Разрешается ли выдавать валюту под отчет работнику?

Содержание

Учет расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте

Организации вправе без ограничений и специальных разрешений ЦБ РФ покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке Российской Федерации для командировочных расходов с обязательным зачислением купленной валюты на текущий валютный счет.

Приобретение наличной иностранной валюты для командировочных расходов не допускается.

Для получения иностранной валюты с валютного счета организация не ранее чем за десять банковских дней до убытия работников в зарубежную командировку представляет в банк за­явление, в котором указывает номера и даты приказов по организации о командировании работников за границу. Командируемые за границу работники получают валюту под отчет в кассе организации. При возвращении из командировки остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу организации в валюте. Не израсходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке Российской Федерации. В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от организации, перерасход валюты на командировку возмещается ор­ганизацией работнику в валюте или в рублях, полученных путем перерасчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.

При учете задолженности подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу на день выдачи; отчет подотчетного лица и возврат неиспользованных сумм — по курсу ва­люты на дату утверждения отчета. Таким образом, на счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами” образуется курсовая разница, которая списывается на счет 80 “Прибыли и убытки” или 83, субсчет “Курсовые разницы”.

Затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам по командировкам на территории Российской Федерации. Нормы на командировочные расходы по заграничным командировкам регламентируются Правительством РФ.

Суточные выплачиваются при проезде по территории Российской Федерации, включая день пересечения границы при въезде в Российскую Федерацию, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из Российской Федерации, и за время пребывания на иностранной территории — в иностранной валюте.

Работникам, направляемым в служебную командировку за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При направлении работника в загранкомандировку в две или более страны за день перемещения из страны в страну суточные выплачиваются в размере 100% по нормам и в валюте той страны, куда направляется

Расходы на заграничные командировки возмещаются работнику только на основании подтверждающих документов (счета, квитанции, проездные билеты и др.).

Пример (курс валют и нормы являются условными).

1. Подотчетному лицу было выдано на командировку в Швецию — 10 000 шведских крон по курсу ЦБ РФ 0,45 руб. за 1 швед. крону и 700 руб.

2. Подотчетное лицо представило авансовый отчет:

авиабилеты в Стокгольм (туда и обратно, рейс выполняется Аэрофлотом) — 800 руб.;

квитанция гостиницы за 30 дней (норма — до 650 швед.

суточные по норме за 30 дней (норма — 310 швед. крон в день — 310 швед. крон • 30 дн.) — 9300 швед. крон.

Курс шведской кроны на дату утверждения авансового отчета составил 0,5 руб. за 1 крону.

Расчет по авансовому отчету

ПоказательПо нормеСверх нормы
Авиационные билеты800 руб.
Проживание в гостинице2500 швед. крон / 1 250 руб.
Суточные9300 швед. крон / 4 650 руб.
Итого: в инвалюте11 800 швед. крон 5 900 руб.
в рублях800 руб.

Отражаем операции на счетах.

1. Выдано под отчет:

Д-т сч. 71 “Расчеты с подотчетными лицами” 700 руб.

К-т сч. 50 “Касса” 700 руб.;

Д-т сч. 71 “Расчеты с подотчетными лицами” 10000 швед. крон / 4500 руб.

К-т сч. 50 “Касса” 10000 швед. крон / 4500 руб.

2. Расходы по авансовому отчету:

Д-т сч. 26 “Общехозяйственные расходы” 6700 руб.

К-т сч. 71 “Расчеты с подотчетными лицами” 800 руб. и 11800 швед. крон / 5900 руб.

3. Возвращен подотчетному лицу перерасход аванса в валюте в рублевом эквиваленте 900 руб. (1800 швед. крон • 0,5):

Д-т сч. 71 “Расчеты с подотчетными лицами” 900 руб.

К-т сч. 50 “Касса” 900 руб.

5. Списана положительная курсовая разница по счету 71 в размере 500 руб.(4500 + 900 – 5900):

Д-т сч. 71 “Расчеты с подотчетными лицами” 500 руб.

К-т сч. 80 “Прибыли и убытки” 500 руб.

Организация может выдавать под отчет на загранкомандировки не только наличную инвалюту, но и дорожные чеки.

Дорожные чеки — платежные документы в иностранной валюте. Они приобретаются за счет валютных средств, имеющихся на текущих валютных счетах, либо специально приобретенных валютных средств для оплаты командировочных расходов. Дорожные чеки приходуются в кассу и затем выдаются под роспись командируемому работнику.

Оприходование в кассу и выдача дорожных чеков под отчет отражаются в учете на счете 56 “Денежные документы” по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции. Возникающие курсовые разницы при переоценке дорожных чеков, находящихся в кассе, списываются на счет 80 или 83, субсчет 4.

Командируемый работник в течение 10 дней после возвращения из командировки должен сдать авансовый отчет. При наличии перерасхода по авансу задолженность перед командируемым работником может погашаться либо инвалютой, либо путем выдачи эквивалента в рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. При неполном использовании дорожных чеков сумма задолженности подотчетного лица погашается путем внесения в кассу наличной иностранной валюты или дорожных чеков.

Не позднее 20 дней со дня возвращения работника из загранкомандировки организация

обязана, сдать неиспользованные инвалюту и дорожные чеки в банк и представить ему отчет о ко­мандировке.

