Вносим изменения в личную карточку при смене фамилии

Содержание

Как внести изменения в личную карточку: пошаговая инструкция

Внесение изменений в личную карту – это считается довольно распространенный вопрос, который возникает у сотрудников в кадровом фонде. В этой статье мы разберемся.

Оформление личной карточки

На каждого работника при приеме на трудовую деятельность кадровый фонд оформляет его личную карту. Основанием для этого служат приказы о приеме на работу и запись в трудовой книге. Закон не содержит прямых указаний на использование унифицированной формы карты. Организация имеет право индивидуально разработать приемлемую форму этого документа.

В карте отражается основная информация о работнике – информацию его паспорта, данные об образовании, опыте работы и другие. Основанием для заполнения служат подтверждающие бумаги, предоставленные сотрудником. Список нужных документов указан в статье 65 Трудового кодекса России.

Некоторые данные в карте нужно заверять личной подписью, поэтому имеется смысл оформлять ее на документальном носителе. Не рекомендуется заменять старую карту новой. Часть данных может быть уверена, и при нужности у кадровых фондов не будет полной картины по работнику.

На данный момент нет нормативно-правового акта с четкими рекомендациями о порядке ведения личных карт работников. А некорректное заполнение этого документа или его отсутствие проверяющие службы могут расценить как нарушение трудового закона. В связи с этим у сотрудников кадровых служб при заполнении личной карты возникают различные вопросы. Один самый распространенный это – как внести изменение в личную карту.

Внесение изменений в личную карту

Необходимость изменить информацию о работнике возникает довольно часто.

  • Изменение фамилии;
  • Изменение места жительства;
  • Получение нового паспорта;
  • Вступление в брак;
  • Получение нового образования, степень, квалификацию;
  • Прерывание отпуска;
  • Перевод на другую трудовую деятельно или должность;
  • Восстановление после увольнения и прочее.

При внесении изменений нужно определить – важно изменить существующую информацию или дополнить уже существующие данные.

Если речь идет об изменении имеющихся данных о работнике, к примеру, фамилии или адреса места жительства, то старую информацию зачеркивают одной чертой. Новую информацию пишут над устаревшими данными или справа от них. Некоторые кадровики предпочитают уточнять реквизиты бумаг, на основании которых происходит новая запись. Однако нужно отметить, что закон это прямо не предусматривает. Внесение новой информации обязано быть заверено подписью сотрудника кадровой службы с уточнением даты.

Таким же образом будут исправлены неверно указанные данные или допущенные в них ошибки.

Важно! Иногда нужно дополнить существующую информацию новыми. К примеру, когда работник получит новую квалификацию, или новое образование. В этом случае делается дополнительные записи. Если же место недостаточно, то оформляется вкладной бланк, куда и вносят дополнения и информацию.

Рассмотрим пример, например работник, меняет свою фамилию, необходимо внести корректировки в кадровые бумаги. Одна из них – личная карточка. Изменение фамилии работников отражается, в том числе, и в ней. Рассмотрим, как сделать это без единой ошибки.

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Необходимо принять заявление и издать приказ.

Перед тем как внести изменения в личную карту необходимо начать с заявления работника. Именно работник своим заявлением инициирует весь процесс внесения изменений в кадровые бумаги.

К заявлению работника в неотъемлемом порядке обязаны быть приложены ксерокопии подтвердительных документов. Ведь без них не получится доказать факт изменения фамилии. В обычном случае, этими документами выступают и свидетельство о браке и паспорт.

После этого как заявление написано, необходимо издавать указ. В согласовании с ним кадровые сотрудники изменяют документы, в том числе, записывают исправления в личную карточку работника.

Отдел кадров на каждого сотрудника компании в первый день его работы заводят личную карточку. На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу сотрудником кадрового отдела заполняется личная карточка сотрудника (форма N Т/2).

  • паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
  • трудовая книжка или бланк, подтверждающий рабочий стаж;
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
  • иные сведения о сотруднике.

Изменение фамилии в личной карточке

Итак, приказ был издан, то можно приступить к исправлению записей в личной карточке.

