таблицу для внесения кадровых данных не сложно, но затратно по времени, поэтому образец скачать бесплатно можно на нашем сайте в качестве основы, которую можно затем оптимизировать под специфику определенного предприятия.

Типовой бланк (excel)

Бланк excel скачать можно ниже, учитывая, что документы в табличном виде создавать и в последующим с ним работать целесообразнее именно с помощью указанной программы.

Кто подписывает?

Учитывая, что расстановка не является обязательной к ведению и заполняется только для удобства в кадровой работе, подписывает указанный документ работник, который его собственно и ведет.

Однако если оформление покадрового списка регламентировано отраслевыми приказами и, следовательно, является обязательным, помимо ответственного за ведение расстановки, должна присутствовать и подпись главного бухгалтера.

Как и чем утверждается?

Штатное расписание вступает в силу только после утверждения указанного документа приказом по предприятию. Соответственно для того чтобы и расстановка обрела законную силу, аналогичный приказ должен быть издан уже и для покадрового списка.

Приказ (образец)

С образцом приказа можно ознакомиться ниже.

Кто ведет?

Как правило, с покадровой расстановкой работает отдел по трудовым ресурсам, который может состоять из нескольких сотрудников. Именно поэтому при издании приказа об утверждении штатного списка целесообразнее сразу оговорить и ответственное лицо по ведению указанного документа.

Сроки хранения

В рамках Приказа Минкультуры №558 стандартное штатное расписание хранится на предприятии согласно п.71 не менее 3-х лет. А вот срок хранения расстановки в силу п.74 составляет 75 лет, учитывая, что указанный документ содержит личные данные сотрудников предприятия.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область – +7 (499) 110-43-85
    • Санкт-Петербург и область – +7 (812) 317-60-09
    • Регионы – 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Название должностей в штатном расписании

Что говорит закон?

Значения терминов

Одной из обязательных процедур в хозяйственной деятельности любого предприятия является составление штатного расписания, в котором находят отражение нормативные показатели, касающиеся кадровых расстановок:

  • иерархическая структура подразделений;
  • перечень должностей и профессий, необходимых для успешной работы штатного состава;
  • планируемое количество сотрудников;
  • конкретное указание величины оплаты труда, как отдельно по каждой должности, так и по предприятию в целом.

В штатной расстановке кроме вышеперечисленного, заполняются сведения о том, какие должности заняты работниками, а какие вакантны.

Нормативная база

В ТК РФ рекомендовано утверждать штатным расписанием предприятия необходимые должности и специальности.

Существуют унифицированные наименования должностей, которые закреплены в классификаторах:

  • Общероссийский и общеотраслевой справочники профессий;
  • Единое квалификационно-тарифное руководство по работам и профессиям (ЕТКС).

Регламент использования справочников профессий определен в Постановлении Министерства Труда РФ, содержащем подробные разъяснения.

Законодательно установленного термина «штатная расстановка» не существует.

Отличия штатного расписания и штатной расстановки

Расписание

Должностные инструкции, содержащие полный перечень производственных обязанностей сотрудника, служат основанием для составления штатного расписания.

В этом нормативном документе находит отражение планируемое распределение перечня работ между сотрудниками предприятия.

В ООО «Хлеб» открылся кондитерский цех по производству сладкой мучной продукции. В соответствии с технологическим процессом, экономист фирмы сделал расчет необходимого количества сотрудников нового подразделения. Приказом по ООО «Хлеб» были внесены изменения в Штатное расписание Общества. В состав штата организации были дополнительно включены следующие сотрудники: старший кондитер, повар-кондитер, подсобный кухонный работник.

В соответствии с учредительными документами, в штатном расписании определяется и закрепляется структура, численность и штатный состав предприятия:

  • структурные подразделения,
  • должности, необходимые для производственной деятельности организации,
  • количество штатных единиц персонала,
  • утвержденные оклады, применяемые надбавки, итоговая величина ФОТ.

Имеет обобщенный и обезличенный характер, т.к. не отражает фактическое размещение сотрудников на рабочих местах предприятия.

Документ имеет унифицированную форму (Т-3), которая применима для организаций с любой формой собственности.

Обязательными для заполнения являются все строки и графы документа. При отсутствии данных пустая строчка подлежит прочеркиванию.

Не допускается сокращение названий должностей, наименования профессий и специальностей заполняются в соответствии с данными ЕТКС.