Пример. Организацией были приобретены дорожные чеки на сумму 1 000 долл. США (курс ЦБ PФ — 15 руб. за 1 долл.) и выданы работнику в этот же день на командировку в США на 10 дней (цифры условные):

Д-т сч. 56 “Денежные документы” 1000 долл. / 15 000 руб.

K-т сч. 52 “Валютный счет” 1000 долл. / 15 000 руб.;

Д-т сч. 71 Тасче™ с подотчетными лицами” 1000 долл. / 15 000 руб.

K-т сч. 56 “Денежные документы” 1000 долл. / 15 000 руб.

После возвращения из командировки работник отчитался на сумму 1200 долл. США (курс ЦБ PФ на дату утверждения отчета — 20 руб. за 1 долл.):

Д-т сч. 26 “Общехозяйственные расходы” 1200 долл. / 24 000 руб.

K-т сч. 71 Тасче™ с подотчетными лицами” 1200 долл. / 24 000 руб.

Перерасход возвращен работнику в рублях по курсу ЦБ PФ на дату утверждения отчета (200долл. • 20 руб.= 4 000 руб.):

Д-т сч. 71 ‘Тасчега с подотчетными лицами” 4 000 руб.

K-т сч. 50 “Kасса” 4 000 руб.

Kурсовая разница по счету 71 списывается на счет S0 или S3, субсчет 4, в соответствии с учетной политикой:

Д-т сч. 71 ‘Тасчега с подотчетными лицами” 5 000 руб.

K-т сч. S0 “Прибыли и убытки” (S3) 5 000 руб.

Когда и как можно выдавать валюту работникам (Муромцева Н.А.)

Дата размещения статьи: 19.05.2015

Как выплачивать зарплату и выдавать деньги под отчет сотрудникам:

– иностранцам в российской компании;
– россиянам в зарубежном филиале российской компании;
– иностранцам в филиале российской компании за рубежом.

Компании выплачивают работникам заработную плату, отпускные, выдают деньги под отчет, оказывают материальную помощь и т.д. Можно ли производить такие выплаты в валюте? И если это допустимо, то каким способом ее выдать?
Важно знать ответы на эти вопросы, ведь несоблюдение валютного законодательства может грозить компании административным штрафом. А его размер может составлять полную сумму незаконной валютной операции (ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ).
Для того чтобы избежать претензий со стороны проверяющих из Росфиннадзора, компании нужно определить, не является ли выдача денег работникам валютной операцией.

Статус работников и работодателей

Трудовой кодекс обязывает компании соблюдать положения валютного законодательства (ч. 1 ст. 11 ТК РФ). Для целей валютного законодательства организации и граждане относятся к резидентам или нерезидентам (п. п. 6 и 7 ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ, далее – Закон N 173-ФЗ).
Для удобства в статье будем называть их валютными резидентами и валютными нерезидентами, чтобы не путать эти понятия с термином “налоговый резидент РФ”.

Примечание. Налоговый резидент РФ и валютный резидент – не одно и то же
Понятие “налоговый резидент РФ” применяется только при расчете НДФЛ (Письмо ФНС России от 03.09.2014 N ОА-3-17/2962).
Налоговый резидент РФ – это гражданин, который пребывает на территории РФ не менее 183 дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ).
От налогового статуса физического лица зависит расчет НДФЛ.

Валютные операции между валютными резидентами РФ запрещены (ч. 1 ст. 9 Закона N 173-ФЗ). Поэтому важно определить, какой валютный статус у работника и какой у компании-работодателя.

Работники – валютные резиденты и нерезиденты

Российские и иностранные работники могут быть как валютными резидентами, так и валютными нерезидентами. В таблице на с. 36 перечислены категории работников и даны пояснения, по каким документам бухгалтер может определить их статус.

Таблица

Валютный статус работника (пп. “а” и “б” п. 6, пп. “а” п. 7 ч. 1 ст. 1 Закона N 173-ФЗ)

Документ, подтверждающий статус

Паспорт гражданина РФ.

Другой документ, заменяющий паспорт. Например, временное удостоверение личности гражданина РФ

Иностранный гражданин, постоянно проживающий в РФ

Вид на жительство

Лицо без гражданства, постоянно проживающее в РФ

Постоянно проживающий за рубежом не менее одного года

Загранпаспорт с отметками о пересечении границы.

Вид на жительство в иностранном государстве

Временно пребывающий за рубежом не менее одного года на основании рабочей визы

Загранпаспорт с отметками о пересечении границы

Временно пребывающий за рубежом на основании учебной визы со сроком действия не менее одного года

Иностранный гражданин или лицо без гражданства, не имеющие вида на жительство

Временно проживающий в РФ

Разрешение на временное проживание оформляется в виде :

– отметки в паспорте;

Временно пребывающий в РФ

Паспорт гражданина иностранного государства.

Беженцы вместо паспорта могут представить :

– свидетельство о предоставлении временного убежища на территории РФ;

– свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем на территории РФ;

——————————–
Пункт 1 ст. 2 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ “О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации”.
При получении названных документов беженцы сдают свой национальный паспорт в отделение ФМС России (п. 8 ст. 4 Федерального закона от 19.02.1993 N 4528-1).