Ставшие неактуальными записи необходимо зачеркнуть и рядом написать новую информацию. Зачеркнуть старую фамилию необходимо одной чертой так, чтобы была видно предыдущая запись.

Личная карточка сотрудника считается документом, нужным при ведении кадровой отчетности. Ее форма (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1. По мнению Роструда негосударственные компании имеют права индивидуально разработать форму личной карточки в силу части 4 статьи 9 Федерального законодательства от 06.12.2011 № 402-Федерального закона. При этом такой первичный учетный документ обязан содержать все необходимые реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Закона № 402-Федерального законодательства «О бухгалтерском учете» (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Пошаговая инструкция!

Необходимо попросить вашего работника принести документы, которые подтверждают изменения информации личного характера. Если работница изменила свою фамилию в связи с вступлением в брак, то нужно ее свидетельство о браке и новый паспорт. При изменении адреса места прописки, адреса временной регистрации потребуется паспорт сотрудника или справка о временной регистрации. Сделайте ксерокопию принесенных документов. Поместите копии в личное дело сотрудника.2

Зачеркните в личной карточке сотрудника устаревшие данные одной чертой, справа или сверху аккуратно впишите новые сведения. Рядом с ними укажите реквизиты документа, на основании которого были внесены изменения (свидетельства о браке, паспорта и др.). Заверьте внесенные изменения, то есть необходимо указать свою должность, проставить свою роспись и расшифровку подписи, и дату внесения изменения.3

Зачеркните неправильную запись в личной карточке сотрудника аккуратно одной чертой, если вдруг вы случайно допустили ошибку при ее оформлении. Над ошибкой сверху или справа необходимо указать верные сведения, рядом нужно написать «Исправленному верить» и заверьте исправление своей росписью.

Вы можете распечатать страницу личной карточки, уточнив в соответствующем разделе новые данные о сотруднике. В этом случае на обеих страницах карточки (новой и старой) производится отметка о произведенной замене в связи с изменениями личных сведений о сотруднике.

ВАЖНО! Если в личной карточке сотрудника заполнен до конца какой-либо ее раздел, то оформите и распечатайте вкладной лист к ней, сделав об этом отметку в конце заполненного раздела карточки.

Что делать если раздел заполнен

Рассмотрим пример, к примеру, был полностью заполнен раздел «Отпуск» или например, или «Прием на работу». Традиционно в таких случаях на практике изготовляются дополнительные вкладные бумаги. При этом на печать выводятся идентификационные реквизиты личной карточки (табельный номер, фамилию сотрудника и др.), заголовок раздела и таблица раздела. Можно присвоить заголовки и номера вкладным листам, к пример «Вкладной лист №1 к личной карточке» или «Дополнение №1 к личной карточке». Чтобы в процедуре эксплуатации вкладные листы не потерялись, их рекомендуется сшивать. В конце каждого заполненного раздела делается отметка о том, что к разделу заведен вкладной лист.

Подведем итог

Трудовое законодательство не содержит прямого указания руководителю вести личные карточки работников. В то же время некоторые нормативно-правовые акты подразумевают наличие этого документа в кадровом учете организации. В интересах руководителя организовать кадровый учет таким образом, чтобы в случае проверки у контролирующих служб не возникло претензий по данному вопросу.

Смена фамилии работника: как внести изменения

Порядок оформления смены фамилии

При смене фамилии работника, работодателю предстоит грамотно внести исправления во внутреннюю документацию.

В первую очередь работник, сменивший фамилию, должен написать заявление.

Рис. 1. Заявление работодателю о внесении изменений

Основания для изменения личных данных сотрудника

После смены паспортных данных необходимо внести изменения в кадровые документы. Поводом для этого станут копии подтверждающих документов:

  • свидетельство о заключении либо расторжении брака, а также о смене имени;
  • новый паспорт лица;
  • СНИЛС и ИНН.

Именно эти документы обязан представить работник для смены фамилии на работе.

В какие документы вносить изменения

Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, график отпусков, ведомости, описи и т. д.

После сдачи работником заявления, кадровики должны составить приказ, после которого кадровики и бухгалтеры внесут необходимые исправления.

Оформление кадровых документов

Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала. Однако для полноценной работы все же придется внести исправления в сведения о работнике.

