Переход на электронные трудовые 2020: разъяснения ПФР

Содержание

Электронные трудовые книжки с 2020 года: пошаговый переход, ведение и образец

Вводная информация про электронные трудовые книжки с 2020 года

С 2020 года все работодатели должны будут перейти с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки. Причем это касается всех работодателей – компаний и ИП. Также для них появился новый отчет в ПФР. Бланк называется СЗВ-ТД.

Но как выглядит образец электронной трудовой книжки? На этот вопрос отвечают представили ПФР на своем сайте:

Также см:

    Закон о внесении изменений в ТК РФ в части перехода на электронные трудовые книжки (скачать)Закон о новой отчетности в ПФР (скачать)Сайт ПФР про электронные трудовые книжкиНовый отчет СЗВ-ТД с 2020 года

Этапы перехода на электронные трудовые книжки

Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.

Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.

  • у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
  • тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.

Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция

До 1 июля 2020 года все работодатели обязаны уведомить каждого работника о том, что:

  • сведения о трудовом стаже теперь будет хранить ПФР в электронном виде;
  • работники вправе выбрать, как работодатель будет вести трудовые книжки.

Важно не забыть и о тех, кто “де-факто” не находится в офисе – находящиеся в декрете, сотрудники в отпусках за свой счет. Извещать подрядчиков-физлиц о новых правилах не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору и трудовые книжки на них не ведутся.

Унифицированной формы уведомления нет. Поэтому можно самим “придумать” форму. Или можно использовать наш шаблон:

В уведомлении попросите работников принять решение и подать заявление в конкретный месяц. Например, в январе 2020 года. Но вы не вправе требовать быстрее принять решение. Работник вправе определится до конца 2020 года.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с 2020 года

До конца 2020 года сотрудник должен сообщить вам о решении сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее. Хороший вариант – подготовить шаблоны уведомлений и разослать их работникам вместе с уведомлением из Шага 1. Всего возможно два варианта заявления:

  • заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
  • заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.

Вот как выглядят шаблоны:

Образец заявления работника о сохранении бумажной трудовой книжки (скачать образец)

Образец заявления работника об отказе от бумажной трудовой книжки (скачать образец)

Если человек не напишет никакого заявления, нужно продолжать вести бумажную трудовую книжку. Каждый человек вправе передумать в любой момент и подать работодателю письменное заявление о том, что он хочет перейти на электронку. При отказе от бумажной книжки документ надо будет отдать сотруднику на хранение.

Перед переходом на ведение трудовых книжек в электронном виде обратите внимание на бумажные трудовые – лучше проверить правильность их заполнения. Зачем? Дело в том, что с 2020 года любые кадровые изменения придется отражать в новом отчете СЗВ-ТД.

Что именно проверить в действующих бумажных трудовых книжках? Вот опорные точки для проверки:

  • Личные данные работников (ФИО, даты рождения, образование, специальность);
  • Даты о приемах, переводах и увольнениях;
  • Названия компаний и должностей;
  • Наличие печатей;
  • Реквизиты приказов о приемах и увольнениях;
  • Наличие ссылок на статьи ТК РФ в записях об увольнении;
  • Наличие записей о переводах;
  • Формулировки записей об увольнении.

С 1 января 2020 года у работодателей появится новая обязанность — представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Уже в 2020 году отчет нужно сдать, если были кадровые изменения или работник подал заявление о том, как в 2021 году вести трудовую книжку. Впервые подайте форму до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел одно из следующих событий:

  • компания приняла, уволила или перевела сотрудника на другую постоянную работу;
  • сотрудник подал заявление о сохранении трудовой книжки или об отказе от нее.

Пример:

Стоит отметить, что работодатели с численностью больше 24 человек обязаны отправлять отчет в ПФР через интернет. Если в штате меньше человек, можно сдать СЗВ-ТД на бумаге. Но с 2020 году нужно сдавать электронные 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, если численность 10 человек и более. Поэтому если у вас от 10 до 24 человек, проще сразу оформить электронную подпись и отчитываться в ПФР электронно.

Заведите корпоративный адрес электронной почты (например, для отдела кадров). Дело в том, что сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям с 2020 года работодатели обязаны выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю заявление о выдаче на электронную почту. Такие правила закреплены в новой статье 66.1 ТК. Для этого и нужен адрес корпоративной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления.

Проверьте внутренние документы компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего трудового распорядка обновите разделы “Прием на работу” и “Выдача сведений о трудовой деятельности”. В них нужно прописать новшества из новой редакции Трудового кодекса РФ.

Правила внутреннего трудового распорядка. Прием на работу

1. Прием на работу и увольнение

1.1. Прием на работу в организацию производится на основании заключенного трудового договора.

1.2. При заключении трудового договора работодатель обязан потребовать от поступающего:

  • трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства ;
  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • диплом или иной документ о полученном образовании (полном или неполном) и (или) документ, подтверждающий специальность или квалификацию; документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

Правила внутреннего трудового распорядка. Выдача сведений о трудовой деятельности

4. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ.

4.1. Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанном в заявлении работника:

  • на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

  • в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
  • при увольнении — в день прекращения трудового договора.