Работодатели – валютные резиденты и нерезиденты

К организациям – валютным резидентам относятся (пп. “в” и “г” п. 6 ч. 1 ст. 1 Закона N 173-ФЗ):
– российские компании, созданные на территории РФ;
– филиалы и обособленные подразделения российских компаний – резидентов, находящиеся за рубежом.
В целях валютного законодательства валютными нерезидентами признаются (пп. “б” и “е” п. 7 ч. 1 ст. 1 Закона N 173-ФЗ):
– зарубежные компании, созданные в соответствии с законодательством иностранного государства и находящиеся за пределами РФ;
– филиалы, обособленные и самостоятельные подразделения зарубежных компаний – нерезидентов, находящиеся на территории России.

Российская компания выдает валюту работнику – валютному резиденту

Рассмотрим ситуацию, когда сторонами трудового договора являются работодатель – российская компания или ее филиал за рубежом и работник – гражданин РФ или иностранец, имеющий в России вид на жительство.
И работодатель, и работник – валютные резиденты.
Отчуждение иностранной валюты одним валютным резидентом другому валютному резиденту признается валютной операцией (пп. “а” п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона N 173-ФЗ).

Примечание. Отчуждение предполагает смену собственника валюты.

Запрет на выдачу валюты

Валютные операции между резидентами запрещены (ч. 1 ст. 9 Закона N 173-ФЗ).
Российские организации или их филиалы за рубежом не вправе выдавать (переводить в безналичном порядке) иностранную валюту гражданам РФ и постоянно проживающим в России иностранцам.
Перечислим несколько ситуаций, в которых российским работодателям запрещено выдавать иностранную валюту гражданам РФ или иностранцам, имеющим вид на жительство в РФ:
– выплата зарплаты. Запрет на выдачу зарплаты в иностранной валюте есть и в ст. 131 Трудового кодекса;
– выдача материальной помощи;
– выплата различных компенсаций и т.д.

Валюта для загранкомандировки

Российская компания (или ее филиал за рубежом) может выдавать работникам – гражданам РФ или постоянно проживающим в России иностранцам валюту в двух ситуациях.
Командировка за рубеж. Валюту можно выдать для оплаты и (или) возмещения расходов, связанных с зарубежной командировкой. Работник возвращает неизрасходованный аванс также в иностранной валюте (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона N 173-ФЗ).
Разъездная зарубежная работа. Работникам с разъездным характером работы за рубежом также можно выдавать иностранную валюту или возмещать расходы, связанные со служебными поездками (п. 14 ч. 1 ст. 9 Закона N 173-ФЗ).
Условие о разъездном характере работы может быть указано:
– в трудовом договоре;
– должностной инструкции работника;
– приказе директора об утверждении списка должностей с разъездным характером работы.

Российская компания выдает валюту работнику – валютному нерезиденту

Российская компания (или ее филиал за рубежом) является валютным резидентом. Может ли она вести расчеты в валюте с работником – валютным нерезидентом? Например, работник является временно проживающим или временно пребывающим в РФ иностранцем.

Зарплата

Выплата зарплаты в валюте в данной ситуации относится к валютным операциям (пп. “б” п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона N 173-ФЗ). Между валютными резидентами и нерезидентами они разрешены (ст. 6 Закона N 173-ФЗ).
Однако Трудовой кодекс обязывает компании выдавать работникам заработную плату только в рублях (ч. 1 ст. 131 ТК РФ, Письмо Роструда от 24.06.2009 N 1810-6-1). Безопаснее следовать Трудовому кодексу.

Иные выплаты

Может ли российская компания выплатить временно пребывающему иностранцу материальную помощь или выдать денежный подарок в иностранной валюте?
Такая операция законодательством не запрещена. Ведь она происходит между резидентом и нерезидентом (пп. “б” п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона N 173-ФЗ). Трудовой кодекс также не препятствует выдавать эти суммы в иностранной валюте.

Представительство иностранной компании выдает валюту работникам-россиянам

В этом случае работодатель – представительство иностранной компании в России является валютным нерезидентом, а работник – гражданин РФ признается валютным резидентом.
Валютные операции между ними разрешены (ст. 6 Закона N 173-ФЗ). Однако, как и в предыдущем случае, зарплату безопаснее выдавать в рублях (ч. 1 ст. 131 ТК РФ).
Валютным резидентом является и работник – иностранец, постоянно проживающий в России. С ним также нужно вести расчеты в рублях.

Иностранная компания выплачивает вознаграждение россиянину, который трудится за рубежом

Гражданин России трудится за пределами РФ по договору с зарубежной компанией. Может ли компания-работодатель выплачивать ему зарплату в иностранной валюте?
В этой ситуации нормы Трудового кодекса не применяются (ч. 1 ст. 13 ТК РФ). Получить вознаграждение за свой труд россиянин может в валюте, указанной в договоре.
Перечислить вознаграждение иностранная компания может, например, на счет гражданина РФ в иностранном банке.
Это допустимо, так как россияне вправе открывать счета в зарубежных банках (ч. 1 ст. 12 Закона N 173-ФЗ). Но об этом они должны уведомить налоговую инспекцию по месту жительства в России. Срок уведомления – один месяц со дня открытия счета (ч. 2 ст. 12 Закона N 173-ФЗ).

Способ выдачи денег: наличными или через банк?

Российские компании обязаны проводить разрешенные валютные операции в безналичном порядке (ч. 2 ст. 14 Закона N 173-ФЗ):
– через уполномоченные банки. Это российские банки, которые имеют лицензию Банка России на операции с иностранной валютой (п. 8 ч. 1 ст. 1 Закона N 173-ФЗ);
– с помощью электронных денег.
Рассмотрим несколько ситуаций из практики.