Трудовая книжка

В соответствии с Инструкцией № 69 от 10.10.2003 г., исправления в трудовую книжку вносятся так: старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом вписывается новая фамилия.

Важно! Зачеркивание производится тонкой чертой, чтобы можно было прочесть исправленный текст.

На обложке (слева от титульного листа) прописываются основания исправлений, а также проставляется печать организации.

Рис. 2. Трудовая книжка с исправлениями

Аналогичным образом вносятся изменения в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Трудовой договор

Закон не устанавливает требование вносить изменения при смене фамилии работника в трудовом договоре.

Однако кадровики все же предпочитают вносить изменения, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.

Чтобы внести новые сведения, необязательно менять трудовой договор полностью – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны актуальные персональные данные работника.

Рис. 3. Образец дополнительного соглашения к трудовому договору в связи со сменой фамилии

Личная карточка работника

При смене персональных данных необходимо также внести изменения в его личное дело (личная карточка Т-2).

Для исправления фамилии в карточке необходимо зачеркнуть старую фамилию и вписать новые данные. Рядом с новой фамилией необходимо указать название, номер и дату документа, являющегося основанием для исправлений.

При смене фамилии в связи с замужеством или разводом, также необходимо в графе «Семейное положение» изменить статус.

Рис. 4. Образец личной карточки с исправлениями.

Оформление бухгалтерских документов

В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять фамилию в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.

Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.

Замена СНИЛС

В двухнедельный срок с момента получения нового паспорта работником он должен получить новое страховое свидетельство СНИЛС в отделении пенсионного фонда.

Законодательство оставляет право выбора работнику при замене СНИЛС: либо он обращается в ПФР самостоятельно, либо поручает это работодателю.

В большинстве случаев получением нового СНИЛС занимается бухгалтерия, поэтому бухгалтеру важно не пропустить сроки подачи.

Для получения СНИЛС бухгалтеру необходимо заполнить и подать в отделение фонда следующие документы:

  • заявление на обмен страхового свидетельства (форма анкеты АДВ-2);
  • опись документов (форма АДВ-6);
  • старое свидетельство работника;
  • копия паспорта работника.

Важно! В заявлении по форме АДВ-2 работник ставит свою подпись.

В течение недели с момента получения готового свидетельства бухгалтер должен предоставить его работнику и отправить сопроводительную ведомость обратно в отделение фонда, которую он получил там одновременно с готовым свидетельством.

Лицевой счет работника

Лицевой счет работника (формы Т-54 и Т-54а) – внутренний документ работодателя, содержащий сведения обо всех выплатах и удержаниях сотрудника на основании первичных документов (больничные листы, путевые листы, рапорты, наряды на сдельную работу и т. д.).

Лицевой счет открывается и ведется бухгалтером на протяжении всего периода работы сотрудника.

Изменения в форму Т-54 вписываются аналогично – путем зачеркивания прежней фамилии одной чертой и указания новых данных рядом.

Банковские счета и карты

В случае перечисления заработной платы работника на карту, во избежание проблем с перечислением заработанных средств работнику, бухгалтеру необходимо своевременно сообщить о произошедших изменениях в банк.

После этого, работник должен самостоятельно обратиться в отделение банка для замены пластиковой карты.

Ответственность

В случае непредставления сведений бухгалтерией в отделение ПФР в установленный срок, к работодателю возможно применение финансовых санкций в размере 500 рублей за каждого сотрудника.

Извещать о смене фамилии ФСС и ФОМС, как и обращаться в Налоговую инспекцию за получением ИНН сотрудника, бухгалтеру не требуется.

Работница сменила фамилию. Три документа, которые нужно исправить

Когда работница меняет фамилию, то по закону внести корректировки нужно только в трудовую книжку и личную карточку. Но поправить также стоит и трудовой договор. Иначе кадровику будет сложно работать с документами этой сотрудницы. Ведь если к договору будут составлять соглашения, в них уже будет фигурировать новая фамилия, и будет неясно, откуда она взялась. В статье расскажем, как изменить эти три документа, чтобы инспекторы не нашли нарушений, а кадровик впоследствии не путался в работе с личными данными работницы.