Кроме того, во избежание в будущем проблем с оформлением пенсий, необходимо заполнять трудовые книжки в полном соответствии с действующим штатным расписанием.

Составление нормативного документа является непосредственной обязанностью сотрудников отдела труда и заработной платы или планово-экономического отделения. Затем штатное расписание проходит согласование на уровне руководящего звена организации.

На заключительной стадии приказом по предприятию утверждается штатное расписание.

На крупных предприятиях документ разрабатывается отдельно для каждого филиала или подразделения. Если штатное расписание издается в целом по организации, то в структурные отделения направляются выписки из документа.

Бланк может быть заполнен любым способом:

Количество экземпляров зависит от числа причастных лиц, чаще всего требуется три образца.

Срок хранения составляет три года с даты утверждения.

О том, как проходит сокращение совместителей в связи с сокращением штата, читайте на нашем сайте.

Что положено при сокращении работника-пенсионера? Узнайте .

Цели составления

Утвержденная форма штатного расписания предоставляет руководству организации возможность законного укомплектования штата фирмы сотрудниками.

Отдел кадров проводит целевой набор рабочих и служащих на свободные места, создает потенциал для карьерного роста сотрудников, участвует в организации учебного процесса для повышения квалификационного уровня работников.

Расстановка

Сотрудники отдела кадров дополняют таблицу штатного расписания добавочными графами, в которых заполняют конкретные данные на сотрудников предприятия, включая фамилию, имя, отчество и размер установленного оклада.

Созданная таким образом новая форма внутреннего документа имеет несколько названий:

  • штатная расстановка;
  • штатный список;
  • штатная книга;
  • замещение должностей.

Используется в рабочем порядке для составления различных отчетов по труду.

Описание

Унифицированной формы бланка замещения должностей нет. Предприятие самостоятельно разрабатывает документ кадрового характера для внутреннего пользования, включая все необходимые реквизиты и информацию.

Локальным нормативным актом (нормы и нормативы делопроизводства кадровой службы) утверждается форма бланка.

Документ заполняется любым методом:

Бланк имеет динамичный характер, систематически изменяется и дополняется новыми сведениями в соответствии с приказами о приеме, увольнениями или перемещениями сотрудников.

Для утверждения штатного списка нет необходимости издавать приказ.

Срок хранения бланка расстановки более продолжительный, чем штатного расписания, и составляет 75 лет.

Штатная расстановка включает в себя следующие сведения:

  • перечень подразделений организации;
  • названия должностей;
  • количество штатных единиц;
  • оклады и тарифы в разрезе профессий;
  • величина надбавок и доплат;
  • фамилия и инициалы сотрудников, работающих на определенных рабочих местах или замещающих должности;
  • регистрационные данные приказов (назначение, прием, перевод).

Зачем составляется выписка из штатного расписания? Узнайте из нашей статьи.

Про введение новой должности в штатное расписание читайте .

Типовой приказ об утверждении штатного расписания вы найдете .

Штатное замещение облегчает работу кадровой службы организации.

Предоставляет возможность оперативного наблюдения за наличием свободных кадровых вакансий, контроля заполнения вакантных мест при приеме на работу совместителей при условии, что одна ставка делится между несколькими работниками.

Соломенцов К.К. написал заявление на прием в ООО «Снег» с целью работы по совместительству на должность электрика на ½ ставки. Сотрудник отдела кадров Первушина М.И., пользуясь штатным списком, определила, что на должности электрика работают два сотрудника по ½ ставки. Вакантных мест нет. Соломенцову К.К. было отказано в приеме на работу.

Формы штатного расписания

Шаг 1. Выбираем форму штатного расписания

Существует две формы — унифицированная и разработанная самостоятельно.

Унифицированная форма уже содержит необходимые реквизиты и вызывает меньше вопросов у проверяющих органов. Для удобства используйте форму № Т-3.

Шаг 2. Подсчитываем количество штатных единиц

Секретарю следует заранее узнать об обязательных требованиях к численности работников. Иногда количество должностей регулируется специальными нормативами.

Если в компании больше 50 сотрудников, должна быть создана служба охраны труда и введена должность соответствующего специалиста (ч. 1 ст. 217 ТК РФ).

Рассчитайте, сколько сотрудников требуется для каждой должности. Это число зависит от особенностей и объема работы. Для получения итоговой численности работников суммируйте результаты предварительных расчетов. Полученное число укажите в грифе утверждения документа.