Выплата зарплаты работнику-нерезиденту

Российская организация выплачивает зарплату иностранному работнику, который в России имеет статус:
– временно проживающий;
– временно пребывающий.
Работодатель является валютным резидентом, а работник – валютным нерезидентом.
В этом случае выплата зарплаты относится к разрешенным валютным операциям (пп. “б” п. 9 ч. 1 ст. 1 и ст. 6 Закона N 173-ФЗ). Но ее можно провести только через уполномоченный банк или путем перевода электронных денег (ч. 2 ст. 14 Закона N 173-ФЗ).
А можно ли выплатить зарплату работнику – валютному нерезиденту наличными из кассы?
Позиция проверяющих. Выплачивать в данном случае зарплату через кассу нельзя (Информация Росфиннадзора от 05.08.2014 “О выплате заработной платы физическим лицам – нерезидентам”).
Мнение судей. По мнению арбитров, выплата зарплаты валютным нерезидентам из кассы не является административным правонарушением.
Если иностранный работник не указал реквизиты счета, работодатель вправе выплатить ему зарплату наличными денежными средствами (Определение ВАС РФ от 27.01.2014 N ВАС-19914/13).

Аванс на загранкомандировку наличными

Перед загранкомандировкой российская компания вправе выдать работнику – валютному резиденту подотчетный аванс в валюте (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона N 173-ФЗ). Можно ли выдать его наличными через кассу? Да, можно. Об этом говорится в Письме Банка России от 30.07.2007 N 36-3/1381.
Если работник не полностью использовал валютный аванс, он может внести его остаток в кассу (Постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 N 10840/07).

Выдача денежных средств под отчет на хознужды валютному нерезиденту

Может ли российская компания выдать временно проживающему или временно пребывающему иностранному работнику под отчет через кассу денежные средства в рублях?
В этой ситуации работодатель является валютным резидентом, а работник – валютным нерезидентом. Валютные операции между ними должны проходить через банк или с помощью электронных денег.
По мнению судей, выдача средств под отчет не относится к валютным операциям. При выдаче средств под отчет не происходит их отчуждения. Они остаются в собственности работодателя. Деньги можно выдать через кассу (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.06.2014 N А69-2797/2013).
Однако безопаснее перечислить деньги под отчет на корпоративную банковскую карту.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Вернуться на предыдущую страницу

Выдача валюты на командировки

Булатова М. А., директор, ООО “ИРМА-АУДИТ”

С 1 ноября 2010 года обменять рубли на иностранную валюту можно только в банках. Обменных пунктов теперь нет. При этом банкам запрещено устанавливать ограничения по номиналу и году выпуска находящихся в обращении денежных знаков иностранных государств, а также по суммам покупаемой и продаваемой валюты. По окончании проведения операции по просьбе физического лица банк должен выдать ему документ, подтверждающий проведение операции. Все эти изменения прописаны в инструкции ЦБ РФ от 16 сентября 2010 г. № 136-И (зарегистрирована Минюстом России 1 октября 2010 г.). И если турфирма направляет работника в загранкомандировку, ей нужно учесть эти нововведения.

Какие расходы оплачиваются работнику

Работникам, направленным в командировку за рубеж, помимо расходов на проезд и проживание возмещаются дополнительные затраты, к которым относятся (п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749):

1) расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;

2) обязательные консульские, а также аэродромные сборы;

3) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

4) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

5) иные обязательные платежи и сборы.

Также работнику выплачиваются суточные, но не в рублях, а в иностранной валюте. Размер суточных при зарубежных командировках должен быть предусмотрен в коллективном договоре (п. 16 Положения). При расчете размера суточных нужно учесть особенности, установленные пунктами 17 и 18 Положения:

– за время следования по территории РФ суточные выплачиваются по норме, установленной для командировок по России;

– со дня пересечения границы при выезде из РФ (включая день пересечения границы) – по норме, установленной для страны, в которую направляется работник;

– со дня пересечения границы при въезде в Россию (включая день пересечения границы) – по норме, установленной для внутренних командировок.

Если за время командировки работник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются по нормам той страны, в которую направлен работник (п. 18 Положения).

Приобретение валюты для выдачи аванса

Аванс на загранкомандировку можно выдать как в иностранной валюте, так и в рублях с тем, чтобы работник самостоятельно купил наличную валюту в банке.

Итак, для выдачи работнику денег под отчет турфирма может:

– снять валюту со своего текущего валютного счета, если на нем есть необходимые средства;

– купить валюту в банке;

– выдать работнику рубли для того, чтобы он сам купил валюту в банке.

Турфирма снимает валюту со счета

О том, как это сделать, говорится в Указании ЦБ РФ от 14 августа 2008 г. № 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации».

Если компания решила снять со своего счета деньги в иностранной валюте, она должна подать в банк письмо на ее получение, составленное в произвольной форме или по форме, разработанной банком. В нем должны быть указаны реквизиты, перечисленные в пункте 2.1 Указания:

– дата составления письма и получения наличной иностранной валюты;

– номер банковского счета;

– Ф.И.О. лица, получающего наличную валюту;

– реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя;

– наименование наличной иностранной валюты и сумма, подлежащая выдаче.