Запросите у сотрудницы оригиналы документов, чтобы подтвердить смену фамилии

Чтобы скорректировать кадровые документы, устного сообщения об изменении фамилии недостаточно. Работница должна представить оригиналы документов, которые подтверждают смену личных данных (п. 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Такими документами является паспорт, в котором указана новая фамилия, а также свидетельство о заключении или расторжении брака, свидетельство о перемене фамилии.

Снимите копии с документов, которые представила работница, но хранить их в личном деле не нужно . Закон не требует, чтобы работодатель оставлял копии личных документов сотрудников у себя. В случае проверки Роскомнадзор посчитает, что вы обрабатываете избыточные персональные данные, чем нарушаете права работника (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013). Поэтому оригиналы документов сразу верните сотруднику, а копии уничтожьте, после того как все оформите.

Не будет лишним взять у работницы заявление об изменении фамилии . По закону его оформлять не обязательно, но так у вас будет дополнительное письменное основание для изменения кадровых документов, если оригиналы паспорта и свидетельства вы вернете. Попросите указать причину смены данных и реквизиты документов, которые ее подтверждают.

Издайте приказ об изменении фамилии в кадровых документах в свободной форме (образец ниже). Укажите наименование организации, дату и место его составления, порядковый номер документа, старые и новые персональные данные работницы. Табельный номер оставьте прежним. Подписывает приказ руководитель организации или иное лицо, которое он уполномочил. Ознакомьте с приказом сотрудницу, а также работников кадровой службы, главного бухгалтера, начальника службы безопасности, IT-отдела.

Внесите изменения в трудовой договор, личную карточку и трудовую книжку

В законе нет процедуры для корректировки трудового договора и личной карточки в связи со сменой фамилии. Поэтому в договор можете внести информацию о новых данных работницы по аналогии с изменением условий и прописать это в соглашении. В личной карточке меняйте фамилию так же, как в трудовой книжке.

Трудовой договор. Одновременно с приказом подготовьте соглашение к трудовому договору. С одной стороны, данные о фамилии работницы не являются существенными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Чтобы поменять фамилию сотруднице, не нужно согласовывать это с работодателем. С другой стороны, при изменении условий трудового договора в дальнейшем в соглашении должна быть указана новая фамилия работницы. Чтобы избежать путаницы, будет логичным, если работодатель зафиксирует изменения данных документально. Соглашение составляйте в произвольной форме (образец ниже).

Личная карточка. Указания Госкомстата России в постановлении от 5 января 2004 г. № 1 по оформлению личной карточки требуют внести изменения в сведения о работнике и заверить их подписью сотрудника кадровой службы. Поэтому действуйте по аналогии с тем, как вносят изменения фамилии в трудовую книжку . Прежнюю фамилию аккуратно зачеркните, сверху или рядом напишите новую. Данные о документах, которые подтверждают смену фамилии, можно написать на свободном месте первого листа личной карточки или в разделе «Дополнительные сведения» (образец ниже).


Трудовая книжка.
На титульном листе зачеркните одной чертой прежнюю фамилию, чтобы запись оставалась читаемой (образец ниже). Сверху или снизу либо на той же строке, если есть место, напишите новую фамилию. В трудовых книжках образца 1974 года укажите новую фамилию на специальной пустой строке. На внутренней стороне обложки укажите ссылку на документы, которые послужили основанием для изменения фамилии. Текст заверьте подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью, если она используется в организации (п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Исправьте другие кадровые документы по необходимости

Закон не требует, чтобы работодатели вносили изменения в связи со сменой фамилии в табель учета, график отпусков и прочие кадровые документы. Так как табельный номер у работника остается прежним, то при необходимости любые сведения о его деятельности работодатель может получить из программы кадрового учета либо из личной карточки, где указана основная информация, в том числе смена фамилии и паспорта. Кадровику не обязательно также менять фамилию работника в книге учета движения трудовых книжек. Запись о приеме трудовой книжки удобнее искать по дате приема сотрудника. В этом случае можете внести корректировки в документы по своему желанию для удобства или руководствоваться порядком кадрового делопроизводства, который принят в организации. Например, в графике отпусков в бумажном виде, который утвердили до изменения личных данных сотрудника, можете указать новую фамилию работника в графе 3 – «Фамилия, имя отчество» и в графе «Примечание».