4.4. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя [email protected] При использовании электронной почты работодателя работник направляет отсканированное заявление, в котором содержится:

  • наименование работодателя;
  • должностное лицо, на имя которого направлено заявление (генеральный директор);
  • просьба о направлении в форме электронного документа сведений о трудовой деятельности у работодателя;
  • адрес электронной почты работника;
  • собственноручная подпись работника;
  • дата написания заявления.

Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Ответы на вопросы про переход на электронные трудовые книжки

Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если же работник не подаст (не успеет подать) такое заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Аналогично другой отчетности в ПФР.

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль. Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • работодателю (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Электронные трудовые книжки с 2020 года: что надо сделать работодателям

С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку — новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. В связи с этим Пенсионный фонд выпустил подробные разъяснения относительно ее применения (информация размещена на сайте http://www.pfrf.ru/). Прокомментируем этот документ.

Законодательство об электронных трудовых книжках

  1. о внесении изменений в Трудовой кодекс (он установит возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде);
  2. о внесении поправок в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (он введет обязанность работодателей представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности работников);
  3. о внесении изменений в КоАП РФ (он установит административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений).

Кроме того, планируется утвердить формы:

  • СЗВ-ТД — для представления сведений о трудовой деятельности работников работодателями в ПФР;
  • СЗИ-ТД — для ведения кадрового учета работодателем, а также для предоставления сведений о трудовой деятельности работника самому работнику по его требованию.

Что будет представлять собой электронная трудовая книжка?

  • в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда;
  • на портале Госуслуг;
  • через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет:

  • нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы);
  • управление Пенсионного фонда;
  • многофункциональный центр предоставления государственных услуг (МФЦ).

Предполагается, что данная услуга будет предоставляться экстерриториально, то есть без привязки к месту жительства или работы человека. Отмечаются и другие положительные стороны перехода на электронные трудовые книжки:

  • удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
  • минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
  • дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
  • снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
  • дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
  • использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
  • новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и государственных органов;
  • высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Процедура перехода на электронные трудовые книжки

Исключением станут те, кто впервые устроится на работу в 2021 году. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Конечно, многих работников (особенно людей старшего поколения) интересует судьба нынешних (бумажных) трудовых книжек. Если работник хочет сохранить свою бумажную трудовую книжку, работодатель не вправе ему отказать. Для этого работник должен будет до конца 2020 года подать письменное заявление работодателю. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной.

Что должны сделать работодатели?

Итак, предполагается, что 1 января 2020 года для работодателей будет введена обязанность ежемесячно подавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. В связи с этим:

  1. работодателям надлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку;
  2. при необходимости работодателям предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, скорректировать порядок ведения кадрового документооборота.

Сроки представления документов в ПФР. Предполагается, что с 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо подавать в ПФР ежемесячно не позднее 15?го числа месяца, следующего за отчетным.

Информация для работников

  • либо в распечатанном виде;
  • либо в электронной форме с цифровой подписью.

В обоих случаях работодатель перенесет данные в свою систему кадрового учета. При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у него есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные будут фиксироваться в ней.

Порядок заполнения и представления новых форм

Данная форма будет заполняться работодателями на всех работающих (в том числе по совместительству), с которыми оформлены или прекращены трудовые отношения, а также в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и т.?д.) на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя.

Предполагается, что в 2020 году эта форма будет представляться ежемесячно до 15?го числа месяца, следующего за отчетным. Заполняться она будет только на работников, в отношении которых произведены кадровые мероприятия в течение отчетного периода (месяца). Документ может представляться на бумажных носителях или в электронной форме по установленным форматам.

СЗИ-ТД

В этой форме работодатели будут отражать всю информацию о трудовой деятельности сотрудников за период работы в организации (формируется на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя).

Предполагается, что по запросу работника, а также в день увольнения работодатель обязан будет предоставить ему данную форму. Она может быть составлена как на бумажном носителе (заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации), так и в электронном виде (заверяется электронной цифровой подписью).

Вместо заключения добавим, что многолетний опыт работы систем Пенсионного фонда показал высокий уровень защищенности информационных данных. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможен. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Переход на электронные трудовые книжки. Интервью с экспертом

С 2020 года в России начинают действовать электронные трудовые книжки. Как работодателям подготовиться к изменениям и избежать ответственности за нарушения? Рассказывает эксперт по трудовому праву и кадровому делопроизводству Евгения Конюхова.

Чем обусловлен переход на электронные трудовые книжки?

— Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

​К сожалению, нередко на практике работодатели безответственно ведут трудовые книжки, пренебрегают требованиями нормативных правовых актов. Из-за потери данных Пенсионный фонд России вынужден отказывать людям в назначении пенсии.

Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений. Плюс исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.

На дату выхода интервью пакет законопроектов о переходе на электронные трудовые книжки Госдума рассмотрела и одобрила в первом чтении.

Какой переходный период установлен по отказу от бумажных трудовых книжек?

Стоит ли работодателям беспокоиться о сроках?

— Вопрос перехода на электронные трудовые книжки очень активно обсуждается в СМИ и профессиональных сообществах. Появляется много недостоверных сведений, домыслов о том, что работодатели не успеют подготовиться к изменениям.