Шаг 3. Формируем отделы

За основу для формирования отделов возьмите структуру компании или штатную расстановку. Ниже приведен образец штатного расписания. Цифрами обозначены графы и ячейки, которые нужно заполнить.

Штатное расписание 2019. Образец

Порядок следования отделов может быть любым. Первым указывают подразделение, в которое входит руководство компании.

На схеме подразделение — «Администрация». Остальные отделы располагаются далее в порядке подчиненности.

Каждому отделу присвойте коды и внесите их во вторую графу документа. Коды присваиваются таким образом, чтобы прослеживалась подчиненность подразделений.

Крупные отделы включают в себя несколько мелких. Для удобства код крупного отдела обозначают двумя цифрами (например, 02 — Финансовое управление), а коды входящих в него отделов — тремя (например, 02.1 — Бухгалтерия, 02.2 — Финансовый отдел).

Избежать ошибок при составлении документа и внесении изменений в штатное расписание вам поможет Спецподборка «Шесть типичных ошибок в штатном расписании».

Как указать наименование должностей в штатном расписании

Шаг 4. Указываем наименование должностей в штатном расписании

В третьей графе документа пропишите должность или профессию (цифра 3 в образце). Рядом с названием должности укажите категорию, разряд или квалификацию. Уточните у руководства, как указать наименование должности, потому что единых стандартов здесь нет. Для руководителей, служащих и специалистов в расписании указывают должности, а для производственного персонала и рабочих — профессии.

Уделите внимание тем должностям, где есть льготы, выплата компенсаций или ограничения. Такие должности, специальности или профессии должны быть указаны в штатном расписании организации в соответствии с требованиями специальных квалификационных справочников или положениями профессиональных стандартов.

Образец заполнения штатного расписания на 2019 год скачайте .

Министерство труда и социальной защиты РФ утверждает в текущем режиме наименования должностей. Чтобы выяснить, какие должности уже утверждены, пройдите по ссылке profstandart.rosmintrud.ru. Сравните название должности с текущим профессиональным стандартом.

Названия профессий, специальностей и должностей секретарь должен вносить без сокращений, на русском языке и в именительном падеже.

Работа на некоторых должностях предполагает разный уровень ответственности, наделяет разными правами и обязанностями. Это влияет на наименование специальности.

Проследите, чтобы название должности в штатном расписании было аналогично тому, которое приведено в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника.

Количество штатных единиц по должностям и профессиями в расписании внесите в четвертую графу (цифра 4 в образце). Итоговое количество единиц вносится в ячейку под цифрой 5.

Если штатная единица неполная, укажите ее в долях — 0,25, 0,5 и т.д.

Предусматривайте наличие в документе вакантных должностей. Тогда руководство сможет нанимать новых сотрудников и не вносить изменения в штатное расписание.

Шаг 5. Вносим сведения об оплате труда

Графа № 5, цифра 6 в образце. Секретарь указывает в графе заработную плату за месяц по каждой должности. Зарплата может определяться тарифной ставкой, окладом или процентом от выручки.

Для одинаковых должностей не может быть указана различная заработная плата. Это запрещено законом.

Иногда заполнить графу № 5 в рублях невозможно. В таких случаях тарифную ставку следует указывать в процентах, коэффициентах или других единицах измерения.

Если сотрудник отработал положенную норму рабочего времени и выполнил нормы труда, его зарплата не должна быть ниже МРОТ.

В графе № 10 указываются случаи, когда фиксированный размер заработной платы не может быть определен.

Порядок и размер зарплаты определяются по норме выработке, которая прописывается в локальном нормативном акте. В штатном расписании должна быть сделана соответствующая ссылка.

Оклад сотрудника при сдельной оплате труда зависит от общих итогов работы. Указать итоги в штатном расписании нельзя. Вместо оклада ставится прочерк (цифра 7 в образце). В примечании указывается «сдельный характер оплаты труда» и дается соответствующая ссылка на документ, ее устанавливающий (цифра 8).

Информация о надбавках вносится в графы №6–8 (цифра 9). К надбавкам относятся стимулирующие или компенсационные выплаты (доплаты, премии, надбавки).

В графе № 9 (цифра 10) приводится информация о суммарной зарплате специалистов одноименной должности.

Как посчитать суммарную зарплату?

  1. Определите заработную плату одного специалиста.
  2. Добавьте к зарплате сумму всех надбавок.
  3. Умножьте результат на общее количество специалистов данной должности.