Закрепите в ПВТР, когда работник должен сообщить об изменении фамилии

Работодатель должен оперативно получать информацию о смене паспорта, места регистрации, иных персональных данных сотрудника. Иначе отчеты в Пенсионный фонд, ФСС, налоговую инспекцию будут с ошибками. Также станут недействительными доверенности на сотрудника.

Пропишите обязанность работника сообщать об изменениях в персональных данных в ПВТР или ином локальном акте и продублируйте это условие в трудовом договоре. Установите разумный срок для представления документов, которые подтверждают смену фамилии. Например, можете указать такую формулировку, «Работник обязан в трехдневный срок сообщить работодателю об изменении его паспортных данных, номера телефона, регистрации или фактического адреса проживания. При желании может сообщить об изменении семейного положения, рождении детей». С локальным актом работника нужно ознакомить под подпись.

Удобнее вносить изменение фамилии, если кадровые документы ведете в компьютерной программе. В этом случае менять каждый документ вручную не нужно. Вы один раз указываете новую фамилию работника, дату и номер приказа, и эти исправления будут автоматически внесены во все документы программы.

Важные выводы

1. Работодатель может изменить фамилию в трудовом договоре, личной карточке и трудовой книжке только на основании оригиналов документов, при этом копии хранить в организации не нужно.

2. В связи со сменой фамилии работодатель вносит изменения только в текущие кадровые документы, исправлять старые документы не нужно.

3. Чтобы сотрудники вовремя сообщали об изменении личных данных, работодатель вправе закрепить эту обязанность в локальном акте и трудовом договоре.

Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах

“Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, 2008, N 4

Вопрос: Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова). Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах?

Н.А.Поликутина, г. Кимры

Ответ: К сожалению, в законодательстве прописана только процедура внесения изменений в трудовую книжку и в личную карточку работника. А вот как оформить все остальное – нигде не сказано: ни в законах, ни в разъяснениях ведомств. Поэтому предложенная нами процедура оформления – не более чем рекомендация. Однако мы постараемся подкрепить наши доводы аргументами из практики и из законодательства.

Итак, при смене фамилии работника потребуется внести изменения:

– в трудовую книжку;

– в книгу учета движения трудовых книжек;

– в личную карточку работника (форма N Т-2);

– в лицевой счет (форма N Т-54);

– в трудовой договор.

Кроме того, нужно будет получить новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

Основаниями для внесения соответствующих изменений в перечисленные документы будут:

– свидетельство о заключении брака,

– паспорт с новыми данными.

Спор вызывает необходимость написания работником заявления об изменении фамилии в учетных документах и издания соответствующего приказа. В законе такого требования не содержится, однако многие специалисты рекомендуют все же оформить эти документы: и для удобства организации документооборота (особенно в крупных компаниях), и для сотрудников трудовой инспекции (как правило, при проверке они требуют эти документы). Мы придерживаемся данной точки зрения, поэтому ниже мы покажем, как можно оформить заявление и приказ. Повторяем, что утвержденной формы этих документов не существует, но общие правила их составления соблюдать нужно.

Начнем с заявления (см. пример 1).

Генеральному директору ООО “Ламбада”

начальника отдела логистики

Прошу изменить в учетных документах фамилию Астахова на Рычкову в связи со вступлением в брак. Копию свидетельства о браке С1 N Ва555 прилагаю.

24.03.2008 Астахова С.С. Астахова

Учтите: заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока Астахова, а не Рычкова.

Далее на основании заявления работника, копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта работника руководитель организации должен издать приказ об изменении фамилии сотрудника в учетных документах (см. пример 2).

Общество с ограниченной ответственностью “Ламбада”

Об изменении фамилии

В связи со сменой фамилии начальника отдела логистики Астаховой С.С.

Изменить в учетных документах организации и в трудовой книжке работника фамилию начальника отдела логистики Астаховой Светланы Сергеевны на фамилию Рычкова в связи со вступлением в брак.

Основание: заявление Астаховой С.С. от 24.03.2008; копия свидетельства С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области; паспорт серии 4607 N 018888, выданный 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.