Первое, что нужно понять, — никуда спешить в 2019 году не нужно. Переход на электронное формирование сведений будет плавным. В 2020 году параллельно с ведением бумажных трудовых книжек мы начнем сдавать новую персонифицированную отчетность, которая будет содержать сведения о трудовом стаже работников.

Если законопроект примут, работодатель будет обязан вести бумажные трудовые книжки лишь тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут ему соответствующие письменные заявления. Остальным трудовые книжки будут выданы на руки, и работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение.

На работников, которые впервые поступят на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут. Сведения о трудовой деятельности таких работников будут вести только в электронном виде.

Какие подготовительные мероприятия необходимо осуществить работодателям?

Какие документы изменить или скорректировать?

— Главное в 2020 году — проинформировать работников об изменениях в законодательстве, желательно в письменной форме. Важно донести, что уже с 2020 года работодатели будут направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности. Сведения о трудовой деятельности в электронном виде будут храниться только с персонального согласия человека.

Скорее всего, работодателям потребуется проанализировать существующие локальные нормативные акты и актуализировать тексты по вопросам ведения трудовых книжек.

Что полезно знать работодателям о технической стороне вопроса?

Нужно ли специальное программное обеспечение?

— Благодаря названию проекта «Электронная трудовая книжка — 2020» может возникнуть ложное понимание, что это некий носитель в электронном виде. Но это не так.

Для хранения сведений о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда. А это значит, что работодателям не нужно приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение. Для сдачи отчетности они смогут использовать привычные средства телекоммуникационной связи, например Контур.Бухгалтерию.

Как информация будет переноситься с бумажных носителей на электронные?

— Такой перенос информации не запланирован. Это повлекло бы дополнительную нагрузку как на работодателей, так и на Пенсионный фонд.

Те работники, которые не напишут заявление о сохранении бумажного оформления трудовых книжек, получат их на руки. Всю ответственность за сохранность сведений с этого момента они возьмут на себя.

Кому должны написать заявление те, кто захотят сохранить бумажный документ? Работодателю?

— Да, в этом случае работодатели будут дублировать всю информацию и в электронном виде.

Помните, что именно работодатель обязан будет проинформировать работников, которые пожелают сохранить внесение записей в бумажную трудовую книжку, о необходимости написать заявление до 1 января 2021 года.

Однако я советую работодателям не спешить с оповещением в 2019 году. Дело в том, что к 2020 году законодатели могут уточнить требования к содержанию такого информирования.

Если перенос данных из бумажных носителей в электронные не предусмотрен, нужно ли работнику самому что-то предпринимать, чтобы перенести данные о своем трудовом стаже в электронный формат?

— Возможно, после рассмотрения законопроекта в Государственной Думе этот вопрос будет решен. Сейчас запланировано, что все данные будут предоставляться через отчетность, поэтому будем ждать нормативные правовые акты, которые утвердят соответствующие формы.

Созданы ли какие-то вспомогательные памятки, которые помогут осуществить переход?

— На сайте Пенсионного фонда России в разделе «Электронная трудовая книжка» представлена актуальная информация по теме.

В чем польза от внедрения электронных трудовых книжек?

— В практике встречаются случаи массовой утраты документов вследствие пожара, кражи сейфа. И процесс их восстановления всегда очень сложный и трудоемкий. К тому же сейчас есть ряд ненужной и лишней отчетности между лицом, ведущим трудовые книжки, и бухгалтерией.

Переход на цифровые носители решит эти проблемы:

  • сократятся издержки на приобретение и хранение трудовых книжек;
  • не нужно будет нести ответственность за их сохранность и тратить время на бумажное оформление;
  • работодателям будет проще взаимодействовать с дистанционными работниками.

Но все же бумажная трудовая книжка является неким сдерживающим дисциплинарным механизмом. Для некоторых работников важно сохранить именно в ней хорошую историю записей.

Понятно, что после перехода на электронное формирование сведений туда тоже будет попадать информация об увольнениях, например по дисциплинарному основанию. Но ряд российских работников думает так: нет документа, нет проблем.

Какие сложности переход добавит работодателям?

— Работодатели, работники которых пожелают оставить бумажные версии трудовых книжек, будут обязаны дублировать из них информацию в отчетность в территориальные отделения ПФ РФ.

Как изменится отчетность в связи с введением электронных трудовых книжек?

— Планируется, что с 1 января 2020 года у работодателей появится новый вид персонифицированной отчетности. Срок и периодичность подачи сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем.

С 1 января 2021 года при приеме на работу и увольнении работника страхователю нужно будет также представлять сведения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, распоряжения.

Сейчас подготовлены проекты форм СЗВ-ТД и СЗИ-ТД для представления сведений о трудовой деятельности работников. Окончательный их вариант мы увидим только после появления соответствующих нормативных правовых актов.

«К сожалению, в вопросе перехода на электронные трудовые еще много неясного. Не все успели разобраться в правилах подготовки отчета СЗВ-ТД. Руководителям организаций и кадровым сотрудникам хочется посоветовать внимательно следить за новостями от ПФР и Минтруда. А пока у вас есть время позаботиться о технической стороне: подготовьте свое ПО к работе с электронными трудовыми. Так, например, вести учет сведений о трудовой деятельности сотрудников и готовить новый отчет вы можете в программе Контур.Персонал, а отправлять его в ПФР с помощью сервиса интернет-отчетности», — советует руководитель проекта Контур.Персонал Дмитрий Шафран.