Проследите, чтобы итоговый показатель графы № 9 был равен итоговому фонду зарплаты за месяц.

Подробную инструкцию по составлению штатного расписания читайте в статье

Штатная расстановка и штатное расписание — что это такое и чем они отличаются

Многие сталкиваются с составлением такого документа, как штатная расстановка. Возникает актуальный вопрос, что он из себя представляет и чем отличается от расписания. Чтобы ответить на него, необходимо в отдельном порядке рассмотреть оба документа, а также составить сравнительный анализ. На основании полученных данных будет также решен вопрос и о необходимости составления данного норматива.

Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания?

Штатное расписание и расстановка имеют схожие объекты регулирования. Они нацелены на упорядочение структурной организации в компании. Именно на основе данных нормативов можно судить о наличии тех или иных должностей, подразделений и отделов.

Нередко работодатели задаются вопросом, как вместо двух документов ввести один удобный файл. В отличие от расстановки, расписание имеет законодательно утвержденную форму Т-3. Заполняется она в соответствии с образцом. Поэтому включение в нее положений из другого акта не совсем верно.

То есть на практике объединение данных нормативов в один не может быть осуществлено несмотря на схожие аспекты регулирования. Поэтому необходимо рассмотреть оба документа по-отдельности и выявить, чем каждый из них удобен и отличается от другого.

Расстановка кадров по штатному расписанию

Штатное расписание — это один из основных нормативов, который по законодательству должен присутствовать в любой организации. Он включает в себя следующие положения:

  • структуризация всех должностей, отделов и подразделений компании;
  • список всех вакансий с указанием количественного значения;
  • указание на уровень заработной платы по каждой из должностей.

В последний пункт включаются все надбавки и премии, предусмотренные для вакансии. Все они формируют итоговую сумму.

Образец данного документа утвержден законодательством и имеет форму Т-3. Все имеющиеся графы должны быть заполнены в обязательном порядке. Если определенных данных не имеется, то необходимо проставить прочерк.

Такой образец актуален для любой организации, как государственной, так и частной. Наименование должностей приводится в соответствии с установленным перечнем. Однако если компания частная и вакансия не предусматривает компенсаций и льгот, ее название может составляться произвольно. Главное, чтобы оно соответствовало наименованию в трудовом договоре с сотрудником и записи в трудовой книжке.

Составление штатной расстановки

Штатная расстановка не является обязательным для составления документом. Оформляется он в зависимости от необходимости по усмотрению работодателя или отдела кадров. Название данного норматива также может отличаться.

Основное назначение такого документа — это оптимизация внутреннего использования утвержденного расписания. Преимущество составления такого списка заключается в наглядности, а также в возможности оперативно менять и вносить информацию. Это обусловлено тем, что вступление данного образца в силу не требует издания отдельного приказа.

В итоге такой документ становится рабочей версией расписания. В него вносятся сведения не только по структурной организации компании, но и личные данные сотрудников — имена, даты начала работы и реквизиты приказов, дополнительная информация. Такой норматив также удобен в тех случаях, когда одна должность разделена по совместительству. К примеру два электрика работают на полставки каждый на одной вакансии. Расстановка содержит личную информацию по каждому из них.

Составляется такой образец исходя из производственной необходимости. Поэтому форма его заполнения и оформления является свободной. Однако для того, чтобы он мог использоваться как юридический документ, следует сохранять общий порядок составления подобных нормативов.

Сравнение штатного расписания и штатной расстановки

Основные отличия штатного расписания и расстановки можно рассмотреть по следующим аспектам:

  • образец составления — первый вариант имеет определенную законодательством форму Т-3, в то время как во втором случае документ составляется в произвольном порядке;
  • обязательность — форма Т-3 является обязательной для заполнения в любом учреждении;
  • сведения — расписание указывает на общие сведения по кадровым вопросом, в то время как расстановка их персонифицирует и уточняет;
  • показатели, которые содержатся в обязательном нормативе, являются утвержденной структурой предприятия, в документе произвольного характера отображаются обычно реальные данные;
  • срок хранения основного норматива составляет 3 года, необязательного — 75 лет.

Также отличием является законность документа. В случае со штатным расписанием на его основе сотрудники могут приниматься на работу. Расстановка же регулируют актуальную информацию, она может меняться в любое время и не требует оформления дополнительных бумаг.