В бухучете снятие денег с валютного счета компании оформляется проводкой:

ДЕБЕТ 50 субсчет «Валютная касса»
КРЕДИТ 52

– поступила в кассу наличная валюта с банковского счета турфирмы.

Получив из банка наличную валюту, кассир должен, во-первых, оформить приходный кассовый ордер по форме № КО-1. Во-вторых, зарегистрировать его в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3. И в-третьих, отразить операцию в кассовой книге по форме № КО-4. Напомним, что данные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Турфирма покупает валюту у банка

В таком случае турфирма должна дать банку поручение на покупку валюты, перечислив ему необходимую сумму в рублях. При этом нужно учесть несколько нюансов.

Сумму приобретенной валюты нужно отразить в учете как в рублях по курсу ЦБ РФ, действующему на дату поступления денежных средств, так и в валюте (п. 4 – 6 ПБУ 3/2006).

Если курс покупки валюты отличается от курса ЦБ РФ на эту дату, то в учете турфирмы возникнет разница между перечисленными в рублях средствами и рублевым эквивалентом купленной валюты, рассчитанным по официальному курсу.

Если валюта куплена по курсу выше официального, то по данной операции у компании возникнет расход, который включается в бухучете в состав прочих (п. 11 ПБУ 10/99), в налоговом учете – в состав внереализационных (подп. 6 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ).

Если же валюта куплена дешевле, то в бухучете возникнет прочий доход (п. 7 ПБУ 9/99), в налоговом учете – внереализационный доход (п. 2 ст. 250 Налогового кодекса РФ).

Комиссию, уплаченную банку за приобретение валюты, следует включить в бухучете в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99), в налоговом учете – в состав внереализационных (подп. 15 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ).

Валюту покупает сам работник

Наличную валюту для командировки может приобрести и сам работник. На эти цели турфирме нужно выдать ему аванс в рублях:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– выдан аванс на приобретение валюты для командировки.

Но обратите внимание: теперь валюту можно купить только в банке, обменные пункты прекратили свою работу. При покупке валюты работнику должен быть выдан оправдательный документ. Иначе турфирма не сможет признать расходы по обмену в учете.

Документальное оформление выдачи аванса

Аванс командировочные работнику можно выдать двумя способами: наличными из кассы или же в безналичном порядке.

Аванс из кассы

В Федеральном законе от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» нет прямого указания, что расчеты в валюте можно (или нельзя) осуществлять через кассу. На этом основании Президиум ВАС РФ в постановлении от 18 марта 2008 г. № 10840/07 сделал вывод, что выдачу работнику наличной валюты в качестве аванса на загранкомандировку нельзя квалифицировать как нарушение валютного законодательства.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с зарубежными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся работникам на эти цели.

Выданная сумма отражается в бухучете в рублях по официальному курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса (п. 4 и 6 ПБУ 3/2006).

Аванс по безналичному расчету

Деньги можно перечислить работнику на банковскую карточку. Однако только в том случае, если банковская карта оформлена на юридическое лицо, а не на работника. Дело в том, что компании не могут выдавать под отчет денежные средства своим работникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета. Об этом говорится в письме ЦБ РФ от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408.

Оформление авансового отчета

Если аванс выдан в валюте, то в авансовом отчете должны быть заполнены строка 1а лицевой стороны и графы 6, 8 оборотной стороны. К нему работник должен приложить документы, подтверждающие его расходы в командировке. Это:

– командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии;

Нужно ли командировочное удостоверение?

Командировочное удостоверение при загранкомандировке не выписывается, за исключением случаев поездки работника в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении границы (п. 15 Положения).

– счета за проживание;

– ксерокопия загранпаспорта с отметками о пересечении границы и другие документы, связанные с командировкой.

Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

Командировочные затраты включаются в бухучете в состав расходов по обычным видам деятельности после утверждения авансового отчета руководителем в рублях по курсу, установленному на дату выдачи валюты под отчет.

Перерасход валюты по авансовому отчету

Сумма утвержденного валютного перерасхода включается в состав расходов по курсу на дату утверждения авансового отчета (это правило действует для бухгалтерского учета). Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

В бухгалтерском учете бухгалтер сделает следующие проводки.

На дату выдачи аванса:

ДЕБЕТ 50 субсчет «Валютная касса»
КРЕДИТ 52

– получена из банка валюта в кассу;

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 50 субсчет «Валютная касса»

– выдана из кассы валюта работнику на командировочные расходы.

На дату утверждения авансового отчета:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71

– отражены расходы на командировку по курсу на дату выдачи аванса.

На дату погашения перерасхода:

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 50 субсчет «Касса в рублях»

– выдана работнику в рублях сумма перерасхода по авансовому отчету;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» (71)
КРЕДИТ 71 (91 субсчет «Прочие доходы»)

– отражена отрицательная (или положительная) курсовая разница по возмещению командировочных расходов.

В налоговом учете общая сумма командировочных расходов, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль, определена по официальному курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (п. 7, 10 ст. 272 Налогового кодекса РФ). Это при методе начисления.