Что можно сказать об информационной безопасности проекта? Кто будет защищать персональные данные?

— Эта обязанность ложится на Пенсионный фонд. Его представители говорят, что многолетний опыт работы Фонда указывает на то, что информационные системы надежно защищены. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Кто будет иметь доступ к сведениям о трудовой деятельности работников?

— Для получения сведений из электронной трудовой книжки работникам необходимо будет зайти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо будет зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если работник уже зарегистрирован на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР нужно использовать свои логин и пароль.

Информацию о трудовой деятельности можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • у работодателя (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

Работодатель может получать эту информацию от нового сотрудника в распечатанном виде либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета. При увольнении сотрудника работодатель будет обязан выдать ему документ, подтверждающий сведения о трудовом стаже.

Также доступ к информации будут иметь работники многофункциональных центров, конечно же, с согласия граждан. Речь идет об оформлении услуг, когда необходимы данные о периодах трудовой деятельности.

Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?

— В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах. Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях. Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.

Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.

Внесение информации о награждениях не предусмотрено.

Что нужно знать об ответственности за нарушения?

— Напомню, что обязанность по информированию работников об изменениях в части применения трудовых книжек лежит на работодателе.

В Государственную Думу внесен проект Федерального закона № 748758-7, направленный на внесение изменений в Кодекс об административных правонарушениях. Планируется ввести административную ответственность для работодателя, который представит в информационную систему ПФ РФ неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности работника или же нарушит сроки подачи данных.

Какие перспективы открывает переход на электронные трудовые книжки?

— Повысится достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности работников. Появятся дополнительные возможности взаимодействовать дистанционно. Это касается и вопросов трудоустройства, и оформления пенсий по данным лицевого счета. И, конечно же, обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.

Цифровизация ПФР: с 1 января 2020 года трудовая книжка станет электронной

Подписка на новости

Письмо для подтверждения подписки отправлено на указанный вами e-mail.

31 июля 2019 10:48

Совсем скоро бумажные трудовые книжки отменят и введут новые — электронные. Что является основанием для такой глобальной перемены? Как это будет происходить? И что в связи с этим будет привнесено в работу Пенсионного фонда? На эти и другие вопросы отвечает начальник управления организации персонифицированного учета Отделения Пенсионного фонда РФ по Алтайскому краю Вадим Застрожнов.

– Вадим Александрович, что стало причиной такой перемены?

– Уже несколько лет на государственном уровне рассматривается программа перехода на электронный оборот сведений по трудоустройству граждан.

Ведь что такое вообще трудовая книжка? Персональный документ установленной формы, в котором содержатся сведения о трудовой деятельности работника, история его должностных переходов. Существующий образец документа применяется с 2004 года. Трудовую книжку оформляют гражданам, впервые устроившимся на работу, а в случае ее утери работнику выдается дубликат. Документ заполняется в отделе кадров и хранится там, пока человек работает в организации.

Надо сказать, что во многих странах трудовые книжки перестали наличествовать в принципе. К примеру, в той же Европе трудовая книжка в нашем понимании считается устаревшим инструментом. Там давно трудовую книжку целиком заменили электронные базы данных. Это было сделано, потому что к бумажным документам на практике предъявляется много претензий. И они возникают не только от их владельцев, а еще и от работодателей.

– А какие именно претензии?

– Основное недовольство связано со следующим. Во-первых, бумажная форма трудовой книжки с годами приходит в негодность, может быть потеряна или испорчена. А процедура ее восстановления достаточно сложная, и есть риск полной утери некоторых данных. Во-вторых, очень много эпизодов мошенничества с книжками, так как бланки находятся в свободном доступе, поэтому так много подделок. В-третьих, необходимость выделения специальных помещений для хранения книжек сотрудников; особенно это касается крупных предприятий, численность которых превышает 100 человек. В этом случае приходится организовывать специальные стеллажи для хранения такого количества личных документов сотрудников. Ну и, конечно, никак не оправданы трудовые затраты времени и его оплаты, которые расходуются на заверение сделанных копий, на создание выписок вручную и т.д.

– И что меняется теперь?

– Пока ничего не меняется. Мы находимся на пути правового обоснования такой метаморфозы. Министерством труда РФ в рамках федеральной программы «Цифровая экономика РФ» разработан соответствующий законопроект, который затронет и учтет интересы всех работающих. Предполагается, что с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе. И мы все должны быть готовы, что в скором времени это произойдет.

– Какой будет трудовая книжка нового формата?

Документ будет представлять собой электронный файл, который будет храниться в системе персонифицированного учета. Как в бумажном, так и в электронном виде суть трудовой книжки не меняется: это главный документ каждого работающего гражданина страны.

– Вадим Александрович, а можем мы сегодня хоть как-то обозначить плюсы электронных трудовых книжек?

– Безусловно, здесь масса достоинств. Это, прежде всего, невозможность подделки книжек, так как всю информацию легко будет проверить в электронном виде. Уменьшается риск, что информация о профессиональной деятельности человека будет утеряна. Появляются возможности: постоянно совершенствовать созданную систему и внедрять дополнительные вспомогательные ресурсы; защитить сведения от ошибок и описок, которые нередко допускаются при заполнении трудовых документов; работники смогут оперативно реагировать на действия работодателя по заполнению их трудовых книжек; заинтересованные структуры смогут при необходимости без работника посмотреть всю нужную информацию о нем.