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

В чем разница между штатной расстановкой и штатным расписанием?

Список локальных документов, которые заполняют сотрудники кадровых служб, является достаточно широким. В любой серьезной компании составляется штатной расписание. Ведение основных показателей осуществляется при помощи этого вида документации. В ней отражается структура подразделений, список должностей, нужное число сотрудников и размер окладов. Расстановка имеет не так много отличия от ранее упомянутого термина, просто она считается расширенным документом. Здесь находится место еще и для информации в отношении занятых сотрудниками и свободных должностей.

Что такое штатное расписание?

Расписанием называют нормативный официальный документ организации, который в себе содержит данные о:

  • составе штата;
  • структуре;
  • размере окладов по должностям.

Содержание расписания связывают с должностными инструкциями. В комплексе эти документы позволяют четко разделять обязанности между работниками.

Цели составления штатного расписания

Эффективное использование каждого отдельного работника – это основная цель создания этого локального акта. Благодаря существующей форме, руководители смогут законно и удобно доукомплектовывать штат предприятия.

Именно при помощи этого документа кадровые сотрудники осуществляют прием новых работников на свободные должности и организовывают учебный процесс для уже набранного штата. Считается, что при наличии расписания работники получают наглядное подтверждение возможности карьерного роста.

Образец штатного расписания

Приведенная ниже ссылка позволит скачать образец этого документа. В нем применяется специальная таблица. Указывается, какие должности входят в структурные подразделения, размеры соответствующих тарифных ставок. Перечисляются возможные надбавки по должностям и подсчитывается общий заработок. Также в тексте должны содержать реквизиты – номер, ссылка на приказ, срок действия, дата составления, подписи должностных лиц.

Что такое штатная расстановка?

Расстановку нередко называются другими терминами: список, книга, замещение должностей. Однако чаще практикуется применение названия – штатная расстановка.

По сути, данный документ является расширенной версией предыдущего и содержит больше конкретики. Так, в него добавляются фамилии и другие данные сотрудников, которые соответствуют существующим на предприятии должностям.

Цели составления штатной расстановки

Расстановка применяется для отчетности. Кадровики используют его для собственных целей – чтобы упростить работу. Благодаря наличию такой систематизированной информации кадровики смогут следить за тем, кто именно выполняет определенные обязанности, как распределяется ставка между сотрудниками, сколько совместителей работает на предприятии.

Образец штатной расстановки

Обратить внимание следует на наличие фамилий напротив наименования позиций в компании. Также чаще здесь заполняются поля с примечаниями, ведь они имеют отношения к конкретным сотрудникам. Например, в это поле можно вписать, что работник является совместителем или временно находится в отпуске.

Отличие между штатным расписанием и штатной расстановкой

Хотя у этих двух видов документаций достаточное количество общих полей, но и отличий у них предостаточно. Например, расписание является нормативным и обязательным документом, тогда как расстановку кадровики заполняют добровольно. Соответственно и для расписания существует унифицированная форма. И хотя она перестала быть обязательной для использования, но многие все равно ее используют. В расписании все данные не конкретизированы, нет упоминания фамилий работников. В нем содержатся плановые показатели, и хранятся они 3 года, а для сравнения в расстановке – лишь фактические значения, сохраняющиеся на протяжении 75 лет.

Как заполнять штатное расписание и штатную расстановку?

Для обязательного вида документа в РФ была утверждена единая форма Т-3, о которой уже писалось выше. Для расстановки также можно использовать этот образец, но его придется расширить дополнительными полями. Как минимум, нужно будет дописывать фамилии сотрудников, занимающих соответствующие должности. Для замещения считается нормально, если некоторые поля останутся пустыми. Поэтому в его конце приводится статистические данные о том, сколько свободных вакансий на данный момент в компании.

Похожее

Штатное расписание – это акт, в котором отображается все устройство штата сотрудников предприятия, начиная от…

Штатное расписание представляет собой схематичное обобщение информации обо всей кадровой структуре конкретной организации, включая данные…

Одним из определяющих нормативных документов любого предприятия считается штатное расписание. На его основе осуществляется прием новых…

Штатное расписание, это внутриорганизационный акт, относящийся к категории нормативных. Он устанавливает структуру компании, объем коллектива…

Утверждение основного организационного порядка может быть подвержено соответствующим поправкам, если это необходимо для нужды самой…

Ссылка на основную публикацию