Генеральный директор Чижевский Л.Ю. Чижевский

С приказом ознакомлена: начальник отдела логистики Астахова С.С. Астахова

При составлении указанных документов может возникнуть вопрос: каким числом должен быть составлен приказ об изменении фамилии? Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем свадьбы, а новый паспорт выдается как минимум через одну-две недели, и дата выдачи в нем стоит уже другая. К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи (например, только после длительного отпуска – медовый месяц, знаете ли).

По нашему мнению, приказ об изменении фамилии следует составить в день, когда работник получит новый паспорт. Поясним почему. В трудовую книжку можно вносить изменения на основании свидетельства о заключении брака (об этом сказано в п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках” (далее – Постановление N 225)), чего нельзя сказать о внесении изменений в учетные документы. Например, ту же личную карточку заполняют на основании документа, удостоверяющего личность работника, в частности паспорта (см. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Поэтому, на наш взгляд, вносить изменения в этот и другие учетные документы следует именно на основании нового паспорта.

Теперь рассмотрим саму процедуру внесения правок в документы.

1. Как уже было сказано, изменение записей о фамилии работника в трудовую книжку нужно производить на основании паспорта либо свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это должен сделать работодатель по последнему месту работы сотрудника. Об этом говорится в п. 26 Постановления N 225.

Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, разъясняет технологию внесения подобных изменений в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные. На внутренней стороне обложки (в любом свободном месте) делается следующая запись: “Фамилия Астахова изменена на фамилию Рычкова на основании свидетельства о заключении брака С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области”.

Ниже ставится подпись работодателя или специально уполномоченного им лица (в частности, кадрового работника), а также печать организации или кадровой службы.

2. Много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры. Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (как это ни странно звучит) не является обязательным условием трудового договора, поэтому закон не требует заключения никакого дополнительного соглашения при ее изменении. Тем более о чем будут договариваться стороны в соглашении? Об изменении фамилии? Да, звучит нелепо, но тем не менее мы все же советуем внести изменения в трудовой договор. Свое мнение поясним на примере. Допустим, трудовой договор с работницей, поменявшей фамилию, не был изменен. Через некоторое время возникла необходимость в заключении дополнительного соглашения с работником (например, изменилось место работы). В дополнительном соглашении к трудовому договору с работником Астаховой уже будет указана новая фамилия (Рычкова). Получится путаница (прежде всего для самих кадровиков): трудовой договор заключен с Астаховой, а дополнительное соглашение к нему – уже с Рычковой.

Также можно провести аналогию с гражданским правом, где предусмотрено, что соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор (то есть в нашем случае – в письменной).

Поэтому ради удобства мы рекомендуем составить документ, который можно называть “Изменение к трудовому договору”. Его следует составить на основании нового паспорта работника, поскольку внести изменения нужно будет и в паспортные данные работника. Также рекомендуем приложить к трудовому договору копии приказа, свидетельства о заключении брака и нового паспорта.

Образец оформления такого документа приведен ниже:

к трудовому договору N 11 от 15 марта 2006 года

г. Москва 04.04.2008

Общество с ограниченной ответственностью “Ламбада”, именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице генерального директора Чижевского Леонида Юрьевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Астахова Светлана Сергеевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, пришли к следующему соглашению:

1. Изменить в трудовом договоре фамилию Астахова на фамилию Рычкова.

2. Считать действительными паспортные данные в следующей редакции:

паспорт серии 4607 N 018888 выдан 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.

Генеральный директор Начальник

ООО “Ламбада” отдела логистики

Л.Ю. Чижевский Астахова С.С.

3. Процедура внесения изменений в личную карточку работника (форму Т-2) прописана в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”. Там сказано, что в документ вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Представляется, что внесение изменений в остальные документы следует производить аналогичным образом.

4. Не забудьте поменять страховое пенсионное свидетельство. Для этого необходимо заполнить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 21.10.2002 N 122п “О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению”. Образец заполнения указанного заявления см. в примере 4.