Также это значительно упрощает ведение кадрового производства; защищает владельцев книжек от работодателей, которые не соблюдают сроки выдачи книжек при увольнении; освобождает работника от необходимости каждый раз обращаться к работодателю за получением копии трудовой книжки, когда ему это необходимо. Достаточно будет лишь переслать свои данные из информационной системы по месту требования.

К плюсам еще можно отнести стандартизацию, ведение кадровой информации в специализированных базах данных. Получив к ней доступ, работники смогут контролировать все сведения, которые вносятся в их трудовую книжку в режиме онлайн. Ну, и, конечно, оперативность. И при оформлении перехода с одной работы на другую, и при приеме на удаленную работу.

– Известны сегодня сроки перехода на электронные трудовые книжки?

Предполагается, что за 2019 год будут внесены все необходимые изменения в трудовое законодательство, а также решены технические вопросы.

Перевод бумажной версии в электронную произойдет поэтапно и начнется с того, что новые данные будут вноситься работодателями в электронном формате. Затем постепенно все данные, прописанные в бланках ранее, переведут в компьютерные базы.

С 2021 года все трудовые книжки будут вестись только в электронной форме. Граждане и организации, для которых привычная форма кажется наиболее удобной, могут продолжить вести бумажные трудовые книжки вместе с электронными. Однако для устроившихся на работу впервые с 2021 года такой возможности не предусмотрено.

Полностью отказываться от традиционных бумажных трудовых книжек пока никто не собирается. Если работник захочет, чтобы его документы велись на бумаге, этому препятствовать нельзя. Даже несмотря на то, что в таком случае работодателям придется вести двойную работу: выполнять требование по передаче данных в государственную информсистему и одновременно вести бумажный документооборот. Для этого работник должен написать работодателю заявление о продолжении ведения бумажного документа.

С 1 января 2021 г. работодатели должны будут отдать работникам бумажные трудовые книжки, поскольку больше не будут являться ответственными за их хранение и ведение. Исключение составят только лица, которые напишут заявление продолжении ведения бумажного документа. В законопроекте на этот счет заявлено, что ведение трудовых книжек на бумажном носителе не будет осуществляться с 1 января 2027 г.

– Вадим Александрович, какова роль отводится территориальным органам Пенсионного фонда в связи с этим? Что-то меняется в функционале?

– Все сведения о трудовой деятельности своих работников работодатели будут представлять в электронном виде в органы Пенсионного фонда РФ: о приеме на работу, переводе на другую должность или увольнении (дата, номер приказа и его содержание).

Иными словами, учет трудового стажа предполагается включить в текущую функцию Пенсионного фонда – ведение индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц.

Выглядит вполне логично, потому как сейчас ведется двойной учет трудового стажа работников: органами ПФР – на лицевых счетах работников и работодателями – в трудовых книжках. Причем стаж по трудовой книжке не учитывается при назначении пенсии с того момента, как работник зарегистрирован в системе обязательного пенсионного страхования и ему присвоен СНИЛС.

Все сведения о стаже ПФР берет исключительно по данным индивидуального лицевого счета работника. Поэтому электронные трудовые книжки устранят ненужную двойственность в учете стажа.

С 1 января 2020 года для работодателя будет действовать обязанность представлять сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в информационную систему ПФР. Сведения о трудовой деятельности работодателю придется представлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. С 1 января 2021 года такая информация в случаях приема на работу или увольнения должна отправляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема или увольнения.

ПФР рассказал о нюансах перехода на электронные трудовые книжки с 2020 года

До конца декабря Госдума планирует принять в трех чтениях поправки в Трудовой кодекс РФ и закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которые позволят запустить в России переход на так называемые электронные трудовые книжки. Предполагается, что закон вступит в силу 1 января 2020 года.

О том, какие новые обязанности в связи с этим появятся у работодателей, рассказывает начальник Департамента организации персонифицированного учета пенсионных прав застрахованных лиц ПФР Наталья Белянцева.

Наталья Алексеевна, почему именно ПФР станет оператором базы данных по электронным трудовым книжкам? Казалось бы, логичнее трудовые отношения отдать Минтруду.

В настоящее все работодатели на каждое работающее у них застрахованное лицо уже представляют в Пенсионный фонд сведения о периодах работы, включая периоды, дающие право на досрочное назначение пенсии. Таким образом, в Пенсионном фонде уже собрана часть сведений о трудовой деятельности граждан.

Учитывая накопленную информацию и опыт работы Пенсионного фонда с работодателями, было принято решение определить ПФР оператором системы по ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде («Электронная трудовая книжка»).

А будет у сотрудников возможность решить, нужна ли им электронная трудовая книжка? Или их и спрашивать не будут, и бумажные книжки просто отменят с определенного момента?

Переход на электронную форму трудовой книжки станет всеобщим по всем работающим, независимо от сделанного выбора на ведение трудовой книжки на бумаге или отказа от нее.