Оприходование неизрасходованной валюты в кассу

Остаток подотчетных сумм, не израсходованных во время командировки, работник должен сдать в кассу турфирмы в течение трех рабочих дней после возвращения из-за границы (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40). Неизрасходованную валюту следует оприходовать в кассу, пересчитав ее в рубли по курсу на день возврата работником (п. 20 ПБУ 3/2006, п. 24 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности):

ДЕБЕТ 50 субсчет «Валютная касса»
КРЕДИТ 71

– возвращен в кассу остаток неизрасходованных денежных средств, выданных на командировочные расходы.

Положительная курсовая разница, возникшая из-за разницы курсов валюты на дату возврата остатка денег и на дату выдачи аванса, включается в состав прочих доходов турфирмы, отрицательная – в состав прочих расходов (п. 11 и 13 ПБУ 3/2006).

При возврате остатка в рублях сумму следует определять с применением текущего курса на день возврата.

Разрешается ли выдавать валюту под отчет работнику?

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” не устанавливает предельного срока, на который наличные денежные средства могут выдаваться под отчет работникам. Можно ли в приказе о выдаче подотчетных сумм прописать срок выдачи денег, на который они выдаются, например несколько лет? Можно ли, если не сдан авансовый отчет, произвести удержание выданной суммы из заработной платы сотрудника, которому она выдавалась?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Организация вправе самостоятельно утвердить предельные сроки выдачи наличности под отчет в учетной политике или другом локальном нормативном акте. Установление неопределенного срока – “несколько лет” – не запрещено, однако может повлечь претензии контролирующих органов.

Если срок для сдачи отчета по подотчетным суммам пропущен, работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При этом общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%.

Обоснование вывода:

С 1 июня 2014 года при ведении кассовых операций применяется Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” (далее – Указание N 3210-У).

В соответствии с п.п. 5, 6.3 Указания N 3210-У наличные денежные средства на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя могут быть выданы под отчёт работнику, работающему как на основании трудового договора, так и на основании договора гражданско-правового характера.

Пунктом 6.3 Указания N 3210-У установлено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Ни Указанием N 3210-У, ни иными нормативно-правовыми актами РФ не предусмотрено каких-либо предельных сроков выдачи денежных средств под отчет и размеров подотчетных сумм, а также не ограничены категории лиц (из числа работников), которым данные суммы могут быть выплачены, дни, в которые подотчетные лица обязаны осуществить возврат и отчитаться о расходовании подотчетных сумм. Поэтому все эти показатели определяются организацией самостоятельно.

Как правило, список лиц, которым могут быть выданы средства под отчет, размер подотчетных сумм и срок, на которые они выдаются, утверждаются приказом руководителя организации.

Правила выдачи денежных средств под отчет можно закрепить и в учетной политике. Так, п. 4 ПБУ 1/2008 “Учетная политика организаций” (далее – ПБУ 1/2008) установлено, что учетная политика организации формируется главным бухгалтером или иным лицом, на которое в соответствии с законодательством РФ возложено ведение бухгалтерского учета организации и утверждается руководителем организации. При этом утверждаются, в частности, порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Однако в случае закрепления в учетной политике условия о размере предельной суммы денежных средств, выдаваемой под отчет, и предельном сроке их выдачи, на наш взгляд, организации целесообразно также утвердить приказом руководителя еще и список лиц, которым денежные средства могут выдаваться под отчет.

По поводу указания в учетной политике или приказе неопределенного срока выдачи денег под отчет отметим, что, по нашему мнению, указывать следует конкретные сроки: 10 дней, 1 месяц, 4 месяца и т.д. Полагаем, что, в случае установления срока выдачи денег под отчет “несколько лет” следует говорить о том, что фактически данный срок не установлен. Это, в свою очередь, может послужить основанием для претензий со стороны контролирующих органов.

Так, например, специалисты ФНС России в письме от 24.01.2005 N 04-1-02/704 отметили: если приказа руководителя организации с указанием срока, на который выдан аванс, в организации нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Данное письмо, по нашему мнению, не основывается на нормах действующих правовых актов. Кроме того, полномочиями по регулированию наличного денежного обращения и разъяснению нормативных правовых актов в данной сфере наделен Банк России, а не ФНС России. Вместе с тем полностью исключать предъявления претензий со стороны налоговых органов в связи с неустановлением срока выдачи аванса, к сожалению, нельзя.

Кроме того, в некоторых случаях специалисты налоговых органов пытаются квалифицировать подотчетные суммы, по которым отчеты не представлены в установленные сроки, в качестве беспроцентных займов и на этом основании доначислить работникам НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах (ст. 212 НК РФ). Однако, по сути, такие действия налоговой инспекции означают изменение юридической квалификации отношений между организацией и сотрудником, а такую переквалификацию может установить только суд, так как ст. 45 НК РФ запрещает бесспорное взимание налогов в подобном случае (пп. 3 п. 2 ст. 45 НК РФ). Суды по данному вопросу, как правило, высказывают мнение, что полученные под отчет денежные средства материальной выгоды у налогоплательщика не образуют.