Форма АДВ-2 Код по ОКУД │ │

Заявление об обмене страхового свидетельства

Заполняется застрахованным лицом печатными буквами

│Ф.И.О., указанные в страховом свидетельстве │

│Новые анкетные данные (указать только изменившиеся данные) │

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ. Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

Сотрудница сменила фамилию: как привести в соответствие кадровую документацию

Сотрудница, выйдя замуж, изменила фамилию. Как правильно внести изменения в личную карточку (форма Т-2), трудовую книжку, другие кадровые документы? Обязательно ли издавать по данному поводу приказы? Необходимо ли вносить изменения в трудовой договор, заключенный с работником? Если да, то каков порядок?

В рассматриваемой ситуации сотрудница, изменившая фамилию, должна подать работодателю соответствующее заявление, составленное в произвольной форме, с указанием причины произошедших изменений. К заявлению необходимо приложить копии документов, подтверждающих изменение персональных данных: в нашем случае ими будут паспорт и свидетельство о регистрации брака. Подлинники документов достаточно предъявить сотрудникам кадровой службы работодателя.

На основании указанного заявления работодателю необходимо издать приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника. С приказом следует ознакомить под роспись самого сотрудника, а также работников кадровой службы и бухгалтерии.

1) При изменении фамилии необходимо внести изменения в трудовую книжку сотрудницы.

Порядок заполнения трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее – Инструкция).

В п. 2.3 Инструкции указан подробный порядок внесения изменений о фамилии, имени, отчестве. Изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

2) Помимо этого необходимо внести соответствующие изменения в личную карточку работника, составленную по унифицированной форме N Т-2 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”). В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации не определен порядок внесения изменений в личную карточку по унифицированной форме N Т-2, говорится только о том, что внесенные изменения заверяются подписью работника кадровой службы. На наш взгляд, для внесения соответствующих изменений необходимо по аналогии с п. 2.3 Инструкции прежнюю фамилию зачеркнуть одной чертой, а затем вписать новую и указать реквизиты документов, явившихся основанием для таких изменений.

3) При изменении фамилии работника об этом нужно уведомить территориальный орган Пенсионного фонда РФ, который, в свою очередь, обязан выдать застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета (п. 4 ст. 7, п. 1 ст. 9, ст. 15 Федерального закона от 01.04.96 N 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”).

4) Также работодатель может внести соответствующие изменения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (Приложение N 3). На наш взгляд, в соответствующей строке графы 5 книги учета движения трудовых книжек прежнюю фамилию следует зачеркнуть одной чертой, а затем вписать новую. Рядом записываются реквизиты документа, который послужил основанием для исправления фамилии, ставятся подпись уполномоченного лица и печать организации. Если рядом нет места, то в ближайшей свободной строке книги следует сделать ссылку на соответствующий документ.

5) Законодательством РФ не урегулирован вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор при изменении фамилии работника, однако полагаем, что для приведения всех кадровых документов в соответствие друг с другом внести изменения в трудовой договор работника все же стоит.

По вопросу о процедуре внесения таких изменений существует два мнения. Одни специалисты считают, что следует вносить изменения в первоначальный текст трудового договора, другие говорят о необходимости заключения дополнительного соглашения к нему.

В силу части первой ст. 57 ТК РФ фамилия, имя и отчество работника и сведения о документах, удостоверяющих его личность, должны быть указаны в трудовом договоре: эти данные относятся к сведениям о работнике и не являются условиями трудового договора.

Согласно же ст. 72 ТК РФ отдельное соглашение сторон оформляется при изменении именно условий трудового договора.

В соответствии с частью третьей ст. 57 ТК РФ недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, в отличие от недостающих условий, которые должны определяться приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме.

По нашему мнению, в рассматриваемой ситуации корректнее действовать по аналогии с нормой ст. 57 ТК РФ и в случае изменения фамилии работника и (или) его паспортных данных поправки вносить непосредственно в текст трудового договора, заверяя новую информацию подписями работника и работодателя.

При этом, на наш взгляд, сам вопрос о том, заключать ли дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с тем, что работник изменил фамилию, или вносить изменения в первоначальный текст договора, не является принципиальным – оба варианта, по сути, равнозначны и имеют право на существование.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Верхова Надежда

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

18 октября 2010 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Ссылка на основную публикацию