До 1 июля 2020 года работников нужно будет в письменном виде, под роспись, уведомить об изменениях законодательства. А с 1 июля по 31 декабря им дается время на то, чтобы определиться. Если работник до 1 января 2021 года подал письменное заявление о том, что ему требуется трудовая книжка на бумажном носителе, работодатель должен продолжать ее вести. Всем остальным работникам работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее хранение.

А вот для работников, которые впервые поступают на работу после 1 января 2021 года, трудовые книжки на бумажном носителе заводить не будут. Сразу только электронные.

Ну что ж, давайте перейдем к рассказу о новых обязанностях работодателя.

Информацию в электронном виде нужно будет передавать в двух направлениях: в ПФР по новой форме СЗВ-ТД и самим работникам по форме СЗИ-ТД. В 2020 году всем нужно обеспечить техническую готовность для этого. «1С» принимает активное участие в подготовке к реализации электронных трудовых книжек.

Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица в базе ПФР дополнится разделом «Сведения о трудовой деятельности», который в принципе копирует информацию из нынешней бумажной трудовой книжки. Мероприятие (прием, увольнение, перевод), наименование должности (профессии), основание (дата и номер приказа).

С 1 января 2020 года представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудников (включая сведения о приеме на работу и увольнении) нужно будет ежемесячно – до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения о переводах и переименованиях должностей будут по-прежнему предоставляться ежемесячно, а вот данные о приеме на работу и увольнении работника – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Если никаких мероприятий в отчетном периоде не было, то отчетность по форме СЗИ-ТД не предоставляется. А если они были, то сведения подаются только по тем людям, к которым они относятся.

Раздел «Отчетный период» заполняется при ежемесячном представлении формы. Относитесь к дате внимательно, не забывайте менять месяц, а то программа «не поймет», и могут быть административные штрафы за нарушения трудового законодательства.

Если работников 25 и больше, сведения подаются только электронно. Сказать, что их меньше 25, не получится, мы все равно будем контролировать по другой отчетности.

Для работодателей, которые не подключены к электронному документообороту, ПФР разрабатывает бесплатный сервис для подачи соответствующей отчетности.

Если информация подана ошибочно, ее можно аннулировать?

Конечно. Нужно подать в ПФР сведения об отмене соответствующей записи.

По совместителям отчетность тоже надо подавать?

Если с совместителем заключен трудовой договор – да. Не вносить сведения о совместительстве в трудовую книжку разрешалось тогда, когда книжки были исключительно бумажными и лежали, соответственно, только у одного работодателя из нескольких. Не хотели заставлять человека носить книжку из одной организации в другую.

А что с ответственностью за нарушения подачи сведений?

За нарушения представления сведений о трудовой деятельности – ответственность по КоАП РФ.

Штрафы накладывает Роструд, ПФР в данном случае выступает просто как оператор.

Если не ведется бумажная трудовая книжка, как можно получить у работодателя сведения о своей работе?

Если работнику не ведется бумажная трудовая книжка, а ему нужны сведения о работе, он должен подать работодателю соответствующее заявление. Сведения о трудовой деятельности (например, для получения кредита, визы и так далее) компания выдаст не позднее трех рабочих дней с даты получения его заявления. А при увольнении работника – в день прекращения трудового договора.

И какую же электронную информацию работодатель должен будет выдать работнику? Неужели содержимое всех страниц его трудовой книжки?

Нет. Выдавая данные самому работнику, вы не обязаны выдавать сведения обо всех записях в трудовой книжке. Только тех, которые относятся к вашему предприятию.

На самом деле это очень важный вопрос. Его можно сформулировать и так: какие сведения с 2020 года нужно подавать в ПФР, надо ли переписывать бумажные трудовые целиком?

Не надо. Только данные о тех событиях, которые произошли после 1 января 2020 года.

Сейчас обсуждается вопрос первичного наполнения лицевого счета данными о трудовой деятельности работника, например сведениями о последней на 1 января 2020 года записи в трудовой книжке.

Давайте подытожим еще раз. В каких источниках работник сможет получать электронные данные о своей трудовой деятельности, например при поступлении на новую работу?

Их несколько. Как уже было сказано, у работодателя по последнему месту работы. Непосредственно в ПФР. В МФЦ (центрах государственных и муниципальных услуг). Наконец, удаленно – на едином портале госуслуг (ЕПГУ).

В настоящее время сведения о состоянии лицевого счета застрахованные лица могут получить в режиме реального времени на ЕПГУ. Аналогичный порядок будет предусмотрен и для сведений о трудовой деятельности.

А не планируется ли с вводом электронных трудовых книжек отменять отчетность по форме СЗВ-М?

Пока нет. Ежемесячная отчетность СЗВ-М вводилась для того, чтобы правильно выплачивать пенсию. Чтобы работодатель не беспокоился, кто у него пенсионер, а кто – нет.

Кроме этого, есть категории застрахованных лиц, на которых будет не совпадать обязанность по представлению сведений о трудовой деятельности и ежемесячной отчетности.

Надо ли с 2020 года продолжать вести книгу учета трудовых книжек?

Бумажные книжки пока что все равно останутся, а значит и книга их учета – тоже.