Согласно ст. 41 НК РФ в целях налогообложения доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки, и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая, в частности, в соответствии с главой 23 “Налог на доходы физических лиц” НК РФ. Денежные средства, выданные физическим лицам под отчет, под данное понятие не подпадают, так как экономической выгоды не образуют. Эти денежные средства являются не чем иным, как дебиторской задолженностью работника перед организацией. Числящаяся за сотрудником дебиторская задолженность не подразумевает перехода прав собственности на выданные под отчет суммы. У организации есть возможность взыскать такую задолженность (смотрите, например, определение ВАС РФ от 07.09.2010 N ВАС-12053/10, постановления Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 N 11714/08, ФАС Московского округа от 22.03.2010 N КА-А40/2469-10 по делу N А40-25540/09-115-130, от 16.06.2010 N КА-А40/5879-10-3 по делу N А40-125078/09-126-900, ФАС Северо-Кавказского округа от 22.03.2010 г. N А32-8002/2007-51/150-2007-51/426, ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2012 N А05-7569/2011, от 12.05.2009 N А56-16804/2008, ФАС Волго-Вятского округа от 15.06.2010 N А17-7346/2008).

Если срок для сдачи отчета по подотчетным суммам пропущен, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

При удержании из заработной платы своевременно не возвращенных подотчетных сумм необходимо соблюдать ограничения размера удержаний, предусмотренные ст. 138 ТК РФ. Так, частью первой ст. 138 ТК РФ установлено, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику. Поэтому работодатель в отсутствие других удержаний вправе удерживать в счет погашения задолженности по своевременно не возвращенным подотчетным суммам не более 20% от суммы заработной платы сотрудника. При этом даже с согласия последнего работодатель не вправе превышать указанный 20-процентный размер удержания.

При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может взыскать такого рода задолженность в порядке, установленном для возмещения ущерба, причиненного работником (п. 2 части первой ст. 243, ст. 248 ТК РФ). В частности, если месячный срок со дня окончательного установления размера причиненного ущерба истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только в судебном порядке (ст.ст. 241, 248 ТК РФ).

В случае возникновения разногласий по вопросу возврата аванса с лицом, работающим на основании гражданско-правового договора, решение вопроса возможно также в судебном порядке.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

7 августа 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Какую максимальную сумму можно выдать в подотчет в 2019 – 2020 годах?

Какую сумму можно выдавать под отчет в 2019-2020 годах

Правила осуществления выдачи наличности под отчет регулируются п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У и состоят в следующем:

  • Деньги выдаются сотруднику-подотчетнику только в целях осуществления расходов, связанных с хоздеятельностью фирмы (или ИП).
  • Основание для выдачи — заявление сотрудника, содержащее указание на размер запрашиваемой суммы, а также срок, на который она берется, дату и визу руководителя, или распоряжение руководителя юрлица (или ИП).
  • Выдача подотчетнику наличных средств сопровождается оформлением расходного документа — ордера по форме ОКУД 0310002.

Возможность выдачи следующих сумм под отчет не зависит от отсутствия или наличия у физлица задолженности по ранее выданным ему средствам.

Отчитаться по израсходованным суммам (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов) сотрудник обязан в 3-дневный срок, исчисляемый со дня окончания срока выдачи подотчетных средств. При этом после утверждения авансового отчета он имеет право на получение излишне израсходованных им при покупках собственных денежных средств.

ВАЖНО! Правило 3 дней распространяется абсолютно на всех сотрудников фирмы, в т. ч. на руководителя. Даже если руководитель — единственный сотрудник.

Правильно заполнить авансовый отчет вам поможет этот материал.

А о том, как отразить авансовый отчет в бухучете, читайте в статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Как видим, приведенные правила не содержат указания на то, какую сумму можно выдать в подотчет в 2019-2020 годах (ее предельные значения). Впрочем, нет подобных ограничений и в других нормативных актах, а это значит, что размер выдаваемых в подотчет сумм (в т. ч. и в безналичной форме) компании и предприниматели могут определять на свое усмотрение.

ВАЖНО! Не установлен законодательно и максимальный срок, на который могут быть выданы деньги подотчетникам. Его, как и сумму подотчетных средств, хозсубъекты определяют самостоятельно.

Подотчет и сумма расчета с поставщиком — не одно и то же

Когда заходит разговор об ограничении сумм, участвующих в хозоперациях с подотчетом, нередко возникает путаница и упоминается сумма 100 000 руб. Откуда она взялась?

Следует понимать, что процесс получения и расходования средств сотрудником-подотчетником включает 2 основные хозоперации:

  1. Получение от работодателя денег в подотчет на покупки, необходимые для осуществления его деятельности.
  2. Приобретение товаров, услуг у поставщика и совершение расчетов с ним.

И если первая операция, как мы выяснили, не предполагает законодательных ограничений по суммам, то вторая в части расчетов наличными (т. е. деньгами, выданными под отчет) строго регламентирована указанием Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У, устанавливающего предельную сумму для них. Согласно п. 6 данного документа, ограничение в сумме 100 000 руб. распространяется на расчеты наличностью по одному договору, совершаемые между юрлицами, предпринимателями, а также между юрлицом и ИП.

ВАЖНО! К обычным физлицам (гражданам, не являющимся предпринимателями), участвующим в расчетах с фирмами и ИП, вышеуказанное ограничение не относится. При этом физлицо-сотрудник, выступающее в сделке не самостоятельно, а от имени своего работодателя (например, по доверенности), также обязано соблюдать расчеты наличными (ст. 182 ГК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Относительно установления предельно возможной суммы 100 000 руб. законодательством не предусмотрены какие-либо временные границы (например, распространенное заблуждение «100 000 руб. — в один день»). Таким образом, данный лимит невозможно обойти, поделив сумму платежа по договору на несколько платежных операций, произведенных в разные дни.