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде с 2020 года: что должны делать работодатели и о чем следует подумать работникам

djv / Depositphotos.com

Законопроекты, предполагающие введение с 1 января следующего года обязанности работодателей по представлению в информационную систему ПФР сведений о трудовой деятельности работников, а также ответственности за непредставление таких сведений либо представление неполной или недостоверной информации, рассмотрены на данный момент только в первом чтении. Речь, напомним, идет о:

Однако пока оснований полагать, что соответствующие законы не будут приняты до конца года и не начнут действовать с 1 января 2020 года, нет. ПФР, например, уже подготовил разъяснения об электронных цифровых книжках, под которыми, по сути, понимается информация о трудовой деятельности каждого работающего гражданина, содержащаяся в информационной системе фонда и формируемая на основании представляемых работодателями сведений (информация ПФР от 4 сентября 2019 г. “Электронная трудовая книжка”), и разработал проекты форм для представления этих сведений. А в заключении Правового управления Госдумы к законопроекту о внесении изменений в ТК РФ подчеркивается необходимость принятия, подписания и официального опубликования соответствующего закона не позднее 31 декабря текущего года.

В связи с этим и работодателям, и работникам полезно ознакомиться с предполагаемыми изменениями в сфере регулирования трудовых отношений уже сейчас. Рассмотрим самые значимые положения законопроектов и некоторые поправки, которые могут быть внесены в их тексты при подготовке ко второму чтению.

“Дублирование” информации

В случае принятия законопроектов следующий – 2020 год – будет являться определенным переходным периодом. Предполагается, что начиная с 1 января все без исключения работодатели обязаны будут ежемесячно направлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, – по форме, утвержденной фондом. Проект такой новой формы СЗВ-ТД уже подготовлен. В случае, когда численность сотрудников работодателя не превышает 25 человек, он сможет направлять соответствующие сведения в письменной форме (например, почтовым отправлением). Аналогичным образом в настоящее время, напомним, подаются в ПФР сведения о застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования гражданах по форме СЗВ-М. Срок представления сведений о трудовой деятельности тоже предлагается установить по аналогии со сроками подачи ежемесячной отчетности о застрахованных лицах (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”; далее – закон о персонифицированном учете) – до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Для формирования соответствующих электронных документов работодатели смогут использовать либо собственное программное обеспечение, либо специальный электронный сервис, бесплатный доступ к которому предоставит ПФР, – надо полагать, что он будет введен в эксплуатацию до конца текущего года.

Узнайте последние изменения правового регулирования трудовых отношений и кадрового делопроизводства, пройдя обучение по программе повышения квалификации , и получите диплом установленного образца

При этом трудовые книжки согласно законопроекту о внесении изменений в ТК РФ на протяжении следующего года необходимо будет вести в прежнем порядке, то есть в данные о трудовой деятельности работников будут параллельно существовать и в бумажной трудовой книжке, и в электронной, формируемой в информационной системе ПФР. Причем если до конца 2020 года работник подаст письменное заявление о дальнейшем ведении трудовой книжки на бумажном носителе, работодатель будет обязан продолжать вести ее. Не подавшим такое заявление лицам трудовые книжки будут выданы на руки по окончании года, при этом работодатель освобождается от ответственности за их хранение. Скорее всего, перед выдачей книжки работнику в нее будет вноситься соответствующая “закрывающая” запись – ее формулировку, как сообщил заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец в ходе одного из онлайн-семинаров, проводимых компанией “Гарант”, планируется предусмотреть в Инструкции по заполнению трудовых книжек. Таким образом, с 2021 года сведения о трудовой деятельности таких работников будут формироваться исключительно в электронном виде.

Кроме того, не предусматривается указанным законопроектом ведение бумажных трудовых книжек также для работников, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года.

Состав сведений о трудовой деятельности

Согласно предлагаемой редакции новой ст. 66.1 Трудового кодекса сведения о трудовой деятельности работника будут включать информацию о самом работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора. Эти данные, которые будут вноситься в индивидуальные лицевые счета работников – ст. 6 закона о персонифицированном учете планируется дополнить соответствующим п. 2.1, – будут практически идентичны указываемым в настоящее время в трудовых книжках, включая информацию, например, о структурном подразделении, в которое принимается или переводится работник, о специальности, профессии работника с указанием уровня квалификации (разряда, класса, категории) при наличии, реквизиты приказов и иных документов, оформляющих трудовые отношения с данным работником. Однако информацию об образовании и награждениях работника, которая в настоящее время тоже отражается в трудовой книжке, в состав сведений, передаваемых работодателем в ПФР, включать не планируется.

По последним данным, полученным Рострудом от ПФР, в первом отчете по форме СЗВ-ТД – за январь 2020 года – нужно будет указывать сведения только о тех сотрудниках, которые были приняты на работу, переведены на другую или уволены в течение отчетного месяца. То есть предполагается, что все необходимые сведения за предыдущие периоды у фонда уже есть. Как с учетом этого разъяснения будут выглядеть отчеты за следующие месяцы и нужно ли направлять так называемую нулевую отчетность, если никаких кадровых изменений за отчетный месяц не произошло, пока неясно. ПФР на данный момент полагает, что нулевые отчеты не нужны, а Роструд, напротив, выступает за их представление в целях фиксации наличия или, напротив, отсутствия фактов нарушения законодательства в части обязательного представления сведений о трудовой деятельности, подчеркнул Иван Шкловец.

Кстати, ответственность работодателей за несвоевременное представление сведений о трудовой деятельности в информационную систему ПФР либо представление неполных или недостоверных сведений будет наступать, как определено законопроектом о внесении изменений в КоАП РФ, только при неоднократном совершении – два раза или более в течение года – соответствующего деяния.

Важно, что с 1 января 2021 года срок подачи сведений о приеме на работу и увольнении работника предполагается изменить – представлять соответствующие данные работодатель будет обязан не позднее чем в течение рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Как в этом случае будет выглядеть ежемесячный отчет, надо полагать, впоследствии разъяснит ПФР, если соответствующее положение законопроекта о внесении изменений в закон о персонифицированном учете не будет скорректировано.

Обязанности работодателей

Помимо обязанности направления сведения о трудовой деятельности каждого работника в информационную систему ПФР, у работодателя согласно законопроекту о внесении изменений в ТК РФ появляется также обязанность представлять эти сведения работнику (проект соответствующей формы СЗИ-ТД также уже разработан фондом). При увольнении сотрудника они будут выдаваться в день прекращения трудового договора. Если же заявление о представлении сведений (в письменной форме или направленное на электронную почту работодателя в определенном им порядке) будет подано работником в период работы, то информацию нужно будет представить ему в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Задержку выдачи данных сведений при увольнении работника по аналогии с действующими правилами в отношении трудовых книжек предлагается сделать основанием для возмещения работодателем материального ущерба, причиненного работнику лишением его в связи с такой задержкой возможности трудиться (соответствующими положениями планируется дополнить ст. 165 и ст. 234 ТК РФ). При этом, разумеется, предполагается предусмотреть случаи освобождения работодателя от ответственности за задержку в представлении сведений о трудовой деятельности, произошедшую не по его вине, в том числе, когда работник отказывается от получения сведений или последний день работы не совпадает с днем оформления прекращения трудовых отношений (например, при увольнении за прогул).

1. Обязанности представления работодателем сведений о трудовой деятельности работникам, в отношении которых ведутся трудовые книжки, законопроектом о внесении изменений в ТК РФ не предусматривается.
2. Предполагается, что сведения о трудовой деятельности могут быть запрошены работником у работодателя по последнему месту работы. Работодатель предоставляет соответствующую информацию исключительно за период работы у него данного работника.
3. Работник сможет выбирать, в каком виде: документа на бумажном носителе, заверенного надлежащим образом, или электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, ему должны быть выданы сведения. Однако второй вариант, как предполагается, будет возможен только при наличии такой подписи у работодателя.
4. Помимо работодателей, “источниками” получения работниками сведений о трудовой деятельности планируется сделать ПФР, МФЦ и портал госуслуг.

Немаловажным является перечень мероприятий, которые согласно законопроекту о внесении изменений в ТК РФ работодателям предстоит осуществить в 2020 году в целях организации работы по ведению сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Среди них:

  • корректировка локальных нормативных актов или принятие новых;
  • внесение изменений в соглашения и коллективные договоры (при необходимости);
  • обеспечение технической готовности к передаче данных в электронном виде в информационную систему ПФР;
  • уведомление работников в письменной форме об изменениях законодательства в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде, об их праве на сохранение и последующее ведение работодателями бумажных трудовых книжек на основании соответствующего заявления, о выдаче на руки трудовых книжек по окончании 2020 года при непредставлении указанного заявления. Стоит отметить, что ПФР не исключает возможности установления конкретного срока для проведения такого уведомления (сейчас обсуждается 1 июля следующего года), чтобы у работников было достаточно времени подумать о том, хотят ли они сохранить бумажные трудовые книжки. Более того, сведения о принятии соответствующего решения, возможно, будут передаваться в фонд – проект формы СЗВ-ТД может быть дополнен специальной графой для указания данной информации. Роструд в свою очередь считает целесообразным закрепление возможности продления срока подачи заявления о сохранении трудовых книжек в некоторых случаях. “Например, когда женщина находится в отпуске по уходу за ребенком и работодатель не смог с ней связаться в установленный срок”, – пояснил Иван Шкловец.

Разумеется, анализ принятых в первом чтении законопроектов позволяет сформировать лишь примерное представление о том, как предполагается выстраивать взаимодействие ПФР и работодателей в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде. Во-первых, сами тексты проектов с большой вероятностью будут скорректированы ко второму чтению (дата проведения которого пока точно не определена). Во-вторых, изменения, обусловленные переходом к так называемым электронным трудовым книжкам, будут вноситься не только в федеральные законы, но и в большое количество подзаконных нормативных актов – на данный момент определен только перечень подлежащих корректировке правительственных актов (среди них: постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 “О трудовых книжках”, постановление Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015 “Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий” и многие другие). Таким образом, только после разработки всего массива проектов изменений в нормативные акты можно будет сформировать полную картину трансформации кадрового делопроизводства.

Стоит отметить, что, по мнению Роструда, большинство работников предпочтут сохранить бумажные трудовые книжки (заместитель руководителя ведомства, кстати, сообщил, что будет в их числе), так что режим параллельного ведения сведений о трудовой деятельности в бумажном и электронном форматах будет действовать в отношении таких граждан и после 2020 года, работодатели и кадровики должны быть к этому готовы.

Ссылка на основную публикацию