Расчеты, совершаемые нотариусами через подотчетников

Рассмотрим ситуацию. Работодатель-нотариус планирует выдать наличные средства в подотчет работнику для приобретения компьютера стоимостью более 110 000 руб. Вправе ли он это сделать и может ли продавец отказать сотруднику нотариальной конторы в принятии полной суммы наличными?

В данном случае никаких ограничений по размеру сумм не будет — ни по выдаваемой в подотчет (поскольку таких ограничений нет в принципе), ни по уплачиваемой. Дело в том, что нотариальная деятельность признается юридической деятельностью, совершаемой от имени государства и не признающейся предпринимательской, поскольку не сопровождается извлечением прибыли (постановление Конституционного суда РФ от 19.05.1998 № 15-П).

При этом частнопрактикующие нотариусы приравнены к предпринимателям только в налоговых правоотношениях (ст. 11 НК РФ). В прочих случаях (в т. ч. касающихся осуществления наличных расчетов) на нотариусов не распространяются нормы, установленные для ИП (письмо УФНС по Москве от 08.04.2011 № 17-26/034104). Поэтому сотрудник нотариальной конторы, получивший от своего работодателя наличные деньги в подотчет, может ими рассчитаться полностью, даже если стоимость покупки — более 100 000 руб.

Какие операции могут заинтересовать контролеров

Несмотря на то, что лимита выдаваемых под отчет сумм не существует, неограниченная и необоснованная выдача в подотчет в 2019-2020 годах может привлечь внимание контролирующих органов. В первую очередь при осуществлении контроля за правильностью отражения подотчета проверяющих заинтересуют следующие операции:

  1. Выдача и возврат из подотчета средств, совершаемые в следующие друг за другом дни (как правило, это делается для того, чтобы скрыть излишек наличности в кассе при превышении установленного лимита).

О том, как определяется кассовый лимит, читайте в публикации «Как рассчитать лимит остатка кассы?».

  1. Выдача сумм на длительный срок (несколько месяцев, несколько лет).
  2. Выдача суммы, значительно превышающей среднемесячную величину расходов фирмы.
  3. Выдача суммы, существенно превышающей величину расходов, на осуществление которых она выдавалась.
  4. Направление сумм, выданных в подотчет, на нецелевое использование.

ВАЖНО! Единичное совершение таких операций ревизоры, возможно, оставят без внимания, поскольку их осуществление не запрещено. Однако неоднократное их повторение, а особенно систематическое, однозначно вызовет подозрение и станет поводом для пристального изучения и выявления истинной сути этих операций.

Последствия необоснованной выдачи сумм под отчет

Ни по одному из перечисленных в предыдущем разделе оснований фирму (или ИП) нельзя привлечь к ответственности. И хотя в КоАП существует ст. 15.1 под названием «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов», ответственность по ней может наступить только в следующих ситуациях:

  • расчеты наличностью с юрлицами сверх установленного лимита;
  • неоприходование в кассу наличности;
  • нарушение порядка хранения наличных денег;
  • нарушения, совершаемые платежными агентами.

Установленные суммы штрафных санкций за эти нарушения — 4 000–5 000 руб. для должностных лиц и 40 000–50 000 руб. — для юрлиц. Для иных ситуаций санкций не предусмотрено.

Однако безответственная выдача средств в подотчет может обойтись еще дороже — например, если налоговики переквалифицируют крупную сумму, выданную в подотчет директору на длительный срок, в беспроцентный заем и насчитают с материальной выгоды НДФЛ.

Установить, что бесконечная выдача-возврат из подотчета средств используется для маскировки превышения лимита кассы, для контролеров — тоже несложная задача.

ВАЖНО! Даже если ревизорам станет понятен истинный смысл осуществляемых хозсубъектом операций со средствами, выданными в подотчет, отстаивать свою точку зрения им придется в суде. Арбитражная же практика в данной сфере очень разнородна (например, постановления 7-го арбитражного апелляционного суда от 26.03.2014 по делу № А67-5875/2013 и ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 № А65-15313/2013 приняты в пользу компании, а решение Московского городского суда от 14.08.2013 по делу № 7–1920/2013 и постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 05.07.2012 № Ф08-3500/12 по делу № А53-8405/2011 — в пользу ФНС).

Подробнее об ответственности за нарушения, допускаемые при работе с наличностью, читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Итоги

Максимальная сумма для подотчета сотруднику нормативными документами не установлена. При этом ее следует отличать от суммы, уплачиваемой подотчетником при совершении расчетов с поставщиком товаров и услуг.

Привлечь к ответственности фирму или предпринимателя за выдачу под отчет средств в случаях, которые можно трактовать иным экономическим образом, непросто. Однако мы рекомендуем крайне осмотрительно совершать любые подотчетные операции и учитывать возможные риски.

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

С 1 июля 2019 года действуют новые правила для подотчетных лиц и оформления подотчетных документов. Это связано с изменениями в формировании чеков ККТ — в них появились дополнительные реквизиты. Также вышли из оборота типографские формы бланков строгой отчетности.

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях. Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:

  • сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

  • даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики. И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

  • виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа. Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму. То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм.

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе. Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек. И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

  • Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

  • Если в компании нет ЭДО

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2019 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ. Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

  • наименование покупателя (клиента);
  • ИНН покупателя (клиента);
  • сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
  • сумма акциза (если применимо);
  • регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Ссылка на основную публикацию